waj 3108 pengurusan mesyuarat

BAB 4: PENGURUSAN MESYUARAT

Disediakan oleh:Nor Zaheera bt Abdul RazakIrene Bunsie anak BandangLousia Sindeng

Maksud Mesyuarat

Mesyuarat bermaksud mengadakan satu perhimpunan dengan tujuan untuk mengumpulkan idea atau penyatuan fikiran bagi mendapat keputusan.

Tujuan mesyuarat diadakan

1) Menyelesaikan banyak tugas dan masalah berkaitan dengan organisasi dan persatuan.

2) Mewujudkan perhubungan dan perbincangan dalam kumpulan untuk mendapat kata sepakat dan kerjasama.

3) Mengawal aktiviti dan kewangan organisasi atau persatuan dari semasa ke semasa.

4) Menyelaras dan membincangkan bidang tugas jawatankuasa atau pegawai dan kegiatan organisasi atau persatuan.

Sambungan…5) Menyebarkan maklumat dan rancangan baharu

kepada masyarakat atau ahli secara khususnya. 6) Mengetahui sokongan, kerjasama, tindak balas

dan sambutan terhadap sesuatu isu atau persoalan dan aktiviti.

7) Membuat sesuatu keputusan atau mandat penting yang berkaitan dengan organisasi atau persatuan.

8) Merancang sesuatu strategi dan program atau mendapatkan idea-idea baharu bagi melaksanakan aktiviti organisasi atau persatuan.

4.1 Jenis-Jenis Mesyuarat

1) Mesyuarat Agung Tahunan2) Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Tergempar3) Mesyuarat Jawatankuasa Kerja4) Mesyuarat Jawatankuasa Kecil/Biro5) Mesyuarat Jawatankuasa Sementara (Ad

Hoc)

Mesyuarat Agung Tahunan

• Membincangkan mengenai persatuan secara menyeluruh dan melaksanakan pemilihan ahli Jawatankuasa Kerja yang baharu.

• Persatuan yang mengadakan Mesyuarat Agung Tahunannya dua tahun sekali dikenali Mesyuarat Agung Dwitahunan.

Agenda semasa Mesyuarat Agung Tahunan atau Dwitahunan

1) Ucapan Pengerusi.2) Membentang dan mengesahkan minit Mesyuarat

Agung Tahunan yang lepas.3) Membentang dan menerima penyata tahunan tahun

lalu.4) Membentang dan mengesahkan penyata kewangan

tahun lalu.5) Memilih Jawatankuasa Kerja yang baharu.6) Membincang dan meluluskan usul atau cadangan.7) Ucapan penangguhan.

Sambungan…• Notis Mesyuarat Agung Tahunan atau

dwitahunan perlu diedarkan dalam masa 14 hari dan perlu ditandatangani oleh setiausaha.

• Terdapat dua cara bagi kebanyakan persatuan menetapkan korum sesuatu mesyuarat, iaitu:

a) Berpandukan pecahan atau peraturan keahlian seperti atau daripada kesemua ahli atau;

b) Menetapkan bilangan seperti sekurang-kurangnya 40 orang, 20 orang dan sebagainya.

21

41

21

Mesyuarat Agung Luar Biasa• Turut dikenali Mesyuarat Agung Tergempar atau

Mesyuarat Agung Khas.• Mesyuarat Agung Luar Biasa perlu diadakan

apabila:i. Pengerusi memikirkannya perlu diadakan.ii. Permintaan bertulis oleh tidak kurang daripada

8 orang ahli Jawatankuasa Kerja.iii. Permintaan secara bertulis oleh atau 60

orang ahli atau mana yang kurang agar mesyuarat itu diadakan.

32

Sambungan…

• Notis untuk mengadakan Mesyuarat Agung Luar Biasa bergantung kepada persatuan, misalnya 14 hari.

• Antara agenda yang dibincangkan ialah:a) Penerangan atau taklimat ketua atau

setiausaha mengenai latar belakang isu yang dibincangkan.

b) Perbincangan mengenai isu berkenaan dan membuat keputusan.

Mesyuarat Jawatankuasa Kerja

• Merupakan mesyuarat yang biasa diadakan oleh sesebuah persatuan bagi menggerakkan persatuan berkenaan.

• Notis dikeluarkan 2 atau 3 hari bagi pertubuhan yang diadakan di sekolah kerana masalah menyampaikan notis tidak timbul.

Agenda Mesyuarat Jawatankuasa Kerja

1) Ucapan pengerusi.2) Mengesahkan minit mesyuarat yang lepas.3) Perkara-perkara yang berbangkit.4) Agenda-agenda yang ingin dibincangkan atau

laporan daripada Ketua Biro atau Pengerusi Jawatankuasa Kecil.

5) Hal-hal lain.

4.2 Peranan Dan Tanggungjawab

Ahli Jawatan Kuasa Mesyuarat

Jawatan Penting dalam sesuatu mesyuarat

a) PENGERUSI

b) SETIAUSAHA

c) AHLI

Pengerusi• Merupakan orang yang paling penting bagi memastikan

kelancaran sesuatu mesyuarat.• Harus mempunyai sifat:

a) daya usaha, b) kepimpinan, c) adil, d) tidak beremosi, e) berpakaian kemas, f) sentiasa tenang, g) mendapat kepercayaan ahlih) berpengetahuan yang cukup tentang agenda mesyuarat.

Peranan Pengerusi1) Memulakan mesyuarat setelah korum mencukupi

dan pada waktu yang ditetapkan. Perkara yang perlu disentuh pada permulaan mesyuarat ialah memperkenalkan tetamu jemputan sekiranya ada dan menjelaskan tujuan mesyuarat.

2) Semua perbincangan mengikut urutan agenda yang telah ditetapkan.

3) Pengerusi menutup mesyuarat dengan segera sekiranya perbincangan telah tamat.

4) Memastikan setiausaha menaip minit mesyuarat dan mengedarkan kepada semua ahli.

Setiausaha • Setiausaha perlu bekerjasama dengan pengerusi

bagi mentadbir dan mengurus persatuan.• Seorang setiausaha perlu mempunyai sifat;a) Dedikasib) Cekapc) Berdisiplind) Membuat kerja dengan kemas dan terature) Boleh bekerjasama dengan pengerusi (sangat

penting)f) Mementingkan fakta yang terperinci.

Peranan Setiausaha

Boleh dibahagikan kepada 3 peringkat iaitu;a) Sebelum mesyuaratb) Semasa mesyuaratc) Selepas mesyuarat

Sebelum mesyuarata) Berbincang dengan pengerusi untuk

menyediakan agenda mesyuarat.b) Menghantar surat jemputan atau notis

mesyuarat lebih awal.c) Memastikan tempat mesyuarat termasuk

sistem siar raya berfungsi.d) Menyediakan peralatan yang berkaitan

seperti kertas, pen dan sebagainya(jika perlu)e) Menyediakan minit mesyuarat yang lepas.

Semasa mesyuarat

a) Datang lebih awal ke tempat mesyuarat untuk memastikan semua persiapan tidak tergendala dan diatur dengan sempurna.

b) Mencatat perkara yang dibincang dalam mesyuarat dengan ringkas, tepat dan padat.

c) Mengedar kertas borang kehadiran mesyuarat kepada semua ahli yang hadir.

Selepas mesyuarat

a) Menyiapkan minit mesyuarat dengan seberapa segera.

b) Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan secapat mungkin untuk tindakan mereka yang terbabit

4.3AGENDA MESYUARAT

Agenda • Agenda ialah senarai perkara yang

dikemukakan untuk perbincangan dalam mesyuarat.

• Lazimnya, agenda mesyuarat sekurang-kurangnya mesti mengandungi: Ucapan alu-aluan pengerusi. Pengesahan minit mesyuarat yang lepas. Perkara-perkara berbangkit. Hal-hal lain.

4.4Pengendalian mesyuarat

26

PENGENDALIAN MESYUARAT• Merancang pelaksanaan dasar, program,

mendapatkan nasihat, menyelaras dan menyelesaikan masalah yg timbul.

• Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan.

• Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi.

• Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa.

27

TINDAKAN PRA-MESYUARAT

1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa

2. Membuat tempahan bilik mesyuarat– Tempahan secara bertulis – Nyatakan nama jawatankuasa,

pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan

28

3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan– Kertas kerja diterima 15 hari sebelum

mesyuarat– Tentukan bilangan salinan kertas kerja– Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif

sekiranya melebihi 15 muka surat

4. Menghantar surat jemputan mesyuarat– Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat– Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat,

masa, agenda, nama Pengerusi dan jenis pakaian

29

5. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat– Bilik bersih dan kemas– Tempat duduk mencukupi– Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP

dan pembesar suara

6. Menentukan kehadiran – Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang

akan hadir– Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat

30

7. Perbincangan pra mesyuarat– Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan

yang perlu diambil bagi menyelesaikan masalah

8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat– Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi– Tepati masa– Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat

31

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

Catatan minit mesyuarat• Senarai kehadiran mesyuarat• Perkara penting yang dibincang dalam

mesyuarat• Keputusan yang dibuat • Tindakan susulan yang perlu diambil

32

TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

• Penyediaan Minit• Format Minit Mesyuarat• Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat• Catatan Perbincangan• Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan

Mesyuarat• Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia• Menentukan Format Maklumbalas dari

Kementerian / Jabatan • Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh

Kementerian atau Jabatan Bertanggungjawab

33

i) Penyediaan Minit• Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi

diedarkan kepada ahli mesyuarat • Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh

mesyuarat

ii) Format Minit Mesyuarat Format disusun mengikut susunan

agenda mesyuarat

34

iii) Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat

• Disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir

iv) Catatan Perbincangan Direkodkan secara padat, tepat

dan jelas Catatan yang dibincangkan diikuti

dengan nota yang menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja

35

v) Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat

• Bilangan • Rujukan minit• Perkara• Tarikh hantar• Kementerian atau jabatan• Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia• Tarikh maklumbalas diterima – oleh urusetia• Tarikh maklumbalas dibentangkan• Status

36

vi) Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia

• Cabutan keputusan • Ringkasan dan ulasan urusetia• Maklumbalas dari kementerian-kementerian atau

jabatan-jabatan• Senarai kementerian atau jabatan yang belum

memberi maklumbalas

vii) Menentukan Format Maklumbalas Dari Kementerian / Jabatan

Cabutan keputusan Kedudukan masakini Peringkat pelaksanaan / pencapaian Masalah pelaksanaan Cadangan penyelesaian masalah

37

viii) Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian / Jabatan Bertanggungjawab

• Keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi perkhidmatan awam

• Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program

4.5TATACARA MESYUARAT

Tatacara mesyuarat

• Mesyuarat mempunyai tatacaranya yang tertentu.

• Setiap pertubuhan mempunyai tatacara mesyuaratnya yang tersendiri, tetapi pada umumnya, tatacara mesyuarat adalah seperti di bawah:

a) Peringkat pra-mesyuaratb) Peringkat dalam mesyuarat

Peringkat pra-mesyuarat• Perancangan: Pengerusi merupakan orang yang merancang

mesyuarat. Beliau akan menentukan apa yang harus dibincangkan dalam mesyuarat, tarikh, masa dan tempat mesyuarat diadakan.

• Pengumuman: Selepas perancangan mesyuarat telah siap maka pengumuman akan disiarkan kepada mereka yang terlibat. Pada lazimnya, pengumuman ini akan dilakukan melalui notis yang mengandungi butiran mengenai, tempat, masa dan tarikh mesyuarat, serta agenda mesyuarat(perkara yang akan dibincangkan)

• Persediaan: Selepas menerima notis, ahli terlibat harus bersedia untuk mesyuarat. Mereka harus menyediakan semua dokument yang diperlukan. Selain itu memikirkan apa yang harus dikemukan dalam mesyuarat.

Peringkat dalam mesyuarat• Permulaan: Mesyuarat boleh bermula sekiranya masa yang

ditetapkan sudah sampai dan kehadiran ahli sudah mencapai bilangan yang ditetapkan oleh peraturan yang ditetapkan dalam sebuah institusi (biasanya 2/3 daripada jumlah ahli). Sekiranya, ahli yang hadir tidak cukup semasa waktu mesyuarat sudah sampai, pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam. Sekirannya masih tidak sampai, maka mesyuarat terpaksa dibatalkan.

• Pembukaan: Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan pengerusi. Pengerusi akan mengenalkan tujuan mesyuarat kepada ahlinya.

Sambungan…• Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas: Minit mengenai mesyuarat

yang ditulis oleh setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli sebelum ahli mesyuarat membincangkan perkara lain. Ini adalah kerana minit mesyuarat ini mewakili apa yang dibincangkan oleh ahli pada mesyuarat yang lepas dan ini adalah tanggung jawab mereka untuk mengesahkan kebenaran minit mesyuarat ini.

• Perbincangan menurut Agenda: Agenda merupakan tajuk yang menjadi topik perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. Ahli mesyuarat harus berbincang dengan menuruti agenda yang ditentukan oleh pengerusi. Pada peringkat ini, pengundian akan dilakukan sekiranya keputusan perlu dibuat dalam sesuatu pertubuhan.

Sambungan..

• Pembangkitan Perkara Berbangkit: Perkara berbangkit ialah tajuk perbincangan di luar agenda yang dibangkitkan semasa mesyuarat dijalankan. Ahli mesyuarat akan diberi peluang untuk membangkitkan perkara berbangkit selepas melalui ke semua agenda. Perkara berbangkit ini akan diterima sekiranya tidak menerima bantahan daripada pengerusi dan juga ahli-ahli yang lain.

• Penutup: Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya kesemua perkara harus dibincangan telah dibincangkan, ataupun apabila pengerusi berasa bahawa meneruskan mesyuarat itu tidak akan mendatangkan hasil. Bagi menutup mesyuarat itu, pengerusi mungkin berkata, "Dengan ini, saya menangguhkan mesyuarat dengan rasminya"

4.6MINIT MESYUARAT

Minit mesyuarat• Tanggungjawab menulis minit mesyuarat begitu penting dilakukan

kerana minit mesyuarat akan dijadikan sumber rujukan pada masa hadapan.

• Berhubung dengan format minit mesyuarat, sebenarnya tidak ada keseragaman dalam menulisnya.

• Penyediaan minit mesyuarat perlulah mengambil kira hal-hal yang • berikut:

i) Butiran tentang mesyuarata) Nama mesyuarat.b) Bilangan kali diadakan.c) Tarikhd) Masae) tempat

Sambungan..

ii) Senarai kehadiranSenarai lengkap ahli yang hadir sangat perlu untuk pengesahan minit pada masa akan datang dan memerlukan pandangan mereka sama ada sah atau sebaliknya minit itu.

iii) Isi minit mesyuarata) Kehadiran ditulis mengikut susunan seperti yang berikut:

o Hadir – senarai nama ahli mesyuarat yang hadir dengan mencatatkan jawatan mereka.

o Turut hadir – senarai nama mereka yang hadir sebagai pemerhati atau atas undangan khas (bukan ahli jawatankuasa).

o Tidak hadir – senarai nama ahli yang tidak hadir (sama ada yang memberikan alasan ataupun tidak).b) Kata alu-aluan daripada pengerusi mesyuarat.c) Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu.d) Perkara-perkara berbangkit.e) Agenda-agenda yang ditetapkan.f) Hal-hal lain.g) Ucapan penutup oleh pengerusi.

Contoh minit mesyuarat

Sekian…

Terima kasih