prosedur anggaran belanjawan pk.ppas(p)08p)08_anggaran... · 28.terima kelulusan peruntukan...
Post on 09-Mar-2019
229 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)08
NO. KELUARAN
: 01
ANGGARAN BELANJAWAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 1/17
PROSEDUR ANGGARAN BELANJAWAN
PK.PPAS(P)08
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
ROSELIN A. RAZAK Akauntan
01/06/2017
DISEMAK OLEH
NIHAYAH HJ EBNI HAJAR
Pengurus Kualiti
01/06/2017
DILULUSKAN OLEH
MASTURA HJ MUHAMAD
Pengarah PPAS
01/06/2017
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)08
NO. KELUARAN
: 01
ANGGARAN BELANJAWAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 2/17
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen
ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di
dalamnya.
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)08
NO. KELUARAN
: 01
ANGGARAN BELANJAWAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 3/17
KANDUNGAN MUKASURAT
1. Objektif
2. Skop
3. Rujukan
4. Definisi
5. Singkatan
6. Tindakan dan Tanggungjawab
7. Carta Aliran Kerja
8. Rekod Kualiti
9. Lampiran
4
4
4
5 – 6
7
8 – 12
13-15
16
17
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)08
NO. KELUARAN
: 01
ANGGARAN BELANJAWAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 4/17
1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi mempastikan
penyediaan Anggaran Belanjawan Pengurusan Dwi Tahunan PPAS
dilaksanakan dengan teratur, cekap dan berkesan selaras dengan
dasar dan peraturan Perbendaharaan Negeri Selangor.
2. SKOP Prosedur ini digunapakai oleh semua Pengurusan Atasan, Ketua
Seksyen dan Ketua Bahagian di PPAS bagi mengenalpasti dan
merancang keperluan sumber melalui penyediaan Anggaran
Belanjawan Mengurus Dwi Tahunan.
3. RUJUKAN
3.1 MK.PPAS.05 – Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2008
Seksyen 6 – Pengurusan sumber
3.2 Arahan Perbendaharaan
3.3 Surat Pekeliling Perbendaharaan yang terkini
3.4 Laporan Belanjawan Tahunan
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)08
NO. KELUARAN
: 01
ANGGARAN BELANJAWAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 5/17
4. DEFINISI
4.1 Anggaran Belanjawan Anggaran Belanjawan Mengurus Dwi Tahunan adalah
merupakan cadangan belanjawan yang mengandungi maklumat-
maklumat berhubung dengan anggaran perbelanjaan mengurus
yang dikemukakan untuk kelulusan Bahagian Kewangan,
Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor.
4.2 Objek Pengurusan ‘Objek pengurusan’ adalah peringkat di dalam struktur hirarki
carta akaun perbelanjaan dan hasil. Objek terdiri daripada kod-
kod yang mengandungi 5 digit dan terbahagi kepada 4 peringkat
sebagaimana berikut :
a. Objek Am ‘Objek Am’ adalah peringkat tertinggi di dalam hirarki kod
perbelanjaan dan hasil. Digit pertama di dalam Objek Am
terdiri daripada angka 1 hingga 9 sementara digit-digit yang
lain adalah sifar. Contoh Objek Am adalah 10000.
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)08
NO. KELUARAN
: 01
ANGGARAN BELANJAWAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 6/17
b. Objek Sebagai ‘Objek Sebagai’ pula adalah peringkat kedua di dalam struktur
hirarki ini, yang mana dua digit pertama terdiri daripada angka
1 hingga 9, manakala 3 digit terakhir adalah sifar. Contoh
Objek Sebagai adalah 11000.
c. Kumpulan Objek Lanjut ‘Kumpulan Objek Lanjut’ adalah merupakan peringkat objek
yang lebih lengkap. Ia ditunjukkan oleh tiga digit pertama
terdiri daripada 1 hingga 9 masing-masing, manakala dua digit
terakhirnya adalah sifar. Contoh Kumpulan Objek Lanjut
adalah 11100.
4.3 Mesyuarat Anggaran Belanjawan
Mesyuarat yang dipengerusikan oleh Pengarah PPAS dan
dianggotai semua Ketua Seksyen dan Ketua Bahagian.
4.4 Mesyuarat Pemeriksaan Anggaran Belanjawan Mesyuarat dipengerusikan oleh Pegawai Kewangan Negeri dan
dihadiri oleh pihak PPAS dan Perbendaharaan.
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)08
NO. KELUARAN
: 01
ANGGARAN BELANJAWAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 7/17
5. SINGKATAN PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
PNM - Perpustakaan Negara Malaysia
ABM - Anggaran Belanjawan Mengurus
KEW/ P - Bahagian Kewangan dan Penyelenggaraan
KS - Ketua Seksyen
KB - Ketua Bahagian
KSKP - Ketua Seksyen Khidmat Pengurusan
PT (K) - Pembantu Tadbir Kanan
PA - Penolong Akauntan
PT - Pembantu Tadbir
PNM - Perpustakaan Negara Malaysia
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)08
NO. KELUARAN
: 01
ANGGARAN BELANJAWAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 8/17
6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB
1. Arahkan KB KEW/P untuk mendapatkan cadangan ABM
Dwi tahunan pada bulan November tahun berkenaan.
Pengarah
2. Keluarkan memo kepada semua KS dan KB bagi
penyediaan Cadangan ABM Dwi tahunan mengikut format
seperti di Lampiran 1 sebelum akhir bulan Disember.
KB KEW/P
3. Sediakan Cadangan ABM Dwi tahunan.
4. Kemukakan Cadangan ABM kepada KEW/P.
Semua KS
dan KB
5. Pastikan Cadangan ABM daripada semua KS dan KB
diterima dalam tempoh yang ditetapkan.
6. Failkan ke dalam Fail Cadangan ABM Dwi Tahunan.
KB KEW/P
/ PA
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)08
NO. KELUARAN
: 01
ANGGARAN BELANJAWAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 9/17
TINDAKAN T/JAWAB
7. Serahkan Fail Cadangan ABM Dwi Tahunan kepada KSKP.
KB KEW/P
8. Terima Cadangan ABM Dwi Tahunan dari KB KEW/P.
KSKP
9. Semak dan bincang Cadangan ABM Dwi Tahunan yang
berkaitan
10. Tetapkan tarikh mesyuarat bagi membincangkan Cadangan
ABM Dwi Tahunan dengan KS dan KB.
11. Keluarkan surat panggilan Mesyuarat ABM Dwi Tahunan
kepada semua KS dan KB.
KSKP/
KB KEW/P
12. Bincang dengan KB untuk meneliti Cadangan ABM Dwi
Tahunan dan sediakan draf cadangan akhir.
13. Tetapkan tarikh perbincangan draf ABM Dwi Tahunan
dengan Pengarah.
KB KEW/P
/ KB
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)08
NO. KELUARAN
: 01
ANGGARAN BELANJAWAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 10/17
TINDAKAN T/JAWAB
14. Bentangkan draf ABM Dwi Tahunan di dalam Mesyuarat
Lembaga Pengarah.
15. Bincang dengan Bahagian KEW/P draf akhir yang
dipersetujui hasil daripada Mesyuarat ABM Dwi Tahunan.
Pengarah
16. Membuat pindaan pada draf ABM Dwi Tahunan sekiranya
perlu.
PA/ PT
17. Semak semula draf ABM Dwi Tahunan yang telah
dikemaskini.
18. Sediakan naskhah ABM Dwi Tahunan yang secukupnya
dan hantar kepada Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor
sebelum tarikh yang ditetapkan.
KSKP/
KB KEW/P
19. Bentangkan ABM Dwi Tahunan di dalam Mesyuarat
Pemeriksaan ABM Dwi Tahunan untuk kelulusan.
Pengarah
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)08
NO. KELUARAN
: 01
ANGGARAN BELANJAWAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 11/17
TINDAKAN T/JAWAB
20. Kenalpasti pindaan jika ada.
21. Kemaskini ABM Dwi Tahunan berdasarkan keputusan
Mesyuarat Pemeriksaan Anggaran Belanjawan
KSKP /
KB KEW/P
22. Terima maklumbalas/ surat kelulusan peruntukan mengurus
daripada Kerajaan Negeri Selangor.
23. Arahkan KB KEW/P mengagihkan peruntukan berdasarkan
belanjawan.
Pengarah
24. Sediakan pengagihan peruntukan untuk kelulusan Pengarah
KB KEW/P
/PA 25. Bentangkan Belanjawan Tahunan dalam Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan dan Akaun PPAS untuk
makluman dan tindakan semua KS dan KB.
26. Hantar Laporan Belanjawan bulanan kepada pihak Kerajaan
Negeri Selangor
KB KEW/P
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)08
NO. KELUARAN
: 01
ANGGARAN BELANJAWAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 12/17
TINDAKAN T/JAWAB
Peruntukan Persekutuan 27. Hantar Laporan Kelulusan bajet kepada pihak PNM
KB KEW/P
28. Terima kelulusan Peruntukan Mengurus Persekutuan.
Pengarah
29. Sediakan pengagihan peruntukan berdasarkan arahan PNM
yang diterima.
KB KEW/P
/PA
30. Ambil tindakan seperti di bilangan 28.
KB KEW/P
31. Hantar Laporan Belanjawan suku tahunan kepada pihak
PNM.
PA
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)08
NO. KELUARAN
: 01
ANGGARAN BELANJAWAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 13/17
7. CARTA ALIRAN KERJA A. ANGGARAN BELANJAWAN TINDAKAN T/ JAWAB
Pengarah - Arahkan KB KEW/P sediakan cadangan ABM Dwi Tahunan
KB KEW/P /PA
- Keluarkan memo kepada semua KS & KB bagi penyediaan Cadangan Anggaran Mengurus Dwi Tahunan
- Terima cadangan ABM Dwi Tahunan
- Failkan cadangan ke dalam Fail Cadangan ABM Dwi Tahunan
KB KEW/P - Serahkan fail kepada KSKP
KSKP - Terima dan semak Cadangan ABM dari semua KB
- Tetapkan tarikh mesyuarat
MULA
A
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)08
NO. KELUARAN
: 01
ANGGARAN BELANJAWAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 14/17
A. ANGGARAN BELANJAWAN (Sambungan) TINDAKAN T/ JAWAB
KB KEW/P - Bincang dan teliti dengan semua KB
- Sediakan draf akhir dan tetapkan tarikh perbincangan dengan Pengarah
Pengarah - Bentangkan draf dalam mesyuarat Lembaga Pengarah
PA/ PT - Buat pindaan sekiranya perlu
KSKP /
KB KEW/P
- Semak draf yang telah dikemaskini
Pengarah
- Bentangkan di dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah
- Bentangkan di dalam Mesyuarat Pemeriksaan Anggaran Belanjawan untuk kelulusan Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor
B
A
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)08
NO. KELUARAN
: 01
ANGGARAN BELANJAWAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 15/17
A. ANGGARAN BELANJAWAN (Sambungan) TINDAKAN T/ JAWAB
KS / KB KEW/P - Kemaskini ABM mengikut kelulusan
- Keluarkan surat agihan kelulusan ABM kepada semua KB
- Failkan semua rekod
B
TAMAT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)08
NO. KELUARAN
: 01
ANGGARAN BELANJAWAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 16/17
8. REKOD KUALITI
Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan
8.1
Fail Anggaran Belanjawan
Mengurus Dwi Tahunan
(No. Fail PA 5/1)
KEW/P
5 – 7 tahun
8.2
Fail Draf Anggaran
Belanjawan
(No. Fail PA 5/1(D)
KEW/P
5 tahun
8.3
Fail Caruman Kerajaan Negeri
Selangor
(No. Fail PA 5/6)
KEW/P
5 tahun
8.4
Fail Caruman Kerajaan
Persekutuan
(No. Fail PA 5/7)
KEW/P
5 tahun
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)08
NO. KELUARAN
: 01
ANGGARAN BELANJAWAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 17/17
9. LAMPIRAN Bil. Jenis Lampiran Lampiran
9.1
Contoh Format Anggaran Belanjawan Mengurus
Dwi Tahunan
PK.PPAS(P)08(L1)
9.2 Contoh Pekeliling Perbendaharaan
PK.PPAS(P)08(L2)
9.3 Contoh Borang Laporan Belanjawan Bulanan
Kerajaan Negeri Selangor
PK.PPAS(P)08(L3)
9.4 Contoh Borang Laporan Belanjawan Suku
Tahunan Kerajaan Persekutuan
PK.PPAS(P)08(L4)
top related