1.0 PENDAHULUAN

1.1. Pengenalan Kepada Latihan Industri

1.1.1. Definisi Latihan Industri

Latihan Industri merupakan salah satu syarat wajib bagi semua

pelajar Sekolah Teknologi Maklumat (STM) bagi memenuhi syarat

penganugerahan Ijazah Sarjana Muda Teknologi Maklumat dengan

kepujian (BIT Hons). Latihan industri yang perlu dilalui oleh para

pelajar ini merupakan bentuk latihan kerja di organisasi atau

industri tertentu di bidang teknologi maklumat dalam jangka masa

yang ditetapkan.

Tujuan utamanya adalah untuk mendedahkan pelajar kepada

persekitaran kerja sebenar serta mempertingkatkan pengetahuan

dan kemahiran pelajar di samping mempraktikkan apa yang

dipelajari di dewan-dewan kuliah universiti.

1.1.2. Objektif Latihan Industri

Terdapat beberapa objektif yang menjadi asas kepada pelajar untuk

memahami konsep Latihan Industri, antaranya ialah:

1

i. Mengetahui dan memahami aspek serta situasi pekerjaan di

organisasi/industri bagi mendapat kemahiran asas

professional (kemahiran menganalisis, membina dan

mengurus sistem) dalam jangka masa yang ditetapkan.

ii. Mendapatkan kemahiran berkomunikasi disamping

pengetahuan pengurusan, perancangan dan penyelesaian

masalah.

iii. Mendapatkan pendedahan kepada teknologi-teknologi baru

yang diimplementasikan.

iv. Menghayati falsafah dan nilai etika profesion di bidang yang

tertentu.

v. Membina dan meningkatkan daya kreativiti serta dapat

menyumbang idea yang bermutu kepada

organisasi/industri.

vi. Menjalin hubungan dengan ahli professional di luar kampus

serta memperkenalkan universiti kepada organisasi.

1.1.3. Falsafah Latihan Industri Universiti Utara Malaysia bagi

2

pelajar Sekolah Teknologi Maklumat

Berbanding bagi pelajar jurusan lain, latihan industri bagi pelajar

Sekolah Teknologi Maklumat adalah menjadi syarat wajib untuk

penganugerahan Ijazah Sarjana Muda Teknologi Maklumat dengan

kepujian (BIT Hons). Bagi sesi Latihan Industri 992, latihan ini

bermula pada 13 Mac 2000 dan berakhir pada 13 Julai 2000.

Tujuan latihan industri diwajibkan kepada semua pelajar BIT

adalah agar latihan yang dilalui oleh setiap pelajar dapat

memberikan pengalaman suasana bekerja, mempertingkat

pengetahuan pelajar terhadap organisasi atau industri yang

diminati dan juga memberi peluang kepada mereka untuk

menjalankan tugas sebenar dalam suasana yang lebih global dan

mencabar.

Pendekatan latihan industri ini adalah dalam bentuk perkongsian

antara STM dengan organisasi tempat pelajar menjalankan latihan.

Ini bermakna, kerja yang dihasilkan bukan sahaja untuk

mempertingkatkan kemahiran belajar malah dapat membantu

organisasi berkenaan.

3

Pada akhir tempoh latihan industri, penilaian akan dibuat

berdasarkan kepada apa yang telah dihasilkan oleh pelajar. Ini

termasuklah pembentangan latihan yang akan dihadiri oleh

penyelia latihan industri dan juga penyelia majikan atau wakilnya.

Penyelia majikan akan diberikan satu borang sulit untuk tujuan

penilaian ke atas prestasi pelajar dari segi disiplin, kerja dan

sebagainya. Gred yang diperolehi pelejar di dalam latihan industri

akan diambil kira dalam pengiraan mata gred keseluruhan (PMK)

pelajar.

Pelajar telah menjalani latihan industri di Sekolah Pengurusan

Universiti Utara Malaysia di bawah penyeliaan En. Abdul Rahim

Abu Bakar, Timbalan Dekan Sekolah Pengurusan selaku penyelia

majikan.

1.2. Latar Belakang Industri

1.2.1. Latar Belakang Universiti Utara Malaysia

Universiti Utara Malaysia merupakan institusi pengajian awam

yang ke-enam yang ditubuhkan secara rasmi pada 16 Februari

1984 di bawah Perintah (Perbadanan) Universiti Utara Malaysia.

4

Tuanku Alhaj Abdul Halim Mu’adzam Shah Ibni Almarhum

Sultan Badlishah, Sultan Kedah dilantik sebagai Canselor. Naib

Canselor ysng pertama ialah Prof. Tan Sri Dato’ Awang Had

Salleh. Beliau diganti oleh Tan Sri Dato’ Dr. Othman Yeop

Abdullah pada tahun 1989. Naib Canselor yang ketiga ialah Dato’

Dr. Shamsuddin Kasim yang dilantik mulai April 1993. Naib

Canselor sekarang ialah Dato’ Prof. Ir. Dr. Mohammad Noor Hj.

Salleh.

Pejabat sementara Universiti Utara Malaysia ditempatkan di

sebuah bangunan di bandar Jitra sehingga Kampus Darulaman

disiapkan. Pembinaan kampus sementara berharga RM96 juta di

kawasan seluas 25 hektar di Bandar Darul Aman, Jitra bermula

pada Januari 1984. Kampus tetap di Sintok pula telah dimulakan

pembinaannya pada 8 Januari 1989 dan mula beroperasi pada 15

September 1990. Manakala perpindahan sepenuhnya ke Kampus

Sintok ialah pada 1 Januari 1991. Kampus Sintok yang berharga

RM580 juta ini siap sepenuhnya pada 1993.

Terdapat tiga objektif utama penubuhan Universiti Utara Malaysia

iaitu:

5

o Mewujudkan satu organisasi akademik yang cenderung kepada

pengurusan. Oleh sebab itu, setiap program yang ditawarkan

memfokuskan kepada pengurusan.

o Membangunkan kawasan utara Semenanjung Malaysia dengan

aktiviti-aktiviti yang berfaedah yang memberikan kebaikan

kepada penduduk di sekitarnya. Kemudahan prasarana seperti

jalan raya yang dibina diharap akan dapat meningkatkan

aktiviti sosio ekonomi kawasan Sintok.

o Selain aktiviti pendidikan dan penyelidikan, universiti juga

dapat menyumbang kepada pembangunan social, ekonomi, dan

intelektual masyarakat setempat. Dengan ini universiti

berharap dapat bekerjasama dengan penduduk luar melalui

aktiviti kemasyarakatan kedua-dua pihak.

1.2.2. Latar Belakang Sekolah Pengurusan

1.2.2.1. Pengenalan Kepada Organisasi

Sekolah Pengurusan pada awalnya telah ditubuhkan

pada 16 Februari 1984 serentak dengan penubuhan

6

Universiti Utara Malaysia (UUM) dengan nama

Sekolah Pengurusan dan Perakaunan. Pada bulan

September 1990, Sekolah Pengurusan dan

Perakaunan diasingkan untuk mewujudkan dua

sekolah yang berbeza iaitu Sekolah Pengurusan dan

Sekolah Perakaunan. Sekolah Pengurusan telah

berkembang maju sebagai sebuah sekolah induk di

UUM dengan menawarkan program-program yang

membawa kepada penganugerahan Iazah Sarjana

Muda dengan Kepujian seperti berikut:

i) Sarjana Muda Pengurusan Perniagaan

dengan Kepujian atau Bachelor of Business

Administration (with honours) – BBA

(Hons)

ii) Sarjana Muda Pengurusan Sumber Manusia

dengan Kepujian atau Bachelor of Human

Resource Management (with honours) –

BHRM Hons

iii) Sarjana Muda Pengurusan Perniagaan

Antarabangsa dengan Kepujian atau

7

Bachelor of International Business

Management (with honours) – BIBM (Hons)

1.2.2.2. Objektif Penubuhan Sekolah Pengurusan

Sekolah Pengurusan ditubuhkan untuk mencapai

objektif-objektif berikut:

i) Meneroka, memelihara dan memaanfaatkan

ilmu bagi melahirkan para graduannya yang

berhemah tinggi, berketrampilan dan

bertaqwa

ii) Menyumbang kepada pertumbuhan ekonomi

yang teguh melalui penghasilan

penyelidikan dan penerbitan yang bermakna.

iii) Meningkatkan martabat dan prestij Sekolah

Pengurusan untuk menjadi satu pusat

sumber yang serba boleh.

8

iv) Menghasilkan warga cendiakawan yang

berilmu berbudi dan berbakti kepada agama,

bangsa dan negara.

Kesemua objektif ini digabung dan diadunkan

dalam penggubalan struktur program Ijazah-ijazah

sarjana muda yang memerlukan semua tenaga

pengajar sekolah memberi perhatian istimewa

kepada penyelidikan, penerbitan dan khidmat

nasihat yang berkualiti. Manakala para pelajarnya

diperlukan berfikiran terbuka untuk memahami

pembelajaran isu-isu semasa.

1.2.2.3. Misi Sekolah Pengurusan

Misi Sekolah Pengurusan adalah:

i) Untuk mencapai kecemerlangan dalam

pelbagai bidang ilmu menerusi pengajaran,

pembelajaran, penyelidikan, penerbitan dan

khidmat masyarakat.

9

ii) Untuk menjadi pusat ilmu yang menjadi

pilihan utama golongan pelajar dan para

akademik.

iii) Untuk menjadi pusat kecemerlangan yang

memangkinkan produktiviti dan kualiti yang

tinggi melalui pendidikan pengurusan.

1.2.2.4. Kepakaran

Kepakaran tenaga akademik UUM bukan hanya

dimanfaatkan dalam bidang pendidikan sahaja

tetapi juga dikembangkan untuk pembangunan

negara. Oleh yang demikian, Sekolah Pengurusan

menawarkan khidmat kepakaran tenaga

akademiknya kepada pihak luar samada agensi

kerajaan atau swasta. Perkhidmatan yang

ditawarkan meliputi aktiviti-aktiviti berikut:

10

i) Penyelidikan

Melalui penyelidikan, Sekolah dapat menyumbang

khidmat kepakaran dalam bidang- bidang yang ada

di Sekolah ini. Antara bidang yang ditawarkan ialah

kajian kajian kemungkinan, pengurusan sumber

manusia, pengurusan operasi, perniagaan

antarabangsa, pengurusan, pemasaran pelancongan,

kewangan dan perbankan.

ii) Perundingan

Perundingan merupakan satu lagi aktiviti yang

membolehkan tenaga akademik Sekolah

memindahkan kepakaran kepada agensi swasta dan

kerajaan demi mencapai objektif

agensi tersebut. Dengan adanya kerjasama yang

berterusan antara tenaga akademik

dengan pihak luar membolehkan khidmat nasihat

yang inovatif dan dinamik oleh lebih

banyak pihak.

11

Bidang kepakaran perundingan yang ditawarkan

meliputi pengurusan kewangan,

pemasaran, pengurusan hospitaliti, perancangan

strategik, pengurusan korporat, pengurusan sumber

manusia, perniagaan dan perdagangan, undang-

undang dan khidmat nasihat berkaitan perundangan,

pengurusan industri, pengurusan portfolio,

pengurusan strategik dan pengurusan organisasi.

iii) Kursus Pendek

Sekolah Pengurusan juga menawarkan pelbagai

kursus pendek kepada agensi awam/swasta dan

masyarakat luar. Kursus-kursus pendek yang

dianjurkan adalah bergantung kepada keperluan

pelanggan. Sekolah Pengurusan dari masa ke

semasa akan mengembangkan lagi aktiviti-aktiviti

perkhidmatan yang ditawarkan kepada pihak luar

selaras dengan perkembangan intelektual dan

kepakaran sekolah.

12

2.0 DEFINISI PROJEK

2.1. Pengenalan

2.1.1. Pengenalan Kepada Intranet

Secara umumnya intranet bolehlah didefinasikan sebagai internet

dalaman. Ianya merupakan rangkaian dalaman bagi organisasi,

termasuk penggunaan rangkaian setempat Local Area Network

(LAN) dan rangkaian kawasan luas Wide Area Network (WAN).

Intranet dibangunkan menggunakan sepenuhnya kemudahan yang

dibawakan oleh Internet dan tetap menggunakan TCP/IP sebagai

protokol utama proses komunikasi. Pihak atau pelayar Internet luar

lingkungan rangkaian intranet tidak boleh mencapai rangkaian dan

kandungan di dalamnya.

Keselamatan intranet ini dilindungi oleh sama ada penghadang

keselamatan yang dinamakan firewall, atau perkakasan mahupun

perisian-perisian lain yang menghalang capaian pihak luar atau

pihak yang tidak mempunyai kuasa capaian. Segala urusan pejabat

yang dilaksanakan menerusi kaedah manual dengan menggunakan

kertas, kini boleh ditukar secara elektronik dengan wujudnya

intranet. Permohonan cuti, maklumat kakitangan, permohonan

13

peralatan , penempahan bilik mesyuarat dan jamuan, tempahan alat

tulis, rekod kedatangan dan seumpamanya boleh dilakukan secara

elektronik. Pastinya kos dapat dijimatkan melalui kurangnya

penggunaan kertas. Dokumen penting berkenaan pekerja seperti,

dasar penilaian prestasi, dasar kenaikan pangkat, sistem

pengesahan jawatan dan e-mail dalaman serta banyak lagi turut

boleh dilaksanakan secara elektronik. Ini mempercepatkan proses

permohonan serta membolehkan pihak pengurusan menilai dan

menyemak maklumat-maklumat penting secara real time yang

akan memudahkan pembuata keputusan.

2.2. Latar Belakang Projek

Universiti Utara Malaysia telah menetapkan matlamat untuk mencapai

taraf dunia (world class) menjelang tahun 20005. Salah satu komponen

penting dalam mencapai hasrat ini ialah dengan menjadikan UUM sebagai

sebuah universiti bistari ataupun lebih dikenali sebagai E-University.

Selari dengan matlamat ini juga, Sekolah Pengurusan telah merancang dan

menyusun sumber-sumber yang ada bagi menjadikan sekolah ini sebagai

sebuah sekolah elektronik. Oleh itu, pada bulan September 1999,

Jawatankuasa Teknologi Maklumat Sekolah Pengurusan telah ditubuhkan

dengan dipengerusikan oleh Tuan Haji Abdul Rahim Abu Bakar dan

14

dibantu oleh Prof. Dr. Abdul Rahim Mohd. Saad sebagai penasihat.

Jawatankuasa ini antara lain berfungsi untuk menggalakkan penggunaan

teknologi maklumat secara intensif sama ada di peringkat pengurusan

pentadbiran mahupun tenaga akademik. Selain itu, jawatankuasa ini juga

berfungsi untuk merancang pembangunan sistem yang berasaskan

teknologi maklumat yang dapat mangambil alih sistem semasa yang

bersifat manual. Sistem semasa ini termasuklah sistem pengurusan dan

automasi pejabat serta sistem pendidikan dan pengajaran.

Bertitik tolak dari objektif ini, Jawatankuasa Teknologi Maklumat telah

merancang pembangunan sistem intranet fasa pertama bagi Sekolah

Pengurusan. Sistem aplikasi yang dirancang untuk diimplementasikan

dalam sistem intranet ini pada fasa pertama ialah Sistem Aplikasi Pejabat.

Sistem ini merangkumi sistem daftar kehadiran pekerja, sistem maklumat

staf, sistem inventori, sistem aktiviti sekolah dan pensyarah, sistem

permohonan cuti, sistem papan buletin, sistem permohonan seminar dan

bengkel, sistem menjalankan urusan rasmi di luar serta sistem

perbincangan dalaman. Oleh itu, Sekolah Pengurusan telah memohon

untuk menerima dua orang pelajar praktikum dari Sekolah Teknologi

Maklumat untuk membangunkan sistem intranet fasa pertama ini.

15

2.3. Pernyataan Masalah

Dalam mengharungi cabaran ke alaf baru, Sekolah Pengurusan (SP) telah

berusaha untuk menjadikan sistem pentadbiran Sekolah Pengurusan ke

arah ‘electronic school’. Oleh itu bagi memastikan wacana pembaharuan

ini terlaksana dengan jayanya pihak pengurusan SP telah cuba membuat

perubahan ke atas sistem pentadbiran ke arah lebih efisyen, dinamik,

ramah pengguna serta boleh dikongsi bersama. Ini kerana sistem yang

sedia ada adalah bersifat manual dan mempunyai beberapa kelemahannya.

Kelemahan ini antara lain ialah:

Tiada sistem aplikasi rangkaian yang khusus untuk Sekolah

Pengurusan sahaja. Sistem rangkaian yang wujud pada masa ini lebih

bersifat global iaitu untuk semua warga UUM.

Sistem manual yang ada tidak mendorong ke arah budaya kerja

elektronik dan digital yang sebenarnya merupakan asas kepada

pentadbiran era moden.

Sistem pentadbiran SP bersifat manual. Oleh itu, ianya memakan

masa, tidak sistematik, kebanyakan maklumat tidak dapat dikemaskini

16

dengan cepat, penggunaan borang yang terlalu banyak dan tidak wujud

hubungan elektronik di antara semua warga uum.

Sistem manual ini turut tidak mendorong kepada pembangunan

teknologi serta tidak efisyen kerana sumber-sumber seperti komputer

tidak dapat dimanfaat secara sepenuhnya.

Penjanaan laporan tidak dapat dicapai dengan cepat dan

pengemaskinian maklumat tidak wujud secara ‘real time’.

Oleh itu ianya projek ini merupakan satu pembaharuan yang positif dalam

menjadikan SP sebagai institusi yang bertaraf elektronik

2.4. Objektif Projek

Objektif kajian yang dijalankan memberikan penekanan tentang

pembaharuan kepada sistem yang sedia bagi memastikan kelicinan dan

kemapanan pentadbiran Sekolah Pengurusan. Di antara objektif projek

pembangunan ini adalah:

17

i. Melaksanakan asas utama ke arah sistem sekolah elektronik.

ii. Pekongsian penggunaan perkakasan dan perisian aplikasi secara

optimum.

iii. Membudayakan kerja secara digital bagi memastikan para

kakitangan tidak ketinggalan dalam era elektronik.

iv. Membangunkan sistem aplikasi intranet bagi mendedahkan

pengguna kepada konsep perkongsian maklumat.

v. Membangunkan sistem yang boleh digunakan oleh semua client

yang memudahkan urusan semasa sama ada yang berbentuk

personel, pengurusan pentadbiran, akademik mahupun peribadi.

vi. Membolehkan sistem pemprosesan dan capaian maklumat secara

maya – ini bererti proses akan berlangsung dengan lebih cepat,

sistematik dan tepat.

vii. Mengurangkan pembaziran masa ke atas proses pengemaskinian,

permohonan bertindan mahupun kelalaian pengguna.

18

viii. Meningkatkan produktiviti menerusi pembuatan keputusan yang

lebih jitu, penggunaan masa secara lebih efektif dan penjimatan

kos.

ix. Menyimpan data pengguna secara sistematik bagi memudahkan

capaian maklumat dalam pelbagai bentuk. Ia juga akan

mempercepatkan integrasi data antara rekod-rekod pengguna.

x. Dapat menentusahkan status sesuatu permohonan atau proses yang

telah dibuat oleh pengguna. Sistem pengkalan data boleh

mengesan aliran maklumat yang berlaku dalam organisasi.

xi. Menjana laporan-laporan tertentu yang bermanfaat kepada

pengguna terutamanya pihak pentadbiran sekolah. Ini akan

membawa kepada pembuatan keputusan serta penganalisaan yang

lebih mudah.

xii. Mengurangkan penggunaan kertas serta prosedur-prosedur yang

tidak berkaitan.

xiii. Melalui implementasi intranet membolehkan perkongsian sumber

sumber seperti perkakasan serta data dilaksanakan dengan lebih

berkesan.

19

2.5. Skop Projek

Projek ini akan diimplementasikan untuk kegunaan semua kakitangan

Sekolah Pengurusan. Ini merangkumi pensyarah, pentadbir, tutor seta

kakitangan am. Oleh itu, skop projek bagi sistem yang ingin dibangunkan

adalah bergantung kepada keperluan dan kehendak pengurus yang

mengendalikan operasi tersebut. Pembangun sistem juga akan mengikut

keperluan dan kehendak pengurus dan pengguna data pada hierarki

tertinggi sistem tersebut. Dalam konteks Sekolah Pengurusan, pengguna

data pada hierarki tertinggi adalah Dekan, Timbalan Dekan dan juga

Penolong Pendaftar.

Selain itu, memandangkan Sekolah Pengurusan belum mewujudkan sistem

intranetnya sendiri maka, skop pembangunan projek ini terbahagi kepada

dua iaitu sistem pembangunan dan pengurusan intranet dan juga

pembangunan sistem aplikasi intranet.

Secara khususnya memandangkan pembangunan projek ini adalah

berasaskan intranet maka perisian Lotus Domino versi 5.0.2 telah dipilih

sebagai platform.

20

2.5.1. Skop Sistem Pembangunan dan Pengurusan Intranet

i. Mendapatkan alamat ip dan nama domain yang tetap bagi

server yang akan dibangunkan daripada pusat komputer UUM.

ii. Membuat pemasangan (installation) dan konfigurasi sistem

pengoperasian berasaskan rangkaian iaitu (Windows NT for

server).

iii. Membuat setup dan penyambungan server kepada sistem

rangkaian UUM yang sedia ada.

iv. Membuat konfigurasi bagi membolehkan perkongsian data serta

perkakasan.

v. Membuat pemasangan sistem Lotus Domino Administrator ke atas

platform server serta groupware berasaskan intranet iaitu Lotus

Notes and Domino.

vi. Membuat konfigurasi penyambungan server sebagai domino server

dan mail server untuk intranet sekolah pengurusan bagi

membolehkan capaian daripada semua client.

21

vii. Membuat konfigurasi server terhadap internet bagi membolehkan

capaian aplikasi berasakan tapak web.

viii. Membuat pendaftaran senarai pengenalan diri pentadbir dan

pensyarah untuk didaftarkan dalam server bagi membolehkan

hierarki dibuat untuk menentukan kadar capaian bagi setiap

pengguna. Turut didaftarkan ialah akaun e-mail pengguna.

ix. Melaksanakan kerja-kerja pemasangan Lotus Notes dan

penyambungan ‘client computer’ seperti komputer pensyarah

kepada server spnt1 agar sistem ini dapat digunakan oleh semua

kakitangan Sekolah Pengurusan.

x. Membangunkan sistem keselamatan bagi memastikan maklumat

pada server dicapai oleh pengguna sah. Ia juga menentukan tahap

capaian yang berbeza bagi setiap pengguna berasakan

pembahagian ‘groups’ dan ‘roles’.

xi. Membuat konfigurasi pengguna dan mentadbir sistem e-mel

dalaman bagi semua penggunan dalam hierarki intranet SP. Ini

kerana server yang dibangunkan turut menjadi ‘mail server’ bagi

intranet tersebut.

22

xii. Menjalankan tugas pemantauan bagi memastikan server berfungsi

dengan baik.

xiii. Menyelenggara pangkalan data dan aktiviti pengguna terhadap

pangkalan data.

xiv. Memberi khidmat teknikal kepada client jika diperlukan

xv. Mengesan makluman dari client dan menyelesaikan sebarang ralat

yang wujud dalam sistem aplikasi yang telah digunakan dalam

rangkaian.

xvi. Membuat ‘user manual’ penggunaan Lotus Notes dan sistem

aplikasi berasaskan Lotus Domino berasakan perspektif client.

xvii. Membangunkan dokumentasi penyelenggaraan server.

2.5.2. Skop Pembangunan Sistem Aplikasi Intranet

Skop pembangunan sistem aplikasi ini adalah berdasarkan sistem-

sistem tertentu yang menjadi keutamaan untuk dibangunkan di

Sekolah Pengurusan. Kebanyakan sistem ini merupakan sistem

23

yang berdasarkan urusan pejabat. Sistem ini akan dibangunkan

menggunakan Lotus Domino Designer. Kod-kod program

menggunakan pengaturcaraan Lotus Script, Java Script dan

Formula Language. Komponen-komponen sistem ini adalah:

i) Sistem Kedatangan Staf

Daftar Masa Masuk dan Masa Keluar (Borang)

Rekod Kedatangan Semua Staf (Laporan)

Rekod Kedatangan Individu (Laporan)

Senarai Tidak Hadir (Laporan)

ii) Sistem Maklumat Peribadi Staf

Pendaftaran Maklumat Peribadi dan Kerjaya (Borang)

Profil Perjawatan (Laporan)

Profil Taraf Perjawatan (Laporan)

Profil Berdasarkan Bidang (Laporan)

Pengesahan Jawatan (Laporan)

iii) Sistem Papan Buletin dan Pengumuman

24

Buat Pengumuman atau Makluman (Borang)

E-Mail Pengumuman (Borang)

Paparan Papan Kenyataan Pengumuman (Laporan)

Pengumuman Dekan (Laporan)

iv) Sistem Inventori

Permohonan Bekalan Pejabat (Borang)

Pengesahan dan Kelulusan Permohonan (Borang)

Pemberitahuan Status Permohonan (Laporan)

Pendaftaran Aset Tetap (Borang)

Senarai Aset Tetap (Laporan)

v) Sistem Aktiviti Pensyarah dan Sekolah

Daftar Aktiviti Sekolah (Borang)

Tempahan Bilik Mesyuarat (Borang)

Tempahan Jamuan (Borang)

E-Mail Aktiviti (Borang)

Senarai Aktiviti (Laporan)

25

Laporan Aktivti Telah Berlangsung (Laporan)

Kalendar Bulanan Aktiviti Sekolah (Laporan)

Senarai Tempahan (Laporan)

Senarai Jamuan (Laporan)

26

3.0 METODOLOGI

3.1. Kaedah Penyelesaian Masalah

Dalam menjayakan projek sistem intranet Sekolah Pengurusan ini

metodologi yang digunakan adalah berbentuk Kitar Hayat Pembangunan

Sistem. Kaedah ini melibatkan lima fasa iaitu:

i. Mengenalpasti Keperluan dan Tujuan Projek

Fasa ini merangkumi fasa perancangan dan fasa analisis. Fasa ini

merupakan fasa yang penting dalam pembangunan sesebuah

pangkalan data. Ini adalah kerana ia berperanan untuk

menghasilkan aliran data dan penggunaan serta capaian data yang

sempurna. Pengumpulan data bagi pembangunan pangkalan data

telah dilakukan secara manual berdasarkan maklumat terdahulu

yang diperolehi melalui borang yang telah disediakan. Sebagaiman

butiran yang perlu diisi pada borang, ianya akan dimasukkan ke

dalam medan-medan dalam pangkalan data yang akan dibina

kelak.

Untuk mendapat maklumat yang lebih jelas, saya juga telah

mengadakan perbincangan dengan Timbalan Dekan Sekolah

27

Pengurusan, Penolong Pendaftar dan Pengurus IT Sekolah

Pengurusan mengenalpasti keperluan serta tujuan projek ini dan

melihat keperluan teknikal yang berkaitan. Ia melihat kepada

sistem yang sedia ada termasuklah struktur fizikal dan prestasi

kaedah semasa. Langkah terakhir fasa ini adalah menganalisis

keperluan kepada aplikasi yang dapat membantu sistem

pentadbiran SP, keperluan terhadap pembuatan keputusan dan

kualiti perkhidmatan.

ii. Merekabentuk Sistem

Pada fasa rekabentuk, pihak kami juga bertanggungjawab

merekabentuk konfigurasi sistem yang hendak dilaksanakan. Ini

termasuklah penyediaan carta aliran yang menunjukkan aliran

fungsi pentadbiran yang berasaskan sistem yang lebih kognitif dan

berkesan. Saya juga merekabentuk borang input bagi data untuk

diproses serta rekabentuk laporan yang akan dijanakan oleh

pangkalan data yang akan dibangunkan. Kesemua rekabentuk ini

adalah berdasarkan perbincangan dengan dengan Timbalan Dekan

Sekolah Pengurusan bagi memastikan segala keperluan pengurusan

dapat dipenuhi.

28

Selain itu, beberapa pengguna akhir juga memberi komen terhadap

rekabentuk sistem yang akan dibangunkan bagi tujuan supaya

dapat diperbaiki antaramuka pengguna khasnya dan aliran data

yang sempurna amnya.

Pihak kami juga mengenalpasti perkakasan dan perisian yang akan

digunakan sebagai platform sistem intranet ini serta akan

digunakan untuk membangunkan sistem pangkalan data ini.

Setelah mengadakan tinjauan dan perbincangan kami telah

bersetuju untuk menggunakan perisian Lotus Domino release

5.0.2b.

iii. Pengujian dan Dokumentasi Rekabentuk Sistem

Pada fasa implementasi pihak kami akan membuat pemasangan

sistem ini kepada semua pengguna iaitu kepada semua pensyarah

dan kakitangan pentadbiran Sekolah Pengurusan. Kami juga

menulis dan mendokumentasikan segala hasil kerja dalam bentuk

manual pengguna dan laporan teknikal untuk pentadbir sistem.

Aplikasi yang dilaksanakan akan berada dalam proses pengujian

untuk beberapa minggu dan setiap masalah yang timbul akan

diselesaikan segera.

29

Selain itu, latihan juga diberikan kepada semua pengguna dalam

bentuk bantuan secara real time sama ada menerusi telefon, e-mail

mahupun bantuan langsung. Sesi penerangan dan demonstrasi juga

diadakan bagi membiasakan pengguna dengan persekitaran

intranet.

Setelah sistem ini diimplementasikan secara sepenuhnya, fasa

penyelenggaraan akan dilaksanakan bagi memastikan sistem ini

sentiasa berada pada tahap optimum.

3.1.1. Mengapa Menggunakan Lotus Domino?

Satu persoalan yang timbul apabila sistem intranet ini dibangunkan

adalah mengapakah perisian Lotus Domino digunakan sebagai

platform bagi sistem intranet dan juga sebagai platform untuk

pembangunan pangkalan data.

Secara umunya Lotus Domino dan Lotus Notes menyokong

aplikasi berasaskan groupware. Kelebihan aplikasi berasaskan

kumpulan ini adalah untuk menjadikan kumpulan tersebut lebih

produktif. Pengurusan elektronik dan perkongsian maklumat

merupakan asas yang menjadikan satu kumpulan itu lebih

produktif. Lotus telah membangunkan suatu model perisian

30

aplikasi berasakan kepada 3 kelompok teknologi iaitu: komunikasi,

koordinasi dan kerjasama. Teknologi komunikasi diaplikasikan

menerusi sistem e-mail, kalendar peribadi dan kalendar

berkumpulan, kerjasama pula diaplikasikan menerusi perkongsian

maklumat dalam ruang kerja (workspace) dan forum umum (public

forum) manakala koordinasi diaplikasikan dalam automasi dalam

proses pengurusan organisasi.

Rajah: Infrastruktur groupware dalam Lotus Domino

Perubahan komunikasi berlangsung dengan begitu cepat sekali dan

Lotus Notes dan Domino memberi platform yang cukup ideal yang

boleh digunakan dalam intranet mahupun internet.

Selain itu Lotus Notes juga merupakan perisian yang serasi pada

kebanyakan platfrom seperti Windows®, Unix dan Macintosh®

31

Ianya membantu pengguna melaksanakan tugas secara bersama

dan efektif. Ianya direkabentuk untuk menjalankan pelbagai tugas

yang biasanya memerlukan beberapa perisian aplikasi. Antara

komponen ini ialah:

E-mail

Calendar

To do lists

Address Book

Internet address lookups

Web browsing

Internet e-mail (IMAP or POP) client software

Internet newsgroup messaging

Secure certificates

Lotus Notes dan Domino juga mempunyai ciri-ciri keselamatan yang

tinggi. Penggunaan sistem id dan access control list dapat menghadkan

capaian pengguna yang tidak sepatutnya.

32

Ia juga serasi untuk menggunakan data dari pangkalan data luar menerusi

teknologi DECS (Domino Enterprise Connectivity System). Ia juga

membenarkan hubungan terus kepada produk hasil aplikasi yang berbeza.

Lotus Notes dan Domino terdiri dari tiga komponen utama iaitu

DominoTM server, Internet standard server, dan Notes client.

Notes client berfungsi di atas patform Windows, Linux ataupun

Macintosh. Ianya berkomunikasi dengan Domino servers dan Internet

servers di mana komunikasi ini akan membenarkan perkongsian

pangkalan data, membaca dan menghantar e-mail, menghantar mesej

kepada NNTP newsgroup serta melayari Web.

Domino server - komputer yang berfungsi di atas platfform Windows®

NT ataupun UNIX® - memberikan perkhidmatan kepada notes client.

IMAP atau POP3 server – sebarang komputer yang dibekalkan oleh

Internet Service Provider (ISP), yang membenarkan capaian dan

penghantara e-mail dari Notes client.

33

Selain perkongsian data Domino server juga membenarkann perkongsian

perkakasan dalam rangkaian seperti pencetak rangkaian (network printer)

3.1.2. Isu keselamatan dalam sistem yang dibangunkan

Apabila sesuatu sistem intranet itu dibangunkan, soal keselamatan

merupakan antara faktor penting dalam memastikan sistem ini

dapat berfungsi dengan baik.

Lotus Domino menyediakan pelbagai bentuk ciri keselamatan yang

boleh diadaptasikan dalam pangkalan data. Kawalan capaian yang

paling asas ialah menerusi penggunaan id. Seseorang yang tidak

didaftarkan sebagai pengguna di dalam server tidak mempunyai

hak untuk menggunakan mana-mana sistem dalam aplikasi yang

dibangunkan.

Selain itu terdapat kawalan dalam bentuk access control. Secara

umumnya terdapat tiga jenis senarai kawalan iaitu:

i. Senarai kawalan bagi pangkalan data.

ii. Senarai kawalan bagi borang.

iii. Senarai kawalan bagi laporan.

34

Bagi pengguna yang tidak mempunyai capaian bagi pangkalan

data, penguna tersebut langsung tidak boleh menggunakan sistem

aplikasi tersebut. Bagi pengguna yang tidak mempunyai capaian ke

atas borang pula, ia tidak boleh membuat pengisian data kepada

mana-mana borang. Manakala jika pengguna tersebut tidak

mempunyai capaian kepada laporan pula, pengguna tersebut tidak

boleh melihat ataupun menjana laporan bagi pangkalan data

tersebut.

Terdapat 7 peringkat capaian:

i. Manager

Beliau boleh mengubahsuai serta menghapuskan sebarang

elemen dalam pangkalan data tersebut. Beliau juga boleh

mengubahsuai senarai kawalan. Secara ringkasnya,

manager mempunyai kuasa penuh ke atas pangkalan data

tersebut.

ii. Designer

Seperti manager, designer mempunyai kuasa untuk

mengubahsuai atau menghapuskan sebarang elemen dalam

35

pangkalan data. Bezanya, designer tidak boleh membuat

agen bagi Lotus Script atau Java.

iii. Editor

Editor boleh membuat dokumen dan membaca dokumen

yang dibuat oleh orang lain. Editor juga boleh

mengubahsuai ataupun mengemaskini dokumen yang

dibuat olehnya sdan orang lain.

iv. Author

Author boleh membaca dokumen orang lain dan membuat

dokumen sendiri tetapi tidak hanya boleh mengubahsuai

dokumen yang dibuat olehnya sahaja.

v. Reader

Reader hanya boleh membaca dokumen umum tetapi tidak

dibenarkan untuk membuat dokumen atau mengubahsuai

mana-mana dokumen yang sedia wujud.

36

vi. Depositor

Depositor hanya boleh mencipta dokumen tetapi tidak

boleh melihat dokumen yang telah dihasilkan. Depositor

juga tidak boleh melihat mana-mana laporan yang telah

dijana oleh pangkalan data.

vii. No Access

Pengguna yang diberi capaian ini tidak boleh mencapai

pangkalan data dari mana-mana aspek.

3.2. Struktur Pangkalan Data

Terdapat 7 elemen penting dalam pembangunan pangkalan data

menggunakan perisian Lotus Domino:

i. Dokumen (Documents)

Dokumen akan menyimpan maklumat secara sistematik mengikut

medan yang terdapat dalam sesebuah pangkalan data. Untuk

menghasilkan sebuah dokumen, pengguna perlu memilih borang

37

tertentu, mengisi maklumat yang diperlukan dan seterusnya

menyimpan dokumen tersebut.

ii. Borang (Forms)

Borang secara mudahnya adalah seprti borang yang biasa kita isi

untuk urusan seharian. Cuma bezanya borang yang diisi adalah

dalam format borang dalam sistem komputer. Di dalam borang ini

terdapat medan-medan tertentu yang perlu diisi oleh pengguna.

Melalui data dalam medan-medan inilah kebanyakan laporan akan

dijanakan. Selain medan, borang juga boleh mempunyai elemen

lain seperti grafik, teks, objek khas mahupun sambungan ke objek

atau dokumen lain.

iii. Medan (Fields)

Medan merupakan elemen dalam sesuatu borang. Ianya

mempunyai jenis-jenis tertentu seperti text, rich text, date/time,

numbers, choice dan lain-lain. Medan-medan yang terdapat pada

borang akan mendifinisikan jenis maklumat yang terkandung

dalam sesebuah dokumen.

38

iv. Laporan (View)

View akan memaparkan ringkasan dokumen bagi satu-satu topik

yang tertentu. Data-data dalam view akan dicapai menerusi

borang-borang yang memenuhi syarat bagi topik laporan tersebut.

Sebagai contoh, laporan kehadiran hari ini bagi sistem kedatangan

mungkin akan mengambil maklumat dari borang kehadiran yang

mana tarikhnya adalah sama dengan tarikh pada hari tersebut.

Laporan amat penting kerana ia memudahkan capaian maklumat

dalam bentuk yang boleh digunapakai untuk tujuan-tujuan

pengurusan.

v. Navigators

Ia menyediakan cara mudah untuk pengguna mencari maklumat

tertentu tanpa perlu memasuki tetingkap laporan (view). Cara ini

lebih berbentuk ramah pengguna kera elemen-elemen grafik dan

javascript boleh digunakan. Ianya sesuai digunakan bagi pangkalan

data yang melibatkan jumlah dokumen yang besar.

39

vi. Formula & Scripts

Sebagai sebuah perisian yang bersifat terbuka, Lotus Domino

membenarkan kod-kod aturcara dalam bentuk formula language

dan lotus script di selitkan dalam pangkalan data yang

dibangunkan. Ianya boleh menentukan bagaimana data dipaparkan,

menetapkan maklumat sesuatu medan atau laporan secara

automatik, melakukan kiraan arithmetik, membuat pemprosesan

data tertentu serta memastikan aliran data yang sempurna.

vii. Agents & Actions

Agent boleh digunakan untuk menjanakan atau melakukan sesuatu

tindakan apabila syarat-syarat tertentu dipenuhi. Contohnya ia

boleh memberi peringatan kepada pengguna melalui penghantaran

mel elektronik.

Action pula digunakan untuk memudahkan pengguna akhir agar

mereka dapat menggunakan pangkalan data dengaln lebih efektif

dan ia digunakan dalam bentuk butang (button).

40

Rajah: Elemen-elemen dalam pangkalan data

3.2.1. Rekabentuk Borang

Fungsi utama sebuah pangkalan data ialah untuk penyimpanan dan

pencapaian maklumat yang lebih berkesan, oleh itu penggunaan

borang amat penting bagi memenuhi peranan pangkalan data

tersebut. Sebagai contoh, rekabentuk di muka surat sebelah adalah

rekabentuk borang bagi sistem permohonan bekalan pejabat.

41

42

Deskripsi Borang Permohonan Bekalan Pejabat

43

jenis1, jenis2, jenis3, jenis4, jenis5 Jenis bekalan pejabat yang diminta. Terdapat senarai bekalan pejabat. Pengguna hanya perlu memilih dari senarai sahaja. Medan ini dalam format Dialog Lists dan wajib diisi.

bil1, bil2, bil3, bil4, bil5 Bilangan bekalan yang ingin dipohon. Medan ini dalam format numbers dan wajib diisi.

name_bekal Nama pemohon. Medan ini akan dijana secara automatik oleh komputer. Pengguna tidak boleh mengubah medan ini.

jwtn_bekal Jawatan Pemohon. Medan ini dalam format dialog lists. Pengguna hanya perlu pilih jawatan daripada senarai.

date_bekal Tarikh permohonan. Medan ini dalam format date. Ianya akan dijana secara automatik oleh komputer. Pengguna tidak boleh mengubah medan ini.

Kod Kod alatan pejabat.Namapembekal Nama staf bahagian stok yang

mengeluarkan alatan. Jawatanpembekal Jawatan staf yang

mengeluarkan stok.date_tindakan Tarikh stok dikeluarkan.

Dijana secara automatik oleh komputer.

Status Status permohonan dalam format Radio Button. Pilihan yang ada ialah diluluskan, ditolak dan diluluskan dengan catatan.

44

Catatan Dalam format teks. Catatan bagi permohonan yang ditolak.

Namapegawai Nama pegawai yang meluluskan.

Jwtnpegawai Jawatan pegawai yang meluluskan.

date_tindakan1 Tarikh tindakan.SaveOptions Hidden fields. Dijana secara

automatik oleh pengguna. Author Hidden fields. Dijana secara

automatik oleh pengguna.

Medan dalam format bold tidak boleh diisi oleh pemohon.

Hanya boleh diisi oleh pengguna yang telah ditentukan.

45

4.0 KESIMPULAN

4.1. Faedah dan Kebaikan

i. Pembangunan intranet mewujudkan rangkaian dalaman yang

memudahkan urusan pengguna yang berada pada komponen yang

sama.

ii. Meningkatkan keupayaan sistem pentadbiran Sekolah Pengurusan

sejajar dengan hasrat untuk menjadikannya sebagai sebuah institusi

pendidikan yang berasaskan medium elektronik.

iii. Sistem aplikasi yang dibangunkan memudahkan urusan semasa.

Menjadikannya lebih dinamik dan sistematik bahkan memudahkan

urusan harian.

iv. Perkongsian data dan perkakasan dapat dilaksanakan. Ini

membolehkan setiap sumber yang ada dimanfaatkan secara efektif

v. Pembangunan teknologi ini mendorong kepada melahirkan

pengguna yang lebih berpengetahuan terhadap sistem yang

digunakan. Ia secara tidak langsung membawa kepada pemahaman

terhadap teknologi maklumat itu sendiri.

vi. Membolehkan setiap maklumat dihantar dan diterima dengan cepat

serta mewujudkan konsep paperless.

vii. Projek ini membawa kepada berkembangnya budaya kerja digital

di kalangan kakitangan Sekolah Pengurusan. Ia menggalakkan

46

konsep celik IT dan membawa konsep perkongsian maklumat yang

berguna.

viii. Projek ini dapat meningkatkan produktiviti Sekolah Pengurusan

menerusi pembuatan keputusan yang lebih jitu dan cepat, serta

penggunaan masa secara lebih efektif. Jangkamasa untuk tugas

rutin pejabat dapat dikurangkan kepada tahap minimum.

ix. Mengurangkan insiden kesilapan berita ataupun maklumat.

x. Laporan dapat dijana dalam pelbagai bentuk untuk kemudahan

pihak pentadbiran mahupun kakitangan. Setiap maklumat dapat

dikemaskini secara cepat dan cekap

xi. Projek ini membantu pihak pengurusan organisasi menjalankan

operasi masing-masing dengan lebih sistematik, cepat dan efektif.

4.2. Limitasi/Kekangan

Sewaktu mengimplementasikan sistem ini beberapa masalah, kekangan dan

limitasi telah di kenalpasti, antaranya ialah:

i. Kekurangan tenaga teknikal.

Tenaga teknikal tidak mencukupi dalam meneruskan sistem ini

kerana kakitangan yang mempunyai kemahiran teknikal teknologi

47

maklumat adalah pada kadar yang cukup rendah. Apa yang

dirisaukan ialah apabila pembangun sistem yang merupakan

pelajar praktikum menamatkan latihan industri mereka, sebarang

masalah yang timbul pada sistem ini akan mengambil masa yang

lama untuk diselesaikan.

ii. Masalah kesukaran menerima budaya baru.

Terdapat sesetengah pengguna yang lebih gemar menggunakan

sistem manual yang sedia ada. Apa yang pasti, kebanyakan dari

mereka agak takut untuk menerima satu revolusi teknologi baru

walaupun pada dasarnya sistem ini akan mendatangkan banyak

kebaikan kepada mereka.

iii. Kadar literasi IT yang agak rendah.

Kadar literasi IT yang agak rendah dikalangan para pengguna

menghalang penggunaan sistem ini digunakan secara efisyen. Para

pengguna dari kelompok ini hanya menggunakan sistem yang

dianggap perlu digunakan sahaja tanpa mengambil inisiatif untuk

meneroka bahagian-bahagian lain dalam sistem.

48

iv. Masalah prosedur manual

Dalam sesetengah keadaan, walaupun pemprosesan elektronik

dilaksanakan terdapat beberapa prosedur manual terpaksa

dilakukan. Ini merupakan satu halangan yang besar ke arah

perlaksanaan sistem elektronik secara menyeluruh.

v. Keperluan teknikal pada perkara yang tidak berkaitan.

Kadangkala pembangun sistem terpaksa melakukan kerja teknikal

IT tetapi pada perkara yang tidak bersangkutan dengan sistem yang

dibangunkan. Sepatutnya pembangun sistem dapat menumpukan

pada perkara berkaitan pembangunan sistem aplikasi tetapi

terpaksa melaksanakan keperluan teknikal lain yang tidak

berkaitan.

vi. Masalah sistem rangkaian.

Intranet merupakan sistem yang bergantung sepenuhnya kepada

rangkaian. Keadaan rangkaian yang tidak stabil menyebabkan

sistem yang dibangunkan menjadi tidak stabil malahan

menyebabkan kebosanan kepada pengguna.

49

4.3. Cadangan

Adalah dicadangkan bagi memastikan sistem ini dapat berfungsi secara

lebih efektif, maka latihan teknikal perlulah diberikan kepada para

pengguna secara lebih luas. Selain itu, para pengguna perlulah disedarkan

tentang kelebihan penggunaan sistem ini dan pada keadaan tertentu

penguatkuasaan mungkin menjadi jalan penyelesaian yang terbaik.

Selain itu, dalam konteks UUM, sistem rangkaian yang digunakan

perlulah mempunyai tahap masalah kerosakan yang minimum. Amat

merugikan jika sistem yang dibangunkan tidak dapat digunakan

sepenuhnya akibat masalah rangkaian.

Perlu juga diwujudkan satu ‘think thank team’ yang mempunyai visi

yang jauh dalam bidang teknologi maklumat supaya sistem ini akan

berkembang bagi memenuhi keperluan semasa.

50