1

Assalamualaikum wbt dan salam sejahtera diucapkan kpd para juri dan hadirin yg dihormati sekalian…

kami kumpulan Q-INN dari unimap ingin membentangkan laporan KIK di bawah tajuk ‘Stock Item Control System (SICS)’.

2

Unimap ditubuhkan pada 25 Julai 2001, menawarkan 13 program ijazah dan 6 program diploma.

Terdiri daripada 8 pusat pengajian dan kami adalah wakil kumpulan KIK daripada PPK Bahan.

3

Pusat Pengajian Kejuruteraan Bahan ditubuhkan pada Mac 2004 dan sehingga kini mempunyai 46 orang staf dan 457 orang pelajar.

4

Pusat Pengajian Kejuruteraan Bahan terletak di Kubang Gajah, Jejawi dan Taman Muhibah.

5

Misi jabatan adalah menjadi pusat akademik dan penyelidikan yang bertaraf dunia dalam bidang sains dan kejuruteraan bahan.

Visi jabatan pula adalah untuk merialisasikan aspirasi negara dan menyumbang kepada ketamadunan dunia dalam bidang sains dan kejuruteraan bahan.

6

Organisasi PPK Bahan diketuai oleh Prof Madya Dr Shamsul Baharin sebagai dekan

7

Kumpulan Q-Inn ditubuhkan pada 3 Februari 2006 dianggotai oleh 9 orang ahli. Projek ini adalah merupakan projek pertama kumpulan

Dan telah menjadi johan konvensyen kmk peringkat kukum 2006

8

Pembentukan Q-Inn bermula dengan pembentukan carta organisasi kumpulan, pemilihan nama kumpulan serta menetapkan misi, motto dan objektif kumpulan,

9

Organisasi Q-Inn diketuai oleh En Syed Nuzul Fadzli.

10

11

Nama Q-INN diadaptasi daripada perkataan ”kualiti” dan “inovasi’.

Setiap warna dan simbol mempunyai makna tersendiri

12

Objektif kumpulan dibentuk daripada kesinambungan visi dan misi jabatan.

Terdapat 6 objektif utama kumpulan.

13

Modus operandi aktiviti mesyuarat bermula dengan panggilan mesyuarat melalui email diikuti minit mesyuarat dan proses tindakan.

14

Purata kehadiran ahli ke mesyuarat mingguan adalah 96.2%.

15

Perancangan projek bersandarkan pada kitaran aktiviti PDCA - Plan, Do, Check and Action

16

Setiap aktiviti teras diketui oleh ahli yang berlainan dalam memastikan pelaksanaan tindakan berjalan lancar dan menepati masa.

17

Carta perbatuan menunjukkan perancangan aktiviti dan tarikh sebenar aktiviti dijalankan.

18

Aktiviti pemilihan masalah dijalankan melalui kaedah brainstorming iaitu mengenalpasti masalah, menganalisa, memilih dan menilai masalah serta menentukan sasaran.

19

Beberapa pelan tindakan telah dijalankan untuk mengenalpasti masalah.

20

Format borang survey disediakan dan aktiviti survey mendapat kelulusan dekan pada 9 Februari 2006.

21

Daripada survey, terdapat 5 kategori masalah utama yang dihadapi.

22

Data daripada survey dianalisa menggunakan carta pareto.

Konsep “rules of thumb” digunapakai iaitu 80% masalah disebabkan oleh 20% punca, di mana 20% punca tersebut ialah:

1.penyimpanan dan pengeluaran bahan kimia,

2. kelengkapan makmal ,

3.penghawa dingin rosak,

4. jadual waktu padat dan

5.sistem bas yang lemah.

23

Hasil dari sesi perbincangan dengan pihak pentadbiran dan UKKP unimap dan rujukan akta kilang dan jentera 1967 dan sesi brainstorming dipaparkan seperti dilayar.

24

Masalah yg tersenarai dianalisa melalui beberapa peringkat.

Peringkat pertama melibatkan saringan – misi dan visi jabatan, serta objektif kumpulan.

25

Hasil dari analisa peringkat satu, terdapat 6 masalah yang melepasi saringan I dan II, iaitu:

1. Sistem pendawaian komputer yg tidak teratur2. Kesukaran utk menyimpan & mendapatkan bahan kimia di makmal3. Kos penggunaan bahan kimia yg tinggi4. Masalah penggunaan bahan kimia tanpa kawalan5. Ketiadaan buku daftar bahan kimia dan6. Ketiadaan sistem penyenggaraan mesin

26

6 masalah yg tersenarai akan disaring di peringkat kedua melalui analisa SMART.

27

Hasil dari analisa SMART, 4 masalah telah dipilih iaitu,

1.Sukar menyimpan & mengeluarkan bahan kimia2.Kos bahan kimia yg tinggi3.Penggunaan bahan kimia tanpa kawalan dan4.Ketiadaan buku daftar bahan kimia

28

Selepas itu pemilihan masalah menggunakan analisa FORCE RANKING. Dalam kaedah ini beberapa faktor penilaian telah dipilih iaitu:

1. Keupayaan objektif kumpulan2. Keupayaan utk menampung kos projek3. Keupayaan utk menganalisa data4. Keupayaan kumpulan utk mengatasi masalah

29

Hasil daripada FORCE RANKING didapati 4 masalah adalah lebih menonjol, iaitu sama dengan 4 masalah yg ditonjolkan dalam analisa SMART

30

Dalam analisa faedah, 4 faktor penilaian telah dipilih dengan nilai pemberat dan skala telah diberikan berdasarkan kepentingan faktor-faktor tersebut

31

Hasil dari analisa faedah ini didapati cuma 1 masalah yg lebih menonjol iaitu masalah kesukaran utk menyimpan & mengeluarkan bahan kimia di makmal

32

Hasil dari analisa-analisa yg digunakan dalam pemilihan masalah peringkat 2-4 diringkaskan seperti dalam paparan. Masalah kesukaran utk menyimpan & mengeluarkan bahan kimia di makmal didapati lebih menonjol dari masalah2 yg lain

33

Oleh itu masalah ini telah dipilih sebagai projek Q-INN dan permohonan memilih masalah tersebut telah diluluskan oleh Dekan PPK Bahan pada 5 Mac 2006.

34

Punca paling mungkin masalah ini dianalisa melalui kaedah 5W dan 1H.

35

Untuk menilai tahap kritikal masalah, analisa masa, kos dan survey aduan pengguna telah dilakukan.

36

Dalam analisa masa, kami mendapati purata cycletime utk mendapatkan bahan kimia ialah 15.5 minit.

37

Trend kos pembelian bahan kimia dari Jan 2004 sehingga Jan 2006 semakin meningkat dari bulan ke bulan.

Dijangkakan jika keadaan ini tidak terkawal, peruntukan VOT27 cuma boleh digunakan untuk pembelian bahan kimia sahaja. Padahal wang peruntukan ini perlu juga digunakan untuk keperluan lain

38

Maklum balas pengguna direkodkan di dalam format borang yg disediakan dan dianalisa dengan menggunakan carta pai

39

Dari carta pai yg dihasilkan, didapati hampir semua masalah melibatkan kekurangan pengetahuan pengguna untuk mendapatkan bahan kimia di makmal.

40

Bersandarkan kepada kemampuan kumpulan, sasaran-sasaran yg ditetapkan ialah:

1.Mengurangkan kos bulanan pembelian bahan kimia sebanyak 25%

2.Mengurangkan purata cycletime utk mendapatkan bahan kimia sebanyak 80%

3.Mengurangkan purata aduan pengguna sebanyak 85%

41

Pemilihan punca masalah dimulakan dengan mengenalpasti, verifikasi, dan menilai punca masalah.

42

Rajah ishikawa atau tulang ikan dihasilkan dengan menggunakan faktor-faktor 4M & 1E

43

Di dlm kaedah sebab & akibat, sesuatu punca masalah akan diterima jika terhasil hubungan yg jelas antara akibat & masalah.

Sebagai contoh, punca2 masalah yang dikategorikan di dalam faktor manusia tidak membentuk hubungan yg jelas antara akibat dan masalah, oleh itu semua punca2 telah ditolak.

44

Punca2 paling mungkin di dlm persekitaran juga tidak menunjukkan hubungan jelas antara akibat dan masalah. Oleh itu semua punca2 masalah telah ditolak.

45

Kategori bahan juga tidak mempunyai punca2 paling mungkin untuk diketengahkan.

46

Sebaliknya, kategori kaedah sahaja yg menghasilkan hubungan yg jelas antara akibat dan masalah. Oleh itu semua punca2 paling mungkin telah diterima.

47

Hasil daripada soal selidik mendapati 95% respondan bersetuju bahawa masalah berpunca dr ketiadaan sistem utk mengawal proses tersebut.

48

85% respondan juga bersetuju bahawa tiada pengkelasan dan lokasi penyimpanan yg tetap merupakan salah satu punca masalah .

49

Ketiadaan prosedur juga merupakan faktor utama yg menyebabkan masalah ini berlaku. 89% respondan bersetuju dengan cadangan ini.

Dari proses verifikasi, kami mendapati hampir 90% respondan bersetuju bahawa masalah ini disebabkan oleh ketiga-tiga punca tersebut.

50

Secara keseluruhan, terdapat 7 cadangan penyelesaian hasil dari perbincangan antara ahli kumpulan.

51

Objektif penilaian cadangan terbahagi kpd 2:

1. Objektif yg mesti ada atau MUSTs iaitu mandatori dan boleh diukur.

2. Objektif WANTs pula adalah objektif yang dikehendaki oleh ahli kumpulan – bukan mandatory tapi plus points utk projek

52

Di dalam objektif MUSTs, cadangan-cadangan penyelesaian mesti mengandungi 9 ciri yg dipaparkan di skrin.

53

Sebagai contoh, cadangan utk menyediakan tempat penyimpanan bahan kimia berasingan utk staf telah ditolak kerana cadangan ini menyukarkan rekod penggunaan disediakan dan memerlukan budget melebihi RM600.

54

Cadangan2 penyelesaian yg lain telah memenuhi semua objektif MUSTs dan diterima pakai untuk proses saringan objektif WANTs.

55

Objektif WANTs terdiri dari beberapa keperluan yang difikirkan perlu oleh ahli kumpulan. Setiap keperluan diletakkan nilai pemberat dan skala markah seperti yang dipaparkan di skrin.

Cadangan mesti memenuhi sekurang-kurangnya 60% daripada keperluan objektif untuk diambil kira sebagai cadangan yang baik

56

Sebagai contoh, cadangan untuk melantik seorang staf utk mengawal keluar-masuk bahan kimia akan menambahkan beban kerja staf yg terlibat. Walau pun begitu, cadangan ini dapat dilaksanakan dengan kadar segera dan mudah diselenggara.

57

Hasil dari proses penilaian, kami mendapati 3 cadangan di bawah lebih menonjol dari cadangan2 yg lain, iaitu:

1.Menyediakan senarai, lokasi dan kelas bahan kimia

2.Meyediakan prosedur kerja selamat dan 3.Menyediakan sistem kawalan berkomputer

58

Penilaian dilakukan terhadap:

1. kebarangkalian ancaman akan berlaku, 2. risiko terhadap kesihatan, 3. kewangan dan 4. ancaman pada kejayaan projek jika cadangan penyelesaian dijalankan.

59

Untuk menyediakan senarai, lokasi penyimpanan dan kelas bahan kimia, ancaman yang paling kritikal adalah kegagalan untuk menyediakan senarai yang dikehendaki.

Tindakan pencegahan telah disediakan untuk memastikan projek ini tidak gagal .

60

Jika prosedur kerja tidak dapat disediakan, projek ini ada kemungkinan utk gagal. Oleh itu kawalan proses secara manual telah dibangunkan sebagai langkah pencegahan.

61

Projek ini juga mungkin akan gagal jika sistem kawalan berkomputer tidak berjaya dibangunkan. Oleh itu kami membangunkan satu perisian yang ringkas berpandukan kepada program NorthWind Trader Microsoft Access sebagai benchmark.

62

Dari senarai faedah dan risiko yang dinilai bagi setiap cadangan penyelesaian kami mendapati tiada perbezaan ketara di antara cadangan cadangan penyelesai. Ketiga-tiganya menghasilkan faedah dan risiko yang hampir sama.

63

Oleh itu kami telah sebulat suara untuk melaksanakan ketiga-tiga cadangan penyelesaian. Permohonan untuk melaksanakan cadangan penyelesaian ini telah diluluskan oleh Dekan PPK Bahan pada 5 Apr 2006.

64

Beberapa pelan tindakan telah dilaksanakan untuk menyediakan senarai, lokasi & kelas bahan kimia.

65

Satu senarai kriteria telah disediakan berpandukan peraturan-peraturan di dalam akta keselamatan dan kesihatan pekerjaan 1994 dan “guidelines for the preparation of a chemical register”.

66

Antara kriteria-kriteria tersebut ialah:1.Mengandungi rekod bahan kimia merbahaya.2.Senarai bahan mesti dikemas-kini 3.Chemicals safety data sheet disediakan

67

Hasilnya satu senarai bahan yg mengandungi nama dan kelas bahan kimia, tahap ancaman dan lokasi tempat penyimpanan bahan kimia telah disediakan.

68

Tindakan seterusnya ialah menyusun kedudukan bahan kimia mengikut lokasi dan kelas yang telah ditetapkan.

69

Akhir sekali, data dari ujian masa menunjukkan purata cycletime telah menurun dari 15.5 minit kepada 2.5 minit.

70

Beberapa halangan telah ditempuhi, antaranya ialah terdapat bahan kimia yang tidak mempunyai CSDS.

Utk mengatasi masalah, bahan ini telah dikuarantin dan pengeluaran bahan ini hanya boleh dilakukan oleh penyelaras bahan kimia.

71

Lokasi penyimpanan bahan kimia telah didaftar di dalam senarai bahan kimia utk memudahkan juruteknik makmal mengenal pasti bahan kimia yg mempunyai label yang kecil dan sukar dilihat.

72

Setiap bahan kimia dilabelkan semula dengan nama bahan yang baru utk memudahkan juruteknik makmal mencari bahan kimia yg mempunya saiz bekas dan warna label yang sama.

73

Penyediaan prosedur kerja selamat atau SOP merangkumi penyediaan prosedur formal yang akan diguna pakai untuk menguruskan proses keluar masuk bahan kimia.

74

SOP terbahagi kepada 3 dokumen:

1.CHEM012.CHEM02 3.CHEM03

75

Disebabkan beban kerja yang banyak, seorang ahli baru telah diambil iaitu Cik Siti Sarah.

Cik Siti Sarah telah dilantik menjadi ahli secara rasmi pada 24 April 2006.

76

Untuk membangunkan satu sistem kawalan berkomputer, satu carta alir kerja manual telah disediakan.

Keberkesanannya ini telah diuji dengan menjalankan trial run program secara SEMI-AUTO.

Setelah keberkesanan carta alir ini dibuktikan, barulah satu program komputer dibangunkan.

77

Carta alir kerja manual menerangkan secara terperinci aliran kerja dan akses yang diberi kepada pengguna program.

78

Proses ujilari program secara semi-auto dilakukan dengan menggunakan borang seperti di skrin untuk melihat keberkesanan program.

79

Akhir sekali satu terminal SICS yang dilengkapi dengan program komputer telah disediakan untuk kegunaan pengguna makmal.

80

Masalah sistem “crashed” yg dihadapi telah diatasi menyediakan fail hardcopy rekod sebagai backup.

81

Satu sesi penerangan dan latihan mengenai SICS telah dijalankan pada 12 dan 13 Jun 2006. Kelulusan untuk mengadakan sesi ini telah diberikan oleh Dekan PPK Bahan pada 9 Jun 2006.

(*** Start movie)

Di dalam sesi tersebut peserta telah diberi penerangan mengenai prosedur kerja selamat dan cara-cara menggunakan SICS program.

82

Di hujung sesi satu ujian untuk menilai tahap kefahaman dalam menggunakan prosedur kerja selamat dan program SICS dijalankan.

Akses program SICS hanya diberikan kepada peserta yang menghadiri sesi ini dan lulus ujian pemahaman.

83

Akhirnya pada tanggal 19 Jun 2006, pihak pentadbiran tertinggi pusat pengajian telah meluluskan perlaksanakan SICS di makmal.

84

3 kaedah yang digunakan untuk memantau prestasi projek adalah:

1.analisa aduan pengguna

2.analisa trend cycle time dan

3.analisa trend kos pembelian

85

Pemantauan ke atas kos pembelian bahan kimia di makmal mendapati bahawa kos pembelian telah merudum selepas SICS dilancarkan.

Bajet tahunan dapat dijimatkan sebanyak 26%

86

Masa pengeluaran bahan kimia juga telah dapat diturunkan dengan ketara.

Walaubagaimanapun, terdapat suatu ketika semasa projek dijalankan, masa pengeluaran bahan kimia didapati meningkat 3 kali secara mendadak.

87

Hasil dari maklum balas juruteknik dan pengguna makmal, masalah ini berpunca drpd maklumat mengenai bahan yang diberi oleh pengguna adalah tidak lengkap.

88

Bagi mengatasi punca masalah ini, kami telah menyediakan carta alir penggunaan SICS untuk rujukan pengguna makmal. Carta alir tersebut telah mendapat kelulusan dekan pada 19 MAY 2006.

89

Carta alir penggunaan SICS tersebut telah di tampal pada pintu stor bahan kimia & juga di terminal SICS untuk rujukan pengguna makmal.

90

Selepas pemantauan pusingan ke-2 dilakukan, purata cycle time dapat diturunkan daripada 15.5 minit kepada 2.5 minit – pengurangan purata cycletime melebihi 83% .

91

Aduan pengguna makmal terhadap SICS didapati menurun dgn ketara, iaitu sebanyak 95%. Trend maklum balas juga didapati stabil.

92

• Pencapaian projek dinilai berdasarkan tiga faktor iaitu purata cycletime, kos dan aduan pengguna.

• Purata cycletime berkurangan daripada 15.5 minit ke 2.5 minit iaitu pengurangan masa sebanyak 84%.

93

Penjimatan sebanyak 30% dalam kos pembelian bulanan bahan kimia dicatatkan semasa sesi pemantauan

Faktor penjimatan disebabkan oleh pengawalan ketat yg dapat mengurangkan penggunaan berlebihan bahan kimia.

94

Purata aduan pengguna juga telah berkurangan sebanyak 93% selepas perlaksanaan SICS.

Ini menunjukkan keberkesanan sistem SICS yang digunapakai.

95

• Di paparan adalah contoh-contoh borang maklumbalas daripada pengguna makmal, dari kalangan staf dan pelajar PPK Bahan

96

• Kejayaan projek diukur melalui pencapaian beberapa sasaran yang ditetapkan di peringkat awal projek iaitu,

• Peratus pencapaian untuk mengurangkan kos pembelian,

• Peratus pengurangan purata cycletime, • Peratus pengurangan purata aduan,

perbelanjaan projek tempoh siap projek.

97

• Senarai bahan kimia dan borang2 disediakan berhampiran pintu stor utk membantu pelanggan mendapatkan bahan kimia dengan kadar segera.

98

• Kedudukan bahan-bahan kimia juga lebih teratur dan disusun mengikut klasifikasi bahan dan keselamatan.

99

• Kedudukan bahan kimia diatur mengikut lokasi penyimpanan dan lebih mudah dilihat

100

Antara faedah tidak ketara yang diperolehi oleh ahli-ahli kumpulan

1. Pendedahan terhadap penggunaan alat-alat KMK

2. Dapat mengasah ciri-ciri kepemimpinan

3. Memupuk kerjasama antara ahli.

4. Meningkatkan imej jabatan.

101

• sebelum projek dilaksanakan kelemahan yang paling ketara adalah kerjasama dalam kumpulan.

102

• Selepas projek dilaksanakan, kelemahan dalam kerjasama antara ahli kumpulan dapat diatasi dengan baik.

103

• Carta radar menunjukkan peningkatan prestasi ahli kumpulan secara keseluruhan di antara julat 2.4 hingga 4.5.

104

• Untuk perancangan masa depan, ahli-ahli kumpulan bersetuju untuk melakukan penambahbaikan terhadap sistem SICS yang dibangunkan.

105

• Antara aktiviti untuk meningkatkan mutu program SICS adalah dengan melancarkan program SICS melalui portal KUKUM.

• Dengan ini pengguna dapat mengakses program SICS 24 jam sehari.

• Selain itu, kemaskini prosedur kerja selamat dapat dilakukan dengan lebih sistematik secara online. Pelancaran telah dilakukan pada Feb 2007

106

• Pemeriksaan dan pengawasan berterusan akan dilakukan berpandukan prosedur kerja selamat yang disediakan.

107

• Projek ini telah mendapat penghargaan daripada pihak pentadbiran tertinggi PPK Bahan pada 2 Oktober 2006.

108

• Projek ini telah mendapat anugerah penghargaan khas bagi kategori anugerah inovasi UNIMAP 2006

109

Keseluruhannya kumpulan Q-Inn telah berjaya Keseluruhannya kumpulan Q-Inn telah berjaya mencapai dan melebihi sasaran yang mencapai dan melebihi sasaran yang ditetapkan. ditetapkan.

Cadangan kumpulan Q-Inn ini telah berjaya Cadangan kumpulan Q-Inn ini telah berjaya membantu mengurangkan masalah dan membantu mengurangkan masalah dan meningkatkan prestasi serta kualiti kerja meningkatkan prestasi serta kualiti kerja pengguna makmal. Selain itu projek ini dapat pengguna makmal. Selain itu projek ini dapat mengurangkan kos dan masa kerja.mengurangkan kos dan masa kerja.

110

Dipaparkan di sini demo program SICS yg Dipaparkan di sini demo program SICS yg dibangunkan. dibangunkan.

• Selepas melalui latihan dan penerangan SICS, program administrator akan memberi access kepada staff atau pelajar untuk menggunakan program ini.

• Setiap pengguna diberi password untuk access program

• Pengguna boleh memohon bahan kimia dengan mengisi request form seperti yang tertera di skrin

111

• Permohonan pengguna akan dihantar kepada penyelia masing-masing melalui emel

• Penyelia akan menyemak, meluluskan dan memajukan permohonan kepada program administrator

• Program administrator akan mengemaskini borang permohonan dan menyediakan bahan kimia

• Program akan mengemaskini stok bahan kimia, merekodkan masa memproses permohonan dan tahap penggunaan bahan kimia