CERTIFIED TO ISO 9001:2008CERT. NO. : AR 1405

i

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

6.0

7.0

ISI KANDUNGAN

Isi Kandungan

LAPORAN TAHUNAN

BAHAGIAN PEMPROSESAN TEKNIKAL

CARTA ORGANISASI

STAF

UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL (UPT)

4.1 Objektif Unit

4.2 Aktiviti Unit

4.3 Pengkatalogan Bahan

4.4 Bahan Elektronik

Lain-lain Aktiviti

5.1 Memproses Bahan di Perpustakaan Fakulti

5.2 Memproses Bahan UTM-RS

5.3 Lain-lain aktiviti

5.4 Pencapaian

5.5 Penutup

UNIT PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL

6.1 Objektif Unit

6.2 Staf

6.3 Aktiviti Unit

6.4 Aktiviti Pendigitilan

6.5 Proses Pendigitilan Mengikut Jenis Bahan

6.6 Perancangan

PERANCANGAN MASA DEPAN

Carta Bahagian Pemprosesan Teknikal Lampiran 1

Senarai UTM-RS Lampiran 2

MUKASURAT

i

1

1

1

2

2

3

4

11

12

12

12

13

13

15

15

15

15

16

17

18

20

21

  1 

LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN PEMPROSESAN TEKNIKAL 1.0 Pendahuluan

Bahagian Pemprosesan Teknikal bertanggungjawab aktiviti memprosesan bahan dan

maklumat bahan untuk Koleksi PSZ dan juga aktiviti proses pendigitilan bahan koleksi

khas PSZ. Terdiri daripada 2 (dua) Unit iaitu Unit Prosesan Teknikal (UPT) dan Unit

Pengurusan Dokumen Digital (UPDD).

Aktiviti mengklasifikasi dan mengkatalog bahan yang diterima oleh PSZ sehingga bahan

sampai ke rak dan juga memproses digital bahan koleksi khas sehingga ia boleh diakses

oleh pengguna.

Untuk proses pengkatalogan bahan, bertanggungjawab agar PSZ mematuhi standard

antarabangsa melalui AACR2 (Anglo American Cataloging Rules 2nd edition) dan juga

LCCS (Library of Conggress Classification System) dan lain-lain aspek berkaitan dengan

prosesan bahan mengikut praktis dan rules and regulation antarabangsa.

Turut bertanggungjawab untuk mengawasi aktiviti pendigitalan bahan-bahan PSZ

terutama bahan Koleksi Khas UTM selaras PSZ kea rah perpustakaan digital.

2.0 CARTA ORGANISASI

Terdiri daripada 2 unit ;

- Unit Pengurusan Teknikal (UPT)

- Unit Pengurusan Dokumen Digital (UPDD)

Carta organisasi seperti di Lampiran 1

  2 

3.0 STAF

Jumlah staf Professional dan staf sokongan terdiri daripada

Ketua Bahagian S48 – 1

Pustakawan Kanan S44 - 1

Pustakawan S41 – 5

Pembantu Perpustakaan Kanan S22 – 4 = (Lantikan 1) KUP – 3

Pembantu Perpustakaan S17 - 5

Pembantu Tadbir Perkeranian dan Operasi N17 – 2

Pembantu Am Rendah N4 – 1

Carta organisasi seperti di lampiran 1.

4 Pustakawan S41, ditempatkan di Unit Pengurusan Teknikal dan seorang Pustakawan S41 di

Unit Pengurusan Dokumen Digital (UPDD).

BPT mempunyai seorang Pembantu Perpustakaan Kanan secara lantikan, dan 3 orang

Pembantu Kanan secara lantikan KUP. Seramai 5 Pembantu Perpustakaan di UPT di mana 2

adalah S22 KUP dan dan 3 Pembantu Perpustakaan di UPDD. BPT masih mengekalkan 2

Pembantu Tadbir Perkeranian dan Operasi PT(P/O) dan seorang Pembantu Am Pejabat (PAP).

4.0 UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL (UPT) 4.1 Objektif Unit

4.1.1 Memproses semua bahan sama ada melalui belian, hadiah atau pertukaran yang

mempunyai rekod bibliografi dan ‘holdings’ dalam Sistem Katalog Berkomputer

Perpustakaan (LMS) LESTARI.

  3 

4.1.2 Mengkatalog bahan mengikut piawaian mengkatalog antarabangsa yang dipraktikkan

di PSZ bagi memastikan kualiti bahan yang diproses serta paparan rekod bahan yang

dimuatkan di dalam Sistem Perpustakaan LESTARI.

4.1.3 Membuat pembetulan bagi kesilapan mengkatalog yang diterima daripada Unit

Sirkulasi dan daripada lain-lain Bahagian dan Unit di PSZ.

4.1.4 Menyelenggara rekod melalui semakan kuasa bagi memastikan keseragaman rekod

serta bagi membolehkan rujukan rekod yang komprehensif kepada pengguna.

4.2 Aktiviti Unit

4.2.1 Menerima bahan untuk diproses katalog daripada Bahagian Pembangunan Sumber

iaitu Unit Perolehan, Unit Jurnal dan Media Elektronik, Unit Koleksi Khas dan Unit

Hadiah dan Pertukaran. Unit ini bertanggungjawab memproses kesemua bahan

perpustakaan dengan membuat proses pengkatalogan dengan memberi bidang

perkara dan nombor pengkelasan serta mengemaskini maklumat bahan di dalam

sistem perpustakaan LESTARI.

4.2.2 Setiap bahan dilabel dengan nombor panggilan, melainkan bahan berbentuk atas

talian ”online” seperti e-books, e-journals dan e-audiovisuals.

4.2.3 Bagi tujuan keselamatan, bahan ditampal dengan kod RFID sebelum bahan

dikeluarkan daripada Unit ini untuk di susun di rak.

4.2.4 Bertanggungjawab memproses bahan untuk koleksi di Kampus Johor Bharu,

Perpustakaan Cawangan UTM International Campus, Kuala Lumpur, Perpustakaan

Fakulti Alam Bina koleksi PESISIR serta lain-lain Pusat Kecemerlangan.

4.2.5 Turut bertanggungjawab untuk mengawasi semua aktiviti pengkatalogan dan

prosesan bahan yang dibuat di Perpustakaan Cawangan Kuala Lumpur untuk koleksi

SPACE, Perpustakaan Fakulti, dan mengawasi pemprosesan bahan untuk koleksi

  4 

UTM-RS. Memastikan setiap bahan yang diproses di cawangan dan PF mengikuti

dasar seperti yang telah ditetapkan untuk keseragaman.

4.3 Pengkatalogan Bahan

4.3.1 Perbandingan jumlah bahan diproses katalog (2007 – 2011)

Jumlah bahan yang berjaya diproses pada tahun 2011 berjumlah sebanyak 16,362

judul dan 17,715 naskhah. Peningkatan sebanyak 15.5% judul dan 9% jumlah

naskhah daripada tahun 2010. Secara perbandingan jumlah yang diproses turut

meningkat daripada tahun sebelumnya, walaupun jumlah bahan diproses paling

tinggi ialah pada tahun 2007 dan 2008 iaitu 19,877 judul pada 2007 dan 21,574

pada tahun 2008.

Keseluruhannya Pustakawan dan staf telah dapat menyesuaikan proses kerja

dengan sistem baru Sirsydynix yang mula beroperasi pada Oktober 2010.

Jadual 1 Perbandingan 2007 – 2011 : Judul dan Naskhah

Tahun Judul Naskhah

2007 19,877 29,234

2008 21,574 25,209

2009 14,896 16,660

2010 13,791 16,063

2011 16,362 17,715

 

1

2

3

4

5

6Ju

mla

hB

ahan

5

10

15

20

25

30

35

Jum

lah B

ahan

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

2

19877

2

0

5000

0000

5000

0000

5000

0000

5000

200

19877

29234

2007 20

STATISTIK B

7 2157

9234

2

07 20

STATIST

21574

25209

008 20

BAHAN YANG

4

1489

25209

008 2

Ta

TIK BAHADARI 2

Rajah 1

Rajah 2

14896

16660

009 201

Tahun

G DIKATALO

96137

16660

009 2

ahun

AN YANG2007 ‐ 2

13791

16063

10 201

OG DARI 200

79116

16063

2010

G DIKATA2011

16362

17715

11

7 ‐ 2011

362

17715

2011

ALOG 

Jumlah Nask

Jumlah Judul

Jumlah Judu

Jumlah Nask

5 

hah

l

l

khah

  6 

4.3.2 Penerimaan bahan

Penerimaan bahan untuk diproses katalog, yang diterima daripada Bahagian

Pembangunan Sumber iaitu Unit Perolehan, Unit Koleksi Khas, Unit Hadiah dan

Pertukaran serta Unit Jurnal dan Media Elektronik. Berikut ialah statistik

penerimaan mengikut Unit yang menghantar.

Jadual 2 : Senarai Penerimaan Bahan

Unit Jumlah

Unit perolehan

(Buku/bahan media)

Unit Koleksi Khas

Tesis

(Cakera padat) tesis

Kertas Projek

Cakera Padat (kertas projek)

Bahan Koleksi Khas

Unit Hadiah dan Pertukaran

Unit Jurnal

10,140

1117

797

7343

5294

570

1146

16

Jumlah 20,332

4.3.3 Proses Pengkatalogan Bahan

Bahan yang diproses katalog pada Januari sehingga Disember 2011 berjumlah

sebanyak 16,362 judul (17,715 naskhah) menunjukan kenaikan 15% daripada

tahun 2010. Jumlah ini meliputi bahan-bahan untuk koleksi UTM Skudai, koleksi

UTM International campus Kuala Lumpur, PESISIR dan juga koleksi untuk

perpustakaan Fakulti Alam Bina. Kenaikan peratusan dari segi naskhah sebanyak

9% daripada tahun sebelumnya.

 

Pening

terbaik

Dalam

turut

kepad

Jadua

Jumla

katalo

Judul

Naskh

Tah

un

gkatan juml

k berserta sa

m masa yang

diberi perha

da PSZ.

al 3 : Perban

ah bahan di

og

l

hah

0

2010

2011

lah ini men

asaran tinggi

g sama, dari

atian kerana

ndingan 201

i 2

5000

Perbandi

nunjukan ko

i KPI yang d

aspek kuali

a ia amat p

10 – 2011 Ju

2010

1379

1606

Raja

10000

Jumlah Bah

Chaingan 2010 –

omitmen sta

ditetapkan.

iti maklumat

penting untu

udul dan Na

91

63

ah 3

15000

1379

an

art Title– 2011 Judu

af untuk me

t yang di da

uk memberi

askhah

2011

16,362

17,715

20000

91

16362

16063

17715

ul dan Nask

enghasilkan

alam sistem

imej yang

15%

9%

Jum

Jum

khah

7 

yang

LMS

baik

mlah Naskhah

mlah Judul

  8 

4.3.4 Katalog Mengikut Jenis Bahan

Daripada jumlah bahan yang diproses pada tahun 2011, bahan buku masih

merupakan jumlah tertinggi berbanding dengan bahan–bahan perpustakaan yang

lain. Bahan buku merupakan penyumbang terbesar daripada semua jumlah bahan

iaitu berjumlah 9004 judul atau 55% daripada jumlah keseluruhan bahan yang

dikatalog. Bahan tesis pula iaitu bahan Sarjana dan Phd merupakan jumlah ketiga

terbanyak yang diproses iaitu sejumlah 2495 judul (15.2%) daripada jumlah

keseluruhan. Manakala bahan cakera padat merupakan kedua terbanyak iaitu

berjumlah 3653 judul atau 22% daripada keseluruhan bahan.

Jadual 4 : Jumlah diKatalog mengikut jenis bahan

Bahan Judul Naskhah

Buku 9004 10359 (55%)

Tesis 2495 2497 (15.2%)

Kertas Projek Sarjana Muda (PSM) 992 992 (6%)

Cakera padat (CD) 3653 3751 (22%)

Digital Video Disc (DVD) 93 93 (0.5%)

Bahan galerium 31 31 (0.18%)

Kit 52 52 (0.31%)

Jurnal cetak 29 29 (0.17%)

Jurnal elektronik 13 13 (0.07%)

Jumlah 16,362 17,715

  9 

Rajah 4

Jadual 5 : Perbandingan 2010 dan 2011 : Jenis Bahan Jenis bahan 2010 2011 %

Buku 11,340

13,504 naskhah)

9004 judul (10,359

naskhah)

20%

Tesis dan Kertas Projek Sarjana

Muda

889 3487

74%

Cakera padat 1342 (1448) 3746 (3844) 64%

Lain-lain bahan

- Galerium

- Kits

- Jurnal

52

31

42

KPI di Unit Pemprosesan Teknikal pada tahun ini ialah untuk meningkatkan memproses

bahan tesis Sarjana dan Phd koleksi khas UTM. Tumpuan ialah untuk memastikan tiada

bahan tunggakan bagi bahan-bahan tersebut. KPI tersebut telah berjaya dicapai di mana

sejumlah 3487 judul tesis telah berjaya diproses berbanding dengan tahun sebelumnya hanya

889 judul sahaja.

0100020003000400050006000700080009000

100001100012000

Jum

lah B

ahan

Bahan

Jumlah diKatalog mengikut jenis bahan

Judul

Naskhah

  10 

4.3.4.1 Katalog Bahan Asal dan CIP

Katalog asal merupakan kaedah mengkatalog ”original” di mana maklumat

katalog bahan tidak dapat diperolehi daripada mana-mana sumber seperti CIP,

Library of Congress dan lain-lain perpustakaan luar. Bahan asal dikatalog

sepenuhnya oleh Pustakawan, dengan dibuat input ringkas terlebih dahulu oleh

Pembantu Perpustakaan. Bahan dalam kategori ini meliputi bahan buku, tesis,

Kertas Projek Sarjana Muda, laporan penyelidikan, jurnal, bahan-bahan media

seperti cakera padat dan lain-lain bahan seperti lukisan teknik, fotograf udara, kit

dan sebagainya.

Manakala proses mengkatalog salin atau ”CIP”, maklumat deskriptif bahan telah

sedia ada atau perlu copy daripada lain-lain sumber seperti atas talian atau

terdapat di dalam buku. Staf akan membuat kemaskini rekod di dalam sistem

untuk memastikan rekod adalah tepat. Maklumat CIP dibuat sepenuhnya oleh

Pembantu Perpustakaan dengan semakan oleh Pustakawan untuk memastikan

kualiti rekod dan maklumat adalah tepat serta mengikut peraturan dan dasar yang

telah ditetapkan.

Jumlah bahan yang diproses melalui kaedah katalog asal 56% daripada

keseluruhan bahan yang diproses pada tahun 2011.

Jadual 6 : Perbandingan Mengikut Katalog Asal dan CIP

Jenis katalog Judul Naskhah

Katalog asal 9183 10101

Katalog CIP 7179 7614

 

4.4 Ba

Un

bah

bah

e-jo

kep

me

Seh

jud

Ste

ber

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

han Elektro

nit ini juga t

han-bahan el

han elektron

ournals dan

pada teks p

engakses bah

hingga Disem

dul telah da

ewart Talks

rjaya di “upl

0

0

0

0

0

0

0

K

onik

turut diperta

lektronik ke

nik yang berj

e-video. Sel

penuh baha

han secara ‘o

mber 2011,

pat diakses

database.

oad” ke dala

Katalog asal

9183

1010

anggungjaw

dalam Siste

jaya dimuatn

lain daripada

an. Kaedah

online’ melal

sebanyak 12

secara atas

Keseluruhan

am sistem LE

01

Rajah 5

ab untuk m

em Pengurus

naik ke dala

a maklumat

h ini mem

lui OPAC L

2,407 judul

s talian. M

nnya sejuml

ESTARI.

Katalog C

7179

membuat pro

san Perpusta

am LMS ter

t bibliografik

mberi peluan

ESTARI.

buku, dan j

Manakala e-v

lah 60,809

CIP

7614

oses muatnai

akaan (LMS)

rdiri daripad

k bahan, turu

ng kepada

urnal pula b

video pula

bahan berbe

ik atau “upl

). Sehingga

a bahan e-b

ut disertakan

pengguna u

berjumlah 46

daripada H

entuk atas t

Judul

Naskhah

11 

load”

a kini,

ooks,

n link

untuk

6,451

Henry

talian

  12 

Jadual 7 : Muatnaik bahan Elektronik ke dalam Sistem LESTARI Jenis bahan Jumlah e-books 12,407 e-journals 46,451 e-visual 1,951 5.0 Lain-lain aktiviti 5.1 Memproses Bahan di Perpustakaan Fakulti (PF)

Selain daripada bertindak sebagai ko-ordinator bagi proses pengkatalogan bahan-bahan di

Perpustakaan Fakulti (PF) Pustakawan di UPT juga turut membantu mengkatalog asal

bahan dengan memberikan bidang perkara dan nombor panggilan bagi maklumat bahan

yang telah diinput ringkas oleh Pembantu di setiap PF.

Pustakawan UPT juga turut bertanggungjawab mengawasi aktiviti prosesan bahan yang

berkaitan dengan aspek pengkatalogan dan maklumat rekod di dalam sistem agar menepati

kualiti dan standard yang ditetapkan. Sebarang perubahan atau pembaharuan berkaitan

dengan aspek pengkatalogan dan pemprosesan bahan turut dimaklumkan kepada Pembantu

di PF melalui penyelaras yang dilantik.

5.2 Memproses Bahan UTM-RS

Turut mengawasi aktiviti pemprosesan bahan untuk koleksi UTM-RS. UPT

bertanggungjawab untuk membuat pemilihan bahan-bahan yang perlu untuk diagihkan ke

setiap UTM-RS. Unit ini juga sebagai penyelaras untuk memastikan setiap bahan diproses

dengan mengagihkan kepada setiap Pembantu Tadbir (P/O) di PSZ untuk tujuan mereka

menginput maklumat ke dalam sistem serta menampal label nombor panggilan di setiap

bahan. Pihak UPT telah berjaya menghasilkan pangkalan data khas untuk UTM-RS di

mana setiap maklumat bahan akan diinput, dan juga rujukan rekod bahan UTM-RS boleh

dirujuk melalui sistem tersebut.

  13 

Bahan yang telah siap diproses dan dibungkus akan diserahkan kepada staf USK untuk

dibuat penghantaran ke setiap UTM-RS. Unit ini juga bertanggungjawab untuk mengawasi

statistik bahan di setiap UTM-RS. Sehingga Disember 2011 sebanyak 4523 judul telah

berjaya diproses.

Secara keseluruhan jumlah bahan yang telah diproses berjumlah 22,102 judul bahan di

semua pusat UTM-RS.

Jumlah Pusat UTM-RS di sekitar kampus telah meningkat sebanyak 50 unit, sebanyak 6 di

sekolah di sekitar Johor Baharu dan satu unit UTM-RS di Lapangan Terbang Sultan

Ismail, Senai Johor. Keperihatinan masyarakat kampus sangat dialu-alukan sehingga kini

UTM-RS telah berjaya menghimpunkan sebanyak 22,102 bahan untuk kesemua UTM-RS.

Jumlah keseluruhan unit UTM-RS berjumlah 57 tidak termasuk International Campus,

Kuala Lumpur.

Senarai UTM-RS seperti di Lampiran 2

5.3 Lain-lain aktiviti

- UPT turut menerima 2 orang pelatih daripada UiTM untuk menjalani latihan sambil

belajar. Beliau telah didedahkan dengan aktiviti memproses katalog bahan dan juga

melabel dan memproses bahan hingga di hantar ke rak. Beliau telah diberikan tugas

khas untuk memproses bahan tertunggak yang terdiri dari bahan hadiah, bahan naskhah

tambahan dan membuat pembetulan bahan. Bahagian ini juga turut menerima

Pensyarah daripada UiTM yang membuat “attachment” di PSZ dan beliau telah

bersama-sama membuat proses pengkatalogan dan pendigitilan bahan.

- Untuk aktiviti “attachment” ini BPT memastikan pelajar-pelajar menjalani latihan

mengkatalog dan juga membuat aktiviti pendigitilan bahan.

5.4 Pencapaian

UPT sentiasa peka dan berusaha untuk meningkatkan lagi kualiti dan aktiviti pemprosesan

bahan dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan. Sehingga Disember 2011 beberapa

penambahbaikan telah dilaksanakan. Antaranya ialah:

  14 

- mengemaskini penggunaan ‘marc tag’ di dalam proses mengkatalog diskriptif bahan

dengan standard antarabangsa marc21. Sehingga kini pihak UPT telah memastikan

penggunaan sepenuhnya “marc tag” mengikut kesesuaian semasa memproses katalog

bahan agar setanding dengan perlaksanaan di peringkat antarabangsa.

- Penambahan marc tag 996 untuk bahan input ringkas yang mengandungi hanya

maklumat Pembantu dan tarikh.

Tujuan diwujudkan tag 996 memudahkan pengiraan statistik bagi bahan input ringkas.

Pihak UPT juga memohon agar marc tag 996 dan 998 diindeks untuk tujuan

mengeluarkan statistik.

- Mengeluarkan senarai penghantaran bahan melalui sistem. Bahan yang telah siap

ditampal tag RFID dan ditukar status olah staf (PAP), Pustakawan pula akan

mengeluarkan senarai penghantaran daripada senarai yang diterima daripada PAP.

Setiap Pustakawan bertanggungjawab mengeluarkan senarai mengikut giliran. Melalui

proses ini, senarai penghantaran dapat dikeluarkan dengan cepat dan turut

mengurangkan kesilapan.

- Status bahan yang akan dihantar ke Unit Sirkulasi sekarang telah ditetapkan kepada

status “available soon”. Bahan hanya akan bertukar status di rak apabila pihak yang

menerima membuat proses “check in”. Proses ini turut membantu pihak Unit Sirkulasi

untuk mengenalpasti bahan yang telah siap diproses tetapi masih belum di susun di rak.

Selain daripada itu juga dapat memantau Unit Sirkulasi membuat proses “check-in”

dengan kadar segera, kerana sekiranya berlaku kelewatan pihak UPT tidak akan dapat

mengeluarkan senarai penghantaran untuk bahan seterusnya. Jumlah bahan yang

berstatus “available soon” dihadkan hanya 500 rekod sahaja.

Penambahbaikan ini dapat membantu tugas memproses bahan dapat dilaksanakan dengan lebih

cepat selain daripada dapat menafaatkan sepenuhnya aplikasi yang disediakan di dalam sistem

LMS yang baru ini.

  15 

5.5 Penutup

Pustakawan di UPT komited dan sentiasa mempertingkatkan kemahiran terutama yang

berkaitan dengan sistem perpustakaan yang baru dilaksanakan. Beberapa aplikasi

daripada sistem telah diperbaiki untuk meningkatkan lagi kecekapan pemprosesan bahan.

Setiap Pustakawan dan staf juga memastikan sasaran yang ditetapkan dapat dicapai, selain

daripada KPI Bahagian yang perlu dipenuhi untuk memastikan sasaran PSZ diperingkat

universiti dapat dicapai. Pustakawan di Unit ini juga turut membantu PSZ dari segi

mendapatkan maklumat untuk keperluan Universiti Penyelidikan, AJK portal PSZ, AJK

portal alumni, Scholar’s Inn, AJK Persatuan Pustakawan Malaysia Kumpulan Selatan, AJK

Kelab dan memberikan sepenuh komitment untuk menjayakan projek-projek yang

dilaksanakan.

6.0 UNIT PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL 6.1 Objektif Unit

Membangunkan dan menguruskan dokumen dalam bentuk digital bagi menyokong tujuan

pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan perundingan di dalam perkhidmatan

perpustakaan.

Bahan yang dibuat proses pendigitilan terdiri daripada bahan-bahan terbitan UTM seperti

tesis, kertas projek, makalah, artikal daripada jurnal dan bahan daripada keratan akhbar.

Unit ini juga bertanggungjawab memastikan bahan yang telah dibuat proses pendigitilan

dapat diakses secara atas talian oleh pengguna UTM.

Unit ini bertanggungjawab untuk memproses digital bahan-bahan Koleksi Khas UTM

6.2 Staf

Unit ini terdiri daripada seorang Pustakawan dan 3 Pembantu Perpustakaan.

 

6.3 Ak

6.3

Jadual 8

Tahun

Jumlah

pendigiti

2

4

6

8

10

12

Jum

lah B

ahan

ktiviti Unit

3.1 Pendi

Secara

tahun

pendig

kertas

ialah u

talian.

8 : Proses Pe

ilan bahan

103

0

2000

4000

6000

8000

0000

2000

20

igitilan baha

a perbanding

2007– 201

gitilan terdir

soalan, arti

untuk mema

.

endigitalan

2007

10,355

355

74

07 2

PROSES

an

gan proses p

11 di PSZ

ri daripada b

ikal jurnal,

astikan kese

2007 - 2011

2008

7409

409

8

008

Ta

S PENDIGIT

pendigitilan

seperti di

bahan koleks

keratan akh

emua bahan

1

Rajah 6

8197

2009

ahun

TALAN DA

bahan sepa

Jadual 8.

si khas, sepe

bar dan lain

koleksi kha

2009

8197

8323

2010

ARI 2007 ‐ 2

anjang 5 tahu

Bahan yan

erti bahan tes

n-lain lagi.

as boleh dia

2010

8323

9188

2011

2011

un iaitu dari

ng dibuat p

sis, kertas pr

Sasaran U

akses secara

2011

9188

Jumlah Ba

16 

ipada

proses

rojek,

UPDD

a atas

ahan

  17 

Pencapaian pendigitilan bahan pada 2011 telah menunjukkan peningkatan di mana sejumlah

9188 bahan telah berjaya dibuat proses pendigitilan. Sasaran KPI di UPDD pada tahun 2011

ialah memproses digital bahan yang terdiri daripada bahan tesis, kertas projek, kertas soalan dan

makalah, dan ditetapkan sasaran sebanyak 3000 judul. Sasaran tersebut telah pun berjaya

dicapai.

6.3.2 Proses back-up

Bahan digital disimpan di dalam bentuk PDF. Bahan dalam bentuk digital ini

turut dibuat proses OCR dan “compressed” untuk memastikan bahan digital

berkualiti serta mempunyai saiz yang kecil. Bahan yang telah diproses digital

dibuat proses back-up di dua lokasi iaitu di dalam server PSZ dan dalam bentuk

DVD. Proses back-up adalah untuk memastikan bahan-bahan dalam bentuk digital

ini mempunyai back-up sekiranya berlaku kerosakan atau permintaan yang tidak

diduga terhadap bahan tersebut.

6.4 Aktiviti Pendigitilan

6.4.1 Proses Imbasan Bahan

Proses “scanning” dibuat kepada bahan asal yang terdiri dalam bentuk cetak,

seperti tesis, kertas projek, kertas soalan, bahan makalah dan artikal daripada

jurnal terbitan UTM. Bahan yang diterima dalam bentuk cetak, perlu melalui

proses imbasan dengan menggunakan “scanner” atau mesin imbasan. Bahan yang

telah diproses scanning perlu melalui proses editing dengan menggunakan

“software” yang sesuai, dan juga proses OCR (optical character recognition)

untuk memastikan bahan tersebut boleh diakses secara atas talian.

6.4.2 Proses “downloading” atau muaturun

Membuat proses downloading bagi bahan yang terdapat secara atas talian seperti

bahan keratan akhbar, online jurnal dan sebagainya. Proses “downloading” adalah

bagi bahan yang telah sediada dalam bentuk atas talian untuk disimpan dalam

bentuk PDF dan disimpan di dalam server PSZ.

  18 

6.4.3 Menukar bahan digital pelbagai format ke dalam bentuk PDF

Bagi bahan asal yang diterima dalam bentuk ‘soft copy’ (CD-ROM) dan di tukar

format PDF untuk diproses upload ke dalam server PSZ.

Jadual 9 menunjukkan senarai bahan yang melalui proses imbasan “scanning”, tukar format atau

“converting” dan juga muaturun atau “downloading” mengikut kategori bahan.

Jadual 9 : Mengikut Jenis Bahan

Jenis bahan

Imbasan (scanning) Convert file Muat turun

Tesis 114 (22,181) 1629 - Kertas projek 39 (1466) 3997 - Kertas soalan 888 (7913) - - Makalah 1243 (9018) - - Artikal Jurnal (UTM) 236 (2412) - - Keratan akhbar 993 4254 Lain –lain bahan Jumlah

1922 5435

5626

4254

6.5 Proses Pendigitilan Mengikut Jenis Bahan

6.5.1. Bahan Kertas Projek Sarjana Muda (PSM)

Bahan Kertas Projek Sarjana Muda (PSM) yang dibuat proses digital meningkat

kepada 40% iaitu sebanyak 4036 judul berjaya diproses pada tahun ini

berbanding dengan 2607 pada tahun 2010. Daripada jumlah tersebut sebanyak

98% diproses secara convert data daripada CD-ROM kepada simpanan di dalam

server digital content. Bahan CD-ROM yang diconvert diterima daripada Unit

Pengurusan Teknikal (UPT). Pemantauan daripada pihak UPT memastikan

bahan PSM yang mempunyai lampiran CD-ROM disalurkan terus ke pihak

UPDD untuk memproses digital. Pihak Unit Pengurusan Teknikal (UPT)

memastikan bahan-bahan CD-ROM yang telah diproses katalog akan terus

disalurkan ke UPDD untuk diproses.

  19 

6.5.2 Bahan Tesis (Sarjana dan PhD)

Bahan tesis diberi keutamaan untuk diproses pendigitilan sebaik bahan siap

diproses katalog. Pada tahun 2011, sebanyak 1743 bahan tesis telah berjaya

dibuat proses pendigitalan “convert data” daripada bahan CD-ROM. Pihak UPT

akan memastikan sebaik sahaja bahan siap diproses katalog, mereka akan

menghantar terus senarai dan bahan ke UPDD untuk diproses digital. Bagi bahan

yang tidak mempunyai bahan CD-ROM, proses imbasan akan dibuat. Kerjasama

daripada UPT adalah untuk memastikan kesemua bahan tesis yang dibuat proses

pengkatalogan akan terus disalurkan kepada UPDD untuk dibuat proses

pendigitilan.

6.5.3 Bahan Kertas Soalan Peperiksaan UTM

Sehingga Disember 2011, sebanyak 888 judul kertas soalan yang diterima

daripada fakulti telah berjaya dibuat proses pendigitilan dan di upload ke dalam

server. Kesemua bahan yang diterima di tahun semasa telah berjaya dibuat proses

digital.

.

Jadual 10 : Perbandingan 2010 dan 2011 : Mengikut Jenis Bahan

Jenis bahan

2010 2011 %

Keratan akhbar

Kertas soalan peperiksaan

Tesis

Projek PSM

Artikal Jurnal dan Seminar Koleksi Khas

6510

1045

475

2607

143

993

888

1743

4036

1479

90%

15%

72% 35% 90%

  20 

Rajah 7 6.6 Perancangan

Unit ini merancang untuk memastikan kesemua bahan Tesis dan Kertas Projek Sarjana

Muda yang terkini dapat dibuat proses pendigitilan sebaik sahaja bahan selesai diproses

katalog. Untuk tujuan ini, bahan yang terdapat dalam bentuk CD-ROM akan diserahkan

ke UPDD untuk dibuat proses converting, sebelum bahan dihantar ke Unit Media untuk

simpanan.

Bagi bahan yang tiada lampiran CD-ROM, pihak UPT akan mengeluarkan senarai bahan

tesis dan Kertas Projek dan diserahkan kepada UPDD untuk memudahkan mereka

mendapatkan semula bahan dibuat proses imbasan. Proses imbasan agak mengambil masa

untuk memprosesnya dan tidak dapat dilaksanakan dengan kadar yang cepat berbanding

bahan yang terdapat dalam bentuk CD-ROM. Mesin imbasan yang sediada kini tidak

berupaya untuk memenuhi kapasiti yang tinggi. Selain daripada itu kekurangan staf

sebagai salah satu factor yang menghalang PSZ mencapai sasarannya.

6510

1045

475

2607

143

993

888

1743

4036

1479

0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000

Keratan akhbar

Kertas soalan peperiksaan

Tesis

Projek PSM

Artikel Jurnal dan Seminar Koleksi Khas

Perbandingan 2010 dan 2011 : Mengikut Jenis Bahan

2011 2010

  21 

Bagi bahan tesis dan kertas projek koleksi kebelakangan juga perlu dibuat proses

pendigitilan, merancang untuk melaksanakannya secara berprojek atau membuat proses

“outsourcing” sekiranya pihak pengurusan mempunyai bajet yang mencukupi.

7.0 PERANCANGAN MASA DEPAN Selaras dengan dasar PSZ ke arah perpustakaan digital, Unit ini merancang meningkatkan

lagi bilangan bahan-bahan Koleksi Khas yang dibuat proses digital. Pihak PSZ telah pun

merancang pembelian sistem khusus untuk pengurusan dokumen digital. Selaras dengan

itu, unit ini turut memastikan kesemua bahan koleksi khas yang terkini yang diterima dapat

diproses terus ke dalam bentuk digital, manakala bahan-bahan kebelakangan kelak akan

dibuat proses pendigitilan secara berprojek atau dibuat proses outsource.

UNITPENGURUSAN TEKNIKAL (UPT)

PmP(PT1) PT(P/O)(PT1)PmP(PT2)

P(PT1)

UNITPENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL

(UPDD)

KETUABAHAGIAN PEMPROSESAN TEKNIKAL

(KPT)

CARTA BAHAGIAN PEMPROSESAN TEKNIKAL

Bahagian Pemprosesan Teknikal 20062011

PmP(PT3) PT(P/O)(PT2)PmP(PT4) PmP(PT5)

PmPK(PT)

P(PT2) P(PT3) P(PT4) P(PT5)

PAP(PT)

P(PD1)

PmP(PD1) PmP(PD2) PmP(PD3)

Lampiran 1