cara belajar ms

8/19/2019 Cara Belajar MS

1/10

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama

untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila

penerimanya sangat banyak.

Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

• Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.

• Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima,

misalnya nama dan alamat penerima.

ata source dapat berupa data di !"cel, #ccess, $ontact pada %utlook dan sebagainya.

&ada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. 'elain

itu:

• ebih mudah mengontrol dan menambah data baru.

• ebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja !"cel terutama bila kita

ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.

• uga mempermudah menyalin data source pada dokumen !"cel ke lembar kerja yang

lain.Misalnya dalam membuat serti*ikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka

akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke

dokumen (data source) baru.

angkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source

+. uat data source di !"cel seperti contoh di baah ini dan simpan dengan nama Data

Surat.


2/10

Tahap II Membuat Dokumen Master

2. uat dokumen master surat di ord seperti contoh di baah ini dan simpan dengan nama

Master Surat.

eri jarak untuk menaruh nama dan alamat.

okumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut:menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

/. &ada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

0. 'elanjutnya kita akan memilih data source.

1. &ada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

. &ilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select

Data Source. 3emudian klik pen untuk menampilkan kotak dialog Select Table.

4. &ada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan

kotak !irst ro" of data contains column headers dicentang. 3emudian klik # .

5. 'ekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.

6. 7aruh di kursor di baah tulisan #epada $th., kemudian pada Mailings tab, grup %rite

& Insert !ields, klik Insert Merge !ield dan pilih 'ama.

+8. akukan juga hal yang sama pada (lamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti

contoh di baah ini.


3/10

ata ditampilkan dalam tanda kurung siku dua ))data field**.

Tips+

o i sini kita dapat mengatur *ormat surat, seperti memberi cetak tebal pada 'ama

dan sebagainya.

o ila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:

+. &ada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.

2. i kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada da*tar

seperti contoh di baah ini.

o ila ada penambahan data baru di !"cel, klik nama dokumen pada ata 'ource

dan klik tombol 9e*resh. ata yang baru akan ditampilkan di da*tar.


4/10

++. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol ,re-ie"Results.

'urat akan ditampilkan per data. 3lik tanda panah untuk berpindah antar data.ika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol ,re-ie"Results dan lakukan

perubahan yang diinginkan.

Tahap I Men/impan dan Mencetak Mail Merge

+2. &ada tahap ini, klik tombol !inish & Merge dan pilih:

o ,rint Documents, untuk mencetak surat.

#da / pilihan:

+. (ll untuk mencetak semua surat.

2. 0urrent record untuk mencetak surat pada halaman yang akti*.

/. si nomor urut data pada kotak !rom dan To, untuk mencetak surat yangdipilih saja.

o Edit Indi-idual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen

baru.


5/10

&ilihan sama dengan di atas ((ll, 0urrent record dan nomor urut tertentu).

&ada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. angan lupa

menyimpan dokumen baru tersebut.

Hari pernikahan sudah tinggal menghitung hari. Undangan yang dipesan di

percetakan sudah jadi. Tetapi kadang-kadang masih ada beberapa orang yang

masih bingung bagaimana cara untuk membuat label undangan yang nantinya akan

ditempel di amplop undangan. Dulu sih saya pernah lihat temen saya ngeprint label

semacam itu dengan sebelumnya membuat templatenya dengan Ms word secara

manual (dengan membuat beberapa text box kemudian disesuaikan dengan ukuran

kertasnya. !aya pikir" masa tidak ada cara lain sih.

#khirnya setelah saya coba-coba sendiri" dengan memakai so$tware pengolah kata

M! %ord saya bisa membuat &abel undangan sendiri.

&abel yang saya gunakan adalah merk 'Tom&Jerry.

Dibawah ini saya sertakan ukuran &abel pada Tom)*erry.


6/10

+erikut ini" saya tuliskan petunjuk step by step cara membuatnya,

. +uka program M! %ord.

. /lik menu bar di, File0New

1. /lik Tools>Letters and Mailings>Envelopes and Labels

2.+eri tanda di '3adio +utton yang judulnya “Full page of the same label“

4. /lik “ption“

5. #bis itu akan muncul dialog box alias kotak dialog yang judulnya '&abel options'"

6. 7ilih di “Label !rodu"ts# pilihan yang namanya “ther$%ustom“

8. &alu pilih “E '()*+ , ddress# di kolom 7roduct 9umber

:. Terus turun ke bawah lagi" lihat sebuah tombol yang bernama “New Label“" klik

tombol itu.

;. #kan muncul lagi kotak dialog seperti ini,


7/10

. 9ah kasih nama labelnya terserah kalian" di tutorial ini kasih nama aja “Label#

di kolom &abel 9ame

. !ekarang kita ambil contoh label yang akan kita gunakan adalah label Tom ) *erry nomer -.(. !ekarang ambil selembar label dan sebuah mistar


8/10

6. @tu belum selesai" karena ukuran kertasnya belum sesuai dengan ukuran kertaskuningnya Tom ) *erry. /arena itu kita samakan ukurannya dengan" /lik menu

Aile07age setup. /emudian ukur lagi dengan mistar ukuran lebar dan tinggi kertas

kuningnya. Ukurannya adalah lebar ;"4cm" tinggi 5"4cm. Masukkan data tersebut

ke ukuran kertasnya. 7erhatikan baik ya" paper siBenya adalah 'Custom setelah

itu baru masukkan angkanya. !etelah itu /lik =/

8. Hasilnya" kita akan mempunyai ukuran yang pas dengan label Tom ) *erry no.

;1. Tapi jangan lupa untuk menyimpan $ormat ini ke dalam bentuk M! %ord

Template. /lik File>1ave s>0o"ument Template. !impan.


9/10

:. !elesai deh pekerjaan kita.

&ain kali saat kita membutuhkannya kita tinggal membuat dokumen baru dengan

Template &abel yang sudah kita buat. Mencari templatenya ada di gambar berikut

ini.

9ah" sudah berhasil dengan nomor ;1" ingin membuat dengan seri lain Ulangi

saja langkah tadi" dan di langkah nomor silahkan ukur sesuai dengan seri kertas Tom ) *erry yang kamu pakai. Di langkah terakhir" sa?e sebagai Document Template

dengan nama yang berbeda" misalnya &abel;1" &abel dan sebagainya. =h iya"

Ele Documen Template M! %ord" memiliki Ele extension F.dot.

!ebagai tambahan" template yang sudah kita buat bisa dicopy ke Gashdisk atau ke

CD3=M atau diupload ke website pribadi kamu buat backup yang bisa dibawa atau


10/10

diakses dimana. *adi kamu nggak perlu lagi mengulangi langkah ini setiap saat.

Cukup buka Ele template itu aja. ang biasanya dipakai untuk label stiker

ukurannya, ;1 dan .

Untuk download label template yang lain bisa langsung ke Tom ) *erry" klik aja,