BUKU PANDUAN LATIHAN

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

(HUMAN RESOURCE MANGEMENT INFORMATION SYSTEM)

MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN (MELAKSANAKAN

PENAMATAN PERKHIDMATAN)

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA JUN 2009

_____________________________________________________________________ 2

ALIRAN KERJA PENAMATAN PERKHIDMATAN

PELAKSANAAN PENAMATAN PERKHIDMATAN SEP ADMIN / CO ANAGER LINE M

SEPARATION ENDOSER

SP- 024

SP- 315

SEP ADMIN

SP- 314

_____________________________________________________________________ 3

TUGASAN 1

PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PELAKSANAAN (EXECUTE) TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan (√) bagi setiap langkah yang telah lengkap.

KOD

ALIRAN KERJA

TAJUK ALIRAN KERJA

PENGHANTAR

PENERIMA

TANDAKAN

(√ ) PERANAN PERANAN

SP-024

Am: Penghantaran Notis Penyerahan Tugas yang dilengkapkan oleh Pemilik Kompetensi Penghantar: BU Penerima: AP

CO/Separation Administrator

Line Manager

SP-314

Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Disahkan Penghantar: BU Penerima: AP

Separation Endorser

Separation

Administrator

SP-315 (Melalui Pemilik Rekod)

Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Dikemaskini Penghantar: BU Penerima: AP

CO/Separation Administrator

Separation Endorser

_____________________________________________________________________ 4

ALIRAN PROSES PELAKSANAAN

Tamat

Exit Interviewer 3.14

Merekodkan Maklumat dan Penjadualan Temuduga

Penamatan

CO 3.15

Papar Maklumat Temuduga

CO 3.16

Melengkapkan Borang Soal

Selidik

Jenis Temuduga?

Borang Soal Selidik

Temuduga Bersemuka

A

A

Line Manager 3.9

Pengesahan Sumber Logistik

Line Manager 3.11

Merekod dan Papar nota serah tugas

CO 3.10

Hantar Nota Serah Tugas / Hantar

Semula Nota Serah Tugas

Sep Admin 3.13

Menyediakan Surat Akuan

Tamat

Sep Admin3.12

Paparan Maklumat nota serah tugas dan

Logistik

_____________________________________________________________________ 5

6

_____________________________________________________________________

MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN MELAKSANAKAN PENAMATAN PERKHIDMATAN

AKTIVITI : PENGESAHAN DAN PAPARAN SUMBER LOGISTIK PENGGUNA : PENYELIA (LINE MANAGER) 1. Klik [ Pengesahan Sumber Logistik ] [ Senarai Pengesahan Sumber

Logistik ] [ No. Kp Baru ]

2. Kemaskini maklumat sumber – sumber logistik.

_____________________________________________________________________ 7

3. Klik [Simpan] 4. Dari Menu Papar Pengesahan Sumber Logistik, klik [ Papar Pengesahan

Sumber Logistik ]. Klik [No KP Baru]

_____________________________________________________________________ 8

5. Pengguna akan melihat skrin Kemaskini Maklumat Sumber-Sumber Logistik

_____________________________________________________________________ 9

10

_____________________________________________________________________

AKTIVITI : MELENGKAPKAN ATAU MENGHANTAR SEMULA NOTA SERAH TUGAS PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Melengkapkan

atau Menghantar Semula Nota Serah Tugas ].

_____________________________________________________________________ 11

2. Klik [ Tambah ] 3. Lengkapkan maklumat. Klik [ Simpan ]

Klik pada petak pilihan bagi rekod yang hendak dihapus dan klik Hapus

_____________________________________________________________________ 12

4. Pengguna akan kembali ke skrin Notis Penyerahan Tugas. Klik pada pautan [ Nama Tugasan ] untuk menambah Maklumat Lengkap Nama Untuk Dihubungi Bagi Tugasan. 5. Klik [ Tambah ]

_____________________________________________________________________ 13

6. Lengkapkan maklumat. Klik [ Simpan ] 7. Pengguna akan kembali ke skrin Maklumat Lengkap Nama Untuk Dihubungi Bagi Tugasan. Klik [ Tambah ] jika ingin menambah maklumat. Jika tidak klik [ Keluar ]

_____________________________________________________________________ 14

9. Klik [ Hantar ]

_____________________________________________________________________ 15

16

_____________________________________________________________________

AKTIVITI : NOTIS PENYERAHAN TUGAS - TIADA SERAHAN TUGAS UNTUK DIMAKLUMKAN PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO)

1. Klik pada petak pilihan sekiranya tiada serahan tugas untuk dimaklumkan. 2. Sistem akan menyahaktifkan skrin Maklumat Tugasan. Klik [ Hantar ]

_____________________________________________________________________ 17

18

_____________________________________________________________________

AKTIVITI : MEREKOD DAN MEMAPAR NOTA SERAH TUGAS PENGGUNA : PENYELIA (LINE MANAGER) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [Merekod dan

Papar Nota Serah Tugas]. Klik [ No.KP Baru ]

_____________________________________________________________________ 19

Pengguna boleh melakukan dua jenis operasi seperti berikut: A. Notis Serah Tugas - Lengkap B. Notis Serah Tugas - Tidak Lengkap A. NOTIS SERAH TUGAS – LENGKAP Operasi ini membolehkan pengguna memperakui Notis Penyerahan Tugas yang telah diterima.

1. Dari skrin Notis Serah Tugas , Status Nota Serah Tugas pilih [ Lengkap ] Klik [ Hantar ]

_____________________________________________________________________ 20

B. NOTIS SERAH TUGAS – TIDAK LENGKAP Operasi ini membolehkan pengguna menolak / menghantar Notis Penyerahan Tugas yang tidak lengkap kepada Pemilik Kompetensi yang berkenaan 1. Dari skrin Notis Serah Tugas , Status Nota Serah Tugas pilih [ Tidak Lengkap ]. Masukkan [Maklumat Tidak Lengkap ]. Klik [ Hantar ]

_____________________________________________________________________ 21

22

_____________________________________________________________________

AKTIVITI : PAPARAN MAKLUMAT NOTA SERAH TUGAS DAN SUMBER - SUMBER LOGISTIK PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN(SEP ADMIN) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Paparan Maklumat Nota Serah Tugas dan Sumber – Sumber Logistik ]

_____________________________________________________________________ 23

2. Pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut :-

• Paparan Maklumat Penyerahan Nota Serah Tugas Dan Sumber Logistik – Maklumat Penyerahan Tugas

• Paparan Maklumat Penyerahan Nota Serah Tugas Dan Sumber Logistik – Senarai Sumber-sumber Logistik

_____________________________________________________________________ 24

A. Paparan Maklumat Penyerahan Nota Serah Tugas Dan Sumber Logistik - Maklumat Penyerahan Tugas

1. Dari skrin Paparan Maklumat Nota Serah Tugas dan Sumber-Sumber Logistik, isikan salah satu daripada maklumat-maklumat yang berkenaan atau gunakan fungsi Cari. Klik [ Notis Serah Tugas ]. Klik [ Teruskan ] 2. Klik [ No. Kp Baru ]

_____________________________________________________________________ 25

3. Klik [ Nama Tugasan ] yang dikehendaki 4. Pengguna akan melihat skrin [ Maklumat Perseorangan Untuk Dihubungi ] Klik [ Keluar ]

_____________________________________________________________________ 26

5. Pengguna akan kembali ke skrin [ Paparan Maklumat Penyerahan Nota Serah Tugas Dan Sumber Logistik – Maklumat Penyerahan Tugasan ] Klik [ Dokumen ] 6. Pengguna akan melihat skrin Muat Naik Dokumen. Klik [ Keluar ]

_____________________________________________________________________ 27

B. Paparan Maklumat Penyerahan Nota Serah Tugas Dan Sumber Logistik - Senarai Sumber-Sumber Logistik 1. Dari skrin Paparan Maklumat Nota Serah Tugas dan Sumber-Sumber Logistik, isikan salah satu daripada maklumat-maklumat yang berkenaan atau gunakan fungsi Cari. Klik [ Notis Serah Tugas ]. Klik [ Teruskan ] 2. Klik [ No. KP Baru ]

_____________________________________________________________________ 28

3. Pengguna akan melihat skrin [ Paparan Maklumat Penyerahan Nota Serah Tugas Dan Sumber Logistik – Senarai Sumber-sumber Logistik ]. Klik [ Keluar ]

_____________________________________________________________________ 29

30

_____________________________________________________________________

AKTIVITI : MENYEDIAKAN SURAT- SURAT AKUAN PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN) 2. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Menyediakan

Surat-Surat Akuan]

2. Klik [ ID Surat Akuan ]

_____________________________________________________________________ 31

3. Pilih [ Jenis Surat Akuan ] 4. Maklumat-maklumat berikut akan dipaparkan secara default oleh sistem

setelah pengguna memilih Jenis Surat Akuan. Dari skrin ini, isikan maklumat-maklumat berikut:

• Logo : Guna fungsi Muat Naik • Nama : Guna fungsi Cari • Tarikh : Guna fungsi Kalender

_____________________________________________________________________ 32

5. Klik [ Previu Cetak ] 6. Klik [ Cetak ]

_____________________________________________________________________ 33

34

_____________________________________________________________________

AKTIVITI : SOAL SELIDIK PENAMATAN PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO) 1. Klik [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Merekodkan Maklumat dan Penjadualan Temuduga Penamatan ] [ Soal Selidik Penamatan ]

_____________________________________________________________________ 35

2. Lengkapkan Borang Soal Selidik berkenaan. Klik [ Simpan ]

_____________________________________________________________________ 36

37

_____________________________________________________________________

AKTIVITI : PENJADUALAN MITIGASI DAN TEMUDUGA PENAMATAN PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN) 1. Klik [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Merekodkan Maklumat dan Penjadualan Temuduga Penamatan ] [ Penjadualan Mitigasi dan Temuduga Penamatan ]

_____________________________________________________________________ 38

2. Klik [ No.KP Baru ] 3. Isikan [ Tarikh Temuduga ] [ Tempat Temuduga ] [ Masa Mula Temuduga ] [ Masa Tamat Temuduga ] . Klik [ Hantar ]

_____________________________________________________________________ 39

4. Pengguna akan kembali ke skrin Merekodkan Maklumat Temuduga Penamatan. Rekod yang dipilih telah dikeluarkan dari senarai. Klik [ Keluar ]

_____________________________________________________________________ 40

41

_____________________________________________________________________

AKTIVITI : MEREKODKAN MAKLUMAT TEMUDUGA PENAMATAN PENGGUNA : PENEMUDUGA (EXIT INTERVIEWER) 1. Klik [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Merekodkan Maklumat dan Penjadualan Temuduga Penamatan ] [ Merekod Maklumat Temuduga Penamatan ]

_____________________________________________________________________ 42

2. Klik [ No. K/P Baru ] yang dikehendaki. 3. Lengkapkan Borang Soal Selidik berkenaan. Klik [ Simpan ]

_____________________________________________________________________ 43

4. Pengguna akan kembali ke skrin Merekodkan Maklumat Temuduga Penamatan. Rekod yang dipilih telah dikeluarkan dari senarai. Klik [ Keluar ]

_____________________________________________________________________ 44

45

_____________________________________________________________________

AKTIVITI : STATUS KELULUSAN FAEDAH PERSARAAN PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO) 1. Klik [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Status/Kelulusan Faedah Persaraan] 2. Pengguna akan melihat skrin Paparan Maklumat Dari Bahagian Pencen. Klik [ Keluar ]

_____________________________________________________________________ 46

AKTIVITI : STATUS KELULUSAN FAEDAH PERSARAAN PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN) 1. Klik [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Status/Kelulusan Faedah Persaraan] 2. Pengguna akan melihat skrin Status Kelulusan Amaun Dari Bahagian Pencen JPA. Klik [ Teruskan ]

_____________________________________________________________________ 47

3. Pengguna akan melihat skrin Senarai Permohonan Yang Telah Diluluskan. Klik [ No. KP Baru ] yang dikehendaki 4. Pengguna akan melihat skrin Paparan Maklumat Dari Bahagian Pencen. Klik [ Keluar ]

_____________________________________________________________________ 48