prosedur audit dalaman pk.ppas(p)04 - ppas.gov.myp)05-ad.pdf · laporan penemuan audit sebagai asas...
Post on 18-Jul-2019
226 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)05
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 1/14
PROSEDUR AUDIT DALAMAN
PK.PPAS(P)04
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
SABARIAH SAYUTI Ketua Sistem Audit Dalaman
01/06/2017
DISEMAK OLEH
SUZLIANA ABD HAMID
Wakil Pengurusan
01/06/2017
DILULUSKAN OLEH
MASTURA HJ MUHAMAD
Pengarah PPAS
01/06/2017
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT
1. Objektif 4
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)05
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 3/14
2. Skop 4
3. Rujukan 4
4. Isu-Isu Risiko 5
5. Definisi 5 – 7
6. Singkatan 8
7. Tindakan dan Tanggungjawab 9 – 11
8. Carta Aliran Kerja 12
9. Rekod Kualiti 13
10. Lampiran 14
1. OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi garispanduan bagi :-
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)05
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 4/14
1.1 Menentukan kepatuhan / ketidakpatuhan Sistem Pengurusan
Kualiti mengikut kehendak-kehendak yang ditetapkan.
1.2 Menentukan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dalam
memenuhi Objektif Kualiti PPAS.
1.3 Mengenalpasti peluang-peluang bagi penambahbaikan.
2. SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pengurus Kualiti, Ketua Sistem
Audit, Ketua Juru Audit dan Juru Audit yang telah dilantik untuk
merancang dan melaksanakan Audit Dalaman ke atas Sistem
Pengurusan Kualiti di PPAS.
3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01 : Manual Kualiti MS ISO 9001:2015
Seksyen 9.2 : Audit Dalaman
Seksyen 5 : Kepimpinan
Seksyen 6 : Perancangan
Seksyen 7 : Sokongan
Seksyen 8 : Operasi
Seksyen 9 : Penilaian Prestasi
Seksyen 10 : Penambahbaikan
3.2 Garis Panduan Pengurusan Risiko
4. ISU-ISU RISIKO
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)05
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 5/14
4.1 Tiada Rancangan Jadual Audit bagi memastikan
pemeriksaan berkala dapat dilaksana.
4.2 Tiada Senarai semak yang komprehensif bagi memastikan
semua skop auditan dilihat.
4.3 Tiada Tindakan Susulan bagi memastikan segala
ketidakpatuhan dapat dibuat pembetulan dan tindakan
pencegahan dapat dibuat.
4.4 Juru Audit yang dilantik tidak trampil untuk membuat
pengauditan.
5. DEFINISI
5.1 Audit Dalaman
Pemeriksaan yang dijalankan oleh pegawai PPAS yang
dilantik sebagai Juruaudit Dalaman, bagi menilai samada
Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 PPAS telah
dilaksanakan dengan sempurna dan berkesan.
5.2 Auditee
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)05
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 6/14
Semua pegawai dan kakitangan Perpustakaan Raja Tun Uda
Shah Alam, Perpustakaan Daerah Sabak Bernam dan
Perpustakaan Daerah Hulu Langat di dalam Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 yang tertakluk dalam
proses untuk diaudit.
5.3 Juruaudit Dalaman
Kakitangan PPAS yang dilantik oleh Pengurusan untuk
melaksanakan proses audit dalaman.
5.4 Audit Susulan
Pengauditan semula setelah ketidakpatuhan dikenalpasti ke
atas Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 PPAS
semasa Audit Dalaman dilaksanakan.
5.5 Ketidakpatuhan Percanggahan atau perlanggaran terhadap mana-mana
Prosedur Kualiti PPAS.
Major ( M ) - adalah sesuatu ketidakpatuhan yang
menjejaskan secara langsung perlaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti.
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)05
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 7/14
Minor ( N ) - adalah sesuatu ketidakpatuhan perlaksanaan
Sistem Pengurusan Kualiti yang terjejas secara tidak
langsung.
Pemerhatian ( O ) - adalah sesuatu teguran terhadap
ketidakpatuhan yang tidak menjejaskan Sistem Pengurusan
Kualiti secara langsung tetapi boleh menjejaskan sistem
Pengurusan kualiti sekiranya berterusan berlaku.
5.6 Senarai Semak Audit
Satu format khas bagi membantu juruaudit tentang perkara-
perkara yang perlu diperiksa semasa pengauditan.
5.7 Laporan Ketidakpatuhan
Laporan penemuan audit sebagai asas untuk tindakan
pembetulan hasil dari penemuan audit.
5.8 Laporan Audit
Laporan hasil audit akan dibentang dalam Mesyuarat Kajian
Semula Pengurusan (MKSP).
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)05
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 8/14
6. SINGKATAN
KSAD - Ketua Sistem Audit Dalam
KJAD - Ketua Juru Audit Dalaman
PJAD - Pasukan Juru Audit Dalaman
MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)05
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 9/14
7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN T/JAWAB
A. PERANCANGAN AUDIT DALAMAN
1. Lantik KSAD Pengarah
2.
3.
4.
Arah KSA yang dilantik mencadang pembentukan
PJAD.
Lantik PJAD & KJAD.
Arahkan KSA merancang dan menyediakan jadual
Audit Dalaman tahunan.
Pengurus Kualiti
5.
6.
Sediakan draf jadual Audit Dalaman yang
mengandungi lokasi dan skop auditan untuk
mendapatkan pengesahan dan kelulusan daripada
Pengurus Kualiti.
Mengadakan taklimat audit dalam kepada PJAD
KSAD
7.
8.
Sediakan semua dokumen Audit Dalaman yang
secukupnya. Senarai Semak, Laporan Audit,
Ketidakpatuhan dan Penambahbaikan.
Keluarkan memo / notis Audit Dalaman kepada
auditee untuk membuat persediaan.
KSAD
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)05
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 10/14
TINDAKAN T/JAWAB
B 9.
10.
PELAKSANAAN AUDITAN PJAD menyemak dokumentasi Sistem Kualiti dan
rekod-rekod yang berkaitan.
Kumpul bukti-bukti objektif ketika Audit Dalaman.
PJAD
11.
12.
13.
Bincang mengenai ketidakpatuhan dan keluarkan
Laporan Ketidakpatuhan yang berkaitan.
Pastikan auditee menandatangani Borang Laporan
Ketidakpatuhan.
Pastikan Auditee mengambil tindakan pembetulan
berdasarkan Borang Laporan Ketidakpatuhan
mengikut tempoh yang ditetapkan untuk tarikh audit
susulan.
KJAD
14.
Laksanakan tindakan pembetulan terhadap
laporan ketidakpatuhan.
AUDITEE
15.
16.
Laksanakan audit susulan bagi mengesahkan
tindakan pembetulan yang ditetapkan telah diambil
oleh Auditee.
Laporkan kepada KJAD.
KPAD
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)05
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 11/14
TINDAKAN T/JAWAB
17.
18.
Sediakan laporan audit mengikut format laporan
yang disediakan.
Majukan laporan audit dan Borang Cadangan
Penambahbaikan jika ada kepada KSAD.
KJAD
19.
20.
21.
Semak laporan KJAD dan buat rumusan keseluruhan
audit dalaman.
Serahkan laporan Audit Dalaman kepada Pengurus
Kualiti dan Urusetia Kualiti.
Bentang Laporan Audit Dalaman dalam MKSP.
KSAD
8. CARTA ALIRAN KERJA
TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
PK
KSAD
KJAD
KJAD & PJAD
Audiee
PJAD
KJAD
KSAD
KSAD 9. REKOD KUALITI
Buat pembentangan Audit Dalamam dalam Mesyuarat
TAMAT
Semak Laporan & buat rumusan keseluruhan audit
dalaman
Sediakan deraf & buat taklimat audit dalam
Sediakan borang audit & keluarkan notis audit
dalaman kepada auditi
Laksanakan Audit Dalaman
Buat tindakan pembetulan sekiranya ada NCR
Laksana Audit susulan & laporkan kepada KJAD
Arah laksana audit dalam & lantik KJAD & PJAD
Sediakan laporan Audit
MULA
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)05
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 13/14
Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh
Penyimpanan
9.1
9.2
Fail Laporan Audit
Dalaman
Fail Pengurusan Risiko
BPP
Bilik Fail
5 tahun
5 tahun
10. LAMPIRAN
BIL Jenis Lampiran Lampiran
10.1
10.2
10.3
Contoh Borang Senarai Semak Audit
Dalam
Contoh Borang Laporan
Ketidakpatuhan
Contoh Borang Cadangan
Penambahbaikan
PK.PPAS(P)05(L1)
PK.PPAS(P)05(L2)
PK.PPAS(P)05(L3)
top related