0

BORANG

SISTEM PENJAMINAN MUTU

UKM DAN ORMAWA

BIRO KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2019

1

IDENTITAS ORGANISASI KEMAHASISWAAN

Nama :

Lingkup : Universitas / Fakultas

Perguruan Tinggi : Universitas SebelasMaret

Kedudukan/alamat Sekretariat :

Dasar Hukum Legalitas :

Pejabat Penandatangan SK :

Laporan penjaminan mutu ini disusun dan dilaporkan kepada

Biro Kemahasiswaan dan Alumni Universitas SebelasMaret

Pada tanggal : .........................

Untuk periode tahun .....................

Surakarta, ..............................

Ketua,

Nama :

NIM :

2

PENDAHULUAN

Universitas Sebelas Maret resmi berdiri pada 11 Maret 1976. Sejak tahun 1977,

universitas ini memiliki kampus induk terpadu di Kentingan, Jebres, Surakarta seluas

60 ha yang diperoleh dari Walikota Surakarta melalui Surat Keputusan Walikota

Surakarta tanggal 18 Oktober 1976 nomor 238/Kep/T3/1976. Dalam

perkembangannya, pada tahun 1982 nama dan singkatan Universitas Negeri Surakarta

Sebelas Maret Surakarta (UNS Sebelas Maret), ditetapkan menjadi Universitas Sebelas

Maret yang disingkat UNS. Perubahan nama dan singkatan ini diresmikan dengan

Keputusan Presiden RI No. 55 Tahun 1982.

Visi UNS adalah menjadi pusat pengembangan ilmu, teknologi, dan seni yang

unggul di tingkat internasional dengan berlandaskan pada nilai-nilai luhur budaya

nasional. Sedangkan misi UNS adalah (1) menyelenggarakan pendidikan dan

pengajaran yang menuntut pengembangan diri dosen dan mendorong kemandirian

mahasiswa dalam memperoleh pengetahuan, keterampilan, dan sikap, (2)

menyelenggarakan penelitian yang mengarah pada penemuan baru di bidang ilmu,

teknologi, dan seni dan (3) menyelenggarakan kegiatan pengabdian pada masyarakat

yang berorientasi pada upaya pemberdayaan masyarakat.

Tujuan UNS adalah (1) terciptanya lingkungan yang mendorong warga kampus

mengembangkan kemampuan diri secara optimal, (2) dihasilkannya lulusan yang

bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berbudi luhur, cerdas, terampil, mandiri,

sehat jasmani, rohani, dan sosial, (3) terciptanya wahana pengembangan IPTEK yang

berdaya guna dan berhasil guna, (4) terwujudnya desiminasi hasil pendidikan dan

pengajaran serta penelitian kepada masyarakat sehingga terjadi transformasi

berkelanjutan untuk kehidupan yang lebih sejahtera, (5) terbangunnya pengembangan

nilai-nilai luhur budaya nasional sebagai salah satu landasan berpikir, bersikap, dan

berperilaku dalam kehidupan, (6) terwujudnya pranata kehidupan yang beradab

menuju terciptanya masyarakat yang tertib dan damai, (7) terciptanya kehidupan

berbangsa dan bernegara yang berdaulat, bersatu, adil, dan makmur dan (8)

3

terwujudnya Universitas Sebelas Maret sebagai universitas bereputasi internasional

(internationally reputable university).

Universitas Sebelas Maret tidak sekedar ingin meluluskan mahasiswa tetapi

benar-benar ingin menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas dan unggul.

Universitas ingin menghasilkan lulusan yang memiliki kecerdasan intelektual,

emosional, dan spiritual, yang secara komprehensif dengan ketrampilan dan

profesionalitas serta kemampuan organisasi, kepemimpinan, kemandirian, dan

kepedulian yang tinggi, akan dapat berkontribusi sebagai solusi bangsa untuk

mewujudkan kejayaan Indonesia, kejayaan nusantara.

Dalam penyelenggaraan tri dharma perguruan tinggi, UNS mengembangkan

bakat, minat, dan kemampuan diri mahasiswa melalui kegiatan kokurikuler dan

ekstrakurikuler sebagai bagian dari proses pendidikan. Biro Kemahasiswaan dan

Alumni bertugas untuk mengembangkan dan mengoordinasikan penyelenggaraan

kegiatan-kegiatan tersebut, serta memberikan pelayanan terkait administrasi kegiatan

bidang kemahasiswaan. Arah kebijakan Biro Kemahasiswaan dan AlumniUNS adalah:

1. Penanaman nilai-nillai filosofi dan jati diri UNS kepada mahasiswa sebagai kader

pemimpin bangsa untuk kepentingan NKRI dan kemanusiaan.

2. Penataan unit kegiatan mahasiswa sebagai wadah pengembangan bakat, minat, dan

kemampuan mahasiswa melalui kegiatan kokurikuler dan ekstra kurikuler yang

menjadi bagian dari proses pendidikan.

3. Pengembangan sarana dan prasarana kemahasiswaan yang memadai untuk

meningkatkan kecerdasan intelektual, emosional, dan spiritual secara komprehensif

dan terpadu.

4. Pengembangan kreativitas mahasiswa dengan berbagai kegiatan unggulan yang

berorientasi pada prestasi mahasiswa, dan reputasi Universitas demi kepentingan

bangsa Indonesia dan kemanusiaan.

5. Peningkatan semangat multi etnis/agama/kultur mahasiswa untuk menjadi ilmuwan,

intelektual, praktisi, dan/atau profesional yang berintegritas, berbudaya, elegan, dan

memiliki toleransi tinggi.

4

6. Peningkatan semangat kerjasama dengan jejaring interdisipliner yang harmonis dan

sinergis.

7. Pengembangan jiwa kepemimpinan global berbasis budaya nasional yang jujur,

cerdas, nasionalis, dan amanah.

8. Pengembangan jiwa kewirausahaan dan kemandirian yang tangguh, kreatif, dan

inovatif.

9. Peningkatan kepedulian lingkungan dan sosial masyarakat mahasiswa demi

kepentingan bangsa dan kemanusiaan.

Dalam kegiatan sehari-hari, bentuk operasional tugas dan fungsi Biro

Kemahasiswaan dan Alumni dilaksanakan dengan 5-M yaitu : mendampingi,

memotivasi, melayani, memfasilitasi, dan melindungi segenap mahasiswa UNS agar

dapat mengikuti sistem pendidikan dan pembelajaran dengan baik dan berhasil baik.

Dasar kebijakan yang digariskan adalah sebagai berikut :

1. Mahasiswa sebagai anggota sivitas akademika diposisikan sebagai insan dewasa

yang memiliki kesadaran sendiri dalam mengembangkan potensi diri sebagai

mahasiswa UNS untuk menjadi intelektual, ilmuwan, praktisi, dan/atau profesional.

2. Mahasiswa diharapkan dapat secara aktif mengembangkan potensinya dengan

melakukan pembelajaran, pencarian kebenaran ilmiah, dan/atau penguasaan,

pengembangan, dan pengamalan suatu cabang ilmu pengetahuan dan/atau teknologi

dan/atau seni untuk menjadi ilmuwan, intelektual, praktisi, dan/atau profesional

yang berbudaya.

3. Mahasiswa memiliki kebebasan akademik dengan mengutamakan penalaran dan

akhlak mulia serta bertanggung jawab sesuai dengan budaya akademik.

4. Mahasiswa berhak mendapatkan layanan pendidikan sesuai dengan bakat, minat,

potensi, dan kemampuannya.

5. Mahasiswa dapat menyelesaikan program pendidikan sesuai dengan kecepatan

belajar masing-masing dan tidak melebihi ketentuan batas waktu yang ditetapkan

oleh UNS.

5

6. Mahasiswa berkewajiban menjaga etika dan menaati norma sebagaimana yang

diatur dalam Peraturan Rektor UNS tentang Tata Perilaku Kehidupan Mahasiswa

UNS untuk menjamin terlaksananya tridharma dan pengembangan budaya

akademik.

Dengan arah kebijakan dan pendekatan yang dikembangkan Biro

Kemahasiswaan dan Alumni ini diharapkan semua organisasi kemahasiswaan mampu

berfungsi sebagai wadah pengembangan jiwa kepemimpinan, kemandirian, dan

kepedualian yang kreatif, inovatif, dan berbudaya. Luaran yang diharapkan dari sistem

pembinaan organisasi kemahasiswaan ini yaitu segenap mahasiswa dan lulusan UNS

memiliki karakter unggul sebagai insan yang Cerdas, Organisatoris, Religius,

Nasionalis, Elegan, dan Amanah (CORNEA) sehingga mampu berkontribusi positif

dalam percepatan pembangunan bangsa untuk mewujudkan kejayaan Indonesia.

Perumusan Sistem Penjaminan Mutu Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dan

Organisasi Kemahasiswaan (Ormawa) UNS ini merupakan upaya dasar untuk

pemantapan posisi kegiatan mahasiswa sebagai bagian dari proses pendidikan. Dalam

kebijakan mutu yang ditetapkan, diharapkan :

1. UKM/Ormawa UNS di bawah koordinasi Biro Kemahasiswaan dan Alumni

berperan aktif dalam implementasi penjaminan mutu Universitas Sebelas Maret

sebagai sosio enterpreunerial university kelas dunia.

2. UKM/Ormawa UNS memberikan pelayanan terbaik dan kepuasan kepada anggota

dan pemangku kepentingan lainnya melalui peningkatan keefektifan sistem

manajemen mutu secara berkelanjutan.

3. UKM/Ormawa UNS berperan aktif dalam pemenuhan standar mutu organisasi dan

institusi.

4. UKM/Ormawa UNS bertekad mengembangkan sistem penjaminan mutu internal

(SPMI) yang unggul di tingkat nasional dan regional serta dikenal di tingkat

internasional.

Standar yang ditetapkan dalam penjaminan mutu UKM/Ormawa di lingkungan

UNS adalah :

6

Standar 1. Spesifikasi, Visi, Misi, Tujuan/kompetensi, dan Tata Tertib Organisasi.

Standar 2. Perencanaan Strategis

Standar 3. Tata Kelola Organisasi

Standar 4. Kompetensi dan Sumber Daya Manusia

Standar 5. Program Kerja

Standar 6. Saranadan Prasarana

Standar 7. Jejaring dan Alumni

Standar 8. Manajemen Keuangan

Standar 9. Prestasi dan Reputasi

Standar 10. Monitoring dan Evaluasi

UKM/Ormawa di lingkungan UNS sudah seharusnya mampu berfungsi baik

sebagai wadah kegiatan kokurikuler dan ekstrakurikuler yang sejalan dengan visi, misi,

dan tujuan Universitas. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan potensi, bakat, dan

minat mahasiswa untuk lebih berprestasi demi reputasi individu mahasiswa, organisasi

mahasiswa, Universitas Sebelas Maret, dan Negara Kesatuan Republik Indonesia.

7

STANDAR 1. SPESIFIKASI, MISI, TUJUAN/KOMPETENSI, DAN TATA

TERTIB ORGANISASI

1. Deskripsi singkat spesifikasi UKM/Ormawa :

2. Visi UKM/Ormawa :

3. Misi UKM/Ormawa :

4. Tujuan/kompetensi UKM/Ormawa:

(Penjelasan singkat spesifikasi dari UKM/Ormawa, kekhasan, keunggulan dan

potensinya mengangkat nama UNS)

Contoh dokumen pendukung : Profil UKM/Ormawa atau dokumen sejenis ; SK

legalitas, AD/ART

(Pemaparan visi UKM/Ormawa)

Contoh dokumen pendukung :Profil UKM/Ormawa atau dokumen sejenis

(Pemaparan misi UKM/Ormawa)

Contoh dokumen pendukung : ProfilUKM/Ormawa atau dokumen sejenis

(Pemaparan tujuan atau kompetensi yang diharapkan dari kesertaan dalam

UKM/Ormawa)

Contoh dokumen pendukung : Profil UKM/Ormawa atau dokumen sejenis

8

5. Tata tertib UKM/Ormawa :

6. Mekanisme penyusunan visi, misi, tujuan/kompetensi,dan tata tertib

UKM/Ormawa:

(Penjelasan tata tertib umum UKM/Ormawa)

Contoh dokumen pendukung :Profil UKM/Ormawa atau dokumen sejenis

(Penjelasan bagaimana cara penyusunan/penentuan visi, misi, dan

tujuan/kompetensi UKM/Ormawa)

Contoh dokumen pendukung : Dokumentasi dan berita acara kegiatan

CONTOH: BERITA ACARA PENETAPAN SPESIFIKASI, VISI, MISI, DAN

TUJUAN/KOMPETENSI ORGANISASI

Pada Hari, tanggal :

Tempat :

Jumlah Peserta (dilengkapi daftar hadir dan dokumentasi) :

Telah dilakukan rapat dengan agenda :

Hasil/rekomendasi :

Surakarta,......................

Ketua,

.........................................

9

7. Strategi sosialisasi visi, misi, tujuan/kompetensi, dan tata tertib UKM/Ormawa

sehingga diketahui baik oleh anggota maupun masyarakat khususnya mahasiswa

secara umum:

(Penjelasan strategi sosialisasi yang dilakukan)

Contoh dokumen pendukung : Dokumentasi, web, media sosial

10

STANDAR 2. PERENCANAAN STRATEGIS

1. Deskripsi pentingnya pemanfaatan Renstra UKM/Ormawa:

2. Mekanisme penetapan rencana strategi pengembangan dalam pencapaian visi, misi,

pencapaian kompetensi organisasi :

3. Strategi sosialisasi Renstra UKM/Ormawa sehingga diketahui baik oleh anggota

maupun masyarakat khususny amahasiswa secara umum :

(Penjelasan bagaimana UKM/Ormawa memanfaatkan renstra dalam

menjalankan ativitasnya)

Contoh dokumen pendukung : Renstra

(Penjelasan bagaimana renstra disosialisasikan)

Contoh dokumen pendukung : Dokumentasi, penggunaan media, dsb

(Penjelasan bagaimana cara Renstra ditetapkan)

Contoh dokumen pendukung :Dokumentasi kegiatan

11

STANDAR 3. TATA KELOLA ORGANISASI

1. Bagan/skema struktur kepengurusan organisasi UKM/Ormawa beserta tupoksi

masing – masing :

(Pemaparan struktur organisasi UKM/Ormawa dan tupoksi masing – masing)

Contoh:

STRUKTUR DAN TUPOKSI PENGURUS

Dan seterusnya

KETUA

Tupoksi :

1. …………………………………………..

2. …………………………………………..

3. …………………………………………..

KETUA SEKSI ……

Tupoksi :

1. ………………………………….

2. ………………………………….

3. ………………………………….

KETUA SEKSI ……

Tupoksi :

1. ………………………………….

2. ………………………………….

3. ………………………………….

12

2. Personalia kepengurusan UKM/Ormawa:

(Pemaparan masing – masing personalia dalam setiap struktur pengurus)

Contoh:

PENGURUS ORGANISASI …………..

Dan seterusnya

KETUA

NAMA : ……………

NIM : ……………

KETUA SEKSI ………….

NAMA : ……………

NIM : ……………

Foto

Foto

KETUA SEKSI ………….

NAMA : ……………

NIM : ……………

Foto

13

3. Deskripsi singkat bagaimana kesekretariatan dikelola, termasuk penanganan surat

masuk/keluar, manajemen arsip, dokumentasi kegiatan, dan sebagainya :

(Penjelasan SOP kesekretariatan)

Contoh dokumen pendukung : Catatan surat masuk/keluar, dokumentasi arsip

surat, bentuk lambang, cap, kop surat, dan dokumen sejenis.

Contoh:

SURAT MASUK

No & Tanggal Srt Pengirim Tanggal

diterima

Disposisi/keterangan

SURAT KELUAR

No & Tanggal Srt Tujuan Srt Tanggal dikirim Disposisi/keterangan

14

STANDAR 4. SUMBER DAYA MANUSIA

1. Deskripsi singkat sumberdaya manusia, aktivis, atau anggota organisasi :

2. Usaha khusus peningkatan motivasi kepada anggota untuk aktif berorganisasi dan

beraktivitas :

(Penjelasan singkat mengenai situasi dan statistik keanggotaan organisasi)

Contoh dokumen pendukung : laporan tahunan, album anggota dst.

(Penjelasan strategi untuk meningkatan motivasi anggota)

Contoh dokumen pendukung : Dokumentasi dan berita acara kegiatan

15

STANDAR 5. PROGRAM KERJA

1. Mekanisme penyusunan program kerja UKM/Ormawa:

2. Deskripsi singkat keunggulan program kerja organisasi dan usaha sosialisasinya :

(Penjelasan bagaimana program kerja disusun atau ditetapkan)

Contoh dokumen pendukung : Dokumentasi dan berita acara kegiatan

(Penjelasan keunggulan atau inovasi pada program kerja, serta strategi

sosialisasinya)

Contoh dokumen pendukung : Tabel agenda program kerja meliputi rencana

pelaksanaan, nama kegiatan, tujuan kegiatan, estimasi anggaran, dan personalia

kegiatan ; dokumentasi sosialisasi program kerja.

Contoh:

DAFTAR PROGRAM KERJA

No Nama Kegiatan Tujuan

Kegiatan

Tanggal

Pelaksanaan

Estimasi

Anggaran

PIC

16

STANDAR 6. SARANA DAN PRASARANA

1. Deskripsi sarana dan prasarana yang dimiliki :

2. Pandangan umum mengenai kondisi ideal sarana dan prasarana untuk mendukung

kinerja organisasi kemahasiswaan:

(Penjelasansituasi sarpras/inventaris UKM)

Contoh dokumen pendukung : Daftar inventaris yang meliputi nama alat, sumber

pengadaan, dan kondisi (dilengkapi foto sarpras)

Contoh:

DAFTAR INVENTARIS

No Nama Barang Sumber

Pengadaan

Kondisi Foto

(Pemaparan opini tentang kebutuhan sarpras terkait kondisi yang ideal)

17

STANDAR 7. JEJARING DAN ALUMNI

1. Deskripsi peran serta alumni organisasi dalam mengembangkan organisasi

kemahasiswaan :

2. Usaha – usaha yang dilakukan untuk menjalin kerjasama dengan pihak – pihak

terkait:

(Penjelasan keterlibatan alumni dalam pengembangan organisasi

kemahasiswaan)

Contoh dokumen pendukung : Daftar alumni, berita acara kegiatan, dokumentasi

(Penjelasan usaha yang dilakukan untuk menjalin kerjasama dengan pihak luar

terkait penjaringan bapak angkat, sponsorship, atau kegiatan lainnya)

Contoh dokumen pendukung : Data kerjasama yang pernah dilakukan meliputi

pihak yang bekerjasama, bentuk kerjasama, dan dokumentasinya

Contoh:

DAFTAR KERJASAMA YANG DILAKUKAN

No Nama Kegiatan Tanggal

Pelaksanaan

Mitra

Kerjasama

Bentuk

Kerjasama

Keterangan

18

STANDAR 8. MANAJEMEN KEUANGAN

1. Deskripsi strategi umum pengelolaan keuangan :

2. Deskripsi usaha penggalian sumber – sumber dana organisasi kemahasiswaan :

(Penjelasan SOP pengelolaan keuangan secara umum)

Contoh dokumen pendukung : Neraca keuangan harian

Contoh:

NERACA KEUANGAN HARIAN

Tgl Keterangan Dana masuk Dana keluar Saldo

(Penjelasan secara umum usaha – usaha dalam penggalian dana organisasi baik

formal maupun informal melalui kegiatan kreatif)

19

STANDAR 9. PRESTASI DAN REPUTASI

1. Deskripsi keunggulan dan reputasi organisasi melalui capaian prestasi formal

(diakui) yang telah diraih atau kegiatan unggulan lain. Jelaskan bagaimana hal itu

mengangkat nama UNS:

(Penjelasan keunggulan organisasi dalam prestasi maupun reputasi bagi UNS

maupun secara umum pada masyarakat luas)

Dokumen : Daftar prestasi dilengkapi fotokopi sertifikat/piagam/dokumen sejenis

Contoh:

DAFTAR PRESTASI/REPUTASI

Nama

Prestasi/Reputasi

Tanggal Skala

(Internasional, nasional,

regional, lokal)

Keterangan

20

STANDAR 10. MONITORING DAN EVALUASI

1. Deskripsi bagaimana evaluasi periode kepengurusan sebelumnya dilakukan:

2. Deskripsi bagaimana monitoring dan evaluasi kinerja dan aktivitas rutin organisasi

kemahasiswaan dilakukan:

3. Deskripsi bagaimana monitoring dan evaluasi setiap program kerja yang terlaksana

dilakukan:

(Penjelasan bagaimana cara melakukan evaluasi kinerja harian organisasi

kemahasiswaan

Dokumenpen dukung : Berita acara kegiatan, dokumentasi

(Penjelasan prosedur evaluasi pada setiap kegiatan yang dilaksanakan)

Contoh dokumen pendukung : Laporan kegiatan dan keuangan tiap program

kerja, berita acara evaluasi kegiatan, dan dokumentasi

(Penjelasan bagaimana evaluasi periode kepengurusan sebelumnya dilakukan,

terkait perbaikan dan pengembangan di masa berikutnya)

Contoh dokumen pendukung : LPJ pengurus sebelumnya, berita acara evaluasi

kegiatan, dan dokumentasi