CENTRAL EQUIPMENT MANAGEMENT SYSTEM (CEMS)

Pembentangan ProjekProgram Pementoran UPM 2013/201423 Disember 2014 (Selasa)

Disediakan Oleh : 1. Cik Noremy Binti Busu2. Pn. Nik Amelia Binti Nik Mustapha 3. Pn. Shamriza Binti Shari

PERNYATAAN MASALAH

Kesukaranmengenalpasti rekod

alatan dan jenispengujian yang

dilaksanakan

Pengeluaran kos yang tidak ekonomi

diperuntukkan untuktujuan

penyelenggaraan, kalibrasi & pembelian

alatan

Peralatan sedia ada di

UPM tidak digunakansecara optimum (fully

utilize)

Penjanaanpendapatan hasil

pengujian yang ditawarkan tidak dapat

di kenal pasti

Central Equipment Management System telah dibangunkan pada tahun

2010 sebagai satu kaedah gunasama antara penyelidik dalammenjalankan penyelidikan yang melibatkan peralatan-peralatanpenyelidikan saintifik.

Sistem yang dibangunkan mempunyai keupayaan untuk mencari danmengenalpasti kedudukan sesuatu alatan penyelidikan di PTJ terlibat.

LATAR BELAKANG SISTEM CEMS ASAL

Senarai semua alatan penyelidikan diletakkan pada muka hadapansistem. Setelah dikenalpasti alatan penyelidikan yang diperlukan, sistemseterusnya dipautkan kepada subsistem di PTJ terlibat.

Tempahan dibuat terus kepada operator sistem di PTJ yang terlibatsecara atas talian (online). Pihak operator di PTJ boleh mengenalpastistatus semasa alatan penyelidikan tersebut dan seterusnya mengesahkanstatus permohonan melalui emel.

LATAR BELAKANG SISTEM CEMS ASAL

Car

ta a

lirsy

stem

cem

s

START

ACKNOWLEDGE

USER

AVAILABLE

SUPERVISOR

ACKNOWLEDGEMENT

NEW USER NEW REGISTRATION

LOGIN

VIEW ITEM DETAILS/ STATUS

SELECT ITEM

SEARCH ITEM

SELECT DATE

SELECT HOUR

FILL – UP REMARK e.g:

sample/ speciment

description

VIEW BOOKING

SUMMARY

BOOKING

STUDENT APPROVED

AUTO GENARATED *application being

process

OPERATOR GET ACKNOWLEDGEMENT

OPERATOR CHECK APPLICATION

OPERATOR GIVE

APPROVAL

ACKNOWLEDGE USER

APPROVALACKNOWLEDGE

USER

END

NO

YES

YES

NO

YES

NO

NO

YES

YES

NO

CARTA ALIR SISTEM

CEMS ASAL

Penambahbaikan sistem telah dibuat hasil perbincangan dengan pihak iDECpada 07 Oktober 2013 disebabkan sistem asal menggunakan versi yang lama

dan menyukarkan proses penambahbaikan. Bersetuju untuk membinasistem yang baharu dan terkini.

Cadangan penambahbaikan kepada sistem sediaada telah mendapat

kelulusan JK Kerja ICT pada 22 November 2013.

LATAR BELAKANG SISTEM

JUSTIFIKASI PEMBANGUNAN SISTEM BAHARU

1)Membangunkan sebuah sistem bagi menyimpan semua data peralatanpenyelidikan yang dibeli atau diperolehi oleh UPM dalam satu sistemyang boleh digunakan oleh semua staf termasuk dengan diskripsi peralatan, kos peralatan, staf bertanggungjawab, penyelenggaraan, penggunaan, dantempoh hayat penggunaan.

2)Memudahkan proses menyimpan, mengemaskini dan carian sesuatuperalatan penyelidikan.

3) Merekod data kekerapan gunasama sesuatu peralatan untukmenentukan peralatan yang kerap, jarang atau tidak dikongsi serta jumlah

dana penyelenggaraan yang disalurkan oleh pihak universiti bagi membantumengelakkan pembelian yang tidak ekonomi.

4) Sebagai suatu mekanisme untuk membantu penyelidik mengenalpastiperalatan yang ada, lokasi, pegawai yang bertanggungjawab, bayaran yang dikenakan (jika ada), tempoh menunggu dan kaedah menempah penggunaanperalatan tersebut.

JUSTIFIKASI PEMBANGUNAN SISTEM BAHARU

5) Merekodkan kegunaan dan caj makmal yang dikenakan kepada setiappenggunaan.

6) Sistem yang boleh digunasama oleh pihak Bendahari, PejabatPembangunan Dan Pengurusan Aset dan Pejabat Pengurusan Keselamatandan Kesihatan Pekerjaan bagi mengenalpasti fungsi makmal, jenis peralatan, jenis pengujian dan pelbagai keperluan di makmal seluruh PTJ di UPM

JUSTIFIKASI PEMBANGUNAN SISTEM BAHARU

KOS PENGURUSAN MAKMAL DI UPM

(PERBELANJAAN RU)

Kos Penyelenggaraan Alatan

2013 RM1,506,513.75

2014 RM1,050,000.00

Jumlah RM2,556,513.75

Kos Kalibrasi Alatan

2013 RM729,828.98

2014 RM629,389.00

Jumlah RM1,359,217.98

Kos Pembelian Alatan

2013 RM2,999,010.00

Jumlah RM2,999,010.00

UPM membelanjakan

RM 5,235,352.73 padatahun 2013 (Bajet RU) bagi kos

penyelenggaran, kalibrasi dan

pembelian peralatan makmal

Dengan sistem CEMS, rekod

kalibrasi dapat dipantau dengan

sistematik seterusnya dapat

mengelakkan NCR

berulang berkaitanperalatan yang tidak dikalibrasi

PECAHAN AKTIVITI

PEMBANGUNAN

•Rekabentuk Sistem

•Pembangunan Modul dalamsistem

•Pengujian Sistembersama PTJ

•Penambahbaikandan Pembetulanberdasarkankeperluan

•Penyerahan Projek•Penyelenggaraan

Sistem

•Mesyurat danPerbincangan(PembangunSistem)

•Analisis Keperluan

•Penyelasan SRS

•MesyuratPenyelarasan

•Bengkel/ Perbincangan PTJ

•PenyerahanCadanganPembangunan

PerancanganProjek

AnalisisKeperluan

Sistem

Pembangunan Sistem

Pengujian, Penyerahan

danPenyelenggara

an

Sasaran ProjekPementoran

2014

CARTA PERBATUAN PEMBANGUNAN

SISTEMAktiviti Tindakan

2013 2014 2015

Okt. Nov Dis Jan Feb Mac April Mei Jun Julai Ogos Sept. Okt. Nov. Dis. Jan Feb Mac April Mei Jun

P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A

Perbincangan bersama wakil IDEC untuk

penambahbaikan system CEMS TNCPI/IDEC

Penyediaan Dokumen Permohonan

Pembangunan SistemTNCPI

Penghantaran Borang Permohonan Kerja

Jawatankuasa Kerja ICTTNCPI

Kelulusan Jawatankuasa Kerja ICT IDEC

Penyediaan dokumen (FASA 1) IDEC

Perbincangan dokumen bersama KPP TNCPI/IDEC

Perbincangan keperluan dokumen pada

sistemTNCPI/IDEC

Perbincangan bersama dengan wakil PTJ TNCPI/IDEC/

PTJ/BURSAR

Bengkel keperluan sistem dengan wakil

PTJ

TNCPI/IDEC/

PTJ/BURSAR

Pembangunan sistem oleh pihak IDEC IDEC

Pengujian Unit dan IntegrasiTNCPI/IDEC/F

K

Pengujian Penerimaan PenggunaTNCPI/IDEC/

PTJ

P- Plan A-Actual

PEMBANGUNAN SISTEM BAHARU

Pelaksanaan Organisasi Kejat

penggunaan ICT, mengurangkanpembaziran, cekap, cepat dan

tepat, tingkat produktiviti,

Matlamat 5 Pelan StrategikUPM 2014 – 2020

Mempertingkat Kualiti TadbirUrus

Putra Global 200Kecekapan Sistem Governan Institusi, Budaya

Kerja Cemerlang, Kemudahan terbaik yang dilengkapi dengan kemudahan terkini untuk

meningkatkan proses pembelajaran danpengajaran serta menggalakkan penyelidikan

dan pembangunan

MODUL SISTEM

•Proses pendaftaranpengguna danperananindividu

ModulPendaftaran

Pengguna

•Pendaftaranperalatan danpengujian

ModulPendaftaran

Peralatan •Proses permohonan tempahan

•Proses kelulusan

Modul TempahanPeralatan

•Proses penyediaandan paparancajperkhidmatandan pengujian

Modul PenyedianCaj

•Proses Permohonan

•Proses Semakan

•Proses Kelulusan

ModulPenyelenggaraan

/ Kalibrasi

•Paparan dancetakanpelaporan

•Laporan SPK

Modul Pelaporan

CARTA ALIR CENTRAL EQUIPMENT

MANAGEMENT SYSTEM (CEMS) BAHARU

PENGURUSAN

PERALATAN

PENYELIDIKAN

(EQUIPMENT

MANAGEMENT SYSTEM –

CEMS)

Pemohon/

PenyelidikPROSES TEMPAHAN

PROSES

PENYELENGGARAAN /

KALIBRASI

CEMS

PermohonanTempahan

Semakan

TempahanPermohonan Peruntukan

Penyelenggaraan/Kalibrasi

Kelulusan Peruntukan

Penyelenggaraan/Kalibrasi

Modul

Pemohon

Pengemaskinian

Penyelenggaraan/ Kalibrasi

PROSES PENDAFTARAN

PENGGUNA

Permohonan Pendaftaran

Semakan

Pendaftaran

Pentadbir

RMC

Modul

Pentadbir RMC

C DE

A B

F

CARTA ALIR CENTRAL EQUIPMENT

MANAGEMENT SYSTEM (CEMS) BAHARU

PROSES

PENDAFTARAN

PERALATAN/

MAKMAL/PENGUJIAN

Pendaftaran Peralatan/

Makmal/Pengujian

RPMS

Pentadbir CEMS

Modul

Pentadbir

CEMS

Pengurusan

Pejabat

TNCPI

PROSES

PEMANTAUAN

CEMS

Laporan Statistik

Penggunaan

Peralatan/ Makmal

Pengujian

Laporan

Tempahan

Peralatan/ Makmal

Pengujian

Modul

Pengurusan

TNCPI

Laporan

Permohonan

Peruntukan

Penyelenggaraan/

Kalibrasi

Laporan Status

Penggunaan

Peralatan/ Makmal

Pengujian

Senarai Peralatan

Tentukur

Pegawai Aset/

Penyelia Makmal

Modul

Pegawai

Aset/

Penyelia

Makmal

Ketua

Makmal

Modul

Ketua

Makmal

FAMS

Pentadbir

RMC

Penyediaan Caj

Perkhidmatan /

Pengujian

Pengemaskinian Caj

Perkhidmatan /

Pengujian

PROSES

PENYEDIAAN CAJ

A B C D E F

Sistem Yang Digunapakai Sama

(Integrated System)

PENDAFTARAN PENGGUNA

PENDAFTARAN PERALATAN

PENDAFTARAN MAKMAL

PERMOHONAN TEMPAHAN

PERMOHONAN TEMPAHAN

PERMOHONAN TEMPAHAN

PERMOHONAN TEMPAHAN

PENYEDIAAN CAJ

PENYEDIAAN CAJ

PENYELENGGARAAN DAN KALIBRASI

PELAPORAN

PELAPORAN

http://phpnew.upm.edu.my/cems/

http://phpnew.upm.edu.my/cems/

Sekalung Penghargaan dan Terima Kasih kepada:-

1. Mentor yang terlibat membantu memberikan idea dan pendapat, En. Asbullah, En. Rafiuz Zaman dan Pn. Lailawati. 2. Pn. Chek Zan Kasah, Ketua Pentadbiran – membenarkan projek ini menjadi sebahagian projek pementoran3. Team iDEC yang telah membangunkan sistem ini menjadikan kenyataan4. Fakulti/ Pusat/ Institut dan Akademi yang memberikan input dan cadangan serta keperluan.5. Semua yang terlibat secara langsung atau tidak kepada projek pembangunan CEMS