audit kewangan sekolah
TRANSCRIPT
Audit Kewangan SekolahDaripada Wikipedia, ensiklopedia bebas.
Audit dan pengauditan adalah perkara penting dalam pengurusan sesebuah organisasi. Setiap organisasi
tidak akan terlepas daripada pengurusan kewangan. Pengurusan kewangan melibatkan akauntabiliti yang
amat diperlukan. Justeru itu audit dan pengauditan amat penting dalam mengekalkan akauntabiliti.Laporan
audit yang berkualiti dapat meningkatkan akauntabiliti awam bagi mencapai kecemerlangan pengurusan
kewangan.
Di peringkat sekolah , pengauditan menjurus kepada kewangan yang melibatkan sumber kewangan
kerajaan. Sumber Wang Kerajaan lebih dititikberatkan berbanding dengan sumber kewangan yang lain.
Kewangan Persatuan Ibu Bapa dan Guru diaudit oleh juruaudit dalaman yang dilantik oleh PIBG.
Sementara kewangan Koperasi Sekolah diaudit oleh pegawai daripada Jabatan Koperasi.
Pengauditan kewangan di sekolah terbahagi kepada beberapa peringkat iaitu :
Audit Dalaman
Audit Luaran
Isi kandungan
[sorokkan]
1 Audit Dalaman
2 Audit Luaran
3 Definasi
4 Fungsi
5 Apa yang hendak diaudit
6 Salah urus kewangan sekolah
o 6.1 Wang Belum diBank
o 6.2 Akaun Belum Bayar
o 6.3 Pungutan Tanpa Mengeluarkan Resit
o 6.4 Baucer Bayaran Tanpa Dokumen Sokongan
o 6.5 Perbelanjaan Tanpa Kebenaran
o 6.6 Pembelian Melebihi Had
o 6.7 Peruntukan Tidak dibelanjakan
o 6.8 Buku Daftar Kedatangan Murid Tidak Kemaskini
o 6.9 Lebihan Bayaran Gaji dan Elaun
7 Kelemahan Juruaudit
o 7.1 Kuasa Juruaudit
o 7.2 Bilangan Kakitangan tidak mencukupi
o 7.3 Masa Tidak Mencukupi
o 7.4 Masih Teknik Tradisional
o 7.5 Hanya melihat dokumen atau rekod yang disediakan
o 7.6 Pemeriksaan tidak menyeluruh
o 7.7 Tiada Kepakaran
o 7.8 Kewangan Setahun diaudit dalam tempoh singkat
o 7.9 Pemeriksaan Mengejut
o 7.10 Tidak Peka Dengan Aduan
o 7.11 Meminta Bantuan Biro Pencegahan Rasuah
o 7.12 Elak Daripada disiar dalam Akhbar
8 Cara Mengatasi
o 8.1 Tindakan Pengetua / Guru Besar
o 8.2 Kelewatan Penyerahan Penyata Tahunan.
o 8.3 Baki Akaun Tidak Bergerak
o 8.4 Kelemahan Kawalan Terimaan
o 8.5 Kumpulan Wang Kerajaan
o 8.6 Kumpulan Wang Suwa
o 8.7 Kumpulan Wang Asrama
9 Bilibliografi
[sunting]Audit Dalaman
Pengauditan Dalaman biasanya dilakukan oleh guru-guru yang dilantik oleh pengetua. Biasanya guru-guru
ini mempunyai kemahiran dan pengalaman dalam pelajaran Prinsip Akaun atau pelajaran Perdagangan.
[sunting]Audit Luaran
Pengauditan Luaran dilakukan oleh pegawai yang dating dari Jabatan Pendidikan Negeri. Pegawai-
pegawai ini akan memastikan pengurusan kewangan berjalan dengan lancar.
Pada peringkat Kementerian Pendidikan, Unit Audit Dalam ditubuhkan pada tahun 1982 setelah keluar
arahan melalui pekeling :
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1979
Pekeliling Am Bilangan 2 Tahun 1982.
Unit Audit Dalaman ini akan membantu Ketua Setiausaha Kementerian dalam membuat pemeriksaan audit.
1995, dibentuk Bahagian Audit Sekolah. Bahagian Audit Sekolah ini merupakan cantuman Unit Audit
Dalaman dan Cawangan Audit Sekolah.
Kerja-kerja pengauditan ini tertakluk kepada banyak pekeliling yang dikeluarkan oleh kerajaan . Antaranya
ialah :
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2/ 1979 mengenai Audit Dalaman di agensi-agensi Kerajaan
Pusat
Semua arahan dan peraturan yang ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan
Pengauditan mestilah mematuhi piawaian yang ditetapkan oleh International Organisation of Supreme
Audit Instition.
[sunting]Definasi
“ Official examination of accounts to see that they are in order” (Oxford 2001)
Audit adalah suatu proses sistematik untuk memperoleh dan menilai bukti secara objektif mengenai
pernyataan tentang kegiatan kewangan, dengan tujuan untuk menentukan kesesuaian antara pernyataan-
pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada
pemakai yang berkepentingan.
“ Internal auditing is an independent, objective assurance ang consulting activity designed to add value and
improve an organization’s operations. It helps an organization accomplish its objectives by bringing a
systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control,
and governance process” (Jlamber 1999)
[sunting]Fungsi
Fungsi utama pengauditan dalam pengurusan kewangan sekolah ialah :
Mengkaji dan menilai operasi pengurusan kewangan sekolah diuruskan dengan teratur bagi
memastikan dasar, peraturan dan undang-undang yanh digubal oleh Kementerian Pendidikan dipatuhi
oleh pihak pengetua atau guru besar.
Mengkaji dan menilai operasi-operasi pengurusan dari segi kesempurnaan, kemampuan, kecekapan,
keberkesanan dan ekonominya..
Menentukan kekukuhan, kesempurnaan dan kemampuan rekod-rekod dan sistem perakaunan, sistem
maklumat pengurusan serta sistem kawalan dalaman.
Membuat laporan hasil pengauditan dan mengesyorkan langkah-langkah yang sistematik kepada
Pusat Tanggungjawab.
Menyiasat secarsa khusus sekiranya berlaku sebarang penyelewengan menurut arahan Ketua
Setiausaha Kementerian Pendidikan.
Membantu Perbendaharaan Negara bagi memantapkan lagi dasar , prosedur, sistem dan skop Audit
Dalam.
[sunting]Apa yang hendak diaudit
Di dalam proses pengauditan, pihak audit akan menghantar surat kepada pihak sekolah melalui Pejabat
Audit Sekolah Negeri, Bahagian Audit Sekolah Dan Audit Dalam, Kementerian Pendidikan Malaysia
memberitahu jadual atau masa pegawai Bahagian Audit akan membuat pengauditan di sekolah-sekolah
yang berkaitan. Misalnya Sekolah Menengah Kebangasaan Ghafar Baba dijadualkan pada 01.6.2000
hingga 19.6.2000. (Lihat Lampiran )
Di samping itu pihak audit juga menyatakan bahan atau rekod perakaunan yang perlu disediakan. Di
antaranya ialah :-
Buku Tunai bagi semua Kumpul Wang yang dikendalikan
Buku Kedatangan murid dan penyata bulanan termasuk tahun sebelum dan tahun semasa
Buku Stok dan Buku Daftar Harta Sekolah
Buku Resit Terimaan
Buku Kegunaan Telefon
Buku Perbelanjaan Pos
Buku Panjar Wang Runcit
Buku rekod penghuni asrama (Jika ada)
Penyata Bank, slip masuk bank, pangkal cek termasuk bulan Januari
Sijil Simpanan Tetap, Sijil Baki akhir bank, sijil Pelaburan lain.
Satu salinan fotostat PCG
Satu salinan Carta Organisasi/ Carta Aliran Pembayaran
Yuran
Satu salinan perjanjian kantin dan kedai buku
Baucer penerimaan bantuan pelajaran dan lain-lain peruntukan kerajaan
Dokumen-dokumen penyokong setiap pembayaran (bil / invois)
Dokumen-dokumen berhubung dengan semua jenis biasiswa
Dokumen-dokumen berhubung dengan perjanjian
Surat kelulusan Jabatan Pendidikan Negeri / Bahagian Teknik dan Vokasional termasuk viremen
hapuskira dan sebagainya.
Buku rekod jualan, belian bagi projek yang dikendalikan
Penyata kira-kira seperti pada 31 Disember dari syarikat-syarikat yang berurusniaga dengan sekolah
Dokumen-dokumen berkaitan dengan projek bantuan modal/ gotong royong
Majalah Sekolah (Jika diterbitkan)
Buku rekod penghuni asrama
Lain-lain dokumen yang diperlukan ialah:
Jadual pecahan akaun belum terima dan akaun belum bayar seperti pada 31 Disember
Senarai stok
Surat Pengakuan
Borang Serahan Guru/Daftar kutipan harian
Sijil Baki Bank pada 31 Disember 1999 dari pihak bank
Selain daripada itu terdapat juga kertas-kertas kerja yang dikehendaki iaitu:-
Penerimaan dan Pendapatan
Pembayaran dan Perbelanjaan
Sebarang bil /invois dan dokumen berkaitan yang ditulis dalam bahasa selain dari Bahasa Malaysia dan
Bahasa Inggeris hendaklah diterjemahkan ke dalam Bahasa Malaysia dan disahkan oleh pengetua.
Di samping itu juga terdapat pesanan dari bahagian audit bagi memudahkan dan melancarkan lagi
pengauditan dibuat. Turut disertakan juga nama pegawai yang menjalankan tugas sebagai pengauditan di
sekolah berkenaan.
[sunting]Salah urus kewangan sekolah
Ada pelbagai kelemahan dan kesilapan yang ditemui oleh Juruaudit Sekolah . Hasil penemuan ketika
pengauditan ini diedarkan kepada semua pengetua dan guru besar .
Kesalahan ketika Penyediaan dan Penyerahan Penyata Kewangan
Juruaudit mendapati penyediaan Penyata Kewangan setiap tahun bagi sekolah-sekolah tidak memuaskan.
Punca utama kesalahan dalam Penyata Kewangan ialah :
Jumlah pendapatan terkurang atau terlebih dinyatakan kerana kesilapan dalam memperakaunkan
terimaan tahun lalu dan terimaan tahun semasa yang tidak di ambil kira dalam pendapatan semasa.
Jumlah perbelanjaan kurang tepat kerana terdapat bil-bil tahun lalu diambilkira sebagai perbelanjaan
semasa.
Kesilapan dalam penyediaan penyata untung rugi bagi akaun Kedai Buku.
Pada umumnya, Pengurusan Penyata Kewangan Sekolah masih mempunyai kelemahan dari segi
penyelenggaraan dokumen dan rekod serta penyediaan penyata tersebut. Penyata kewangan kerapkali
perlu dibetulkan kerana kesilapan atau ketinggalan yang material dan fundamental yang menjejaskan
ketepatan angka-angka yang ditujukan dalam Penyata Kewangan Sekolah. Kesalahan ini adalah mengenai
isu yang sama dan telah beberapa kali dilaporkan. Oleh itu pihak sekolah hendaklah memandang serius
perkara ini, supaya kesalahan dan ketinggalan yang sama tidak akan berulang lagi
Dokumen terpenting ialah Buku Tunai. Jika Buku Tunai gagal dikemaskini, pengetua tidak akan dapat
mengetahui kedudukan kewangan semasa, kedudukan kewangan sekolah, kutipan yang diterima ,
penerimaan dan pembayaran dan sistem kawalan.Penyalahgunaan wang mudah berlaku jika Buku Tunai
tidak dikemaskini setiap masa. Pengetua mestilah memastikan wang di dalam bank sama dengan baki
wang di buku tunai. Sebaik-baiknya pengetua menyemak dan menandatangani akaun di Buku Tunai
dengan baki di bank adalah seimbang.
Langkah-langkah berikut dicadangkan bagi mengatasi kesalahan dalam Penyata Kewangan :
Pengetua dan Guru Besar hendaklah peka terhadap teguran dan nasihat Audit agar dapat
mempertingkatkan kualiti pengurusan kewangan di sekolah.
Pengetua / Guru Besar perlu membuat penyelidikan yang rapi terhadap pegawai-pegawai di bawah
jagaan bagi memastikan mereka memahami undang-undang, peraturan kewangan,pekeliling-pekeliling
dan arahan-arahan yang diedarkan dari masa ke semasa supaya dapat melaksanakan tugas dengan
lebih cekap.
Sistem pemantauan (monitoring) dan susulan yang sedia ada perlu dipertingkatkan supaya lebih
berkesan dan cekap. Pengetua / Guru Besar perlu memeriksa Buku Tunai dan Buku Resit bagi
mengelakkan daripada berlakunya penyelewengan dan penyalahgunaan wang sekolah. Seterusnya
Pengetua / Guru Besar hendaklah mengambil tindakan segera terhadap segala kelemahan yang
dibangkitkan.
[sunting]Wang Belum diBank
Mengikut peraturan kewangan, Pengetua / Guru Besar hendaklah memastikan semua pungutan wang tunai
diakaunkan ke dalam buku tunai dan dimasukkan ke bank. Peraturan ini penting dari segi kawalan dalaman
untuk memastikan semua pungutan telah diakaunkan dengan betul dan sempurna. Berdasarkan
pengauditan yang dibuat, wang belum bank ini terbahagi kepada dua kategori .
Kategori pertama merupakan kutipan yang sudah diterima dan dikeluarkan resit murid tetapi tidak
diserahkan ke pejabat untuk direkodkan dalam Buku Tunai dan dimasukkan ke bank.
Kategori kedua pula adalah kutipan yang telah diserahkan ke pejabat dan dikeluarkan resit pejabat
serta direkodkan dalam Buku Tunai tetapi belum dimasukkan ke bank.
Perkara ini berlaku kerana kurang penyeliaan oleh Pengetua / Guru Besar yang bertanggungjawab.
Keadaan ini boleh memberi ruang kepada penyalahgunaan wang pungutan sekolah. Oleh itu, Pengetua /
Guru Besar hendaklah membuat penyeliaan yang rapi bagi memastikan segala pungutan diakaunkan dan
dibankkan tepat pada masanya.
[sunting]Akaun Belum Bayar
Akaun Belum Bayar merupakan tanggungan sekolah yang belum dijelaskan sehingga akhir tahun
kewangan 1996 walaupun bekalan atau perkhidmatan telah diterima dalam tahun kewangan tersebut.
Punca utama masalah ini ialah daripada penyelenggaraan Daftar Bil yang tidak lengkap dan kemaskini.
Tindakan lewat atau tidak menjelaskan bil-bil bukan sahaja menyalahi peraturan A.P 103 malah memberi
gambaran yang pengurusan kewangan adalah tidak cekap. Akaun belum bayar ini biasanya melibatkan :
Bil-bil daripada pembekal
Bayaran balik gaji
Bayaran kepada KWSP
Lain-lain kepada pihak ketiga.
Contohnya sebuah sekolah di Melaka gagal membayar kepada syarikat pembekal dari tahun 1991 hingga
1998. Kes ini tentu menjejaskan reputasi baik Kementerian Pendidikan . Selain itu ia menganiayai syarikat
pembekal tersebut. Sedangkan syarikat itu perlukan pusingan modal.
[sunting]Pungutan Tanpa Mengeluarkan Resit
Arahan Perbendaharaan 60 menyatakan semua terimaan hendaklah dikeluarkan resit rasmi bagi
mengakuterima wang yang dibayar kepada pihak sekolah. Pemeriksaan audit menunjukkan peraturan ini
tidak dipatuhi sepenuhnya terutama sekolah tidak mengeluarkan resit semasa pungutan dibuat. Perkara ini
berulang setiap tahun dan pegawai yang bertanggungjawab hendaklah memastikan bahawa peraturan
kewangan dipatuhi setiap masa. Kes-kes yang dimaksudkan ini antaranya adalah terimaan seperti bantuan
per kapita dan wang kedai buku.
[sunting]Baucer Bayaran Tanpa Dokumen Sokongan
Mengikut Arahan Perbendaharaan 99a dan Arahan Perbendaharaan 107 setiap bayaran mestilah disokong
dengan :
baucer bayaran
Bil
Invois
Resit
Borang pesanan bagi mengelakkan bayaran palsu.
Semua perkara di atas amat penting bagi menjaga akauntabiti. Dokumen tersebut menjadi bukti sahih
pembayaran telah dilakukan secara sah dan dalam pengetahuan pengetua sendiri . Selain itu dokumen ini
penting untuk urusan stok dan semakan pengurusan kewangan.
Tanpa dokumen yang lengkap, pengetua akan dianggap membuat pembayaran tanpa prosedur, tidak
menjaga reputasi Kementerian Pendidikan , membuat keuntungan sendiri dan menyeleweng daripada
tugas seorang pengetua.
[sunting]Perbelanjaan Tanpa Kebenaran
Pemberian bantuan pelajaran ke sekolah-sekolah dan pungutan yang dibuat oleh sekolah adalah untuk
tujuan tertentu bagi kepentingan murid-murid sahaja. Peruntukan yang telah disediakan untuk sesuatu
tujuan hendaklah digunakan untuk maksud yang telah ditetapkan. Perbelanjaan selain daripada yang
diluluskan adalah tidak dibenarkan kecuali mendapat kebenaran bertulis daripada Pusat Tanggungjawab
atau pihak berwajib.
Seringkali juga pengetua membuat perbelanjaan tanpa mengikut peruntukan yang ditetapkan. Pengetua
dan guru besar dianggap gagal merancang dalam kewangan.
Sekiranya peruntukan tidak mencukupi, maka permohonan pindah peruntukan mestilah dikemukakan.
[sunting]Pembelian Melebihi Had
Barangan yang dibeli hendaklah tidak membazir dan mestilah mendapat kebenaran daripada Pusat
Tanggungjawab. Selalunya barangan ini mahal seperti pembelian komputer dan mesin cetak. Sekiranya
sekolah masih ada peruntukan, kelulusan pembelian akan diberi.
[sunting]Peruntukan Tidak dibelanjakan
Kesan daripada peuntukan yang tidak dibelanjakan akan menyebabkan sekolah mempunyai lebihan wang
yang banyak. Jimat cermat tidak timbul jika kelulusan untuk pembelian telah diberikan oleh Pusat
Tanggungjawab Pelajar yang terlibat mungkin kekurangan bahan jika peruntukan tidak dibelanjakan.
Selalunya melibatkan peruntukan bagi mata pelajaran :
Sains
Kemahiran Hidup
Pendidikan Seni.
Pengetua atau Ketua bidang merasakan semua bahan telah mencukupi dan tidak perlu sebarang
pembelian lagi. Ketua Panitia tidak peka dengan keperluan guru-guru dan para pelajar. Perubahan
mendadak dalam pengajaran dan pembelajaran tidak diterima.
[sunting]Buku Daftar Kedatangan Murid Tidak Kemaskini
Bilangan pelajar mestilah yang dilaporkan mestilah sama dengan di dalam Buku Daftar Pelajar. Buku Daftar
Murid dapat membantu pengetua membuat tuntutan perkapita.
[sunting]Lebihan Bayaran Gaji dan Elaun
Melalui pekeliling dari Kementerian Pendidikan ( Rujukan KP(S) 1583/29 / Jld.9(71) bertarikh 1 Julai 1999 )
mendapati sekolah kerap terlebih bayar gaji dan elaun kepada pegawai perkhidmatan pendidikan . Pada
tahun 1999, diadapati 441 kes lebihan bayaran gaji dan elaun yang melibatkan RM1.02 juta. Kes ini
melibatkan 308 sekolah yang telah disiasat.
Ketua Audit Negara dalam Laporan Audit 1997 amat memandang berat kes-kes sedemikian dan tentunya
menjejaskan nama baik keseluruhan Kementerian Pendidikan. Punca utama lebihan bayaran gaji dan elain
ini ialah :
cuti tanpa gaji
cuti separuh gaji
meletak jawatan
tindakan tatatertib ( buang kerja )
elaun memangku / tanggungkerja
imbuhan tetap perumahan
cuti bersalin ( anak keenam dan seterusnya )
bertukar
lain-lain
Strategi bagi mengatasi masalah lebihan bayaran gaji dan elaun ini pada masa depan ialah :
Kenalpasti Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang terlibat dalam lebihan bayaran gaji
Kutip semula amaun yang terlebih bayar
Adakan Daftar Khas Maklumat Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang diberi kelulusan cuti tanpa /
separuh gaji dan lain-lain.
Mengeluarkan nama pegawai / kakitangan daripada Lembaran Gaji dengan serta merta dan sediakan
Borang SG20 dan Kew 8.
Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang memohon cuti separuh gaji atau cuti tanpa gaji hendalah
menandatangani Surat Akujanji.
Hukuman dikenakan kepada pengetua, guru besar atau pembantu tadbir kewangan . Antaranya ialah
tindakan tatatertib dan surcaj kerana kecuaian dan kegagalan mematuhi semua Arahan
Perbendaharaan.
[sunting]Kelemahan Juruaudit
Melalui Akta Pendidikan 1996, Menteri Pendidikan atau pegawai-pegawai yang diberi kuasa , hanya
membuat pemeriksaan terhadap penyata kira-kira sekolah kerajaan sahaja. Juruaudit hanya memeriksa
sekolah yang menerima bantuan kerajaan sahaja.
Sekolah swasta tidak termasuk dalam senarai juruaudit. Seringkali kerajaan dipersalahkan jika berlaku
kelemahan di :
Sekolah di bawah agensi MARA Dan lain-lain agensi.
Sekolah agama di bawah Jabatan Pendidikan Negeri
Sekolah swasta
[sunting]Kuasa Juruaudit
Juruaudit Sekolah berhak melihat :
Segala rekod
Buku
Baucer
Dokumen
Wang Tunai
Setem
Cagaran
Barang-barang
Harta benda lain yang tertakluk kepada pengauditan.
Apa yang berlaku , semua perkara di atas tidak terletak di satu tempat. Ada kalanya sistem pengurusan
tidak teratur dan ada pihak pentadbiran di sekolah tidak ambil peduli. Hal ini berlaku kepada pengetua atau
guru besar yang telah berumur dan hendak pencen.
[sunting]Bilangan Kakitangan tidak mencukupi
Tidak ramai yang berminat dengan kerja-kerja pengauditan ini. Tidak semua mampu meneliti dan
menyemak perkara-perkara yang kecil-kecil. Tidak semua orang mampu melihat angka-angka di dalam
penyata kewangan, resit dan sebagainya. Akhirnya perkara-perkara besar dan penting sahaja yang diselia .
Ada juga yang mengatakan hanya kaum perempuan yang mampu menyemak perkara yang remeh-temeh .
Orang perempuan dikatakan lebih tekun dan teliti. Mereka lebih cekap menjalankan proses pengauditan di
sekolah-sekolah. Lagipun mereka lebih mematuhi peraturan dan tidak menggunakan budi bicara lansung.
[sunting]Masa Tidak Mencukupi
Biasanya pegawai audit yang datang ke sekolah datang dari Jabatan Pendidikan Negeri. Pegawai ini akan
berulang-alik ke sekolah mengikut waktu pejabat. Bilangan pegawai yang datang biasanya 2 orang.
Sekolah yang besar, masa yang lama akan diambil untuk membuat pengauditan. Jarak yang jauh seperti
dari Jabatan Pendidikan Negeri Selangor di Shah Alam ke Sabak Bernam memakan masa yang lama untuk
berulang-alik. Ia juga melibatkan kos penginapan , pengangkutan dan sebagainya.
Contohnya mereka terpaksa memeriksa buku resit yuran pelajar. Kalau ada 3000 pelajar di sekolah itu,
maka 3000 helai salinan yuran diperiksa. Jadi tidak mungkin juruaudit dapat memeriksa perkara-perkara
sebegini.
[sunting]Masih Teknik Tradisional
Belum ada proses pengauditan secara :
berkomputer dan seragam di seluruh negara
pengauditan secara on line
penggunaan kamera digital atau kamera video.
Rakaman suara.
[sunting]Hanya melihat dokumen atau rekod yang disediakan
Penyata Kewangan yang disemak oleh Juruaudit sebenarnya masih mempunyai kelemahan yang ketara.
Sekiranya semua resit ada dan mencukupi, maka pengurusan kewangan dikira bersih. Malangnya masih
ada segelintir pentadbir memanipulasikan penyata kewangan ini.
[sunting]Pemeriksaan tidak menyeluruh
Pemeriksaan hanya melihat dari beberapa contoh yang tertentu sahaja. Juruaudit tidak mampu memeriksa
semua perkara. Perkara-perkara yang kecil mungkin dilepaskan begitu sahaja.
[sunting]Tiada Kepakaran
Proses pengauditan memerlukan kemahiran dan kepakaran yang tertentu . Kekurangan kepakaran ini
berlaku pada :
Pengetua atau guru besar
Kerani dan kakitangan sekolah yang lain
Guru Juruaudit dalaman yang dilantik
Pegawai audit yang datang.
Biasanya kerani di sekolah lebih mengetahui tentang pengurusan kewangan jika dibanding dengan
pengetua atau guru besar. Dalam hal ini, pengetua atau guru besar akan mendengar sahaja apa yang
diputuskan oleh kerani kewangan.
[sunting]Kewangan Setahun diaudit dalam tempoh singkat
Pengetua / Guru besar wajib menjawab sebarang pertanyaan daripada Juruaudit dalam tempoh 30 hari dari
tarikh pertanyaan. Ini mengikut Pekeliling Perbendaharaan 14/ 80. Di sini berlaku kelemahan manusia
seperti :
Tidak berekod
Sistem fail tidak kemaskini
[sunting]Pemeriksaan Mengejut
Pengetua / Guru Besar dikehendaki menjalankan pemeriksaan mengejut wang tunai dan barang-barang
berharga dari semasa ke semasa.
Tetapi kemampuan manusia terhad, tidak semua pengetua dan guru besar mampu melakukannya.
Selalunya Pengetua / Guru Besar percaya bulat-bulat ( 100 % ) kakitangan bawahan. Ketika membuat
pemeriksaan mengejut, perkara berikut mestilah dilalukan , iaitu :
tarikh dan masa pemeriksaan
nama pegawai yang diperiksa kerana wang tunai dan bnarang-barang lain yang berada di bawah
jagaaannya
amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya.
Hasil pemeriksaan
Tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa.
[sunting]Tidak Peka Dengan Aduan
Seringkali aduan daripada pihak -pihak tertentu terhadap pengurusan kewangan sekolah tidak dihiraukan
oleh Jabatan Audit. Di peringkat sekolah , kedengaran berita-berita liar tentang pengurusan kewangan yang
lemah. Contohnya pembelian penyapu sehingga RM 18.00 sebatang .
Aduan ini tidak sampai ke Jabatan Audit . Tidak ada saluran yang kemas berhubung dengan aduan
penyelewengan . Jika sampai sekalipun tindakan tidak tegas , senyap , pengap dan lepas begitu sahaja.
Antara alasan yang sering diberikan ialah ada resit pembayaran.
Pada akhirnya guru atau ibu bapa yang mengadu akan berasa bosan dan kecewa. Mereka tidak ambil
peduli lagi. Perasaan marah kepada pengurusan kewangan sekolah yang lemah ditujukan kepada kerajaan
. Kerajaan akan menjadi ‘mangsa’ ketika pilihanraya.
Sepatutnya segala aduan direkodkan , tidak dicampakkan ke dalam tong sampah. Mungkin aduan tidak
lengkap dengan maklumat yang sepatutnya.
Jabatan audit sepatutnya tidak menunggu aduan dari sesiapa. Jika ada surat layang , gossip atau berita
yang tersiar di dalam surat khabar , Jabatan Audit atau BPR boleh terus membuat penyiasatan.
[sunting]Meminta Bantuan Biro Pencegahan Rasuah
Ada beberapa kes pengurusan sekolah yang melibatkan BPR . Ada pengetua / guru besar yang didakwa
dan disiarkan dalam suratkhabar. Masyarakat guru akan melenting apabila surat khabar menyiarkan
keburukan yang berlaku di sekolah.
Alasan yang diberikan ialah penyelewengan kewangan di sekolah amat kecil. Kesalahan ini dianggap
kesalahan ikan-ikan bilis sahaja. Mengapa pihak BPR enggan menyiasat jerung-jerung di jabatan lain
terutama sekali yang membabitkan ahli-ahli politik. Inilah andaian atau gossip yang biasa kita dengar.
Keupayaan BPR juga amat terhad. Banyak perkara yang perlu disiasat. BPR menghadapi masalah :
Aduan yang tidak lengkap.
Aduan lebih berbentuk gossip dan menganiaya . Pengadu hanya mendengar dari pihak ketiga.
Pembuat aduan enggan menjadi saksi. Enggan menjadi saksi telah menjadi budaya di dalam
masyarakat Malaysia. Pihak polis sukar mendakwa seseorang kerana ramai yang enggan menjadi
saksi.
[sunting]Elak Daripada disiar dalam Akhbar
Di Malaysia menjadi satu kecenderungan untuk menutup sesuatu kes bagi mengelakkan Kementerian
mendapat malu.
Wartawan yang menyiasat penyelewengan di sekolah atau di jabatan-jabatan pendidikan sukar sukar
mendapatkan maklumat daripada pengetua atau guru besar.
Malaysia ada Akta Mesin Cetak, Akta Keselamatan Dalam Negeri , Akta Hasutan yang melarang penyiaran
berita sewenang-wenangnya. Akta-akta ini memang ada kebaikan.
Tetapi penyiaran berita ‘penyelewengan ‘ juga ada kebaikan , iaitu supaya orang lain akan tampil memberi
maklumat tambahan dan pihak yang hendak membuat salah akan berasa takut. Bagaimanapun perkara ini
ada pro dan kontranya.
Ramai pihak takut kena saman. Saman-menyaman telah menjadi menjadi budaya di kalangan kita. Saman
malu ini melibatkan tuntutan wang berjuta-juta ringgit.
Biasanya orang luar tidak akan dapat maklumat yang lengkap tentang pengurusan kewangan sekolah.
Orang luar tidak dibenarkan mencapai segala maklumat kewangan sekolah. Hanya pihak-pihak yang
bertanggungjawab sahaja boleh mencapai maklumat ini. Jadi dalam hal ini mungkin ada perkara-perkara
yang tidak telus. Orang luar mungkin melihat sekolah / Jabatan / Kementerian cuba menyembunyikan
sesuatu. Contoh terkini ialah :
Pembinaan kelas komputer.
Pemasangan Astro di sekolah-sekolah.
Pembinaan tembok sekolah
Projek mengecat sekolah
[sunting]Cara Mengatasi
Ada beberapa strategi yang telah diambil bagi meningkatkan lagi mutu pengurusan kewangan di sekolah .
Antaranya ialah :
Memperkemaskan sistem pengauditan di Pejabat Audit Sekolah
Mengadakan program latihan bagi meningkatkan prestasi kerja
Meningkatkan pengunaan komputer dan sistem perisian yang lebih mantap dan canggih
Kemaskini peraturan dan prosedur dan memastikan ia dipatuhi.I
Berdasarkan kepada penemuan-penemuan audit, dapat dibuat kesimpulan bahawa:-
Pengetua / Guru Besar kurang melibatkan diri dalam pengurusan kewangan sekolah dan menyerahkan
tugas-tugas urusan kewangan kepada pegawai-pegawai bawahan tanpa sebarang panduan dan
pengawasan.
Pengetua / Guru Besar kurang arif tentang prosedur perbelanjaan / bayaran dan ini menyebabkan
perbelanjaan tanpa dokumen sokongan dibuat.
Penyeliaan terhadap pungutan sekolah tidak dilaksanakan sepenuhnya dan ini menyebabkan
berlakunya akaun belum terima setiap tahun.
Penyemakan dan pemeriksaan terhadap rekod-rekod sekolah seperti buku tunai, daftar bil dan daftar
stok buku resit tidak dijalankan secara regular oleh Pengetua / Guru Besar.
Pematuhan kepada prosedur dan arahan kewangan juga tidak diberi penekanan oleh Pengetua / Guru
Besar.
Kakitangan kewangan kurang mendapat latihan dan ini menyebabkan banyak peraturan dan arahan
kewangan tidak difahami sepenuhnya.
[sunting]Tindakan Pengetua / Guru Besar
Bagi memperbaiki kelemahan-kelemahan yang disebutkan, adalah dicadangkan Pengetua / Guru Besar
mengambil langkah-langkah seperti berikut :-
Pengetua / Guru besar perlu memupuk kesedaran tentang pentingnya penglibatan mereka dalam
pengurusan kewangan supaya tahap akauntabiliti dapat dipertingkatkan.
Pengetua / Guru Besar hendaklah merancang dan melakukan perbelanjaan dengan teratur selaras
dengan peruntukan yang telah disediakan.
Pengetua / Guru Besar yang bertanggungjawab hendaklah menyelia tugas-tugas pungutan sekolah
dengan lebih cekap bagi mengelakkan penyelewengan dan penyalahgunaan pendapatan sekolah.
Rekod-rekod sekolah hendaklah diperiksa secara regular oleh Pegawai-pegawai yang diberi kuasa.
Pusat Tanggungjawab perlu menekankan tentang pentingnya pegawai-pegawai memahami dan
mematuhi prosedur dan peraturan yang dikeluarkan oleh Kerajaan, Kementerian Pendidikan dan Pusat
Tanggungjawab dari semasa ke semasa. Selain itu latihan dan kursus yang berkaitan dengan
kewangan perlu diberikan kepada pegawai-pegawai untuk meningkatkan kefahaman dan kemahiran.
Pusat Tanggungjawab hendaklah mengambil tindakan tegas terhadap pegawai-pegawai yang gagal
mematuhi peraturan kewangan.
[sunting]Kelewatan Penyerahan Penyata Tahunan.
Menurut arahan Perbendaharaan Malaysia Kementerian/Jabatan yang mengendalikan Kumpulan Wang
Amanah/Akaun Amanah hendaklah mengemukakan penyata tahunan untuk diaudit tidak lewat dari 31 Mac
tahun berikutnya.
[sunting]Baki Akaun Tidak Bergerak
Bagi akaun Amanah yang tidak lagi aktif dan mempunyai baki di dalam akaun. Jadi akaun-akaun ini
hendaklah ditentukan sama ada masih diperlukan atau sebaliknya dan pengawai yang bertanggungjawab
hendaklah menutup akaun-akaun itu sekiranya tujuannya telah dicapai ataupun tidak dikehendaki lagi.
[sunting]Kelemahan Kawalan Terimaan
Terdapat kelemahan di dalam mengakaunkan kutipan royalti daripada penerbit-penerbit buku telah tidak
diselenggarakan ataupun direkodkan dengan lengkap dan kemas kini. Ada juga akaun yang tidak dikawal
dengan sempurna di samping kelemahan memungut balik daripada peminjam-peminjam seperti Tabung
Pinjaman Pelajar dalam tempoh yang telah ditetapkan akan menyebabkan wang tidak dapat dipusingkan
semula untuk membantu orang lain untuk mendapat bantuan kewangan seperti Tabung Pinjaman Pelajar.
Bagi mengelakkan kelemahan di dalam pengurusan kewangan di semua peringkat khasnya di peringkat
sekolah maka peraturan ataupun akta perlu dipatuhi dan diikuti agar dapat mengatasi beberapa kelemahan
yang terdapat di dalam pengurusan kewangan.
Oleh sebab itu pihak sekolah hendaklah mengemukakan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah kepada
Audit Sekolah selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya, tetapi pihak sekolah dikehendaki
menyerahkan Penyata Tahunan Kewangan Sekolah pada atau sebelum 28/29 Februari kepada Pusat
Tanggung Jawab/Audit Sekolah supaya sekolah mempunyai tempoh untuk membetulkan penyata-penyata
yang bermasalah.
Pengetua hendaklah memastikan segala dokumen lengkap yang mempunyai rekod perakaunan yang
berkaitan dengan pengurusan kewangan sekolah diserahkan kepada juruaudit yang dilantik oleh
Kementerian Pendidikan.
Terdapat dua bahagian dokuman disediakan di dalam laporan audit berkenaan iaitu:-
Dokumen Pertama
Laporan Audit, Surat Pemerhatian Audit dan Surat Pengakuan Pengetua
Dokumen Kedua
[sunting]Kumpulan Wang Kerajaan
Lembaran Imbangan, Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan. Penyata Penerimaan
dan Pembayaran dan Nota-nota Akaun.
Beberapa perkara yang berkaitan di dalam Lembaran Imbangan untuk diaudit ialah harta, tanggungan dan
Kumpulan Wang Terkumpul. Bagi Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan pula perkara yang diaudit ialah
sumber pendapatan sekolah seperti LBPT/LPK, Perpustakaan dan penerimaan wang untuk mata pelajaran
serta pelbagai. Semuanya merupakan jumlah pendapatan. Manakala bagi perbelanjaan yang diaudit pula
ialah jumlah perbelanjaan termasuk LPBT/LPK , perpustakaan, penggunaan untuk mata pelajaran dan
pelbagai.
Seterusnya bagi Penyata Penerimaan dan Pembayaran pula perkara yang diaudit ialah jumlah penerimaan
termasuk gaji/elaun, LPBT/LPK, perpustakaan, mata pelajaran, faedah bank, yuran peperiksaan awam dan
pelbagai. Manakala bagi jumlah pembayaran yang diaudit ialah perkara yang berkaitan gaji/elaun,
LPBT/LPK , perpustakaan, mata pelajaran, biasiswa, faedah bank, yuran peperiksaan dan pelbagai.
Bagi memudahkan juruaudit memeriksa akaun Lembaran Imbangan ia akan diberi nombor dan diistilahkan
sebagai nota. Di dalam hal ini nota yang dinomborkan di bahagian hadapan perkara. Misalnya Pelbagai 5.
Bagi menjelaskan lagi berkaitan nota dan perkara di dalam Lembaran Imbagan kita lihat jadual di bawah:-
Dasar Perakaunan (Syarat-syarat yang telah ditetapkan)
Wang Pertaruhan
Kumpulan Wang Terkumpul
LPBT/LPK (Pendapatan)
Pelbagai (Pendapatan)
LPBT/LPK (Perbelanjaan)
Faedah Bank (Perbelanjaan)
Pelbagai (Perbelanjaan)
Di samping itu enrolman murid bagi tahun semasa dan jumlah bantuan pelajaran mengikut pecahan mata
pelajaran turut disertakan sekali. Akhir sekali bagi perkara yang diaudit di dalam Kumpulan Wang Kerajaan
ialah Penyata Penyesuaian Bank. Semua perkara di atas dikira pada 31 Disember bagi tahun berkenaan
misalnya 31 Disember 1999.
[sunting]Kumpulan Wang Suwa
Lembaran Imbangan, Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan, Penyata Penerimaan dan Pembayaran dan
Nota-nota Akaun.
Bagi Kumpulan Wang Suwa (Kumpulan Sumber Wang Awam) perkara yang diaudit di dalam Lembaran
Imbangan ialah harta, tanggungan dan Kumpulang Wang Terkumpul.
Manakala bagi Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan, ia berkaitan dengan jumlah pendapatan yang
diterima daripada yuran-yuran Khas, majalah, faedah bank, kantin dan pelbagai. Bagi jumlah perbelanjaan
pula ialah digunakan juga untuk membayar yuran-yuran khas, majalah, faedah bank dan pelbagai.
Penolakan di antara pendapatan dan perbelanjaan akan menghasilkan kelebihan ataupun kekurangan
pendapatan atas perbelanjaan. Penyata Penerimaan dan Pembayaran juga diaudit bagi memastikan
jumlah wang terdapat di dalam bank pada 31 Disember tahun semasa audit.
Di dalam pengauditan bagi Kumpulan Wang SUWA juga nota diberikan nombor bagi perkara-perkara yang
hendak diaudit.
Dasar Perakauan . Syarat-syarat yang ditetapkan
Baki Wang Di Tangan (Panjar Wang Runcit)
Wang Pertaruhan
Kumpulan Wang Terkumpul
Pendapatan Yang Diterima (Pelbagai)
Perbelanjaan Faedah Bank
Perbelanjaan Wang Kantin
Pelbagai Perbelanjaan
Selain daripada itu Penyata Penyesuaian Bank pada 31 Disember tahun pengauditan juga disertakan
bersama untuk tujuan rujukan kepada penyata-penyata yang telah ditunjukkan.( Sila lihat lampiran )
[sunting]Kumpulan Wang Asrama
. Lembaran Imbangan, Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan, Penyata Penerimaan dan Pembayaran dan
nota-nota Akaun. Jika ada asrama.
Perkara-perkara yang dirujuk di dalam kumpulan wang ini ialah Lembaran Imbangan ialah harta,
tanggungan dan Kumpulan Wang Terkumpul. Bagi Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan ia berkaitan
dengan pendapatan-pendapatan yang diterima dari pelbagai sumber untuk asrama dan wang itu juga
dibelanjakan untuk kegunaan berkaitan dengan asrama sahaja. Begitu juga dengan Penyata Penerimaan
dan Pembayaran ia berkaitan dengan wang yang diterima sebagai sumber pendapatan asrama misalnya
yuran asrama dan pembayaran dibuat tentang perkara yang berkaitan dengan asrama juga misalnya
pembayaran yuran makanan.
Kumpulan Wang Asrama juga seperti kumpulan wang yang disebutkan di atas ia juga mempunyai nota dan
perkara yang dapat membantu pengurusan kewangan dan pengauditan. Nota dan perkara tersebut boleh
dirujuk di bawah ini:-
Dasar Perakuanan. Syarat-syarat yang telah ditetapkan
Akaun Belum Terima
Simpanan Tetap
Akaun Belum Bayar
Kumpulan Wang Terkumpul
Pendapatan LPBT/LPK
Pendapatan Faedah Bank
Pelbagai pendapatan termasuk derma
Perbelanjaan LPBT/LPK
Perbelanjaan Faedah Bank
Bagi Kumpulan Wang Asrama ini enrolmen murid bagi tahun pengauditan diperlukan dan dinilai pada 1
Oktober tahun sebelumnya di samping jumlah bantuan pelajaran juga ditunjukkan bagi memudahkan
proses pengauditan. Akhir sekali Penyata Penyesuaian Bank juga mesti ditunjukkan.
[sunting]Bilibliografi
* Bahagian Kewangan KPM (2000 ) . Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Sekolah , Kuala
Lumpur : Dewan Bahasa dan Pustaka
Brian Knight ( 1993 ) Financial Management For Schools – The Thingking Manager’s Guide ,
Newcastle Upon Tyne, Athenaeum Pree Ltd.
Harold Koontz & Heinz Weihrich , Pengurusan , Dewan Bahasa dan Pustaka , Kuala Lumpur ,1997
Hasnah Hj Haron, Yuserrie Zainuddin & Ishak Ismail, “Peranan Pengauditan” , Pusat Pengajian
Pengurusan , USM
Hussein Mahmood ( 1997 ) , Kepemimpinan dan Keberkesanan Sekolah, Kuala Lumpur , Dewan
Bahasa dan Pustaka
Ibrahim Hashim (1983), PrinciplesOf Auditing Cooperative Audit , Petaling Jaya , Syarikat Benaan Haji
Idris Sdn. Bhd
Penerbit Persatuan Kebangsaan Pengetua-Pengetua Sekolah Menengah Malaysia Cawangan
Selangor, (1996 ) Panduan Tugas Staf Sekolah, Kuala Lumpur, Alpha Sogma Sdn. Bhd.
Roald F. Campbell, John E. Corbally & Raphael O. Nystrand, 1888, Pengenalan Pentadbiran
Pendidikan , Serdang, Penerbit Universiti Putra Malaysia.
Takiah Iskandar, (1995) , Asas Pengauditan, Kuala Lumpur, Dewan Bahasa dan Pustaka ,
Philip E. Meyer, “Audit” , Microsoft Encarta Encyclopedia 2001, 1993-2002 Microsoft Corporation
Philip E. Meyer, “Accounting and Bookkeeping “ , Microsoft Encarta Encyclopedia 2001, 1993-2002
Microsoft Corporation
Richard P.Brief , “Audit “, Worldbook 2001 Premium Edition
Harvey Glickman , “Audit , Bookkeeping , Spreadsheet “, Worldbook 2001 Premium Edition
Audit , Encyclopaedia Britannica Inc, 1994- 2001