tatacara persuratan rasmi institut perkhidmatan … documents/tatacara persuratan... · format...

TATACARA PERSURATAN RASMIINSTITUT PERKHIDMATAN AWAM

01 Meningkatkan Pengetahuan Tentang Format Surat Rasmiyang Digunakan Di Dalam Perkhidmatan Awam

02 Meningkatkan Kemahiran Tentang Tatacara PenggunaanJenis-Jenis Surat Rasmi yang Betul

HASIL PEMBELAJARAN

03 Membaiki Beberapa Kesilapan Umum Yang Sering DilakukanSemasa Menulis Surat Rasmi

KANDUNGAN

Pengenalan Persuratan Rasmi Kerajaan

Ciri-Ciri Dalam Format Surat Rasmi

Penggunaan Ungkapan Khusus Dalam Surat Rasmi

Teknik / Kaedah Penulisan

Kesalahan-Kesalahan Umum

Tatacara Perhubungan Persuratan Dalam SistemBerkementerian

PERSURATAN

Proses yang lumrah dalampengurusan dan pentadbiranseharian Perkhidmatan Awam

Salah satu alat perhubungan utama diantara sebuah Jabatan / Kementerian

dengan Jabatan / Kementerian lain

Jabatan / Kementerian denganorang ramai (awam) dan sebaliknya

SURAT RASMI

segala yang bertulis / bercetak untuk dihantar kepadapenerima yang tidak terbatas sifat & saiznya

ditulis dalam urusan-urusan rasmi seperti urusan pejabat,perniagaan, pengajian, pekerjaan dan sebagainya

dikirim oleh orang ramai / firma kepada Kerajaan& sebaliknya

diantara kementerian / jabatan Kerajaan

diantara negara dengan negara lain

1

2

3

4

5

FUNGSI

1 menyelenggara satu saluran komunikasi diantara dua pihak

2 memelihara satu rekod tetap atau kekal mengenai komunikasi

TUJUAN

Memohon Sesuatu Perkara

Mengaju Pertanyaan

Menyampai Maklumat

JENIS-JENIS SURAT RASMI

Minit

Poskad

Teleks / Telegram(Kawat)

Faksimili

E-mel

Surat Pemberitahuan

Surat Arahan

Surat Makluman / PermohonanAntara Jabatan / Kementerian

Memorandum

Surat Keliling

Logo(Kepala Surat)

Tarikh

CIRI-CIRI DALAM FORMAT SURAT

RASMI

Nama &Alamat

Pengirim

Nombor Telefon, Teleks,

Faksimili, E-mel

Garisan PanjangMelintang

(Jika Perlu)

BilanganRujukan

Fail

LOGO

Panji-Panji Negara Brunei Darussalam

Logo sendiri sebagailambang pengenalan

atau identitiKementerian &

Jabatan

Biasanya dicetakditengah-tengah

Pada dasarnya tidakterdapat pada

“MEMORANDUM” dan “ MINIT” kecuali pada

Jabatan-Jabatantertentu sahaja

NAMA DAN ALAMAT PENGIRIM

Nama dan alamat penuh kementerian ataujabatan

Dicetak atau ditulis ditepi samaada kiri, kananatau tengah ataupun dibawah surat

Dibubuh dengan tulisan huruf jawi

Tidak diperlukan pada “MEMORANDUM” dan “MINIT”

1

2

3

4

5

Termasuk nama bandar atau pekan dan juga daerah serta nombor poskod

GARISAN MELINTANG

Jarang ada pada SURAT kecuali jika dikehendaki

Pada MINIT, satu garisan melintang selepas perkataan MINITdan satu garisan lagi kira-kira (1) inci dari tepi sebelah kirisecara melurus iaitu bersambung pada garisan melintanghingga ke bawah kertas

Satu garisan melintang biasanya pada MEMORANDUM iaituselepas nama pengirim, nama penerima dan tarikh

NOMBOR TELEFON, FAKSIMILI & E-MEL

Perkara ini tidak terdapat pada “MEMORANDUM” atau“MINIT”

Dicetak atau ditulis pada SURAT samaada atas surat atauada sebahagian kementerian dan jabatan meletaknya di bawah surat secara mendatar

NOMBOR RUJUKAN

Rujukan Kami / Rujukan Tuan

Di sebelah kiri “SURAT” atau di bawah garisan melintang pada“MEMORANDUM”

MINIT – Di bawah isi minit tersebutselepas tarikh

Ketika menjawab surat ataumemorandum, nombor rujukan dan tarikh hendaklah dinyatakan supayamudah dirujuk

Jika dihantar melalui fax, masukkanperkataan FAX pada rujukan

Faks adalah dikira sah dan suratasal sebagai makluman sahaja

TARIKH

Sudut sebelahkanan “SURAT” iaituselepas alamatpengirim dan sebarisdengan nombor rujukan

Pada MEMORANDUM, ianyajuga dicetak atau ditulisdisudut sebelah kanan iaituselepas nama penerima dan sebelum garisan melintang

Pada MINIT, selepastandatangan dan kodjawatan

NAMA DAN ALAMAT PENERIMA

1

2

3

4

Ditulis di sebelah kiri surat

Ditulis sepenuhnya lengkap dengan pangkat gelaranMisalnya, Pengiran; Pehin; Dato Paduka; Datin Paduka dan lain-lain

Sesudah itu ditulis nama pejabat dan diikuti perincian lain dalamalamatnya

Di bawah baris nama dan gelaran hendaklah ditulis nama jawatanyang dipegangnya

5 Di atas nama penerima boleh ditulis rujukan kehormat sepertiYang Amat Mulia; Yang Berhormat; Yang Dimuliakan; Yang Mulia

CONTOH

Yang Mulia

Haji Mohd Saiful Hazmy bin Haji Mohd Yussof

Pegawai Latihan Kanan

Institut Perkhidmatan Awam

Rimba Gadong, BE3119

Negara Brunei Darussalam

CONTOH ‘LETTERHEAD’

CONTOH ‘LETTERHEAD’

CONTOH ‘LETTERHEAD’

TAJUK / PERKARA

Merupakan perkara pokok yang diperkatakan dalam sesuatu yang rasmi

Tajuk ditulis sebelah tepi atau tengah surat bergantung pada gayasusun atur surat yang dipilih

Tajuk hendaklah digaris (kalau menggunakan mesin taip) atau bold(menggunakan komputer)

Jika ditulis dalam huruf besar, tidak perlu digaris dan dihujungnyatidak perlu ada tanda noktah

Gunakan huruf besar bagi semua abjad pertama bagi setiapperkataan yang digunakan

ISI SURAT

Jelas, ringkas, tepatdan menarik

Perenggan pertamatidak diberi nombor

dan dimulakan di tepisebelah kiri surat

Dibuat berperenggan-perenggan

Bahagian terpentingdalam surat

ISI SURAT

Sebelum memulakan

perenggan baru,

tinggalkan ruang kosong

satu atau dua baris

Perenggan akhir tidak

diberi nombor dan

dimulakan rapat ke tepi

seperti perenggan

pertama

Perenggan kedua dan

seterusnya diberikan nombor

yang ditulis di tepi bahagian

surat, tetapi dimulakan tulisan

dibahagian tengah sedikit

kira-kira 2 cm. dari titik

selepas nombor

PENUTUP

Beberapa slogan juga digunakan seperti:

“Iman Teguh, Pendirian Kukuh”“Akhlak Mulia, Kehidupan Sempurna”

Diakhiri ungkapan yang ringkas bagi menandakan berakhirnyasurat.

Misalnya: Sekian, terima kasih.

TANDATANGAN

Sebelah kiri atau tengah mengikut gaya susunatur surat yang dipilih

Sebelum kata-kata yang mencerminkan hubungan di antarapengirim dengan penerima

Ucapan yang sering digunakan ialah “Yang Benar“, “Dengan Hormat“, “Salam Hormat”

Tidak perlu dibuat pada “MEMORANDUM” atau “MINIT”

TANDATANGAN

Di bawah tandatangan “SURAT” dan “MEMORANDUM” ditulisnama pengirim dalam huruf besar dan diberikan tanda kurung

Diikuti dengan jawatan pengirim

Huruf singkat b.p. (bagi pihak) ditulis sebelum jawatan pengirimsebenar

MINIT tidak perlu ada nama pengirim atau penulis, cukup dengan kodjawatan pengirim atau penulis

Akan tetapi jika kod tidak dikenali, dibuat nama dan jawatan pengirimsebagaimana dalam “SURAT” dan “MEMORANDUM”

Ungkapan Bahagian Pengenalan / Pendahuluan Surat

Ungkapan Bahagian Isi Surat

Ungkapan Bahagian Akhir Surat

Ungkapan Khusus Untuk Menamatkan Surat

PENGGUNAAN UNGKAPAN KHUSUS DALAM SURAT RASMI

Ungkapan Untuk Tandatangan

FORMAT MEMORANDUM

Saiz A4

Perkataan MEMORANDUM (Bold, 16, Center, Character Spacing Expanded By 3 Pt)

Daripada

Tarikh

Garisan Panjang Melintang

Bilangan Rujukan Fail Kami / Tuan

Kepada

MEMORANDUM

Daripada :

Kepada :

Tarikh:

Rujukan Kami: Rujukan Tuan:

FORMAT MINIT

Garisan Panjang

Melintang dan Menurun

PerkataanMINIT

M I N I T

CONTOH

CONTOH

TEKNIK / KAEDAH MENULIS SURAT RASMI

supaya mencapai maksud, matlamat & berkesan

Bagaimana? Buat nota, catatan kasar atau panduan sebelum menulis

sebelum ditaip, tentukan perancangan dibuat dengan teliti

Pegawai-Pegawai kanan akan memberi draf kandungansurat kepada Setiausaha atau Kerani mereka

5W 1H

What?Apa?

Who?Siapa?

WhenBila?

Where?Di Mana?

Why?Mengapa?

How?Bagaimana?

CONTOH

What?

(Apa?)

Memohon perkhidmatan fasilitator dari IPA bagi mengendalikan

Bengkel Penilaian Prestasi

Who?

(Siapa?)

30 orang pegawai kanan dan pegawai dari bahagian II & III

When?

(Bila?)

Rabu, 27 September 2017

8.00 pagi hingga 4.30 petang

Where?

(Di mana?)

Bilik Kuliah L 1.2, Aras 2, Institut Perkhidmatan Awam (IPA)

Why?

(Mengapa?)

Tujuan: untuk meningkatkan pengetahuan dan kemahiran

mengenai kaedah penilaian prestasi masakini

How?

(Bagaimana?)

secara ceramah, perbincangan, demonstrasi, interaksi,

penyampaian dan kajian kes

Hendaklah menarik perhatian

Mengandungi alamat pengirim, gantinama diri, isi surat, penutup, tandatangan

Saiz kertas hendaklah sesuai agar tidak sesak atau renggang

Susunan berbeza mengikut jenis surat

Fikir semasak-masaknya sebelum menulis

Tentukan maksud menulis surat itu

Hendaklah meliputi segala perkara yang hendak disampaikan

Jika menjawab, mestilah menumpukan jawapan kepadaperkara yang dimaksudkan sahaja

Jangan ada ulasan kepada perkara yang tiada kena mengenadengan surat itu

Gunakan bahasa / perkataan yang mudah difahami

Terus menuju maksud yang hendak disampaikan(direct to the point)

Haruslah bersopan santun & menunjukkan sifat hormat

Hendaklah disusun rapi mengikut tujuan surat

Susunan butiran sebolehnya ringkas tetapi padat

Lazimnya dibahagi & dijelaskan dalam perenggan yang berlainan

Setiap perenggan memperkatakan tentang perkara atau tajukyang hendak disampaikan

Hendaklah mudah tetapi berkesan

Jangan gunakan terlalu banyak perkataan untuk menyatakanperkara yang mudah

Jangan pula gunakan perkataan terlalu ringkas hingga bolehmembawa berbagai makna

Jangan juga gunakan ayat terlalu panjang hingga sukar untukmemahaminya

Gunakan ayat yang tidak mengelirukan dari segi maksudnya

Beri perhatian sewajarnya

Sekiranya banyak ejaan salah akan membangkitkan perasaankurang senang di pihak penerima

Kalau ragu-ragu tentang ejaan, rujuk KAMUS atau hubungiDewan Bahasa & Pustaka

Tanda-tanda baca yang salah boleh membawa maksud yang berlainan dan mengelirukan (boleh mengubah maksud sesuatu ayat)

Cuba bersikap adil semasa menulis surat itu. Walaupun kita perlubersikap simpati tetapi jangan terlalu merendah diri

Walaupun demikian, penulis jangan sekali-kali menunjukkan sikapmemerintah

Cara sebaiknya apabila menulis itu ialah tidak bersikapterlalu kasar & bersikap tidak terlalu berlemah-lembut

Jika tidak bersetuju pun, jangan sekali bertindak di luarperikemanusiaan

Semasa menulis surat aduan, perlu tunjuk sikap berlemah-lembut

Bahasa yang lemah-lembut membayangkan peribadi & budipekerti pengirimnya

Persuratan rasmi kerajaan kepada kementerian / jabatan / orang ramai biasanya ditaip dengan mesin taip atau komputer

Surat orang ramai kepada kementerian / jabatan boleh ditulisdengan tulisan tangan tetapi tulisan mesti jelas

.

Alamat pada sampul surat hendaklah ditulis atau ditaipdengan lengkap, jelas & betul

Pastikan agar POSKOD dibubuh mengikut nombor yang ditetapkan Jabatan Perkhidmatan POS

.

Surat yang telah ditandatangani hendaklah dilipat dengancermat & betul caranya

Kaedah yang baik ialah dengan cara melipat surat itu dua kali

Sesuaikan lipatan surat dengan sampul surat yang hendak dikirim& lekatkan penutupnya dengan cermat

Sesetengah kementerian dan jabatan kerajaan sering keliru ketikamemilih jenis atau tatacara yang digunakan bagi perhubunganpersuratan di dalam sistem berkementerian

Satu panduan tentang tatacara perhubungan persuratan dalamsistem berkementerian telah dikeluarkan melalui surat-suratkeliling jabatan perdana menteri bil. 4/1985 bertarikh 2 mac 1985 danbil. 15/1987 bertarikh 11 julai 1987

Seberapa kesalahan yang ketara dilakukan ialah apabila satujabatan menggunakan surat (letter head) bila berhubungandengan kementerian sendiri atau jabatandi dalam kementerian lain

TATACARA PERHUBUNGAN PERSURATAN DALAM SISTEM BERKEMENTERIAN

(S.K. JPM BIL. 4/1985 & 15/1987)

1.SUT dgn SUT (Kementerian dengan Kementerian)

JPM - MODSurat (Letter head)

2.

SUT Kementerian dengan Jabatan lain bukan dalam

Kementeriannya

JPM – JBS, CC KKBS

Surat (Letter head) &

c.c. kepada Kementerian

berkenaan

3.

Jabatan kepada SUT Kementerian dalam

Kementerian yang sama

IPA – PEGUAM NEGARA

Memo

4.

Jabatan kepada Jabatan dalam Kementerian yang

sama IPA – SPA

DBP - MUZIUM

Memo

5.

Jabatan dalam satu Kementerian kepada Jabatan

di dalam Kementerian lain

IPA – FARMASI

FARMASI - POS

Memo

6.

Jabatan kepada SUT di Kementerian lain

IPA – MOD CC JPM

AGC – MOH CC JPM

Surat (Letter head) & c.c.

kepada Kementeriannya

CEPAT (EXPRESS)Tidak dapat ditangguhkan

SEGERA (URGENT)Boleh ditangguhkan dari serta merta

SERTA MERTA (IMMEDIATE)Boleh ditangguhkan sedikit dari cepat

Rujuk kepada Surat Keliling Jabatan Perdana Menteri BIL: 12/1999

Ejaan

Gaya

Terasul (Panggilan)

Tatacara Perhubungan Persuratan Dalam Sistem Berkementerian

Salah satu bentuk kesalahan yang utama di dalam surat-suratrasmi kerajaan

Masih ada setengah pihak masih menggunakan ejaan lama / mencampuradukkan ejaan baru vs lama

Kerajaan Kebawah DYMM telah memaklumkan kepada

semua Ketua Jabatan Kerajaan melalui Surat Keliling Pejabat Setiausaha Kerajaan Bil: 5/1983 bertarikh 13 April 1983 supayapenggunaan ejaan baru bagi NBD dimulakan pada awal tahun

1983 secara berperingkat-peringkat dengan menetapkan

penggunaannya kepada Jabatan Kerajaan terlebih dahulu &

kemudian diperluaskan kepada orang ramai.

MistiKampongBolihKecenderonganTempuhPenohKetolTulongNumborMasokAtorMusohKedudokanBolihOlihBena

Mesti Kampung Boleh Kecenderungan Tempoh Penuh Ketul Tolong Nombor Masuk Atur Musuh Kedudukan Boleh Oleh Bina

Aneh

Lapor

Calon

Laporan

Pamer

Bina

Kilang

Anih

Lapur

Calun

Lapuran

Pamir

Bena

Kelang

Konterek

Komplek

Sekop

Sekim

Kontrak

Kompleks

Skop

Skim

Cara penulisannya telah ditetapkan iaitu “di” dan “ke” ditulisterpisah jika ia berfungsi sebagai kata depan. Contoh: “ke pasar”

Penulisan kedua-dua morfem ini menimbulkan masalah kerana “di”dan “ke” boleh berfungsi sebagai awalan (kata kerja) dan juga sebagai kata depan

Ditandatangani

Dinasihatkan

Di sebuah kampung

Di atas

Di-tanda-tangani

Di nasihatkan

Disabuah kampong

diatas

Penggunaan tanda baca merupakan satu daripada perkara penting dalampenulisan

Tanda baca yang diberi perhatian: tanda titik (.)tanda koma bertitik (;)tanda titik bertindih (:)tanda sempang (-)tanda ellipsis (…)tanda tanya (?)tanda seruan (!)tanda petik (“…”)tanda petik tunggal (‘…’)tanda garis miring (/)tanda penyingkat (')