database / pengkalan data · universiti teknologi malaysia 1 database / pangkalan data pangkalan...

Microsoft Access

Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM

Universiti Teknologi Malaysia

i

Isi Kandungan

Bab Muka Surat

Isi Kandungan ................................................................................................................................................... i

Database / Pangkalan Data .............................................................................................................................. 1

Langkah Merekabentuk Pangkalan Data ..................................................................................................... 1

Apa itu Access? ............................................................................................................................................... 1

Struktur Access Pangkalan Data .................................................................................................................. 1

Permulaan Access ........................................................................................................................................ 2

Mencipta Pangkalan Data ............................................................................................................................ 3

Table ................................................................................................................................................................ 5

Apa itu Table ............................................................................................................................................... 5

Setting Primary Key .................................................................................................................................... 7

Datasheet View ............................................................................................................................................ 7

Memasukkan Data Ke dalam Table ............................................................................................................. 8

Setting Field Properties ............................................................................................................................... 9

Form .............................................................................................................................................................. 11

Mencipta Form .......................................................................................................................................... 11

Customise Form ......................................................................................................................................... 18

Mencipta Calculated Field ......................................................................................................................... 19

Menambah Objek Grafik Kepada Form .................................................................................................... 21

Setting Form Properties ............................................................................................................................. 22

Mensetkan Default View Pada Form ......................................................................................................... 23

Fungsi Default Editing ............................................................................................................................... 24

Command Button ....................................................................................................................................... 24

Report ............................................................................................................................................................ 25

Mencipta Report ........................................................................................................................................ 25

Microsoft Access



1

Database / Pangkalan Data

Pangkalan Data merupakan satu koleksi maklumat yang berkaitan.

Contoh Pangkalan Data ialah “Maklumat Pusat Komputer”. Oleh itu nama-nama kakitangan,

alamat, projek atau apa-apa yang berkaitan dengan Pusat Komputer mesti disimpan dalam

Pangkalan Data. Maklumat seperti ini berkaitan kerana semuanya berkerja di bawah PKUTM.

Contoh lain: Pangkalan Data Syarikat. Pangkalan Data ini mesti mempunyai maklumat seperti

customers, suppliers atau inventory.

Menggunakan computer-based program seperti Access akan membolehkan pengguna

menyusun, mengurus dan keep track maklumat yang terdapat dalam sesuatu Pangkalan Data.

Langkah Merekabentuk Pangkalan Data

1. Tentukan tujuan Pangkalan Data.

2. Tentukan table yang anda perlukan. Contohnya dalam sesebuah syarikat mungkin ianya

memerlukan table untuk customers, vendor, staff, order dan lain-lain lagi.

3. Tentukan fields (medan) yang diperlukan. Contoh table coustomer perlukan medan seperti

name, address, contact number dan lain-lain lagi. Setkan Primary key (kekunci unik).

4. Tentukan relationship (perhubungan). Lihat pada setiap table dan bagaimana data dalam satu

table berkait dengan table yang lain. Tambah field atau table untuk relationship ini. Kemudian

gunakan Query.

5. Analisis. Bagi sampel data untuk table yang telah dibina. Lihat samada anda dapat keputusan

sama seperti yang anda inginkan.

Apa itu Access?

Access merupakan satu aplikasi yang membolehkan anda mencipta dan mengurus Pangkalan

Data.

Anda menentukan jenis maklumat untuk dimasukkan ke dalam Pangkalan Data.

Selepas itu anda boleh mencipta table yang boleh menyimpan maklumat dalam Pangkalan

Data.

Struktur Access Pangkalan Data

Terdapat objek seperti:

Table

Queries

Forms

Reports

Macros

Modules

Asas struktur dalam Pangkalan Data ialah table.

Microsoft Access



2

Permulaan Access

1. Start Windows.

2. Klik pada butang „Start‟ di taskbar.

3. Point pada programs

4. Point pada Microsoft Office.

5. Point pada Microsoft Access. Kemudian klik.

Rajah 01

Microsoft Access



3

Mencipta Pangkalan Data

1. Klik pada Blank Database.

2. Klik OK.

3. Masukkan nama Pangkalan Data baru pada file name.

4. Kemudian klik create.

5. Apabila Pangkalan Data telah dicipta, skrin akan bertukar memaparkan Access window seperti

rajah 02

Rajah 02

Microsoft Access



4

Rajah 03 - Masukkan nama pangkalan data.

Rajah 04 - Menunjukkan pangkalan data yang bernama db1.

Microsoft Access



5

Table

Apa itu Table

Objek yang paling penting dalam Pangkalan Data Microsoft Access kerana semua data

disimpan dan diuruskan di dalamnya.

Dua cara mencipta table iaitu tanpa table wizard dan menggunakan table wizard.

1. Mencipta tanpa table wizard.

a) Pastikan butang table dipilih.

b) Klik pada butang new.

c) Klik pada design view.

d) Klik OK.

Rajah 05

Design view menggunakan tiga column untuk menolong anda menentukan jenis maklumat

yang ingin dimasukkan dalam table tersebut.

Microsoft Access



6

Rajah 06

Field name - Access membenarkan lebih dari 64 aksara dalam field name. Kebanyakan aksara

dibenarkan dalam medan nama walau bagaimanapun anda tidak boleh memulakan medan

dengan ruang kosong.

Data type - Menentukan jenis data yang boleh dimasukkan dalam medan. Access menyediakan

beberapa jenis medan iaitu:

- Text

- Number

- Memo

- Currency

- OLE object

- Date/time

- AutoNumber

- Hyperlink

- Yes/No

- Lookup Wizard…

Description - Ruangan ini digunakan untuk pengguna memberi keterangan secara terperinci

tentang jenis maklumat di dalam medan. Kandungan pada ruangan description akan dipaparkan

pada status bar apabila data ingin dimasukkan ke dalam medan.

Field Properties - Feild properties ini akan memaparkan tambahan pilihan kawalan medan

untuk setiap data type dan merupakan penerangan setiap unsur semasa yang terpilih. Nota:

Kawasan Field properties akan dikosongkan sehinggalah data dimasukkan.

Microsoft Access



7

Setting Primary Key

Setiap rekod dalam pangkalan data mestilah unik. Untuk ini anda perlu memilih salah satu medan

sebagai primary key.

1. Point kepada box yang dipilih (row-selector box) kepada medan yang ingin dijadikan

primary key.

2. Highlightkan row-selector box tersebut.

3. Kemudian klik pada butang primary key.

Nota: Seandainya anda simpan table tanpa setkan primary key, Microsoft Access akan prompt

meminta anda letakkan satu. Jika anda pilih Yes, access akan bina ID field yang menggunakan

Data Type jenis counter.

Simpan table (saving table)

1. Klik pada File dalam menu bar.

2. Klik pada Save as/export.

Dialog box Save as muncul.

3. Taip nama table pada New Name

4. Klik OK.

Datasheet View

Apabila table yang direkabentuk telah disimpan, maka anda boleh ke datasheet view untuk tambah

rekod baru.

1. Klik pada „arrow down button table view‟.

2. Klik pada Datasheet View.

Rajah 07

Microsoft Access



8

Memasukkan Data Ke dalam Table

Icon pensil muncul apabila anda sedang memasukkan data ke dalam table.

Rajah 08

Microsoft Access



9

Setting Field Properties

Microsoft Access menggunakan Field Properties apabila anda lihat dan kemaskini data.

General

Field size - Ianya menentukan bilangan aksara yang boleh dimasukkan ke dalam medan.

Default saiz telah disetkan 50. Anda boleh set bilangan dari 1 ke 255.

Format - Membenarkan anda customise paparan text.

Input mask - Membenarkan anda menspesifikasikan bagaimana data dipaparkan apabila ianya

diinputkan. Apa jenis data yang boleh dimasukkan ke dalam medan dan berapa banyak aksara

yang dibenarkan.

Caption - Membenarkan anda untuk menggunakan label lain untuk report dan form iaitu nama

lain dari nama medan dalam table.

Default value - Membenarkan anda menspesifikasikan nilai yang dimasukkan ke medan secara

automatik untuk rekod baru.

Validatoion Rule - Satu ekspresi bagi menghadkan nilai yang boleh dimasukkan ke dalam

medan.

Validation Text - Membenarkan anda mencipta error message yang akan muncul apabila nilai

tidak menepati validation Rule.

Required - Membenarkan anda untuk stipulate (perlu isi atau tidak) data yang selalu di

masukkan ke dalam medan yang dipilih.

Allow Zero Length - Membenarkan zero-length string untuk disimpan dalam text atau memo

field.

Indexed - Anda boleh indekkan medan ataupun tidak.

Mencipta Input Mask

Mask Character Use in input mask for

0 Digit (0 through 9, entry required; plus [+] and minus [-]

signs not allowed).

9 Digit or space (entry not required; plus and minus signs not

allowed).

# Digit or space (entry not required; blank positions converted

to spaces, plus and minus signs allowed).

L Letter (A through Z, entry required).

? Letter (A through Z, entry optional).

A Letter or digit (entry required).

a Letter or digit (entry optional).

& Any character or a space (entry required).

C Any character or a space (entry optional).

. , : ; - / Decimal placeholder and thousands, date, and time

separators. (The actual character used depends on the

regional settings specified in the Windows Control Panel.)

< Causes all characters that follow to be converted to

lowercase.

> Causes all characters that follow to be converted to

Microsoft Access



10

uppercase.

! Causes input mask to fill from right to left, rather than from

left to right, when characters on the left side of the input

mask are optional. You can include the exclamation point

anywhere in the input mask.

\ Causes the character that follows to be displayed as a literal

character. Used to display any of the characters listed in this

table as literal characters (for example, \A is displayed as just

A).

Password Setting the InputMask property to the word Password creates

a password entry text box. Any character typed in the text

box is stored as the character but is displayed as an asterisk

(*).

Input mask definition Examples of values

(000) 000-0000 (206) 555-0248

(999) 000-0000! (206) 555-0248

( ) 555-0248

(000) AAA-AAAA (206) 555-TELE

000-000 a999 888-8000 x283

000-00-0000 888-88-8888

00000-9999 98115 or 98115-3007

Validation Rule Setting

Validation Rule Setting Validation Text Setting

<>0 Please enter a nonzero value.

0 or >100 Value must be either 0 or over 100.

like “K???” value must be four character beginning

with the letter K.

<#1/1/92# Enter a date before 1992.

>=#1/1/91# And <#1/1/92# Date must be in 1991.

Indexed property setting Meanning

No Don‟t create an index on this field.

Yes(Duplicates OK) Create an index on this field.

Yes(No Duplicates) Create a unique index on this field.

Microsoft Access



11

Form

Form Microsoft Access - anda boleh masukkan data, tukar data, lihat dan cetak data.

Mencipta Form

Mencipta form dengan Form Wizard:

1. Dalam pangkalan data window, klik tab Form.

2. Pilih butang New.

Kotak dialog New Form akan muncul memberi anda pelbagai pilihan untuk mencipta form.

Rajah 15

3. Klik pada Form Wizard.

4. Klik pada down arrow untuk memaparkan senarai table dan queries.

5. Pilih table atau queries yang anda mahu. Contoh table catagories.

6. Klik OK.

Apabila klik OK, satu koak dialog Form Wizard akan muncul untuk anda memilih medan

yang diperlukan untuk form anda.

Butang > membenarkan anda untuk menambah satu medan dalam satu masa.

Butang >> membenarkan anda untuk menambah semua medan dalam satu masa.

Microsoft Access



12

Rajah 16

7. Klik pada butang >>.

8. Klik pada Next.

Satu kotak dialog muncul di mana ianya membenarkan anda memilih layout data yang akan

dicipta dalam form.

Microsoft Access



13

Rajah 17

9. Klik pada Tabular dan view sampel.

10. Klik pada Datasheet dan veiw sample.

Kemudian anda pilih form yang dicipta denga menggunakan Columnar.

11. Klik pada Columnar dan klik Next.

Satu kotak dialog muncul bagi membenarkan anda memilih format untuk latarbelakang

bagi data dalam form anda.

Microsoft Access



14

Rajah 18

12. Pilih beberapa style dari list dan view sample.

13. Pilih Standard dan klik pada Next.

Satu kotak dialog muncul di mana ianya membenarkan anda mengspesifikasikan nama

form. Access akan secara default meletakkan tajuk form sama seperti nama table.

Microsoft Access



15

Rajah 19

14. Klik pada modify the form’s design.

15. Klik pada Finish.

Microsoft Access



16

Rajah 20

Microsoft Access



17

Mencipta form tanpa menggunakan Form Wizard:

1. Dalam pangkalan data window, klik pada Tab form.

2. Klik pada butang New.

3. Kemudian pada kotak dialog New Form pilih Design View.

4. Pilih table atau queries untuk objek data.

5. Klik OK.

Access akan memaparkan form kosong (blank form) dalam design view.

Dengan ini anda boleh merekabentuk form mengikut kehendak anda.

Rajah 21

Microsoft Access



18

Customise Form

Access membenarkan anda merekabentuk form dari permulaan atau customise layout yang

dicipta oleh Form Wizard.

Apabila anda menyusun medan pada form atau, meletakkan grafik dan special format, ianya

akan memudahkan lagi data untuk dibaca.

Anda boleh merekabentuk dan menukar bentuk yang telah dibuat pada form.

Untuk melakukannya;

1. Pastikan butang tab form dipilih.

2. Highlight pada form yang hendak di customise.

3. Klik pada Design.

Form muncul dalam bentuk design view.

Senarai butang yang dipaparkan pada toolbar ialah:

Form View - Butang ini membenarkan anda untuk memilih tiga view iaitu:

Design view - Di mana anda boleh membuat sebarang penukaran untuk form.

Form View - Membolehkan anda menambah rekod pada pangkalan data.

Datashet view - Untuk melihat rekod yang dipaparkan pada datasheet.

Rajah 22

Field List - Butang ini memaparkan senarai medan yang terdapat pada table atau query

yang dipilih untuk form. Ianya digunakan untuk menambah medan pada form.

Microsoft Access



19

Toolbox - Butang ini memaparkan kumpulan tool yang digunakan untuk menukar

control (kawalan) dalam form.

Properties - Butang ini memaparkan property untuk kawasan atau objek terkini yang

dipilih.

Undo - butang ini digunakan untuk kembali kepada perintah yang diberi sebelumnya.

Help - Butang ini menyediakan maklumat mengenai program ini.

Toolbar kedua yang dipaparkan apabila form design dipilih.

Toolbar ini dipanggil Form Design Toolbar. Butang dan list box dalam toolbar ini

membenarkan anda untuk memudahkan sebarang pertukaran objek pada form.

Select Object - Kotak ini memaparkan senarai objek pada form dan membenarkan anda

untuk memilih objek yang berkenaan.

Font Name - Kotak ini memaparkan senarai nama font.

Font Size - Kotak ini memaparkan senarai saiz font.

Bold, Italic, Underline - Butang-butang ini digunakan untuk setkan stail pada objek

yang dipilih.

Special Effect - Butang ini membenarkan anda memilih dari beberapa special effect

pada objek yang dipilih seperti shadowed, raised dan etched.

Form mempunyai tiga bahagian:

Form Header - Form header ini muncul pada bahagian paling atas pada form dan

memaparkan maklumat yang anda mahu dipaparkan pada bahagian atas form.

Detail - Detail mengandungi medan-medan nama dan data bagi setiap rekod. Anda

boleh gerakan atau hapuskan medan nama dan data ini.

Form Footer - Form footer ini mengandungi sebarang maklumat yang anda ingin

paparkan pada bahagian bawah form seperti page number atau tarikh.

Toolbox:

Select object - tool ini digunakan untuk memilih objek seperti medan.

Label - Tool ini digunakan untuk mencipta box atau text. Label digunakan untuk tajuk,

komen, instruction atau capture picture.

Unbound object frame - Tool ini digunakan untuk papar objek gambar atau grafik

yang diimport luar dari pangkalan data aplikasi seperti Microsoft Paint.

Line - Tool ini membenarkan anda untuk menambah garisan pada form atau report.

Rectangle - Tool ini membenarkan anda menambah rectangle atau border di sekeliling

objek.

Text Box - Tool ini digunakann untuk menambah medan dari table atau cipta

independent field dalam form.

Mencipta Calculated Field

Access membenarkan anda untuk menambah medan pada form design view.

Satu jenis medan yang biasa ditambah ialah calculated field.

Contoh untuk menambah medan jenis ini.

1. Klik pada Text Box- tool dalam toolbox.

2. Drag mouse untuk mencipta calculated field.

3. Release butang tetikus.

Microsoft Access



20

Satu medan dan label akan dicipta secara automatik pada form. Untuk menukar label dan

untuk specifikasikan pengiraan pada medan guna property sheet.

4. Pastikan field tersebut dipilih.

5. Klik pada butang Properties.

6. Klik pada tab Data.

7. Letakan cursor pada Control Source.

8. Taipkan „= [Harga] * [kualiti]‟

9. Klik Tab Format.

10. Klik pada down arrow untuk melihat senarai format.

Rajah 23

11. Pilih Currency.

12. Klik tab All.

13. Klik pada Name dan taip „JumlahPendapatan‟.

14. Tutup Property sheet.

15. Pada label taipkan „JumlahPendapatan‟.

Form yang telah siap dengan label calculated field akan berbentuk seperti ini.

16. Klik pada butang form view.

17. Masukkan sampel data.

Microsoft Access



21

Apabila anda masukkan data untuk “GajiSebulan” dan “BulanBekerja”, secara automatik

pengiraan untuk total dilakukan.

Rajah 24

Menambah Objek Grafik Kepada Form

Access membenarkan anda menambah objek seperti grafik kepad form.

Ini boleh dilakukan dengan menggunakan tool Unbound Object frame di dalam toolbox.

Langkah-langkah menambah objek grafik kepada form:

1. Klik pada tool Unbound Object Frame.

2. Lukis box.

Kotak dialog Insert Object muncul pada skrin dan anda boleh memilih jenis objek yang

anda mahu. Anda boleh memilih objek samada Create New dan Create From File.

3. Klik pada Create From File.

4. Taip path atau browse untuk memilih objek.

5. Klik OK.

Microsoft Access



22

Logo atau gambar akan muncl pada object frame. Anda bole resize frame resebut.

Rajah 25

6. Klik Form View.

Setting Form Properties

Form mempunyai properties yang mana properties ini akan memberi kesan kepada appearance

form.

Untuk mensetkan properties pada form:

1. Klik dua kali (double klik) pada kawasan yang berwarna „gray’ di kawasan form.

Microsoft Access



23

Rajah 26

2. Satu kotak dialog properties untuk form akan muncul.

3. Anda boleh setkan properties yang bersesuaian pada form tersebut

Mensetkan Default View Pada Form

Anda boleh mensetkan properties untuk memaparkan form dalam bentuk yang bersesuaian.

Property untuk Default View mempunyai tiga jenis iaitu:

1. Single Form. Setting ini boleh digunakan untuk memaparkan hanya satu rekod pada

skrin dalam satu masa. Single form ini berguna utuk kemasukkan data (data entry) yang

mengandungi banyak maklumat.

2. Continuous Form. Setting ini digunakan untuk memaparkan beberapa rekod pada skrin

dalam satu masa.

3. Datasheet. Setting ini digunakan untuk memaparkan rekod dalam bentuk format row

dan column. Contohnya, datasheet digunakan sebagai default view bagi subform.

Microsoft Access



24

Fungsi Default Editing

Kebanyakkan form mempunyai tujuan tertentu iaitu untuk masukkan data, edit data atau view

data.

Anda boleh mensetkan tujuan form apabila form tersebut dibuka.

Contohnya, untuk form yang digunakan untuk masukkan rekod baru, maka apabila form

tersebut dibuka ianya akan memaparkan rekod kosong yang baru (new blank record). Untuk

form yang digunakan untuk mengedit rekod, form akan memaparkan rekod yang pertama

apabila dibuka. Untuk form yang digunakan hanya untuk view data, form akan memaparkan

rekod tetapi data tidak boleh ditukar.

Property Default Editing disetkan untuk status form apabila dibuka. Ianya mempunyai empat

setting.

Data Entry. Untuk kemasukkan rekod yang baru.

Allow Edits. Untuk mengedit rekod.

Read Only. Untuk View Data sahaja. Edit, tambah atau hapus rekod tidak dibenarkan.

Can’t Add record. Untuk menukar atau menghapus rekod tetapi tidak boleh menambah

rekod.

Command Button

Butang ini digunakan pada form untuk memulakan action (tindakan) atau set of action.

Untuk membolehkan command button melakukan sesuatu, guna macro atau Access basic event

procedure.

Microsoft Access



25

Report

Report digunakan untuk menyusun, memapar dan untuk mencetak data yang besar.

Mencipta Report

Contoh menggunakan ciri Report wizard untuk merekabentuk report dari table customers.

Langkah-langkah:

1. Pilih Open pangkalan data dari menu File.

2. Pilih database Northwind.

3. Dalam pangkalan data ini, klik pada butang tab Report.

4. Klik pada New.

Kotak dialog muncul.

Rajah 27

5. Klik pada Report Wizard.

6. Klik pada down arrow untuk memaparkan senarai tables dan queries.

7. Pilih tabel yang dikehendaki. Contoh: KakiTangan.

8. Klik pada OK.

Microsoft Access



26

Rajah 28

9. Klik pada butang >> memilih semua field (Jika ingin memilih field tertentu klik pada

butang > ).

10. Pilih Next.

11. Satu kotak dialog muncul menanyakan samada ingin “grouping” report mengikut field

yang tertentu.

12. Contoh: pilih field Nama.

Microsoft Access



27

Rajah 29

13. Klik Next.

14. Satu kotak dialog seperti di bawah muncul menanyakan report tersebut “sorting”

mengikut field yang mana.

Microsoft Access



28

Rajah 30

15. Contoh: pilih NoKP.

16. Klik Next.

17. Satu kotak dialog seperti di bawah muncul menanyakan jenis layout untuk report.

Microsoft Access



29

Rajah 31

18. Selepas pilih, klik Next.

19. Satu kotak dialog muncul menanyakan style tulisan untuk report.

20. Pilih jenis style dan klik Next.

21. Beri nama untuk report.

22. Klik Finish.

23. Preview report.

Microsoft Access



30

Rajah 32

24. Untuk edit report klik Design View.

Butang Print dalam Print Preview boleh digunakan untuk mencetak report.

25. Klik pada butang Print.

Untuk simpan report.

26. Pilih Save As/Export from menu File.

27. Taip nama fail.

28. Pilih OK.

database / pengkalan data · universiti teknologi malaysia 1 database / pangkalan data pangkalan...

Documents