BAB 11

BAB 11

STOK INVENTORI

11.1 PENGENALAN

Stok dan inventori adalah satu proses bagi mengemaskinikan pengurusan harta modal, inventori dan bekalan pejabat melalui penggunaan beberapa jenis borang.

11.1.1 Daftar Harta Modal ( Kew 312, Kew 312 A )11.1.2Daftar Inventori ( Kew 313 )

11.1.3Daftar Stok Bekalan Pejabat ( Kew 314 )

11.1.4Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori ( Kew 315 )

(Sila rujuk lampiran KEW 313)11.2 KEPENTINGAN MEREKOD11.2.1 Merekod lokasi harta modal, inventori dan bekalan pejabat

akan memudahkan pihak pengurusan untuk mengawas dan pengesanan pergerakan sesuatu bahan.

11.2.2 Merekodkan butir-butir asas mengenai harta modal, inventori dan bekalan pejabat.

11.2.3 Mewujudkan sistem maklumat yang kemaskini dan berkesan

bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan dan penggunaan.

11.3 DAFTAR HARTA MODAL ( KEW 312, 312 A )

11.3.1

Harta modal ialah barang-barang tak luak yang bernilai RM

500 atau lebih setiap satu pada masa perolehan. Barang-

barang ini tidak termasuk perabot, permaidani, langsir dan

seumpamanya yang diperolehi tanpa mengira kos.

11.3.2

Daftar harta modal ini di dalam bentuk kad diperkenalkan untuk merekod jenis harta modal yang diperolehi. Ia mengandungi dua bahagian:

BAHAGIAN A-Merekod semua maklumat berhubung dengan

pembelian, penempatan, pemeriksaan dan

pelupusan.

BAHAGIAN B-Merekod semua penyelenggaraan seperti

pembaikan dan pembelian segala alat ganti.11.3.3 Sistem kad ini diperkenalkan bagi memudahkan proses

segala pembelian dan penyelenggaraan di dalam ruang yang

disediakan dan memudahkan penyusunan rekod mengikut

abjad. Dengan sistem ini segala rekod yang disimpan

akan diseragamkan. Ini akan memudahkan kerja-kerja

pengawalan dan penyelanggaraan.

11.3.4 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekodkan

penggunaan borang ini.11.3.5 Butir-butir maklumat di dalam daftar harta modal terbahagi

kepada dua bahagian:(Sila rujuk lampiran KEW 312 A)A. KEW 312 ( BAHAGIAN A )a) KategoriKategori Harta Modal misalnya:

i) Kenderaan ( kereta, van, motosikal )

ii) Loji ( loji pusat hawa dingin dan lain-lain )

iii) Mesin, peralatan dan kelengkapan pejabat.

b) Jenis

i) Kamera

ii) Komputer

iii) Mesin Penyalin

iv) Mesin Taip

v) Televisyen dll

c) Jenama dan model

Jenama dan model harta modal berkenaan seperti Proton Saga 1.5i.

d) Jenis dan No. Enjin

Jenis dan nombor enjin jika harta ini adalah kenderaan.

e) Nombor Casis / Siri Pembuat

Nombor casis bagi kenderaan atau nombor siri pembuat bagi peralatan pejabat.

f) Nombor Siri Pendaftaran

Seperti nombor siri kenderaan atau nombor siri rekod pejabat.

g) Kos dan Tarikh dibeli / Diterima

Harga termasuk kos pengangkutan / insuran ( jika ada ) dan lain-lain perbelanjaan yang berkaitan dengan pembelian tersebut.

h) Nombor Pesanan Kerajaan

Nombor yang dikeluarkan oleh oleh pembelian harta modal berkenaan. Jika harta modal tersebut diperolehi melalui cara-cara lain sila nyatakan ( sumbangan/hadiah ).

i) Pembekal

Nama pembekal atau syarikat yang membekalkan.

j) Nombor Rujukan Fail

Fail yang mengandungi rekod-rekod yang mengenai pembelian harta modal berkenaan.

Contoh:Fail yang menyimpan rekod pembelian peralatan dan bekalan.

k) Aksesori

Senaraikan aksesori-aksesori yang dilengkapkan / diterima bersama harta modal berkenaan.

l) Tandatangan

Tandatangan pegawai yang bertanggungjawab mengesahkan butir-butir di atas serta tarikh.

m) PenempatanPenempatan tetap dan tarikh penempatan harta modal berkenaan. Setiap pindahan ( tetap ) perlu direkodkan dan ditandatangani oleh pegawai yang menerima ( cop nama dan jawatan ).

Pindahan*

Sekiranya sesuatu modal dipindah keluar secara tetap daripada pejabat yang mengaaawalnya, kad daftar harta modal asal hendaklah dibawa bersama-sama dengan harta modal berkenaan ke pejabat yang menerimanya. Satu salinan kad Daftar Harta Modal tersebut hendaklah disimpan dengan menulis perkataan Dipindah.

(Rujuk). Di dalam fail yang berasingan berhubung dengan rekod harta modal yang dipindahkan.

Selepas butir-butir di atas diisi, pegawai yang bertanggungjawab perlu menandatangani di ruang yang disediakan serta tarikh.n) Pemeriksaan Harta Modal

Ketua Jabatan hendaklah mengaturkan pemeriksaan ke atas harta modal sebagaimana yang dikehendaki di dalam TPS para 238, 239 dan 240.

o) Pelupusan

Pegawai berkenaan hendaklah mencatat tarikh nombor fail dan tandatangan bila tarikh sesuatu harta modal itu diluluskan untuk pelupusan dan oleh Perbendaharaan atau pegawai-pegawai yang berkenaan.

(Sila rujuk lampiran KEW 315)B. KEW 312 ( BAHAGIAN B )

Butir-butir yang perlu direkod di dalam bahagian ini, adalah seperti berikut:

a) Tarikh servis / Pembaikan

Tarikh servis atau pembaikan yang telah dilakukan bagi harta modal.

b) Butir-butir Servis / Pembaikan

Keterangan lanjut mengenai apa yang telah dibaiki atau diservis termasuk alat ganti yang dibeli.

c) Nombor Pesanan Kerajaan

Nombor rujukan pesanan kerajaan / no. rujukan.d) Tempat Pembelian atau Servis / Pembaikan

Nama syarikat tempat alat ganti dibeli atau pembaikan dibuat.

e) Kos

Kos alat ganti atau pembaikan atau kedua-duanya sekali.

f) Tandatangan

Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir penyelenggaraan harta modal itu.

(Sila rujuk lampiran)CKEW 312A

Borang ini adalah sambungan kepada borang KEW 312. Ia hanya digunakan selepas ruang di KEW 312 ( Bahagian B ) telah habis digunakan.(Sila rujuk lampiran KEW 312 )11.4 DAFTAR INVENTORI ( KEW 313 )

11.4.1

Inventori ini ialah barang tak luak yang bernilai kurang

dari RM 500 setiap satu pada masa perolehan.

Walaubagaimanapun, barang-barang seperti perabot,

permaidani dan langsir serta pinggan mangkuk adalah

termasuk dalam kategori inventori tanpa mengira kos.

11.4.2 Daftar ini adalah di dalam bentuk kad untuk memudahkan

penyusunan dan juga semasa membuat rujukan. Kad-kad

ini disusun mengikut jenis inventori dan turutan abjad.

11.4.3 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekod

penggunaanborang ini.

11.4.4 Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini

adalah seperti berikut:a) KategoriKategori inventori misalnya:-

i) peralatan dan kelengkapan pejabat

ii) Perabot, permaidani, langsir dll.

b) Jenis

Jenis inventori di dalam kategori Peralatan dan kelengkapan pejabat misalnya:-

i) Alat pengira

ii) Kipas angin dan lain-lain.

Jenis inventori di dalam kategori Perabot, Permaidani dan Langsir misalnya:-i) kerusi

ii) meja

iii) langsir dan lain-lain

c) Bil

Bilangan mengikut urutaan biasa.

d) Butiran Perihal inventori yang diperolehi misalnya:-

i) kerusi eksekutif

ii) meja kerani

iii) rak bertutup dan lain-lain

e) Kuantiti

Jumlah unit inventori yang diperolehi.

(Sila rujuk lampiran KEW 313)11.5 DAFTAR STOK BEKALAN PEJABAT ( KEW 314 )

11.5.1 Bekalan pejabat ialah semua barang luak dan termasuk

alat tulis serta kelengkapan pejabat tak luak yang rendah

nilainya dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya

secara satu persatu.

11.5.2 Daftar stok bekalan pejabat diperkenalkan untuk merekodkan

segala perolehan bekalan pejabat-pejabat.11.5.3 Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah

seperti berikut:-

a) Jenis

Jenis bekalan pejabat seperti barang-barang luak misalnya:-

i) Ball pen

ii) Kertas A4

iii) Gam dllb) Unit Pengukuran

Dikira dalam bentuk batang, kotak, rim, dll.

c) Bil

Bilangan mengikut urutan biasa.

d) No. Pesanan

Nombor rujukan pesanan / pesanan kerajaan.

e) Diterima Daripada / Dikeluarkan KepadaNama pembekal atau pegawai yang menerima.

f) TarikhTarikh bekalan tersebut diterima atau dikeluarkan.

g)Kuantiti Terimaan

Bilangan unit bekalan dikeluarkan.h)Kuantiti Keluaran

Bilangan unit bekalan dikeluarkan.i)Baki

Baki bilangan unit bekalan yang ada.j)Penerima

Nama dan tandatangan pegawai yang menerima bekalan.

(Sila rujuk lampiran KEW 314)11.6 DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

11.6.1 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan

untuk merekodkan pergerakan sebarang harta modal atau

inventori. Pergerakan yang dimaksudkan adalah pindaan

melalui pinjaman atau penempatan sementara.11.6.2 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori adalah di

dalam bentuk buku.

11.6.3 Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini

adalah seperti berikut:-

a)Jenis

Jenis harta modal / inventori misalnya : kamera atau televisyen.b)Jenama dan Model

Model Harta Modal / inventori misalnya Canon TY 700

c)No. Siri Pembuat

Nombor siri pembuat harta modal / inventori berkenaan.

d)No. siri Pendaftaran

Nombor siri pendaftaran seperti nombor siri rekod pejabat.

e)Bil

Bilangan mengikut urutan biasa.f)Nama Peminjam

Nama Peminjam

g)Tarikh dikeluarkan

Tarikh sebenar harta modal / inventori dikeluarkan atau

dipindahkan dari penempatan asal.

h)Tarikh Jangka Dipulangkan

Tarikh harta modal / inventori berkenaan dijangka

dipulangkan.

i)Tandatangan PeminjamPeminjam hendaklah memeriksa harta modal / inventori yang dipinjamkan dan menandatangani ketika mengambilnya.j) Pegawai Pengeluar

Pegawai bertanggungjawab mengawasi harta modal / inventori pejabat atau seorang pegawai lain yang telah ditugaskan hendaklah menandatangani ketika harta

modal / inventori dikeluarkan dan dipulangkan serta tarikhnya.

(Sila rujuk lampiran KEW 315)PANDUAN PENGKODAN / PENENTUAN KOD, CARA DAN CADANGAN

BilItemButiranSingkatan Item

1Nama SekolahSK Sg. TerapSKST

2Bahagian / Kod Kelas BarangPusat SumberPSS

3Kod BarangTelevisyenTV

4Tahun dibeli / diterima200404

5Siri Bilangan Inventori / Harta ModalBilangan Ke-22

6Tempat / LokasiBilik Simulasi4

Sistem koding bagi barangan di muka surat sebelah boleh ditulis

sebagai :

SKST/PSS/TV2004/2/(4)

SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM HARTA MODALBilJenis BarangKod

1Alat Peghawa DinginAHD

2AmlifireAF

3KomputerKM

4Mesin SandangMS

5Mesin RumputMR

6MesinMP

7Mesin FotostatMF

8MesinTaipMT

9Mesin Taip ElektrikMTE

10OverHead ProjektorOP

11Perakam VideoPV

12Peti AisPA

13Peti BesiPB

14Slaid ProjektorSP

SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM INVENTORIBilJenis BarangKod

1Alat PenimbangAP

2Alat PenyulingAS

3Almari 2 PintuAL1

4Almari 2 TingkatAL3

5Almari AlatanAL4

6Almari BahanAL5

7Almari BukuAL6

8Almari CerminAL7

9Almari PerhiasanAL8

10Almari SolekAL9

11Bangku KantinBK

12Bangku MakmalBM

13BantalBT

14BlenderBL

15CadarCR

16CartaCT

17Cerek Air BiasaCK1

18Cerek ElektrikCK2

19Dapur Gas Satu TungkuDP1

20Dapur Tungku BesarDP3

21Dicot-Monocot-LeafDM1

22Dicot-Monocot-RootDM2

23Dicot-Monocot-StemDM3

24EarphoneER

25Elektromagnet KitEK

26ElektroskopET

27GerobokGB1

28Gerobok BesiGB2

BilJenis BarangKod

29Gerobok Besi Tiga TingkatGB3

30GlobGL

31Healer BesarHL1

32Healer KecilHL2

33Human Skeleton BaseHS

34Generator Van De GrafJN

35Joule MeterJM

36Kabinet Letak Dapur GasKB1

37Kabinet Barang KimiaKB2

38Kabinet Besi Tiga TingkatKB3

39Kabinet Besi 4 TingkatKB4

40Kabinet KayuKB5

41Kaki RetotKT

42KameraCM

43KarelKL

44Katil BujangKL

45KaunterKN

46Kereta SorongKS

47Kerusi MurisKR1

48Kerusi KuliahKR2

49Kerusi Besi berlipatKR3

50Kerusi JurutaipKR4

51Kerusi SpanKR5

52Kerusi Mesyuarat Low Back SwivelKR6

53Kerusi Mesyuarat UtamaKR7

54Kerusi Pegawai KeraniKR8

55Kerusi Kerani Pegawai RendahKR8

56Kerusi Kerani PerpustakaanKR9

Bil.Jenis BarangKod

57Kerusi Plastik KR 11

58Kerusi Pusing (Fabrik High Back)KR 11

59Kerusi Pusing (Fabrik Low Back)KR 13

60Kerusi Pusing (PVC High Back)KR 14

61Kerusi Pusing (PVC Low Back)KR 15

62Kerusi TunggalKR 16

63Kipas Angin DudukKA 1

64Kipas Angin BumbungKA 2

65Kipas Angin Dinding KA 3

66Kotak CahayaKC

67LaciLC

68Landasan TroleyLT

69Langsir Besar LG 1

70Langsir Kecil LG 2

71Langsir Hitam LG 3

72Locker LK

73Lombol LO

74MegaphoneME

75Meja Bulat Sisi MJ 1

76Meja Kantin MJ 2

77Meja Komputer MJ 3

78Meja kursus MJ 4

79Meja Makan MJ 5

80Meja makmal MJ 6

81Meja Mesyuarat Biasa MJ 7

82Meja Mesyuarat U Shape MJ 8

83Meja Murid MJ 9

84Meja Perpustakaan MJ 10

85Meja Ping PongMJ 11

86Meja Sisi SinkiMJ 12

87Micro AmpereMC

88MikeMI

89Mikroskop Cahaya MK 1

90Mikroskop Elektrik MK 2

91Mikroskop Pelajar MK 3

92Milli Ampere MA

93Mirrow FrameMF

94Model DinamoML

95Model OtakMO

96Motor Elektrik ME

97Motor Mesin Jahit MJ

Bil.Jenis BarangKod

98Neraca Spring NS

99Pam Vacum PVM

100Papan Hijau PH

101Pemadam Api Air PA 1

102Pemadam Api Gas BCF PA 2

103Pemadam Api Tepung PA 3

104Pemanas Air PMR

105Pembesar Suara PS

106Pemotong Kertas PO

107Penapis Air PR

108Penggera Kebakaran PG

109Penimbang ( Dacing)PM 1

110Penimbang Berat Badan PM 2

111Penjana Elektrik PM 3

112Pentas Juara PJ

113Penunu BunsenPNB

114Penyedut HampagasPHG

115Perakam Radio KasetRK

116Periuk Nasi ElektrikPN

117Permaidani PM

118Peti Kad KatalogPKG

119Peti KunciPK

120Peti UbatPU

121Peti Wang TunaiPW

122Pipe CutterPC

123RadioRA

124Rak BesarRK1

125Rak BegRK2

126Rak Borang / KertasRK3

127Rak Botol ReagentRK4

128Rak BukuRK5

129Rak DoketRK6

130Rak Fail BerkunciRK7

131Rak Fail TerbukaRK8

132Rak KayuRK9

133Rak MajalahRK10

134Rak VurretRK11

135RheostatRS

136RostrumRO

137Set Lompat TinggiLT

138Set Papan LitarPT

139Set PolydronPL

140SeterikaSR

141Sette ST

142Sistem Suria Dan PlanetSSP

143SkittleSK

144Skrin OHPSN1

145Skrin PutihSN2

146Slide KBSM 7.3SD1

147Slide KBSM 7.5SD2

148Soft BoardSB

149SpeakerSE

150Stapler Tugas BeratSTB

151Tala BunyiTB

152Tangga Mudah Alih AluminiumTMA

153TeleskopTLK

154TelevisyenTV

155Teras BesiTS

156Tiang Bola BedmintonTG1

157Tiang Bola JaringTG2

158Tiang Bola TamparTG3

159Tiang Gol Bola SepakTG4

160Tiang Gol Bola BalingTG5

161Tiang Gol HokiTG6

162Tiang Takraw TG7

163TilamTL1

164Tilam GimnastikTL2

165Tolok HujanTH

166Tong Air SulingTA

167Tong Penyembur RacunTR

168Trolley 3 RodaTL1

169Trolley 4 RodaTL2

170Trolley Barang KimiaTL3

171Trolley OHPTL4

172Ukur TinggiUT

173USA Wall ScreenWS

174VoltmeterVO

175White BoardWB

176White Board StandWBS

11.7 PELUPUSAN BARANG-BARANG AWAM

11.7.1KONSEP PELUPUSAN

Digunakan untuk melupuskan harta kerajaan yang secara fizikalnya masih ada dalam simpanan tetapi harta tersebut tidak boleh digunakan / tidak diperlukan lagi. Tujuan dibuat pelupusan ialah untuk mengeluarkan rekodnya daripada daftar.

KONSEP HAPUSKIRA

Digunakan ke atas harta kerajaan yang secara fizikalnya telah tidak ada lagi dalam simpanan kerana harta tersebut telah hilang. Tujuandiadakan hapuskira adalah sama seperti tujuan di dalam pelupusan di atas. (istilah hapuskira juga digunakan untuk menghapuskira wang yang hilang, hutang-hutang yang tidak boleh dipungut, bayaran berlebihan, bil hospital yang tidak dibayar dll.)

11.7.2 PELUPUSAN BARANG-BARANG

A. Pelupusan perlu apabila

a) Barang-barang usang, rosak dan tidak boleh digunakan.

b) Pecah / rosak dan tidak ekonomi jika dibaiki.

c) Lebihan

d) Perubahan teknologi dan tidak sesuai digunakan.

B. Mengapa perlunya pelupusan

a) Menjimatkan ruang stor

b) Mendapatkan pulangan balik

c) Pengurusan stok / inventori yang sempurna.

Tindakan pelupusan hendaklah dibuat dari semasa dan Jabatan adalah dilarang mengumpul barang-barang dan menunggu bilangan yang banyak sebelum tindakan pelupusan dilakukan. Jika barang yang hendak dilupuskan disimpan di dalam stor-stor, lama kelamaan stor akan menghadapi masalah kekurangan ruang stor,kesesakan stor dan kemungkinan barang-barang berkenaan mudah dicuri atau hilang. Di samping itu nilai barang-barang yang hendak dilupuskan semakin menurun dan secara tidak langsung apabila dijual nanti kerajaan akan mengalami kerugian hasil.

11.7.3 TATACARA PELUPUSAN

Penyelanggara stor hendaklah mengenalpasti barabg-barang yanghendak dilupuskan dan menyenaraikan barang-barang tersebut. Pelupusan segera perlulah dibuat bagi mengelakkan penggunaan ruang dan susut nilai yang mungkin akan mengakibatkan kerugian. Pada masa ini terdapat dua cara bagaimana pelupusan barang-barang kerajaan boleh dilaksanakan. Dua cara tersebut ialah:-

(Sila rujuk KEW 300-U)MELALUI LEMBAGA PEMERIKSA (TPS 212 HINGGA 217)

Lembaga Pemeriksa hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal bagi memeriksa barang-barang usang yang niilai pembeliannya lebih dari RM10,000 tiap-tiap satu Lembaga itu hendaklah mengandungi sekurang-kurangnya dua orang pegawai kanan yang tidak terlibat secara langsung ke atas pengurusan barang-barang tersebut tetapi berkebolehan untuk menilai dan mentafsir kebergunaan barang-barang yang diperiksa.

Keahlian seorang pegawai profesional di dalam Lembaga tersebut tidak perlu sekiranya perakuan T.E.B (Tak Ekonomi Dibaiki) telah di tandatangani oleh pegawai profesional dalam bidangnya masing-masing, yang tidaksecara langsung bertanggungjawab ke atas pengendalian dan pengurusan barang-barang kerajaan. Jika sesuatu loji atau kelengkapan tersebut diselanggarakan oleh sebuah firma atau agen pembekal, Lembaga boleh menimbang laporan firma atau egen tersebut.

Lembaga Pemeriksa perlu juga dilantik bagi barang-barang yang belum dikeluarkan tetapi tidak boleh digunakan,cacat,usang atau melebihi keperluan apabila dibuat pengira,verifikasi atau penyemakan rekod stok (TPS 215).

Empat salinan laporan lembaga di dalam Kew. 300 v hendaklah disediakan yang mengandungi butir-butir barang, keadaan barang dan cara pelupusan yang disyorkan.

Laporan tersebut hendaklah dihantar ke Pegawai Pengawal dan seterusnya Ketua Setiausaha Perbendaharaan untuk kelulusan.

11.7.4 TANPA LEMBAGA PEMERIKSA (TPS 218 HINGGA 221)

A. Barang-barang yang nilai perolehan asal kurang dari RM10,000.00 tiap-tiap satu atau RM10,000 keseluruhannya.

B. Barang-barang tersebut tidak boleh diguna dengan ekonomi lagi dan hanya boleh mendapatkan hasil jualan sisa sahaja.

C. Tidak bernilai untuk dijual.

D. Tidak boleh dijual disebabkan dasar kerajaan atau keselamatan negara.

E. Menghantar empat salinan laporan dalam borang Kew. 300v kepada bahagian kewangan, Kementerian Pendidikan melalui JabatanPendidikan Negeri.

11.7.5 CARA-CARA PELUPUSAN (TPS 222 HINGGA 225)A. Jualan lelong

B. Tender / Sebutharga

C. Tukarbeli

D. Pindaan

E. Lain-lain cara dan pelupusan yang sesuai seperti ditanam dan dibakar

11.7.6 SIJIL PELUPUSAN

Sijil pelupusan seperti di lampiran X dalam TPS beserta dengan Sijil Pengawalyang menyaksikan pemusnahan hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Kewangan Kementerian Pendidikan / Ketua Setiausaha Perbendaharaan dalam masa tiga bulan dari kelulusan pelupusan diberi. Jika pelupusan tidak dapat disampaikan dalam tempoh tersebut ianya hedaklah dilaporkan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan.

Kad Stok / Lejer, fail sejarah atau daftar loji hendaklah dicatatkan bagi pelupusan yang telah diluluskan mengikut mana yang berkenaan.

11.8 PELUPUSAN BAHAN BERCETAK (SURAT PEK. KEW. BIL.11/94)

11.8.1 Pekeliling yang berkuatkuasa sekarang adalah seperti berikut:-

A. Surat Pek. Kew. Bil. 6/1987

B. Surat Pek. Kew. Bil. 2/1989

C. Surat Pek. Kew. Bil. 11/1996

D. Seksyen 11, Arkib Negara Bil. 44/1996

E. Arahan Perbendaharaan 150 dan 229

11.8.2 Surat pekeliling Kewangan Bil. 6/1987 dan Bil. 2/1989 merupakan peraturan-peraturan khusus untuk pelupusan pelupusan Buku Teks (SPBT) dan Pekeliling Kewangan Bil. 11/1994 menetapkan peraturan pelupusan bahan-bahan bercetak / kertas terpakai secara menyeluruh.

11.8.3 Arahan Perbendarahan 299 menetapkan peraturan untuk pemusnahan resit dan borang-borang kewangan yang belum digunakan atau usang.

11.9PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT PERBENDAHARAAN

11.9.1 Kerajaan juga ada mengikat kontrak pusat untuk melupuskan barang-barang terpakai seperti dan besi bateri, tayar srap, misalnya kenderaan, peti besi, katil, atau peti sejuk. Tujuan diadakan kontrak pusat berkenaan ialah:-

11.9.2Untuk mempercepatkan urusan pelupusan,sekolah perlu menggunakan cara biasa seperti tender / lelong / sebutharga bagi barang-barang terpakai.

11.9.3Sebagai satu strategi untuk memberi peluang kepada usahawan bumiputera dapat bergiat dalam bidang-bidang tertentu seperti pencelupan tayar dan besi scrap..

11.10PROSES KERJA PELUPUSAN PERINGKAT SEKOLAH

BilProses KerjaTindakan

11.10.1Mengenalpasti barang-barang yang hendak dilupuskan.Pembantu Tadbir / Penyelaras Stok / Pegawai terlibat.

11.10.2Memastikan jenis pelupusan yang akan dipohon:

A. Kategori barang tidak boleh diguna

B. Kategori barang tidak diperlukan

C. Kategori barang tidak ekonomik untuk dibaiki.Sda

11.10.3Lantikan Lembaga Pemeriksa di peringkat sekolah.

A. 2 orang pegawai kanan

B. Bebas atau pegawai tidak terlibat secara langsung dengan barang yang akan lupus.

C. Mempunyai kebolehan / kepakaran jika berkaitan dengan teknikal / mesin.Pengetua / Guru Besar

11.10.4Memeriksa barang-barang yang hendak dilupus dan memberikan syor.Lembaga pemeriksa

11.10.5Penyediaan borang pelupusan (300V) dalam 6 salinan bertaip dan dihantar ke JPN bagi proses kelulusan.Pembantu Tadbir / Penyelaras Stok

BilProses kerjaTindakan

11.10.6Penerimaan kelulusan pelupusan dari JPN / KPM dan borang 300V dan penyediaan :

A. 300V- 5 salinan

B. Sijil pemusnahan mengikut para 4 Kew. 300X (Panduan 200, 217).

C. (lampiran senarai barang)

11.10.7Mengeluarkan / menolak dari stok barang yang telah dilupuskan.Pembantu Tadbir / Penyelaras Stok

11.10.8Tindakan sekolah selepas urusan pelupusan barang-barang dibuat :-

A. Mengembalikan perkara-perkara berikut dalam 4 salinan ke JPN.

B. 300V yang telah dilulus.

C. Sijil pemusnahan mengikut para 4 kew. 300X (panduan 200, 217)

D. (lampiran senarai barang). Untuk dihantar salinan kepada:-

a) Perbendaharaan Malaysia.

b) KPM

c) Audit Negara

11.11

PROSES KERJA HAPUS KIRA PERINGKAT SEKOLAH

BilProses kerjaTindakan

11.11.1Memastikan untuk hapus kira:-

A. Kehilangan / kecurian ke atas barang / wang awam.

B. Hasil / kutipan yang tidak mencukupi.Pengetua / Guru Besar / Pembantu Tadbir

11.11.2Penyeliaan dokumen-dokumen bagi permohonan hapus kira:-

A. Laporan Polis (bagi kes kehilangan / kecurian)

B. Makluman kepada JPN

C. Laporan Jaga.

D. Lampiran J

E. Lampiran L (bagi kes kutipan yang tidak dapat dikutip)

F. Lampiran K

G. Laporan akhir hasil siasatan polis. Semua dokumen adalah dikemukakan melalui JPN.

11.12

PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI STOK

11.12.1 MAKSUD

Memeriksa, mengira dan menyemak stok serta rekod secara fizikal dalam sesebuah stor mengikut pengelasan barang-barang dan had-had masa yang ditetapkan.

11.13 PENGELASAN BARANG-BARANG DAN ALAT VERIFIKASI

11.13.1Tidak menarik-Dua tahun sekali

11.13.2Menarik

-Setahun sekali

11.13.3Sangat Menarik-Dua kali sekali

11.14 TUJUAN VERIFIKASI11.14.1 Menentukan jumlah barang-barang stok fizikal adalah sama dengan baki Kad Kawalan Stok serta Kad Petak.

11.14.2 Mengenalpasti kekurangan dan kelebihan.

11.14.3 Mengenalpasti stok-stok yang tidak boleh guna, rosak, usang, tidak atau lambat bergerak dll.

11.14.4 Sama ada semua aktiviti pengurusan stor dijalankan dengan teratur seperti yang ditetapkan pleh Arahan Perbendaharaan dan Tatacara Pengurusan Stor (TPS).

11.15 PERLANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR11.15.1 Perlantikan dibuat oleh Pegawai pengawal (TPS 187)

11.15.2 Perlantikan hendaklah atas nama jawatan.

11.15.3 Terdiri daripada pegawai-pegawai yang sesuai yang bukan bekerja dalam organisasi stor yang diverifikasi.

11.16 TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOK

11.16.1 Melawat dan memeriksa secara mengejut(TPS 189)

11.16.2 Mengira stok fizikal dan merekodnya.

11.16.3 Membandingkan dengan Kawalan Stok atau Kad petak serta tandatangan kad dengan baki dan tarikh.

11.16.4 Menyediakan laporan pemeriksaan.(Laporan verifikasi stok-Kew. 300-S)

11.16.5 Laporan lengkap mengenai :-

A. Keadaan stor

B. Cara menyimpan dan penjagaan barang-barang.

C. Kelemahan-kelemahan yang dikenal pasti.

D. Syor-syor untuk memperbaikinya.

(Sila rujuk lampiran KEW 300-S )11.17 TINDAKAN PEGAWAI PENGAWAL ATAS LAPORAN PEMVERIFIKASI STOK

11.17.1 Meneliti laporan oleh pemverifikasi stok

11.17.2 Meminta penjelasan jika perlu.

11.17.3 Mengambil tindakan Pelupusan / Hapuskira yang disyorkan oleh Pemverifikasi stok.

11.17.4 Menyelaraskan kekurangan / lebihan dan menyediakan penyata perselisihan stok (Kew. 300K)

11.18 PERAKUAN PEGAWAI PENGAWAL

11.18.1 Membuat perakuan KEW 300 T setiap 3 bulan sekali kepada perbendaharaan dengan mengesahkan bahawa kawalannya telah diverifikasikan mengikut had masa yang ditetapkan. (TPS198)

11.18.2 Jika verifikasi menunjukkan perbezaan 3 salinan laporan (KEW 300-U-I) hendaklah disertakan bersama kew. 300-T untuk kelulusan perbendaharaan dan satu salinan kepada Jabatan Audit Negara.

11.18.3 Sijil Pelupusan (Kew. 300X) disediakan dan dikemukakan ke perbendaharaan selepas urusan pelupusan selesai.

(Sila rujuk KEW 300 -T)11.19 KELEMAHAN-KELEMAHAN YANG DIKENAL PASTI OLEH PERBENDAHARAN

11.19.1 Pegawai Pengawal tidak melantik pemverifikasi Stok.

11.19.2 Verifikasi stok dijalankan atau tidak dibuat mengikut had masa yang ditetapkan.

11.19.3 Terdapat barang-barang yang tidak digunakan lagi atau rosak tidak dikenal pasti dan terbiar di stor selama bertahun-tahun.

11.19.4 Kelemahan merekod penerimaan dan pengeluaran stok tidak dapat dikenal pasti kerana pemverifikasi stok tidak dijalankan.

11.19.5 Kehilangan dikenal pasti selepas beberapa tahun dan tindakan penyiasatan tidak dijalankan.

11.19.6 Nilai barang-barang yang tidak boleh digunakan, usang atau berlebihan semakin susut dan ini akan merugikan hasil kerajaan apabila dilupuskan lewat.

11.20 SEMAKAN STOK

11.20.1 BAHAN BUKU

A. Semakan stok bahan buku dibuat 3 tahun sekali pada bulan November oleh Penyelaras Perpustakaan dan AJKnya.

B. Prosedur semakan stok adalah seperti berikut:-

a) Pilih simpan

b) Pilih buang

c) Hapus kira

11.20.2 BAHAN BUKAN BUKU

A. Semakan bahan bukan buku dibuat 2 tahun sekali pada November oleh Penyelaras Bahan Bukan Buku dan AJK.

B. Prosedur semakan stok adalah seperti berikut:-

a) Pilih simpan

b) Pilih buang

c) Hapus kira

11.20.3 PERALATAN (HARDWARE)

A. Semakan stok peralatan dibuat setahun sekali pada November oleh Penyelaras Pusat Sumber dan AJK.

B. Pasti baki dan kerosakan pada peralatan.

C. Pastikan kerosakan pada peralatan dan baki11.20.4 PERABOT PUSAT SUMBER

A. Semakan stok perabot ESS dibuat satu tahun sekali pada November oleh Penyelaras Pusat Sumber dan AJK.

B. Pastikan kerosakan dan baiki.

11.20.5 BAHAN GUNA-KEKAL (USEWARE)

A. Semakan stok bahan guna kekal dibuat satu tahun sekali pada November oleh Penyelaras Pusat Sumber dan AJK.

B. Semak baki.

11.20.6 BAHAN HABIS-GUNA (USEWARE)

A. Semakan stok bahan guna-habis dibuat satu tahun sekali pada November oleh Penyelaras Pusat Sumber dan AJK.

B. Semak baki.

(Sila rujuk lampiran KEW 314)