bahagian a: kawalan dokumen...sukan carta organisasi bahagian hal ehwal pelajar universiti teknologi...

Manual Prosedur Kerja

KANDUNGAN Senarai Kandungan BAHAGIAN A : Kawalan Dokumen BAHAGIAN B : Rekod Pindaan BAHAGIAN C : Latar Belakang Jabatan/Pejabat C1 – Latar Belakang Jabatan/Pejabat C2 – Objektif Jabatan/Pejabat C3 - Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat BAHAGIAN D : Carta Organisasi Fungsi BAHAGIAN E : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama BAHAGIAN F : Proses Kerja Aktiviti Utama BAHAGIAN G : Senarai Borang-borang Yang Diguna

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

MANUAL PROSEDUR KERJA

PUSAT KEGIATAN PELAJAR

Tajuk: Dokumen

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/A

Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019

MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP

BAHAGIAN A: KAWALAN DOKUMEN Manual Prosedur Kerja ini disediakan untuk panduan Jabatan bagi memastikan pelaksanaan aktiviti dan proses-proses Jabatan adalah menepati perundangan, dasar dan peraturan yang berkuatkuasa di Universiti Teknologi MARA selaras dengan sistem pengurusan kualiti supaya penyampaian perkhidmatannya memenuhi keperluan dan memuaskan hati pelanggan serta mematuhi piawaian MS ISO 9001:2015.

Dokumen ini adalah dokumen kualiti dan senggaraan dokumen adalah tertakluk kepada Klausa 7.5.3 ISO 9001:2015.

Manual Prosedur Kerja ini adalah hak terpelihara Jabatan. Sebarang bahagian dokumen ini tidak boleh dicetak atau disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi, ataupun dipindahkan, dalam sebarang bentuk, tanpa izin daripada Ketua Jabatan.

Pusat Kegiatan Pelajar Bahagian Hal Ehwal Pelajar Aras 4, Bangunan Budisiswa No. Tel: 03 – 5544 3499/3539/3527

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR



Tajuk : Pindaan

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/B



BAHAGIAN B: REKOD PINDAAN

Bil. Mukasurat/ Perenggan

Ringkasan

Kelulusan

Tarikh Tandatangan

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR



Tajuk : Latar Jabatan/Bahagian

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/C



BAHAGIAN C: LATAR JABATAN/ BAHAGIAN C.1 Latarbelakang Jabatan/Pejabat

Pusat Kegiatan Pelajar diberi tanggungjawab untuk mengurus persatuan/ kelab pelajar dan program/ aktiviti pelajar selaras dengan Akta 174 serta peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak Universiti. Antara kategori/ bentuk aktiviti pelajar yang dilaksanakan adalah seperti berikut:

i. Akademik/Ilmiah ii. Kebudayaan/Warisan iii. Kerohanian iv. Keusahawanan v. Pengucapan Awam vi. Sains, Teknologi & Inovasi vii. Sukan & Rekreasi viii. Kesukarelawanan ix. Wacana Intelek

C.2 Objektif Jabatan/Pejabat

1. Melahirkan pelajar yang aktif dan seimbang dari segi akademik dan kemahiran insaniah melalui penganjuran aktiviti pelajar.

2. Memperkasakan bakat pelajar dari aspek kepimpinan dalam penganjuran aktiviti pelajar.

3. Membimbing pelajar dalam penganjuran aktiviti sebagai pelengkap kepada proses pendidikan dan pembelajaran yang berterusan.

4. Menyediakan universiti dengan maklumat, pencapaian, laporan berkenaan dengan aktiviti persatuan/lkelab pelajar.

C.3 Piagam Pelanggan

Memproses kelulusan permohonan aktiviti pelajar (yang lengkap) dalam tempoh empat (4) minggu dari tarikh penerimaan permohonan.

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR



Tajuk : Carta Organisasi Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/D



BAHAGIAN D: CARTA ORGANISASI FUNGSI BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR D1 – Carta Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar (lampiran)

Penggalakan & Pembangunan Sukan

Program Kecemerlangan Sukan

CARTA ORGANISASIBAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP)

JAWATANKUASA KEBAJIKAN & KESEJAHTERAAN PELAJARJAWATANKUASA EKSEKUTIF HEP

JAWATANKUASA KUALITI HEP

25 Timbalan Dekan (HEP)Fakulti UiTM Shah Alam

13 Timbalan Rektor (HEP)UiTM Kampus Negeri

21 Kolej Bersekutu(Kokurikulum & Pro-KI)

PengarahPembangunanPelajar

Pusat Kebudayaan

Pusat Kegiatan Pelajar

Pengarah Pusat Kokurikulum

PengurusanAkademikKokurikulum

PengurusanAktivitiKokurikulum

Pengarah InstitutKepimpinan Pelajar

Kenegaraan &PembangunanKerjaya

Penyelidikan &Penerbitan

Program Kepimpinan Pewaris Bangsa

PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR PENTADBIRAN, PERKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR

Timbalan PendaftarKanan

Pej. Pentadbiran HEP - [Pentadbiran Am, Pengurusan Kewangan, Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia serta SekretariatKualiti HEP & Kemudahan ICT]

Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar

JAWATANKUASA AKAUN AMANAH (HEP)

Unit Kewangan Zon (3/1/23/16)

Unit Korporat & Tugas-TugasKhas [Sekretariat Majlis Perwakilan Pelajar - MPP]

Ketua Pusat Kerjaya & Kaunseling

Pengarah Pusat Kesihatan

Kesihatan Awam

Kesihatan Mulut

Perubatan

Diagnostik dan Perkembangan Perubatan

Kaunseling

Kerjaya

Psikologi

Pengetua-Pengetua Kolej Kediaman/ NR

Kolej Mawar

Kolej Melati

Kolej Perindu

Kolej Seroja

Kolej Teratai

Kolej Anggerik

Kolej Delima

Kolej Meranti

UnitKemudahan Kolej

Unit Debat

Unit Teknikal

Pengarah Pusat Sukan

Unit OperasiUnit OperasiPentadbiran danOperasi

Pejabat Pusat/Institut KolejStatus Jabatan :

Unit

Pejabat PengarahPembangunan Pelajar[Pembangunan dan Kepimpinan Pelajar]

Pengarah Akademi Kepolisan UiTM – PDRM

Pengurusan AkademiKepolisan

Pengurusan Kor SUKSIS

Unit Pengurusan NR

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR, PUSAT

KEGIATAN PELAJAR, UiTM SHAH ALAM



No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/D (1)

BAHAGIAN D – CARTA ORGANISASI



D1 – Carta Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar -lampiran-

PENTADBIRAN HEP- Pentadbiran Am, Dasar dan Perluasan Skop HEP- Menguruskan perkhidmatan, perjawatan dan kebajikan staf HEP- Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia- Penyediaan bajet mengurus, agihan bajet dan pengurusan

kewangan- Penyediaan bajet perjawatan dan pengurusan penempatan staf- Merancang, menyemak dan memantau perancangan strategik

HEP- Skim Khidmat Pelajar- Perolehan Peralatan dan Keperluan Pejabat- Inventori dan verifikasi harta- Pencapaian dan penilaian sasaran tahunan HEP- Menguruskan Hal Ehwal Khidmat Pelanggan HEP

Sekretariat Kualiti HEP- Sekretariat kepada Jawatankuasa Kualiti HEP- Menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti di Peringkat HEP- Menjalankan aktiviti kualiti dan pengauditan- Pengurusan Kualiti / ISO HEP

Korporat dan Tugas-Tugas Khas- Menguruskan Hal Ehwal Korporat HEP- Menyelaras hubungan antara HEP dengan komuniti, IPT, KPT,

fakulti dan kampus negeri- Menjaga kebajikan dan kemudahan MPP- Menyelaraskan program yang diadakan oleh / untuk MPP- Urusetia Pendaftaran Pelajar Baru & Minggu Destini Siswa- Sekretariat MPP

PUSAT KERJAYA DAN KAUNSELING

PUSAT KOKURIKULUM

TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP)

PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR

TIMB. PENDAFTAR KANANPEJABAT PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR

Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilihdengan 2 fungsi utama HEP iaitu menjalankan aktivitipembangunan dan Kepimpinan pelajar serta menyediakankemudahan dan memberi perkhidmatan kepada pelajar

PUSAT SUKAN

INSTITUT KEPIMPINAN PELAJAR

PUSAT KESIHATAN- Menyediakan perkhidmatan pesakit luar dan farmasi kepada

warga UiTM- Menyediakan perkhidmatan kesihatan awam yang meliputi

perkhidmatan kawalan penyakit berjangkit, kawalan mutumakanan dan promosi kesihatan

- Menyediakan perkhidmatan pergigian- Merancang dan melaksanakan dasar perkhidmatan perubatan

dan kesihatan UiTM di kampus induk dan kampus cawangan

PERKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR

Kemudahan ICT- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan

kemudahan ICT di HEP.- Menyelaras, menyelenggara dan menaiktaraf 17 sistem

elektronik (sistem e) dan portal web HEP- Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan

dan kemudahan ICT di HEP

- Merancang dan melaksana Dasar Kokurikulum UiTM- Menguruskan proses akademik matapelajaran umum kategori 4 UiTM (MPU4)- Mengawal selia dan menggubal silibus kursus kokurikulum berkredit- Melantik, melatih, memantau dan menilai jurulatih kokurikulum- Merancang dan melaksana program pengukuhan Kemahiran Insaniah kepada pelajar Kokurikulum- Merancang, melaksana dan memantau program Kesukarelawanan dalam kalangan pelajar dan staf UiTM di peringkat UiTM dan Kementerian Pengajian Tinggi- Merancang, melaksanakan dan memantau program ‘Service Learning Malaysia’ (SULAM)- Menjalankan penyelidikan, penerbitan dan perundingan berkaitan kursus kokurikulum berkredit- Sebagai sekretariat Jawatankuasa Operasi Bencana Shah Alam (JOBSA)

UNIT PENGURUSAN KEBAJIKAN PELAJAR

PROGRAM KEPIMPINAN PEWARIS BANGSA- Menyedia, melaksana, dan memantau modul Program Kepimpinan Pewaris Bangsa- Membuat penilaian dan laporan pelaksanaan modul- Melaksanakan TOT PKPB untuk pensyarah dan kakitangan- Menggubal, menyemak semula kandungan modul mengikut keperluan semasa- Menyelaras program Kepimpinan Profesional (jangka pendek)- Melaksanakan latihan-latihan (jangka pendek)- Menyelaras dan menyeragamkan pelaksanaan program Kepimpinan di fakulti - Menyelaras pelaporan program kepimpinan di seluruh sistem UiTM

KENEGARAAN DAN PEMBANGUNAN KERJAYA- Menyedia, melaksana, dan memantau modul-modul Kenegaraan, Kemahiran Insaniah (Pembangunan Kerjaya dan Toastmaster)- Membuat penilaian dan laporan pelaksanaan modul- Melaksanakan TOT Kenegaraan & Pembangunan Kerjaya (Finishing School) untuk pensyarah dan kakitangan- Menggubal, menyemak semula kandungan modul mengikut keperluan semasa- Menyelaras program Kenegaraan & Pembangunan Kerjaya (Finishing School) (jangka pendek)- Melaksanakan latihan-latihan (jangka pendek)- Menyelaras peruntukan pelaksanaan program Pembangunan Kerjaya (Finishing School) di fakulti- Menyelaras pelaporan Modul Pembangunan Kerjaya (Finishing School) & Kenegaraan

PENYELIDIKAN DAN PENERBITAN- Menjalankan penyelidikan dan penerbitan berkaitan program-program kepimpinan pelajar di peringkat jabatan, fakulti dan kolej kediaman, - Menyediakan laporan penyelidikan pelaksanaan program-program IKP dan BHEP kepada pihak pengurusan universiti,- Menyelaras data dan profail pelajar dan staf UiTM yang berkaitan dengan semua program kepimpinan pelajar,- Melatih Certified NLP Coach dan Certified Basic NLP Practioner UiTM di fakulti dan kampus cawangan UiTM berkaitan kaedah penyampaian isi kandungan modul Mind Empowerment For Success (MinDS),- Menyeragamkan pelaksanaan modul Mind Empowerment For Success (MinDS) di peringkat fakulti dan kampus cawangan UiTM.- Membentuk kumpulan pelatih modul Mind Empowerment For Success (MinDS) yang berketrampilan berkemahiran tinggi.- Menjalankan modul MinDS bagi melahirkan graduan professional yang berinovatif, berdaya keusahawanan serta berpersonaliti unggul untuk memenuhi modal insan global yang berciri holistic

- Merancang dan melaksanakan Dasar Sukan Negara ( DSN ) dan Dasar Pembangunan Sukan Intitusi Pengajian Tinggi ( DPSIPT ).- Meningkatkan kecemerlangan sukan universiti ( UiTM ).- Menyediakan kemudahan sukan yang kondusif dan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelajar , staf dan pelanggan.- Menaik taraf kemudahan sukan mengikut piawaian antarabangsa dan mengurus, menyelenggara kemudahan sukan.- Menganjurkan program dan aktiviti pembangunan sukan kepada pelajar dan staf UiTM- Menganjur dan menyertai pertandingan sukan di peringkat Komuniti , Intitusi Pengajian Tinggi Awam ( IPTA ) dan Intitusi Pengajian Tinggi Swasta ( IPTS ), KPT, Kebangsaan dan Antarabangsa.

Kerjaya- Memberi perkhidmatan bimbingan kerjaya secara individu dan kelompok- Merancang dan melaksanakan program pembangunan kerjaya pelajar serta program penempatan pekerjaan pelajar- Membina jaringan perhubungan dengan pihak majikan- Menyediakan perkhidmatan kerjaya atas talian melalui sistem e-Kerjaya (Jobshop UiTM) kepada pelajar, graduan UiTM dan pihak syarikat- Menyedia dan menerbit bahan maklumat dan panduan kerjaya - Mengumpul data maklumat penempatan pekerjaan graduan UiTM- Menyediakan kandungan Modul Pembangunan Kerjaya (MPK)

Kaunseling- Menyediakan perkhidmatan kaunseling menerusi sesi kaunseling individu, kelompok, bimbingan, konsultasi dan pentadbiran ujian psikologi- Merancang dan melaksanakan program pembangunan kaunseling dan psikologi (pelajar)- Menyediakan dan menyalurkan informasi kaunseling

Psikologi- Mengurus dan mengendalikan perkhidmatan sesi kaunseling staf (Dirujuk, Dasar Pemisah atau Sukarela)- Mengendalikan pentadbiran dan pentafsiran ujian psikologi staf- Melaksankan Program Pembangunan Potensi Diri Staf

- Pentadbiran kepada Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar- Mengurus dan menyelaras aktiviti dan program Pembangunan pelajar bagi seluruh sistem UiTM- Merancang dan mengawal selia aktiviti dan program kepimpinan pelajar seluruh sistem UiTM

AKADEMI KEPOLISAN UiTM-PDRM- Bekerjasama dengan fakulti berkaitan untuk mengendalikan penawaran program akademik di peringkat Sarjana muda Diploma secara mod pengajian luar kampus kepada pegawai dan anggota PDRM- Menggubal dan melaksanakan kursus-kursus jangka menggunakan kepakaran UiTM kepada pegawai dan polis- Menguruskan pelaksanaan latihan kepolisan Sukarelawan Simpanan Polis Siswa di seluruh Universiti Teknologi MARA- Merancang dan menyelaras pelaksanaan Program Gap Year Khidmat Negara yang melibatkan seluruh pelajar Universiti Awam bersama Angkatan Tentera Malaysia dan Angkatan Pertahanan Awam Malaysia

PUSAT KEBUDAYAAN- Merancang dan menyelaras aktiviti kebudayaan dan kesenian pelajar- Menyediakan prasarana bagi mengembangkan bakat pelajar dalam bidang kesenian dan kebudayaan- Memberi latihan melalui penganjuran aktiviti kebudayaan

UNIT DEBAT- Menyediakan kemudahan dan latihan bagi mengembangkan bakat pelajar dalam bidang pengucapan awam dan debat- Menyertai pertandingan debat di peringkat UiTM, kebangsaan dan Antarabangsa- Menganjurkan pertandingan debat di peringkat UiTM, kebangsaan dan Antarabangsa

UNIT TEKNIKAL- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan kemudahan dan peralatan teknikal HEP- Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan dan kemudahan teknikal di HEP

PUSAT KEGIATAN PELAJAR- Merancang keperluan aktiviti dan program pembangunan pelajar- Menyelaras dan memantau aktiviti pelajar di peringkat Pusat/Unit/Kolej/Fakulti/UiTM- Menyelaras aktiviti dan pertandingan di dalam negara dan antarabangsa- Menyedia dan menyelenggara pangkalan data persatuan pelajar/kelab pelajar- Sekretariat tabung amanah

- Menyelaras dan memberi perkhidmatan berkaitan kebajikan pelajar dibawah Tabung Kecemasan dan Tabung Kebajikan Pelajar UiTM - Tabung Kebajikan Pelajar : a. Bantuan Sara Diri b. Bantuan Kecurian c. Bantuan Bencana Alam (Banjir, Ribut, Kebakaran)- Tabung Kecemasan Pelajar : a. Bantuan Kemalangan b. Bantuan Pelajar Meninggal Dunia- Menjadi perantara dan urusetia pusat pengumpulan dokumen bagi bantuan kewangan Pelajar UiTM.

UNIT KEMUDAHAN KOLEJ- Menyelaras dan menyemak dasar kemudahan kolej dan dasar pemberian elaun makan- Merancang keperluan kemudahan kolej seluruh sistem UiTM (pembelian peralatan/sewa dan naik taraf kolej)- Menyelaras permohonan dan rayuan kolej- Melaksanakan sistem e-kolej, e-rayuan kolej dan e-insentif

UNIT PENGURUSAN NON RESIDEN- Menyelaras permohonan pelajar NR mendapatkan tempat tinggal dan insentif makanan- Menyediakan NR Direktori untuk memudahkan pelajar mendapatkan rumah sewa- Membantu persatuan NR menjalankan aktiviti dengan pihak yang berkaitan- Memantau dan menjaga keselamatan pelajar NR

KOLEJ KEDIAMAN- Menyediakan kemudahan penginapan kepada pelajar yang layak- Merancang dan menyediakan kemudahan dan perkhidmatan di kolej- Mengurus dan memantau perkhidmatan-perkhidmatan pemberian elaun makan- Mengendalikan aktiviti pelajar di Kolej- Melaksanakan program pembangunan pelajar di Kolej





No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/D(2)

BAHAGIAN D – CARTA FUNGSI PUSAT KEGIATAN PELAJAR



D.2 Carta Fungsi Pusat Kegiatan Pelajar

PENOLONG PENDAFTAR KANAN (N44) Rahman Naim Mat Ali

SETIAUSAHA PEJABAT (N29) Nasriah Shafii

KERANI KANAN (N23) Rodziyah Mohd Amin

KERANI KANAN (N23) Abd Rahman Abd Latiff

KERANI (N19) Maniseh Md Salim

PEGAWAI EKSEKUTIF (N29) Muhammad Farid Muhamad Ismail

PENGARAH (DM52) Dr. Shahsuzan Zakaria

TIMBALAN NAIB CANSELOR HEP Prof. Dr. Azizan Abdullah

PEMBANTU OPERASI (N11) (Bersara)





No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/D(2)

BAHAGIAN D – CARTA FUNGSI PUSAT KEGIATAN PELAJAR



PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN

PERSATUAN/ KELAB DALAMAN AKTIVITI PELAJAR TABUNG AMANAH HEP

1. Pentadbiran Am

2. Pengurusan Fail dan Rekod

3. Pengurusan/ Pembangunan

Sumber Manusia

4. Perancangan Strategik/ Aktiviti

5. Pengurusan Kewangan

6. Perolehan, Pengurusan Harta

dan Inventori

7. Laporan Kad Perakam Waktu

8. Rekod Cuti

9. Tuntutan Kerja Lebih Masa

10. Pengurusan Dokumentasi

Kualiti (ISO, KIK/ 5S)

11. Pengurusan Pelanggan

12. Urusetia/Pengurusan

Mesyuarat Jabatan

1. Permohonan dan Pendaftaran

Persatuan/ Kelab Dalaman

Pelajar

2. Pelembagaan Persatuan

3. Lantikan Penasihat Persatuan

4. Sijil Pendaftaran

5. Pangkalan Data, Rekod dan

Stastik berkaitan Pendaftaran

Persatuan/ kelab Pelajar

6. Pengurusan Persatuan

Penyelarasan AGM

1. Permohonan dan Kelulusan Aktiviti Pelajar

2. Permohonan dan Kelulusan aktiviti Pelajar (ke

luar kampus & luar negara)

3. Permohonan dan Kelulusan Memungut Derma/

Kutipan Wang/ Tajaan Luar

4. Lantikan Pegawai Pengiring

5. Anugerah Tokoh Siswa

6. Pengurusan Rekod, Pangkalan Data,

Maklumat dan Statistik Aktiviti Pelajar

7. Pemantauan Pelaksanaan Aktiviti Pelajar

8. Penganjuran Kursus Pengurusan Organisasi

(Persatuan/ Kelab Pelajar)

9. Penganjuran Program Hari Bertemu

Pelanggan (Persatuan/ Kelab Pelajar)

10. Penganjuran High Impact Training Program

(Persatuan/ Kelab Pelajar)

11. Penyediaan Garis Panduan, Prosedur dan

Proses Kerja Berkaitan Aktiviti Pelajar

12. Pelaporan (Pengurusan UiTM dan KPM)

1. Urusetia Mesyuarat

Jawatankuasa Tabung Amanah

HEP

2. Pengurusan Permohonan dan

Kelulusan Tabung Amanah

3. Semakan Kadar Baru Tabung

Amanah HEP

4. Laporan Prestasi Kewangan

Tabung Amanah HEP


SUMBER MANUSIA: Penolong Pendaftar Kanan (N44) 1 Pegawai Eksekutif (N29) 1 Kerani Kanan (N22) 2 Kerani (N19) 1 Pembantu Operasi (N11) 0

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR



Tajuk: Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-Aktiviti Fungsi Utama

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/E



BAHAGIAN E: SENARAI FUNGSI UTAMA

1. Menghasilkan graduan yang holistik, bijaksana, berdaya saing, beretika, prihatin

persekitaran, inovatif, kreatif dan mendokong falsafah, visi serta misi UiTM melalui

kegiatan kelab/ persatuan pelajar.

2. Membimbing pelajar dalam pengurusan organisasi kelab/ persatuan pelajar yang

berdaftar di UiTM.

3. Melahirkan pemimpin persatuan pelajar yang cekap dan berwibawa dan bersedia untuk

bersaing sebagai seorang profesional di alam pekerjaan.

Aktiviti-Aktiviti Fungsi Utama

1. Menguruskan permohonan peruntukan penganjuran aktiviti pelajar UiTM.

2. Menguruskan permohonan ke luar kampus UiTM.

3. Menguruskan permohonan aktiviti ke luar negara.

4. Menguruskan permohonan kebenaran memungut derma/ kutipan wang/ tajaan luar

kampus.

5. Menguruskan permohonan penubuhan dan pendaftaran persatuan di UiTM.

6. Menyelaras penilaian aktiviti yang telah dilaksanakan oleh pelajar.

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR



Tajuk: Fungsi Utama Pusat Kegiatan Pelajar




No.Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja

Kawalan Sumber Risiko

1 Permohonan Peruntukan Penganjuran Aktiviti Pelajar

-Kertas kerja -Borang C

-Surat Kelulusan 4 minggu dari tarikh permohonan diterima

-Bajet -Had Kuasa Meluluskan -Kriteria

-Tabung Amanah HEP

-Tidak diluluskan -Tidak dapat dilaksanakan -Tarikh tidak sesuai

2 Permohonan Aktiviti Ke Luar Kampus

-Surat Permohonan -Borang Aktiviti Luar Kampus (jika perlu)

-Surat kelulusan

4 Minggu selepas menerima permohonan

-Kelulusan Timbalan Naib Canselor HEP -Kelulusan Program

-Fakulti -Pengangkutan -Tabung Amanah

-Tidak diluluskan -Tidak dapat dilaksanakan -Lokasi tidak selamat

3 Permohonan Aktiviti Ke Luar Negara

-Surat Permohonan

-Surat Kelulusan 4 Minggu selepas menerima surat permohonan

-PDRM -KDN -Kementerian Luar

-Kampus -fakulti -bahagian-bahagian HEP -Persatuan Pelajar

-Tidak diluluskan -Tidak dapat dilaksanakan -Lokasi tidak selamat -Tidak dapat kebenaran pihak berwajib

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR



Tajuk: Fungsi Utama Pusat Kegiatan Pelajar



4 Permohonan Kebenaran

Memungut Derma/Kutipan Wang/Tajaan Luar

-Surat permohonan -Surat Kelulusan Program

-Surat Kelulusan -4 minggu selepas menerima permohonan

-Jenis program -Keperluan Program

-Persatuan Pelajar -fakulti -Pusat kegiatan Pelajar

-Tidak diluluskan -Tidak dapat dilaksanakan

5 Permohonan Penubuhan dan Pendaftaran Persatuan

-Surat Permohonan -Borang Permohonan

-Sijil Kelulusan Penubuhan Persatuan

-4 Minggu selepas menerima permohonan rasmi

-Maklumat Persatuan -Perlembagaan Persatuan

-Fakulti -Bahagian -Pelajar

-Tidak diluluskan -Persatuan tidak menjalankan aktiviti

6 Penilaian Aktiviti Pelajar -Laporan Aktiviti Pelajar

-Laporan Analisi -Statistik

-Setiap Bulan -Hujung tahun -Keperluan semasa

-Format Laporan

-Persatuan pelajar -Tidak menghantar laporan -Laporan tidak mengikut format -Kelewatan menghantar laporan


UiTM SHAH ALAM



Tajuk : PERMOHONAN PERUNTUKAN PENGANJURAN AKTIVITI PELAJAR

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.01



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

01 00 02 00

4/7/2018 1/3/2019

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan permohonan mengadakan aktiviti pelajar dapat diuruskan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem pengurusan kualti HEP.

2.0 SKOP

Proses kerja ini digunapakai untuk memastikan input (Tenaga Manusia, Tabung Kegiatan Pelajar dan Kokurikulum serta Sistem Pengurusan Kualiti) ditransformasi ke arah output (perkhidmatan) khususnya untuk persatuan/ kelab pelajar yang berdaftar di HEP, UiTM Malaysia.

3.0 DEFINISI 3.1 Persatuan Pelajar

Persatuan berdaftar dengan HEP yang ditubuhkan atas inisiatif pelajar atau dinasihatkan penubuhan oleh pensyarah/ staf UiTM yang mana keahlian persatuan ini adalah terdiri dari pelajar berdaftar di UiTM.


UiTM SHAH ALAM







3.2 Singkatan UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar KPT : Kementerian Pendidikan Malaysia TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif PT : Pembantu Tadbir PO : Pembantu Operasi Pel : Pelajar 4.0 RUJUKAN

Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]

Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM

Perlembagaan Persatuan Pelajar

Manual Kualiti (MK.UiTM.01)

Rekod Kualiti (Jenis rekod, fail dan data)


UiTM SHAH ALAM







5.0 PROSES KERJA PERMOHONAN PERUNTUKAN PENGANJURAN AKTIVITI PELAJAR

5.1 PROSES KERJA TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN PERUNTUKAN PENGANJURAN AKTIVITI PELAJAR TIDAK LULUS

Bil Tindakan Tanggungjawab Seksyen Undang-Undang/Peraturan

1. Pelajar menghantar Surat Permohonan dan borang permohonan aktiviti melalui Borang C

Pel Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III,S.8] Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM

2. Terima dan semak dokumen permohonan PK

3. Serahkan kepada PPK/ PE untuk semakan lanjut

PT

4. PPK/PE memajukan permohonan kepada PPP/ TNC HEP

PPK

5. PPP/ TNC HEP membuat keputusan PPP/ TNC HEP

6. Sediakan surat maklumbalas permohonan PT

7. Surat maklumbalas diserahkan kepada pemohon

PT

8. Kemaskini rekod PT


1. Menerima permohonan aktiviti pelajar PK/ PT Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM

2 Semakan dan perbincangan TNC HEP/ PPP/

PPK/ PE

3 Keluarkan surat tidak lulus PE/ PT

4 Kemaskini rekod PT


UiTM SHAH ALAM







6.0 CARTA ALIR PERMOHONAN PERUNTUKAN PENGANJURAN AKTIVITI PELAJAR

ORANG YANG BERTANGGUNG

JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI

Mula

Pel Pelajar hantar borang permohonan aktiviti

Borang C

PK Terima borang dan semak (lengkap/ tidak dokumen)

PPK/ PE Serahkan kepada PPK/ PE untuk semakan

PPK

PPK mengemukakan syor untuk permohonan kelulusan kepada PPP/ TNC HEP untuk membuat keputusan

TNC HEP/ PPP PPP/ TNC HEP membuat perbincangan dan keputusan

Memo Ketua Jabatan

PT

Sediakan surat kelulusan

Sekiranya peruntukan RM 6,000 dan RM 10,000, di bawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Tabung Amanah

PT

Surat kelulusan diberi kepada pemohon beserta borang laporan

K-HEP/PKP/18

PT Kemaskini rekod

Tamat

Lengkap

Lulus

Tidak Lengkap

Tidak

Lulus


UiTM SHAH ALAM







6.1 CARTA ALIR TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI PELAJAR TIDAK LULUS



Mula

PK/PT Menerima permohonan aktiviti pelajar

Borang C

TNC HEP/ PPP/ PPK/ PE

Membuat semakan dan perbincangan permohonan aktiviti pelajar: 1. Dokumen

permohonan 2. Kesesuaian program

PE/ PT Surat Tidak Lulus dan Rekod

Tamat.


UiTM SHAH ALAM







7.0 REKOD KUALITI

Bil. Tajuk Rekod Tempoh

Simpanan Lokasi

1. Fail Persatuan 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP

2. Pangkalan data persatuan pelajar 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP

3. Memo Ketua Jabatan 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP

4. Laporan aktiviti persatuan 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP

5. Laporan penilaian aktiviti pelajar 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP

6. Fail surat kelulusan dari Kementerian 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP

7. Fail surat kuasa dari Naib Canselor/ TimbalanNaib Canselor HEP/ Bendahari

5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP


UiTM SHAH ALAM







8.0 BORANG TINDAKAN KERJA

BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)

AKTIVITI Permohonan Peruntukan Penganjuran Aktiviti Pelajar

Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :

Penyimpan BTK:

Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima

Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T

Catatan Arahan kepada PYB seterusnya

Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan

1. Penerimaan Borang

2. Semakan dan Perbincangan

3. Kelulusan

4.

5.


UiTM SHAH ALAM







9.0 SENARAI SEMAKAN

Bil. Perkara (/) Tandatangan

& Tarikh

1. Borang permohonan (Borang C) lengkap diisi

2. Persatuan/Kelab berdaftar/ pelajar berdaftar di UiTM

3. Tarikh/masa tidak bercanggah dengan masa kuliah/ aktiviti utama Universiti

4. Pegawai Pengiring telah dilantik iaitu penasihat atau orang lain yang telah mendapat kelulusan /dilantik. (Nisbah 1 pengiring: 40 pelajar (sekiranya terlibat)

5. Perancangan/Persiapan mengambil kira aspek keselamatan, kebersihan, kesihatan dan keselesaan peserta dan masyarakat sekeliling

6. Jika ada penceramah/panel jemputan – nama, jawatan, organisasi dan latar belakang (CV) penceramah telah disertakan bersama Borang C (sekiranya terlibat)

7. Butiran perbelanjaan ikut kadar yang telah ditetapkan/ diseragamkan dengan perkadaran dan kelulusan-kelulusan terdahulu/ Semakan kelulusan dari fakulti/ kolej (sekiranya ada)


UiTM SHAH ALAM



Tajuk : PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR KAMPUS




STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

01 00 02 00

4/7/2018 1/3/2019

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan permohonan aktiviti ke luar kampus dapat diuruskan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem pengurusan kualiti HEP.

2.0 SKOP

Proses kerja ini digunapakai untuk memastikan input (Tenaga Manusia, Tabung Kegiatan Pelajar dan Kokurikulum serta Sistem Pengurusan Kualiti) ditransformasi ke arah output (perkhidmatan) khususnya untuk persatuan/ kelab pelajar yang berdaftar di HEP, UiTM Malaysia.


Persatuan berdaftar dengan HEP yang ditubuhkan atas inisiatif pelajar atau dinasihatkan penubuhan oleh pensyarah/ staf yang mana keahlian persatuan ini adalah terdiri dari pelajar berdaftar di UiTM.


UiTM SHAH ALAM







3.2 Singkatan UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif PT : Pembantu Tadbir SP : Setiausaha Pejabat Pel : Pelajar 4.0 RUJUKAN







UiTM SHAH ALAM







5.0 PROSES KERJA PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR KAMPUS

5.1 PROSES KERJA TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR KAMPUS TIDAK LULUS


1 Pelajar menghantar Surat Permohonan/ Kertas Kerja Aktiviti Ke Luar Kampus

Pel Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM Garis Panduan Aktiviti Pelajar Manual Kelulusan Aktiviti/ Program Rekreasi Luar Kampus

2 Terima dan semak dokumen permohonan PK/ PT

3 Serahkan kepada PPK/ PE untuk semakan lanjut

PT

4 PPK/PE memajukan permohonan kepada PPP/ TNC HEP

PPK

5 PPP/ TNC HEP membuat keputusan PPP/ TNC HEP

6 Sediakan surat kelulusan permohonan PT

7 Surat kelulusan diserahkan kepada pemohon PT



1 Menerima permohonan penganjuran aktiviti ke luar kampus

PK/PT/SP Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM Garis Panduan Aktiviti Pelajar Manual Kelulusan Aktiviti/ Program Rekreasi Luar Kampus

2 Semakan dan perbincangan TNC HEP/ PPP/ PPK/ PE

3 Keluarkan surat tidak lulus PT



UiTM SHAH ALAM







6.0 CARTA ALIR PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR KAMPUS



Mula

Pel Pelajar hantar surat permohonan/ kertas kerja aktiviti ke luar kampus

PK Terima borang dan semak (lengkap/ tidak dokumen)


PPK

PPK memajukan permohonan kelulusan kepada PPP/ TNC HEP untuk membuat keputusan

TNC HEP/ PPP PPP/ TNC HEP membuat keputusan

Memo Ketua Jabatan

PT Sediakan surat maklumbalas permohonan

PT Surat diberi kepada pemohon

PT Kemaskini rekod

Tamat

Lengkap

Lulus

Tidak Lengkap

Tidak

Lulus


UiTM SHAH ALAM







6.1 CARTA ALIR JIKA PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR KAMPUS TIDAK LULUS

ORANG YANG BERTANGGUN

G JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA

REKOD KUALITI

Mula

PT/ PK Menerima permohonan aktiviti ke luar kampus


Membuat semakan, dan perbincangan berdasarkan: 1. Dokumen permohonan 2. Kesesuaian program 3. Keselamatan

PT Keluarkan Surat Tidak Lulus dan rekod

Tamat


UiTM SHAH ALAM







7.0 REKOD KUALITI


Simpanan Lokasi







UiTM SHAH ALAM











Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan

1. Penerimaan Permohonan


3. Kelulusan

4.

5.


UiTM SHAH ALAM







9.0 SENARAI SEMAKAN

Bil. Perkara (/) Tandatangan

& Tarikh

1. Surat permohonan aktiviti luar kampus dan kertas kerja (jika

berkaitan)

2. Persatuan/Kelab berdaftar/ pelajar berdaftar di UiTM

3. Nama Pegawai Pengiring iaitu penasihat atau orang lain yang telah dinamakan. (Nisbah 1 pengiring: 40 pelajar (sekiranya perlu)

4. Perancangan/ Persiapan mengambil kira aspek keselamatan, kebersihan, kesihatan dan keselesaan peserta dan masyarakat sekeliling

5. Surat kelulusan program dari Fakulti/ Kolej/ Jemputan dari Agensi/ Pertubuhan luar


UiTM SHAH ALAM



Tajuk : PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR NEGARA




STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

01 00 02 00

4/7/2018 1/3/2019

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan permohonan mengadakan aktiviti pelajar ke luar negara dapat diuruskan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem pengurusan kualiti HEP.

2.0 SKOP

Proses kerja ini digunapakai untuk memastikan input (Tenaga Manusia, Tabung Kegiatan Pelajar dan Kokurikulum serta Sistem Pengurusan Kualiti) ditransformasi ke arah output (perkhidmatan) khususnya untuk persatuan/kelab pelajar yang mendaftar di HEP, UiTM Malaysia.


Persatuan berdaftar dengan HEP yang ditubuhkan atas inisiatif pelajar atau dinasihatkan penubuhan oleh pensyarah yang mana keahlian persatuan ini adalah terdiri dari pelajar berdaftar di UiTM.


UiTM SHAH ALAM







3.2 Singkatan UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar LPU : Lembaga Pengarah Universiti KPT : Kementerian Pendidikan Malaysia TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif

SP : Setiausaha Pejabat PT : Pembantu Tadbir PO : Pembantu Operasi Pel : Pelajar 4.0 RUJUKAN







UiTM SHAH ALAM







5.0 PROSES KERJA PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR NEGARA


1. Pelajar menghantar surat permohonan/ kertas kerja aktiviti ke Luar Negara




PP/ PPP

4. Memajukan permohonan kepada PPP/ TNC HEP

PP/PT


6.

Kemukakan surat permohonan ke luar negara untuk ditandatangani oleh PPP HEP bagi mendapatkan maklumblas dari KLN, KDN dan PDRM

PT

7. Sediakan surat maklumbalas permohonan ke luar negara untuk ditandatangani oleh TNC HEP

PT

8. Edar surat maklumbalas permohonan kepada pemohon

PPT



UiTM SHAH ALAM







5.1 PROSES KERJA TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR NEGARA TIDAK LULUS


1. Menerima permohonan aktiviti pelajar PK/PT/SP Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM

2 Semakan dan perbincangan TNC HEP/ PPP/ PPK/ PE




UiTM SHAH ALAM







6.0 CARTA ALIR PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR NEGARA


JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA

REKOD KUALITI

Mula

Pel Pelajar hantar permohonan/ kertas kerja aktiviti ke luar kampus

PK Terima borang dan semak

permohonan (lengkap/ tidak dokumen)

PPK/ PE

Serahkan kepada PPK/ PE untuk semakan

PPK Memajukan permohonan kepada PPP/ TNC HEP

TNC HEP/ PPP PPP/ TNC HEP membuat perbincangan dan keputusan

Memo Ketua Jabatan

PT/PPP

Sediakan surat permohonan ke luar negara untuk ditandatangani oleh PPP HEP bagi mendapatkan maklumbalas dari KLN, KDN dan PDRM

PT/ PK

Terima surat maklumbalas daripada KLN, KDN dan PDRM

PT

Sediakan surat maklumbalas permohonan ke luar negara untuk ditandatangani oleh TNC HEP

PT Edar surat maklumbalas permohonan kepada pemohon

PT Kemaskini rekod

Tamat

Lengkap

Lulus

Tidak

Lengkap

Tidak

Lulus


UiTM SHAH ALAM







6.1 CARTA ALIR TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR NEGARA TIDAK LULUS



REKOD KUALITI

Mula

PT/ PK Menerima permohonan aktiviti ke luar negara


Membuat semakan dan perbincangan berdasarkan: 1. Dokumen permohonan 2. Kesesuaian program 3. Keselamatan

PT Keluarkan surat tidak lulus dan rekod

Tamat.


UiTM SHAH ALAM







7.0 REKOD KUALITI


Simpanan Lokasi




4. Fail surat kuasa dari Pejabat Bendahari 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP



UiTM SHAH ALAM











Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan



3. Penyediaan surat permohonan

4. kelulusan

5.


UiTM SHAH ALAM







9.0 SENARAI SEMAKAN

Bil. (/) Tandatangan

& Tarikh

1. Surat permohonan keluar negara dan kertas kerja lengkap

2. Tarikh/masa tidak bercanggah dengan masa kuliah/ aktiviti utama Universiti/ Mengikut Kesesuaian

3. Pegawai Pengiring telah dilantik iaitu penasihat atau orang lain yang telah mendapat kelulusan /dilantik. (Nisbah 1 pengiring: 40 pelajar (sekiranya perlu)


5. Surat kelulusan program dari Fakulti/ Kolej/ Jemputan dari Agensi/ Pertubuhan luar


UiTM SHAH ALAM



Tajuk : PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG/TAJAAN LUAR KAMPUS




STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

01 00 02 00

4/7/2018 1/3/2019

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan permohonan memungut derma/ kutipan wang di luar kampus dapat diuruskan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem pengurusan kualiti HEP.

2.0 SKOP

Proses kerja ini digunapakai untuk memastikan input (Tenaga Manusia, Tabung Kegiatan Pelajar dan Kokurikulum serta Sistem Pengurusan Kualiti) ditransformasi ke arah output (perkhidmatan) khususnya untuk persatuan/kelab pelajar yang berdaftar di HEP, UiTM Malaysia.




UiTM SHAH ALAM







3.2 Singkatan UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar LPU : Lembaga Pengarah Universiti KPT : Kementerian Pendidikan Malaysia TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif PT : Pembantu Tadbir PO : Pembantu Operasi Pel : Pelajar 4.0 RUJUKAN







UiTM SHAH ALAM







5.0 PROSES KERJA PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG/ TAJAAN LUAR KAMPUS

5.1 PROSES KERJA TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG/TAJAAN LUAR KAMPUS TIDAK LULUS


1. Pelajar menghantar surat permohonan/ kertas kerja aktiviti




PPK/ PE

4. Majukan kepada PPP/ TNC HEP PPK


6. Sediakan surat maklumbalas memungut derma /kutipan wang dan tajaan luar kampus untuk ditandatangani oleh TNC HEP

PT

7. Edar surat kelulusan kepada pemohon PT/ PO



1. Menerima permohonan memungut Derma/Kutipan Wang/Tajaan Luar Kampus

PK/PT Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM

2 Semakan dan perbincangan TNC HEP/ PPP/

PPK/ PE




UiTM SHAH ALAM







6.0 CARTA ALIR PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG/TAJAAN LUAR KAMPUS



Mula

Pel Pelajar hantar permohonan

PK Terima borang dan semak permohonan (lengkap/ tidak dokumen)

PPK/ PE Serahkan kepada PPK/ PE untuk semakan lanjut

PPK Majukan permohonan kepada PPP/ TNC HEP

TNC HEP/ PPP PPP/ TNC HEP membuat keputusan

Memo Ketua Jabatan

PT

Sediakan surat maklumbalas permohonan memungut derma/kutipan wang dan tajaan di luar kampus untuk ditandatangani oleh TNC HEP

PO Edar surat kelulusan kepada pemohon

PT Kemaskini rekod

Tamat

Lengkap

Lulus

Tidak

Lengkap

Tidak

Lulus


UiTM SHAH ALAM







6.1 CARTA ALIR TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG/TAJAAN LUAR KAMPUS TIDAK LULUS



REKOD KUALITI

Mula

PK/PT

Menerima permohonan kebenaran memungut derma/kutipan wang/tajaan luar kampus


Membuat semakan dan perbincangan: 1. Dokumen permohonan 2. Kesesuaian

permohonan

PT Sediakan Surat tidak lulus dan Kemaskini rekod

Tamat.


UiTM SHAH ALAM







7.0 REKOD KUALITI


Simpanan Lokasi


2. Kalendar aktiviti pelajar 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP








Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan



3. kelulusan

4.


UiTM SHAH ALAM







5.

9.0 SENARAI SEMAKAN

Bil. (/) Tandatangan

& Tarikh

1. Surat Permohonan/ kertas kerja lengkap

2. Persatuan/Kelab berdaftar/ Pelajar berdaftar UiTM


4. Surat kelulusan program dari Fakulti/ Kolej

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR



Tajuk : Permohonan Penubuhan/ Pendaftaran Persatuan

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (05)



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

01 00 02 00

4/7/2018 1/3/2019

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk menjelaskan prosedur permohonan pendaftaran persatuan/kelab mengikut peraturan yang ditetapkan oleh universiti.

2.0 SKOP

Proses kerja ini digunapakai untuk memastikan semua maklumat persatuan kawalan terhadap aktiviti pelajar oleh HEP.

3.0 DEFINISI

3.1 Persatuan Pelajar


BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR







3.2 Singkatan

UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif PT : Pembantu Tadbir PO : Pembantu Operasi 4.0 RUJUKAN






BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR







5.0 PROSES KERJA PERMOHONAN PENUBUHAN DAN PENDAFTARAN LUAR

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk

Seksyen Undang-Undang/Peraturan

1 Pelajar menghantar permohonan dan borang Pendaftaran Persatuan Pelajar A-HEP/ PKP/ 01 (Pindaan 2013)

Pel .



2 Terima dan semak dokumen permohonan

PT/ PK

3 Serahkan kepada PPK/ PE untuk semakan lanjut

PPK/ PE

4 PPK/PE memajukan permohonan kepada PPP/ TNC HEP

PPK

5 PPP/ TNC HEP mengadakan perbincangan untuk membuat keputusan

PPP/ TNC HEP

6 Sediakan sijil untuk ditandatangan TNC HEP

PT

7 Edar kelulusan kepada pemohon PT


BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR







5.1 PROSES KERJA TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN PENUBUHAN DAN PENDAFTARAN PERSATUAN TIDAK LULUS



1 Menerima permohonan Penubuhan dan Pendaftaran Persatuan Pelajar

PT Undang-Undang

Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]


2 Membuat semakan dan perbincangan :

1. Dokumen permohonan 2. Kesesuaian permohonan

TNCHEP/ PPP/ PPK/ PE


BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR







6.0 CARTA ALIR PERMOHONAN PENUBUHAN/ PENDAFTARAN PERSATUAN



Mula

Pel Pelajar hantar permohonan dan borang Pendaftaran Persatuan Pelajar

borang Pendaftaran Persatuan Pelajar A-

HEP/ PKP/ 01 (Pindaan 2013)

PT/ PK Terima borang dan semak (lengkap/ tidak dokumen)


PPK

Majukan permohonan kepada PPP/ TNC HEP untuk membuat keputusan

TNC HEP/ PPP

PPP/ TNC HEP membuat keputusan

Memo Ketua Jabatan

PT

Sediakan sijil untuk ditandatangan TNC HEP

PT Edar kelulusan kepada pemohon

PT Kemaskini rekod

Tamat

Lengkap

Lulus

Tidak Lengkap

Tidak Lulus

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR







6.1 CARTA ALIR TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN PENUBUHAN DAN PENDAFTARAN PERSATUAN TIDAK LULUS



REKOD KUALITI

Mula

PK/PT

Menerima permohonan penubuhan persatuan dan pendaftaran persatuan pelajar


Membuat semakan dan perbincangan bersama Pengarah TNC HEP/ PPP: 1. Dokumen

permohonan 2. Kesesuaian

permohonan

PT Kemaskini rekod

Tamat.

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR







7.0 REKOD KUALITI

BIL. TAJUK REKOD TEMPOH SIMPANAN

LOKASI

1. Fail-fail persatuan yang masih aktif 5-7 tahun Pejabat Am. PKP

2. Pangkalan data persatuan pelajar 5-7 tahun Pejabat Am. PKP

3. Memo Ketua Jabatan 5-7 tahun Pejabat Am. PKP





Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan


2. Semakan & Perbincangan

3. kelulusan

4. Pendaftaran

5.

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR







9.0 SENARAI SEMAKAN

BIL. BUTIRAN STATUS

1. Semak sama ada persatuan yang sama pernah ditubuhkan atau belum

2. Borang permohonan

3. Minit mesyuarat

4. Salinan dan semak perlembangaan

5. Pendaftaran persatuan

6. Nombor persatuan

7. Sijil persatuan

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR



Tajuk : Penilaian Aktiviti Pelajar




STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

01 00 02 00

4/7/2018 1/3/2019

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan segala maklumat dan laporan aktiviti persatuan dinilai dan dianalisa.

2.0 SKOP

Proses kerja ini digunapakai bagi keperluan laporan untuk Kementerian Pendidikan Malaysia, Lembaga Pengarah Universiti dan lain-lain agensi.

3.0 DEFINISI

3.1 Singkatan UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar KPTM : Kementerian Pendidikan Malaysia TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar KPKP : Ketua Pusat Kegiatan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif PT : Pembantu Tadbir PO : Pembantu Operasi

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR







4.0 RUJUKAN






BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR







5.0 PROSES KERJA



1 Laporan beserta borang pengesahan penghantaran laporan aktiviti pelajar K-HEP/ PKP/ 18 (Pindaan 2013) dan Borang Laporan Penutup L2-HEP/ PKP/ 21 (Pindaan 2013)

Pel .



2 Terima dan semak dokumen permohonan

PT

3 Serahkan kepada PE untuk semakan lanjut

PE

4 PPK/ PE kumpul dan sediakan laporan keseluruhan mengikut keperluan

PPK/ PE

5 Rekod PE

5.1 PROSES KERJA TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PENILAIAN AKTIVITI PELAJAR TIDAK LENGKAP



1 Menerima laporan dan borang PK/ PT/ SP Undang-Undang

Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]


2 Membuat semakan dan perbincangan :

1. laporan 2. analisa/ statistik

PPP/ PPK/ PE

3 Kemaskini rekod PE/ PT

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR







6.0 CARTA ALIR PENILAIAN AKTIVITI PELAJAR ORANG YANG

BERTANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI

Pel

Mula

PT

Laporan beserta borang

pengesahan penghantaran

laporan aktiviti pelajar dan

Borang Laporan Penutup

K-HEP/ PKP/ 18

(Pindaan 2013)

L2-HEP/ PKP/ 21

(Pindaan 2013)

PE Terima dan semak

dokumen permohonan

PPK/ PE Serahkan kepada PE untuk

semakan lanjut

PE

PPK/ PE kumpul dan

sediakan laporan

keseluruhan mengikut

keperluan

Rekod

Lengkap

Tidak Lengkap

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR







6.1 CARTA ALIR TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PENILAIAN AKTIVITI PELAJAR TIDAK LENGKAP



REKOD KUALITI

Mula

PT Menerima laporan aktiviti pelajar

PPP/ PPK/ PE

Membuat semakan dan perbincangan: 1. laporan 2. analisa/ statistik

PT Kemaskini rekod

Tamat.

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR







7.0 REKOD KUALITI

BIL. TAJUK REKOD TEMPOH SIMPANAN

LOKASI

1. Fail Laporan Penilaian Penganjuran Aktiviti

Pelajar 5-7 tahun Pejabat Am. PKP

2. Fail Laporan Aktiviti Pelajar

(disediakan oleh PKP) 5-7 tahun Pejabat Am. PKP

3.

Fail Kelulusan Aktiviti Pelajar

(Laporan Aktiviti Pelajar Berdasarkan Kelulusan)

5-7 tahun Pejabat Am. PKP

4. Fail Kelulusan Aktiviti Luar Negara 5-7 tahun Pejabat Am. PKP





Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan

1. Penerimaan Laporan

2. Semakan

3. Menganalisa

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR







9.0 SENARAI SEMAKAN

BIL. BUTIRAN STATUS

1. Borang Pengesahan Penghantaran Laporan Aktiviti

2. Borang Laporan Penutup Aktiviti Pelajar

3. Laporan

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR



No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/G

Tajuk: Borang Yang Digunakan



BAHAGIAN G

Bil. Nombor Borang Tajuk Borang

1 Borang C-HEP/ PKP/ 09 (Pindaan 2013)

Borang Permohonan Aktiviti Pelajar (Borang C)

2 K-HEP/ PKP/ 18 (Pindaan 2013)

Borang Pengesahan Penghantaran Laporan Aktiviti

3 L2-HEP/ PKP/ 21 (Pindaan 2013)

Borang Laporan Penutup Akttiviti Pelajar

4 PKPUiTM/1102017

Senarai Semak Dokumen Permohonan Aktiviti Rekreasi Luar Kampus

MPK_PKPkegiatan_pelajar_Page_01Kandungan2-MPK KAWALAN DOKUMEN A 20193-MPK REKOD PINDAAN B 2019 (1)4-MPK LATAR JABATAN C edited 20195-MPK CARTA ORGANISASI D edited 2019Carta Organisasi HEP 2020 (Tanpa Pengurusan Tertinggi)6- D1 MPK SENARAI NAMA CARTA ORGANISASI D1 edited 2019Carta Fungsi HEP (2020)6- D2 MPK SENARAI NAMA CARTA ORGANISASI edited 20207-MPK FUNGSI UTAMA PKP edited 2019

8_2 E PUSAT KEGIATAN PELAJAR - Proses kerja Utama (risiko) 2020 (3)MPK_PKP9- F.01- MPK Permohonan Penganjuran Aktiviti Pelajar-1 edited 202010- F.02 - MPK Permohonan Aktiviti Ke Luar Kampus edited 202011- F.03- MPK Permohonan Aktiviti Ke Luar Negara edited 202012- F.04- MPK Permohonan Kebenaran Memungut Derma-Tajaan Luar edited 202013- F.05- MPK Permohonan Penubuhan dan Pendaftaran Persatuan Edited 202014- F.06- MPK Penilaian Aktiviti Pelajar edited 2020 (1)15-MPK BORANG edited

bahagian a: kawalan dokumen...sukan carta organisasi bahagian hal ehwal pelajar universiti teknologi...

Documents