taklimat sistem pengurusan maklumat politeknik...

TAKLIMAT SISTEM PENGURUSAN MAKLUMAT POLITEKNIK PADA 12 NOVEMBER 2012 

FIRST TIME LOGIN NO. KP:  Password: abcdef  

PAPARAN PENSYARAH 

PAPARAN PELAJAR 

Pendaftaran pelajar senior LOGIN NO. KP:  Password / No. Pend:  nombor matrik pelajar (huruf kecil) **Boleh daftar sehari selepas bayar yuran. Daftar HEP dahulu baru boleh Daftar Kursus.  Untuk student baru Lapor diri HEP ** selalunya dibuka 2 minggu awal                         

IDAFTAR: MENU PENDAFTARAN KURSUS 

  Klik Daftar untuk pendaftaran kursus semasa.  Paparan di bawah akan muncul…  

Bagi pelajar yang tiada Kursus Mengulang dan mengikut semester seperti biasa, Pelajar boleh mendaftar kursus mengikut senarai kursus jabatan dan semester. Tiada kelas diberi semasa pendaftaran kursus.  

Tetapi bagi pelajar yang mempunyai Kursus Mengulang, mereka perlu menyusun jadual terlebih dahulu baru boleh mendaftar supaya tiada pertindihan berlaku. Sekiranya pelajar tidak dapat menyusun jadual, boleh meminta bantuan daripada penasihat akademik. Kursus tersebut automatik di tanda bermaksud pelajar perlu mengambil kursus tersebut pada semester itu. 

Bagi Kursus Pra Syarat, akan di warnakan BIRU sehingga kursus yang sepatutnya diambil kemudian baru pelajar boleh memilih kursus tersebut. Contoh: Kursus AR201, pelajar perlu lulus AR101. 

Bagi kursus yang sudah lulus.. akan ada ditulis LULUS di hujung nama kursus. 

Kursus Pra syarat Kursus LULUS 

Paparan pelajar yang telah mendaftar. 

Sekiranya pelajar ingin menbatalkan kursus.. Klik menu Delete Kursus. Tandakan kursus yang ingin di batalkan, kemudian klik Batal Pendaftaran.  

Klik untuk DAFTAR Kursus sekiranya pelajar ingin mendaftar kursus yang lain.  

Proses ini akan berlangsung pada awal semester mengikut takwim akademik politeknik. Administrator akan bertanggungjawab untuk set butang ON / OFF Daftar. Pelajar tidak boleh mendaftar lagi selepas Administrator OFF. 

PAPARAN MENU IDAFTAR PENSYARAH / ADMINISTRATOR 

Set butang ON/OFF Daftar 

Administrator yang bertanggungjawab untuk ON/OFF butang daftar ini. Sekiranya tempoh daftar & gugur telah tamat, Setkan OFF DELETE KURSUS supaya pelajar tidak boleh daftar @ gugur lagi.  

Juga perlu OFF LAPORDIRI PA & DELETE KURSUS PA bagi mengawal proses daftar & gugur oleh PA terutama di akhir semester.  

Set penyelaras ‐  untuk penyelaras jabatan..bagi mengawal PA daftar & gugur kursus (terutamanya)..  Set butang ON/OFF daftar..  OFF lapordiri PA,  deleta KURSUS  PA.. 

SET PENYELARAS  Set penyelaras dilakukan bertujuan untuk pembahagian kerja kepada penyelaras yang dilantik. Terutama pada bahagian ADMINISTRATOR.  

KEMASKINI PELAJAR BERHENTI / TANGGUH 

Sekiranya terdapat pertambahan pelajar yang berhenti / tangguh, didapati ruang daftar kursus berwarna dan mempunyai nilai. Kemaskini sekali sahaja. 

Senarai pelajar terkini yang berhenti/tangguh 

Paparan Pendaftaran Kursus Mengikut Kelas 

Digunakan untuk pendaftaran kursus oleh PA 

Semakan Pendaftaran Kursus Mengikut Kelas 

‐ Senarai nama pelajar yang daftar semua kursus pada semester tersebut mengikut kelas yang dipilih. 

MENU ADMIN PENDAFTARAN / GUGUR KURSUS 

‐ Menu ini akan digunakan bagi mendaftar @ gugur kursus secara individu.Terutama yang mempunyai kes.  

SENARAI PELAJAR MENDAFTAR KURSUS 

1. Masukkan Kod kursus dan Seksyen (mewakili kelas anda). Contoh JJ207 2. Semua kelas yang mengambil kursus ini akan muncul. 3. Pensyarah kursus akan memilih sendiri pelajar yang masuk kelas mereka. Selalunya mengambil 

masa 2 minggu pembelajaran bagi memastikan pelajar yang masuk kelas. 4. Klik PILIH dan tekan butang SIMPAN. 

**Sekiranya pelajar anda telah diambil oleh pensyarah lain, proses pembatalan pemilihan pelajar hanya boleh dibuat oleh pensyarah tersebut sahaja. 

CETAK SENARAI KEHADIRAN 

Klik S1 sekiranya pelajar tersebut diambil oleh pensyarah lain. Hanya dia sahaja yang boleh batalkan. Nama pensyarah tersebut akan muncul. 

PROSES DAFTAR KETIDAKHADIRAN PELAJAR 

1. Masuk ikut tarikh kuliah dan jam pertemuan.  2. Tandakan pelajar yang tidak hadir sahaja. Masukkan catatan. 3. Simpan 

Klik semakan Kehadiran Pelajar / Delete Data kehadiran Pelajar untuk semakan <80% atau untuk pengeluaran surat pemberitahuan. 

SEMAKAN KETIDAKHADIRAN PELAJAR / DELETE DATA KETIDAKHADIRAN PELAJAR 

Menu ini amat berguna bagi menentukan pelajar layak untuk masuk final atau tidak. Surat pemberitahuan akan terus dikeluarkan dan boleh di print. 

Penasihat Akademik boleh menyemak pelajar yang boleh kurang 80% tetapi pensyarah kursus perlu masukkan data pelajar tidka hadir. 

MENU PAPARAN I‐EXAM 

LANTIKAN / BATALKAN LANTIKAN PENSYARAH BIASA IKUT KATEGORI 

1. Pilih / Batal pensyarah penyelaras jabatan 2. Kemaskini. 

 SET SESI SEMASA  

Setkan sesi sekiranya kita nak lihat proses semester sebelumnya. 

DAFTAR BARU / EDIT TARIKH DAFTAR MODUL / PEPERIKSAAN 

Menu ini kebiasaannya di BUKA dan di TUTUP oleh Pegawai Peperiksaan Politeknik. Pada setiap semester, perlu dikemaskini. 

Tetapi bagi status Keputusan Peperiksaan Akhir, klik TIDAK PAMER KEPADA PELAJAR/PENGGUNA selagi keputusan peperiksaan belum rasmi. 

** PENTING  Klik tidak pamer sekiranya result tidak rasmi lagi 

UTILITI  Kegunaan utiliti adalah untuk mencari pelajar.  

CONTOH 

KEMASKINI / TAMBAH JENIS PENILAIAN 

Kalau nak daftar baru penilaian baru,  KLIK DAFTAR BARU kemudian isi dan simpan 

CONTOH 

KEMASKINI / TAMBAH KURSUS ‐ Pilih kod awalan kursus: cth C untuk awam ‐ Edit / tambah kursus , kemudian klik kemaskini 

Sekiranya kursus ini tidak ditawarkan untuk semester ini, jangan padam.. EDIT sahaja.. klik TIDAK DITAWARKAN 

TAHAN KEPUTUSAN PELAJAR 

1. Klik tahan keputusan pelajar 2. Tulis catatan dan kemaskini rekod.  3. Maka pada paparan pelajar, keputusan pelajar akan ditahan dan terdapat catatan tertera.  4. Batalkan sekatan sekiranya pelajar telah selesaikan masalah. 

KEMASKINI DATA 

Kemaskini data ini perlu dilakukan untuk setiap pelajar . Ianya penting bagi memastikan jam kredit pelajar tersebut cukup untuk graduat.    

KLIK DAFTAR 

Daftar.. untuk masukkan jam kredit pelajar tetapi boleh disalin terus untuk setiap pelajar. 

Untuk edit pukal.. kene masukkan jam kredit setiap pelajar, terutama bagi jam kredit yang pelbagai. 

Edit Jam kredit minimum pelajar ‐  carian pelajar, edit ikut pelajar yang dicari sahaja. 

Bagi nilai jam kredit yang sama untuk semua pelajar, masukkan nilai jam kredit pelajar yang pertama dan tekan ENTER. Ianya akan automatic di salin. Paparan ini akan muncul. 

Setelah selesai dikemaskini, kelas tersebut akan hilang dari senarai.  

** PERINGATAN: Jumlah jam kredit yang dimasukkan tidak termasuk dengan JAM KREDIT LATIHAN INDUSTRI. Tetapi ianya termasuk jam kredit yang dipindahkan (transfer credit).  

TANGGUH KURSUS/ DROP KURSUS  

1. Klik pada Tangguh Kursus / Drop Courses di menu KEMASKINI DATA. 2. Masukkan nombor pendaftaran pelajar dan CARI. 3. Pilih kursus yang ingin di DROP.  4. Klik Drop Kursus. 

MENU PINDAHAN KREDIT / TRANSFER CREDIT (TC)  

1. Klik pada Pindahan Kredit / Transfer Kredit di menu KEMASKINI DATA. 2. Masukkan nombor pendaftaran pelajar dan CARI. 3. Pilih kursus yang ingin di PINDAH KREDIT  4. Klik Kemaskini. 

MENU DAFTAR PENILAIAN PA/PB 

DAFTAR MARKAH CLO/PLO ikut MQA 

1. Klik Daftar Markah CLO/PLO ikut MQA 2. Senarai kursus akan muncul mengikut pensyarah masing. 3. Klik pada nama kursus.  

4. Paparan di bawah akan muncul. 

5. Masukkan bilangan ujian / kuiz / tugasan / Amali bagi kursus tersebut. 6. Sila nyatakan peratus keseluruhan penilaian mengikut silibus.  

7. Tentukan pembahagian markah bagi setiap ujian/ kuiz & tugasan kursus tersebut beserta dengan bilangan soalan jika kod kursus baru.  

8. Simpan / kemaskini 

Klik disini untuk masukkan markah bagi setiap penilaian berterusan. 

Klik sini utk masukkan markah PB tetapi nilai markah adalah 100% terus. Pensyarah perlu mengira secara manual dahulu.

DAFTAR CLO DILAKUKAN OLEH PENYELARAS KURSUS. 

‐sekali sahaja selagi tidak ada perubahah silibus. EDIT jika perlu 

Contoh: EDIT / Daftar Baru CLO 

DAFTAR PLO  

1. Klik Daftar PLO 2. Daftar rekod baru 

 KEMASKINI REKOD CA    

** Jika tidak register – akan ader paparan PADAM, klik padam.  

MENENTUKAN CLO BAGI SETIAP PENILAIAN YG DIBUAT 

1. Klik pada Daftar CLO ikut soalan & penilaian. 

2. Pilih format penilaian. 3. Daftar baru sekiranya terdapat pertambahan soalan 4. Simpan / Kemaskini  

Daftar Markah ikut Soalan  

1. Daftar Markah Ikut Soalan 2. Klik DAFTAR – Paparan kecil akan keluar.. EDIT markah pelajar. 3. Selepas KEY IN semua PB, Klik Salin markah PB ke Rekod daftar Markah PA/PB 

Contoh: 

Masukkan markah & kemaskini. Kemudian terus klik DAFTAR untuk pelajar seterusnya, data baru akan terpapar. KLIK refresh selepas KEY IN. Maka markah pelajar terkini akan terpapar. Selagi tidak refresh markah masih tidak berubah.

DAFTAR MARKAH PA & PB 1. Klik Daftar Markah PA dan PB. 

** Markah mesti sama dengan data yang di salin (Salin markah PB ke Rekod daftar Markah PA/PB) 

** Penting: Pastikan anda meletakkan status pelajar sekiranya terdapat masalah atau kes tertentu. 

PERSEDIAAN PEPERIKSAAN AKHIR 

CETAK SENARAI KEHADIRAN PEPERIKSAAN AKHIR 

Kehadiran ikut kelas.. yang bertanda ** adalah pelajar yang berdaftar 

1. Klik Cetak Senarai kehadiran peperiksaan akhir 2. Pilih Jabatan & kelas 3. Paparan senarai kehadiran adalah secara keseluruhan. Semua kursus yang terlibat dengan 

pelajar kelas tersebut akan terpapar. PERHATIAN: PELAJAR YANG BERTANDA ** ADALAH PELAJAR YANG MENDAFTAR KURSUS BERKENAAN. 

PAMER & CETAK SENARAI KELAS   UNTUK KEGUNAAN SEMASA PROSES PEPERIKSAAN AKHIR. MEMUDAHKAN PENYELARAS MENGETAHUI JUMLAH KELAS SEMASA YANG WUJUD.  

SEMAKAN 

PAPARAN SEMAKAN PENSYARAH YANG BELUM ISI MARKAH 

PAPARAN SEMAKAN DAFTAR KURSUS MENGIKUT JABATAN / KELAS 

PAMER JUMLAH BILANGAN KERTAS SOALAN YANG PERLU DICETAK 

Senarai cetak untuk kertas peperiksaan aknir tetapi per kursus. 

Contoh: Statistik Keputusan Peperiksaan Akhir Mengikut Jabatan 

Contoh: Statistik Keputusan Peperiksaan Akhir Mengikut Semester & Program 

PROSES KEPUTUSAN 

Paparan ini merujuk kepada Menu Proses yang masih di TUTUP. 

PAPARAN TAMBAH/EDIT TARIKH DAFTAR MODUL/PEPERIKSAAN DAN SESI 

Administrators  bertanggungjawab untuk membuka / Klik Akses Untuk Proses Keputusan Dibuka. Kebiasaannya dibuat selepas peperiksaan berakhir. 

Apabila Akses Untuk Proses Keputusan Dibuka, maka paparan Menu Proses akan berubah seperti di ATAS. 

**Penyelaras / Administartor yang terlibat boleh memproses keputusan bagi gred baharu & gred lama. 

1. Klik proses ikut kelas 

2. Masukkan kelas semasa yang ingin diproses. Contoh DAD1A 

3. Klik Proses Keputusan 

4. Status Pemprosesan keseluruhan akan terpapar & terdapat Pesanan (Message Box) yang memberitahu penyelaras Data Telah Diproses. Klik OK. 

PAMER MESYUARAT JAWATANKUASA PEPERIKSAAN (KESELURUHAN)  

1. Klik Pamer Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan (Keseluruhan). 2. Pilih Jabatan yang terlibat 

3. Pilih Kelas Semasa. Contoh DAT2A. Jumlah pelajar LP, KB  dan yang bermasalah akan terpapar. 

4. Paparan pelajar bermasalah akan muncul sekiranya terdapat pelajar bermasalah. 

5. Keputusan setiap pelajar bermasalah ini boleh di Akses dengan KLIK pada nombor pendaftaran 

pelajar.  

** Semua maklumat berkaitan dengan pelajar dapat di AKSES. Antaranya keputusan, pensyarah 

kursus, status HHP dan lain‐lain 

STATUS MENIRU/ TIDAK HADIR. 

**UPDATE DI DAFTAR MARKAH PB/PA 

PAPARAN CETAK LEMBARAN MARKAH / MASTERSHEET 

1. Pilih Jabatan 2. Masukkan bilangan kursus bagi satu paparan kemudian klik CETAK.  3. Contoh DKA1A – 4 kursus 

Nilai yang terpapar adalah merujuk kepada bilangan kursus yang diambil oleh kelas berkenaan. 

Contoh: DKA 1A – bilangan kursus di cetak adalah 4 kursus. Maka cetakan yang dibuat akan ada 2 muka surat.  

BAGI PENDAFTARAN PELAJAR YANG PINDAH KE POLITEKNIK 

1. SET Sesi Semasa Pelajar. Backdated. 

2. Masukkan nombor pendaftaran pelajar dan CARI. 

3. KLIK Untuk Sistem Gred Lama.  

4. Paparan di bawah akan muncul. 

5. Masukkan Kelas Semasa. 

6. KLIK DISINI UNTUK TERUSKAN. 

7. Paparan ini akan muncul. Masukkan markah , Klik SIMPAN dan Proses keputusan pelajar. 

8. Seterusnya buat untuk semester yang lain. 

Disediakan oleh: 

Sharifah Adawiah Binti Syed Ahmad adawiah@polikk.edu.my 012‐6129153