Arkib 2/08

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIR JABATAN Untuk Kegunaan Arkib Negara

Tarikh Terima:(1) Kementerian/Jabatan/Agensi:SJKT LADANG LANCHANG

(2) Bahagian/Cawangan/Unit:Bahagian Pengurusan

(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: -

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks, KPM 2013

Bil.(5)

Tajuk Siri(6)

Tahun Diliputi(7)

Tempoh Pengekalan

Yang Ditentukan

Dalam Jadual

(8)

Unit Rekod (9)

Meter Panjang Rekod

(10)

Daripada Kepada

1. ( 1 ) Buku Teks – Bahasa Malaysia - Tahun 1

2003 2008 1 tahun 14 0.12 m.p

2. ( 1 ) Buku Teks - Bahasa Inggeris – Tahun 1

2003 2008 1 tahun 19 0.09 m.p

3. ( 1 ) Buku Teks – Bahasa Tamil- Tahun 1

2003 2008 1 tahun 13 0.09 m.p

4. ( 1 ) Buku Teks – Sains –Tahun 1

2003 2008 1 tahun 14 0.10 m.p

5. ( 1 ) Buku Teks – Matematik J1 – Tahun 1

2003 2008 1 tahun 37 0.21 m.p

6. ( 1 ) Buku Teks – Matematik J2 – Tahun 1

2003 2008 1 tahun 26 0.15 m.p

7. ( 1 ) Buku Teks – PJK – Tahun 1

2003 2008 1 tahun 12 0.10 m.p

8. ( 1 ) Buku Teks – Pend.Moral – Tahun 1

2003 2008 1 tahun 11 0.07 m.p

9. ( 1 ) Buku aktiviti – Matematik J1 – Tahun 1

2003 2008 1 tahun 15 0.09 m.p

10. ( 1 ) Buku aktiviti – Matematik J2 – Tahun 2

2004 2009 1 tahun 32 0.23 m.p

11. ( 1 ) Buku Teks – Bahasa Malaysia - Tahun 2

2005 2010 1 tahun 27 0.20 m.p

12. ( 1 ) Buku Teks - Bahasa Inggeris – Tahun 2

2005 2010 1 tahun 21 0.12 m.p

13. ( 1 ) Buku Teks – Bahasa Tamil- Tahun 2

2005 2010 1 tahun 15 0.10 m.p

14. ( 1 ) Buku Teks – Sains –Tahun 2

2005 2010 1 tahun 12 0.07 m.p

15. ( 1 ) Buku Teks – Matematik J1 – Tahun 2

2005 2010 1 tahun 12 0.07 m.p

16. ( 1 ) Buku Teks – Matematik J2 – Tahun 2

2005 2010 1 tahun 9 0.06 m.p

17. ( 1 ) Buku Teks – PJK – Tahun 2

2005 2010 1 tahun 15 0.10 m.p

18. ( 1 ) Buku Teks – Pend.Moral – Tahun 2

2005 2010 1 tahun 12 0.08 m.p

19. ( 1 ) Buku aktiviti – Matematik J1 – Tahun 2

2005 2010 1 tahun 8 0.05 m.p

20. ( 1 ) Buku aktiviti – Matematik J2 – Tahun 2

2005 2010 1 tahun 20 0.14 m.p

21. ( 1 ) Buku Teks – Bahasa Malaysia J1 - Tahun 3

2006 2011 1 tahun 24 0.14 m.p

22. ( 1 ) Buku Teks – Bahasa Malaysia J2- Tahun 3

2006 2011 1 tahun 8 0.04 m.p

23. ( 1 ) Buku Teks - Bahasa Inggeris – Tahun 3

2006 2011 1 tahun 28 0.16 m.p

24. ( 1 ) Buku Teks – Bahasa Tamil J1- Tahun 3

2006 2011 1 tahun 11 0.08 m.p

25. ( 1 ) Buku Teks – Bahasa Tamil J2- Tahun 3

2006 2011 1 tahun 5 0.03 m.p

26. ( 1 ) Buku Teks – Sains –Tahun 3

2006 2011 1 tahun 18 0.13 m.p

27. ( 1 ) Buku Teks – Matematik J1 – Tahun 3

2006 2011 1 tahun 23 0.16 m.p

28. ( 1 ) Buku Teks – Matematik J2 – Tahun 3

2006 2011 1 tahun 15 0.10 m.p

29. ( 1 ) Buku Teks – PJK – Tahun 3

2006 2011 1 tahun 25 0.15 m.p

30. ( 1 ) Buku Teks – Pend.Moral – Tahun 3

2006 2011 1 tahun 15 0.09 m.p

31. ( 1 ) Buku aktiviti – Bahasa Malaysia J1- Tahun 3

2006 2011 1 tahun 8 0.03 m.p

32. ( 1 ) Buku aktiviti – Bahasa Malaysia J1- Tahun 3

2006 2011 1 tahun 17 0.08 m.p

33. ( 1 ) Buku aktiviti – Bahasa Tamil J1- Tahun 3

2006 2011 1 tahun 8 0.03 m.p

34. ( 1 ) Buku aktiviti – Bahasa Tamil J2- Tahun 3

2006 2011 1 tahun 14 0.06 m.p

35. ( 1 ) Buku aktiviti – Matematik – Tahun 3

2006 2011 1 tahun 6 0.05 m.p

36. ( 1 ) Buku Teks – Bahasa Malaysia - Tahun 4

2007 2013 1 tahun 27 0.27 m.p

37. ( 1 ) Buku Teks - Bahasa Inggeris – Tahun 4

2007 2013 1 tahun 32 0.28 m.p

38. ( 1 ) Buku Teks – Bahasa Tamil- Tahun 4

2007 2013 1 tahun 30 0.33 m.p

39. ( 1 ) Buku Teks – Sains –Tahun 4

2007 2013 1 tahun 12 0.11 m.p

40. ( 1 ) Buku Teks – Sains Practikal – Tahun 4

2007 2013 1 tahun 24 0.13 m.p

41. ( 1 ) Buku Teks – Matematik – Tahun 4

2007 2013 1 tahun 40 0.53 m.p

42. ( 1 ) Buku Teks – PJK – Tahun 4

2007 2013 1 tahun 26 0.18 m.p

43. ( 1 ) Buku Teks – Pend.Moral – Tahun 4

2007 2013 1 tahun 32 0.23 m.p

44. ( 1 ) Buku Teks – Kajian tempatan - Tahun 4

2007 2013 1 tahun 25 0.18 m.p

45. ( 1 ) Buku Teks - Kemahiran Hidup – Tahun 4

2007 2013 1 tahun 18 0.13 m.p

46. ( 1 ) Buku Teks – Pend. Sivik- Tahun 4

2007 2013 1 tahun 19 0.13 m.p

47. ( 1 ) Buku Teks – Bahasa Malaysia - Tahun 5

1999 2005 1 tahun 6 0.06 m.p

48. ( 1 ) Buku Teks - Bahasa Inggeris – Tahun 5

1999 2005 1 tahun 6 0.06 m.p

49. ( 1 ) Buku Teks – Bahasa Tamil- Tahun 5

1999 2005 1 tahun 8 0.09 m.p

50. ( 1 ) Buku Teks – Sains –Tahun 5

1999 2005 1 tahun 10 0.09 m.p

51. ( 1 ) Buku Teks – Sains Practikal – Tahun 5

1999 2005 1 tahun 3 0.01 m.p

52. ( 1 ) Buku Teks – Matematik – Tahun 5

1999 2005 1 tahun 8 0.12 m.p

53. ( 1 ) Buku Teks – PJK – Tahun 5

1999 2005 1 tahun 8 0.06 m.p

54. ( 1 ) Buku Teks – Pend.Moral – Tahun 5

1999 2005 1 tahun 7 0.06 m.p

55. ( 1 ) Buku Teks – Kajian tempatan - Tahun 5

1999 2005 1 tahun 7 0.07 m.p

56. ( 1 ) Buku Teks – Bahasa Malaysia - Tahun 6

2000 2006 1 tahun 21 0.21 m.p

57. ( 1 ) Buku Teks - Bahasa Inggeris – Tahun 6

2000 2006 1 tahun 24 0.19 m.p

58. ( 1 ) Buku Teks – Bahasa Tamil A- Tahun 6

2000 2006 1 tahun 9 0.06 m.p

59. ( 1 ) Buku Teks – Bahasa Tamil B- Tahun 6

2000 2006 1 tahun 8 0.05 m.p

60. ( 1 ) Buku Teks – Sains –Tahun 6

2000 2006 1 tahun 17 0.16 m.p

61. ( 1 ) Buku Teks – Matematik – Tahun 6

2000 2006 1 tahun 18 0.21 m.p

62. ( 1 ) Buku Teks – PJK – Tahun 6

2000 2006 1 tahun 14 0.09 m.p

63. ( 1 ) Buku Teks – Pend.Moral – Tahun 6

2000 2006 1 tahun 7 0.05 m.p

64. ( 1 ) Buku Teks – Kajian tempatan - Tahun 6

2000 2006 1 tahun 11 0.09 m.p

65. ( 3 ) Buku Panduan Guru Tahun 1

1995 2001 1 tahun 27 0.20 m.p

66. ( 3 ) Buku Panduan Guru Tahun 2

1996 2002 1 tahun 13 0.11 m.p

67. ( 3 ) Buku Panduan Guru Tahun 3

1997 2003 1 tahun 10 0.09 m.p

68. ( 3 ) Buku Panduan Guru Tahun 4

1998 2004 1 tahun 18 0.18 m.p

69. ( 3 ) Buku Panduan Guru Tahun 5

1999 2005 1 tahun 27 0.26 m.p

70. ( 3 ) Buku Panduan Guru Tahun 6

2000 2006 1 tahun 26 0.26 m.p

71. ( 1 ) Buku Panduan Guru Jawi Tahun 1-6

1996 2000 1 tahun 22 0.21 m.p

72. ( 3 ) Buku Teks Jawi Tahun 1-6 1996 2000 1 tahun 31 0.34 m.pJumlah Unit Rekod:

Ukuran Meter Panjang Rekod: 28 m.p

(11) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], saya mengemukakan permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas:

Nama Pegawai: Revathi Thangavelu Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan:

Jawatan: Peyelaras SPBT Tarikh: 27 Disember 2013

Lampiran 2 (a)

PENERANGAN

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM - Arkib 2/08

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama Kementerian/ Jabatan/ Agensi/ Organisasi yang memohon.

(2) Bahagian/ Cawangan/ Unit: Bahagian/ Cawangan/ Unit yang terdapat dalam sesuatu jabatan/agensi yang memohon.

Nama Jabatan/Agensi : Sekolah Kebangsaan ABCNama Bahagian/ Cawangan/ Unit : Bahagian Pengurusan

(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: Kementerian/ Jabatan/ Agensi yang mewujudkan atau menguruskan rekod mengikut fungsi dan aktvitinya tetapi fungsi/aktivitinya telah diberhentikan kerana ‘jumud’ atau fungsinya telah diambilalih oleh jabatan lain. Rekod-rekod tersebut disimpan dan dijaga oleh jabatan yang menyenaraikan rekod tersebut.

Contoh: Suruhanjaya Keretapi Malaysia telah dijumudkan dan rekod-rekodnya disimpan dan di bawah kawalan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam. Oleh itu,

CopJabatan

Suruhanjaya Perkhidmatan Awam bertanggungjawab mengambil tindakan pelupusan bagi rekod-rekod Suruhanjaya Keretapi Malaysia.

(4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Nama dan Nombor Jadual Pelupusan Rekod yang diberi oleh Arkib Negara Malaysia kepada jabatan/ agensi.

(5) Bil: Bilangan nombor seturut.

(6) Tajuk Siri: Tuliskan No. Bil. Perkara dan Tajuk Siri seperti yang terdapat dalam dalam Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am.

Contoh: (2) Buku Modul

(7) Tahun Diliputi (Daripada Kepada): Tahun terawal dan terakhir rekod dalam tajuk siri yang disenaraikan.

(8) Tempoh Pengekalan Yang Ditentukan Dalam Jadual: Rujuk tempoh masa dalam ruangan Tindakan Pelupusan dalam Jadual Pelupusan Rekod.

(9) Unit Rekod: Merujuk kepada bilangan unit buku dalam setiap siri.

(10) Meter Panjang Rekod:

i. Jumlah Rekod – Bilangan unit buku dalam setiap siri.

ii. Meter Panjang – Ukuran matrik meter panjang bagi rekod. Sila rujuk kaedah

mengukur rekod seperti di Lampiran 6 - 8.

(11) Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab membuat

permohonan pemusnahan rekod.

Catatan: Bagi tujuan permohonan pelupusan berdasarkan Jadual Pelupusan Rekod (JPR), tempoh pengekalan yang berdasarkan kiraan tahun hendaklah mengambil kira genap 12 bulan dari tempoh fail ditutup/ tamat tindakan.

Kod Kumpulan BukuModul

TajukSirisepertidalam JPR – BukuModul

Lampiran 3CONTOH

Arkib 12/08PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIR JABATAN

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Sekolah Kebangsaan ABC

(2) Bahagian/Cawangan/Unit:Bahagian Pengurusan

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(3) Surat Kebenaran Pemusnahan:

3.1 No. Rujukan: ANM600-14/24/20/8 3.2 Tarikh: 31 Disember 2013

(4) Perihal Rekod: Berkenaan dengan buku teks

(5) Meter Panjang Rekod Yang Dimusnahkan: 28 m.p

(6) Peringkat Keselamatan: Terbuka

(7) Kaedah Pemusnahan : No. Resit (Jika Dijual):………...

dibakar dirincih dikitar semula dipadamkan

dijual Lain-lain nyatakan:.............................................................................................

(8) Tarikh Pemusnahan: 3. 1. 2013 (9) Tempat Pemusnahan: Tapak Pelupusan Sekolah ABC

PEGAWAI YANG MELAKSANAKAN PEMUSNAHAN

(10) Nama Pegawai: Norhanizah Mohd Salleh Tandatangan:Norhanizah Jawatan: PT N17

(11) Nama Saksi: Norhamizah Ali Tandatangan:Norhamizah Jawatan:PT N22

PENENTUSAHAN12) Saya mengesahkan bahawa rekod di atas telah dimusnahkan dengan sewajarnya mengikut

Seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]: Nama Pegawai: Hasmah Zainol Tandatangan dan Meterai/Cap

Jabatan:Hasmah

Jawatan: Pen. Peg. Tadbir Tarikh: 6.1.2013

Lampiran 3 (a)

PENERANGAN

BORANG PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM - Arkib 12/08

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama Kementerian/Jabatan/Agensi yang memohon. Contoh :

Nama Kementerian/Jabatan/Agensi: Sekolah Kebangsaan ABC

(2) Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian/cawangan/unit yang terdapat dalam sesuatu Kementerian/Jabatan/Agensi yang memohon. Contoh:

Nama Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian Pengurusan

(3) Surat Kebenaran Bagi Pemusnahan:

(3.1) No. Rujukan : Merujuk kepada nombor rujukan surat kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara.

(3.2) Tarikh : Tarikh surat kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara.

CopJabatan

(4) Perihal Rekod : Merujuk kepada keterangan dan penjelasan ringkas mengenai isi kandungan, jenis dan bentuk rekod yang telah dimusnahkan.

(5) Meter Panjang Rekod Yang Dimusnahkan : Merujuk kepada ukuran meter panjang (linear metre) rekod yang telah dimusnahkan (Jabatan juga boleh menyatakan jumlah unit rekod/ fail).

(6) Peringkat Keselamatan : Merujuk kepada peringkat pengelasan rekod/ dokumen sama ada Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia, dan Rahsia Besar.

(7) Kaedah Pemusnahan : Sila tandakan kaedah pemusnahan rekod atau sekiranya ada kaedah lain yang digunakan sila nyatakan.

(8) Tarikh Pemusnahan : Merujuk kepada tarikh melaksanakan perbuatan memusnahkan.

(9) Tempat Pemusnahan : Merujuk kepada lokasi di mana rekod dimusnahkan.

(10) & (11) Pegawai Yang Menjalankan Pemusnahan : Merujuk kepada pengesahan pemusnahan oleh pegawai dan saksi yang melaksanakan pemusnahanrekod.

(12) Penentusahan : Merujuk kepada pengesahan pemusnahan oleh pegawai penyelia.

Lampiran 4 TATACARA PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH DI BAWAH JABATAN

PELAJARAN NEGERI SELURUH NEGARA

1

2

Sekolah menubuhkan Jawatankuasa Pelupusan (dipengerusikan oleh Pengetua / Guru Besar)

Pengasingan buku teks yang akan dilupuskan oleh pihak sekolah

MULA

3Sekolah melengkapkan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08 dan menghantar ke JPN

Lampiran 5

PROSES KERJA BAGI PENGURUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH DI BAWAH JABATAN PELAJARAN SELURUH NEGARA

LANGKAH PROSES KERJA

1Pihak sekolah diminta untuk menubuhkan Lembaga Pemeriksa Pelupusan. Lembaga Pemeriksa Pelupusan dipengerusikan oleh Pengetua atau Guru Besar.

2Guru Penyelaras SPBT dikehendaki mengemaskini data buku teks SPBT tahun semasa sebelum mengenalpasti dan membuat pengasingan semua buku teks yang akan dilupuskan.

3.JPN menghantar surat arahan untuk melaksanakan pelupusan ke sekolah. Sekolah perlu melengkapkan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08 dan menghantar kepada JPN.

4

JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara dan menghantar surat kelulusan kepada sekolah terlibat

JPN mengemukakan Borang Arkib 2/08 kepada Arkib Negara mengikut kelompok dan salinan kepada pihak Audit Negara

JPN mengumpul dan menyemak borang permohonan secara berkelompok yang diterima daripada pihak sekolah. JPN boleh membuat pemantauan kesekolah

5

6

7

8

Pelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah yang telah diluluskan mengikut JPN masing-masing

Sekolah menghantar satu (1) salinan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12/08 ke JPN untuk dipanjangkan ke Arkib Negara

9 Sekolah mengemaskini buku stok

TAMAT

4

JPN akan menyemak dan mengumpul semua borang permohonan Arkib 2/08 daripada sekolah sebelum dihantar ke Arkib Negara. JPN boleh membuat pemantauan ke sekolah untuk memastikan sekolah melaksanakan prosedur yang betul.

5

JPN mengemukakan Borang Arkib 2/08 kepada Arkib Negara mengikut kelompok dan salinan kepada pihak Audit Negara. Proses kelulusan daripada Arkib Negara akan mengambil masa sekurang-kurangnya 14 hari bekerja.

6JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara dan menghantar surat kelulusan kepada sekolah yang memohon. Pihak sekolah akan merujuk kepada JPN untuk mengambil tindakan seterusnya.

7Pelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah yang telah diluluskan mengikut JPN masing-masing sehingga buku yang perlu dilupuskan dikeluarkan daripada simpanan sekolah.

8Sekolah menghantar satu (1) salinan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12/08 ke JPN untuk dipanjangkan ke Arkib Negara.

9 Sekolah mengemaskini buku stok.