pembantu tadbir n17 kewangan

PEMBANTU TADBIR KEWANGAN ( N17 )

1. Pengurusan Buku Tunai

2.1. Penyelenggaraan Buku Tunai Kerajaan Dan Suwa2.2. Penyelenggaraan Akaun Subsidiari2.3. Penyelanggaran Daftar Bil2.4. Penyelanggaran Buku Tunai PWR2.5. Menyediakan Pesanan Sekolah (LO)2.6. Menyediakan Baucer Bayaran

3. Penyediaan Emolumen

3.1. Urusan bayaran gaji (Tunggakan , Pelarasaan Dan Pergerakan Gaji)3.2. Urusan Pelbagai Potongan3.3. Urusan Pelbagai Tuntutan

4. Menyediakan Tuntutan PCG

5. Menyediakan Pelarasan PCG

6. Pengurusan Menyimpan Semua Rekod / Dokumen / Fail Kewangan

7. Menjalankan Lain-Lain Tugas Yang Diarah Oleh Pengetua Atau Wakilnya Dari Masa Ke Semasa

1

KANDUNGAN

1. Objektif

1. Ojektif Sekolah

2. Carta Organisasi Sekolah

3. Carta Organisasi Sekolah (Kedudukan Pembantu Tadbir P/O)

4. Senarai Tugas, Kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai lain

5. Peraturan-Peraturan Pentadbiran, Proses Kerja, Carta Aliran dan Senarai Semak Pembantu Tadbir Kewangan

5.1. urusan pembayaran

5.2. urusan penyelenggaraan daftar bil

5.3. urusan penyediaan buku tunai kerajaan & suwa

5.4. urusan penyediaan akaun subsidiary

5.5. urusan pesanan sekolah (LO)

5.6. urusan baucer bayaran

5.7. urusan penyediaan gaji / tunggakan / pelarasan

5.8. urusan pelbagai potongan

5.9. urusan pelbagai tuntutan

5.10. urusan menyediakan tuntutan bantuan perkapita PCG

5.11. urusan penyediaan pelarasan PCG

5.12. urusan menyimpan semua rekod / dokumen / fail kewangan

6. Senarai undang-undang dan peraturan

7. Senarai borang-borang yang digunakan

8. Senarai jawatankuasa yang dianggotai

9. Norma kerja bagi tugas-tugas yang dijalankan oleh Pembantu Tadbir (Kewangan)

10. Senarai tugas harian

2

Senarai Tugas, Kuasa Dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai Lain Di Sekolah

Jawatan : Pembantu Tadbir N17

Tugas PegawaiAtasan Yang

Ada Hubungan

Tugas DanTanggungjawab

Kuasa Yang Diberi

Tugas Pegawai-Pegawai Lain

Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan

Pengetua

Melulus dan memperaku semua perkara urusan kewangan.

Juru Audit Dalaman.

Menyemak semula dan memperaku semua perkara urusan kewangan

Penolong Kanan

Menyemak, Melulus dan memperaku semua perkara urusan kewangan

Pembantu Tadbir

Menyedia,Menyemak dan memperaku semua perkara urusan kewangan.

1. Pengurusan Akaun

2. Pengurusan Buku Tunai

3. Menyediakan Tuntutan PCG

4. Pengurusan Menyimpan Semua Rekod / Dokumen / Fail Kewangan

8. Menjalankan Lain-Lain Tugas yang diarah oleh Pengetua atau wakilnya dari masa ke semasa.

Menerima borang permohonan / tuntutan daripada guru-guru / staf sokongan berkenaan.

Menerima invois dan bil-bil tuntutan daripada syarikat

Mengeluarkan resit terimaan

Menyediakanpesanan tempatan

Menandatangani baucer bayaran di ruangan disediakan.

Menyimpan selamat Buku Tunai, Resit, baucer dan semua dokumen kewangan.

PAP N1Urusan potostast dokumen kewangan.

Menghantar baucer dan surat berkaitan kewangan ke Bahagian Kewangan KPM, JPTEK dan AG.

Mendapatkan fail-fail berkaitan kewangan apabila diperlukan.

Guru-guru / staf sokongan yang lain

Dapatkan dokumen berhubung dengan tuntutan / lain-lain

3

Hubungan Luar

- Pegawai di Bahagian Kewangan KPM / AG / JPTEK

- KWSP

- Lembaga Hasil dalam negeri - Bekalan air

- Telekom

- Tenaga Nasional

- lain-lain agensi Kerajaan berkaitan

- Koperasi / yang berkaitan.

4

6.1.3. CARTA ALIRAN PROSES PENYELENGGARAAN BUKU VOT (Rekod Terimaan Waran / Tambahan / Pengurangan)

Mula

Sediakan indeks rujukan dan setiap muka surat diberi nombor mengikut siri / aktiviti /objek.

Terima waran dari JPT

Rekod dalam buku Vot- waran peruntukan / tambahan diruangan 1,2,4,5, 7 dan 11- waran tarikh balik diruangan 1,2,4,5,6 dan 11

Sediakan 3 salinan borang kelompok

Rekod dalam buku kawalan kelompok

Dapatkan tandatangan Pengetua / PK / KPT

Lengkap ?

Ya

Hantarkan 2 salinan borang kelompok serta salinan waran / tambahan / pengurangan peruntukan ke AG 1 salinan dalam fail

tamat

5

-Rekod pecahan butiran mengikut Kod PTJ -Rekod jumlah peruntukan anggaran tahunan -Rekod butiran waran peruntukan tambahan

-Rekod butiran waran yang diluluskan-Rekod jumlah waran tambahan diruangan tarikh,amaun yang diluluskan dan campurkan diruangan jumlah hingga tarikh.

-Rekod pengurangan

kiri kanan

Tidak

Semak / Betul Dan lengkapkan

CARTA ALIRAN PROSES PENYELENGGARAAN BUKU VOT (Rekod Perbelanjaan)

mula

Sekiranya pesanan kerajaan dikeluarkan

rekod jumlah tanggungan dalam buku vot diruangan 1,2,4,5,8,9,10 dan 11

sekiranya pesanan dibatalkan rekod diruangan 1,2,4,5,8,9,10 dan 11

sekiranya amaun bayaran sama dengan amaun tanggungan rekod diruangan 1,2,4,5,6,8,9,10 dan 11

tamat

6.1.4. Senarai Semak Menyelenggara Buku Vot

6

Bil Tindakan Tanda ( _/ ) Catatan

1. Sediakan indeks rujukan dan setiap muka surat diberi nombor mengikut siri

2. Pastikan butir-butir pecahan kepala direkod mengikut kod PTJ di muka surat atas di sebelah kiri

a. Vot B (mengurus)b. Vot P (pembangunan)

3. Pastikan jumlah peruntukan anggaran tahunan direkodkan di muka surat atas di sebelah kiri.

4. Tentukan butir-butir waran yang diluluskan direkodkan di muka surat atas ‘di sebelah kanan’.

5 Pastikan butir-butri waran peruntukan tambahan direkodkan di muka surat atas “di sebelah kiri” diruangan ‘peruntukan seperti di dalam anggaran tambahan’

6. Tentukan jumlah peruntukan asal dan tambahan direkod dimuka surat atas ‘di sebelah kanan’

a. tarikh waran, b. amaun yang diluluskan dan c. campurkan jumlah yang diluluskan dengan baki

sebelumnya diruangan ‘Jumlah hingga tarikh’

7. Pastikan butir-butir peruntukan asal dan tambahan direkod dalam buku vot diruangan 1,2,4,5,7 dan 11

8. Pastikan butir-butir pengurungan peruntukan direkodkan di muka surat atas “di sebelah kanan”

7

a. tarikh waranb. jumlah yang dikurangkan dalam kurungan danc. tolak jumlah yang dikurangkan dari baki

‘jumlah hingga tarikh’

9. Sediakan borang kawalan kelompok (Kew.302) bagi waran peruntukan / tambahan / pengurangan peruntukan dalam 3 salinan.

10. Rekod dalam buku kawalan kelompok

11. Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Penolong Kanan / Ketua Pembantu Tadbir

12. Hantarkan 2 salinan borang kelompok berserta salinan waran ke Jabatan Akauntan Negara dan 1 salinan dalam fail.

13. Pastikan pembelian melalui pesanan kerajaan dipertanggungkan ke dalam buku vot :-

- semak rekod di antara pesanan dan di ruangan tanggungan belum selesai.

14.Pastikan pembatalan tanggungan diselaraskan ke dalam buku vot

a. tarikh pembatalanb. butir-butir tanggungan yang dibatalkanc. jumlah tanggungan yang dibatalkan direkod

diruangan tanggungan dikenakan dalam kurungan

d. tolak jumlah tanggungan yang dibtalkan dari tanggungan belum selesai dan

e. campurkan jumlah tanggungan yang dibatalkan kepada baki masih ada.

15. Pastikan perbelanjaan yang dilakukan tidak melebihi peruntukan yang diluluskan.

8

16. Kemaskinikan buku vot bagi menunjukkan baki masih ada bagi setiap masa.

17. Pastikan pemadam / pemutih tidak digunakan untuk membetulkan kesilapan.

18. Sekiranya ada pembatalan, buat satu garisan dan tandatangan ringkas diturunkan.

19. Pastikan tandatangan ringkas diturunkan pada setiap kemasukan ke dalam buku vot.

6.2. Urusan menyediakan Penyata Penyesuaian Buku Vot Dengan Flimsi

6.2.1. Peraturan-Peraturan Pentadbiran

6.2.1.1. dapatkan laporan flimsi dari Jabatan Akauntan Negara

9

6.2.1.2. menyemak maklumat di dalam laporan terperinci perbelanjaan berbanding dengan maklumat yang direkodkan dalam buku vot.

6.2.1.3. menyediakan penyata penyesuaian untuk hantar ke Jabatan

Akauntan Negara dua minggu selepas menerima laporan terperinci perbelanjaan.

6.2.2. PROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN BUKU VOT

Bil Proses KerjaPegawai Yang Meluluskan /

Dirujuk

Seksi Undang-Undang

Peraturan

1.

2.

3

Menyemak laporan terperinci perbelanjaan dengan buku vot

- setiap catatan di dalam laporan terperinci perbelanjaan hendaklah disemak dengan catatan diruangan debit (6) dan kredit (7) di buku vot dan ditanda dengan ( / )

- sekiranya baki peruntukan dan catatan di dalam kedua-dua rekod adalah sama, sahkan betul

- sekiranya baki peruntukan berbeza dgn baki dalam buku vot, sediakan penyata penyesuaian mengikut Format A, A1, A2 dan A3

- Jika perlu,baucer jernal pelarasan perlu disediakan untuk selaraskan perbelanjaan yang tersalah saj oleh pihak Sekolah atau pihak Jabatan Akauntan Negara.

Catatan yang tidak ditanda dengan ( / ) di Laporan Terperinci Perbelanjaan dan di ruangan ‘Debit’ dan ‘Kredit’ buku vot bagi bulan berkenaan dan bulan-bulan sebelumnya hendaklah dimasukkan ke dalam penyata penyesuaian.

Catatan debit di buku vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci Perbelanjaan

Pengetua /

Pen. Kanan (P) /

Pen.Kanan (HEM) /

Ketua Pem.Tadbir

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8/87, 8/93,

Surat Pekeliling Kewangan Bil.16/92

Arahan Pebendaharaan

Buku Vot

flimsi

10

4.

5.

6.

7.

8.

– ini adalah catatan-catatan debit di buku vot yang tidak ditanda dengan ( / ) [ tidak termasuk baucer-baucer bayaran ]. Catatan-catatan ini hendkalah disenaraikan di Format A.

Tanggungan belum selesai di Buku Vot – ini adalah amaun yang ditunjukkan di bawah ruangan ‘ Tanggungan Belum Selesai’ Buku Vot seperti pada akhir yang berkenaan dan hendaklah di catat di Format A

Catatan kredit di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang tidak terdapat di buku vot – ini adalah catatan-catatan yang tidak ditanda dengan ( / ) di Laporan Terperinci Perbelanjaan bulan berkenaan dan bulan-bulan sebelumnya yang menambahkan baki peruntukan. Catatan-catatan ini hendaklah disenaraikan di Format A3 dan hanya jumlahnya dicatat ke dalam Format A

Catatan kredit di buku vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci Perbelanjaan – catatan kredit buku vot tetapi tidak ditanda dengan ( / ). Catatan-catatan ini hendaklah disenaraikan di dalam Format A2 dan hanya jumlahnya dicatat ke dalam Format A. Contoh : Peruntukan Tambahan dan kredit Perbelanjaan yang belum direkodkan oleh Akauntan Negara.

Catatan debit di Laporan Terperinci Perbelajaan yang tidak terdapat di buku vot – ini adalah catatan yang itdak ditandakan dengan ( / ) di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang mengurangkan baki peruntukan. Catatan-catatan ini hendaklah disenaraikan di Format A3 dan hanya jumlahnya dicatat ke dalam Format A.

Baki peruntukan masih ada seperti di buku vot – Amaun yang ditunjukkan di Format A ( Selepas semua butiran campur dan tolak kepada baki peruntukan seperti di Laporan Terperinci Perbelanjaan ) hendaklah bersamaan dengan baki peruntukan masih ada yang ditunjukkan di buku vot akhir bulan berkenaan.

11

9.

10.

11.

12

Semua penyata penyesuaian dan dokumen-dokumen sokongan hendaklah ditandatangani oleh Pengetua / Penolong Kanan.

Semua catatan salah hendaklah dibetulkan dengan segera melalui catatan pelarasan. Apabilan catatan pelarasan telah dilakukan, tandakan catatan yang betul dengan ( / ) dan tandakan juga ( / ) bagi butiran yang sama di dalam laporan terperinci perbelanjaan.

Pembetulan terhadap sebarang catatan yang silap dan tertinggal di buku vot hendaklah dilakukan segera. Setelah dibetulkan, catatan yang di kedua-dua rekod hendaklah ditandakan ( / ).

Kemukakan penyata penyesuaian ke Jabatan Akauntan Negara dalam tempoh dua minggu setelah menerima Laporan Terperinci Perbelanjaan.

6.2.3. CARTA ALIRAN PROSES PENYESUAIAN BUKU VOT

mula

12

terima laporan terperinci perbelanjaan dari Jabatan Akauntan Negara.

semak buku vot.

semak ?

tidak

sediakan penyata penyesuaian

Cop rasmi dan dapatkan tandatangan

lengkap

ya

hantar ke Jabatan Akauntan Negara

failkan salinan

tamat

6.2.4. SENARAI SEMAK PENYESUAIAN BUKU VOT


1. Menyemak laporan terperinci perbelanjaan dengan buku vot dan pastikan catatan diruangan debit dan kredit di tanda dengan ( / )

13

Format A

Tidak

Tanda semak ( / ) kedua-dua urusniaga di buku vot dan laporan terperinci perbelanjaan

Format A1 Format A2 Format A3

ya

Catatkan dlm buku vot jika terdapat catatan tertinggal atau catatan pelarasan perlu dibuatSediakan jernal pelarasan jika perlu

Lengkap dan betulkan

Dapatkan tandatangan

pengetua

2. Sekiranya baki peruntukan dan catatan di dalam kedua-dua rekod adalah sama, sahkan betul. dan

3. Sekiranya tidak, sediakan penyata penyesuaian.

3.1. Format A1 – bagi baucer-baucer yang belum dibayar oleh AG

3.2. Format A2 – bagi catatan ada dalam buku vot tiada dalam laporan terperinci perbelanjaan.

3.3. Format A3 – bagi catatan ada dalam laporan terperinci perbelanjaan tiada dalam buku vot

3.4. Lengkapkan Format A

4. Pastikan sebarang kesilapan di buku vot dibuat pelarasan dan diberbetulkan segera.

5 Pastikan jernal pelarasan disediakan jika perlu

6. Pastikan dokumen-dokumen penyata penyesuaian di cop rasmi dan tandatangani oleh Pengetua.

7. Pastikan penyata penyesuaian dihantar ke Jabatan Akauntan Negara dalam tempoh dua minggu setelah menerima laporan terperinci perbelanjaan.

6.3. Urusan menyediakan Laporan Perbelanjaan Buku Vot


6.3.1.1 Kemaskini buku vot

6.3.1.2. menyemak maklumat dalam buku vot.

14

6.3.1.3. menyediakan laporan perbelanjaan buku vot untuk hantar ke Jabatan Pendidikan Teknikal sebelum 5 haribulan bulan berikutnya.

6.3.2.PROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN LAPORAN PERBELANJAAN BUKU VOT


Dirujuk

Seksi Undang-Undang

Peraturan

1.

2.

3

4.

5.

6.

Kemaskinikan buku vot setiiap urusniaga

Isikan borang laporan perbelanjaan berdasaskan pada akhir bulan.

Sediakan surat irigan

Cop rasmi di borang dan dapatkan tandatangan pengetua.

Hantarkan ke Jabatan Pendidikan Teknikal sebelum 5 haribulan bulan berikutnya.

Masukkan satu salinan dalam fail sekolah

Pengetua /

Pen. Kanan (P) /

Pen.Kanan (HEM) /

Ketua Pem.Tadbir

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8/87, 8/93,

Surat Pekeliling Kewangan Bil.16/92


Buku Vot

6.3.3. CARTA ALIRAN PROSES LAPORAN PERBELANJAAN BUKU VOT

mula

Kemaskini buku vot pada akhir bulan

15

Isikan borang laporan perbelanjaan padaakhir bulan

Dapatkan tandatangan pengetua

semak ?

ya

Hantar ke JPTek sebelum 5 haribulan bulan berikutnya.


tamat

6.3.4. SENARAI SEMAK LAPORAN PERBELANJAAN BUKU VOT


1. Pastikan buku vot dikemaskinkan pada akhir bulan

16

Tidak betul / tidak lengkap

Betulkan kesilapan dan lengkapkan

2. Lengkapkan borang laporan perbelanjaan berdasarkan buku vot

3. Sediakan surat iringan

4. Pastikan cop rasmi di borang perbelanjaan dan dapatkan tandatangan pengetua

5. Pastikan laporan perbelanjaan buku vot dihantar ke JPT sebelum 5 haribulan bulan berikutnya.

6. Pastikan satu salinan dimasukkan ke dalam fail sekolah.

6.4. Urusan Menyediakan Laporan Suku Tahun


6.4.1.1. menyemak dan kemaskinikan buku vot

17

6.4.1.2. lengkapkan maklumat yang perlukan dalam borang laporan

6.4.1.3. hantar ke Jabatan Pendidikan Teknikal sebelum 5 haribulan bulan

berikutnya pada setiap suku tahun

6.4.2. PROSES KERJA MENYEDIAKAN LAPORAN SUKU TAHUN.


Dirujuk

Seksi Undang-Undang

Peraturan

1.

2.

3

4.

5.

6.

Semak dan Kemaskinikan buku vot.

Dapatkan maklumat dan lengkapkan borang laporan suku tahun.

Sediakan surat irigan

Cop rasmi dan dapatkan tandatangan pengetua.

Hantarkan ke Jabatan Pendidikan Teknikal sebelum 5 haribulan bulan berikutnya bagi setiap suku tahun

5.1. pertama berakhir pada 31 Mac5.2. kedua berakhir pada 30 Jun5.3. ketiga berakhir pada 30 September5.4. keempat berakhir pada 31 Disember

Simpan satu salinan dalam fail sekolah

Pengetua /

Pen. Kanan (P) /

Pen.Kanan (HEM) /

Ketua Pem.Tadbir

Pekeliling Perbendaharaan

Surat Pekeliling Kewangan


Buku Vot

6.4.3. CARTA ALIRAN PROSES LAPORAN SUKU TAHUN.

mula

Kemaskini buku vot

18

Dapatkan maklumat dan lengkapkan borang laporan suku tahun

Sediakan surat iringan

Cop rasmi dan dapatkan tandatangan pengetua

Semak ?

ya

Hantar ke JPTek sebelum 5 haribulan bulanberikutnya pada setiap suku tahun

Simpan satu salinan dalam fail sekolah

tamat

6.4.4. SENARAI SEMAK LAPORAN SUKU TAHUN.


1. Pastikan buku vot disemak dan dikemaskinkan.

19

Tidak betul / tidak lengkap

Betulkan kesilapan dan lengkapkan

2. Lengkapkan borang laporan sukutahun.

3. Sediakan surat iringan

4. Pastikan cop rasmi di borang dan dapatkan tandatangan pengetua

5. Pastikan laporan perbelanjaan buku vot dihantar ke JPT sebelum 5 haribulan bulan berikutnya pada setiap suku tahun

6. Pastikan satu salinan disimpan dalam fail sekolah.

6.5. Urusan mengelenggara Akaun Amanah Bagi Pinjaman Komputer, Perumahan dan Kenderaan.


6.2.1.4. merekod buku daftar pinjaman komputer, kenderaan dan perumahan

20

6.2.1.5. menyemak jumlah potongan yang dikreditkan dalam flimsi yang diterima dari Jabatan Akauntan Negara setiap bulan.

6.2.1.6. menyediakan penyata penyesuaian bagi setiap bulan untuk dan di hantar ke Kementerian Pelajaran Bahagain Kewangan.

6.2.2. PROSES KERJA MENYEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN AKAUN AMANAH

BAGI PINJAMAN KOMPUTER, PERUMAHAN DAN KENDERAAN.


Dirujuk

Seksi Undang-Undang

Peraturan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Menyelenggaran daftar pinjaman.

Membuat semakan ke atas setiap pinjaman computer, kenderaan dan perumahan yang telah diluluskan.

Menyemak rekod daftar p dengan laporan amanah C350.

Mengenalpasti sebab berlakunya perbezaan Penyesuaian hendaklah disediakan berasingan bagi setiap akaun amanah dengan melengkapkan borang

4.1. penyesuaian dan4.2. lejer

Sediakan surat iringan dan dapatkan tandatangan pengetua.

Pastikan penyata yang lengkap diisi bersama dengan surat iringan dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia, Bahagian Kewangan Aras 6-8, Blok E12, Kompleks Kerajaan

Parcel E, Pusat Pentadbiran Persekutuan, 62604 Putrajaya. mengikut tempuh yang ditetapkan.

Menyimpan satu salinan dalam fail sekolah.

Pengetua /

Pen. Kanan (P) /

Pen.Kanan (HEM) /

Ketua Pem.Tadbir


Surat Pekeliling Perbendaharaan

Arahan Perbendaharaan

Borang Penyata Penyesuaian

Borang Jernal

Rekod daftar pinjaman

Flimsy

21

6.2.3. CARTA ALIRAN PROSES MENYEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN AKAUN AMANAH BAGI PINJAMAN KOMPUTER, PERUMAHAN DAN

KENDERAAN.

mula

22

membuat semakan bagi setiap pinjaman computer. Kenderaan dan perumahan

memastikan jumlah di dalam flimsy adalah sama dgn senarai potongan dan daftar rekod pinjaman

Isikan boring penyesuaian dan lejer dalam 2 salinan


Hantar ke Bahagian Kewangan, Kementerian Pellajaran Malaysia.


tamat

6.3.4. SENARAI SEMAK MENYEDIAKAN PENYESUAIAN AKAUN AMANAH BAG PINJAMAN PERUMAHAN, KENDERAAN DAN KKOMPUTER


1. Pastikan buku daftar pinjaman computer, kenderaan

23

dan perumahan dilselenggara dengan kemaskini

2. Membuat semakan laporan perperinci akaun amanah dengan senarai potongan dan rekod daftar setiap bulan.

3. Sediakan laporan penyesuaian dan lejer dalam 2 salinan

4. Pastikan cop rasmi di borang dan dapatkan tandatangan pengetua

5. Hantarkan laporan ke Kementerian Pelajaran Bahagian Kewangan.

6. Pastikan satu salinan disimpan dalam fail sekolah.

6.6. Urusan Menyediakan Pungutan Hasil dan buku Cerakinan


6.6.1.1. Pastikan semakan dibuat bagi pungut hasil yang perlu dari masa ke semasa

6.6.1.2. Resit mesti dikeluarkan bagi setiap penerimaan

24

6.6.1.3. Pastikan rekod dalam buku cerakinan

6.6.1.4. Penutupan hendaklah dibuat pada setiap hujung bulan

6.6.2. PROSES KERJA BAGI PUNGUTAN HASIL


Dirujuk

Seksi Undang-Undang

Peraturan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Pastikan mendapat kelulusan kuasa menerima wang secara bertulis.

Pastikan bilangan buku resit (Kew.38) yang diterima telah direkod dalam buku stok (Kew.67) dan disemak kebetulannya ketika menerimanya.

Pastikan buk resit yang diterima mempunyai nombor siri yang betul dan pengesahan dibuat pada belakang helaian pertama salinan pendua.

Pastikan buku resit dicatat dan dikeluarkan satu persatu mengikut siri.

Keluarkan resit Kew.38 Pin 2/86 dengan segera bagi setiap penerimaan wang / cek / kiriman wang.

Sekiranya cek diterima terima, pastikan dipalang “Tak Boleh Niaga / Akaun Penerima”

Cek tersebut hendaklah dicop dibelakang dengan butiran :-- kod jabatan- kod pusat tanggungjawab dan- kod hasil / amanah / vot

Sekiranya melalui pos, pastikan dibuka secepat mungkin selepas diterima dan dicop tarikh terima.Rekodkan dalam daftar terimaan yang mengandungi - tarikh diterima- nama pengirim- no.pendaftaran- no.cek- perihal surat - tandatangan pembuka

Pengetua /

Pen. Kanan (P) /

Pen. Kanan (HEM)/

Ketua Pem.Tadbir


Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia


Surat kuasa

Buku stok Kew.67

Resit.Kew.38

Borang Hasil Yang Dikawal Kew.68

Buku Cerakinan Kew.248

Borang Kew.253

Buku daftar terimaan

Flimsi

Penyata Pemungut

25

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

Pastikan dapatkan tandatangan KPT / Pengetua / Pen.Kanan (P) bagi setiap resit yang dikeluarkan.

Pastikan resit dikeluarkan / dicatat satu persatu mengikut siri

Pastikan tiada pindaan dibuat ke atas resit yang dikeluarkan. Sekiranya berlaku kerosakan atau kesalahan pada resit, ianya hendaklah dibatalkan dan disimpan bersama semua salinan untuk semakan audit.

Pastikan resit yang dikeluarkan mengandungi 3 salinan kounterfoil / berkarbon dan ditandatangani

Sediakan Penyata Pemungut dalam 3 salinan untuk bankkan kutipan yang diterima.

Pastikan kutipan dibankkan pda hari ianya dipungut atau selewat-lewatnya pada hari berikutnya.

Pastikan pungutan yang tidak sempat dibank disimpan dalan peti besi.

Pastikan salinan penyata pemungut bayar masuk disemak selepas kemasukan ke bank bagi menentukan jumlah sebenar dan tarikh dibankkan dan ditandatangani ringkas.

Pastikan setiap kemasukan ke dalam bank direkodkan dalam buku tunai cerakinan.

Pastikan resit yang dikeluarkan direkod di Borang Hasil Yang Dikawal (Kew.68) pada setiap bulan.

Pastikan Borang Hasil Yang Dikawal diselenggara dengan sempurna.

Pastikan pada akhir bulan sediakan borang Kew.253 Pind 2/86 untuk dihantarkan Kementerian Pelajaran Bahagian Kewangan, Unit Audit Tunai bersama salinan dokumen - Kew.248 Pin.2/88 (buku tanai cerakinan)- Kew.68 Pin 2/87 (borong hasil yang dikawal)- Kew.38 Pin 2/86 (resit)- Penyata Pemungut.

26

22.

23.

Pastikan resit Akauntan Negara atau cawangannya diterima dalam tempoh sebulan.

Pastikan penyesuaian dengan penyata bulanan pungutan hasil dari Perbendaharaan di selenggarakan setiap bulan setelah flimsy diterima.

6.6.3. Carta Aliran Proses Pungutan Hasil

mula

Terima surat kuasa secara bertulis

Dapat buku resit.Kew.38

Pastikan buku resit yang diterima direkod

27

dalam buku stok Kew.67 dan mengikutsir nombor yang betul

Semak buku resit pastikan nombor siri betul dan pengesahan telah dibuat dibelakang helaian pertama salinan pendua.

. Terima pungutan wang / cek / kiriman wang

Pastikan cek / kiriman wang diterima dipalang Tidak boleh niaga / akaun penerima sahaja

Jika terima melalui pos

Keluarkan resit kew.38 dengan segera bagi setiap penerimaan mengikut susunan siri.

Jika ada kesilapan semasa resit ditulis, batalkan dan keluarkan resit yang baru.

Dapatkan tandatangan Pengetua/P.Kanan/KPT bagi resit yand dikeluarkan

Serahkan / poskan resit asal kepada pembayar

Sediakan 3 salinan penyata pemugut dgn lengkap dan tandatangan pengetua untuk dibankkan pungutan

Lengkap

Ya

Masukan ke bank dan semak pastikan jumlah yang dicetak adalah betul dan ditandatangan ringkas

Rekodkan dalam buku cerakinan

28

Palangkan cek

Tidak

Rekod dalam daftar terima

Tidak

silap

Batalkan

A

Semak danbetulkan

B

Catatkan dalam buku vot

Pastikan resit yang keluarkan direkod dlmborang Kew.68 pada setiap bulan.

Sediakan Kew.253 dalam 2 salinan padaakhir bulan.

Pada akhir bulan dihantarkan salinan asal kew.253, kew.248 kew.68 dan salinan kew.38 ke Kem.Pel. Bah.Kewangan.

Pastikan resit Akauntan Negara diterima dalam tempoh sebulan.

Semak dan buat penyesuaian dgn penyata pungutan hasil dari AG setiap bulan

Failkan dan simpan

Tamat

6.6.4. Senarai Semak Pungutan Hasil


1. Keluarkan resit Kew.38 Pin 2/86 dengan segera bagi setiap penerimaan wang / cek / kiriman wang

2. Pastikan cek diterima dipalang “Tak Boleh Niaga / Akaun Penerima”

29

3. Pastikan cek yang diterima dicop dibelakang dengan butiran :-- kod jabatan- kod pusat tanggungjawab dan- kod hasil / amanah / vot

4. Pastikan cek dihantar melalui pos, dibuka secepat mungkin selepas diterima dan dicop tarikh terima

5 Pasti rekodkan cek yang diterima melalui pos dicatakan dalam daftar terimaan yang mengandungi - tarikh diterima- nama pengirim- no.pendaftaran- no.cek- perihal surat - tandatangan pembuka

6. Pastikan dapatkan tandatangan KPT / Pengetua / Pen.Kanan (P) bagi setiap resit yang dikeluarkan.

7. Pastikan resit dikeluarkan mengikut siri

8. Pastikan tiada pindaan dibuat ke atas resit yang dikeluarkan. Sekiranya berlaku kerosakan atau kesalahan pada resit, ianya hendaklah dibatalkan dan disimpan bersama semua salinan untuk semakan audit.

9.

10.

Pastikan resit yang dikeluarkan mengandungi 3 salinan kounterfoil / berkarbon dan ditandatangani

Sediakan Penyata Pemungut dalam 3 salinan untuk bankkan kutipan yang diterima.

30

11. Pastikan kutipan dibankkan pda hari ianya dipungut atau selewat-lewatnya pada hari berikutnya.

12. Pastikan pungutan yang tidak sempat dibank disimpan dalan peti besi.

13. Pastikan salinan penyata pemungut bayar masuk disemak selepas kemasukan ke bank bagi menentukan jumlah sebenar dan tarikh dibankkan dan ditandatangani ringkas.

14. Pastikan setiap kemasukan ke dalam bank direkodkan dalam buku tunai cerakinan.

15. Pastikan resit yang dikeluarkan direkod di Borang Hasil Yang Dikawal (Kew.68) pada setiap bulan.

16. Pastikan Borang Hasil Yang Dikawal diselenggara dengan sempurna.

17. Pastikan pada akhir bulan sediakan borang Kew.253 Pind 2/86 untuk dihantarkan Kementerian Pelajaran Bahagian Kewangan, Unit Audit Tunai bersama salinan dokumen - Kew.248 Pin.2/88 (buku tanai cerakinan)- Kew.68 Pin 2/87 (borong hasil yang dikawal)- Kew.38 Pin 2/86 (resit)- Penyata Pemungut.

18. Pastikan resit Akauntan Negara atau cawangannya diterima dalam tempoh sebulan.

31

19. Pastikan penyesuaian dengan penyata bulanan pungutan hasil dari Perbendaharaan di selenggarakan setiap bulan setelah flimsy diterima.

6.7. Urusan Menyediakan Bayaran


6.7.1.1. Pastikan peruntukan mencukupi

6.7.1.1. Pastikan semua dokumen lengkap dan sempurna.

6.7.2. PROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN BAYARAN


Dirujuk

Seksi Undang-Undang

Peraturan

32

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Semak peruntukan, pastikan mencukupi untuk mebuat bayaran

Semak dan pastikan dokumensalinan asal pesanan tempatan yang dipulangkan oleh pembekal ditandatangani dan dicopperakuan telah ditandatangani dan telah lengkap butiran.Salinan akaun bank, daftar perniagaan pembekal

Semak dan pastikan bil / invois dicoptarikhkemasukan stok :-stok Kew.312 (daftar harta modal)stok Kew.312A (penyelenggaraan harta modal)stok Kew.313 (inventori)stok Kew.314 (daftar stok bekalan

o Pejabat)

Pastikan bil dibayar tidal lewat sebulan dari tarikh ianya diterima

Sediakan baucer kew.302 dan kew.304 dalam 3 salinan

salina asal baucer dikembar bersama pesanan tempatan, bil / invois dan lain-lian dokumen jika ada

Rekodkan dalam buku kawalan kelompok

Pastikan baucer bayaran dicop dan ditandatangani oleh Penyedia dan

2 pegawai bagi amaun RM 10,000.00 ke bawah 3 pegawai bagi amaun RM 10,000.00 ke atas

Semak baucer bayaran dan pastikan lengkap dan sempurna.

Hantarkan baucer bayaran dalam 2 salinan Ke Jabatan Akauntan Negara.

Catatan dalam buku vot dan pastikan ruangan

Pengetua /

Pen. Kanan (P) /

Pen. Kanan (HEM)/

Ketua Pem.Tadbir




Bil /invois dan lain dokumen sokongan

Kew.302, 304

Daftar Bil

33

11.

12.

yang direkod adalah betul

Rekodkan pembayaran di dalam daftar bil diruangan butiran pembayaran

Salinan faiikan.

6.7.3. Carta Aliran Proses Menyediakan Bayaran

mula

. Semak peruntukan menckupi

Semak dokumen pembayaran- salinan asal pesanan tempatan - cop stok bil,tarikh & dokumen sokongan

lain

Lengkap

Ya

Sediakan Kew.302, 304 dlm 3 salinan kepil

34

Minta lengkapkan / dokumen tambahan

Tidak lengkap

Pesanan tempatan, bil/invois & lain dokumen


Cop rasmi dan tandatangan penyedia &juga pengetua/pegawai yang diberi kuasa

lengkap

Ya

Hantar tuntutan ke Jabatan Akauntan Negaradalam 2 salinan

Lulus

Ya

Catatkan dalam buku vot dan pastikan rekod dengan betul

Rekod pembayaran di dalam dattar bil diruangan butiran pembayaran.

Dapatkan surat makluman pembayarandari Jab.Akauntan Negara

Failkan dan simpan.

tamat

6.7.4 .Senarai Semak Menyediakan Bayaran Bil


1. Pastikan peruntukan mencukupi sebelum membuat bayaran

2. Semak dokumen dan pastikan salinan asal pesanan tempatan ditandatangani oleh pembekalperakuan ditandatangani oleh penerimacop stok dan tarikh kemasukan stok kew.312,

35

betulkan

Tidak lulus

Tidak lengkap

Lengkapkan dan betulkan dokummen

312A, 313 dan 314bil / invois ada telah dicop tarikh penerima barangbil tidak dibayar lewat sebulan dari tarikh penerimaan

3. Sediakan baucer kew.302 dan kew.304 dalam 3 salinansalina asal baucer dikembar bersama pesanan tempatan, bil / invois , salinan akaun bank, pendaftaran dan lain-lian dokumen berkaitan.

4. Rekodkan dalam buku kawalan kelompok

5 Pastikan baucer bayaran dicop dan ditandatangani oleh Penyedia dan

2 pegawai bagi amaun RM 10,000.00 ke bawah 3 pegawai bagi amaun RM 10,000.00 ke atas

6. Semak baucer bayaran dan pastikan medan-medannya lengkap diisi dengan betul.

7. Hantarkan baucer bayaran dalam 2 salinan Ke Jabatan Akauntan Negara.

8. Rekodkan butir-butir pembayaran dalam buku vot dan pastikan catatkan diruangan yang betul

9. Kemaskinikan rekod butir-butir pembayaran di dalam daftar Bil

10. Salinan failkan.

36

6.8. Urusan Menyelenggara daftar Bil


6.8.1.1. pastikan semua bil yang diterima di daftarkan dalam buku daftar bil

6.8.1.2. pastikan semua bil yang diterima dijelas dalam tempoh 30 hari

6.8.1.3. pastikan bayaran 2 kali tidak berlaku

6.8.2. ROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN DAFTAR BIL


Dirujuk

Seksi Undang-Undang

Peraturan

37

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Semua bil yang diterima hendaklah dicopkan tarikh terima.

Rekodkan butiran bil yang diterima dalam daftar bil (Kew.296) mengikut ruangan butiran tertentu.

Rekodkan diruangan bayaran dalam daftar bil (Kew.296) setelah bayaran bil dibuat.

Daftar bil hendaklah disediakan dengan sempurna dan kemaskini.

Pastikan cop tarikh bil diterima adalah sama seperti rekod daftar bil.

Bil hendaklah dijelaskan dalam tempoh 30 hari dari tarikh bil diterima.

Pastikan bil-bil yang belum dibayar disimpan dalam fail untuk tindakan.

Pengetua /

Pen. Kanan (P) /

Pen.Kanan (HEM) /

Ketua Pem.Tadbir



Daftar bil (Kew.296)

Bil-bil

6.8.3. Carta Aliran Proses Menyediakan Daftar Bil

mula

.

Terima bil

Copkan tarikh terima

Rekodkan butiran bil terima dalam daftar bilKew.296

38

Rekodkan butiran bil dibayar dalam daftar bil Kew.296 setelah membuat bayaran

Sediakan dengan sempurna dan lengkap

Bil yang belum dibayar disimpan dalam failuntuk tindakan.

tamat

6.8.4. Senarai Semak Menyediakan Daftar Bil


1. Pastikan semua bil yang diterima telah dicop dengan tarikh terima

2. Pastikan bil yang diterima diselenggarakan dan direkodkan dalam daftar bil (kew.296) mengikut ruangan butiran tertentu.

39

3. Pastikan merekod butiran bil yang telah dibayar di daftar bil (kew.296)

4. Pastikan daftar bil disediakan dengan sempurna dan kemaskini

5 Pastikan cop tarikh bil di terima adalah sama seperti rekod daftar bil.

6. Pastikan bil dijelaskan dalam tempoh 30 hari dari tarikh bil diterima.

7. Pastikan bil-bil yang belum dibayar disimpan dalam fail untuk tindakan.

6.9. Urusan Buku tunai


6.9.1.1. pastikan buku tunai diselenggara dengan kemaskini bagi setiap kumpulan wang

6.9.1.2. Catatkan baki awal tahun di ruangan penerimaan

6.9.1.4. Catatkan buku tunai bagi setiap kali berlaku urusniaga

6.9.1.5. Bagi peruntukan yang memerlukan penyediaan akaun sudsidiari catatkan hendaklah dilakukan ke dalam buku akaun sudsidari semasa urusniaga dilakukan.

6.9.1.6. Tutup buku tunai setiap akhir bulan

40

6.9.1.7. Dapatkan pengesahan dan tandatangan pengetua

6.9.1.8. Sedia penyata penyesuaian bank setelah penyata bank diterima

6.9.1.9. Dapatkan pengesahan dan tandatangan pengetua

6.9.2. PROSES KERJA BAGI PENYELANGGARA BUKU TUNAI


Dirujuk

Seksi Undang-Undang

Peraturan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Catatkan baki awal dibahagian terimaan bagi semua butiran diruangan yang berkaitan.

Catatkan terimaan (Debit) hendaklah dibuat sebaik saja resit dikeluarkan dan rekod diruangan semua butiran

TarikhPerihalNombor resitAmaun analisis Jumlah terimaanTarikh masuk bankJumlah masuk bankTandatangan Pengetua

Catatkan bayaran (Kredit) dibuat berdasarkan baucer bayaran yang telah diluluskan dan rekod diruangan semua butiran sebaik sahaja cek dikeluarkan

TarikhPerhalNombor baucerNombor cekAmaun analisisJumlah bayaran Tandatangan Pengetua

Catatan buku tunai serta akaun subsidiari hendaklah dibuat pada masa urusniaga berlaku selewat-lewat sebelum penghujung hari.

Selenggarakan Akaun subsidiary bagi butiran yang memerlukan keterangan lanjut.

Sediakan akaun subsidiari kumpulan wang

Pengetua /

Pen. Kanan (P) /

Pen.Kanan (HEM) /

Ketua Pem.Tadbir

Buku Tatacara Pengurusan Kewangan Dan Perakaunan Ssekolah.


Buku Tunai

Buku Subsidiari

Resit PR 01

Baucer Bayaran

Penyata Bank

41

7.

8.

9.

10.

11.

12.

kerajaan bagi peruntukan

TerasSains, Matematik, B. InggerisKadar yang diagihkan bagi sains, matematik dan bahasa inggeris sebanyak 60% (a), lain-lain matapelajaran terus 40% (b)Daripada Jumlah (a) dibahagikan 40% sains, 30% Matematik dan 30% Bahasa Inggeris.

Elektif Teknik Kejuruteraan Awam, Elektrik,Mekanikal, Perdagagan, Pertanian

Elektif VokasionalKetukangan Kejuruteraan, Ekonomi rumah tangga,Perdagangan, Pertanian.

PelbagaiFaedah bank, bayaran balik gaji dan lain-lain terimaan untuk sesuatu tujuan.

Manakala akaun subsidiary kumpulan wang suwa perlu disediakan bagi peruntukan

PelbagaiMajalah, Cagaran dan terimaan lain untuk sesuatu tujuan.

Catatan di buku tunai dan akaun subsidiari hendaklah dibuat mengikut susunan urusan berlaku.

Catatan hendaklah dengan dakwat kekal (hitam)

Setiap pindaan tidak boleh dipadam, ia hendaklah dipotong dengan menggunakan satu garisan dan catatan yang betul ditulis semula berserta tandatangan ringkas.

Sekiranya catatan memerlukan lebih daripada satu muka surat, jumlah semua terimaan dan bayaran dan dipindahkan kepada muka surat berikutnya.

Pastikan pada akhir setiap bulan, imbangkan

42

13.

14.

15.

16,

17.

18.

tanpa menunggu penyata daripada bank.

Baki pada akhir bulan berkenaan akan menjadi baki awal bagi bulan berikutnya.

Pastikan ditandatangani oleh penyedia dan pengesah oleh pengetua beserta tarikh

Sebaik sahaja penyatan bank diterima, Penyata penyesuaian bank hendaklah dibuat.

Memastikan penyata disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari daripada tarikh penyata bank diterima.

Memastikan Penyata penyesuaian ditandatangani oleh penyedia dan disemak / dishahkan oleh pengetua berserta tarikh

Memastikan laporan buku tunai disediakan sebaik sahaja penyatan penyesuaian dibuat dan hantarkan ke JPTek berserta dengan salinan penyata bank.

6.9.3. Carta Aliran Proses Penyelenggaraan Buku Tunai

mula

Rekod baki awal dibahagian terimaam bagi semua butiran diruangan berkaitan berpandukan baki akhir bulan lepas.

Rekod urusniaga setiap kali berlaku penerimaan / pembayaran.

Sediakan akaun subsidiary mengikut peruntukan.

43

Rujuk resit terimaan /Penyata / slip bank Rujuk baucer dan cek

Terimaan Bayaran

Pastikan jenis urusniaga

Tutup dan imbangkan pada akhir bulan

Tandatangan dan kemukakan buku tunai kepada pengetua untuk pengesahan.

Terima penyata bank

Sediakan penyata penyesuaian bank

betul

Ya

Tandatangan dan Kemukakan buku tunai kepada pengetua untuk pengesahan

Sediakan laporan buku tunai dan hantar ke JPTek berserta dgn salinan penyata bank

Failkan penyata bank mengikut jenis kumpulan wang.

Masukkan salinan laporan buku tunai dalam fail.

tamat

6.9.4. Senarai Semak Penyelenggara Buku Tunai


1. Dapatkan buku tunai kumpulan wang kerajaan / suwa

2. Catatkan baki awal dibahagian terimaan bagi semua peruntukan

3. Catatkan terimaan (Debit) dibuat sebaik saja resit dikeluarkan.

44

Tidak

Semak dan Betulkan

4. Catatkan bayaran (Kredit) dibuat berdasarkan baucer / cek bayaran.

5. Pastikan Akaun subsidiari diselenggarakan bagi peruntukan yang memerlukan keterangan lanjut.

6. Catatan di buku tunai dan akaun subsidiari dibuat mengikut susunan urusniaga berlaku / selewat-lewat sebelum penghujung hari

7. Catatan rekod dengan dakwat kekal (hitam)

8. Sebarang kesilapan tidak boleh dipadam, potong dengan menggunakan satu garisan dan catatan yang betul semula berserta tandatangan ringkas.

9. Pada akhir bulan, imbangkan tanpa menunggu penyata bank dan ditandatangani oleh penyedia dan disahkan oleh pengetua berserta tarikh

10. Memastikan Penyata disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari daripada tarikh penyata bank diterima.

11 Memastikan Penyata penyesuaian ditandatangani oleh penyedia dan disemak / dishahkan oleh pengetua beserta tarikh

12 Sediakan laporan buku tunai sebaik sahaja penyata penyesuaian dibuat dan hantarkan ke JPTek berserta salinan penyata bank

45

13. Pastikan penyata bank dimasukkan dalam fail mengikut jenis kumpulan wang

14. Masukkan salinan laporan buku tunai dalam fail

19. Serah kepada Odit Dalaman untuk disemak pada setiap suku tahun

6.10. Urusan Baucer Pembayaran Buku Tunai


6.10.1.1. pastikan baki peruntukan bagi buku tunai masih mencukupi

6.9.1.2. pastikan semua dokumen-dokumen yang berkenaan lengkap dan sempurna

6.10.2. PROSES KERJA BAGI BAUCER PEMBAYARAN BUKU TUNAI


Dirujuk

Seksi Undang-Undang

Peraturan

1.

2.

3.

Pastikan prosedur pembelian telah dipatuhi

Pastikan invois / bil dan pesanan tempatan diterima balik dan jumlahnya adalah betul.

Pastikan peruntukan bagi buku tunai

Pengetua /

Pen. Kanan (P) /

Pen.Kanan (HEM) /

Buku Tatacara Pengurusan Kewangan Dan Perakaunan Ssekolah.

46

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

mencukupi

Sediakan baucer pembayaran dalam dua salinan

Kemukakan baucer bersama-sama dokumen sokongan kepada pengetua untuk kelulusan

Tuliskan cek untuk pembayaran dan cop “telah dibayar” pada semua dokumen yang berkenaan

Sekiranya amount bayaran melebihi RM 10,000.00 ke atas dapatkan tiga tandatangan.

Rekod pembayaran dalam buku tunai dan pastikan ruangan butiran adalah betul.

Catatan dalam buku akaun subsidiary sekiranya berkaitan.

Hantarkan cek dan salinan baucer kepada pembekal.

Rekod pembayaran dalam daftar bil

Terima resit dan simpan dalam fail baucer.

Ketua Pem.Tadbir Arahan Perbendaharaan

Buku Tunai

Buku Subsidiari

Baucer Bayaran

Pesanan tempatan

6.10.3. Carta Aliran Proses Kerja Pembayaran Baucer Buku Tunai

mula

pastikan prosedur pembelian di patuhi

pastikan inovis / bil / pesanan tempatan diterima balik dan jumlah adalah betul.

Lengkap ?

ya

pastikan peruntukan mencukupi

sediakan baucer bayaran dalam 2 salinandan pastikan cop telah di bayar

dapatkan kelulusan pengetua

47

Rujuk semula kepada pembekal

Tidak

Minta lengkapkan semula

lulus ?

ya

serah kepada KPT untuk tulis cek pembayaran

cop jelas semua dokumen

dapatkan tandatangan ke atas cek- 3 t/tangan bagi RM 10,000.00- 2 t/tangan bagi di bawah RM10,000.00

Rekod butiran dalam buku tunai dan pastikan ruangan butiran tepat / betul

Rekod dalam buku akaun subsidiary sekiranya berkaitan.

Rekod dalam daftar bil

Hantar cek dan salinan baucer kepada pembekal

Terima resit dan kepilkan bersama baucer yang telah ditandatangan dan masukkan fail

tamat

6.10.4. Senarai Semak baucer bayaran Buku Tunai


1. Pastikan dokumen a. pesanan tempatanb. bil /invois

adalah betul dan lengkap

2. Pastikan peruntukan mencukupi

3. Sediakan baucer bayaran dalam 2 salinan

48

tidak

4. Serahkan baucer bayaran kepada KPT untuk membuat cek bayaran

5. Dapatkan tandatangan Pengetua, Penolong Kanan atau Penolong Kanan (HEM)

6. Hantarkan cek dan salinan baucer kepada pembekal

7. Pastikan resit penerimaan diterima dari pembekal

8. Pastikan pembayaran direkod dalam daftar bil

9. Kepilkan resit bersama dengan baucer bayaran yang asal dan masukkan dalam fail mengikut kumpulan wang masing-masing.

6.11. Urusan Menyediakan Gaji


6.11.1.1. Pastikan kew.8 diluluskan oleh JPN sebelum pembayaran dibuat

6.11.1.2 Pastikan menerima Sijil Gaji Akhir yang dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara bagi pegawai yang bertukar keluar dan masuk

6.11.1.3. Dapatkan salinan dokumen peribadi

6.11.1.4. Catatkan baki awal tahun di ruangan baki masi ada

6.11.1.5. Pembayaran dibuat mengikut jadual yang dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara

6.11.2. PROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN GAJI

Pegawai Yang Seksi Undang-

49

Bil Proses Kerja Meluluskan / Dirujuk

Undang Peraturan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Dapatkan kew.8 yang telah diluluskan oleh Jabatan Pelajaran Negeri / Pejabat Pelajaran Daerah

Bagi guru / staf sokongan yang bertukar pastikan ada sijil gaji akhir.

Sediakan penyata perkiraan berdasarkan perubahan kew.8 dan pastikan perkiraan dibuat dengan betul.

Sediakan SG 20 (Kew.320) dengan lengkap dalam 3 salinan. - untuk baru (B) isikan semua perkara /

butiran yang berkaitan.- untuk pindaan pusat pembayaran yang

sama (P) isi semua butiran berkaitan.- untuk tindakan (T) isikan bahagian

dimana ada berubahan yang berlaku

Dapatkan semua dokumen sokongan yang berkaitan untuk dikembarkan bersama SG 20 dan SG20A

Pastikan menurun tandatangan, nama, jawatan dan tarikh diruangan disediakan oleh.

Pastikan pengetua turunkan tandatangan,nama, jawatan dan tarikh di ruang disahkan oleh.

Turunkan cop jawatan rasmi diruang sediakan dan disahkan oleh.

Susun senarai SG20 mengikut nombor gaji yang kecil dahulu dan catatkan no.siri.

Sertakan dokumen sokongan bagi setiap perubahan yang berkaitan seperti- salinan no.akaun bank- salinan kad pengenalan- arahan potongan- lain-lain dokumen

Lengkapkan 3 salinan SG20A bagi setiap 15 salinan SG20.

Pengetua /

Pen. Kanan (P) /

Pen.Kanan (HEM) /

Ketua Pem.Tadbir


Surat Pekeliling Akauntan Negara

Kew.8 / LPC

SG.20, 20A

Dokumen berkaitan- Salinan No. akaun bank - Salinan kad

Pengenalan- lain-lain

berkaitan

Surat arahan potongan - pinjaman

perumahan- pinjaman

computer- pinjaman

kenderaan- pinjaman

pelajaran- cukai

pendapatan- syarikat-

syarikat insurans

- lain-lain syarikat / agensi kerajaan berkaitan.

50

12.

13.

14.

15.

16.

Hantarkan 2 salinan SG.20 serta SG.20(A) ke Jabatan Akauntan Negara dan 1 salinan dalam fail.

Pastikan perubahan gaji dihantar mengikut tarikh-tarikh yang telah ditetap oleh Jabatan Akauntan Negera.

Terima slip gaji pembayaran dalam 2 salinan

Salina asal di bagi kepada guru-guru dan staf sokongan.

Salinan difailkan dan simpan.

6.11.3. Carta Aliran Proses Menyediakan Gaji

mula

. Terima kew.8 yang telah diluluskan dari JPN / PPD

Sediakan penyata perkiraan berdasar Kew.8dan dapatkan dokumen sokongan

Sedikakan SG20 & SG20A

Cop rasmi dan dapatkan tandatanganpengetua

Lengkap

ya

51

Tidak

Betul dan lengkapkan semula dokement

Hantarkan 2 salinan SG20 & 1 salinan SG20(A) Ke AG berserta dengan dokumen sokongan berkaitan

Lulus

Ya

Terima slip gaji pembayaran

serahkan slip gaji asalkepada guru dan staf sokongan

Salinan failkan

Tamat

6.11.4. Senarai Semak Menyediakan Gaji


1. Dapatkan kew.8 yang telah diluluskan

2. Terima sijil gaji akhir

3. Sediakan penyata perkiraan berdasarkan perubahan kew.8 dan pastikan perkiraan dibuat dengan betul.

52

Betulkan SG.20 / dokumen tambahan

Tidak

4. Sediakan SG 20 (Kew.320) dengan lengkap dalam 3 salinan.

5. Pastikan borang dalam SG20. yang berkaitan dilengkap.

4. Dapatkan semua dokumen sokongan yang berkaitan untuk dikembarkan bersama SG 20 dan SG20A

5 Pastikan tandatangan, nama, jawatan cop rasmi diturunkan diruangan disediakan dan disahkan oleh.

6. Pastikan dokumen sokongan berkaitan disertakan dan diakui sah.

7. Pastikan Susun senarai SG20 mengikut nombor gaji yang kecil dahulu dan catatkan no.siri.

8. Pasti sediakan SG.20(A) bagi setiap 15 salinan SG.20

9. Hantarkan 2 salinan SG.20 dan SG.20(A) ke Jabatan Akauntan Negara dan 1 salinan dalam fail

10. Pastikan perubahan gaji dihantar mengikut tarikh yang telah ditetap oleh Jabatan Akauntan Negera.

53

11. Terima slip gaji bulanan

12. Salina asal diberi kepada guru-guru dan staf sokongan.

13. Salinan difailkan dan simpan

6.12. Urusan Menyediakan Tunggakan Gaji Melalui Baucer Berasingan


6.12.1.1. Pastikan kew.8 diluluskan oleh JPN

6.11.1.3 Pastikan menerima Sijil Gaji Akhir yang dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara bagi pegawai yang bertukar masuk

6.11.1.3. dapatkan dokumen peribadi pegawai – kad pengenalan / Akaun Bank

6.12.2. PROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN TUNGGAKAN GAJI MELALUI BAUCER BERASINGAN


Dirujuk

Seksi Undang-Undang

Peraturan

54

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Terima kew.8 yang telah diluluskan oleh JPN/PPD

Dapatkan LPC Bagi guru / staf sokongan yang bertukar masuk

Sediakan dokumen pembayaran :-- penyata tuntutan perkiraan berdasarkan

kew.8 - buacer kew.304 dengan lengkap butirannya- buacer kew.304 (A) sekiranya pembayaran

melebihi satu amaun dan lengkapkan butirannya

- baucer kew.302 (kelompok)- borang KWSP E dan F- lain-lain penyata potongan berkaitan- lain-lain dokumen sokongan yang berkaitan.

Rekod dalam buku kawalan kelompok Dapatkan perakuan dan tandatangan pengetua dan pastikan - tandatangan dan cop rasmi disempurnakan- semua dokumen sokongan ditandatangani

dan cop rasmi.

Catatkan dalam buku vot

Hantarkan baucer bayaran ke Jabatan Akauntan Negara dalam 2 salinan / 1 salinan failkan.

Terima surat notis pembayaran daripada Jabatan Akauntan Negara.

Terima laporan C600E pada akhir bulan

Failkan surat notis pembayaran dan laporan C600E

Pengetua /

Pen. Kanan (P) /

Pen.Kanan (HEM) /

Ketua Pem.Tadbir


Surat Pekeliling Jabatan Akauntan Negara

Kew.8

Baucer Kew.304, 304A, 302, 321

Jadual KWSP

55

6.12.3. Carta Aliran Proses Menyediakan Tunggakan Gaji Melalui Baucer Berasingan

mula

. Terima kew.8 / LPC yang telah diluluskan dari JPN / PPD

Sediakan penyata perkiraan dan dapatkanDokumen sokongan.

Sediakan baucer berasingan dan penyata

potongan.


Cop rasmi dan dapatkan tandatangan pengetua dibaucer dan sahkan dokumensokongan.

Catat dalam buku vot

56

betul perkiraan dan lengkapkan.dokumen

lengkap

ya

Hantarkan 2 salinan baucer ke AG

lulus

ya

Terima surat notis pembayaran dan laporan 600E dari AG

Fail dan simpan

Tamat

6.12.4. Senarai Semak Menyediakan Tunggakan Gaji Melalui Baucer Berasingan

Bil Tindakan Tanda ( _/) Catatan

1. Terima kew.8 yang telah diluluskan oleh Jabatan Pelajaran Negeri / Pejabat Pelajaran Daerah

2. Sediakan perkiraan dengan tepat dan betul-penyata tuntutan perkiraan berdasarkan kew.8-buacer Kew.302, 304, 304A-penyata KWSP (borang E dan F)-lain-lain penyata potongan berkaitan

3. Pastikan selepas pembayaran baucer berasingan pembayaran dibuat melalui payroll

57

Betul dan lengkapkan Semula baucer

Tidak

Tidak

4. Dapatkan semua dokumen sokongan yang berkaitan.


6 Pastikan - tandatangan dan cop rasmi disempurnakan- semua dokumen sokongan ditandatangani dan cop

rasmi.

7. Catat dalam buku vot

6. Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara dalam 2 salinan / 1 salinan failkan.

7. Terima surat notis pembayaran dan C600E dari AG

8. Failkan dan simpan

58

6.13. Urusan Pelbagai Tuntutan


6.4.1.1. Pastikan dokumen yang membolehkan pegawai membuat tuntutan (surat arahan)

6.4.1.2. Pastikan tuntutan dibuat mengikut kadar sebenar

6.3.1.3. Dapatkan dokumen

6.3.1.4. Pastikan tuntutan tidak berulang / bertindih

6.13.2. PROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN TUNTUTAN


Dirujuk

Seksi Undang-Undang

Peraturan

1. Dapatkan dokumen tuntutan- perjalanan- perpindahan

Pengetua / Penolong Kanan / Ketua Pem.Tadbir


59

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

- elaun lebih masa- elaun pertukaran- lain-lain elaun.

Semak dokumen tuntutan dengan memastikan jenis tuntutan yang dibuat berserta dokumen sokongan

Sediakan dalam 3 salinan- kew.302- kew.304- kew.304A (sekiranya berkaitan)- kew.321 SG.50 (sekiranya berkaitan)


Dapatkan perakuan dan pengesahan tandatangan pengetua.

Catat dalam buku vot

Hantarkan tuntutan ke Jabatan Akauntan Negara dalam 2 salinan dan failkan 1 salinan.

Terima surat notis pembayaran dari AG

Terima laporan C600E dari AG pada akhir bulan

Failk dan simpan.



Borang Tuntutan- Elaun Pejalanan- Lebih Masa- Pertukaran- Perpindahan- lain-lain

Kew.302, 304, 304A, 321.

60

6.13.3. Carta Aliran Proses Menyediakan Tuntutan Perjalanan / perpindahan / lebih masa / Pertukaran / lain-lain

mula

. Terima borang tuntutan serta dokumen sokongan dari permohon dan semak

Lengkap

ya

sediakan baucer dan kelompok


Rekod butir tuntutan dalam buku vot

Cop rasmi dan dapatkan tandatanganPengetua /Pen.Kanan /KPT

61

Kembalikan danMinta betulkan / dokumen tambahan

Tidak betul / Tidak lengkap

Lengkapkan semula

lengkap

ya

Hantar tuntutan ke Jabatan Akauntan Negara dalam 2 salinan.

lulus

ya

Terima surat notis pembayaran dan laporan C600E dari AG

Fail dan simpankan

Tamat

6.13.4. Senarai Semak Menyediakan Tuntutan Perjalanan / perpindahan / lebih masa / Pertukaran / lain-lain


1. Tentukan dokumen tuntutan- perjalanan- perpindahan- elaun lebih masa- elaun pertukaran- lain-lain elaun.

2. Semak dokumen tuntutan dengan memastikan jenis tuntutan yang dibuat berserta dokumen sokongan

3. Sediakan dalam 3 salinan- kew.302- kew.304- kew.304A (sekiranya berkaitan)

62

Kenalpasti kesilapan dan betulkan

Tidak

Tidak

- kew.321 SG.50 (sekiranya berkaitan)


5. Cop ramsi dan dapatkan perakuan dan pengesahan tandatangan pengetua.

6. Catat dalam buku vot

5. Menghantarkan tuntutan ke Jabatan Akauntan Negara dalam 2 salinan.

6. Terima surat notis pembayaran dari AG

7. Pada akhir bulan terima laporan C600E dari AG

8. Fail dan simpankan

63

6.14. Urusan Menyediakan PCG / ePCG


6.14.1.1. Pastikan enrolmen pelajar dengan menyemak buku kedatangan pada 1hb Oktober.

6.14.1.2. Lengkap borang tuntutan PCG SMT .

6.14.1.3. Hantar ke jabatan Pendidikan Teknikal.

6.14.1. PROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN TUNTUTAN ePCG


Dirujuk

Seksi Undang-Undang

Peraturan

1.

2.

3.

Dapat enrolmen yang sebenar dengan menyemak buku kedatangan pelajar berasaskan 1hb Oktober tahun sebelunnya.

Tuntutan PCG hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya pada 30 November tahun sebelumnya.

Isi dan lengkap borang tuntutan PCG SMT

Pengetua /

Pen. Kanan (P) /

Pen. Kanan (HEM) /

Ketua Pem.Tadbir

Surat Pekeliling Kewangan Bil. Tahun 2002.

Surat-Surat Tambahan Kepda Surat Pekeliling Kewangan Bil.5 Tahun 2002.

64

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

mengikut kadar bantuan per kapita yang telah ditetapkan di lampiran C jadual 4.

Sediakan borang tuntutan dalam 2 salinan.

Dapatkan tandatangan pengetua.

Sediakan surat iringan dan hantar 1 salinan borang tuntutan ke JPT.

Dapatkan surat makluman pengesahan pembayaran daripada JPT

Semak dengan bank dan pastikan peruntukan peruntukan telah dimasuk dalam akaun kumpulan wang kerajaan.

Keluarkan resit rasmi kepada Kementerian Pelajaran Bahagian Kewangan bagi akuan menerima peruntukan.

Rekod dalam buku tunai kumpulan wang kerajaaan mengikut butiran peruntukan.

Pastikan catat ke dalam buku akaun subsidiary mengikut pecahan peruntukan.

Sekiranya ada pertambahan murid sekurang-kurangnya 5% atau 100 orang murid berbanding bilangan murid pada tarikh asas tuntutan.

Tuntuan penyelerasan hendaklah dibuat dan dikemukan ke JPT selewat-lewatnya pada 31 Julai tahun semasa.

Tuntutan penyelarasan hendaklah menggunakan borang SMT (P).


Buku Tatacara Pengurusan Kewangan Dan Perkaunan Sekolah

Buku tunai

Resit pejabat

Penyat bank

Buku Akaun Subsidiari

65

6.14.3. Carta Aliran Proses Tuntutan ePCG

mula

Dapatkan enrolmen pelajar berdasarkan 1 Oktober tahun sebelum.

Isi dan lengkapkan borang tuntutan PCG SMT mengikut kadar tuntutan yang telah ditetapkan

Sediakan borang tuntutan dalam 2 salinan

Dapatkan tandatangan pengetua. .

Lengkap ?

Ya

Hantar borang tuntutan ke JPT

Lulus ?

66

Semak dan betulkan semula

Tidak

silap

Pastikan kesilapan dan betulkan

ya

Terima surat makluman tarikh kemasukan peruntukan dalam bank

Hubungi bank mempastikan peruntukan telah dimasukkan dalam akaun kum.wang kerajaan

sudah ?

ya

keluarkan resit pejabat dan hantarkan ke Kem.Pel. Bah.Kewangan.

rekod dalam buku akaun mengikut butiran peruntukan

catat dalam buku akaun subsiari mengikut pecahan peruntukan

tamat

16.14.4. Senarai Semak Tuntutan ePCG


1. Semak buku kedatangan pelajar berasaskan 1 Oktober tahun sebelumnya.

2. Pastikan tuntutan dihantar sebelum 30 November pada tahun sebelumnya.

3. Sediakan borang tuntutan dan pastikan tuntutan dikira dengan betul.

4. Mengemukan ke JPT

5 Menerima surat maklum mengenai kemasukan peruntukan ke dalam akaun.

67

Belum

Hubungi semula

6. Menghubungi bank dan pastikan peruntukan telah dimasukan ke dalam akaun.

7. Pastikan keluarkan resit dan hantarkan ke Kementerian Pelajaran Bahagian Kewangan.

8. Rekod peruntukan ke dalam buku tunai

9. Rekod dalam buku akaun subsidairi

6.15. Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus emolumen


6.15.1.1. Pastikan bilangan guru, staf sokongan, waden yang layak.

6.15.1.2. Semak gaji dan elaun-elaun guru dan staf sokongan

6.15.1.3. Lengkapkan borang anggaran

6.15.1.4. Hantar ke jabatan Pendidikan Teknikal.

6.15.2. PROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN ANGGARAN BELANJA MENGURUS EMOLUMEN


Dirujuk

Seksi Undang-Undang

Peraturan

1.

2.

Semak bilangan guru, staf sokongan dan bilangan waden yang layak dilantik

Semak 2.1. gaji2.2. elaun khidmat awam

Ketua Pem.Tadbir

68

3.

4.

5.

6.

2.3. elaun perumahan2.4. elaun BISP2.5. elaun kritikal2.6. elaun keraiaan2.7. elaun waden2.8. elaun pemandu2.9. elaun sara hidup2.10. elaun tanggungjawab2.11. lain-lain elaun jika ada

Buat perkiraan dengan mengisi borang


Hantarkan borang anggaran ke JPT

Masukkan satu salinan ke dalam fail sekolah

6.15.3. Carta Aliran Proses Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus Emolumen

mula

Dapatkan bilangan guru, staf sokongan dan waden yang layak

Semak gaji dan elaun-elaun dan buat perkiraan

lengkap borang anggaran


lengkap?

Ya

Hantar borang anggaran ke JPT


69


Tidak

tamat

6.15.4. Senarai Semak Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus Emolumen


1. Semak bilangan guru, staf sokongan dan waden yang layak.

2. Semak gaji dan elaun-elaun yang layak

3. Membuat perkiraan

4. Lengkapkan borang anggaran

70

5 Kemukakan kepada pengetua untuk menandatangani

6. Hantar ke Jabatan Pendidikan Teknikal

7. Failkan satu salinan dalam fail sekolah

6.16. Urusan Menyediakan Pelbagai Potongan


6.16.1.1. Terima arahan potongan daripada pihak berkaitan.

6.16.1.2. Semak jenis potongan untuk mempastikan kodnya.

6.16.1.3. Sediakan borang SG.20 dan masukkan amaun potongan

6.16.1.4. Hantar ke Jabatan Akauntan Negara

6.16.2. PROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN PELBAGAI POTONGAN


Dirujuk

Seksi Undang-Undang

Peraturan

1. Terima arahan potongan daripada pihak berkenaan1.1. cukai pendapatan1.2. pinjaman perumahan

Ketua Pem.Tadbir

71

2.

3.

4.

5.

6.

7.

1.3. pemulangan pinjaman belajar 1.4. pinjaman kenderaan1.5. pinjaman computer1.6. tabung haji1.7. insuran 1.8. lain-lain potongan

Semak jenis potongan dan kodnya.

Sediakan borang SG.20 dan masukkan amaun potongan.

Kembarkan surat arahan bersama SG.20


Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara.

Masukkan salinan ke dalam fail sekolah

6.16.3. Carta Aliran Proses Menyediakan Pelbagai Potongan

mula

terima surat arahan potongan

Semak jenis potongan untuk mempastikan kod potongan

lengkap borang SG.20 dan masukkan amount

kembarkan salinan surat arahan potongan

cop rasmi dan sahkan salinan surat


72


Tidak

lengkap?

Ya

Hantar ke Jabatan Akauntan Negara


tamat

6.16.4. Senarai Semak Menyediakan Pelbagai Potongan

Bil Tindakan Tanda ( _/ )

Catatan

1. Dapatkan surat arahan

2. Pastikan jenis potongan dan kodnya

3. Semak jumlah potongan

4. Lengkapkan borang SG.20 dan masukkan amaunt sertakan salinan surat arahan.

73

5 Kemukakan kepada pengetua untuk menandatangani

6. Hantar ke Jabatan Akauntan Negara

7. Failkan satu salinan dalam fail sekolah

7. Senarai Udang-Undang / Peraturan




Surat-surat siaran Jabatan Akauntan Negara

Surat Pekeliling Kewangan

Perintah Am Bab B elaun –elaun dalam perkhidmatan

Pekeliling Kementerian / Pusat Tanggungjawab

Jadual KWSP

Garis Panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah

8. Senarai Jawatankuasa yang dianggotai

74

- tiada -

9. Senarai borang yang berkaitan dengan tugasan Pembantu Tadbir Kewangan

9.1. Urusan menyelenggaraan buku vot

9.1.1. Bukut vot

9.1.1. Waran

9.1.2. Pesanan kerajaan

9.1.3. Baucer bayaran

9.2. Urusan menyediakan penyata penyesuaian flimsy

9.2.1. Buku vot

9.2.2. Flimsy

9.2.3. Borang farmat A, A1,A2 Dan A3

9.2.4. Borang jernal

9.2.5. Borang kelompok

9.3. Urusan Menyediakan Perbelanjaan Laporan Buku Vot

9.3.1. Buku Vot

9.3.2. Borang Perbelanjaan Buku Vot

9.4. Menyediakan Laporan Sukutahun

9.4.1. Borang Laporan Sukutahun

9.4.2. Buku Vot

9.4.3. Minit Mesyuarat Kewangan

9.5. Urusan Penyelenggara Akaun Amanah

9.5.1. Daftar Rekod Pinjaman Computer, Perumahan Dan Kenderaan

75

9.5.2. Flimsy

9.5.3. Borang Penyesuaian

9.5.4. Lejer

9.6. Pengurusan Pungutan Hasil Dan Penyelenggaran Buku Tunai Cerakinan

9.6.1. Buku Resit Kew.38

9.6.2. Buku Stok Kew.68

9.6.3. Buku Cerakinan

9.6.4. Penyata Pemungut

9.7. Urusan Pembayaran

9.7.1. Baucer 302, 304

9.7.2. Bil-Bil

9.7.3. Pesanan Kerajaan

9.8. Pengurusan Penyelenggaran Daftar Bil

9.8.1. Bil-Bil

9.8.2. Buku Daftar Bil

9.9. Urusan Penyediaan Buku Tunai

9.9.1. Buku Tunai Fund Kerajaan / Suwa

9.9.2. Buku Tunai Subsiari

9.9.3. Penyata Penyesuaian Bank

9.10.Urusan Penyediaan Emolumen

9.10.1. Borang Kew.8

9.10.2. Borang Sg.20

76

9.10.3. Sijil Gaji Akhir

9.11.Urusan Tuntutan Pelbagai Tuntutan

9.11.1. Borang Tuntutan

9.11.2. Baucer Bayaran Kew.304

9.12.Urusan Menyediakan Tuntutan PCG

9.12.1. Bilangan Pelajar Pada 1.10

9.12.2. Borang

9.13.Tuntutan Biasiswa

9.13.1. Senarai Pelajar Yang Layak

9.13.2. Nomobor Akaun Bank Pelajar

9.14.Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus Emolumen

9.14.1. Bilang Guru,Staf Sokongan Dan Warden Asrama

9.14.2. Borang

9.15.Urusan Pelbagai Potongan

9.15.1. Surat Arahan Potongan

77

10. Norma Kerja Bagi Tugas-Tugas Dijalankan Oleh Pembantu Tadbir Kewangan

Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

urusan penyelenggaraan buku vot

urusan Laporan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan (Flimsy)

urusan menyediakan perbelanjaan buku vot

urusan menyedia laporan sukutahun

urusan penyelenggaraan akaun amanah

urusan pungutan hasil dan buku tunai cerakinan

urusan pembayaran

78

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

urusan penyelenggaraan daftar bil

urusan penyediaan buku tunai dan akaun subsidiari

urusan penyediaan gaji / tunggakan / pelarasan

urusan pelbagai potongan

urusan pelbagai tuntutan

urusan menyediakan tuntutan bantuan perkapita / ePCG

urusan penyediaan anggaran belanja mengurus emolumen

urusan pelbagai tuntutan dan bayaran biasiswa

urusan menyimpan semua rekod / dokumen / fail kewangan

11. Senarai Tugas Harian – Pembantu Tadbir (Kewangan)

Nama :

Jawatan :

Tarikh :

Bil Tugas saya hari ini Catatan

79

pembantu tadbir n17 kewangan

Documents