| Rapat PCM 2-1

Daftar Isi

1. Tujuan ........................................................................................................... .. 2-2

2. Ruang Lingkup .............................................................................................. 2-2

3. Acuan ............................................................................................................. 2-3

4. Definisi ............................................................................................................ 2-3

5. Ketentuan Umum .......................................................................................... 2-3

6. Kondisi Khusus ……………………………… .................................................. 2-5

7. Prosedur, Tugas dan Tanggungjawab …… ... .............................................. 2-6

8. Pengecualian ................................................................................................. 2-11

9. Bukti Kerja ...................................................................................................... 2-11

10. Lampiran ........................................................................................................ 2-11

| Rapat PCM 2-2

2. RAPAT PERSIAPAN

PELAKSANAAN PEKERJAAN

PRE-CONSTRUCTION MEETING (PCM)

1. TUJUAN

a) Mengatur tatacara pelaksanaan rapat persiapan pekerjaan (Pre Construction

Meeting/PCM) untuk menghilangkan keragu-raguan dan perbedaan persepsi

tentang dokumen kontrak dan turunannya.

b) Menyatukan pengertian terhadap seluruh Dokumen Kontrak, dan membuat

kesepakatan terhadap hal-hal penting yang belum terdapat dalam Dokumen

Kontrak maupun kemungkinan-kemungkinan kendala yang akan terjadi dalam

pelaksanaan pekerjaan.

c) Petunjuk dalam rangka penyusunan kerangka kerja yang sebaik-baiknya,

Kasatker/PPK diharapkan mampu untuk menggalang kekompakan semua

unsur yang terkait di dalam pelaksanaan pekerjaan di lapangan yang terdiri dari

pihak Satuan Kerja (Satker)/Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sebagai Direksi

Pekerjaan, Direksi Teknis sebagai wakil Direksi Pekerjaan selaku Pengawas

Teknis yang umumnya dari Konsultan Supervisi, dan Kontraktor yang

selanjutnya disebut Penyedia Jasa sebagai Pelaksana pekerjaan.

d) Uraian ini dimaksudkan sebagai pedoman untuk mendapatkan kesepakatan

bersama di dalam menyelesaikan masalah-masalah yang diperkirakan akan

timbul dilapangan saat pelaksanaan, sebagai tahapan awal dari tindakan

pengendalian oleh Direksi Pekerjaan terhadap pelaksanaan pekerjaan

konstruksi.

2. RUANG LINGKUP

raian ini memuat proses penyelenggaraan rapat persiapan pelaksanaan

pekerjaan (pre construction meeting/PCM) yang dapat diselenggarakan

segera setelah kontrak ditandatangani atau selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari

setelah diterbitkannya Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) sampai dengan

selesainya Berita Acara PCM yang merupakan bagian dari dokumen Kegiatan.

| Rapat PCM 2-3

3. ACUAN

a. Keppres Republik Indonesia No. 80 tahun 2003 dan perubahan-

perubahannya.

b. Peraturan Menteri PU Nomor 34/PRT/M/2006.

c. Peraturan Menteri PU Nomor 43/PRT/M/2007.

d. Peraturan Menteri PU Nomor 04/PRT/M/2009.

e. Peraturan Menteri PU Nomor 09/PRT/M/2008 tentang Pedoman Sistem

Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) Konstruksi Bidang

Pekerjaan Umum.

f. Pedoman Pelaksanaan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) Untuk

Konstruksi Jalan dan Jembatan No.004/BM/2006.

g. Dokumen kontrak.

4. DEFINISI

Rapat persiapan pelaksanaan (Pre Construction Meeting) adalah pertemuan yang

diselenggarakan oleh unsur-unsur yang terkait dengan pelaksanaan Kegiatan

seperti pihak Direksi Pekerjaan sebagai unsur pengendalian, Direksi Teknis

sebagai pengawas teknis dan Penyedia Jasa sebagai pelaksana pekerjaan untuk

menyamakan persepsi terhadap seluruh Dokumen Kontrak dan membuat

kesepakatan terhadap hal-hal penting yang belum terdapat dalam dokumen kontrak

maupun kemungkinan-kemungkinan kendala yang akan terjadi dalam pelaksanaan

pekerjaan.

5. KETENTUAN UMUM

a) Sebelum pelaksanaan kontrak, Kasatker/PPK bersama-sama dengan Penyedia

Jasa, Unsur Perencanaan dan Direksi Teknis harus mengadakan Rapat

Persiapan Pelaksanaan Kontrak (Pre-construction Meeting/PCM).

b) Pelaksanaan Pre Construction Meeting (PCM) harus diselenggarakan paling

lambat 7 (tujuh) hari sejak tanggal diterbitkannya Surat Perintah Mulai Kerja

(SPMK).

c) Rapat Persiapan Pekerjaan dituangkan dalam Berita Acara dan ditanda tangani

oleh 3 (tiga) pihak, Direksi Pekerjaan, Wakil Direksi Pekerjaan dan Penyedia

| Rapat PCM 2-4

Jasa. Berita Acara Rapat Persiapan Pekerjaan menjadi bagian yang tidak

terpisahkan dari Dokumen Kontrak yang berlaku.

d) Beberapa hal yang perlu dibahas dan disepakati dalam Rapat Persiapan

Pelaksanaan Kontrak adalah:

1. Struktur Organisasi kerja.

2. Persamaan persepsi tentang pasal-pasal atau butir butir yang tertuang dalam

dokumen kontrak. (Kepmen 349/KPTS/M/2004 Bab IV K).

Pasal-pasal dalam dokumen kontrak, perihal ;

� Asuransi pekerjaan.

� Pekerjaan tambah kurang.

� Penyelesain perselisihan.

� Pemeliharaan pekerjaan.

� Kompensasi.

� Denda.

� Pemutusan kontrak dan

� Hal-hal lain yang dianggap perlu (yang berhubungan dengan pasal-pasal

dalam kontrak dan muncul dalam pembahasan).

3. Usulan usulan perubahan mengenai isi dalam pasal pasal dokumen kontrak,

seperti jadwal mobilisasi, schedule atau segala sesuatu yang telah

disepakati saat penanda tanganan kontrak.

4. Pendekatan kepada masyarakat dan pemerintah daerah setempat mengenai

rencana kerja.

5. Pembahasan prosedur administrasi penyelenggaraan pekerjaan, sebagai

berikut :

� Tata cara pengajuan Permintaan Pekerjaan (Request).

� Tata cara pengajuan pengetesan.

� Tatacara pengajuan Pembayaran Sertifikat Bulanan.

� Pengajuan perubahan pekerjaan.

� Tatacara pelaksanaan Mutual Check dan Pengajuan Revisi Desain.

� Pengajuan Gambar Kerja.

� Pengajuan PHO dan FHO dan lainnya yang dianggap perlu.

6. Presentasi Penyedia Jasa dalam rencana penanganan pekerjaan melalui

program mutu penyedia jasa (RMK), yang meliputi ;

a. Struktur Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan dan Hubungan Kerja;

| Rapat PCM 2-5

b. Jadual Pelaksanaan Kegiatan;

c. Jadual Mobilisasi tenaga kerja dan kompetensinya;

d. Jadual Peralatan dan kendalanya;

e. Prosedur dan Instruksi Kerja;

f. Detail Penanganan Konstruksi yang Dominan dianggap sulit;

g. Metode Kerja yang diusulkan;

h. Rencana Penempatan Lokasi Base Camp;

i. Rencana Quarry, Pembahasan deposit;

j. Rencana Pemeriksaan Mutu;

k. Rencana Pengendalian Lingkungan;

l. Rencana Pengendalian K3, termasuk pemeliharaan dan pengaturan lalu

lintas;

m. Pendokumentasian arsip proyek

n. Rencana Sosialisasi kepada Masyarakat dan Pemda setempat tentang

Rencana Kerja;

o. Penyusunan Rencana Pemeriksaan Lapangan (Mutual Check);

p. Format – format yang akan dipakai.

7. Presentasi Konsultan Supervisi tentang prosedur pengawasan pekerjaan

berdasarkan uraian kegiatan pekerjaan penyedia jasa.

8. Pembahasan kendala yang diperkirakan akan timbul, beserta rencana

penanganannya.

9. Masalah – masalah lapangan terkait dengan Ruang Milik Jalan, Lokasi

Quarry, Lokasi Base Camp .

10. Rencana Pemeliharaan dan Pengaturan Lalu lintas (Manajemen Lalu Lintas)

selama pelaksanaan konstruksi, meliputi pemasangan rambu sementara,

pengaturan jalan sementara/ detour (jika ada), antrean lalu lintas bergiliran,

pembatasan kecepatan, dll.

11. Dalam hal rencana pemeliharaan dan pengaturan lalu lintas (Manajemen

Lalu Lintas) harus melibatkan unsur-unsur Kepolisian dan DLLAJR.

6. KONDISI KHUSUS

a. Apabila pada saat pelaksanaan Rapat Persiapan Pekerjaan, keberadaan

Konsultan Supervisi belum tersedia dilapangan, maka Rapat Persiapan

Pekerjaan tetap dapat dilaksanakan, berita acara Rapat Persiapan

| Rapat PCM 2-6

Pekerjaan harus menyusul disampaikan kepada konsultan supervisi untuk

dipedomani.

b. Dalam hal konsultan supervisi memiliki pandangan yang berbeda dengan

hasil rapat yang telah ditentukan, maka usulan atau persamaan persepsi

dapat dilakukan melalui rapat rapat koordinasi yang dilaksanakan pada

tahap selanjutnya.

7. PROSEDUR,TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

No Pelaku

Penanggungjawab Kegiatan Rekaman

1. Kasatker Fisik/ PPK / Direksi

Pekerjaan

a. Membuat Undangan dan mengadakan Rapat PCM yang akan dihadiri Satker, Penyedia Jasa, Dinas

Ke-Bina Marga-an terkait, Kasatker Pembangunan, Kasatker Preservasi dan Kasatker P2JJ.

b. Menginstruksikan Penyedia Jasa menyiapkan

materi PCM.

c. Memerintahkan Direksi Teknis menyiapkan konsep

pengawasan dan tata laksananya.

d. Membuat Berita Acara PCM dan menjadikannya

sebagai bagian dari Dokumen Kontrak.

Formulir Undangan Rapat

2 Unsur Balai

(Besar) Pelaksanaan

Jalan Nasional

a. Sebagai moderator dan nara sumber.

b. Memberikan pengarahan secara umum

pelaksanaan Kegiatan.

c. Menjelaskan bahwa PPK ikut bertanggungjawab

terhadap revisi design, beserta prosedur survey sampai dengan penyelesaiannya sebagai pedoman

awal pelaksanaan pekerjaan.

d. Menjelaskan tentang rencana mutu kontrak dan

gambaran umum metode pekerjaan.

e. Menjelaskan Prosedur mengenai serah terima

sementara (PHO) dan serah terima akhir (FHO).

3 Unsur Dinas Ke-Bina Marga-an

terkait

a. Sebagai nara sumber (bila perlu).

b. Menjelaskan kebijaksanaan Aspek Lingkungan Hidup.

c. Menjelaskan kebijaksanaan Penghijauan.

d. Menjelaskan penggunaan fasilitas Balai Pengujian

Dinas PU/Bina Marga setempat untuk Quality Control pekerjaan jalan dan jembatan (untuk

peralatan pengujian yang tidak ada dalam

mobilisasi Penyedia Jasa).

4 Unsur P2JJ a. Menjelaskan prosedur revisi desain; termasuk:

1. Cara survey;

2. Pembuatan gambar kerja;

3. Pembuatan Justifikasi teknis dan laporannya;

4. Proses administrasi revisi desain dan proses

| Rapat PCM 2-7

amandemen.

b. Menjelaskan kapan revisi desain harus

diselesaikan.

c. Menjelaskan prosedur kerja dan jadwal kerja

seluruh tenaga Direksi Teknis serta kualifikasi

personilnya.

d. Menjelaskan TOR / tugas-tugas dan tanggung jawab Direksi Teknis serta kualifikasi personilnya.

e. Menjelaskan laporan-laporan fisik yang akan dibuat oleh Direksi Teknis dan distribusi laporan yang

terdiri dari:

1. Laporan Pendahuluan (Inception Report);

2. Laporan Bulanan (Monthly Progress Report);

3. Laporan Triwulan (Quarterly Report);

4. Laporan Pengendalian Mutu (Quality Control Report);

5. Laporan Teknis (Technical Report):

i) Revisi desain (Laporan Justifikasi Teknis);

ii) Laporan Teknis spesifik;

iii). Draft Final Report serta kapan laporan

tersebut harus selesai dan dikirim.

6. Laporan Akhir (Final Report).

f. Menjelaskan bahwa, Direksi Teknis bertanggung jawab dalam pengarsipan dokumen-dokumen

Administrasi Proyek.

g. Menjelaskan adanya penilaian kinerja Direksi

Teknis dan Penyedia Jasa yang sedang melaksanakan pekerjaan.

h. Menjelaskan tentang akomodasi dan fasilitas untuk kegiatan pengawasan yang disediakan oleh

Kontrak Konsultan.

i. Secara periodik melaksanakan uji petik.

j. As Built Drawing harus dibuat sesuai standar Bina Marga.

k. Menjelaskan perlunya mencari data input Original Design kepada Perencana Semula, antara lain dalam hal:

1. Tipe perkerasan setiap segmen; 2. Besar lendutan Benklemen Beam setiap

segmen; 3. CBR setiap segmen;

4. Lebar perkerasan setiap segmen, IRI, RCI;

5. Data sondir dan bor pondasi jembatan.

Untuk itu Direksi teknis harus berkoordinasi dengan P2JJ/Balai, Direktorat Bina Teknik.

5 Unsur Kegiatan

a. KASATKER /

PPK / Direksi Pekerjaan

a. Sebagai Pimpinan Rapat.

b. Menjelaskan Struktur Organisasi Satker Fisik/PPK.

c. Membahas struktur organisasi yang diusulkan

Penyedia Jasa maupun Direksi Teknis;

d. Membahas tugas Penyedia Jasa mengenai:

1. Survey dan membuat gambar kerja;

2. Rencana pengadaan peralatan personil dan bahan;

3. Penyiapan jadwal pelaksanaan.

Berita Acara PCM

| Rapat PCM 2-8

e. Rencana penyelesaian a.l dengan Critical Path Method (CPM) setelah hasil revisi design.

f. Menjelaskan bahwa keterlambatan mobilisasi

dapat dikenakan denda.

g. Menjelaskan kapan dan bagaimana proses PHO

dan FHO.

h. Menjelaskan perlunya Rapat Pembuktian (SHOW CAUSE MEETING/SCM) bila terjadi keterlambatan

di dalam pelaksanaan pekerjaan yang

mengakibatkan tidak sesuai dengan jadwal semula.

i. Menjelaskan bahwa 1 (satu) bulan sebelum PHO

(Provisional Hand Over)/Taking Over Certificate/ Serah Terima Pekerjaan Sementara) dikeluarkan, PPK mengeluarkan pengumuman kepada

masyarakat sekitar Kegiatan, bahwa Kegiatan akan selesai dengan maksud menghindari adanya

tagihan hutang yang belum dibayar oleh Penyedia

Jasa.

j. Menjelaskan mekanisme kerja antara ketiga unsur Kegiatan dalam hal perlunya "Request" Penyedia Jasa sebelum mulai pekerjaan, dan sebelum

mulainya penerimaan pekerjaan (waktunya ditetapkan PPK).

k. Menjelaskan kapan serah terima lapangan

dilakukan.

l. Menjelaskan kewajiban pembayaran pungutan

retribusi, asuransi kepada Pemda.

m. Menjelaskan prosedur pembongkaran dan

pengarahan barang bekas, misalnya: Bangunan Atas Jembatan.

n. Menjelaskan tanggal mobilisasi terakhir dan

menjelaskan kapan akhir masa konstruksi serta

sanksi-sanksinya apabila tanggal tersebut dilewati.

o. Menjelaskan standar laporan harian dan mingguan

sesuai standar Bina Marga.

p. Menjelaskan proses pengusulan dan pembayaran bulanan (Monthly Certificate).

q. Menjelaskan proses pengujian bahan jalan dan proses pengujian bahan jembatan.

r. Menjelaskan perlu atau tidak perlu dilakukan

sendiri Pengujian Lapangan pada awal sebelum

dimulainya pekerjaan pondasi jembatan.

s. Membahas metode pelaksanaan yang diajukan kontrakor pada saat tender.

t. Menjelaskan bahwa Quality Control pekerjaan jalan menggunakan fasilitas laboratories yang

disediakan Penyedia Jasa dari item pembayaran MOBILISASI.

u. Menekankan bahwa tidak ada biaya tambahan biaya test bahan untuk Quality Control, dan

menegaskan bahwa biaya tersebut sudah termasuk di dalam harga satuan masing-masing

pekerjaan.

v. Menjelaskan perlunya pendekatan terhadap

masyarakat setempat dan Pemerintah Daerah

| Rapat PCM 2-9

setempat sehubungan dengan rencana kerja yang

berkaitan dengan musim tanam petani setempat,

masalah jalan akses ke quarry / angkutan bahan, pembebasan lahan, pagar, tiang listrik, telepon,

PDAM, dan sebagainya.

w. Menjelaskan bahwa pemilik dibebaskan dari

tuntutan pihak ketiga, bilamana terjadi kelalaian Penyedia Jasa dalam pelaksanaan pekerjaan.

x. Menjelaskan barang-barang yang menjadi milik

Pengguna Jasa setelah selesainya Kegiatan.

y. Menekankan dan mengutamakan penggunaan

produksi dalam negeri.

z. Membahas tentang item pembayaran yang

spesifik, antara lain:

1 Pemeliharaan rutin;

2 Agregat kelas B pada bahu jalan;

3 Pelaksanaan pekerjaan pada masa pemeliharaan

(Defect Notification Period).

4 Penyiapan badan jalan dibayar setelah kekuatan

tanah dasarnya diterima.

aa. Menjelaskan adanya pemeriksaan audit selama

periode kontrak.

bb. Menjelaskan mengenai pekerjaan yang boleh disub kontrakkan dan persyaratannya.

b. Penyedia Jasa / Kontraktor

a. Menjelaskan rencana kerja pada saat mobilisasi yang meliputi:

1 Mobilisasi peralatan dan personil.

2 Survey lapangan, meliputi:

● Drainase;

● Perkerasan Jalan;

● Struktur;

3 Pekerjaan Pengembalian Kondisi dan Minor (Reinstatement) yang dilakukan setelah survey lapangan selesai pada Perkerasan Jalan, Bahu Jalan, dan saluran.

4 Pemeliharaan Rutin selama periode pelaksanaan (dilakukan setelah diterbit-kannya

SPMK / dimulainya pekerjaan).

b. Rencana Kerja dan revisi desain:

● Melaksanakan Survey untuk pembuatan gambar

kerja, (Membuat gambar kerja (standar survey

dan gambar kerja mengacu pada standar Bina Marga).

c. Menjelaskan metode / cara pelaksanaan

konstruksi.

d. Menjelaskan struktur organisasi serta tugas dan

tanggung jawabnya.

e. Menjelaskan kualifikasi personil Penyedia Jasa yang

akan dimobilisasi.

f. Menjelaskan rencana Mobilisasi Personil.

g. Menjelaskan bagian pekerjaan yang akan di sub-

kontrakkan serta calon sub Penyedia Jasanya.

h. Menjelaskan rencana penggunaan peralatan,

termasuk:

● Jumlah dan jenis peralatan

Rencana Mutu Kontrak

| Rapat PCM 2-10

● Rencana kedatangan peralatan

i. Menjelaskan rencana pengadaan bahan serta surat ijinnya.

● Jalan

● Aspal

● Agregat

● Tanah timbunan

● Jembatan

● Bangunan atas

● Lokasi quarry

● Kualitas bahan jalan / struktur termasuk cara

pengujiannya

● Deposit material quarry

j. Menjelaskan Rencana Kerja S-Curve

k. Prosedur dan Instruksi Kerja

l. Rencana Pemeriksaan Mutu

m. Rencana Pengendalian Lingkungan

n. Rencana Pengendalian K3

o. Pendokumentasian Arsip Proyek dll.

c. Direksi Pekerjaan

/Direksi Teknis

a. Mencatat seluruh kesepakatan dalam Pre Construction Meeting dan dituangkan dalam Berita

Acara tersendiri sebagai Dokumen Kegiatan.

b. Mempersiapkan formulir-formulir isian, antara lain:

1. Laporan Harian

2. Laporan Mingguan

3. Laporan Bulanan / Monthly Progress Report

4. Laporan Teknis (jika diperlukan).

5. pengecekan kesesuaian desain di lapangan.

6. Persiapan Gambar Kerja untuk:

Pemeliharaan Rutin

Pemeliharaan Berkala

Betterment

7. Perhitungan Volume / Back-up Data serta

Monthly Certificate.

8. Quality Control / kontrol kualitas selama periode pelaksanaan.

9. Request Penyedia jasa untuk:

Memulai Pekerjaan

Pengujian Bahan

c. Menjelaskan struktur organisasi dan personil

Direksi Teknis yang sudah dimobilisasi dan rencana

personil lainnya yang akan dimobilisasi.

d. Menjelaskan Struktur Organisasi Direksi Teknis dan tugas dari masing-masing personil Direksi Teknis.

e. Memberikan usulan teknik pelaksanaan yang lebih efisien.

f. Menjelaskan rencana kerja Revised Design (bila ada):

a. Waktu yang diperlukan untuk survey lapangan;

b. Personil yang terlibat dalam survey lapangan;

c. Kelengkapan peralatan yang diperlukan untuk survey lapangan;

Berita Acara PCM RMK Konsultan Supervisi

| Rapat PCM 2-11

d. Lingkup pekerjaan survey;

e. Alternatif penanganan hasil survey lapangan;

f. Rencana dan Gambar Kerja yang harus dibuat;

g. Menegaskan pengambilan lokasi foto

dokumentasi: dimana, kapan, berapa kali yang harus dilaksanakan Penyedia Jasa.

6 DIREKSI PEKERJAAN

a. Membuat Berita Acara PCM dan menjadikannya menjadi bagian dari Dokumen Kontrak.

Formulir Berita Acara

8. PENGECUALIAN

Tidak Ada

9. BUKTI KERJA

9.1 Berita Acara Rapat Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan;

9.2 RMK Penyedia Jasa;

9.3 RMK Konsultan Supervisi.

10. LAMPIRAN

a. Daftar Simak Rapat Persiapan Pekerjaan;

b. Contoh Berita Acara Rapat Persiapan Pelaksanaan (PCM).