H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1HR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1PRAKATA, ALUAN, PENGANTAR, PENGHARGAANPrakata iv Kata AluanvPengantarviPenghargaanviiBAB 1PENGENALAN HRMIS 1 Visi Pengurusan Sumber Manusia 1JPA Sebagai Pemacu HRMIS1 Misi dan Objektif HRMIS 3Mengenai Pembentukan HRMIS3Apakah HRMIS6Pelancaran HRMIS 7Mengapa HRMIS Amat Diperlukan8Pengurusan Projek9 Kontrak 10 Pemantauan 10 RisikodanIsu 11 PemindahanTekonologi 11 Logo 12Ringkasan Bab13BAB 2HRMIS: SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA SEKTOR AWAM14Model dan Falsafah Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam Akan Datang14 Modul dan Submodul HRMIS16Keterangan Modul16Ciri-ciriAplikasiHRMIS 22FaedahAplikasiHRMIS 24RingkasanBab 26BAB 3 FASA PEMBANGUNAN PROJEK27OrganisasiProjek 27TempohPelaksanaanProjek 29Pelan Pembangunan Projek31Skop Kerja Projek HRMIS31 Business Improvement Process (BIP)31 SeniBinaTeknikalHRMIS 35 PembangunanSistemAplikasiHRMIS 36 PengurusanInstalasi 56 PengurusanPerubahan 58 LatihanDanPendidikan 66 PemindahanTeknologi 68RingkasanBab 70BAB 4FASA PELUASAN PELAKSANAAN 71Penutupan Projek Fasa 171 PekelilingPerkhidmatanBil.12Tahun2005 71PersediaanAwalAgensi 72Mekanisme Pelaksanaan73PeranandanTanggungjawab 74Pelan dan Strategi Pelaksanaan76Pelan dan Strategi Baru77SuratPekelilingPerkhidmatan 80MekanismePengendalianAduan 80Penambahbaikan Berterusan Aplikasi 81Isu, Cabaran dan Penyelesaian81Ringkasan Bab87BAB 5PENGALAMAN SEPANJANG SEPULUH TAHUN88Pengalaman Pembangunan Projek88Rumusan 92Apendiks: Diari Projek94Peristiwa Bergambar131KandunganiiH R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1ISBN978-983-9187-26-7HakciptaTerpeliharaDiterbitkan Oleh:JABATANPeRKHIDMATANAwAMMALAySIABahagian Pengurusan MaklumatBangunanMKN-embassyTechzone,BlokA,No.3200,JalanTeknokrat2,63000Cyberjaya,Sepang,SelangorDarulehsan.Tel : 603-83164000Faks : 603-83201969Lamaanweb: www.jpa.gov.myMei2009Dengan Kerjasama:MRCBMuLTIMeDIACONSORTIuMSDNBHD(MMCSB)Level8,MenaraMRCB,No.2,JalanMajlis14/10,Seksyen 14, P.O. Box 7336,40712ShahAlam,SelangorDarulehsan.Tel : 603-55185218Faks : 603-55185222Lamanweb :www.mmcsb.com.myJururunding Penerbitan & Rekabentuk:Prestige Communications Sdn BhdCetakan:MPH Group Printing (M) Sdn BhdNo.31,Jalan2/148A,TamanSungaiBesiIndustrialPark,57100KualaLumpur.Hakcipta Penerbit Hakciptaterpelihara.Tiadamana-manabahagiandaripenerbitaniniyangdibenarkandicetaksemulaataudiedarkan menerusi kaedah elektronik, mekanikal, salinan fotokopi atau mana-mana kaedah lain tanpa kebenaran Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia. iiiHR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1STRATEGIpengurusansumbermanusiadalamperkhidmatanawamhariinisecaralangsung memerlukan setiap penjawat awam terus melakukan perubahan minda dan cara bekerja yang lebih baik. Selaras dengan perkembangan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT), sektor awamturutmelaluiperubahanketaradalampelaksanaannya.Penjawatawamtelahmenerimahakikat bahawakemudahanteknologimaklumatmerupakanenablerkepadapenyampaianperkhidmatan yang cemerlang. walau bagaimanapun mereka perlu melalui proses pembelajaran, latihan sertakomitmen yang tinggi untuk menjayakan sistem yang disediakan. Sayadapatnyatakandenganbangganya,bahawaaplikasiHumanResourceManagement InformationSystem(HRMIS)atauSistemMaklumatPengurusanSumber Manusia telah berjaya membawa sistem pengurusan sumber manusia sektor awamkearahsatutahapyanglebihefsiendansistematik.Projek HRMIS yang telah dibangunkan sejak tahun 1999, adalah daya usahaKerajaanMalaysiabagimemastikanpengurusansumbermanusia dalamperkhidmatanawamdapatmenghasilkanpekerjamahir,terlatih danbermotivasi.Pelaksanaannyatelahmenghasilkansuatupersekitaran pembelajaranyangberterusandikalanganwargaperkhidmatanawam. Syabasdiucapkankepadasemuapihakyangtelahmemastikankejayaan aplikasi HRMIS selama ini.Sehubungan itu, adalah diharapkan agar buku HRMIS: TransformasiPengurusanSumberManusiaSektorAwamMalaysiaAbadke-21dapatmenjadi satu bahan rujukan penting kepada perkhidmatan awam. Buku ini disediakan untuk mengimbas kembali perkembangan di pelbagai peringkatyangbermuladengankajian,pembangunansehinggalah keperingkatpelaksanaan.Bukuinijugamenyediakanmaklumat perjalanan,cabarandankomitmenpelbagaipihakyangterlibat dalam merealisasikan aplikasi perdana ini.Akhir kata, marilah kita terus menabur sumbangan dan usaha kearahmemberikanperkhidmatanyangterbaikuntukrakyat. Sememangnya,sayamenyimpanharapanyangtinggikepada setiap anggota perkhidmatan awam untuk berusaha dengan lebih gigih bagi menambah baik sistem perkhidmatan Kerajaan selaras dengan arus pembangunan negara.Y. BHG. TAN SRI ISMAIL ADAMKetua Pengarah Perkhidmatan Awam MalaysiaPrakataivH R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1EKONOMIyangberasaskanpengetahuanatauK-ekonomidanpengurusansumbermanusia bergerakseiringdenganprosespenambahbaikansistemperkhidmatanawam.Menyedariakan hakikatinilah,HRMIStelahdibangunkanselarasdenganenamprinsiputamaK-ekonomiiaitu menggunakan pendekatan strategik dalam pengurusan sumber manusia; memberi penekanan serius kepadanilaiyangpositif;memberikanfokuskepadasistempengurusanyangberorientasikan prestasi;mengutamakanperancanganpembangunansumbermanusia;merangkasyarat-syarat perkhidmatanyangmenggalakkanprestasikerja;danmembuatpengawasan,penilaian,inovasi serta pembaharuan.Kerajaan yakin bahawa HRMIS dapat memainkan peranan utama dalam menjayakan serta menjadi pemangkin kepada pertumbuhan K-ekonomi. Olehitu,tindakanKerajaanmembangunkanHRMISseharusnya mendapat sokongan semua pihak dalam perkhidmatan awam.BeberapapembaharuanuntukmenjadikanPerkhidmatan AwamMalaysiabertarafduniamelaluiunsur-unsurpermodenan pengurusan seperti berorientasikan pelanggan, berteraskan kompetensi, penambahbaikanyangberterusan,pengukuranprestasisertapewujudan organisasipembelajarantelahdiambilkiradalampembangunanfungsi-fungsi sumber manusia di bawah HRMIS.Pengurusansumbermanusiasecaraon-linemelaluiHRMIStelah berjaya meningkatkan produktiviti sektor awam yang akhirnya dapat membantusistempenyampaianKerajaan.Malah,padatahunini, aplikasi HRMIS juga telah dipilih ke pusingan akhir bagi Anugerah Perkhidmatan Awam Pertubuhan Bangsa-Bangsa Bersatu (United NationPublicServiceAward),diNewyork.Buku HRMIS:Transformasi Pengurusan Sumber ManusiaSektor Awam Malaysia Abad ke-21 ini disediakan untukmemberipendedahankepadapembacaberkenaandengan prosespembangunansistempengurusansumbermanusia yangkomprehensif.Bukuinijugadiharapdapatmenjadi panduanbagaimanapembangunansebuahsistemmaklumat dilaksanakan,dalamusahauntukmeningkatkankeberkesanan sistemperkhidmatanawam.Adalahdiharapkan,bukuini jugadapatmemberipenghayatantentangpembangunandan pelaksanaan HRMIS.Y. BHG. DATO DR. ISMAIL ALIASTimbalanKetuaPengarahPerkhidmatanAwam(Operasi)Kata AluanvHR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1Kata PengantarPENGURUSANdatadanmaklumatsumbermanusiasecaracekapdanberkesanmerupakan faktorkejayaanutamakepadapengoperasiandanperancanganstrategiksumbermanusiadalam mencapai misi nasional. Pelaksanaan HRMIS menjadi landasan bagi membolehkan semua data dan maklumatberkaitansumbermanusiasektorawamdisepadukansepenuhnyamelaluipelaksanaan proses sumber manusia.Pembangunan HRMIS adalah satu usaha Kerajaan agar perkhidmatan awam dapat memenuhi perananyangperludimainkanseiringdenganaruspemodenannegara.Padamasayangsama, pembangunan aplikasi ini seiring dengan perubahan globalisasi yang berlaku serta permintaan yang tinggi untuk perkhidmatan yang lebih berkualiti.Sebagai majikan yang terbesar di negara ini, maklumat sumber manusia yang bersepadu dan kemas kini adalah penting ke arah memastikan pengurusan sumber manusiayanglebihstrategikbagitujuanperancangandanpemantauanyang berkesan.Kerajaanmenyedariakanhakikatbahawainovasidankreativitiamat diperlukan dalam pengurusan sumber manusia. Pembangunan negara yang pesat telah berjaya mewujudkan satu masyarakat serta tenaga kerja yang berpendidikan serta mempunyai harapan yang tinggi dari segi kerjaya, saraan, faedah, ganjaran dan suasana kerja. Ini menjadikan HRMIS sebagai enabler kepada proses pengurusan sumber manusia sektor awam dan perlu dilaksanakan sepenuhnya bagi mewujudkan satu Pangkalan Data Nasional Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam. Oleh itu, kitaperlumengambilperhatianyangseriusuntukmelaksanakanmoduldan submodulHRMISdisetiapagensibagimemastikansegalamaklumatyang diperlukan sentiasa terkini dan tepat. KerajaantelahmemilihJabatanPerkhidmatanAwambagimenerajui pembangunan dan pelaksanaan HRMIS ke seluruh agensi sektor awam. Adalah diharapkanpelaksanaanHRMISakanterusdipertingkatkanagarmenepati matlamat utama dalam menyelesaikan isu-isu berkaitan pengurusan maklumat sumber manusia di semua agensi, seterusnya mampu meningkatkan prestasi penyampaian perkhidmatan Kerajaan.KAMARUDIN TAHIRPengarah Bahagian Pengurusan Maklumat viH R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1PENGHARGAAN khas dirakamkan kepada y. Bhg. Tan Sri Ismail Adam, Ketua PengarahPerkhidmatanAwam;y.Bhg.TanSriSamsudinOsman,bekasKetuaSetiausahaNegarayangjugabekasKetuaPengarahPerkhidmatanAwamselakuPengerusipertamaJawatankuasaPemandu Projek HRMIS;y. Bhg.Tan Sri Jamaluddin bin HajiAhmad Damanhuri, bekas Ketua PengarahPerkhidmatanAwamselakuPengerusikeduaJawatankuasaPemanduProjekHRMISdany.Bhg.DatoDr.IsmailAlias,TimbalanKetuaPengarahPerkhidmatanAwam(Operasi).Penghargaankhasturutdirakamkankepaday.Bhg.DatoHabibahbintiAhmadTermizi,bekasTimbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Operasi) yang juga Pengarah pertama PejabatPengurusan Projek HRMIS;y. Brs. encik Kamarudin binTahir, Pengarah Bahagian PengurusanMaklumat;y.Brs.encikAbd.JalilbinKhalid,bekasPengarahkeduaPejabatPengurusanProjekHRMIS;y.Brs.PuanZaharahbintiAli,bekasPengarahBahagianTeknologiMaklumatyangjugabekasPengurusProjekKerajaan;y.Brs.PuanLimMooieia,bekasTimbalanPengarah(Pengurusan)PejabatPengurusanProjekHRMIS;y.Brs.TuanHajiSabribinOmar,bekasTimbalanPengarah(Aplikasi);dany.Brs.encikShukribinHamat,TimbalanPengarah(Teknikal).PenghargaanturutdiberikankepadapihakpengurusandankakitanganMRCBMultimedia ConsortiumSdn.Bhd.,agensiperintissertapemilikproses;danbekaskakitanganPejabat Pengurusan Projek HRMIS yang terlibat secara langsung dalam pembangunan HRMIS. Setinggi-tinggi penghargaan dan ucapan terima kasih diberikan kepada pasukan penulis yang bertungkus lumus memberi sumbangan idea dalam penulisan buku ini. Senarai nama ahli pasukan penulisyangterlibatialah:PuanweeKweeLan,TuanHajiMohd.yusufbinHajiChekMat,TuanHajiAb. Razak bin Haji Safi,Tuan Haji Sarpin bin Nawawi,Tuan Hajiyaacob bin Hajiyusof,TuanHajiMuhamadSadebinMohamadAmin,encikMohd.HazlibinHajiAhmad@AdnandanencikKamalBadrinbinHassan.PenghargaandanucapanterimakasihjugadiberikankepadaPuanJuneSuhailabintiHaji Saran,TuanHajiMohd.HamzahMurghayahbinAbdullah,encikShamsulAkmalbinAbdAziz,encik Mohammad ezri bin Shamsuddin, Cik Suraya Hanim binti Sith dan Puan Azfa Nazuhabinti Azizan yang membantu tugas penyemakan serta encik Muhammad Asri bin Jumari yangmenguruskan logistik.Ucapan terima kasih dan penghargaan juga diucapkan kepada semua pihak yang terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam penyediaan buku ini.BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMATJabatan Perkhidmatan Awam MalaysiaMei2009Penghargaanvii1H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1Visi Pengurusan sumber manusiaSistemMaklumatPengurusanSumberManusia(HRMIS)dibangunkanselarasdengan visi pengurusan sumber manusia iaitu untuk Menjadi Pemimpin Dalam Membangun dan Mengurus Sumber Manusia Dalam Mencapai Wawasan Kerajaan. Visi ini telah diputuskan dalam seminar HR Function Visioning Workshop for Senior Management yang diadakan pada 21-22 Jun 1999. Matlamat ini juga seiring dengan visi Kerajaan untuk menjadi negara maju menjelang tahun 2020. Jabatan Perkhidmatan awam sebagai Pemacu hrmisJabatan Perkhidmatan Awam (JPA) selaku agensi pusat yang bertanggungjawab ke atas dasar pengurusan sumber manusia perkhidmatan awam telah dipilih sebagai agensi utama bagi menerajui pelaksanaan HRMIS. Pegawai-pegawai dari bahagian yang merupakan pemilik prosesiaituBahagianSaraan,BahagianPencen(kiniBahagianPascaPerkhidmatan), BahagianPerkhidmatan,BahagianPembangunanOrganisasi,BahagianLatihan(kini BahagianPembangunanModalInsan),BahagianKhidmatPengurusan,Bahagian Perancangan,PenyelidikandanKorporat;danBahagianPerkhidmatanPsikologiterlibat secaralangsungdalammengesahkanprosessumbermanusiayangdibangunkandalam HRMIS.Merekajugaterlibatpadaperingkatpengujianaplikasibagimemastikanpolisi yang berkuat kuasa dipatuhi. Pada peringkat pelaksanaan, mereka berperanan mengesahkan penambahbaikan polisi sumber manusia selaras dengan perubahan dari semasa ke semasa.BahagianPengurusanMaklumattelahdiberitanggungjawabuntukmengurus pelaksanaan HRMIS dan membekalkan maklumat sumber manusia perkhidmatan awam. Bab 1Pengenalan hrmisHR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 12Peranan ini melibatkan tiga program utama iaitu:1.PelaksanaanSistemMaklumatPengurusanSumberManusiaPerkhidmatanAwam (HRMIS) di semua agensi sektor awam yang meliputi aktiviti: penyediaandataasas; pemantapan data asas melalui pelaksanaan modul dan submodul PengurusanRekodPeribadi,ProflPerkhidmatandanDataPerjawatan; pemantapandataasasmelaluipelaksanaanmoduldansubmodulPerolehanSumberManusia, Pembangunan Organisasi dan Penamatan Perkhidmatan; peluasanpelaksanaankeseluruhanmoduldansubmodulHRMIS; pengurusanperubahandanperhubunganpelanggan; memantapkansalurankomunikasidisemuaperingkatdiagensi; pembangunankepakaran; mempelbagaikan kaedah pembelajaran bagi meningkatkan kepakaran HRMISkepada pemilik modul dan pengguna; penyediaaninfrastruktur; mempertingkatkankeupayaaninfrastrukturteknologimaklumatdankomunikasi(ICT) di Pusat Data JPA; dan memastikansemuaagensibolehmencapaiHRMIS.2.Perekayasaan model bisnes pengurusan sumber manusia HRMIS dengan cara: memastikanprosessumbermanusiaHRMISsentiasarelevan; memberikhidmatrundingdankonsultansikearahpenyeragamandasardanprosespengurusan sumber manusia; dan penglibatanlangsungdalampenggubalandasarpengurusansumbermanusia.3.Mewujudkanpangkalandatasumbermanusiaperkhidmatanawammelaluitindakan berikut: memastikanintegritidatapengurusansumbermanusia; mendapatkan data yang sahih dari sumber yang sah melalui pengintegrasianHRMIS dengan sistem legasi agensi; menjadikanpangkalandatasebagaisumberrujukanmaklumatpengurusansumbermanusia; dan memperluas penggunaan Sistem Maklumat Eksekutif di Kementerian danPentadbiran Setiausaha Kerajaan Negeri.3H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1misi hrmisHRMIS sebagai salah satu aplikasi perdana Kerajaan mempunyai misi yang jelas supaya semuaagensisektorawammelaksanakanHRMISselarasdenganvisisumbermanusia perkhidmatanawamdanmatlamatKerajaanElektronik.Untukmencapaitujuantersebut,HRMIS perlu sentiasa relevan dalam pengurusan sumber manusia sektor awam. Keadaan ini dicapai melalui penambahbaikan aplikasi secara berterusan. ObJektif hrmisObjektif HRMIS dirangka bagi memastikan aplikasi yang telah dibangunkan dapatmempertingkatkanprestasisistempenyampaiansektorawam.ObjektifHRMISyangtelahdigariskan adalah untuk: membolehkanperancangantenagakerjadanpenentuansaizperkhidmatanawamyang berkesan melalui maklumat pengurusan sumber manusia; mengautomasikanprosesoperasipengurusansumbermanusia; membangunkanmaklumatsumbermanusiayangbersepadudankemaskiniuntuktujuan perancangan sumber manusia yang berkesan; memudahkan komunikasi dan integrasi secara horizontal, penyelarasan prosessumber manusia dan capaian melalui single window; menyumbangkearahpewujudanpersekitaranpaperless; dan menyediakan satu sistem maklumat sumber manusia yang terbuka dan feksibelsertakemaskinibagimemenuhikeperluanpengurusandipelbagaiperingkat agensi. mengenai Pembentukan hrmisMalaysia has industrialised so rapidly that when once commodities made up 100 percent ofourexports,todaymanufacturedgoodsconstitute78percentofourexportsvaluedat US$75 billion. Yet we are not a developed country. To become a developed country according toourVision2020wecannotcontinuewithconventionalmanufacturingindustries.We have to move into the Information IndustryPetikanucapanY.A.Bhg.TunDr.MahathirMohamedsemasamerasmikan Multimedia Asia On Multimedia Super Corridor (MSC) di Pusat Dagangan Dunia Putra (PWTC), Kuala Lumpur, pada 1 Ogos 1996.HR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 14KoridorRayaMultimedia(MSC)merupakaninisiatifKerajaanuntukmenganjakkanMalaysia kepada ekonomi berasaskan maklumat dan pengetahuan bagi memastikan negara kitaterusbertahandanberdayasaing.Dalamkonteksini,pembangunanKerajaanElektronikmula diberi tumpuan serius dalam pembangunan negara mulai dari Rancangan Malaysia Ketujuh (RMK7) dan Rancangan Malaysia yang seterusnya. Keputusan ini dilihat sebagai satulangkahyangbijakmemandangkanpadatahun1996,duniadihadapidengankrisis kegawatan ekonomi yang mana kesannya turut dirasai negara kita.Bagi merealisasikan pelaksanaan MSC, Kerajaan telah menubuhkan Panel Penasihat Antarabangsayangterdiridaripada25orangahlidikalanganpemimpinperniagaan, penggubaldasardanahliakademikdalambidangICTdunia.Fungsiutamapanelini adalahuntukmemberiideadancadangankepadaKerajaanberkaitanpembangunandan pelaksanaan MSC. Sehubungan itu, Kerajaan telah melancarkan Concept Request For Proposal (CRFP) bagi15projekperintisaplikasiperdanaMSCpada26Julai1997.HumanResource ManagementInformationSystem(HRMIS)atauSistemMaklumatPengurusanSumber Manusia adalah salah satu daripada projek perintis yang telah dikenal pasti. HRMIS adalah sistemyangbersepadu,dimudahcarakanolehteknologiyangmenggabungkanamalan terbaik pergurusan sumber manusia global. MRCBMultimediaConsortiumSdn.Berhad(MMCSB)telahdipiliholehKerajaan untukmembangundanmelaksanakanprojekHRMIS.Pada1April1999,satuupacara menandatangani perjanjian telah diadakan di antara Kerajaan Malaysia dengan MMCSB. Pada masa itu, Kerajaan Malaysia diwakili oleh Ketua Setiausaha Negara, Tan Sri Abdul Halim bin Ali dan MMCSB diwakili oleh Dato Khalid bin Hj. Ahmad. Upacara inidisaksikan oleh Menteri Tenaga, Komunikasi dan Multimedia, Datuk Leo Moggie. Di majlis berkenaan, Tan Sri Abdul Halim menyatakan bahawa buat pertama kalinya, HRMIS akan merangkaikan kesemua agensi Kerajaan secara elektronik, supaya maklumat sumber manusia di peringkat akar umbi akan mudah disalurkan ke peringkat lebih tinggi seperti ibu pejabat agensi, Kementerian-kementerian, Pejabat-pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri dan JPA.MMCSB selaku pelaksana projek adalah sebuah konsortium yang dianggotai oleh 18 syarikat tempatan dan diterajui oleh Malaysian Resources Corporation Berhad. Syarikat-syarikat lain adalah seperti berikut: AccurateNetworkandSystemsIntegrationBerhad BSNInformationTechnologyandServicesSdn.Bhd. CSTechnologiesSdn.Bhd.5H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1 DigieraSdn.Bhd. EdaranComputerSdn.Bhd. HijauInovasiTeknologiSdn.Bhd. IrshadConsultingSdn.Bhd. LeapfrogTechnologiesSdn.Bhd. MarkSystemSdn.Bhd. MobileComputingSystemSdn.Bhd. NewTechnologyInnovationSdn.Bhd. OrienasliHoldingSdn.Bhd. OriginTechnologySdn.Bhd. QuantumParallel(M)Sdn.Bhd. SepakatComputerConsultantSdn.Bhd. BeritaInformationSystemsSdn.Bhd. SistemTelevisionMalaysiaBerhadTanggungjawabsyarikatdalampembangunanHRMISadalahpengurusanprojek, penambahbaikanproses,pengurusanperubahan,pembangunansistem,pengurusan pemasangan, latihan dan pendidikan, serta perkhidmatan operasi dan sokongan.Mengikut Perjanjian HRMIS asal, fasa pertama projek HRMIS bermula pada12 April1999dandijadualkanselesaipadabulanke-24atau11 April2001.Sementara fasakeduabermulaselepasitudandijadualkanselesaipadabulanke-42atau11Oktober2002.Bagaimanapuntempohdilanjutkandenganberlakunyatigaperubahan.Perubahan pertama disebabkan keperluan melanjutkan tempoh kajian Business Improvement Process (BIP) menyebabkanfasapertamatelahdilanjutkanhinggabulanke-38atau11Jun2002dantarikhselesaifasakeduapuladianjakpadabulanke-59atau11Mac2004.Perubahankeduamelibatkanmilestonedeliverablesdaripadapengurusandanoperasikepada4 pakej.Manakalaperubahanketigaadalahbagimembolehkanpenutupanfasapertamapadatahun 2004. Sebagaimana yang ditetapkan dalam kontrak antara Kerajaan dengan pihak perunding, sebanyakRM99.89jutatelahdiperuntukkanuntukmembangunkanHRMIS.Daripada jumlahberkenaan,sebanyak58.4peratustelahdiperuntukkanuntukperkakasandan perisian, dan selebihnya untuk perkhidmatan dan pembangunan aplikasi berkenaan. Kerajaanpada17September1999telahmemaklumkankepadaagensisektor awammengenaipelaksanaanaplikasiHRMIS.Semuaagensijugadimintasupayatidak HR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 16meneruskansebarangusahauntukmembangunkansuatuSistemPengurusanSumber Manusiayangbarubagimengelakkanpembazirandanpertindihansistem.aPakah hrmis Projek HRMIS adalah daya usaha Kerajaan Malaysia bagi memastikan pengurusan sumber manusiadalamperkhidmatanawamdapatmenghasilkanpekerjayangmahir,terlatih danbermotivasi.HRMIStelahdibangunkandankinisedangdilaksanakanolehseluruh Perkhidmatan Awam Malaysia. HRMIS bukan semata-mata sistem aplikasi sumber manusia tetapi yang lebih penting, adalahsatupendekatanbarupengurusansumbermanusiayangkomprehensifdanbersepadubagi mengatasi pelbagai halangan pengurusan dalam sektor awam.HRMIS dibangunkan berasaskan kepada sepuluh fungsi utama pengurusan sumbermanusia yang berteraskan kompetensi sebagaimana yang digambarkan dalam rajah 1. Ciri-ciriutamaHRMIS,antaranyaadalahdipacuolehproses,kemudahanlayandiri dan berasaskan web. HRMIS membolehkan setiap anggota sektor awam mengemaskinikan rekod peribadi, dan memohon pelbagai kemudahan yang disediakan dalam perkhidmatan seperti cuti, tuntutan perjalanan dan kursus yang bersesuaian.FORMULASI&PENILAIANSTRATEGIRajah 1: Model Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam Akan Datang7H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1Disampingitu,dataprosessumbermanusiasektorawamHRMISyangdisimpan dalamsatupangkalandatasecaraberpusatmembolehkananalisisdanperancangan strategik sumber manusia dilakukan dengan lebih mudah, sama ada di peringkat jabatan, Kementerian, Kerajaan Negeri atau pun di peringkat nasional.PerubahanyangdibawaolehHRMISadalahberdasarkanalirandanamalan perkhidmatanawamdiseluruhduniayangmencakupisemuaurusansumbermanusia seperti dinyatakan dalam rajah 2. ModuldansubmodulyangdibangunkandalamHRMISmerupakansatuoutputinovatifyangberubahdarifalsafahsistempengurusansumbermanusiasecarakonvensionalyangmempunyai 27 fungsi sumber manusia kepada 10 fungsi utama Pengurusan SumberManusia Akan Datang (HR To-Be) yang berteraskan kompetensi. Pelancaran hrmisPada 12 April 1999, satu majlis pelancaran projek perintis HRMIS telah diadakan di INTAN Bukit Kiara dengan dihadiri oleh semua ketua dan wakil ketua jabatan dari sepuluh agensi perintis. Majlis telah disempurnakan oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia Rajah 2: Pemetaan Proses-proses Sumber Manusia ke dalam Modul HRMISHR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 18ketikaitu,TanSriSamsudinbinOsman.Denganpelancaranitu,PasukanKerjaProjek HRMIS memulakan operasi di JPA selaku agensi peneraju. Sepuluhagensiperintisyangdipilihpadawaktuituuntukmewakililimajenis perkhidmatan dalam sektor awam Malaysia adalah: JPA, Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM), Unit Pemodenan Tadbiran danPerancanganPengurusanMalaysia(MAMPU),PejabatPerdanaMenteri(PPM),JabatanPengairandanSaliran(JPS)danJabatanPerkhidmatanHaiwan(JPH) mewakili Perkhidmatan Awam Persekutuan; JabatanKetuaMenteriNegeriSarawak(JKMNS)mewakiliPerkhidmatanAwamNegeri; MajlisAmanahRakyat(MARA)mewakiliBadanBerkanunPersekutuan; Perbadanan Kemajuan Negeri Selangor (PKNS) mewakili Badan BerkanunNegeri; dan DewanBandarayaKualaLumpur(DBKL)mewakiliPihakBerkuasaTempatan.mengaPa hrmis amat diPerlukanSebelumKerajaanmembuatkeputusanuntukmembangunkanHRMIS,banyakkajian telah dilakukan bagi mengenal pasti amalan terbaik dan penggunaan ICT sebagai enabler bagimenambahbaikpengurusansumbermanusiasektorawam.Sehubungandenganitu pelaksanaanHRMIStelahmengambilkirafaktor-faktorberikut:1.Penggunaan teknologi secara OptimumMelalui pembangunan HRMIS, Kerajaan dapat mengoptimumkan infrastruktur ICTsedia ada dengan mengautomasi pengurusan sumber manusia secara standard, menyeluruh dan tidak hanya tertumpu kepada fungsi-fungsi tertentu. HRMIS telah menggabungkankeseluruhanprosespengurusansumbermanusiamulaidariperancanganstrategik, pengambilan, penempatan, kenaikan pangkat sehingga penamatan perkhidmatan. 2.Pemantauan berterusan terhadap dasar Pengurusan sumber manusia Penggunaansistemyangstandarddisemuaagensisektorawammemudahkan pemantauan ke atas pelaksanaan dasar pengurusan sumber manusia secara berterusan. Data terkini, tepat dan sahih yang diperolehi dengan cepat secara dalam talian dapat membantu 9H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1prosespembuatankeputusandandasar.Sehubunganitu,prosespenambahbaikankepada dasar-dasar sumber manusia juga dapat dijalankan dengan lebih berkesan dan berterusan.3.Perkongsian maklumat dalam dan antara agensi PengurusansumbermanusiasektorawamMalaysiamempunyaistrukturorganisasi pelbagai peringkat dengan bilangan agensi yang besar serta bidang kuasa berbeza-bezaantara agensi. Dalamkonteksini,kebiasaannyasesuatuprosessumbermanusiayangdijalankan melibatkanrantaiankuasadipelbagaiperingkatdanagensi.Sebagaicontoh,proses pertukaranpegawaiantaraagensiyangberlakumelibatkanpenempatandanpengurusan gaji. Perkongsian maklumat melalui sistem mengelakkan proses merekod semula dilakukan dan ini menjadikan pengurusan sumber manusia lebih cekap dan berkesan. HRMISmembenarkanperkongsianmaklumatpengurusansumbermanusiasecara dalamtalianantaraagensipusatdanagensilain.Penggunaansistemturutmemudahkan proses menganalisis maklumat dan memastikan bahawa pembahagian kerja penjawat awam dari aspek perancangan, strategi dan operasi adalah selaras.4.Prestasi anggota Perkhidmatan awam MelaluiHRMIS,prestasianggotaperkhidmatanawamdapatdiukurberdasarkan matlamatdansasaranyangtelahditetapkanmengikutPetunjukPrestasiUtama(KPI)yangtelahdipersetujuiolehketuajabatanatauketuaagensisertabolehdipantaubagimenilai prestasiindividuselarasdenganobjektifdanmatlamatagensi.Pengurusan PrOJekKerajaan telah menubuhkan Pejabat Pengurusan Projek bagi memastikan pelaksanaan projek HRMISdapatberjalandenganlancarmengikutjadual,kualitidankosyangditetapkan. Fungsi utama pejabat ini merangkumi pengurusan, penyelarasan dan pemantauan aktiviti-aktiviti utama projek iaitu, pengurusan kontrak, pemantauan kemajuan projek, pengurusan bayarankemajuanprojek,pengurusanrisikodanisu,sertapengurusanpemindahan teknologi.Dari segi pengurusan projek, perubahan utama yang melibatkan pendekatan dan jadual serahan telah dilakukan adalah seperti berikut: Pelanjutan tempoh kajian penambahbaikan proses dari empat bulan kepada 17bulan;HR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 110 Perubahanpendekatanpelaksanaanpembangunansistemdarikontrakasalmengikutduaperingkatserahaniaitupartialoperationalandpartialmanagerialdiikuti dengan full operational and full managerial kepada hanya full operational and full managerial; Perubahan pendekatan daripadafulloperationalandfullmanagerialkepada pelaksanaan pembangunan berasaskan empat pakej mengandungi 15 modul; Perubahanpendekatandaripadaberasaskanpakejkepada individual module; dan Perubahan tarikh tamat projek bagi fasa pertama dan kedua dari 11 Mac 2004kepada30September2004bagimenyiapkanfasapertamasahaja.Pengurusan kOntrak Terdapat tiga kontrak dalam pembangunan projek HRMIS iaitu: PerjanjianHRMISbertarikh1April1999; Perjanjian Pembangunan Antaramuka Integrasi HRMIS Dengan Sistem Legasibertarikh 18 Oktober 2004; dan Perjanjian Penambahbaikan Aplikasi HRMIS Selaras Dengan Sistem SaraanMalaysia bertarikh 6 Julai 2005.KesemuakontrakdiatasadalahditandatanganidiantaraKerajaanMalaysiadengan MRCBMultimediaConsortiumSdn.Bhd.Darisegipengurusankontrak,perubahan-perubahanyangberlakudalamtempohprojekmemerlukantigakalipindaankepada Perjanjian HRMIS iaitu bertarikh 27 Januari 2001, 13 Mei 2003 dan 24 Mei 2005. Perjanjian HRMIS(PindaanKetiga)telahmenamatkanpembangunanprojekHRMISsehingga fasa pertama sahaja walaupun pada asalnya perunding adalah turut bertanggungjawabmelaksanakan fasa kedua. Pelaksanaan fasa kedua HRMIS diteruskan oleh pihakKerajaan.Pemantauan kemaJuan PrOJekPemantauanyangdibuatdibawahpengurusanprojek,merangkumipemantauankeatas kemajuan pembangunan projek, serahan dokumentasi projek dan pembayaran. Kemajuan pembangunanprojekdipantaumelaluiMesyuaratProjectStatusReportyangdianggotai oleh Pasukan Projek Kerajaan dan Pasukan Projek Konsortium. Mesyuarat diadakan setiap minggu untuk sepanjang tempoh projek.11H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1Pengurusan risikO dan isuPengurusanrisikodanisuadalahmerupakansatubentukkawalanbagimemastikan pembangunan aplikasi dan pelaksanaan berjalan lancar. Mesyuarat Risiko dan Isu diadakan setiap minggu selepas mesyuarat Laporan Status Projek dibuat. Mesyuarat membincangkan risiko dan isu serta tindakan yang diambil dalam menanganinya.Pengurusan Pemindahan teknOlOgiPemindahanteknologimelibatkanprosesmempelajariteknologidalampembangunan sistem,khususnyamengenaiamalanterbaikdalampengurusansumbermanusia.Pihak perunding Kerajaan bertanggungjawab melaksanakan pemindahan teknologi kepada pihak kerajaan seperti diperuntukkan dalam perjanjian kontrak HRMIS. Aktivitipemindahanteknologiberlakumelaluikursus-kursusteknikaldanaplikasi HRMIS, protokol perkongsian kerja, perbincangan dan bengkel. Penilaian ini telah ditumpu kepada aspek pengurusan pembangunan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan projek HRMIS. Secara umumnya Pasukan Projek HRMIS Kerajaan telah mempunyai tahap pengetahuan dan kemahiran dari aspek: Pengurusanprojek; Penambahbaikanproses; Pengurusanperubahan; Latihandanpendidikan; Pembangunansistemaplikasi; Prosespengujiandanpenerimaanproduk; Pengurusandata; Pengurusanintegrasi; Pengendalianaktivitioperasidansokongan;dan Pengurusaninstalasi.DarisegipembangunanaplikasiHRMIS,PasukanProjekHRMISKerajaantelah mempunyaipengetahuandankemahiranasasuntukmembangundanmenyelenggara sistem aplikasi. Walau bagaimanapun pengetahuan yang lebih mendalam adalah diperlukan bagimenjalankansystemfnetuningtermasukpenstrukturansemulapangkalandatadan keselamatansistemkeranaHRMISmerupakansistemaplikasiyangkompleks.Bagi komponenoperasidansokongan,pengetahuandankemahiranyangkhususdiperlukan HR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 112untuk mengurus, mengendali dan mengoperasikan Pusat Data, termasuk: PerancangankemampuanPusatData. Pengawalanpengurusanperubahan Pemantauansistem KeselamatanPusatDatadanperkakasan PengurusankonfgurasikOnseP lOgO hrmis: Konsep logo ialah berdasarkan perkataan HRMIS iaitu singkatan daripada Human ResourceManagementInformationSystem.Padamasayangsama,HRMISjugadapat diertikan seperti berikut:hHorizontal: Integrasi secara mendatar, di samping mengarusperdanakan proses serta perhubungan jitu yang dapat dicapai melalui sistem kerjasama lengkap dalam kalangan agensi-agensi Kerajaan yang disokong oleh sistem HRMIS.rRightsizing: Perkhidmatan Awam yang berkesan dibantu oleh maklumat yang boleh dipercayai (iaitu maklumat yang tepat dari aspek masa dan tempat).mManagerial and operational:Prosespengurusandanoperasipadatahapyangberbezadapatdipertingkatkanmelaluisistemyangfeksibel,terbukadantanpakertas.iIntuitive: Mempunyai naluri yang tepat dan lebih ramai kakitangan awam pintar dalam memastikan amalan kerja yang lebih berkesan.sSophistication: Sistem HRMIS membawa Kerajaan Malaysia dan sistem perkhidmatan awam ke satu era baru dalam usaha negara mencapai Wawasan 2020.13H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1ringkasan babProjek HRMIS adalah inisiatif Kerajaan Malaysia bagi memastikan pengurusan sumbermanusia dalam sektor awam dapat melahirkan pekerja yang mahir, terlatih dan bermotivasi. HRMIS bukan hanya sistem aplikasi sumber manusia, tetapi juga merupakan satu pendekatan barupengurusansumbermanusiasektorawamyangkomprehensifdanbersepadu.HRMIStelah dibangunkan dan kini sedang dilaksanakan oleh seluruh Perkhidmatan Awam Malaysia. Pembangunan projek HRMIS adalah selari dengan usaha dan matlamat pengurusan sumber manusia iaitu menjadi pemimpin dalam mengurus sumber manusia bagi mencapai wawasan Kerajaan.Perkataan hrmisbil.bentukkonsep bentukkonsep warna13DTeguh dan mantap untuk hijau-biru:menunjukkan penggunaan teknologi Canggih, mesra alamtinggi dan multimedia sekitar dan seimbangbil.bentukkonsep bentukkonsep warna1KeseluruhanMelambangkan perkataan IT.Harmoni, kerjasama dan penyatuan2 Sfera Melambangkanpekerjasebagai merah nadiKerajaanElektronik,jiwa Bertenaga,ketekunan,Kerajaan Malaysia danbersungguh danBangsa Malaysia secara amnyakejayaan 3Dua Lengkonganke dalam - Penyatuan semua biru tua/diraja sumber untuk mencapai Keyakinan,Wawasan 2020 sebagai satu bangsa, bertanggungjawab, satu matlamat dan satu temaboleh diharapkan, gerak hati, cerdik dan pintarke luar - Menggapai untuk biru mudaberkhidmatkepadasemuarakyat KeamanandankreatifMalaysia dari golongan bandarhingga ke desa dua lengkongan - Keseimbangan rohani&jasmani,mental&emosiHR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 114Bab 2hrmis: sistem maklumat Pengurusan sumber manusia sektOr awamsistemMaklumatPengurusanSumberManusia(HRMIS)dibangunkanhasildaripada kajian yang mendalam dengan mengambil kira amalan terbaik pengurusan sumber manusia oleh organisasi terbaik dunia serta trend pengurusan sumber manusia abad ke-21. mOdel dan falsafah Pengurusan sumber manusia sektOr awam akan datangModelPengurusanSumberManusiaSektorAwamAkanDatangatauHRTo-Betelah dirumuskan untuk diguna pakai oleh semua agensi. Ia mempunyai sepuluh fungsi utamapengurusansumbermanusiasektorawam.Prosessumbermanusiayangdibangunkan dalammodulHRMISadalahberpandukankepadafalsafahyangtelahditetapkan.Inibagimemastikanpengurusansumbermanusiaadalahcekap,berkesan,sentiasarelevandan responsifkepadacabaransemasa.Model ini meletakkan penilaian kompetensi sebagai asas kepada semua proses sumber manusiayangjugamenjaditunjangutamadalammenggerakkanfungsipengurusansumbermanusia.Melaluifungsiini,iamenggalakkanpembangunandiridanpenambahbaikanyangberterusandapatdilakukanmenerusipendekatanmesrapengguna.Penilaiankompetensi juga dapat menggalakkan individu dan para pengurus (line managers) untuk menilai tahap kompetensi dengan menggunakan metodologi penilaian yang telah disahkan.Fungsi kedua dalam model ini adalah mengenai aktiviti pembangunan yang berkisar kepadaprosesberterusanbagilatihanrasmidantidakrasmi.Tujuanfungsiiniadalahuntukmempertingkatkan kemampuan seseorang dalam memastikan sumbangan berterusan kepada organisasi. Pada masa yang sama, peluang pembangunan disediakan untuk menggalakkan pembelajaran kendiri dan Just-in-time. Ini dapat dilihat apabila peluang diberikan kepada pekerjadanpengurusuntukmerancang,memilihsertamenilaiprogrampembangunan pekerja dalam memperolehi kompetensi baru atau kemajuan kerjaya. 15H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1Fungsipengurusanprestasipula,mampumenjajarkanmatlamatindividukepada matlamatorganisasi,disampinguntukmemantausertamenilaiprestasiindividu berdasarkankeapdaPetunjukPrestasiUtamaatauKPI,pasukandanorganisasi.Fungsiinijuga menggalakkan pemantauan sendiri untuk mendorong penambahbaikan yang berterusan dan menjadi sebahagian daripada rutin harian pihak pengurusan. Pengurusan Prestasi juga menghubungkaitkan prestasi kepada pembangunan kerjaya, keperluan pembangunan serta ganjaran. Pengurusan saraan, faedah dan ganjaran adalah fungsi seterusnya yang manapemprosesansaraansertafaedahsecaraautomasimenjadilebihpantas,tepatdanmenepatimasa.Iajugadapatmenyediakanmekanismeuntukmentadbirsaraan,faedahdanganjaranke arah membangun dan mengekalkan sumber manusia sektor awam. Sistem yang adil dan selari dengan cita-cita organisasi ke arah membangunkan keupayaan intelektual ini, juga menggalakkan pengekalan pekerja dan mempertingkatkan prestasi.Falsafahdisebalikfungsikelimaiaitupengurusankerjayaadalahbagimenyediakanpendekatanyangteraturuntukmenggalakkanpembangunansumbermanusiasejajar dengan laluan kerjaya dan keperluan organisasi. Ia juga dapat menggalakkan perkongsian dan pemilikan di antara individu dan para pengurus (line managers) semasa mengenal pasti laluankerjayadanstrategiuntukmencapaimatlamatsertapemantauanyangberterusan mengenai perkembangannya. Di samping itu, fungsi ini juga menyediakan rangka kerjayang berterusan, adil, anjal dan berorientasikan pelanggan untuk individu merancang dan mengenalpastistrategibagikemajuankerjayanya.Padamasayangsamamenyediakan peluang kepada individu yang sentiasa berusaha mempertingkatkan kompetensi dan prestasi mereka untuk maju di dalam organisasi.Modelsumbermanusiaperluberubahselarasdenganperubahanpantasdalam persekitaran. Ini bagi memastikan strategi dan polisi sumber manusia sentiasa relevan dengan keperluanorganisasi.Falsafahinilahyangdibawadalamfungsikeenamiaituformulasidanpenilaian strategi sumber manusia bagi memastikan mekanisme untuk menjajarkan strategi pengurusan sumber manusia dengan matlamat dan objektif organisasi dapat bergeraksecara pantas serta berkesan. Antara aktiviti utamanya termasuk menghuraikan nilai-nilai yangdiwujudkanolehfungsisumbermanusiamelaluivisi,gayapemikirandansebagainya.Fungsiinijugadapatmembentukfungsisumbermanusiamelaluipenetapandeliverables outcomes.Bagifungsiperolehansumbermanusia,falsafahutamanyaadalahmenyediakansatumekanismebagimengintegrasikansecarakomprehensifpelbagaifungsipengurusansumbermanusia seperti perancangan tenaga manusia, pengambilan, pertukaran, pembangunan dan HR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 116latihanuntukmemastikankeperluantenagamanusiasesuatuorganisasidapatdipenuhi. Fungsiinijugabertindakuntukmengenalpastikeperluansumbermanusiajangkamasa pendek berdasarkan aktiviti organisasi. Proses ini bermula dengan mengenal pasti peranan, jawatan dan kompetensi untuk melaksanakan sesuatu aktiviti dan tamat dengan perolehan sumber tersebut.Bagi fungsi seterusnya iaitu penamatan perkhidmatan, falsafahnya adalah untukmemudahkanurusanperalihankeluarpenjawatawamdariperkhidmatanKerajaan.Ini bagimemudahkantrendattritionsertamenyediakanstrategiuntukmengekalkantenaga mahir sektor awam (retention strategy).Melaluifungsiini,semuaisulogistiksepertiasetdanlaluankeselamatandapatdiselesaikan,disampingmencetuskanoperasifungsisumbermanusia yang relevan seperti perolehan sumber manusia, pengurusan persaraan, faedahdan ganjaran serta pembangunan.Falsafahbagifungsipengurusanrekodperibadiadalahberkisarkepadasatumekanismepengurusan rekod peribadi sumber manusia sektor awam yang teratur. Fungsi ini meletakkan tanggungjawabkepadaindividuuntukmengemaskinirekodperibadimereka.Prosesini melibatkan aktiviti-aktiviti seperti mengemas kini maklumat peribadi, keluarga, kesihatan, akademik, kemahiran bahasa, perisytiharan harta dan anugerah.Fungsi akhir adalah mengenai pengurusan komunikasi dan tatatertib pekerja yang mana falsafahutamanyaadalahuntukmewujudkanpersekitaranpekerjaanyangkondusifantarapihakpengurusandanpekerja.Padamasayangsama,fungsiinijugadapatmeningkatkankerjasamadanhubunganyangharmonisantaramajikan-pekerjamelaluikemudahan pelaporan isu, pemantauan serta penyelesaian isu-isu sumber manusia organisasi.mOdul dan submOdul hrmisAplikasipengurusansumbermanusiaHRMISterdiridaripada11modulterasyang mengandungi41submodulsertaduamodulsokongandenganlapansubmodul.Secara keseluruhanHRMISmengandungi51moduldansubmodulsepertiyangdisenaraikan dalam Jadual 1 bagi melengkapkan keseluruhan proses pengurusan sumber manusia sektor awam. keterangan mOdul Setiapmodulmempunyaifungsikhusussebagaikemudahankepadapenggunamenjalankanprosessumbermanusia.Prosessumbermanusiayangdijalankanakanmerekoddan 17H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1Jadual 1: Modul dan Submodul HRMISbil.modul / submodul1.data PerjawatanPengurusan rekod Peribadi2.Pengurusan Rekod Peribadi3.Perisytiharan Harta4. ProflPerkhidmatanPenilaian kompetensi5. Penilaian Kompetensi6. Penilaian Tahap Kecekapan7. Peperiksaan PerkhidmatanPengurusan kerjaya8.Laluan Kerjaya9.Pelan Penggantian 10. Landasan Kerjaya, Pengurusan PrestasiPengurusan Prestasi11. Selenggara Rancangan Prestasi12. Penilaian Prestasi13. Pengesahan Dalam PerkhidmatanPerolehan sumber manusia14. Penentuan Keperluan PerjawatanJangka Pendek15. Pembangunan Pelan Tindakan Perolehan Sumber Manusia16. Pengambilan Pemilik Kompetensi17. Pertukaran Pemilik Kompetensi18. PenyediaanPemilikKompetensiUntukPelaksanaanTugas19. Kenaikan Pangkat20Peminjaman PegawaiHR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 118bil.modul / submodulPembangunan sumber manusia 21.Program Pembangunan Kompetensi 22.Program PengajianPengurusan komunikasi & tatatertib Pekerja23.Pengurusan Kaunseling24.Pengurusan Tatatertib25.Pengurusan Perhubungan Majikan-Pekerja 26.Penamatan Perkhidmatan Pengurusan saraan, faedah dan ganjaran27.Imbuhan Tahunan28. PengurusanTuntutan&PendahuluanDiri29.Pengurusan Cuti30.Pengurusan Pinjaman31.Pengurusan Perubatan 32. PengurusanGaji33. Pengurusan Saraan34. Pengurusan Biasiswaformulasi & Penilaian strategi35. Formulasi Strategi Sumber Manusia36. Formulasi Polisi dan Prosedur 37.Penilaian Keberkesanan Strategi38.Penilaian Penggunaan Sumber Manusia39.Penilaian Perjawatan40.Perancangan Tenaga Manusia Jangka Panjang41.Pembangunan Organisasi 42. Norma Perjawatan43. Aktiviti Taktikal19H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1Gambar 1: Menu Utama Antaramuka HRMISbil.modul / submodul sokonganPerkhidmatan maklumat44. Direktori Kerajaan45.Pangkalan Ilmu46.Laporan Statistik47. SistemMaklumatEksekutif(EIS)48.Sistem Sokongan Keputusan (DSS) 49. Penerbitan WebPentadbiran sistem50. Sekuriti 51. Aliran KerjaHR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 120mengemaskinisemuadatatransaksisumbermanusia.Keteranganbagisetiapmodul aplikasi HRMIS dihuraikan di bawah:1. modul data Perjawatan Modul ini menyimpan maklumat mengenai perjawatan seperti skim perkhidmatan dan kumpulan perkhidmatan, unit dan aktiviti organisasi, struktur organisasi, jawatan standard, jawatansebenar,keterangantugas,tahapkompetensijawatan,bidanghasilutama(key result area) dan sumber logistik yang diperlukan oleh sesuatu jawatan. 2. modul Pengurusan rekod Peribadi Modul ini menyediakan fungsi bagi menyimpan maklumat asas pegawai sepertimaklumatperibadi,keluarga,kemahiranbahasa,pencapaianakademik,lesenmemandu, nomborakaunbank,pengalamanbekerjasebelummenyertaiperkhidmatanawamdan anugerah yang diterima. Selain daripada itu, modul ini juga menyimpan maklumat mengenai proflperkhidmatandanperisytiharanharta.3. modul Penilaian kompetensi Modul ini menyediakan fungsi bagi merekod dan menganalisis tahap kompetensiindividu atau pasukan. Pegawai atau pihak pengurusan dapat mengenal pasti jurang antara tahap kompetensi jawatan dan kompetensi pegawai. Seterusnya tindakan untuk merapatkan atau mengatasi jurang dapat diambil melalui Modul Pembangunan. Maklumat kompetensi juga boleh digunakan dalam Modul Perolehan Sumber Manusia bagi tujuan pengambilan, penempatan dan kenaikan pangkat. Modul ini juga membolehkan pegawai melaksanakan aktivitipeperiksaantermasukmemprosespermohonan,menjadualkanpeperiksaan, merekodkan keputusan penilaian dan mengemas kini keputusan peperiksaan.4. modul Pengurusan kerjaya Modul ini mengandungi kemudahan bagi pihak pengurusan melaksanakan perancangan penggantianuntukjawatanstrategik.Disampingitu,pegawaijugabolehmembuat perancangankemajuankerjayanyasecarakendiriataumelaluikhidmatnasihatoleh perunding kerjaya di peringkat agensi.5. modul Pengurusan Prestasi Modul ini menyediakan kemudahan bagi menetapkan sasaran kerja tahunan pegawai selarasdenganmatlamatorganisasisertamembuatlaporanpenilaianprestasitahunan. 21H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1Melaluiprosesinipenyeliaataupengurusandapatmenghubungkaitprestasipegawai denganpengurusanpembangunankerjaya,keperluanpembangunansertapemilihan penerima anugerah khidmat cemerlang bagi sesebuah organisasi.6. modul Perolehan sumber manusia Modul ini mempunyai fungsi pengenalpastian keperluan sumber manusia jangkapendek,permohonanperjawatansertaurusanpengisianmelaluiprosespengambilan, pertukaran dan pinjaman. Modul ini juga bertujuan memastikan setiap pegawai yang akan ditempatkan di sesuatu lokasi telah bersedia untuk melaksanakan tugas yang ditetapkan.7.modul Pembangunan sumber manusia Modulinimempunyaikemudahanuntukmenyediakanprogrampembangunan kompetensipegawaisupayaselaridenganmatlamatorganisasisertamembolehkan pegawaidanpenyeliamemohonmenghadiriprogrampembangunankompetensiyang berkaitan.Selainitupegawaibolehjugamemohonprogramlatihanjangkapendekdan jangkapanjang(diploma,ijazahsarjana,ijazahkedoktoran)dalamperkhidmatansamaadadengan biasiswa atau tanpa biasiswa.8.modul Pengurusan komunikasi dan tatatertib Pekerja Modul ini menyediakan kemudahan untuk meningkatkan kerjasama dan perhubungan yangharmonisantarapihakpengurusandanpekerjamelaluiprosespelaporanisu, pemantauan serta penyelesaiannya. Di samping itu, modul ini juga menyediakan kemudahan menguruskan aktiviti kaunseling dan tatatertib pekerja. 9. modul Penamatan Perkhidmatan Modulinimenyediakanprosesyangmenyeluruhdalammengurusperalihankeluar pegawaidaripadaperkhidmatanKerajaanmelaluipersaraanwajib,persaraanawal, perletakan jawatan, kematian, buang kerja dan sebagainya. Di samping itu modul ini juga mempunyai proses bagi pegawai menyediakan nota serah tugas dan ditemuduga sebelum meninggalkan perkhidmatan.10.modul Pengurusan saraan, faedah dan ganjaran Modulinimenyediakankemudahanuntukmentadbirrekodsaraanpegawaibagi prosespenyediaangajiberikutanprosessepertipenempatan,bercuti(separuhgaji,tanpa gaji),kenaikanpangkat,penilaiantahapkecekapandanperubahanskimperkhidmatan. HR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 122Di samping itu modul ini juga menyediakan kemudahan mentadbir rekod faedah yangdinikmatiolehpegawaisepertipinjaman,perubatan,tuntutandanpendahuluandiri, biasiswa dan imbuhan tahunan. 11.modul formulasi dan Penilaian strategi Modul ini berfungsi bagi membantu pengurus sumber manusia menggubal danmenilaikeberkesananpolisi,prosedurdanstrategisumbermanusiasesebuahorganisasi untuk penambahbaikan yang berterusan. Modul ini juga mempunyai fungsi sepertiperancangantenagamanusiajangkapanjang,pembangunanorganisasi,perancangan taktikal, penyimpanan maklumat norma perjawatan, proses penilaian tugas dan penilaian penggunaan sumber manusia. 12.Perkhidmatan maklumat HRMISjugamenyediakanperkhidmatanmaklumatkepadapenggunamelaluienam submodul iaitu Direktori Kerajaan, Pangkalan Ilmu, Laporan Statistik, Sistem Maklumat Eksekutif,SistemSokonganKeputusandanPenerbitanWeb.SubmodulDirektoriKerajaanmenyediakan maklumat nama pegawai, nombor telefon pejabat serta unit organisasinya.Submodul Pangkalan Ilmu pula menyimpan repositori ilmu berkaitan polisi, prosedur dan amalanterbaikpengurusansumbermanusiayangrelevankepadaperkhidmatanawam Malaysia. Manakala Submodul Penerbitan Web menyediakan secara dalam talian maklumat mengenai polisi dan prosedur pengurusan sumber manusia. Sementara Submodul Laporan Statistik,SistemMaklumatEksekutifdanSistemSokonganKeputusanbertindaksebagaibusiness inteligence kepada pihak pengurusan atasan dalam membuat keputusan.13.Pentadbiran sistem SubmodulSekuritiHRMISmengawalsepenuhnyacapaiankeatassemuamodul dan mengkoordinasi setiap fungsi dalam HRMIS. Manakala Submodul Aliran Kerjamembolehkanpentadbiralirankerjamenyelenggarahubunganantaraprosespengurusan sumber manusia dalam modul dan submodul. ciri-ciri aPlikasi hrmisCiri-ciri aplikasi HRMIS boleh dijelaskan seperti berikut:1. dipacu Oleh Proses Pengurusansumbermanusiasektorawamdipacumelaluiprosesyangdibinadalam 23H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1aplikasi HRMIS. Ini bermakna pengemaskinian data dalam pangkalan data HRMIS adalah dilakukan secara langsung melalui transaksi proses yang dijalankan. 2. Perhubungan antara tiga komponen dataPenggunaandatadalamHRMISadalahberasaskantigakomponendataiaitudata peribadi,dataperjawatandandatatransaksi.Setiapprosespengurusansumbermanusia menggunakan data perjawatan dan data peribadi sebagai teras bagi melaksanakan sesuatu transaksi.Seterusnyapengemaskinianpangkalandatadilakukanberdasarkantransaksi berkenaan. 3.kemudahan layan diri Melalui kemudahan layan diri yang disediakan, pegawai dapat melaksanakan, antara lain, perkara-perkara berikut: mengemaskinirekodperibadi; memohondanmenyemakcutirehat; mengemukakantuntutan; memantauprestasikerja; memohonkursusyangbersesuaian; membuatpenilaiankompetensi; memohonpertukaran;dan memohonkaunseling.4. berasaskan webHRMIStelahdibangunkanberasaskanweb(web-based)danbolehdicapaimelalui internet.Walaubagaimanapun,berdasarkanpolisikeselamatanKerajaansemuaaplikasi dibawahProjekKerajaanElektronikperlumenggunakanrangkaianEG*Net.5.integrasi antara fungsi sumber manusiaFungsi pengurusan sumber manusia telah diintegrasikan bagi memanfaatkan konsepsingleentry,mutilpleuserssupayadatadanmaklumatdaripadasesuatumodulboleh digunakan oleh modul-modul lain.6.Perkongsian ilmuDasarPengurusanSumberManusiayangdikuatkuasakanmelaluipekelilingdan peraturan yang disimpan dalam Submodul Penerbitan Web dan Submodul Pangkalan Ilmu HR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 124dapat dikongsi dalam kalangan pengguna bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran mengenai dasar berkenaan serta mengetahui perkembangan semasa.7. dasar dan Peraturan sumber manusia dimasukkan dalam sistemDasar dan peraturan pengurusan sumber manusia (business rules) telah dibina dalam aplikasi HRMIS. Kebaikannya adalah seperti berikut:- verifkasiprosesdilakukanpada point of entry; semakankelayakanpegawaidilakukansecaraautomatik;dan semakan yang berulang oleh pengurus dan pentadbir sumber manusiadikurangkan.8. keselamatan dan aliran kerjaReka bentuk aplikasi dan seni bina teknikal HRMIS telah menjamin integriti maklumat dankeselamatancapaianyangmanasebarangtambahan,pindaanataupemansuhandata tidak dapat dilakukan tanpa kebenaran pihak yang bertanggungjawab. Di samping itu proses pengurusansumbermanusiadipermudahkanmelaluipenetapanalirankerjamengikut peranan dan tanggungjawab pegawai berkenaan.faedah aPlikasi hrmisFaedah HRMIS boleh dilihat daripada sudut organisasi, pengurusan sumber manusia dan pekerja. Faedah kepada organisasi boleh dirumuskan seperti berikut: Aktiviti-aktivitisumbermanusiaakandijalankandenganlebihmudahdanringkasdengan adanya kemudahan sistem maklumat sumber manusia yang real-time dan on-line; Polisi dan prosedur sumber manusia yang seragam serta penyatuan maklumatsumber manusia dalam bank data berpusat akan memudahkan penggunaan sistem ini oleh semua agensi; Produktiviti akan dapat ditingkatkan melalui pemprosesan yang lebih pantas,persekitarantempatkerjayangbaik,pengurangankesilapandankerja-kerja bertindih,pengendaliansistemyanglebihmudahsertaautomasiaktiviti-aktiviti tertentu; Sistem maklumat sumber manusia yang bersepadu membolehkan perkongsianmaklumat yang tepat serta cepat dan komunikasi yang lebih baik dalam kalangan agensi-agensi terbabit; dan25H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1 Aktiviti-aktiviti sumber manusia yang kurang produktif dapat dikurangkan danlebih banyak tumpuan diberikan kepada kerja-kerja yang lebih produktif sepertimenganalisis dan merancang sesuatu kerja yang seterusnya dapat mempertingkatkan proses membuat keputusan, pelaksanaan dan pemantauan.FaedahaplikasiHRMISkepadapengurusansumbermanusiapulaadalahseperti berikut: Integrasiantarafungsisumbermanusiasecaramenyeluruhmenyediakanmaklumatsumber manusia yang bersepadu, tepat, cepat dan boleh dipercayai; Memudahkanpengurusansumbermanusiamelaluipenggunaanteknologi; Meningkatkanproduktivitimelaluisistemyanglebihmudahsertapengautomasianproses sumber manusia tertentu; Penggunaanpolisidanprosedursumbermanusiayangseragam; FungsipengurusansumbermanusiadalamaplikasiHRMIStelahmengambilkiraunsur-unsurpenambahbaikanprosesdanalirankerjasupayapengurussumber manusia dapat memainkan peranan yang lebih strategik; Masa pemprosesan terutama bagi fungsi operasi menjadi lebih pantas dan cepatmelalui penggunaan ICT terkini; Maklumat asas pengurusan sumber manusia seperti skim perkhidmatan, polisi,pekelilingdangarispanduanyangkonsistendapatmemastikanpenyeragaman pelaksanaan pengurusan sumber manusia; dan Pengumpulanmaklumatsecaraberpusatmemudahkanurusanpenganalisisandanpenjanaan laporan statistik berkaitan dengan pengurusan sumber manusia. ManakalafaedahaplikasiHRMISkepadapekerjaadalah: Memudahkankomunikasiantaramajikandanpekerja; Kemasukan maklumat asas personel dan profl perkhidmatan tidak perlu dibuatberulang kali; Mengurangkanaktivitimanualdanpertindihan; Pengguna dapat menyemak status setiap transaksi yang dibuat melalui aplikasiHRMIS; Meningkatkankepuasan,motivasidanproduktiviti;dan Sistemyangmesrapenggunadanfeksibel.HR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 126ringkasan babProdukyangdibangunkandalamaplikasiHRMISadalahberasaskankepadaModel PengurusanSumberManusiaSektorAwamAkanDatangatauHRTo-Beyangtelah dirumuskan untuk diguna pakai oleh semua agensi. Terdapat sepuluh fungsi utamadalampengurusansumbermanusiasektorawam.Setiapfungsiyangdilaksanakanadalahberpandukankepadafalsafahyangtelahditetapkanbagimemastikanpengurusansumbermanusiayanglebihefsien,sentiasarelevandanresponsifkepadacabaransemasa.Bagimelengkapkankeseluruhanprosespengurusansumbermanusiasektorawam, terdapat11modulterasyangmengandungi41submodulsertaduamodulsokongan dengan lapan submodul bagi melaksanakan aplikasi ini. Modul-modul ini telah dipecahkan mengikutkeperluandankepentinganmasing-masingyangselarasdenganperjanjian kontrak. Pecahan modul ini telah membantu dalam proses melicinkan pelaksanaan aplikasi HRMIS. 27H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1Bab 3fasa Pembangunan PrOJekOrganisasi PrOJekPEMBANGUNANprojekHRMISbermuladenganpelancaranpada12 April1999.JPA selakuagensipenerajutelahmenubuhkanPejabatPengurusanProjekHRMIS.Pejabat inibukansahajamembentukpasukanyangbertanggungjawabkeatastujuhkomponen utama projek, tetapi juga merupakan organisasi cermin kepada pasukan perunding. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan proses pemindahan teknologi berlaku secara berkesan daripadapembekalkepadaKerajaan.KomponenutamaprojekadalahPenambahbaikan Proses, Pengurusan Perubahan, Pengurusan Latihan dan Pendidikan; Pembangunan Sistem, Pengurusan Instalasi dan Pejabat Pengurusan Projek. Struktur organisasi perunding adalah seperti di rajah 3 dan pasukan Kerajaan yang terlibat adalah yang ditunjukkan di rajah 4.HR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 128Rajah 3: Struktur Organisasi Projek HRMIS Tahun 1999Rajah 4: Struktur Organisasi Pasukan Projek HRMIS Kerajaan Tahun 2001 - 200729H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1temPOh Pelaksanaan PrOJekKontrakPerjanjianHRMISyangasaltelahmenetapkantempohpelaksanaanselama42 bulaniaitufasapertamamerangkumiselama24bulandanfasaduaselama18bulan.FasapertamamerangkumiBusinessImprovementProcess(BIP)danPembangunanSistem. Terdapat empat peringkat serahan dan Ujian Penerimaan Sementara iaitu pada bulanketujuh, bulan ke-12, bulan ke-15 dan bulan ke-18. Seterusnya pihak Kerajaan membuat UjianPenerimaanAkhiryangpertama(FA1)padabulanke-24selamasebulandaritarikhserahan.Fasakeduaadalahpelaksanaankesemuaagensisektorawamdanpembaikan aplikasijikaterdapatkesilapansemasapembangunansistem.UjianPenerimaanSementarakelima akan dilaksanakan pada bulan ke-30 dan ujian keenam pada bulan ke-36. UjianPenerimaan Akhir dilaksanakan pada bulan ke-42. Ini ditunjukkan dalam rajah 5.Rajah 5: Jadual Pelaksanaan Projek (Kontrak Perjanjian Asal)PHASE 1 PHASE 2Legend:PA BIP: Provisional Acceptance For Business Improvement Process MilestonePA#: Provisional AcceptanceFA1: Phase 1 Final Acceptance Milestone (Duration = 1 month)FA2: Phase 2 Final Acceptance Milestone (Duration = 3 month)LAD#: Liquidated Damageds Points Milestone (Rate: RM4,000 per day)IR#: Implementation Review MilestoneNote:PA BIP: * PA5 & PA6 will occur between months 24-42 depending on the delivery and complete installation of the Hardware/SoftwareMONTH0 4 7 12 15 18 24 30 36 42 54PA 1 PA 2 PA 3 PA 4 FA 1End Phase 1 CommencementDateEnd Phase 2PerformanceBond (End)End HRMISWarrantyFA 2 PA BIPLAD2 LAD3 LAD4 LAD5 LAD6 LAD7IR1 IR2 IR3 IR4 IR5 IR6LAD1PA5 & PA6HR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 130HRMIS merupakan satu sistem aplikasi yang mencakupi keseluruhan aspek pengurusan sumber manusia. Penyerahan sistem aplikasi mengikut fungsi pengurusan dan fungsioperasisepertidalamkontrakasaladalahsukaruntukdilaksanakan.Inikerana,adalah rumituntukmembangunkansesuatumodulyangmengasingkanfungsioperasidanfungsipengurusan,sebaliknyaadalahlebihmudahdanpraktikaluntukmembangunkansesuatu modulyanglengkapmengandungikedua-duafungsitersebut.Sehubungandenganitu,bagimemudahkanpembangunandanpengurusanprojek, semua serahan di bawah Pembangunan Sistem telah disusun semula mengikut empat pakej seperti di rajah 6. SemasakajianBIPdilakukan,pengurusansumbermanusiasektorawammasih menggunakan Sistem Saraan Baru (SSB). Oleh itu pembangunan sistem aplikasi HRMIS pada ketika itu adalah berasaskan kepada proses yang menggunakan SSB. Pada tahun 2002 Kerajaan telah memperkenalkan Sistem Saraan Malaysia (SSM). Dengan pelaksanaan ini, maka semua proses yang telah diputuskan sebelum ini perlu disemak semula dan ditambah baik selaras dengan SSM. Proses kajian semula dan pelarasan ini memerlukan masa dan kos tambahan. Sehubungan dengan itu kontrak Penambahbaikan Sistem Aplikasi HRMIS Selaras Dengan Pelaksanaan SSM telah ditandatangani. Rajah 6: Jadual Pembangunan Aplikasi Selepas Pindaan Kontrak Feb 01PAKEJ 1 Perjawatan Data Peribadi Pengeluaran DataPAKEJ 2 Panduan Kerajaan Penilaian Kompentensi Pengurusan Prestasi Pengurusan Kerjaya Perolehan Sumber ManusiaPAKEJ 3 Pembangunan PKTP Penamatan PerkhidmatanPAKEJ 4 Peng. Saraan, Faedah & Ganjaran Formulasi & Penilaian Strategi EIS/DSS Aliran Kerja Keselamatan23 Bulan 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38Mac 01 Apr 01 Mei 01 Jun 01 Feb 02 Mac 02 Apr 02 Mei 02 Jun 02 Jul 01 Ogo 01 Sep 01 Okt 01 Nov 01 Dis 01 Jan 02Lagenda:Analisis & RekabentukPembangunan AplikasiVerikasi Produk PKTP : Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja EIS : Sistem Maklumat Eksekutif PAT : Ujian Penerimaan Sementara DSS : Sistem Bantuan KeputusanPAT1PAT2PAT3PAT4UJIAN PENERIMAAN AKHIR 131H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1Pelan Pembangunan PrOJekMengikut perjanjian kontrak HRMIS, tindakan pertama yang perlu dilaksanakan oleh pihak perunding adalah menyediakan pelan pelaksanaan bagi setiap komponen projek. Pelan ini perlu mendapat persetujuan Kerajaan terlebih dahulu sebelum tindakan selanjutnya diambil. Pelan utama projek yang telah diluluskan adalah seperti berikut: Pelan BIP; PelanPengurusanPerubahan; PelanPengurusanLatihandanPendidikan; PelanPembangunanSistem; PelanPengurusanInstalasi; PelanPengurusanProjek;dan PelanPemindahanTeknologiskOP kerJa PrOJek hrmisPenjelasanskopkerjabagisetiapkomponenyangdinyatakandiatasadalahdihuraikan mengikut tajuk-tajuk kecil berikut.Business Improvement Process (biP)LaporanPelanBIPtelahdiluluskanolehKerajaanpada2September2000yang menerangkan mengenai pelan dan pendekatan setiap aktiviti serta rangka kerja terperinci untuk keseluruhan aktiviti BIP. Pelan BIP terdiri daripada empat aktiviti utama iaitu analisis proses sumber manusia semasa, reka bentuk konsep, reka bentuk terperinci proses sumber manusiaakandatangdanpelanpelaksanaan.Padaperingkatini,skopkajianBIPhanya melibatkan sepuluh agensi perintis yang dipersetujui dalam kontrak HRMIS.MemandangkanHRMISadalahprojekpembangunanperisianmakakaedahsistem pembangunannya menerima pakai kaedah yang dikenali sebagai Rational Unifed Process (RUP).RUPadalahsuatumodelyangmenggunakanpendekatanprosesyangberorentasikanobjek.Iamenyediakansuatupendekatanyangteraturuntukmenentukantugasdan tanggungjawabdalampembangunanorganisasidenganmatlamatmenghasilkanperisian aplikasi yang berkualiti tinggi, memenuhi kehendak pengguna dan mengikut jadual serta bajetyangterkawal.RUPmengandungienamalirankerjautamayangmanaduadaripadaaliraniniiaituModelBisnesdanKeperluandikhususkanuntukprosespenambahbaikan perkhidmatan bagi projek berkenaan. Untuk tujuan itu, projek berkenaan menggunakanHR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 132BusinessProcessImprovementMethododology(BPIM)untukmenyempurnakanModel BisnesdanKeperluanRUP.PendekatanyangdigunakanolehPasukanBIPadalahberpandukankepadaModel Metadologi BIP seperti dalam rajah 7. Model ini telah disesuaikan semasa kajian BIP.Model penambahbaikan yang berterusan ini dijelaskan dengan lima persoalan bermula denganorganisasiprojekdandisimpulkandengansuatuperancanganpelaksanaanataufasapelaksanaan. Berikut adalah langkah-langkah dalam setiap fasa bagi memastikan suatupendekatanyangmenyeluruhdaninovatifdalamHRMIS: Pada fasa pertama, Organisasi Projek memastikan agar semua perancangan,pentadbirandansumberkeperluanyangrelevankepadaprojektelahdisediakan sebelumfasaBIPbermula.Fasainitermasuklahaspekpersiapanawal,perancangandan penentuan kualiti; FasakeduapulamelibatkanPenilaianPeluangyangmanafungsisumbermanusiadalamsektorawamdinilaisemula.Kajianinidilakukanmelaluipenilaian persekitaran sumber manusia dan mengenal pasti isu-isu utama sumber manusia sertacabaranyangdihadapiolehagensiperintis.Iajugaturutmengenalpasti Rajah 7: Model Metodologi BIP33H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1peluang untuk penambahbaikan, halangan yang berpotensi berlaku dan pemboleh cara (enabler) kepada pembangunan HRMIS; Fasa ketiga merangkumi objektif bagi Reka Bentuk Konsep iaitu menyediakandokumen dan cadangan reka bentuk konsep bagi proses reka bentuk masa depan HRMISsecaraterperinci.Inputkepadafasainiadalahdaripadapenilaianpeluangdan kajian yang telah dilakukan; Bagifasakeempat,iaituRekaBentukTerperinci,prosesyangdijalankanadalahmenyediakan dokumen dan cadangan reka bentuk terperinci bagi proses pengurusan sumber manusia masa depan HRMIS; dan Akhirnya, dalam fasa kelima, iaitu fasa implementasi atau Roll-Outmelibatkan semua pihak yang pakar dalam BIP, pembangunan aplikasi dan instalasi, latihan sertapengurusanperubahan.ObjektifutamapasukanBIPdalamfasaperancanganimplimentasi ini adalah menyediakan dokumen pelan implementasi roll-out. Pada peringkat awal fasa BIP, fokus utama adalah untuk menyedia dan meluluskanpelanyangdisediakanolehperunding.Walaubagaimanapun,berlakukelewatandalam menyediakanOperationalProcessVisionReport(OPVR)olehpihakperundingkerana maklumatterperincimengenaikedudukansemasa(As-Is)yangdikehendakioleh pihakKerajaantidakdapatdipenuhi.Laporanberkenaantelahdiluluskanpada25Mei 2000bersertadenganPelanPemulihandanPenyusunanSemula(ProjectRecoveryand Realignment Plan).Pada27Jun2000,LaporanRekaBentukKonsep(ConceptualDesignReport)yang mengandungikonseprekabentukTo-BeHRMISsecaramenyeluruhtelahdisiapkan. Setelah melakukan analisis jurang (Gap Analysis), pihak perunding telah mengemukakan laporanrekabentukterperincikepadaKerajaan.Laporaninimengandungisemuaaspek yangberkaitandenganPengurusanSumberManusia AkanDatang(HR-To-Be)termasuk aliranprosessumbermanusia,peranansertatanggungjawabyangtelahdikajisemula. Laporaninimengambilkiraaliranproseskerjasediaada,visidanobjektifsumbermanusiaperkhidmatanawam,amalanterbaik,visidanobjektifHRMISdanPetunjukPrestasiUtama(KPI). Laporan berkenaan juga mengesyorkan perubahan dan tindakan yang perlu dibuat bagimemastikankejayaanprosesakandatang.Akhirnya,dalamfasaini,pihakperundingtelah mengemukakan Laporan Rancangan Pelaksanaan BIP yang menggariskan aspek-aspek berkaitan dengan pelaksanaan HRMIS, faktor-faktor kejayaan dan strategi pelaksanaanyang perlu diambil. Ia juga mengandungi pelan rangka kerja rancangan pelaksanaan dan pengukuran prestasi. HR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 134PencapaianfasaBIPadalahsepertidirajah 8. KajianBIPtelahmeningkatkanpemahamankeataskeperluanpengurusansumber manusiasemasasertapenambahbaikanyangperludilakukanpadamasahadapan.Di samping itu membolehkan Kerajaan menentukan penanda aras pengurusan sumber manusia berdasarkan amalan terbaik dan organisasi terbaik di peringkat antarabangsa. Hasil kajian BIPjugatelahmenentukanhalatujustrategikpengurusansumbermanusiaberdasarkan wawasan berikut: Pemimpinsektorawamdiiktirafsebagaipenandaarasdiperingkatdunia; Pembelajaranberterusansepanjanghayatbagimemperolehiilmudankemahiran; Pekerjabermaklumat,berkemahiran,proaktif,berwibawadanefektif; Penggunaanteknologiyangbersesuaianbagimeningkatkanproduktiviti; Telus; Berorientasikanpelanggan;dan Pakatanstrategik.Berdasarkan perspektif baru pengurusan sumber manusia yang telah dinyatakan diatas, kajian BIP ini digunakan untuk menentukan reka bentuk sistem yang menghubungkan antara visi dan tingkah laku organisasi. Ciri-ciri reka bentuk sistem yang mengambil kira penambahbaikan pengurusan sumber manusia adalah seperti ditunjukkan dalam rajah 9. Fasa BIP adalah penting dalam pembangunan aplikasi HRMIS kerana ianya menentukan hala tuju dan reka bentuk sistem aplikasi yang akan dibangunkan. Rangka kerja HRMIS adalah sebagaimana yang diterangkan dalam rajah 10.Rajah 8: Jadual Pencapaian Fasa BIPPelan BIPPelan BIPdiluluskan2 September1999Laporan As-IsLaporan As-Isdiluluskan25 Mei 2000 Reka BentukKonsepLaporanReka BentukKonsep diluluskan27 Jun 2000Reka Bentuk ProsesAkan DatangLaporan Reka BentukTerperinci diluluskan5 September 2000PelanPelaksanaanPelan Pelaksanaandiluluskan9 Oktober 200035H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1seni bina teknikal hrmisSeni bina teknikal merupakan garis panduan teknikal dalam pembangunan dan pemasangan sistem HRMIS yang meliputi sistem aplikasi dan pembangunan pusat data untuk menyokong pelaksanaan HRMIS. Konsep Seni Bina Teknikal HRMIS mengandungi:Rajah 9: Ciri-Ciri Reka Bentuk Sistem Yang Mengambil Kira Penambahbaikan Pengurusan Sumber ManusiaCIRI-CIRI REKABENTUKsBerorientasikan pelanggan ssPenambahbaikan berterusan ssPengurusan prestasi ssOrganisasi pembelajaranss Berasaskan kompetensisTINGKAHLAKUFokus kepada pelanggansInovasisPenambahbaikan berterusansBerorientasikan prestasisKerja berpasukan sCaringsProfesionalsVISIsPemimpinsPekerja berilmusTechnology enabledsKetelusansPenambahbaikan berterusans Orientasi PelanggansPakatan bistariRajah 10: Rangka Kerja HRMISHR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 136 Seni Bina Internet Teragih Microsoft (MicrosoftDistributedInternet Architecture); SeniBinaPelbagaiLapis(N-tier Architecture); Pengaliran Maklumat Pemprosesan Transaksi Online Dalam Talian (OLTP Information Flow); Pengaliran Maklumat Pemprosesan Analisis Dalam Talian (OLAPInformation Flow Enterprise Database Architecture); dan SeniBinaInfrastruktur(Infrastructure Architecture). Konsep ini telah diluluskan oleh Kerajaan pada 27 Oktober 2000 dan seterusnya laporan lengkapsenibinateknikalditerimapakaiapabilaSystemsDevelopment-Architecture Report telah diluluskan oleh Kerajaan pada 19 Julai 2001. Ciri-ciri utama reka bentuk seni bina teknikal adalah seperti dalam rajah 11.Ciri-ciriutamarekabentukteknikalyangdicadangkanolehperundingtelahmelalui beberapasiriperbincangandenganPasukanProjekHRMISKerajaansebelumditerima bagi memastikan infrastruktur teknikal HRMIS benar-benar menyokong sistem bertarafduniasepertiyangdijelaskandalamHRTo-BeDetailedDesignReport.Iniadalah keranaHRMISakanmenjadisistemtunggalpengurusanmanusiasektorawamseluruh Malaysia dengan bilangan pengguna lebih sejuta orang yang meliputi 720 agensi. Senario ini memberikan gambaran bahawa sistem HRMIS akan mengalami bilangan capaian yang cukup tinggi pada sesuatu masa apabila proses sumber manusia dilaksanakan sepenuhnya dalam talian.Pembangunan sistem aplikasi hrmisPembangunansistemaplikasiHRMISbermulaapabilaserahanHRTo-BeDetailed DesigndibawahkajianBIPdiluluskan.PembangunansistemHRMISmeliputitiga aspek utama iaitu pembangunan sistem aplikasi, integrasi dan juga peralihan data. Secara keseluruhanterdapattujuhpelanpembangunansistemyangmenjelaskanserahanutama, jadualpembangunan,sumberyangdiperlukan,pemindahanteknologi,risikodankaedah penyelesaian. Penjelasan lengkap aktiviti pembangunan sistem aplikasi dihuraikan dalam tujuh dokumen pelan berikut: PelanPembangunanAplikasi; PelanPangkalanIlmu; PelanPenerbitanWeb;37H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1Rajah 11: Seni Bina Teknikal HRMIS PelanIntegrasi; PelanPeralihanData; PelanSistemMaklumatEksekutif/SistemSokonganKeputusan;dan PelanKamusDataSumberManusia.Pembangunan HRMIS mengguna pakai pendekatan dan metodologi RUP yangmengandungi enam aliran kerja teras seperti dalam rajah 12. HR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 138EnamalirankerjamengikutmetodologiRUPdijelaskandalamJadual 3.Penentuan keperluanAktivitipembangunansistembermuladenganpenentuandanpengesahanKeperluan Pengguna(UserRequirement). Proses ini dilakukan dengan menterjemah semua fungsidanprosessumbermanusiayangtelahdipersetujuidalamdokumenHRTo-BeDetailed Designmengikutmodulkedalambentukkeperluanpenggunasecaraterperinciseperti yang didokumenkan dalam User Requirement Report. Setiap serahan dokumen keperluan penggunainidisemakdandipersetujuiterlebihdahulusebelumdijadikanrujukanuntuk analisisdanrekabentuksistem.DalamkonteksHRMIS,dokumenLaporanKeperluan Penggunabagikesemuamoduldansubmodulmelaluiprosessemakandanpengesahan oleh Pasukan Kerajaan sebelum diterima pakai. PrinsiP utama reka bentuk hrmisAplikasi HRMIS telah dibina berasaskan kepada 11 prinsip reka bentuk utama iaitu: Layandiri; Keanjalandalampergerakansumbermanusia;Rajah 12: Metodologi Sistem Pembangunan RUP39H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1Jadual 3: Aliran Kerja Dalam Proses Pembangunan Sistem Berdasarkan RUPaliran kerja utamaObjektif Untukmemahamistruktursemasadandinamikorganisasi; Untukmemastikanpelanggan,penggunadanpihakyangPemodelanBisnesmembangunkanmempunyaisatupersafahamanyang sama mengenai organisasi; dan Untukmengenalpastikeperluansistemteknologimaklumatsemasayangmenyokongfungsisumbermanusiadalamorganisasi berkenaan. Untukmendapatkatapersetujuandenganpihakpelanggandan pengguna mengenai apa yang perlu dilaksanakan olehsistem berkenaan; PenentuanKeperluan Untukmenyediakankefahamanyanglebihbaikmengenaikeperluan sistem kepada pihak yang membangunkannya; Untukmengenalpastihaddansempadansistem; Untukmenyediakanasaskepadaperancanganruanglingkupkerja bagi setiap pusingan pembangunan sistem; dan Untukmenerangkanuser-interface bagi sistem To-Be UntukmenggubahkeperluanpelanggandanpenggunaAnalisis dankepada reka bentuk sistem, dalam konteks HRMISReka Bentukadalah rekaan To-Be, Untukmelakarsistempembangunan;dan Untukmemastikanrekaansepadandenganpelaksanaanpersekitaran. Untukmenerangkanorganisasimengenaikodprogram; Untukmembangunkanprogram/komponenbagi modul HRMIS; Pengaturcaraan Untukmengujiprogram/komponenyangdibangunkanataudisebut juga ujian unit; Untukmengintegrasikanprogramyangdihasilkanolehpengatur cara secara berasingan ke dalam satu sistem yangdapat dilaksanakan; Untukmengesahkaninteraksiantaraprogramdanmodul;dan Untukmengesahkanintegrasiyangbetulantarasemua komponen perisian;HR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 140aliran kerja utamaObjektifUjian Untukmengesahkaninteraksiantaraprogramdanmodul; Untukmengesahkanintegrasiyangbetulantarasemua komponen perisian; Untukmengesahkansegalakeperluantelahdapat dilaksanakan dengan tepat; dan Untukmengenalpastisemuakekurangan/kesalahantelahdibetulkan sebelum membariskan kemasukan perisian. Pelaksanaan Untukmenerbitkanproduk,danmembuatpemasangan produk. Berorientasikanpelanggan; Piawaian; Kemudahanmemperolehimaklumat; Disentralisasiprosessumbermanusia; Peranansumbermanusiayangstrategik; Penambahbaikanberterusan; Dipacuolehteknologi; Keberkesananproses;dan Kompetensi.MengikutKontrakPerjanjianHRMISasal,serahandibawahpembangunansistem aplikasiHRMISadalahterbahagikepadaduaiaitufungsipengurusandanfungsioperasi.Namun begitu, untuk mengasingkan kedua-dua fungsi tersebut dalam pembangunansesuatu modul adalah lebih sukar berbanding pembangunan modul secara keseluruhan yang mengandungi kedua-dua fungsi secara bersekali. Mengambil kira keadaan ini, Kerajaanbersetujusupayastrukturserahandanpendekatanpembangunanmoduldipindakepada serahan secara pakej iaitu serahan modul secara menyeluruh yang mengandungi kedua-dua fungsi tersebut. Perubahan ini melibatkan pindaan dilakukan kepada Kontrak PerjanjianHRMIS. Bagimemastikantahapkualitisistemyangdibangunkansentiasaterkawal,dan memudahkanpenyenggaraandilakukankemudian,standardtelahdiperkenalkanuntuk dipatuhiolehpengaturcaradanjuruanalisissistembagimemastikankeseragaman pembangunan sistem aplikasi, iaitu:Jadual 3: Aliran Kerja Dalam Proses Pembangunan Sistem Berdasarkan RUP41H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1 StandardDokumentasi(Documentation Standard)sebagaiformatpanduanuntukpenyediaandokumenprojektermasukdokumenpembangunansistemseperti LaporanKeperluanPengguna,Laporan AnalisisdanRekaBentuk,KamusData Sumber Manusia, Pelan Pelaksanaan modul dan Laporan Pelaksanaan Modul; Standard Antaramuka Pengguna (UIStandards)sebagaipanduankepada pembangunmembuatrekabentukskrinyangjelasdarimodul,fungsi,prosesdanjuga imej HRMIS; Standard Manual (ManualStandards)sebagaipanduandalammembangunkan dokumen manual; StandardPengekodan(Coding Standard) sebagai panduan kepada pengatur cara dalam membangunkan program; Standard Nama (NamingStandard)sebagaipanduandalammenetapkannama sepertinamadataelemendanfailyangdigunakandalampengaturcaraan;dan StandardKeperluan(Requirement Standards) yang menggariskan kandungan dan formatdokumenlaporankeperluanpengguna.BukuPanduanPembangunanSistem(DevelopersHandbook)yangmengumpulkan semua standard dalam satu dokumen telah juga dikeluarkan bagi memudahkan pembangun sistem membuat rujukan. Pembangunan Pangkalan data EnterpriseDatabaseArchitectureyangmengandungitigakomponenutamatelah diterimapakaidalammenyokongsemuaoperasipengumpulanmaklumatdantransaksi bisnes sumber manusia sektor awam. Komponen Online Transaction Processing (OLTP) yangmengandungisatupusatpengumpulandataenterprisemenyokongoperasibisnes sumbermanusia.KomponenOnlineAnalyticalProcessing(OLAP)yangmengandungi datamartsdandatawarehousesmenyokongBusinessIntelligent.Manakalakomponen Operational Data Store(ODS)mengandungisaturepositoridatauniversalbersifatinfnitiyang menyokong pengurusan data, jaminan kualiti data, serta produksi data sama ada yang disalurkankepadasistemlainatauditerimadaripadasumberlain.Hubunganketiga-tiga komponen digambarkan dalam rajah 13.Sejak HRMIS dilaksanakan, enjin pangkalan data HRMIS telah mengalami perubahan mengikutperedaranteknologisemasaiaitudariSQLserver7.0keMicrosoftSQLserver2000danseterusnyakeMicrosoftSQL2003seiringdenganperubahanperisianoperasiiaituHR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 142dari Windows NT ke Windows 2000,seterusnya ke Windows 2003. Pertukaran teknologi tersebutdigambarkandirajah14danperbandinganperisianoperasiadalahsepertidi Jadual 4.Peralihan dataTools Peralihan Data (DC Tools) adalah sebahagian daripada aktiviti pembangunan sistem HRMIS.Ianyadibangunkanuntukmemudahkandanmempercepatkanpengemaskinian data dalam pangkalan data HRMIS melalui peralihan daripada data digital sedia ada dalam Rajah 14: Pertukaran Teknologi Pengoperasian Sistem dan Enjin Pangkalan DataRajah 13: Enterprise Database Architecture43H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1mana-manasistemlegasikepadaaplikasiHRMIS.ToolsPeralihanDatamengandungi himpunanaturcarakomputerbagimembacadatadigitaldaripadaformatyangditentukanataupangkalandatasistemlegasiagensidanmembuatperalihandatasecaraautomasi daripada pangkalan data sistem legasi kepada pangkalan data HRMIS. AktivitiperalihandatamenggunakanDC Toolsmuladilaksanakanpadatahun2001 melaluiaktivitipenyediaandataasasHRMISkeatassepuluhagensiperintisHRMIS. Pembangunan DC Tools bermula sejak tahun 2000 dan versi terkini adalah DC Tools V3.3. PenambahbaikankeatasDCToolsadalahselaridenganstrategiperalihandata.Strategi peralihan data yang telah diperkenalkan boleh digambarkan melalui rajah 15.Aktiviti utama peralihan data yang menggunakan DC Tools adalah: Kemasukan data asas HRMIS (BU-BA-AP) yang terdiri daripada AktivitiOrganisasi (BA), Unit Organisasi (BU), Jawatan Sebenar (AP) dan PemilikJadual 4: Perbandingan PerisianVersi Perisian: WINDOWS NT 4.0tarikh dikeluarkan: 29 Julai 1996Perkakasan: Workstation, Server, Server Enterprise Edition, Terminal Server, EmbeddedPerisian enjin Pangkalan data: SQL Server 6.0 / SQL Server 6.5 / SQL Server 7.0Spesifkasi Server:CPU-386,25MHz,RAM-8MB,Ruangcakerabebas-90MBVersi Perisian: WINDOWS 2000 tarikh dikeluarkan: 17 Februari 2000Perkakasan: Professional, Server, Advanced Server, Datacenter ServerPerisian enjin Pangkalan data: Microsoft SQL Server 2000Spesifkasi Server:CPU(Processor)-DualCoreItanium2-64-bitprocessor,RAM-16GB(4x4GB)StandardMemory,2physicalprocessorsVersi Perisian: WINDOWS 2003 tarikh dikeluarkan: 24 April 2003Perkakasan: Standard, Enterprise, Datacenter, Web, Storage, Small Business Server, Compute ClusterPerisian enjin Pangkalan data: Microsoft SQL Server 2005Spesifkasi Server: CPU (Processor) - Dual Core Itanium 2 - 64-bit processor,RAM - 16GB (4 x 4 GB) Standard Memory, 8 physical processors,Attached Storage EMCHR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 144Kompetensi. Aktiviti ini membolehkan seseorang pegawai login ke dalam sistem HRMIS dengan menggunakan nombor kad pengenalan sebagai pengenalan diri; Peralihan maklumat Sistem Pengurusan Personel Jabatan (SISPEN) dan SistemMaklumat Personel (SISMAP) ke dalam pangkalan data HRMIS. PeralihanmaklumatsaraandariJabatanAkauntanNegara(AG)yangmengandungimaklumat gaji pemilik kompetensi seperti gred gaji, mata gaji, nombor gaji, gaji hakiki,elaundanpotongangajiuntukmelaksanakanModulPengurusanGajiDanSaraan dalam HRMIS ke dalam pangkalan data HRMIS; PeralihanmaklumatpermarkahanLaporanPenilaianPrestasiTahunan(LNPT); Peralihanmaklumatperibadi,proflperkhidmatandansejarahperkhidmatandariSistemGunasamayangdigunakandiJPA;dan Kemasukan 13 maklumat asas pegawai dari Jabatan Pendaftaran Negara (JPN)ke pangkalan data HRMIS.Prosedur peralihan data HRMIS adalah: Membangunkan program peralihan dalam DCToolsberdasarkansistemlegasi yang hendak dialihkan;Rajah 15: Strategi Peralihan Data45H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1 Menyalin data daripada sistem legasi seperti SISMAP, Sistem Perjawatan(SISJAW),SISPENdanlain-lain; Melaksanakanpembersihandatakeatassistemlegasitersebutjikaperlu; Melaksanakan peralihan data ke pangkalan data sementara (stagingdatabase) menggunakan DC Tools; Melaksanakan semakan dan verifkasi ke atas data ke dalam pangkalan datasementara (staging database) menggunakan DC Tools bagi memastikan data yang akan dialihkan berintegriti; Melaksanakandanmemprosesdatadidalampangkalandatasementara(stagingdatabase) ke pangkalan data HRMIS menggunakan DC Tools; Mengeluarkan laporan sebelum dan selepas peralihan bagi memastikan databerjaya dialihkan; dan MenyemakkesahihandatayangdialihkandidalampangkalandataHRMIS.integrasi hrmis dengan sistem legasi Pembangunan tools integrasi merupakan salah satu skop yang telah dikenal pasti dalam pembangunan projek HRMIS. Aktiviti yang perlu dijalankan adalah: Membuatkajiankeatassistemlegasi; Mengenalpastialiranmaklumat; Mengenalpastikeperluanmaklumatintegrasi; Membuatcadangankaedahintegrasi; Menyediakanskripperalihandatabagitujuanintegrasi; Menjalankanujianintegrasi; Menjalankanpelaksanaansecaraselari;dan MelaksanakanintegrasisepenuhnyaMengikutKontrakPerjanjianHRMIS,sistem-sistemyangdikenalpastiuntuk integrasi dengan aplikasi HRMIS adalah seperti berikut: SistemGaji&SistemPerancanganandKawalanBelanjawan(SPKB); SistemLatihan(SILA); SistemPencen(POWER); SistemPersonel(SISPEN); SistemPerjawatan(SISJAW); SistemKedatangan(WBB);HR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 146 SistemPengiktirafan(SISRAF); SistemPinjamanPerumahan; SistemPendaftaranNegara; SistemPersonelPDRM; SistemPersonelATM; LabourMarketInformationSystem(LMIS); SistemLegasiberkaitandiSuruhanjayaPerkhidmatanAwamMalaysia; SistemLegasiberkaitandiKWSP; SistemLegasiberkaitandiPERKESO; SistemLegasiberkaitandiLHDN; SistemLegasiberkaitandiINTAN;dan SistemLegasiberkaitandiIPTASkopprojektelahdiperluaskankepadapembangunanaplikasiintegrasidiagensi-agensi yang dikenal pasti. Berdasarkan 38 sistem legasi yang dikenal pasti, 17 digugurkan manakala lima sistem legasi lain yang ditambah menjadikan 26 antaramuka integrasi yang perludibangunkanbagimewujudkanmekanismeperkongsianmaklumatantaraHRMIS dengan sistem legasi. Ini membolehkan proses dan urusan sumber manusia yang melibatkan kedua-duaaplikasidapatditeruskandandilengkapkan.Senaraisistemlegasiyangperlu integrasi dengan aplikasi HRMIS setelah kajian adalah seperti dalam Jadual 5.PembangunanantaramukaintegrasiHRMISdengansistemlegasiagensitelah dimulakan pada 7 April 2004. Jadual pelaksanaan integrasi adalah seperti rajah 20.Rajah 20: Jadual Pelaksanaan Integrasi HRMIS Dengan Sistem Legasi47H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1Jadual 5: Senarai Sistem Legasiagensisistem1.Sistem Maklumat Latihan (SILA). JPA3.Sistem Pension Online Workfow Environment (POWER).4.INTAN Training Information & Management System(i-TIMS).PerbadananKemajuan 5. SistemGaji. Negeri Selangor6.Sistem Pinjaman. Dewan Bandaraya7.SAP (Financial Information System). Kuala Lumpur (DBKL)8.Sistem Peperiksaan dan Pengurusan Induksi (SPPI). 9.Sistem Pembiayaan Kenderaan. 10.Sistem Pinjaman Kenderaan. 11.Sistem Pembiayaan Komputer. Majlis Amanah Rakyat12.Sistem Pinjaman Komputer. (MARA)13.Sistem Pembiayaan Rumah. 14.Sistem Pinjaman Rumah. 15.Sistem Pembiayaan Harta Kedua.16.Sistem Pendahuluan Kakitangan. 17. SistemGajidanPerjawatanMARA.Kementerian Kesihatan 18.Total Hospital Information System (THIS) MalaysiaHospital Selayang. 19.Total Hospital Information System (THIS) Hospital Putrajaya. JabatanKetuaMenteri 20. SistemGaji. Negeri Sarawak (JKMNS)21.State Integrated Financial, Budgetary and AccountingSystem (SIFBAS).Suruhanjaya22.Sistem Mengambil Sepanjang Masa (SMSM). Perkhidmatan Awam23.Service, Promotion, Disciplinary Monitoring(SPDM).Bahagian Pinjaman24.Sistem Pinjaman Perumahan (SPP). Perumahan/ Perbendaharaan JabatanAkauntanNegara 25. ProjekEG-AG.SistemPerancangandanKawalan Belanjawan (e-SPKB). JabatanPendaftaran 26. SistemInformasiRekodKependudukanNegara(SIREN)Negara HR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 148bahagian PinjamanPembangunanIntegrasiHRMISdengansistemlegasiadalahberasaskan kepadarangkakerjaCrossFlagshipIntegration(CFI)yangdibangunkanoleh Multimedia Development Corporation (MDeC). Pembangunan tersebut memenuhi standarddanspesifkasiintegrasidatasepertigarispanduanyangditetapkandalamdokumenMalaysiaGovernmentInteroperabilityFramework (MyGIF) yangdikeluarkan oleh MAMPU. Infrastruktur integrasi HRMIS dengan sistem legasiyang dibangunkan adalah seperti rajah 21.kemudahan laporan hrmisHRMISmenyediakanempatbentukkemudahanlaporanbagimembantu penggunamengurusmaklumatsumbermanusiaiaitulaporanoperasi,laporan statistik,SQLreportingdan Sistem Maklumat Eksekutif (EIS) dan SistemSokongan Keputusan (DSS). Laporan operasi disediakan dalam setiap modul bagi memantau status transaksi proses pengurusan sumber manusia. Laporan statistik pula mengandungi 52 jenis laporan yang selalu digunakan oleh pengurus sumber manusia dan pengurusan atasan agensi dalam membuat sesuatu keputusan mengenai dasarpengurusansumbermanusia.Sebagaicontoh,laporanstatistikmengenai Rajah 21: Infrastruktur Integrasi HRMIS Dengan Sistem Legasi49H R MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 1perjawatan mengikut skim, gred dan agensi. Format bagi kedua-dua bentuk laporan ini telah ditetapkan semasa kajian keperluan maklumat dijalankan. sistem maklumat eksekutif dan sistem sokongan keputusanSistem Maklumat Eksekutif (EIS) dan Sistem Sokongan Keputusan (DSS)adalah modul yang paling berkuasa atau Business Intelligence yang menyediakan kemudahan untuk mengeluarkan maklumat sumber manusia yang disimpan dalam pangkalan data HRMIS. EIS membolehkan sesuatu maklumat itu dikeluarkansecaradinamikmengikutperspektifpenggunadenganpantaspadabila-bilamasa.Maklumatdapatdikeluarkanbermuladarilaporanstatistikperingkatmakro, seterusnya boleh diperhalusi kepada statistik peringkat mikro sehinggalah kepada rekodberkenaansecaraspesifkmelaluikemudahan drill down yang disediakan. ManakalaDSSHRMISpulamenyediakankemudahanuntukmembuatwhatif analysisbagimembantuprosesmembuatkeputusan.DSSjugamenyediakan kemudahan kepada pengguna memantau status sesuatu perspektif pengurusansumber manusia sama ada dalam keadaan hijau (terkawal), kuning (bersedia) atau merah (perlu tindakan segera) melalui paparan dashboard yang disediakan. Bagimemenuhikeperluanmaklumatsumbermanusiasektorawamini, sebanyak 1412 pengukuran dengan 302 dimensi atau perspektif maklumat telahdibangunkanmelibatkan71kiubatausecarateknikaldisebutsebagaimulti dimensionaldatabase.Melaluikemudahaniniparapengurussumbermanusia dan pengurusan atasan agensi tidak lagi menghadapi masalah untuk mendapatkan maklumat sumber manusia apabila diperlukan. Ini bukan sahaja dapat membantu keputusan dibuat dengan berkesan berdasarkan fakta sebenar tetapi yang lebihpenting tindakan segera dapat diambil .BagimemperluaskanpenggunaanSubmodulEIS/DSSinikeperingkatagensi,model data warehousing HRMIS seperti dalam rajah 22 telah diterima pakai.sQl reportingSungguhpun kemudahan maklumat HRMIS telah disediakan dalam pelbagai bentuk seperti yang dijelaskan di atas, namun akan ada juga agensi memerlukan maklumat lain atau maklumat serupa yang khusus bagi keperluan tertentu. Sebagai pelengkapkepadapengeluaranmaklumatsumbermanusiaHRMIS,satulagi kemudahan iaitu Microsoft SQL Reporting telah disediakan. Melalui kemudahan inidatatransaksisumbermanusiadaripangkalandataHRMISakanditarikke HR MI STr a n s f o r ma s i P e n g u r u s a n S u mb e r Ma n u s i a S e k t o r Awa mMa l a y s i a A b a d K e - 2 150Rajah 22: Model Data Warehousing HRMISdalam Server khas secara berkala. Pengguna yang memerlukan maklumat, boleh mencapai SQL server ini dan menggunakan arahan SQL untuk mengeluarkanmaklumat yang diperlukan. Microsoft SQL ReportingmenggunakanteknologiSQ