contoh - ipbl.edu.my · pdf file• mesyuarat urus setia – minit mesyuarat •...

LAM-PT18-01

Februari 2008 1/6

SENARAI SEMAK TUGAS-TUGAS AJK KONVOKESYEN

Bil Jawatankuasa Aktiviti/Tugas Status Tugas

Catatan Tarikh Akhir Sedang Belum Selepas

1. Setiausaha/ Urus Setia

• Mesyuarat AJK Induk • Menyediakan anggaran

perbelanjaan • Penempahan bilik

mesyuarat/minuman/agenda (tentukan dengan Pengarah

• Menyediakan dan mengedarkan surat pelantikan AJK Induk dan AJK Kecil

• Mesyuarat Urus Setia – Minit Mesyuarat

• Peruntukan • Surat - Menyurat • Atur cara • Atur cara Pentadbiran • Taklimat • Lawatan ke tempat Majlis

Konvokesyen ( Jika di luar institut)

• Raptai – kawalan masa • Mesyuarat post-mortem • Menyediakan dan

menghantar surat penghargaan dan terima kasih

• Tugas-tugas lain dari semasa ke semasa

2. Jemputan Lulusan

• Mesyuarat AJK • Menyediakan anggaran

perbelanjaan • Menghantar surat makluman • Menerima jawapan • Menerima wang pos dan

menyerahkan kepada Bendahari

• Memberi maklumat kepada AJK Pendaftaran

3. Raptai Lulusan • Menjalankan raptai mengikut prosedur protokol

• Taklimat umum kepada lulusan

• Menentukan tempat duduk lulusan

CONTOH

LAM-PT18-01

Februari 2008 2/6



4. Jubah • Mesyuarat AJK • Senarai lulusan yang akan

menerima sijil • Status jubah untuk lulusan

dan tetamu • Menentukan tarikh dan

tempat mengambil jubah • Menentukan tempat dan

tarikh mengambil sijil • Menentukan tarikh dan

tempat memulangkan jubah

5. Anugerah Hadiah Cemerlang dan Sijil

• Mesyuarat AJK • Mendapatkan sijil yang

lengkap dengan tandatangan Pengarah BPG dari BPG

• Memastikan nama lulusan dalam sijil betul dan tepat seperti nama dan kad pengenalan

• Membuat keputusan • Memaklumkan keputusan

kepada SUP dan HEP • Menyediakan biodata dan

gambar • Serah kepada jawatankuasa

Buku Cenderamata dan Hadiah maklumat yang diperoleh

6. Siar Raya • Mesyuarat AJK • Kenal pasti jenis dan bilangan

mikrofon dan pembesar suara yang hendak digunakan

• Menyediakan anggaran perbelanjaan

• Menguji alat tersebut • Kemas setelah digunakan

7. Jamuan • Mesyuarat AJK • Bilangan hadir • Mengurus jamuan • Persiapan bilik jamuan • Menentukan menu/

vegetarian/dll • Menentukan susunan tempat

duduk meja VIP • Menentukan jamuan untuk

pembantu semasa dan sebelum konvokesyen

• Menentukan semua peralatan yang digunakan dalam keadaan baik dan dikembalikan pada tempat berkaitan

• Menyediakan hiasan di bilik jamuan

LAM-PT18-01

Februari 2008 3/6



8. Buku Cenderamata


perbelanjaan • Menentukan Isi Kandungan • Mendapatkan kata alu-aluan

Mendapatkan biodata/gambar lulusan cemerlang

• Nama lulusan • Menyediakan dummy • Hantar cetak I • Suntingan II • Hantar cetak II • Suntingan II • Hantar cetak III • Suntingan III • Hantar cetak IV • Menerima buku • Pengedaran kepada

Jawatankuasa Sambutan dan pihak lain yang berkenaan

9. Sambutan • Mesyuarat AJK • Menyediakan anggaran

perbelanjaan • Kenal pasti penyambut

tetamu bagi tetamu tertentu • Susunan tempat duduk

tetamu – di atas pentas dan di dalam dewan

• Persiapan sambutan di luar dewan dan di dalam dewan

• Latihan semasa raptai • Pengedaran Buku

Cenderamata kepada tetamu di atas pentas

• Mengemaskan dewan setelah selesai majlis

10. Teks Ucapan • Berbicang tentang teks ucapan dan kata alu-aluan dengan Pengarah

• Mesyuarat AJK • Penyediaan draf 1 • Kelulusan Pengarah • Hantar ke BPG untuk

disunting • Serah teks ucapan yang telah

diluluskan kepada urus setia

11. Pendaftaran • Pendaftaran • Menyediakan Kad Nama

Lulusan

LAM-PT18-01

Februari 2008 4/6



12. Undangan • Mesyuarat AJK • Menentukan tetamu

undangan • Menyediakan senarai nama

tetamu undangan • Menyediakan pelekat kereta • Menyediakan senarai nama

tetamu undangan yang hadir • Menyediakan dummy kad

jemputan • Mencetak kad undangan • Mengedar kad undangan

Penerimaan kad jawapan • Menyediakan tag tempat

duduk tetamu khas • Taklimat kepada AJK

Sambutan

13. Kewangan • Mesyuarat AJK • Menyediakan anggaran

belanjawan • Bentang kedudukan

kewangan dalam mesyuarat JK Induk

• Putuskan pungutan setiap lulusan dengan persetujuan JK Induk

• Dapatkan anggaran belanjawan setiap JK

• Buat agihan untuk semua JK • Pembayaran bil-bil • Menyediakan penyata

kewangan

14. Hadiah dan Cenderamata


perbelanjaan • Terima senarai cadangan

daripada AJK Anugerah Hadiah Cemerlang

• Cadangkan jenis hadiah dan cenderamata bagi tetamu kehormat dengan mendapat persetujuan tetamu tersebut

• Cadangkan jenis hadiah untuk lulusan cemerlang yang telah ditentukan

• Dapatkan persetujuan Pengarah

• Pembelian hadiah • Persediaan tempat hadiah di

atas pentas • Tentukan pembantu di atas

pentas semasa penyampaian hadiah

LAM-PT18-01

Februari 2008 5/6



15. Persiapan Dewan


perbelanjaan • Lawatan ke tempat

konvokesyen ( jika diadakan di luar institut)

• Persediaan latar pentas • Susunan kerusi, meja dan

rostrum • Susunan kerusi lulusan • Susunan kerusi waris lulusan • Bunga-bungaan • Tempat Persembahan • Tempat Jurucara • Susunan kerusi tetamu • Susunan kerusi staf • Persediaan terakhir • Pelan tempat duduk • Mengemaskan dewan

16. Muzik dan Persembahan

• Mesyuarat AJK • Bilangan/jenis Persembahan • Latihan • Menentukan tempat

persembahan • Menentukan makan/minum

ahli-ahli persembahan • Tempat duduk ahli di dalam

dewan • Pengurusan • Pengangkutan alat muzik

pergi dan balik

17. Pengangkutan • Mesyuarat AJK • Menyediakan anggaran

perbelanjaan • Menentukan bilangan

kenderaan yang diperlukan • Meminjam bas daripada

organisasi lain, jika perlu • Menentukan jadual pergi balik • Mendapakan nama pemandu • Memastikan bas sentiasa

dalam keadaan baik

18. Seranta • Mesyuarat AJK • Menyediakan anggaran

perbelanjaan • Menghubungi media massa • Promosi dan liputan • Undangan media massa • Atur sidang akhbar • Teks ucapan • Membuat guntingan akhbar,

,jika ada

19. Pengurusan Lalu Lintas

• Mesyuarat AJK • Menetapkan tempat letak

kereta mengikut jenis pelekat kereta yang disediakan

• Menghubungi pihak polis • Menghubungi pihak hotel • Menghubungi lulusan

LAM-PT18-01

Februari 2008 6/6



20. Penginapan • Mesyuarat AJK • Mendapat senarai lulusan

yang perlu penginapan di asrama

• Persediaan bilik • Pemberian kunci • Pemulangan kunci

21. Rakaman Video


perbelanjaan • Persediaan alat • Persediaan Cenderamata

penggambaran • Lokasi kamera • Menyunting video

22. Bacaan Doa • Mesyuarat AJK • Buat draf doa rasmi • Bincang dengan Pengarah • Menyertai raptai

23. Gambar Lulusan dan Tetamu

• Hubungi jurugambar profesional

• Pastikan harga dan cara bayaran

• Pastikan jurugambar hadir semasa raptai

• Pastikan cara gambar diedarkan kepada lulusan

• Pastikan jurugambar menyerahkan satu set gambar semasa konvokesyen kepada institut.

24. Jurucara • Mesyuarat AJK • Menyediakan skrip juru acara • Mendapatkan senarai nama

tetamu undangan • Mendapatkan senarai nama

lulusan • Mendapatkan senarai

penerima anugerah hadiah cemerlang

• Mendapatkan maklumat persembahan daripada AJK Muzik dan Persembahan

• Mengikut latihan semasa raptai

• Mendapat persetujuan Pengarah skrip juruacara I dan skrip mutakhir sebelum konvokesyen

• Berkerjasama dengan AJK Raptai untuk penyelarasan

contoh - ipbl.edu.my · pdf file• mesyuarat urus setia – minit mesyuarat •...

Documents