belajar memahami...

Pedoman Tupoksi Pegawai Page | 1

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji dan syukur kepada Allah SWT, atas segala

limpahan rahmat dan ridla-Nya, buku Pedoman Job Discription Sekolah

Tinggi Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon tahun 2008 telah selesai disusun

yang diwujudkan dalam bentuk buku ini.

Buku Pedoman Job Discription Pegawai Administrasi Sekolah Tinggi

Agama Islam (STAI) Bunga Bangsa Cirebon ini, adalah merupakan hasil

kerjasama Tim dalam acara Workshop Tenaga Administrasi.

Buku ini memuat tentang Visi, Misi dan Tujuan STAI Bunga Bangsa

Cirebon, Tugas Pokok, dan fungsi sesuai yang di amanatkan dalam

STATUTA STAI Bunga Bangsa Cirebon. Dengan terbitnya buku pedoman

Job Discription ini di harapkan seluruh pegawai administrasi dapat

memahami, melaksanakan dan mempunyai rasa tanggung jawab terhadap

tugas pokok dan fungsi, sehingga akan tercipta suatu suasana lingkungan

kerja yang harmonis dan kebersamaan.

Selanjutnya kepada semua pihak yang telah ikut serta membantu

upaya penyusunan buku ini di ucapkan terima kasih.

Semoga Allah senantiasa memberi taufik dan hidayah kepada kita

semua amiin.

Cirebon, Januari 2014

Ketua,

Ttd.

H. Oman Fathurohman, MA


DAFTAR ISI

Kata Pengantar .................................................................................................... 1

Visi, Misi dan Tujuan STAI Bunga Bangsa Cirebon .............................................. 2

Tugas Pokok dan Fungsi Ketua ........................................................................... 4

Tugas Pokok dan Fungsi Pembantu Ketua .......................................................... 7

Tugas Pokok dan Fungsi Kepala Bagian Administrasi ......................................... 9

Tugas Pokok dan Fungsi Kepala Sub Bagian ...................................................... 12

Uraian Rincian Tugas Sub Bagian Umum ............................................................ 14

Uraian Rincian Tugas Sub Bagian Kepegawaian dan Keuangan ......................... 17

Uraian Rincian Tugas Sub Bagian Akademik dan Kemahasiswaan .................... 17

Uraian Rincian Tugas Sub Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi ............... 18

Uraian Tugas Staf Sub Bagian Umum ................................................................. 18

Uraian Tugas Staf Sub Bagian Kepegawaian dan Keuangan............................... 19

Uraian Tugas Staf Sub Bagian Akademik dan Kemahasiswaan ........................... 22

Uraian Tugas Staf Sub Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi ..................... 24

Struktur Organisasi STAI Bunga Bangsa Cirebon

Struktur Organisasi Bagian Administrasi STAI Bunga Bangsa Cirebon

Struktur Organisasi Sub Bagian Umum

Struktur Organisasi Sub Bagian Kepegawaian dan Keuangan

Struktur Organisasi Sub Bagian Akademik dan Kemahasiswaan

Struktur Organisasi Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi


VISI, MISI, DAN TUJUAN

STAI BUNGA BANGSA CIREBON

Visi STAI BBC

Menjadi Perguruan Tinggi Agama Islam Swasta Terbaik di Jawa Barat yang

memiliki keunggulan Islami, Profesional dan Mandiri dalam bidang ilmu-ilmu

keislaman pada Tahun 2018.

Misi tersebut STAI BBC

1. Meningkatkan mutu pendidikan dengan mengantisipasi pesatnya

kemajuan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, sehingga

lulusan yang dihasilkan dapat memenuhi kebutuhan tuntutan dunia kerja.

2. Melaksanakan program yang mengantisipasi kemajuan da

perkembangan iptek yang cepat dengan meletakkannya pada konsepsi

belajar sepanjang hayat dan konsepsi pembelajaran yang berorientasi

kepada pemecahan masalah nyata serta membuka peluang penciptaan

solusi jangka panjang yang mencakup prinsip, keterkaitan, dan

pembudayaan.

3. Melaksanakan kegiatan yang berarti bagi pembinaan mahasiswa melalui

upaya pembinaan secara terpadu antara kegiatan kurikuler dengan

ekstakurikuler.

4. Meningkatkan kegiatan penelitian agar menjadi landasan serta

penggerak pelaksanaan program pendidikan dan pengabdian kepada

masyarakat.

Tujuan

1. Meningkatnya kualitas dan kuantitas Sumber Daya Manusia;

2. Meningkatnya sistem manajemen berbasis Teknologi Informasi;

3. Terimplementasinya integrasi nilai-nilai Islami, profesional dan mandiri

dalam seluruh program akademik;

4. Optimalnya peran ma’had sebagai bagian integral pengembangan

Sekolah Tinggi;

5. Meningkatnya peran sosial dan keagamaan Sekolah Tinggi melalui

Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LP2M);

6. Meningkatnya pengakuan dan reputasi Sekolah Tinggi pada level

Nasional;

7. Berkembangnya kelembagaan Sekolah Tinggi;

8. Meningkatnya sumber-sumber pendanaan Sekolah Tinggi.


TUGAS POKOK DAN FUNGSI

KETUA STAI BUNGA BANGSA CIREBON

(1) Ketua adalah pembantu Menteri di bidang yang menjadi tugas

kewajibannya.

(2) Ketua mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan kebijakan dan

memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian

kepada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga

administrasi serta pelaksanaan pengawasan dan penilaian prestasi dan

proses penyelenggaraan STAI Bunga Bangsa Cirebon.

Dalam melaksanakan tugasnya, Ketua menyelenggarakan fungsi:

1. Koordinasi perumusan kebijakan teknis di bidang pendidikan, penelitian,

pengabdian kepada masyarakat;

2. Pembinaan tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan

hubungan dengan lingkungannya;

3. Pelaksanaan kebijakan teknis yang secara fungsional menjadi tanggung

jawabnya, sesuai dengan kebijakan umum pemerintah, kebijakan menteri,

dan kebijakan teknis direktur jenderal.

4. Pengelolaan administrasi dan manajemen;

5. Pembinaan dan pelaksanaan kerja sama dengan instansi, badan swasta,

dan masyarakat untuk memecahkan permasalahan yang menyangkut

bidang tanggung jawabnya;

6. Pelaksanaan pengawasan dan penelitian penyelenggaraan STAI Bunga

Bangsa Cirebon;

7. Penilain prestasi, proses penyelenggaraan kegiatan, dan penyusunan

laporan.



PEMBANTU KETUA


(1) Dalam melaksanaan tugas ketua dibantu oleh 4 (empat) orang pembantu

ketua yang bertanggung jawab kepada ketua.

(2) Pembantu Ketua terdiri atas:

a. Pembantu Ketua Bidang Akademis;

b. Pembantu Ketua Bidang Administrasi Umum;

c. Pembantu Ketua Bidang Kemahasiswaan.

d. Pembantu Ketua Bidang Kerjasama dan Hubungan Dalam /Luar

Negeri

(3) Pembantu Ketua Bidang Akademik mempunyai tugas membantu ketua

dalam memimpin pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian,

dan pengabdian kepada masyarakat yang meliputi;

a. Koordinasi perencanaan di bidang pendidikan dan pengajaran,

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;

b. Pembinaan tenaga dosen, penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat;

c. menyusun laporan program pendidikan dalam berbagai peningkatan

dan bidang serta usaha pengembangan daya penalaran mahasiswa;

d. Penyiapan rencana kerjasama pendidikan dan pengajaran,

penelitian, pengabdian kepada masyarakat dengan lembaga lain di

dalam dan di luar negeri;

e. Pemecahan masalah yang timbul di bidang pengabdian kepada

masyarakat;

f. Pelaksanaan penilaian prestasi, proses penyelenggaraan kegiatan,

dan penyusunan tahunan

(4) Pembantu Ketua Bidang Administrasi Umum mempunyai tugas

membantu ketua dalam memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan

dan kegiatan di bidang perencanaan dan pengelolaan keuangan dan

Inventaris Kekayaan Negara (IKN), kepegawaian, kerumahtanggaan,

umum dan pengelolaan data serta penyusunan laporan, meliputi:

a. Koordinasi bidang perencanaan dan pengelolaan program keuangan

yang meliputi DIK, DIK-S dan DIP; serta perencanan dan pengelolaan

program keuangan IKOMA

b. Koordinasi perencanaan program keuangan kegiatan kerjasama

dengan instansi luar, yayasan dan koperasi;

c. Monitoring pendistribusian dana mahasiswa dari DIK-S; pengelolaan

keuangan dari DIK dan DIK-S serta anggaran di luar DIK-S (KKN dan

Wisuda);


d. Koordinasi pemberian dispensasi pembayaran SPP;

e. Monitoring data IKN dan penggunaannya;

f. Koordinasi pelaksanaan pengadaan sumber daya manusia, tenaga

honorer dan test CPNS;

g. Pemecahan masalah yang timbul di bidang perencanaan ddan

pengelolaan keuangan, IKN, kepegawaian, kerumahtanggaan, biang

umum dan pengelolaan data;

h. Pelaksanaan penilai prestasi, proses penyelenggaraan kegiatan, dan

penyusunan laporan tahunan.

(5) Pembantu Ketua Bidang Kemahasiswaan mempunyai tugas membantu

ketua dalam melaksanakan kegiatan bidang pembinaan minat, penalaran

serta pelayanan kesejahteraan mahasisiwa yang meliputi;

a. Koordinasi pembinaan mahasiswa dalam mengembangkan minat,

sikap dan organisasi serta kegiatan mahasiswa (akademik, seni

budaya, dan olah raga);

b. Pembinaan usaha pengembangan daya penalaran mahasiswa yang

diprogramkan oleh Pembantu Ketua Bidang Akademik;

c. Pembinaan usaha pengembangan daya penalaran mahasiswa serta

usaha pembimbingan dan penyuluhan bagi mahasiswa;

d. Pembinaan kerjasama dengan semua pihak di bidang kemahasiswaan,

pengabdian kepada masyarakat dan usaha penunjangnya;

e. Pembinaan iklim kampus dalam membina kesatuan dan persatuan

bangsa berdasarkan Islam, Pancasila dan Undang-Undang dasar

1945;

f. penyiapan rencana pembinaan dan pelayanan di bidang

kemahasiswaan dan alumni;

g. pemecahan masalah di bidang kemahasiswaan;

h. pelaksanaan penilaian prestasi dan proses penyelenggaraan

kegiatan dan penyusunan laporan.

(6) Pembantu Ketua Bidang Kerjasama dan Hubungan Dalam/Luar Negeri

mempunyai tugas membantu ketua dalam memimpin dan

mengkoordinasikan pelaksanaan dan kegiatan di bidang kerjasama dan

hubungan masyarakat dengan lembaga atau instansi di dalam dan luar

negeri, meliputi:

a. koordinasi pelaksanaan bidang kerjasama dan kehumasan secara

internal dan eksternal;

b. penyiapan rencana kerjasama dengan lembaga/instansi di dalam dan

luar negeri;

c. pembinaan kerjasama dengan semua pihak di dalam dan luar negeri

yang saling menguntungkan;


d. koordinasi pelaksanaan kegiatan Pusat Studi Wanita (PSW), Pusat

Sistem Informasi dan Manajemen (PSIM) dan Lembaga Konsultasi

dan Badan Hukum (LKBH)

e. pembinaan kegiatan pencarian peluang sumber pendanaan dan

beasiswa di dalam dan luar negeri;

f. pemecahan masalah bidang kerjasama dan kehumasan;

g. pelaksanaan penilaian prestasi dan proses penyelenggaraan

kegiatan dan penyusuanan leporan.



KEPALA BAGIAN ADMINISTRASI


Bagian administrasi adalah satuan pelaksanaan administrasi,

kepegawaian, bidang umum, akademik dan kemahasiswaan yang bertanggung

jawab kepada pimpinan STAI Bunga Bangsa Cirebon. Bagian Administrasi

dipimpin oleh seorang kepala sesuai peraturan perundang-undangan yang

berlaku, dan bertanggung jawab kepada Ketua STAI Bunga Bangsa Cirebon.

Kepala Bagian Administrasi mempunyai tugas menyelenggarakan

layanan administrasi umum, kepegawaian, keuangan dan inventarisasi

kekayaan Negara, akademik dan kemahasiswaan STAI Bunga Bangsa

Cirebon.

Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Bagian Administrasi

menyelenggarakan fungsi:

1. Penyusunan rencana dan pogram kerja;

2. Penyusunan konsep rencana dan program kepegawaian, keuangan dan

inventarisasi kekayan negara, perlengkapan, kerumahtanggaan, akademik

kemahasiswaan, perencanaan dan sistem informasi;

3. Pelaksanaan pembinaan pengelolaan kepegawaian, keuangan dan

inventarisasi kekayaan negara, perlengkapan, kerumahtanggaan, akademik,

kemahasiswaan, perencanaan dan sistem informasi;

4. Pelaksanaan pembinaan tata usaha dan kegiatan hubungan masyarakat,

administrasi pendidikan dan pengajaran, administrasi penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat, registrasi dan herregistrasi mahasiswa,

administrasi pembinaan kelembagaan dan kegiatan mahasiswa dan alumni,

pengelolaan kesejahteraan mahasiswa;

5. Penyelenggaraan administrasi dan kegiatan, penelitian prestasi dan

penyusunan laporan.

Bagian Administrasi terdiri atas:

1. Subbagian Umum;

2. Subbagian Kepegawaian dan Keuangan;

3. Subbagian Akademik dan Kemahasiswaan;

4. Subbagian Perencanaan dan Sistem Informasi


TUFOKSI KASUBAG- KASUBAG


1) Subbagian Umum mempunyai tugas melakukan penyusunan rencana

dan program kerja perlengkapan, kerumahtanggaan, kegiatan hubungan

masyarakat dan tata usaha, melakukan pengelolaan perlengkapan,

kerumahtanggaan, mengadakan kegiatan publikasi dan hubungan

masyarakat, melaksanakan pengelolaan ketatausahaan dan

melaksanakan penilaian prestasi dan proses penyelenggaraan kegiatan

serta penyusunan laporan.

2) Subbagian Kepegawaian dan Keungan mempunyai tugas melakukan

penyusunan rencana dan program kerja; menyiapkan konsep rencana di

bidang kepegawaian; melaksanakan administrasi pengembangan

pegawai; dan melaksanakan penilaian prestasi dan proses

penyelenggaraan kegiatan serta penyusunan laporan, serta melakukan

penyusunan rencana dan program kerja keuangan; menyusun dan

pelaksanaan anggaran, melaksanakan pertanggungjawaban keuangan

dan inventarisasi kekeyaan negara, dan melaksanakan penilaian prestasi

dan proses penyelenggaraan kegiatan serta penyusunan laporan.

3) Subbagian Akademik dan kemahasiswaan mempunyai tugas melakukan

penyusunan rencana dan program kerja; menyusun rencana konsep dan

program akademik dan kemahasiswaan; melaksanakan registrasi dan

herregistrasi mahasiswa; melaksanakan administrasi pendidikan dan

pengajaran; melaksanakan administrasi penelitian daan pengabdian

kepada masyarakat; melaksanakan admistrasi pembinaan kelembagaan

mahasiswa dan alumni; melaksanakan administrasi kegiatan

kemahasiswaan; melaksanakan pengelolaan kesejahteraan mahasiswa;

dan melaksanakan penilaian prestasi dan penyelenggaraan kegiatan

serta penyusunan laporan.

4) Subbagian Perencaanan dan Sistem Informasi, menyusun rencana, dan

program kerja, menyimpan, menyajikan data dan informasi,

melaksanakan penilaian prestasi dan proses penyelenggaraan kegiatan

serta panyusunan laporan.


URAIAN RINCIAN TUGAS

SUB BAGIAN UMUM

Kasubbag Umum:

1. Melakukan penyusunan rencana dan program kerja bidang:

a. Perlengkapan

b. Kerumah tanggaan

c. Humas dan Tata usaha

2. Koordinasi pelaksanaan pengelolaan bidang:

a. Perlengkapan dan ATK

b. Kerumah tanggaan dan IKN

c. Humas dan publikasi

d. Ketatausahaan

e. Ketertiban dan keamanan

3. Melaksanakan penilaian prestasi dan proses penyelenggaraan kegiatan

4. Menyusun laporan Kegiatan Subag Umum

Kaur Perlengkapan:

1. Menyusun perencanaan urusan perlengkapan

2. Menyususn perencanaan kebutuhan ATK dan barang inventaris kekayaan

Negara

3. Melaksanakan pemeliharaan barang inventaris kekayaan Negara

4. Melaksanakan pemeliharaan instalasi listrik, PAM, telepon, kendaraan

kantor

5. Melaksanakan pemeliharaan jaringan dan program Komputer

6. Menginventarisir dan penomoran barang0barang inventaris kekayaan

Negara

7. Membuat laporan kegiatan urusan perlengkapan

Kaur Kerumahtanggaan dan IKN:

1. Menyusun perencanaan urusan kerumahtanggaan dan IKN

2. Pengadaan sarana, prasarana dan ATK (alat tulis kantor)

3. Belanja logistik dan keperluan rapat dan acara lainnya

4. Mendistribusikan ATK dan barang IKN

5. Pengurusan administrasi barang IKN

6. Membuat laporan kegiatan urusan kerumahtanggaan dan IKN

Kaur Humas Dan Tata Usaha:

1. Menyusun perencanaan urusan Humas dan Tata Usaha

2. Mengelola surat masuk dan keluar, serta mensosialisasikannya

3. Mengarsipkan surat-surat masuk dan surat keluar

4. Menangani legalisasi ijazah/transkip nilai dan surat keterangan

5. Melayani keperluan tamu (resepsionis) dan pelayanan sosial

6. Mengkoordinasikan pengamanan dan ketertiban kampus

7. Membuat laporan kegiatan urusan Humas dan Tata Usaha



SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN KEUANGAN

Kasubbag Kepegawaian dan Keuangan :

1. Menyusun rencana program kerja Kepegawaian dan Keuangan

2. Menyiapkan konsep bidang kepegawaian dan Keuangan

3. Melaksanakan administrasi pengadaan dan mutasi pegawai

4. Melaksanakan administrasi pengembangan pegawai

5. Melaksanakan penilaian prestasi pegawai

6. Menyusun dan melaksanakan anggaran

7. Melaksanakan pertanggungjawaban keuangan dan inventaris kekayaan

negara

8. Penyusunan laporan kegiatan

Kaur Kepegawaian:

1. Membuat rencana kerja pengembangan dan pembinaan pegawai

2. Mempersiapkan pelaksanaan penerimaan pegawai baru

3. Membuat peta kebutuhan pegawai STAI Bunga Bangsa Cirebon meliputi

kebutuhan pegawai, kebutuhan pelatihan

4. Membuat draf penerbitan Surat Keputusan Ketua STAI Bunga Bangsa

Cirebon yang berhubungan dengan kepegawaian

5. Membantu Tim Penilai Angka Kredit Dosen

6. Memproses bahan kepangkatan ke Instansi berwenang

7. Mempersiapkan bahan Kenaikan Gaji berkala, DP 3, Daftar Urut

Kepangkatan

8. Melaksanakan administrasi umum persyaratan bidang kepegawaian

Kaur Perencanaan Program Keuangan:

1. Membuat analisa kebutuhan keuangan jangka pendek dan jangka panjang

STAI Bunga Bangsa Cirebon

2. Membuat rencana program keuangan yang meliputi DUK, DUKS dan DUP

3. Mempersiapkan dan mengolah bahan perencanaan keuangan

4. Mempresentasikan bahan perencanaan program keuangan kepada instansi

terkait

5. Menyusun evaluasi kegiatan perencanaan keuangan

6. Membuat pelaporan kegiatan

Bendaharawan DIK-S

1. Menyusun perencanaan Keuangan DIK-S

2. Mengalokasikan anggaran keuangan DIK-S

3. Melaksanakan dan mengelola keuangan DIK-S


4. Menyiapkan Bahan Peng-SPJ-an ke KPKN

5. Melaksanakan kegiatan administrasi pembukuiaan

6. Membuat laporan kegiatan keuangan DIK-S

Bendaharawan Rutin/DIK

1. Menyusun perencanaan Keuangan DIK

2. Mengalokasikan anggaran keuangan DIK

3. Melaksanakan dan mengelola keuangan DIK

4. Menyiapkan Bahan Peng-SPJ-an KPKN

5. Melaksanakan laporan kegiatan keuangan DIK

Bendaharawan SPP

1. Menyusun perencanaan Keuangan SPP

2. Menginput data pembayaran SPP mahasiswa

3. Melakukan penerimaan uang SPP Mahasiswa bekerja sama dengan Tim

Penerima SPP

4. Melakukan penyetoran uang SPP ke-Bank

5. Melakukan kegiatan pembukuan dan pelaporan keuangan SPP

Bendaharawan Gaji

1. Menyusun perencanaan Keuangan Gaji Pegawai

2. Membuat daftar gaji pegawai

3. Melaksanakan pembayaran dan Mendistribusikan gaji pegawai

4. Melaksanakan kegiatan administrasi pembukuan keuangan gaji pegawai

5. Membuat laporan kegiatan keuangan Gaji Pegawai



SUB BAGIAN AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN

Kasubag Akademik Dan Kemahasiswaan:

1. Melaksanakan penyusunan rencana dan Program Kerja

2. Mengkoordinasikan pelaksanaan Program Akademik dan Kemahasiswaan

Meliputi:

a. Kegiatan registrasi dan Herregistrai Mahasiswwa

b. Kegiatan Administrasi PEndidikan dan Pengajaran

c. Kegiatan Administrasi penelitian dan pengembangan kepada

masyarakat

d. Kegiatan Administrasi pembinaan kelembagaan Mahasiswa dan

Alumni

e. Kegiatan administrasi program kemahasiswaan

3. Melaksanakan penilaian prestasi dan proses penyelenggaraan kegiatan

4. Menyusun laporan kegiatan subag Akademik dan Kemahasiswaa

Kaur Registrasi dan Herregistrasi Mahasiswa

1. Menerima pendaftaran mahasiswa baru

2. Menginput Data Mahasiswa Baru (termasuk asal daerah dan asal

sekolah), berdasarkan Jurusan dan Program Studi

3. Membuat Nomor Induk Mahasiswa baru, berdasarkan Jurusan dan

Program Studi untuk dibukukan

4. Membuat Kartu Mahasiswa baru, berdasarkan Jurusan dan Program Studi

5. Pengadministrasian Mahasiswa yang mengambil cuti kuliah, berdasarkan

semester, Jurusan dan Program Studi

6. Pengadministerasian Mahasiswa yang mutasi kuliah, baik antar jurusan

dan Program Studi atau mutasi keperguruan tinggi lainnya

7. Membuat Yudicium mahasiswa yang dinyatakan lulus dalam sidang

munaqosah dan telah dinyatakan lulus dalam sidang munaqosah dan

telah menerima Ijazah / Akta IV STAI Bunga Bangsa Cirebon

8. Membuat laporan kegiatan

Kaum Administrasi Pendidikan Dan Pengajaran:

1. Mengkoordinasikan dengan semua jurusan dan program studi pelaksanaan

pembuatan KPPS (Kartu Pengambilan Studi ) dan KHS (Kartu Hasil Studi)

Mahasiswa

2. Menyimpan dan Mengarsipkan Transkip Nilai dan (Yudicium) mahasiswa

berdasarkan Jurusan dan prodi

3. Menyimpan dan mengarsipkan kegiatan mahasiswa PPL I maupun PPL II

dan koordinasi dengan jurusan


4. Menerima pendaftaran dan mengarsipkan data wisuda dan

mengarsipkannya berdasarkan jurusandan program studi

5. Menerima dan mengarsipkan SK penelitian, dan Pembimbingan Skripsi

berdasarkan Tahun Akademik dan NIM Jurusan dan Program Studi.


Kaur Administrasi PPM, Kelembagaan Mahasiswa dan Alumni

1. Pengadministrasian Desa Binaan STAI Bunga Bangsa Cirebon

2. Pengadministrasian hasil penelitian yang di laksanakan oleh dosen, baik

penelitian individu maupun penelitian kelompok yang dananya diambil dari

DIK-S dan DIP

3. Mengumpulkan dan mengarsipkan kegiatan yang dilaksanakan oleh P3M

4. Menerima pendaftaran mahasiswa yang akan mengikuti KKM/KKST

5. Mendata alumni STAI Bunga Bangsa Cirebon yang mempunyai reputasi di

masyarakt

6. Menyimpan dan mengarsipkan kegiatan mahasiswa dilaksakan oleh UKM-

UKM dan koordinasi dengan BEM, DPM dan puket III.




SUB BAGIAN PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI

1. Menyusun perencanaan kegiatan subbagian PSI

2. Menyusun Draft laporan data EMIS (education management and

information system)

3. Menyusun draft profil STAI BBC

4. Menyusun draft rencana program kerja tahunan STAI BBC

5. Menyusun draft perencanaan strategis STAI BBC

6. Menyusun draft laporan akuntabilitas kinerja STAI BBC

7. Menyusun perencanaan pengadaan sarana dokumentasi dan informasi

8. Mengkoordinasikan kegaitan PSI unit lain

9. Melaksanakan penilaian prestasi kerja

10. Membuat laporan kegiatan subbagian perencanaan dan sistem informasi

Kaur Data dan Informasi

1. Menyusun perencanaan kegiatan urusan dan informasi

2. Mengumpulkan dan mengolah data yang diperlukan untuk menyusun

laporan data EMIS

3. Mengumpulkan dan mengolah data yang diperlukan untuk menyusun

profil STAI Bunga Bangsa Cirebon

4. Membukukan laporan data EMIS dan profil STAI Bunga Bangsa Cirebon

5. Menampilkan dan menyajikan data/statistik pada papan informasi

6. Mengumpulkan dan mendokumentasi kegiatan STAI Bunga Bangsa

Cirebon

7. Menyusun dan menyajikan dokumentasi kegiatan STAI Bunga Bangsa

Cirebon

8. Membuat laporan kegiatan urusan data dan informasi

Kaur Perencanaan Progam Kerja

1. Menyusun perencanaan kegiatan urusan perencanaan program kerja

2. Mengumpulkan data dan bahan yang diperlukan untuk menyusun konsep

rencana kerja tahunan stai Bunga Bangsa Cirebon

3. Mengumpulkan dan mengolah data dan bahan konsep rencana program

kerja tahunan STAI Bunga Bangsa Cirebon

4. Mengumpulkan dan mengolah data dan bahan konsep perencanaan

strategis 5 tahunan STAI Bunga Bangsa Cirebon

5. Mengumpulkan dan mengolah data bahan evaluasi program kerja (kinerja)

STAI Bunga Bangsa Cirebon

6. Mengumpulkan dan mengolah data dan bahan pengukuran kinerja STAI

Bunga Bangsa Cirebon

7. Membukukan rencana kerja dan perencanaan strategis STAI Bunga Bangsa

Cirebon

8. Membuat laporan kegiatan urusan perencanaan program kerja


URAIAN TUGAS STAF

SUB BAGIAN UMUM

Teknisi Komputer dan Pemelihara Jaringan Komputer

1. Melakukan pengecekan, pemeliharaan hadware software dan pendataan

Komputer berikut peralatan pendukung

2. Melakukan pengecekan dan pemeliharaan jaringan baik hardware maupun

soft ware sistem jaringan/LAN

3. Melakukan perbaikan hardware dan software apabila diperlukan

4. Melakukan koordinasi dengan para user Komputer pada masing-masing unit

kerja

5. Membuat laporan kergiatan

Teknisi dan Pemelihara Jaringan Listrik, Air, Telepon dan Gas

1. Melakukan pengecekan, pemeliharaan jaringan listrik, air, telepon dan gas

2. Melakukan perbaikan jaringan listrik, air, telepon dan gas sesuai kebutuhan

3. Melakukan koordinasi dengan penyelenggara jasa listrik, air telepon dan gas


Pemelihara Kendaraan Dinas

1. Melakukan pengecekan, pemeliharaan kendaraan dinas baik roda dua

maupun empat

2. Memproses pengajuan peminjaman kendaraan dinas

3. Melakukan pengurusan surat-surat edaran

4. Melakukan koordinasi dengan kepolisian berkenaan dengan perkara

kendaraan

5. Membuat laporan

Pengemudi

1. Melakukan pengecekan kendaraan yang akan digunakan

2. Menjaga kebersihan dan kenyamanan kenderaan sebelum dan sesudah

digunakan

3. Mengantarkan ke tempat tujuan dan melaksanakan pelayanan yang

berkaitan dengan kendaraan bagi pimpinan


Operator Telepon Dan Faksimile

1. Melakukan penerimaan telepon atau faksimile baik dari luar maupun dalam

2. Melakukan pengiriman berita atau surat melalui telepon atau faksimile

3. Mendistribusikan perminataan bicara atau pesan tertulis

4. Mencatat & menghimpun nomor penting yang diperlukan lembaga



Penata Arsip

1. Melakukan penataan arsip surat masuk dan surat keluar

2. Mendistribusikan surat masuk dan surat keluar

3. Melakukan pengarsipan surat-surat dan dokumentasi-dokumentasi penting

4. Melakukan pelayanan terhadap kebutuhan arsip surat dan dokumen


Pramu Tamu Pimpinan

1. Melakukan pelayanan kepada para tamu yang akan menemui pimpinan

2. Mencatat agenda acara dan kegiatan pimpinan

3. Membantu mempersiapkan acara rapat-rapat pimpinan

4. Melakukan penataan surat pimpinan


Koordinator Satuan Pengamanan

1. membuat jadwal piket personil SATPAM

2. melakukan koordinasi pengamanan kampus dan sekitar kampus

3. melakukan koordinasi ketertiban dan keamanan parkir kendaraan

4. mencatat kejadian-kejadian penting yang berkaitan dengan pengamanan

5. melakukan penanganan sementara bila terjadi keributan atau masalah

keamanan di kampus

6. membuat laporan kegiatan

Pengadministrasi Umum Pada Subbag Umum

1. Membantu administrasi persuratan

2. Melakukan pelayanan umum kepada mahasiswa, dosen dan karyawan

3. Melakukan pelayanan legalisasi yang dibutuhkan

4. Melakukan pengiriman surat-surat dinas



URAIAN TUGAS STAF

SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN KEUANGAN

Pengadministrasi Perencanaan dan Pengembangan Pegawai

1. Membuat rencana program kebutuhan pegawai

2. Menyiapkan juklak kegiatan penerimaan pegawai

3. Melaksanakan administrasi kenaikan pangkat dan mutasi pegawai

4. Membantu tugas Tim Penilai Angka Kredit

5. Memeriksa berkas bahan kelengkapan kenaikan pangkat


Pengadministrasi Data Pegawai dan Diklat

1. Membuat rencana pemutahiran dan pegawai

2. Membuat daftar kebutuhan diklat

3. Melakukan koordinasi dengan Instansi penyelenggaraan diklat

4. Menyiapkan peserta diklat



Pengadministrasi Umum Kepegawaian

1. Memproses Kenaikan Gajih Berkalah

2. Memproses DP3 Pegawai

3. Memproses tata persuratan kepegawaian



6. Memproses draft SK. Ketua STAI Bunga Bangsa Cirebon yang berkaitan

dengan kepegawaian

7. Membantu pelaporan kegiatan

Pengadministrasi Umum Keuangan

1. Membantu pemrosesan Vakasi dan KJM

2. Memproses tata persuratan bagian keuangan

3. Mendistribusikan keuangan

4. Membantu kerja bendaharawan



URAIAN TUGAS STAF

SUB BAGIAN AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN

Pengadministrasi Data Akademik Mahasiswa

1. Melakukan pemutahiran data mahasiswa lama

2. Melakukan penerbitan kartu mahasiswa baru

3. Memproses persuratan akademik mahasiswa


Pengadministrasian Pendidikan dan pengajaran

1. Membantu pemrosesan administrasi mahasiswa

2. Memproses tata persuratan bagian Akademik dan Kemahasiswaan

3. Membantu mengolah penerbitan Ijazah dan Trankip Nilai


Pengadministrasi P3M

1. Melakukan administrasi persuratan P3M

2. Membantu menyusun daft jadwal kegiatan P3M

3. Melakukan kegiatan administrasi Penelitian Dosen

4. Melakukan kegoatan administrasi Pengabdian Kepada Masyarakat


Pengasministrasi Perpustakaan

1. Melakukan administrasi persuratan dan pengelolaan Perpustakaan

2. Membantu menyusun daft jadwal kegiatan perpustakaan

3. Melakukan kegiatan administrasi peminjaman buku perpustakaan

4. Melakukan kegiatan administrasi pengembalian buku perpustakaan

5. Melakukan entri data kepustakaan


Pengadministrasi Jurusan

1. Melakukan koordinasi dengan ketua Jurusan mengenai kegiatan akademik

2. Menyusun daft jadwal kegiatan akademik

3. Membuat daft pembayaran keuangan jurusan

4. Melakukan koordinasi dengan masing-masing prodi tentang pelaksanaan

akademik


Pengadministrasi Program Studi

1. Melakukan koordinasi dengan ketua Program Studi mengenai kegiatan

akademik

2. Menyusun daft jadwal kegiatan akademik Program Studi

3. Mengadministrasi kegiatan dan nilai akademik mahasiswa Progran Studi

4. Menyiapkan kebutuhan ujian tulis / praktek bagi mahasiswa



URAIAN TUGAS STAF

SUB BAGIAN PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI

Pengadministrasi Data Dan Informasi

1. Mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan

2. Melakukan pengetikan dan entri data

3. Membantu pengelolaan data dan informasi

4. Menampilkan dan menyajikan data / statistik pada Papan Informasi

5. Menghimpun dan mendokumentasikan kegiatan STAI Bunga Bangsa

Cirebon


Pengadministrasi Perencanaan Program Kerja

1. Mengumpulkan data dan bahan yang diperlukan

2. Melakukan pengetikan, mengolah data dan bahan daft Rencana Program

Kerja

3. Mengumpulkan dan membantu mengolah data bahan Evaluasi Program

Kerja (Kinerja)

4. Membantu menyusun daft Rencana Program Kerja



STRUKTUR ORGANISASI


KETUA STAI DEWAN

PENYANTUN

SENAT

LPMI

PUKET II

BID. ADM. DAN

KEUANGAN

PUKET I

BID. AKADEMIK

PUKET III

BID.

KEMAHASISWAAN

PERPUSTAKAAN

PSW

P3M

PRODI TH

LABORATORIU

M

KASIE

MHS.

TATA USAHA

MAHASISWA

KASIE

AKADEMI

KK

KASIE

KEUANGA

N

PRODI

KPI

DOSEN

PRODI

PAI


C A T A T A N

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

belajar memahami...

Documents