borang pengesahan status tesis adiny binti yac… · 3.4.1 pengumpulan data primer 28 3.4.2 ... 4.3...

PSZ 19:16(Pind.1/97)

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

BORANG PENGESAHAN STATUS TESIS �

JUDUL: SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK) DI SEKOLAH MENENGAH DAERAH MUAR

SESI PENGAJIAN : 2011/2013

Saya NOR ADINY BINTI YACOB No Matriks : MP111258 Mengaku membenarkan tesis (PSM/ Sarjana / Doktor Falsafah )* ini disimpan di Perpustakaan Universiti Teknologi Malaysia dengan syarat-syarat kegunaan seperti berikut: 1. Tesis adalah hakmilik Universiti Teknologi Malaysia. 2. Perpustakaan Universiti Teknologi Malaysia dibenarkan membuat salinan untuk

tujuan pengajian sahaja. 3. Perpustakaan dibenarkan membuat salinan tesis ini sebagai bahan pertukaran antara

institusi pengajian tinggi. 4. ** Sila tandakan (� )

(Mengandungi maklumat yang berdarjah SULIT keselamatan atau kepentingan Malaysia

seperti yang termaktub di dalam akta rahsia rasmi 1972)

TERHAD (Mengandungi maklumat TERHAD yang telah ditentukan oleh oraganisasi /badan di mana penyelidikan dijalankan) TIDAK TERHAD Disahkan oleh ____________________________ ________________________________ (TANDATANGAN PENULIS) (TANDATANGAN PENYELIA) Alamat Tetap: NO. 3 JLN BALAU DR M AL-MUZ-ZAMMIL BIN YASIN TAMAN CEMPAKA SELATAN, Nama Penyelia JLN. JUNID, 84000, MUAR, JOHOR. Tarikh : Tarikh : CATATAN: * Potong yang tidak berkenaan

** Jika tesis ini SULIT atau TERHAD, sila lampirkan surat daripada pihak berkuasa /organisasi berkenaan dengan menyatakan sekali sebab dan tempoh tempoh tesis ini perlu dikelaskan sebagai SULIT atau TERHAD. � Tesis dimaksudkan sebagai tesis bagi Ijazah Doktor Falsafah dan Sarjana Secara penyelidikan, atau disertasi bagi pengajian secara kerja kursus dan Penyelidikan, atau Laporan Projek Sarjana Muda (PSM)

�

“Saya akui bahawa saya telah membaca karya ini dan pada pandangan saya karya ini

adalah memadai dari segi skop dan kualiti untuk tujuan penganugerahan Ijazah

Sarjana Pendidikan Pengurusan dan Pentadbiran”

Tandatangan : …………………………………………….

Nama Penyelia : DR. M. AL-MUZ-ZAMMIL BIN YASIN

Tarikh : …………………………………………….

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

DI SEKOLAH MENENGAH DAERAH MUAR

NOR ADINY BINTI YACOB

Laporan projek ini dikemukakan sebagai memenuhi sebahagian daripada syarat

penganugerahan Ijazah Sarjana Pendidikan

(Pengurusan dan Pentadbiran)

Fakulti Pendidikan

Universiti Teknologi Malaysia

OGOS 2013

ii

“Saya akui ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan dan ringkasan yang tiap-tiap satunya telah saya jelaskan sumbernya”

Tanda tangan : ..........................................

Nama Penulis : NOR ADINY BINTI YACOB

No. Matrik : MP 111258

Tarikh : …………………………..

iii

DEDIKASI

Khas buat suami, Mohd Naim bin Karmani dan anak tersayang, Nur Adawiyah serta

ibubapa yang sangat memahami dan sentiasa memberi perangsang.

Semoga kalian sentiasa dilimpahi rahmat oleh Allah. Tidak lupa juga buat teman

sekumpulan Nor Aznizah Kasmani, Isidora Alexander Tek, Zaharah Md Top dan

Ayunni Jasni yang banyak memberi bantuan sepanjang penulisan tesis ini berjalan.

iv

PENGHARGAAN

Dengan nama Allah Yang Maha Pengasih Lagi Maha Penyayang

Alhamdulillah, sesungguhnya saya bersyukur ke hadrat Ilahi kerana dengan

izinNya kajian ini dapat disempurnakan dengan jayanya. Saya merakamkan setinggi-

tinggi penghargaan atas bimbingan Dr. M. Al-Muz-zammil bin Yasin selaku

penyelia yang sangat sabar membimbing saya sejak dari awal hingga kajian ini

berjaya disempurnakan. Sekalung penghargaan juga kepada pihak PPD Muar dan

barisan pentadbir sekolah kerana banyak membantu saya dalam usaha mendapatkan

maklumat yang berkaitan dengan kajian ini.

Istimewa buat suami tercinta, Mohd Naim bin Karmani yang terlalu banyak

berkorban demi cita-cita saya. Buat anak tersayang Nur Adawiyah binti Mohd Naim,

terima kasih kerana sangat memahami. Buat kedua ibubapa, terima kasih atas doa

kalian yang tidak pernah putus. Mudah – mudahan segala usaha dan bantuan yang

telah diberikan oleh semua pihak sama ada secara langsung atau tidak langsung

dalam kajian ini akan mendapat ganjaran yang sebaik-baiknya daripada Allah S.W.T

..........AMIN.

v

ABSTRAK

Tujuan utama kajian ini dilaksanakan adalah untuk melihat pelaksanaan

Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti (SPSK) di sekolah menengah daerah Muar dari

segi tahap amalannya. Selain itu kajian ini juga turut membuat penambahbaikan

kepada manual Dokumen Kualiti SPSK dan mengkaji langkah-langkah yang boleh

mengurangkan beban pendokumentasian dalam pelaksanaan SPSK. Kajian yang

berbentuk gabungan kuantitatif dan kualitatif ini dilakukan secara tinjauan dengan

menggunakan set borang soal selidik, analisis dokumen dan temu bual. Kajian ini

melibatkan 320 orang guru yang terdiri daripada penyelaras PK (Prosedur Kualiti)

bagi PK01 hingga PK10 dari 32 buah sekolah menengah dalam daerah Muar. Soal

selidik dibina berdasarkan kepada carta alir yang terkandung dalam Dokumen Kualiti

SPSK yang dikeluarkan oleh Sektor Jaminan Kualiti Jabatan Pelajaran Negeri Johor

mengikut PK masing-masing. Statistik deskriptif iaitu min dan frekuensi telah

digunakan untuk menganalisis dapatan soal selidik manakala analisis dokumen dan

temu bual dibuat secara manual. Sebanyak tiga persoalan kajian telah dikemukan.

Hasil analisis dapatan soal selidik menunjukkan tahap amalan SPSK bagi PK01,

PK02, PK03, PK04, PK05, PK06, PK07 dan PK09 berada pada tahap tinggi

manakala PK08 (Pengurusan Aduan Pelanggan) dan PK10 (Pengurusan

Perkembangan Staf) berada pada tahap sederhana. Hasil analisis dokumen pula

mendapati terdapat beberapa penambahbaikan yang perlu dilakukan kepada manual

Dokumen Kualiti supaya ianya lebih mesra pengguna manakala hasil temu bual

menunjukkan beban pendokumentasian SPSK dapat dikurangkan jika SPSK selari

dengan perkembangan teknologi masa kini. Pada bahagian akhir kajian turut

dicadangkan beberapa tindakan yang dirasakan dapat membantu dalam

meningkatkan tahap amalan SPSK di semua sekolah terutamanya dalam Negeri

Johor.

vi

ABSTRACT

The main purpose of this research was to survey the implementation of the

Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti (SPSK) in Muar secondary schools. In terms of

implementation, this research also was carried out to improve the SPSK Quality

Document as well as to reduce the burden of documentation in SPSK. The research

was carried out using mix method which quantitative analysis was done using a set

of questionnaire meanwhile the qualitative part was done using document analysis

and interviews. The research involved 320 respondents from 32 secondary schools in

Muar. The questionnaire was set based on the flow chart of each Prosedur Kualiti

(PK) respectively produced by Sektor Jaminan Kualiti of Jabatan Pelajaran Negeri

Johor. Descriptive statistic techniques which involve frequency and mean were used

besides document analysis and interviews were manually transcript. Results shown

that the level of practice for PK01, PK02, PK03, PK04, PK05, PK06, PK07 and

PK09 were high meanwhile PK08 and PK10 shown average level of practice.

Document analysis shown that the SPSK Quality Document needs to be improvised

for a better impact to users. Meanwhile the result from interviews shown that SPSK

need to be parallel with nowadays technologies. Finally some action proposals were

made to improve the quality of the implementation of SPSK in other schools in

Johor.

vii

KANDUNGAN

BAB PERKARA MUKA SURAT

PENGESAHAN STATUS TESIS

PENGESAHAN PENYELIA

JUDUL KAJIAN i

PENGAKUAN ii

DEDIKASI iii

PENGHARGAAN iv

ABSTRAK v

ABSTRACT vi

KANDUNGAN vii

SENARAI JADUAL xi

SENARAI RAJAH xiv

SENARAI SINGKATAN xv

SENARAI LAMPIRAN xvi

1 PENDAHULUAN

1.1 Pengenalan 1

1.2 Latar Belakang Masalah 5

1.3 Penyataan Masalah 9

1.4 Objektif Kajian 10

1.5 Persoalan Kajian 11

1.6 Kepentingan Kajian 11

1.7 Batasan 12

1.8 Definisi Istilah 13

1.8.1 Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti (SPSK) 13

1.8.2 Pengurusan Berkualiti 13

1.8.3 Instrumen 14

1.8.4 Pemantuan 14

1.8.5 Impak 14

1.9 Penutup 15

viii

2 KAJIAN LITERATUR 16

2.1 Pengenalan 16

2.2 Pengurusan 16

2.3 Kualiti 17

2.4 Kajian- kajian Lepas 20

2.4.1 Pengetahuan dan Komitmen Pihak Atasan 20

2.5 Penutup 22

3 METODOLOGI KAJIAN 23

3.1 Pengenalan 23

3.2 Reka Bentuk Kajian 23

3.3 Populasi, Sampel Dan Lokasi Kajian 25

3.4 Instrumen Kajian 27

3.4.1 Pengumpulan Data Primer 28

3.4.2 Pengumpulan Data Sekunder 40

3.5 Prosedur Pengumpulan Data 40

3.6 Kajian Rintis 42

3.6.1 Kebolehpercayaan Instrumen 42

3.7 Kaedah Analisis Data 43

3.8 Analisis Data 43

3.8.1 Analisis Data Kuantitatif 43

3.8.2 Analisis Data Kualitatif 44

3.8.3 Kaedah Pengiraan Skor Levin dan Rubin 44

(2000)

3.9 Penutup 45

4 ANALISIS DATA 47

4.1 Pengenalan 47

4.2 Latar Belakang Responden 48

4.2.1 Taburan Bilangan dan Peratusan Responden 48

Mengikut Jantina Bagi PK01 hingga PK10


Mengikut Tempoh Perkhidmatan Bagi PK01

ix

hingga PK10


Mengikut Jenis Jawatan Bagi PK01 hingga

PK10

4.3 Huraian Analisis Item Berdasarkan Persoalan Kajian 52

4.3.1 Persoalan Kajian 1: Apakah Tahap Amalan 52

SPSK di Sekolah-sekolah Yang Dikaji

Berdasarkan Kepada Prosedur Kualiti SPSK?

4.3.2 Persoalan Kajian 2: Apakah Penambahbaikan 70

Yang Perlu Dilakukan Kepada Carta Alir Prosedur

Dalam Dokumen Kualiti.Yang Dikeluarkan Oleh

Jabatan Pelajaran Negeri Johor (JPNJ)?

4.3.3 Persoalan Kajian 3: Apakah Langkah-langkah 77

Yang Boleh Dilakukan Bagi Mengurangkan

Beban Pendokumentasian Dalam Pelaksanaan

SPSK?

4.4 Rumusan Dapatan Kajian Berdasarkan Persoalan 81

Kajian

4.5 Penutup 84

5 RUMUSAN, PERBINCANGAN DAN CADANGAN 85

5.1 Pengenalan 85

5.2 Rumusan Dapatan Kajian 86

5.3 Perbincangan 86

5.3.1 Persoalan Kajian 1: Persoalan Kajian 1: 86

Apakah Tahap Amalan SPSK di Sekolah-

sekolah Yang Dikaji Berdasarkan Kepada

Prosedur Kualiti SPSK?

5.3.2 Persoalan Kajian 2: Apakah Penambahbaikan 90

Yang Perlu Dilakukan Kepada Carta Alir Prosedur

Dalam Dokumen Kualiti.Yang Dikeluarkan Oleh

Jabatan Pelajaran Negeri Johor (JPNJ)?

5.3.3 Persoalan Kajian 3: Apakah Langkah-langkah 92

x

Yang Boleh Dilakukan Bagi Mengurangkan

Beban Pendokumentasian Dalam Pelaksanaan

SPSK?

5.4 Cadangan 94

5.4.1 Cadangan Berdasarkan Dapatan Kajian 94

5.4.2 Cadangan Kajian Lanjutan 96

5.5 Penutup 97

6 RUJUKAN 98

7 LAMPIRAN 101

xi

SENARAI JADUAL

NO. JADUAL PERKARA MUKA SURAT

3.1 Sampel Mengikut Sekolah 26

3.2 Pembinaan Item Soal Selidik Bagi PK01 28

Berdasarkan Kepada Carta Alir Prosedur

Pengurusan Panitia



Pengurusan Jadual Waktu



Pengurusan Pembelajaran dan Pengajaran



Pengurusan Pencerapan



Pengurusan Peperiksaan



Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid



Pengurusan Mesyuarat



Pengurusan Aduan Pelanggan

xii



Pengurusan Pusat Sumber



Pengurusan Perkembangan Staf

3.12 Taburan Item Bagi Borang Soal Selidik 39

3.13 Nilai Kebolehpercayaan Alpha Cronbach 42

3.14 Tafsiran Data Berdasarkan Min 45

4.1 Taburan Responden Mengikut Jantina 48

4.2 Taburan Responden Mengikut Tempoh 49

Perkhidmatan

4.3 Taburan Responden Mengikut Jenis Jawatan 51

4.4 Analisis Tahap Amalan Penyelaras PK Bagi PK01 53

(Pengurusan Panitia)


(Pengurusan Jadual Waktu)


(Pengurusan Pembelajaran dan Pengajaran)


(Pengurusan Pencerapan)


(Pengurusan Peperiksaan)


(Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid)


(Pengurusan Mesyuarat)


(Pengurusan Aduan Pelanggan)


(Pengurusan Pusat Sumber)


(Pengurusan Perkembangan Staf)

xiii

4.14 Hasil Analisis Data Kajian Bagi Persoalan Kajian 1 80



xiv

SENARAI RAJAH

NO. RAJAH TAJUK MUKA SURAT

3.1 Carta Alir Proses dan Langkah-langkah 37

Yang Terlibat Dalam Kajian

4.1 Jadual Tanggungjawab dan Tindakan dan Carta Alir 70

Prosedur Kualiti PK01 (Pengurusan Panitia)


Prosedur Kualiti PK02 (Pengurusan Jadual Waktu)


Prosedur Kualiti PK03 (Pengurusan Pembelajaran dan

Pengajaran)


Prosedur Kualiti PK04 (Pengurusan Pencerapan)


Prosedur Kualiti PK05 (Pengurusan Peperiksaan)


Prosedur Kualiti PK06 (Pengurusan Semakan Hasil

Kerja)


Prosedur Kualiti PK07 (Pengurusan Mesyuarat)


Prosedur Kualiti PK09 (Pengurusan Pusat Sumber)


Prosedur Kualiti PK10 (Pengurusan Panitia)

xv

SENARAI SINGKATAN

SINGKATAN DEFINISI ETR Expected Targeted Result

GC Guru Cemerlang

GKMP Guru Kanan Mata Pelajaran

GMP Guru Mata Pelajaran

GPM Guru Perpustakaan dan Media

GPK Guru Penolong Kanan

GPS Gred Purata Sekolah

JPNJ Jabatan Pelajaran Negeri Johor

KP Ketua Panitia

KPM Kementerian Pelajaran Malaysia

PK Prosedur Kualiti

SJQ Sektor Jaminan Kualiti

SPSK Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti

SUP Setiausaha Peperiksaan

SUPD Setiausaha Peperiksaan Dalaman

TOV Tick Off Value

TQM Total Quality Management

(Pengurusan Kualiti Menyeluruh)

xvi

SENARAI LAMPIRAN

LAMPIRAN TAJUK MUKA SURAT A Borang Soal Selidik 91

B Ujian Statistik 104

C Dokumen Kualiti PK01 hingga PK10

1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Pengenalan

Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti atau lebih dikenali sebagai SPSK adalah

merupakan salah satu sistem yang agak baru diperkenalkan dalam bidang

pendidikan. Tumpuan utama dalam SPSK adalah pemantapan dari segi pengurusan

dan pelaksanaan proses pengajaran dan pembelajaran (P&P) yang berlaku di sekolah

seluruh negeri Johor. SPSK didokumenkan berdasarkan kepada prosedur kualiti MS

ISO 9001:2008 dengan matlamat menyediakan semua sekolah di negeri Johor ke

arah sekolah bertaraf dunia.

SPSK khususnya di daerah Muar telah mula diamalkan seawal tahun 2009

bermula dengan 15 buah sekolah perintis merangkumi sekolah menengah dan

sekolah rendah. Selaras dengan hasrat Jabatan Pelajaran Negeri Johor (JPNJ) yang

menyarankan semua sekolah di negeri Johor mengamalkan SPSK dalam semua

pengurusan sekolah, Pejabat Pelajaran Daerah (PPD) Muar telah berjaya memastikan

kesemua 32 buah sekolah menengah di daerah ini melaksanakan SPSK pada tahun

2012 (Sektor Jaminan Kualiti PPD Muar, 2012).

SPSK di negeri Johor bermula pada tahun 2009 dengan sebanyak 105 buah

sekolah rendah dan 115 buah sekolah menengah dari seluruh daerah telah dipilih

sebagai sekolah perintis (Sektor Jaminan Kualiti JPN Johor, 2012).

2

SPSK telah mempunyai beberapa siri keluaran. Siri keluaran SPSK yang

pertama telah dilancarkan pada tahun 2009 dan diguna pakai sehingga tahun 2011

Pada Mac 2011, siri keluaran SPSK yang kedua diperkenalkan dan diguna sehingga

tahun 2012. Terbaharu, siri SPSK keluaran ketiga yang dikeluarkan oleh JPNJ dan

diedarkan oleh PPD telah mula diguna sejak daripada bulan Mac 2012 (Sektor

Jaminan Kualiti PPD Muar, 2012). Setiap siri yang dikeluarkan adalah berdasarkan

kepada penambahbaikan sistem yang sedia ada bagi memastikan pengurusan SPSK

sentiasa terkini dan tidak diragui.

JPNJ di bawah Sektor Jaminan Kualiti memperkenalkan SPSK sebagai alat

untuk membantu pihak pengurusan sekolah mengurus tadbir sekolah dengan cara

yang berkesan dan selaras dengan kehendak Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM)

terutamanya dalam bidang akademik. Dasar kualiti ini dilihat komited untuk

menyediakan dan melaksanakan pengajaran dan pembelajaran yang berkualiti bagi

memenuhi keperluan pelanggan. Pihak pengurusan dan anggotanya perlu memenuhi

keperluan-keperluan SPSK agar sentiasa dapat meningkatkan keberkesanan secara

berterusan.

SPSK antara lain mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti, penerangan

ringkas mengenai SPSK dan prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan

program pengajaran dan pembelajaran. Manual yang dibekalkan oleh JPNJ

merangkumi prosedur kualiti dan dokumen sokongan yang berkaitan dengannya

seperti borong-borang, surat pekeliling ikhtisas (SPI), akta, ordinan dan buku-buku

panduan yang dikeluarkan oleh PPD, JPN dan KPM.

SPSK yang diperluaskan ini mempunyai prosedur kerja dan objektif manual

SPSK yang lebih menumpukan kepada bahagian akademik di mana ianya

mengandungi lapan seksyen iaitu:-

Seksyen 1,2 dan 3 - definisi pengurusan kualiti

Seksyen 4 - sistem pengurusan kualiti

Seksyen 5 - tanggungjawab pengurusan

3

Seksyen 6 - pengurusan sumber

Seksyen 7 - penghasilan produk

Seksyen 8 - pengukuran, analisis dan penambahbaikan;

dan ini disusuli dengan 17 prosedur kerja.

Sistem ini juga membantu pihak pengurusan untuk mendokumentasikan

dokumen-dokumen penting secara berkesan dan lebih bersistematik sekaligus

mencapai matlamat dan objektif yang tertera dalam dokumen kualiti SPSK iaitu

melaksanakan 100% pengajaran dan pembelajaran berdasarkan Rancangan

Pengajaran Tahunan (RPT) kecuali berlaku perkara-perkara di luar kawalan sekolah;

memastikan pencapaian Gred Purata Mata Pelajaran (GPMP) atau Gred Purata

Sekolah (GPS) bagi peperiksaan awam/ peperiksaan pertengahan tahun/ peperiksaan

akhir tahun meningkat; memastikan 100% murid SPSK negeri Johor mendapat

Perkhidmatan Bimbingan, Kemahiran Belajar, Kerjaya, Pembangunan Diri Murid

dan Motivasi melainkan berlaku perkara-perkara di luar kawalan sekolah; 100%

aduan dan maklumbalas pelanggan berkaitan kurikulum yang lengkap akan dilayan

dan melaksanakan Pengurusan Kewangan Tanpa Audit Berteguran.

Matlamat SPSK adalah jelas dan boleh dicapai. Antara perkara yang

diutamakan dalam matlamat SPSK ialah menetapkan kecemerlangan sekolah agar

memperolehi Tawaran Baru (Bai’ah) setiap tahun; menyediakan sekolah ke arah

Sekolah Kluster Kecemerlangan dan Sekolah Berprestasi Tinggi menjelang 2013;

sifar sekolah yang berada di Band 5,6 dan 7 menjelang 2013 di negeri Johor kecuali

sekolah yang baru dibuka; sifar sekolah di negeri Johor mendapat Audit Berteguran

menjelang tahun 2013 dan memastikan semua sekolah di negeri Johor mengamalkan

Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti Berasaskan MS ISO 9000 menjelang tahun 2013

(Sektor Jaminan Kualiti JPN Johor, 2012).

Taklimat Pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti (SPSK) Keluaran

03 Tahun 2012 oleh Sektor Jaminan Kualiti JPNJ turut menyatakan bahawa Jemaah

Nazir mengiktiraf SPSK sebagai alat yang dapat membantu sekolah di mana

4

dokumentasi sekolah yang melaksanakan SPSK bagus jika dibandingkan dengan

sekolah yang bukan SPSK. Markah SKPM setelah diverifikasi tidak jauh berbeza

antara markah sekolah dengan markah Jemaah Nazir.

Standard Kualiti Pelajaran Malaysia (SKPM) di bawah pematauan Jemah

Nazir merupakan instrumen penarafan kendiri yang wajib diisi oleh setiap sekolah

bagi tujuan pengiktirafan dan penarafan kedudukan atau ‘ranking’ sekolah. KPM

telah menetapkan skor komposit bagi penarafan dan ‘ranking’ sekolah dalam NKRA

ialah 70% markah pencapaian akademik dan 30% markah verifikasi SKPM. Jelas di

sini menunjukkan pencapaian akademik adalah elemen yang utama dalam proses

penarafan sekolah-sekolah di Malaysia.

Objektif sub NKRA Sekolah Berprestasi Tinggi ada menyentuh mengenai

mengangkat kualiti sekolah yang terbaik dengan meningkatkan kualiti pencapaian

institusi pendidikan melalui peningkatan tahap autonomi dan akauntabiliti serta

membenarkan sekolah-sekolah melaksanakan inovasi dalam pengurusan masing-

masing. Pengurusan berkesan dan berkualiti akan mudah dicapai dengan

mengamalkan SPSK kerana SPSK adalah sistem yang berterusan dan dijamin

keberkesanan outputnya. Penambahbaikan kepada sistem pengurusan dilakukan

secara terancang agar kualiti pengajaran dan pembelajaran sentiasa berada pada

tahap yang tinggi.

Sehubungan dengan itu, pada penghujung sesi persekolahan bagi tahun 2012,

kesemua sekolah di daerah Muar telah dipantau dan dinilai oleh Ahli Jawatankuasa

SPSK Daerah di bawah kelolaan Sektor Jaminan Kualiti PPD Muar (Sektor jaminan

Kualiti PPD Muar, 2012). Ini menunjukkan pengurusan SPSK sememangnya penting

dan di pandang serius oleh semua peringkat pengurusan demi memastikan

pengajaran dan pembelajaran adalah yang terbaik dan berkualiti.

5

1.2 Latar Belakang Masalah

Guru-guru tidak memahami prosedur manual Sistem Pengurusan Sekolah

Kualiti (SPSK) yang dibekalkan oleh Jabatan Pelajaran Negeri Johor (JPNJ) maka

pelaksanaan tidak dititikberatkan (Ahmad Nasaruddin Tulus, komunikasi peribadi, 8

Januari, 2012). Walaupun prosedur manual yang lengkap telah dibekalkan kepada

setiap sekolah, namun hakikatnya tanpa kursus yang mencukupi, kehadiran prosedur

manual dilihat tidak dapat membantu meningkatkan pemahaman guru-guru

terutamanya penyelaras-penyelaras Prosedur Kualiti (PK). Pihak pentadbir sekolah

sebagai penggerak utama dalam pelaksanaan SPSK perlu memainkan peranan yang

penting dari segi penguatkuasaan dan meningkatkan kefahaman SPSK kepada

seluruh warga sekolah supaya tahap amalan SPSK dapat dilaksanankan seratus

peratus. Apabila tahap pemahaman mengenai SPSK rendah maka natijahnya

pelaksanaan dan tahap amalan SPSK di sesebuah sekolah akan turut terjejas.

Instrumen di dalam borang penilaian Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti

(SPSK) bercanggah dengan kehendak dan keperluan di dalam Pekeliling Ikhtisas.

Contohnya bagi Buku Rekod Mengajar Guru yang lengkap perlu dinyatakan tajuk,

objektif, aktiviti dan impak pengajaran tetapi mengikut instrumen pemantauan SPSK,

guru-guru perlu juga menulis penggunaan alat bantu mengajar (ABM) dan nilai-nilai

murni (Jasimah Hashim, komunikasi peribadi, 11 Januari, 2012). Percanggahan

instrumen dalam pemantauan yang dijalankan oleh Jemaah Nazir dan SPSK

seringkali mengakibatkan guru-guru keliru. Sepatutnya kedua-dua instrumen

pemantauan ini perlu dikaji dengan terperinci terlebih dahulu sebelum

diimplementasikan penggunaannya bagi mengelakkan kekeliruan yang boleh

menjejaskan matlamat sebenar tugas seorang guru.

Sistem penarafan bagi tujuan penganugerahan sesebuah sekolah terlalu

banyak seperti SPSK, MS ISO, star rating, Sekolah Kluster, Sekolah Berperstasi

Tinggi dan Sekolah Cemerlang yang melibatkan instrumen penilaian yang berbeza

(Abdul Hamid Abdul Rahman, komunikasi peribadi, 12 Januari, 2012). Instrumen

penilaian yang berbeza seolah-olah menunjukkan tiada konsep sentralisasi yang

6

diamalkan dalam sistem pendidikan di negara ini terutamanya bagi tujuan

penganugerahan yang standard. Guru-guru terpaksa menggunakan pelbagai

instrumen penilaian yang kadangkala bertindih antara satu sama lain bagi

mendapatkan sesuatu penganugerahan. Keadaan ini menimbulkan kesukaran di pihak

pengurusan untuk menguruskan aspek dokumentasi mengikut keperluan.

SPSK hanya menambahkan beban kerja guru yang telah sedia ada dan

membuang masa kerana jika seseorang guru itu sememangnya bagus maka tanpa

SPSK juga guru tersebut tetap bagus (Hwang Lay Boon, komunikasi peribadi, 14

Januari, 2012). Penggunaan SPSK dilihat hanya membebankan guru-guru dengan

tambahan kerja kerana guru-guru perlu mendokumentasikan segala pelaporan

mengikut prosedur yang digariskan dan ini hanya menjadikan kerja seseorang guru

bertambah lambat. Guru-guru terpaksa melakukan pelbagai perkara yang remeh-

temeh semata-mata bagi memenuhi keperluan instrumen SPSK.

SPSK boleh diamalkan tetapi ia memerlukan seorang guru yang khas bagi

melakukan segala pendokumentasian berkaitan dengannya supaya tidak

membebankan guru-guru yang lain (Adnan Abdul Rahman, komunikasi peribadi, 18

Januari, 2012). Penyediaan guru khas bagi mengawal selia segala dokumentasi agar

mengikut format SPSK dilihat dapat membantu meningkatkan tahap amalan SPSK di

sekolah-sekolah. Secara tidak langsung matlamat melindungi waktu pengajaran dan

pembelajaran dapat dilaksanakan. Surat siaran yang dikeluarkan oleh Kemeterian

Pelajaran Malaysia Bilangan 20 tahun 2012 ada menggariskan beberapa perkara

yang dirasakan mampu melindungi waktu pengajaran dan pembelajaran iaitu

termasuklah kekerapan guru meninggalkan bilik darjah (Sektor Operasi Pendidikan,

KPM, 2012). Ini menunjukkan betapa pihak KPM sendiri merasakan pertambahan

beban tugas guru akan menjejaskan waktu pengajaran dan pembelajaran mereka.

Format SPSK yang berubah-ubah menjadikan guru-guru sukar untuk

mengikuti perubahan yang terkini (Tee Hwee Jan, komunikasi peribadi, 17 Januari,

2012). Guru-guru perlu sentiasa peka dengan perubahan format SPSK dan ianya

menjadikan guru cepat bosan dengan SPSK (Suziana Ahmad Bohari, komunikasi

7

peribadi, 15 Januari, 2012). Perubahan format yang kecil menjadikan guru-guru

terpaksa membuat pembetulan lebih daripada sekali agar pelaporan yang dibuat

bertepatan dengan format yang terkini. Peruntukan masa yang lebih diperlukan untuk

membuat kerja-kerja pembetulan. Akhirnya tumpuan guru terhadap proses

pengajaran dan pembelajaran akan sedikit terganggu disebabkan perkara ini.

SPSK kelihatan tidak penting kerana ia tidak menampakkan hasil yang jelas

kepada guru (Tee Hwee Jan, komunikasi peribadi, 17 Januari, 2012). Ini kerana

impak penggunaan SPSK tidak menunjukkan perubahan yang ketara selain daripada

peningkatan Gred Purata Sekolah (GPS). Umumnya tidak semua individu benar-

benar memahami apa yang mampu ditunjukkan oleh GPS sesebuah sekolah maka

oleh yang demikian SPSK dilihat tidak penting untuk diamalkan. Gred Purata

Sekolah merupakan hasil daripada TOV (Tick of Value) dan ETR (Expected Targeted

Result) yang ditetapkan oleh sesebuah sekolah agar ia dapat mencapai prestasi yang

diingini. Melalui GPS, prestasi sesebuah sekolah dapat ditentukan dan penilaiannya

dilakukan oleh Jemaah Nazir (Kesatuan Perkhidmatan Perguruan Kebangsaan

Malaysia, 2010).

SPSK banyak menggunakan borong-borang contohnya untuk membuat

laporan aktiviti sahaja ada dua borang yang perlu disediakan oleh guru iaitu borang

status pelaksanaan aktiviti dan laporan pelaksanaan aktiviti yang mana kedua-duanya

jika disekalikan akan dapat menjimatkan penggunaan kertas (Norizah Abdul Bari,

komunikasi peribadi, 18 Januari, 2012). Kadang kala guru-guru mendapati

penggunaan borang yang pelbagai hanya menyukarkan mereka memahami prosedur

SPSK dengan jelas kerana mereka merasakan seolah-olah membuat kerja yang sama

berulang kali.

Penjelasan mengenai SPSK dan cara untuk mengisi borang-borang tidak

diperjelaskan dengan terperinci. Hanya melalui panduan buku manual tidak dapat

membuatkan saya faham dengan jelas faedah SPSK (Azren Shahdan, komunikasi

peribadi, 21 Januari, 2012). Faktor seperti kesuntukan masa dan memerlukan kos

yang tinggi mengakibatkan kursus bagi pelaksanaan SPSK secara menyeluruh

8

kepada guru-guru tidak ditaklimatkan dengan terperinci. Hanya Penyelaras SPSK

Sekolah dan Penyelaras Kualiti yang diberi taklimat secara rasmi oleh pihak Pejabat

Pelajaran Daerah. Bagi guru-guru di sekolah, SPSK di sekolah hanya diketahui

melalui taklimat ringkas dan terpulang kepada inisiatif pihak pengurusan sekolah

untuk mengadakannya.

Pelaksanaan SPSK mudah tetapi pengamalan SPSK secara berterusan ada

masalah. Ini kerana ia memerlukan komitmen semua guru untuk sama-sama

menjayakannya (Mohd Naim Karmani, komunikasi peribadi, 22 Januari, 2012).

Kajian yang dijalankan oleh Lee (2009) menunjukkan bahawa budaya organisasi

akan mempengaruhi dan memberi kesan ke atas fungsi-fungsi pengurusan seperti

perancangan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawalan. Dapatan ini penting

dalam menunjukkan kerjasama di antara semua guru dalam sesebuah organisasi amat

penting bagi menjamin kejayaan mengubah budaya organisasi tersebut. Guru-guru

khususnya penyelaras PK perlu sentiasa mematuhi prosedur dan format SPSK dalam

mendokumentasikan segala dokumen yang berkaitan kerana jika tidak mereka perlu

sentiasa membuat penambahbaikan kepada cara pelaporan mereka.

SPSK sehingga hari ini masih dibelenggu dengan masalah tahap amalan yang

tidak terlalu tinggi meskipun tahap pelaksanaan SPSK adalah tinggi. Abdul Rahim

dan Kadijah (2012) mendapati tahap pelaksanaan bagi lima aspek amalan Sistem

Pengurusan Sekolah Kualiti (SPSK) di sekolah rendah rintis SPSK daerah Johor

Baharu menunjukkan berada pada tahap yang tinggi. Ini berkemungkinan terdapat

perbezaan dalam kefahaman mengenai SPSK di sekolah-sekolah bukan rintis. Maka

kajian ini dilihat sekaligus dapat membantu mengkaji tahap amalan dan

permasalahan SPSK di semua sekolah tanpa mengira sama ada sekolah itu adalah

sekolah rintis SPSK ataupun tidak.

9

1.3 Penyataan Masalah Kekurangan ilmu mengenai Sistem Pengurusan Kualiti Sekolah (SPSK) pada

guru-guru menyebabakan mereka kurang faham secara terperinci mengenai SPSK

dan faedah yang dapat diperolehi daripada penggunaanya. Maka dari segi

pelaksanaannya di sekolah akan menghadapi masalah walaupun buku panduan

manual Dokumen Kualiti Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti (SPSK) telah

dibekalkan oleh pihak yang bertanggungjawab. Tanpa kursus dan taklimat yang

sewajarnya oleh pihak atasan, kemelut masalah ini tidak mungkin dapat ditangani.

Selain daripada itu, percanggahan butiran instrumen yang terkandung di

dalam penilaian SPSK dan penilaian Jemaah Nazir perlu diperhalusi lagi oleh pihak

atasan agar kekeliruan guru-guru dalam menyediakan dokumen mengikut spesifikasi

dan verifikasi dapat dikurangkan. Pertindihan maklumat menunjukkan seolah-olah

tiada perancangan yang rapi dilakukan sebelum instrumen pemantauan dibina.

Penetapan dari segi format yang diguna pakai dalam penyediaan dokumen

mengikut format SPSK juga mendatangkan masalah kepada guru-guru. Ini kerana

dalam masa 3 tahun sejak ia mula diperkenalkan di negeri Johor telah ada sebanyak

tiga siri keluaran SPSK di mana setiap keluaran hanya mempunyai penambahbaikan

yang terlalu kecil dan guru-guru terpaksa mengemaskini dokumen mereka dengan

kerap.

Di samping itu, penggunaan SPSK tidak menampakkan impak yang besar

yang dapat difahami oleh semua guru secara terperinci kecuali bagi guru-guru yang

terlibat secara langsung dalam sistem tersebut. Ini mengakibatkan pelaksanaan dan

pengamalan SPSK dipandang ringan oleh segelintir warga guru.

Kesukaran mendapat komitmen daripada guru dan pengekalan komitmen

guru terhadap pelaksanaan dan pengamalan SPSK menjadikan SPSK dipandang

enteng oleh sesetengah pihak pengurusan sekolah. Maka satu tindakan yang agak

10

drastik perlu dibuat oleh pihak pengurusan sekolah agar penerimaan SPSK dapat

dikekalkan dalam kalangan warga guru dan sekolah.

Oleh yang demikian kesimpulannya di sini ialah, kekurangan dalam

pelaksanaan SPSK di sekolah turut menyumbang kepada kelewatan dalam usaha

pihak sekolah ke arah menyediakan pendidikan yang berkualiti. Apabila perkara ini

tidak dibendung maka ia tidak akan selaras dengan hasrat yang ditetapkan dalam

NKRA ketiga bidang pendidikan.

Oleh itu kajian ini adalah untuk melihat tahap amalan dan permasalahan yang

wujud di sekolah-sekolah yang menjalankan SPSK dan kajian yang sebegini belum

ada dijalankan oleh mana-mana pengkaji SPSK. Kajian terdahulu mengenai SPSK

hanya terhad kepada melihat tahap pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti

(SPSK) di sekolah rendah Daerah Johor Baharu dan hanya melibatkan enam

prosedur kualiti daripada 13 prosedur kualiti keseluruhannya. Manakala satu kajian

lagi melihat hubungan amalan SPSK dengan produktiviti guru dan ianya melibatkan

sekolah rintis SPSK dalam daerah Johor Baharu sahaja dengan memfokuskan pada

lima prosedur kualiti. Di harap dapatan hasil kajian ini dapat membantu pihak atasan

untuk membuat penambahbaikan ke atas mana-mana elemen di dalam SPSK kelak.

1.4 Objektif Kajian Objektif utama kajian ini adalah untuk:-

a) Mengenalpasti tahap amalan SPSK di sekolah–sekolah yang dikaji

b) Mengenalpasti penambahbaikan yang perlu dilakukan kepada carta alir

prosedur dalam Dokumen Kualiti SPSK yang dikeluarkan oleh Jabatan

Pelajaran Negeri Johor (JPNJ)

c) Mengenalpasti langkah-langkah yang boleh mengurangkan beban

pendokumentasian dalam pelaksanaan SPSK

11

1.5 Persoalan Kajian Berdasarkan kepada objektif kajian yang dinyatakan di atas, maka persoalan

kajian ini dapat dirumuskan seperti berikut:-

a) Apakah tahap amalan SPSK di sekolah-sekolah yang dikaji berdasarkan

kepada prosedur kualiti SPSK?

b) Apakah penambahbaikan yang perlu dilakukan kepada carta alir prosedur

dalam Dokumen Kualiti yang dikeluarkan oleh Jabatan Pelajaran Negeri

Johor (JPNJ)?

c) Apakah yang boleh dilakukan bagi mengurangkan beban

pendokumentasian dalam pelaksanaan SPSK?

1.6 Kepentingan Kajian Apabila kualiti mula dipandang tinggi oleh pelanggan sekolah, maka

pengurusan kualiti mestilah dititikberatkan dan diamalkan oleh pihak pengurusan dan

pentadbiran sekolah dan apabila terdapat rungutan daripada pihak pengurusan

sekolah mengenai idea Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) yang terlalu luas dan

kurang mendapat sambutan di kalangan sekolah-sekolah berstatus biasa maka

langkah penambahbaikan sistem kualiti dilaksanakan.

Skop yang lebih kecil yang harus ditadbir urus oleh pihak pengurusan sekolah

sebagai permulaan menuju pendidikan berkualiti ialah ke arah pelaksanaan Sistem

Pengurusan Sekolah Kualiti (SPSK) MS ISO 9001:2008. Pendek kata jika pihak

pengurusan mengurus SPSK dengan berkesan ganjarannya sekolah mendapat

pengiktirafan pensijilan MS ISO 9001:2008 dan secara tidak langsung pencapaian ini

akan turut menyumbang ke arah Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM)

Pemerolehan pengiktirafan pensijilan MS ISO secara tidak langsung akan

mendorong pihak sekolah memenuhi keperluan SKPM bagi penarafan kendiri

12

sekolah supaya sekolah berada pada band yang tertinggi dan tidak tergolong dalam

band 6 dan 7. SPSK dapat membantu pihak pengurusan tidak kira bagi sekolah yang

baru mengamalkan ataupun telah lama mengamalkannya kerana SPSK dibekalkan

dengan buku manual prosedur yang amat mudah difahami dan dikuti oleh setiap jenis

sekolah tanpa mengira kecil mahupun besarnya sesebuah sekolah itu. Sistem ini

merupakan satu sistem yang standard bagi semua sekolah. Maka secara asasnya tidak

akan wujud kekeliruan di antara pengurusan sekolah-sekolah yang berlainan.

Perkongsian maklumat dan kepakaran dapat dijalankan secara bersama.

Tidak banyak kajian mengenai SPSK yang dilakukan tetapi secara umumnya

banyak kajian mengenai kualiti dan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) yang

dilakukan. Kajian pertama yang dijalankan oleh Hairunizad (2012) yang mengkhusus

kepada SPSK sebelum ini lebih menjurus kepada pelaksanaan SPSK di sekolah

rendah rintis SPSK di daerah Johor Baharu yang hanya melibatkan responden dalam

kalangan pentadbir. Elemen-elemen yang terdapat di dalam instrumen soal selidik

hanya menggunakan enam prosedur kualiti berbanding 17 prosedur kualiti

keseluruhannya.

Manakala kajian kedua tentang SPSK pula yang dijalankan oleh Abdul

Rahim dan Kadijah (2012) pula melihat hubungan SPSK dengan tahap kualiti dan

produktiviti guru di sekolah rendah rintis daerah yang sama. Maka oleh itu dengan

adanya kajian ini pengkaji akan dapat menjawab permasalahan SPSK dan tahap

amalannya di sekolah-sekolah yang secara umumnya bukan difokuskan hanya

kepada sekolah rintis serta penambahbaikan kepada manual prosedur yang sedia ada

bagi meningkatkan lagi keberkesanan dan memantapkan lagi tahap pelaksanaan dan

pengamalannya di sekolah-sekolah.

1.7 Batasan Kajian Kajian ini dibataskan kepada pihak pengurusan dan pentadbiran sekolah,

penyelaras-penyelaras prosedur kualiti (PK) dan guru-guru di 32 buah sekolah

13

menengah di daerah Muar/Ledang pada tahun 2012. Kajian ini menumpukan

perhatian kepada pengurusan SPSK secara keseluruhannya. Oleh yang demikian,

kajian ini tidak boleh digeneralisasikan kepada Pengurusan Kualiti Menyeluruh

(TQM) di sekolah.

1.8 Definisi Istilah Dalam kajian ini, beberapa istilah yang digunakan didefinisikan seperti

berikut:-

1.8.1 Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti (SPSK) Satu Sistem Pengurusan Kualiti yang mengikut tatacara sistem pengurusan

kualiti MS ISO 9001:2008 yang komited untuk meningkatkan dan memantapkan

Pembelajaran dan Pengajaran (P&P) yang berkualiti bagi memenuhi keperluan

pelanggan (JPNJ, 2012)

1.8.2 Pengurusan Berkualiti Menurut kamus Dewan Edisi Ketiga (1994), definisi pengurusan ialah

menguruskan sesuatu atau menyeleggarakan sesuatu secara baik dan teratur. Dalam

konteks kajian ini, pengurusan membawa maksud satu proses yang melibatkan

perancangan, penyusunan, pengarahan dan pengawalan serta penglibatan seluruh

anggota yang berada di dalam organisasi untuk sama-sama berusaha ke arah

pencapaian matlamat.

Menurut Kamus Dewan Edisi Ketiga (1994), kualiti didefinisikan sebagai

darjah kecemerlangan biasanya yang tinggi; mutu. Dalam konteks kajian, kualiti

merujuk kepada mutu atau penghargaan yang diperolehi oleh sesebuah organisasi

14

Maka pengurusan berkualiti pula ialah satu proses sosial yang melibatkan

aktivit seperti merancang, mengelola, melaksana (memimpin) dan mengawal

pelaksanaan program-program bagi mencapai matlamat ynag telah ditetapkan dan

hasil perkhidmatan (output) memenuhi kehendak pelanggan dan stakeholder.

1.8.3 Instrumen Menurut Kamus Dewan Edisi Ketiga (1994) instrumen ialah dokumen rasmi

yang sah di sisi undang-undang dan mengikut peraturan tertentu yang menyatakan

hak pihak-pihak yang terlibat dlm sesuatu kontrak dan sebagainya manakala

instrumen di dalam konteks kajian ini ialah dokumen rasmi yang sah yang

mengandungi segala butiran terperinci mengenai bagaimana sesuatu penilaian

dilakukan atau tatacara penilaian dijalankan.

1.8.4 Pemantauan Kamus Dewan Edisi Ketiga (1994) menyatakan pemantauan ialah perihal

(perbuatan, tindakan dan sebagainya) memantau terhadap perkembangan sesuatu

perkara dan dalam konteks kajian ini pemantauan membawa maksud melihat,

mengawasi dan mengatur usaha atau tindakan supaya sesuatu perkara itu berjalan

dengan lancar

1.8.5 Impak Bermaksud kesan yang ketara (Kamus Dewan Edisi Ketiga, 1994). Dalam

konteks kajian ini ia bererti kesan yang dapat dilihat hasil daripada pelaksanaan

kaedah atau sistem yang tertentu saman ada kesan yang baik ataupun sebaliknya

15

1.9 Penutup Walaupun penggunaan TQM telah lama diperkenalkan sejak tahun 1980-an

lagi namun kekaburan konsep dan pemahaman yang berbeza mengenai konsep TQM

menjadikan ianya sentiasa diperbaiki dari semasa ke semasa. Terbitan daripada TQM

maka wujudlah Sistem Kualiti MS ISO 9001:2008. Jabatan Pelajaran Negeri Johor

pula mensasarkan kesemua sekolah di negeri Johor melaksanakan Sistem Kualiti MS

ISO 9001:2008 menjelang 2013 dan pada 2012 didapati kesemua 32 buah sekolah

menengah di daerah Muar/ Ledang telah melaksanakan SPSK. Berpandukan data ini

dilihat kebanyakan pihak pengurusan mula jelas tentang SPSK maka harus pula

dilihat bagaimana pengurusan SPSK dilaksanakan di sekolah-sekolah yang

berkenaan.

borang pengesahan status tesis adiny binti yac… · 3.4.1 pengumpulan data primer 28 3.4.2 ... 4.3...

Documents