November 2020

DASAR BERSUARA

JACOBS DOUWE EGBERTS

ISI KANDUNGAN

Pengenalan 3

Tujuan 4

Skop dasar 4

Dasar Bersuara 5

Apakah Dasar Syarikat Kami mengenai Pembalasan? 6

Mengapakah saya harus membangkitkan kebimbangan? 6

Apakah yang Syarikat harapkan daripada saya? 7

Bagaimanakah saya boleh membangkitkan kebimbangan, siapakah yang saya harus hubungi? 9

Bagaimanakah jika saya melaporkan sesuatu kepada penyelia saya dan saya disuruh untuk “berdiam diri” tentang perkara itu? 10

Apakah yang harus saya lakukan sekiranya seorang pekerja datang kepada saya untuk melaporkan kemungkinan ketidakpatuhan? 10

Adakah identiti saya akan dirahsiakan? 11

Bagaimanakah kebimbangan yang saya laporkan akan dikendalikan? 11

Bagaimanakah jika saya tidak pasti yang saya mahu membangkitkan kebimbangan pematuhan? 12

Apakah peranan Pihak Pengurusan dalam siasatan? 13

Bagaimanakah saya akan dilindungi? 13

Bagaimanakah jika saya yakin bahawa saya mungkin terlibat dalam tingkah laku yang melanggar undang-undang atau dasar syarikat? 14

Adakah terdapat sebarang pengecualian terhadap dasar ini? 14

Pelaporan 15

Hubungan / Laporan 16

Bagaimanakah cara untuk menghubungi Talian amaran? 17

Nombor talian amaran 17

Sejarah dokumen 20

Pendekatan Siasatan JDE 23

2

PENGENALAN

Isi kandungan

DASAR BERSUARA SEJARAH DOKUMEN PENDEKATAN SIASATAN JDEHUBUNGAN / LAPORAN

TUJUAN

SKOP DASAR

Kami mengharapkan pekerja kami bersuara dan melaporkan penipuan (yang disyaki), penyelewengan dan ketidakpatuhan terhadap undang-undang dan/atau dasar syarikat termasuk Tatakelakuan.

Dasar ini terpakai kepada semua pekerja, pegawai dan pengarah JDE dan semua ahli dan syarikat gabungan (secara kolektif dirujuk di sini sebagai “Syarikat”).

Sekiranya anda melihat, mengalami atau mengesyaki penipuan, penyelewengan atau tingkah laku yang tidak betul, anda perlu bersuara dengan segera. Kewajipan asas ini terpakai kepada semua orang yang bekerja untuk Syarikat di mana sahaja di dunia. Tidak kira di mana anda bekerja dan tidak kira pekerjaan atau gred gaji anda, sekiranya anda mengetahui kesalahan, Syarikat ingin mendengar daripada anda.

Jabatan Audit Dalaman Syarikat menguruskan proses untuk meneliti dakwaan penipuan dan tingkah laku lain yang tidak betul.

Isi kandungan

4

DASAR BERSUARA

Isi kandungan

DASAR BERSUARA SEJARAH DOKUMEN PENDEKATAN SIASATAN JDEHUBUNGAN / LAPORAN

Apabila anda bersuara dan membangkitkan kebimbangan atau melaporkan kesalahan, anda melakukan perkara yang betul dan Syarikat tidak akan bertolak ansur dengan sebarang pembalasan terhadap anda. Sekiranya anda mengetahui atau mengesyaki bahawa tindakan pembalasan telah berlaku, terhadap anda, pekerja lain atau pembekal, anda harus melaporkan perkara tersebut kepada pengurus anda atau menghubungi Talian amaran secepat mungkin.

Sesiapa yang membalas pekerja lain kerana membangkitkan kebimbangan akan berdepan tindakan disiplin, yang mungkin termasuk pemberhentian kerja. Sebaliknya, kebimbangan atau dakwaan yang dibangkitkan dengan niat buruk (contohnya, mengetahui bahawa perkara tersebut adalah tidak benar) tidak akan ada tolak ansur dan pekerja yang membuat perkara tersebut akan dikenakan tindakan disiplin, termasuk pemberhentian kerja.

Syarikat tidak dapat memenuhi komitmen untuk bertindak dengan penuh integriti jika kita, sebagai pekerja, tidak bersuara ketika kita harus melakukan sedemikian. Pihak pengurusan perlu mengetahui tentang kebimbangan supaya mereka dapat mengatasi masalah dengan cepat dan betul. Dengan membangkitkan kebimbangan, anda membantu untuk melindungi syarikat kita sendiri dan pihak berkepentingan yang lain. Tindakan ini juga mengurangkan risiko kerugian kewangan dan kehilangan reputasi yang disebabkan oleh penipuan dan/atau salah laku.

APAKAH DASAR SYARIKAT MENGENAI PEMBALASAN?

MENGAPAKAH SAYA HARUS MEMBANGKITKAN KEBIMBANGAN?

Isi kandungan DASAR BERSUARA

NILAI YANG MEMBERITAHU TINGKAH LAKU KITA IALAH

KESEDERHANAAN KEUSAHAWANAN KEBERTANGGUNGJAWABAN DISIPLIN PERPADUAN

6

Isi kandungan

Di samping mengetahui tanggungjawab integriti dan pematuhan yang terpakai untuk pekerjaan, anda mesti bersuara dengan segera jika anda percaya bahawa seseorang yang bertindak bagi pihak Syarikat (termasuk anda) telah melakukan, sedang melakukan atau mungkin akan melakukan sesuatu yang melanggar undang-undang atau mana-mana dasar Syarikat atau telah terlibat dalam penipuan atau salah laku. Contoh (dakwaan) kesalahan yang melanggar undang-undang, peraturan dan/atau dasar syarikat yang harus anda laporkan adalah:

1. Pelaporan kewangan yang tidak betul, antara lain:

a. Pengiktirafan pendapatan yang tidak betul

b. Transaksi palsu atau transaksi tidak tulus

c. Perjalanan pergi balik

d. Pernyataan lebih aset (inventori palsu/akaun belum diterima)

e. Pengesahan pelaburan yang tidak betul, cth. syif OPEX-CAPEX

f. Pernyataan yang kurang benar mengenai liabiliti dan perbe-lanjaan, cth. penangguhan kepada tempoh lain

g. Penggunaan akaun antara syarikat, akaun tergantung atau anggaran pengurusan untuk meningkatkan kedudukan ke-wangan

h. Pendedahan yang tidak betul

i. Penciptaan, pelaporan atau pemalsuan lain yang tidak tepat mengenai perniagaan dan rekod kewangan syarikat atau penyerahan kawal selia

2. Penggelapan aset, antara lain:

a. Jualan atau rebat yang tidak direkodkan

b. Penggunaan vendor palsu atau sogokan

c. Pembelian peribadi menggunakan akaun syarikat

d. Pekerja palsu dalam senarai gaji

e. Kecurian inventori, contohnya melalui jualan palsu atau hapus kira palsu

f. Salah nyata rekod perakaunan lain yang disengajakan

3. Manipulasi prosedur tender

APAKAH YANG SYARIKAT HARAPKAN DARIPADA SAYA?

DASAR BERSUARA

7

4. Pengebilan berlebihan vendor

5. Caj pelanggan secara berlebihan untuk barangan atau perkhidmatan yang tidak wujud

6. Pengelakan cukai

7. Pembayaran gelap

8. Pengubahan wang haram

9. Caruman dana pencen atau premium insurans yang tidak sesuai

10. Rasuah komersial

11. Rasuah pegawai kerajaan

12. Penggunaan aset korporat untuk barangan bukan korporat

13. Pembayaran balik perbelanjaan yang tidak betul

14. Sogokan

15. Konflik kepentingan

16. Penggantian pengurusan

17. Penipuan, rasuah atau tingkah laku yang mengancam orang lain

18. Gangguan, buli dan diskriminasi

19. Amalan kerja yang tidak selamat

20. Pakatan dengan pesaing

21. Pakatan yang memecahkan pengasingan tugas

22. Penerimaan atau pemberian hadiah yang tidak dibenarkan

23. Pelanggaran dasar pemasaran

24. Pelanggaran di tempat kerja

25. Penyalahgunaan hak harta intelektual

26. Kecurian atau penggelapan

27. Pembalasan terhadap seseorang kerana membangkitkan kebimbangan pematuhan

28. Kebimbangan keselamatan orang atau produk

29. Pengubahan atau perubahan produk

30. Pemprosesan data sensitif privasi yang tidak patuh

31. Pelanggaran undang-undang lain

Isi kandungan DASAR BERSUARA

8

Semasa menjalankan siasatan, Syarikat mengharapkan kerjasama penuh daripada pekerja dan daripada pihak lain yang terlibat, termasuk pembekal, vendor, kontraktor dan pekerja masing-masing dan tidak akan bertolak ansur dengan sebarang percubaan untuk menghalang siasatan. Syarikat mengharapkan semua orang yang terlibat atau yang membantu siasatan untuk menangani perkara ini secara bijak dan secara rahsia. Mereka yang ditugaskan untuk menjalankan dan membantu siasatan akan melakukan sedemikian sesuai dengan pendekatan Siasatan Syarikat dan meletakkan keutamaan untuk menyelesaikan siasatan tepat pada masanya, secara berkesan dan cekap.

Isi kandungan

Sekiranya anda mempunyai asas yang munasabah untuk mempercayai bahawa telah berlaku pelanggaran undang-undang, pelanggaran dasar Syarikat atau tingkah laku tidak beretika yang lain, aktiviti yang disyaki harus dilaporkan melalui salah satu kaedah berikut:

• Melaporkan masalah kepada Pengurus anda (yang kemudian berkewajipan untuk membangkitkan perkara itu dengan lebih lanjut, lihat halaman 10 di bawah);

• Sekiranya perkara itu berkaitan dengan Pengurus anda, hubungi pegawai pematuhan tempatan anda (tanya orang hubungan anda di HR, pegawai pematuhan tempatan anda yang bertanggungjawab atau ikuti pautan ini https://coffeeandtea.sharepoint.com/sites/csi1/RACommunity/Pages/About.aspx dan klik pada subpaparan ‘Pematuhan Tempatan’).

• Melaporkan masalah secara langsung kepada Pematuhan Pusat (dengan menghantarkan e-mel terus ke: ethics.compliance@JDEcoffee.com); atau

• Melaporkan masalah kepada Talian amaran Syarikat.

Talian amaran tersedia apabila anda mungkin tidak merasa selesa untuk bercakap dengan seseorang secara peribadi, jika anda lebih suka melaporkan perkara itu kepada pihak ketiga yang bebas atau jika anda memilih untuk kekal tanpa nama.

BAGAIMANAKAH SAYA MEMBANGKITKAN KEBIMBANGAN, SIAPAKAH YANG SAYA HARUS HUBUNGI?

DASAR BERSUARA

9

Sekiranya anda tidak digalakkan untuk melaporkan kemungkinan pelanggaran undang-undang atau dasar Syarikat, anda harus melaporkan kebimbangan asal dan hakikat bahawa anda telah disuruh untuk “berdiam diri.” Anda boleh melakukan sedemikian sama ada dengan menghubungi Pematuhan Pusat atau dengan menggunakan Talian amaran Syarikat, lihat perenggan 7 di bawah.

Untuk mengurangkan risiko kerugian kewangan dan kehilangan reputasi, adalah menjadi kepentingan Syarikat untuk mempunyai gambaran keseluruhan pusat yang lengkap mengenai semua kebimbangan yang dilaporkan. Sekiranya anda menyedari atau mengesyaki bahawa masalah atas sebab tertentu adalah mengenai pihak pengurusan tempatan dan oleh itu tidak dilaporkan kepada Pematuhan Pusat, anda diminta untuk melaporkan perkara ini dengan segera dengan menggunakan Talian amaran atau Talian web atau menghantarkan e-mel ke ethics.compliance@JDEcoffee.com.

Sekiranya pekerja datang kepada anda dengan dakwaan penipuan dan/atau kebimbangan pematuhan, anda perlu memberitahu orang yang paling kanan di lokasi anda atau pengurus pelaporan anda dengan segera, melainkan jika dakwaan salah laku itu berkaitan dengan orang tersebut secara langsung. Dalam keadaan ini, anda harus melaporkan kepada Pegawai Pematuhan Syarikat (ethics.compliance@JDEcoffee.com) atau kepada Talian amaran. Sekiranya anda berada di kedudukan tertinggi dalam syarikat operasi atau negara anda, anda harus sentiasa menghubungi Pegawai Pematuhan Syarikat (hantarkan e-mel ke ethics.compliance@JDEcoffee.com) atau menggunakan Talian amaran, lihat di bawah.

BAGAIMANAKAH JIKA SAYA MELAPORKAN SESUATU KEPADA PENYELIA SAYA DAN SAYA DISURUH UNTUK “BERDIAM DIRI” TENTANG PERKARA ITU?

APAKAH YANG HARUS SAYA LAKUKAN SEKIRANYA SEORANG PEKERJA DATANG KEPADA SAYA UNTUK MELAPORKAN KEMUNGKINAN KETAKPATUHAN?

Isi kandungan DASAR BERSUARA

10

Sekiranya pelapor (individu yang pada mulanya mengemukakan maklumat) ingin kekal tanpa nama, sistem akan membenarkan dengan tidak menjejak apa-apa sumber. Pelapor akan diberikan kod unik oleh sistem untuk tujuan susulan; dengan kod ini, pelapor dapat mengesahkan sebarang tindakan susulan oleh Syarikat. Syarikat akan mengendalikan semua laporan dengan penuh hormat dan budi bicara. Sudah tentu, individu tertentu perlu mengetahui laporan dan dakwaan spesifik untuk siasatan dan tindakan susulan yang berkesan. Ada kalanya Syarikat juga mempunyai kewajipan undang-undang untuk memberitahu pihak ketiga mengenai masalah (pematuhan) yang dilaporkan.

ADAKAH IDENTITI SAYA AKAN DIRAHSIAKAN?

Syarikat memandang serius semua laporan. Jabatan Audit Dalaman menyiasat fakta untuk menentukan perkara yang berlaku secara objektif dan memutuskan cara terbaik untuk menyiasat dan menyelesaikan masalah. Pendekatan siasatan Syarikat mengenal pasti prinsip asas untuk menjalankan siasatan. Apa-apa siasatan haruslah:

• Saksama

• Cekap

• Jujur dan Adil

• Tepat pada masanya

• Teliti

• Sulit.

Sekiranya diminta, mana-mana pekerja yang bersuara dan membuat laporan boleh menerima maklumat umum mengenai kemajuan dan penutupan siasatan dan hasilnya, kecuali memberi maklum balas sedemikian akan menjejaskan siasatan.

Semua langkah berjaga-jaga yang diperlukan akan diambil untuk memastikan data peribadi dilindungi daripada akses dan pemprosesan yang tidak dibenarkan.

Ketua Pegawai Pematuhan Global (GCCO) bersama-sama dengan Pengarah Audit Dalaman sama ada berunding dengan pegawai

BAGAIMANAKAH KEBIMBANGAN YANG SAYA LAPORKAN AKAN DIKENDALIKAN?

Isi kandungan DASAR BERSUARA

11

eksekutif kanan lain atau tidak, akan menentukan sama ada pelaporan lanjut kepada Majlis Pematuhan Global dibenarkan.

Anggota Majlis Pematuhan Global terdiri daripada Penasihat Undang-undang, VP HR, CFO, Pengarah Kawalan Kewangan Global, Pengarah Audit Dalaman dan (pengerusi) GCCO.

Majlis Pematuhan Global akan menentukan sama ada laporan selanjutnya kepada Lembaga Pengarah atau pihak lain dibenarkan.

Perincian lebih lanjut mengenai pendekatan siasatan JDE boleh didapati dalam Lampiran 1 dalam dasar ini.

Kami menyedari bahawa sukar untuk membangkitkan kebimbangan. Umumnya, orang tidak melakukan sedemikian kerana satu daripada beberapa sebab.

Pertama, mereka mungkin takut dengan pembalasan. Sila yakin bahawa Syarikat tidak akan bertolak ansur dengan pembalasan.

Sebab lain orang tidak membangkitkan kebimbangan ialah mereka takut tiada apa-apa yang akan berlaku. Kami dapat meyakinkan anda bahawa setiap kali pekerja membangkitkan kebimbangan mengenai masalah yang berpotensi, kami akan mengambil tindakan yang sesuai untuk menyiasat dan bertindak balas. Sekiranya kami memutuskan bahawa salah laku itu berlaku, Syarikat akan mengambil tindakan pembetulan, termasuk tindakan tatatertib jika sesuai, tanpa mengira pangkat atau kedudukan individu yang terlibat.

BAGAIMANA JIKA SAYA TIDAK PASTI YANG SAYA MAHU MEMBANGKITKAN KEBIMBANGAN PEMATUHAN?

Isi kandungan DASAR BERSUARA

12

Baik pihak pengurusan mahupun pekerja harus cuba untuk menjalankan siasatan, temu duga, soal siasat atau menghubungi individu yang disyaki melainkan dilakukan bersama dengan jabatan Audit Dalaman.

APAKAH PERANAN PIHAK PENGURUSAN DALAM SIASATAN?

Mana-mana pekerja yang melaporkan pelanggaran, yang dipercayai atau mungkin dipercayai benar oleh pekerja, akan diberikan perlindungan untuk pelaporan sedemikian. Perlindungan ini bermaksud bahawa Syarikat tidak akan melepaskan, menurunkan pangkat, menggantung, mengancam, mengganggu atau dengan cara apa pun yang mendiskriminasikan mana-mana pekerja dalam terma dan syarat pekerjaan. Syarikat tidak bertolak ansur dengan mana-mana bentuk ancaman, pembalasan atau tindakan lain terhadap pekerja yang telah membuat atau membantu dalam membuat laporan pelanggaran. Mana-mana ancaman, pembalasan atau tindakan lain mesti dilaporkan kepada ketua Audit Dalaman dengan segera.

BAGAIMANAKAH SAYA AKAN DILINDUNGI?

Isi kandungan DASAR BERSUARA

13

Sebagai pekerja Syarikat, anda diharapkan untuk mengetahui dan mematuhi semua peraturan dan dasar yang berkenaan. Sekiranya anda merasakan anda mungkin telah melanggar undang-undang atau dasar, lebih baik anda melaporkan diri sendiri daripada menjadi subjek dakwaan individu lain. Walaupun melaporkan sendiri pelanggaran tidak melindungi pekerja daripada tindakan tatatertib atau tindakan pembetulan yang lain, ini adalah faktor penting yang akan dipertimbangkan oleh Syarikat dalam menentukan tindakan yang akan diambil.

BAGAIMANAKAH JIKA SAYA PERCAYA BAHAWA SAYA MUNGKIN TERLIBAT DALAM TINGKAH LAKU YANG MELANGGAR UNDANG-UNDANG ATAU DASAR SYARIKAT?

Syarikat mempunyai hak untuk menguatkuasakan perjanjian pekerjaan, dasar dan/atau Tatakelakuan yang ditetapkan terhadap pekerja yang membuat laporan. Sebarang tindakan buruk yang diambil terhadap pekerja yang bersuara kerana melanggar perjanjian, dasar atau Tatakelakuan ini tidak dianggap sebagai pembalasan selagi penguatkuasaan selaras dengan pekerja lain yang tidak bersuara.

Bagaimanakah saya boleh mengetahui dengan lebih lanjut?

Anda juga boleh mengunjungi Tapak Intranet Dasar Pusat untuk mengetahui dengan lebih lanjut mengenai rangka kerja dan mekanisme pelaporan Tadbir Urus & Pematuhan kami seperti Talian amaran.

Anda boleh mendapatkan Tatakelakuan Jacobs Douwe Egberts di: www.jacobsdouweegberts.com

Atau anda boleh menghantarkan e-mel kepada jabatan Audit Dalaman dan Pematuhan secara terus: Ethics.Compliance@JDEcoffee.com

ADAKAH TERDAPAT SEBARANG PENGECUALIAN TERHADAP DASAR INI?

Isi kandungan DASAR BERSUARA

14

Majlis Pematuhan Tempatan, yang dipengerusikan oleh Pegawai Pematuhan Tempatan akan mengeluarkan secara tetap (sekurang-kurangnya sekali setahun) gambaran keseluruhan laporan yang diterima dan hasilnya kepada GCCO.

GCCO akan mengeluarkan secara tetap (sekurang-kurangnya sekali setahun) gambaran keseluruhan semua laporan tempatan dan global yang diterima kepada Jawatankuasa Audit Lembaga dan Majlis Pematuhan Global.

PELAPORAN

Isi kandungan DASAR BERSUARA

15

HUBUNGAN / LAPORAN

Isi kandungan

HUBUNGAN / LAPORANDASAR BERSUARA SEJARAH DOKUMEN PENDEKATAN SIASATAN JDE

NEGARA KOD AKSES TALIAN PERCUMA/LCR

Australia 61283113030

Austria 0800 281700

Belarus 882000 730028

Belgium 003224010546

Brazil 52262 0800 761 4120

Bulgaria 00800 110 44 74

China 52262 4001 204952

Republik Czech +420228885126

Denmark 4536927633

Perancis 52262 33170770423

Georgia +995706777955

Jerman 52262 0800 180 4007

Greece +302111984823

Talian amaran tersedia sepanjang masa untuk semua pekerja di seluruh dunia dan membolehkan anda memaklumkan kepada Syarikat mengenai dakwaan atau penipuan yang diketahui, masalah tingkah laku perniagaan dan perkara berkaitan pematuhan yang mungkin memerlukan siasatan.

Talian amaran komited untuk merahsiakan masalah dan identiti anda. Sekiranya anda lebih selesa melakukan sedemikian, anda boleh menghubungi Talian amaran secara tanpa nama. Maklumat anda hanya akan dikongsi kepada mereka yang perlu mengetahui, seperti mereka yang terlibat dalam menjawab soalan anda atau menyiasat dan membetulkan masalah yang anda bangkitkan.

Anda boleh menghubungi Talian amaran melalui nombor di bawah.

BAGAIMANAKAH CARA UNTUK MENGHUBUNGI TALIAN AMARAN?

Isi kandungan HUBUNGAN / LAPORAN

NOMBOR TALIAN AMARAN

17

Isi kandungan

Hungary 06800 14863

Ireland 0035316950742

Itali 00390687503657

Kazakhstan 87172696063

Latvia +37166164320

Lithuania +37052140795

Malaysia 52262 60392122180

Mexico 52262 525541611449

Maghribi 212520485043

Belanda 0031207036452

New Zealand +6498874609

Norway 52262 2193 9710

Poland +48128812711

Portugal 800 880 374

Romania 08008 94440

Rusia 52262 +74993504513

Singapura 52262 6531631423

Slovakia 421233056807

Afrika Selatan 0800 990520

Sepanyol 4938004964

Sweden 46850336415

Switzerland 0225801730

Thailand 027873679

Turki 902129001615

UK 0800 374199

Ukraine 52262 +44 1249 661808

Amerika Syarikat 1877 533 5310

Zambia +44 1249 661808

HUBUNGAN / LAPORAN

18

Sekiranya negara anda tidak disenaraikan di atas, sila hubungi:

+44 1249 661808

atau di salah satu nombor talian percuma yang berikut:

http://www.expolink.co.uk/whistleblowing-hotline/PDF/International-Freephone-listing.pdf

ANDA BOLEH MENGHUBUNGI KAMI PADA BILA-BILA MASA DI: Alat pelaporan: https://wrs.expolink.co.uk/JDE E-mel: Ethics.compliance@JDEcoffee.com Laman web syarikat: www.jacobsdouweegberts.com

Senarai hubungan Pegawai Pematuhan Tempatan boleh didapati di laman Rangka Kerja Pematuhan JDE kami: https://coffeeandtea.sharepoint.com/sites/csi1/RACommunity/Pages/About.aspx

Isi kandungan HUBUNGAN / LAPORAN

19

SEJARAH DOKUMEN

Isi kandungan

SEJARAH DOKUMENDASAR BERSUARA PENDEKATAN SIASATAN JDEHUBUNGAN / LAPORAN

Versi 1.0

Baharu

Versi 2.0

Nama dasar diubah daripada “Dasar Pemberi Maklumat” kepa-da “Dasar Bersuara”.

Perubahan telah dilakukan untuk mencerminkan gabungan jabatan GRC dengan Audit Dalaman, yang sekarang dinama-kan jabatan Risiko & Jaminan (kemudian dinamakan semula kepada Audit Dalaman)

Perubahan telah dilakukan untuk menggabungkan dasar “Ber-suara dan Siasatan” Mondelez kerana niat yang diumumkan untuk menjalin kerjasama dengan DEMB1753.

Tambahan berikut dibuat:

• Nombor 1 - Mengapa dasar ini?

• Nombor 5 - Mengapakah saya harus membangkitkan kebimbangan?

• Nombor 6 - Apakah yang Syarikat harapkan daripada saya?

• Nombor 8 - Bagaimanakah jika saya melaporkan sesuatu kepada penyelia saya dan saya disuruh untuk “berdiam diri” tentang perkara itu?

• Nombor 9 - Apakah yang harus saya lakukan sekiranya seorang pekerja datang kepada saya untuk melaporkan kemungkinan ketidakpatuhan?

• Nombor 10 - Bagaimanakah cara untuk menghubungi Talian Bantuan?

• Nombor 13 - Bagaimana jika saya tidak pasti yang saya mahu membangkitkan kebimbangan pematuhan?

• Nombor 16 - Bagaimana jika saya percaya bahawa saya mungkin terlibat dalam tingkah laku yang melanggar undang-undang atau dasar syarikat?

Perubahan telah dilakukan untuk:

• Nombor 3 - Siapakah yang mesti mengikuti dasar ini?

• Nombor 4 - Apakah dasar Syarikat mengenai pembalasan?

• Nombor 11 - Adakah identiti saya akan dirahsiakan?

• Nombor 12 - Bagaimanakah laporan saya akan dikendalikan?

SEJARAH DOKUMEN

Isi kandungan SEJARAH DOKUMEN

21

Perkara berikut dikeluarkan sebagai perenggan yang berasingan:

• Bolehkah saya membuat dakwaan tanpa nama?

• Apa yang berlaku sekiranya saya membuat dakwaan palsu?

Versi 2.1 - Berkuat kuasa 10 November 2014

• Ayat ditambah dalam per. 4: Sekiranya ini berkaitan dengan Pengurus Pelaporan anda, hubungi pegawai pematuhan tempatan anda (tanya orang hubungan di jabatan HR tentang pegawai pematuhan tempatan anda)

• Ayat ditambah dalam per. 6: Sekiranya anda berada di kedudukan tertinggi dalam syarikat operasi atau negara anda, anda harus sentiasa menghubungi Pegawai Pematuhan Syarikat (hantarkan e-mel ke ethics.compliance@demb.com) atau gunakan Talian amaran

Versi 2.2 - Berkuat kuasa pada 6 Julai 2015

• Dasar penjenamaan semula daripada DEMB kepada JDE

• Menambah nombor telefon baharu untuk negara JDE baharu dalam bahagian 7 Cara untuk menghubungi Talian amaran

Versi 2.3 - Berkuat kuasa pada 18 Disember 2015

• Mengubah Risiko & Jaminan kepada Audit Dalaman

• Menambah ayat penjelasan dalam per. 7 pada laporan tanpa nama.

Versi 2.4 - Berkuat kuasa pada 5 Februari 2016

• Nombor Talian amaran dikemas kini

Versi 2.5 - Berkuat kuasa pada 29 Ogos 2016

• Nombor Talian amaran dikemas kini

Versi 3.0 - Berkuat kuasa pada Mac 2017

• Proses siasatan dijelaskan

Versi 3.1 - Berkuat kuasa pada April 2017

• Proses pelaporan dijelaskan

Versi 3.2.1 - Berkuat kuasa pada Jun 2018

• Laman web dan nombor Talian amaran baharu

Versi 3.2.2 - Berkuat kuasa pada November 2020

• Kebertanggungjawapan Dasar Global dipindahkan daripada CFO kepada Penasihat Undang-undang; kebimbangan istilah “niat baik” telah dipadam untuk mencerminkan perkembangan perundangan.

Isi kandungan SEJARAH DOKUMEN

22

PENDEKATAN SIASATAN JDE

Isi kandungan

PENDEKATAN SIASATAN JDEDASAR BERSUARA SEJARAH DOKUMENHUBUNGAN / LAPORAN

• Pengarah Audit Dalaman atau Ketua Pegawai Pematuhan Global akan dilantik dalam masa 5 hari selepas laporan diterima daripada Pegawai Pematuhan Tempatan dan seterusnya, fungsi lain yang sesuai sebagai ahli pasukan penyiasat untuk mengetuai siasatan.

• Rakan sekutu yang melaporkan salah laku yang disyaki menerima kemas kini mengenai status siasatan selewat-lewatnya dalam masa 4 minggu selepas pelaporan.

• Pasukan penyiasat akan menyusun dan menyelaraskan rancangan siasatan mereka dengan Pengarah Audit Dalaman dan GCCO.

• Pasukan penyiasat harus mempunyai matlamat untuk menyelesaikan siasatan dan mengeluarkan laporan akhir kepada Pengarah Audit Dalaman dan GCCO dalam masa 60 hari.

• Semua data peribadi yang diperoleh semasa siasatan akan tertakluk kepada peraturan perlindungan data.

• Sekiranya pasukan penyiasat mempunyai sebarang keraguan mengenai kebimbangan privasi, pihaknya hendaklah menghubungi Pegawai Privasi atau GCCO sebelum menggunakan kaedah siasatan tertentu.

• Siasatan harus dilakukan dengan cara yang saksama, cekap, jujur, adil, tepat pada masanya, teliti dan sulit.

• Siasatan memberikan fokus kepada pencarian fakta mengenai pelanggaran dasar JDE atau undang-undang yang berkenaan.

• Pasukan penyiasat harus menggunakan kaedah yang sesuai, berkadaran dan berkaitan dengan siasatan dengan mempertimbangkan tahap kesusahan, kesukaran dan ketersediaan fakta bagi pelanggaran yang disyaki.

• Sekiranya pasukan penyiasat mempunyai sebarang keraguan sama ada penggunaan kaedah siasatan tertentu adalah sesuai, berkadaran dan berkaitan, mereka hendaklah menghubungi GCCO atau Pengarah Audit Dalaman sebelum digunakan.

• Semasa temu duga siasatan, pasukan penyiasat hanya akan mendedahkan maklumat sedemikian kepada orang yang ditemu duga, jika perlu untuk menjalankan temu duga.

• Nama rakan sekutu yang melaporkan tidak boleh didedahkan.

• Maklumat harus diberikan sedemikian rupa kepada orang yang ditemu duga untuk melindungi kerahsiaan identiti rakan sekutu yang melaporkan sebanyak yang mungkin.

PENDEKATAN SIASATAN JDE

Isi kandungan PENDEKATAN SIASATAN JDE

24

• Pasukan penyiasat akan memastikan pematuhan terhadap prinsip “peluang untuk membuat penjelasan”, contohnya memberikan peluang yang cukup kepada orang yang dituduh untuk memberikan pandangan mereka mengenai dakwaan tersebut.

• Fakta siasatan seperti itu dan semua maklumat yang berkaitan dengan siasatan harus dirahsiakan dan dibatasi kepada individu yang perlu mengetahui maklumat sedemikian.

• Pasukan penyiasat akan mengeluarkan laporan akhir termasuk fakta, bukti dan tindakan yang disyorkan kepada Pengarah Audit Dalaman dan GCCO.

• Pengarah Audit Dalaman dan GCCO akan memutuskan sama ada akan melaporkan masalah ini selanjutnya kepada Majlis Pematuhan Global.

• Pasukan penyiasat harus memberitahu orang yang dituduh mengenai keputusan siasatan sebaik sahaja siasatan selesai.

• Pasukan penyiasat harus memberitahu rakan sekutu yang melaporkan mengenai penutupan dan sebarang kesimpulan siasatan sebanyak yang mungkin. Sekiranya laporan tanpa nama, laporan tersebut akan dibuat dalam alat talian amaran dalam talian, yang pelapor tanpa nama dapat mengakses melalui kod pin. Oleh sebab tindakan pemulihan tertentu mungkin melibatkan rakan sekutu yang lain, pasukan penyiasat hanya dapat menyatakan bahawa tindakan yang sesuai telah diambil.

• Semua penyiasat harus mengembalikan mana-mana maklumat yang mereka miliki kepada Pegawai Pematuhan Tempatan.

• Pegawai Pematuhan Tempatan harus memadamkan semua data peribadi mengenai kes yang didapati tidak berasas dengan segera.

Isi kandungan PENDEKATAN SIASATAN JDE

25