prinsip format surat rasmi

11

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

PRINSIP DAN FORMAT SURAT RASMI BERKUALITI

22

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

PRINSIP PENULISAN SURAT

4C+P

Correct (betul)Clear (jelas)Comprehensive (Iengkap)Concise (ringkas) Polite (bersopan)

Bersambung ...

33

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

PRINSIP 1: BETUL (CORRECT)

44

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

CORRECT (BETUL)

• Ejaan

• Tatabahasa

• Laras Bahasa (penggunaan ganti nama dan gelaran)

55

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

PRINSIP 2: JELAS (CLEAR)

66

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Clear (Jelas)

Surat yang ditulis bertujuan untuk disampaikan kepada pihak sasaran.

Mesej yang hendak disampaikan itu perlulah dinyatakan dengan jelas dan mudah difahami oleh pembaca.

Bersambung ...

77

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

2.1 Pengenalan

• Pengirim (nama jabatan, alamat & perhubungan

• Rujuan fail dan tarikh

• SULIT/BERDAFTAR/DENGAN TANGAN

• Penerima (jawatan, alamat dan poskod)

• Untuk perhatian (jika perlu)

• Melalui (jika perlu)

• Rujukan Hormat

88

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

2.2 Isi Surat

• Tajuk

• Keselarasan rujukan hormat

• Pengenalan

• Isi utama/isi sokongan

• Harapan (Antisipasi)

99

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

2.3 Akhir surat

• Pengakuan/pengakuan kesetiaan

• Tandatangan/nama/jawatan/bagi pihak

• Slogan (tetap/sementara/Jabatan)

• Salinan kepada

• Initial pendraf dan penaip

1010

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

PRINSIP 3: LENGKAP (COMPREHENSIVE)

1111

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Comprehensive (Lengkap):

Data, fakta, dan maklumat yang diperlukan hendaklah dinyatakan dengan lengkap.

Bersambung ...

1212

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

• Data utama dan data sokongan

• Spesifikasi yang terperinci

• Maklumat yang lengkap

• Rasional atau justifikasi

1313

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

PRINSIP 4: RINGKAS (CONCISE)

1414

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Concise (Ringkas dan Padat):

Surat rasmi perlu ditulis seberapa ringkas dan padat.

Ringkas yang dimaksudkan bersifat relatif.

Bersambung ...

1515

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Tidak perlu menggunakan bahasa yang berbunga-bunga untuk menerangkan sesuatu hal.

walaupun ditulis ringkas namun keindahan dan kesopanan perlulah terpelihara.

Bersambung ...

1616

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

PRINSIP 5: BERSOPAN (POLITE)

1717

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Polite (Kesopanan):

Surat merupakan alat komunikasi.

Nada dan kesopanan surat memainkan peranan penting.

Bersambung ...

1818

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Untuk memperlihatkan kesopanan dalam surat terciptalah laras bahasa surat rasmi, wacana, dan ungkapan tertentu dalam penulisan surat rasmi.

1919

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

MEMO BERKUALITI

2020

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

PRINSIP PENULISAN MEMO

4CCorrect (betul)Clear (jelas)Comprehensive (Iengkap)Concise (ringkas)

Bersambung ...

2121

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

NOTA TAMBAHAN:

LARAS BAHASA SURAT RASMI-MEMO

Bersambung ...

2222

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

LARAS BAHASA SURAT RASMI

Penggunaan rujukan ganti nama orang pertama, kedua, dan ketiga.

Penggunaan ganti nama dalam penulisan surat rasmi dan tidak rasmi adalah bebeza.

Bersambung ...

2323

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Ganti Nama Orang

Surat Tidak Rasmi

Surat Rasmi

Ganti Nama Orang Pertama

Aku, teman, kawan, hamba

Saya (untuk jumlah tunggal dan kelihatan bersifat peribadi) Kami (untuk jumlah ramai, mewakili jabatan, atau institusi)

Bersambung ...

1. Penggunaan Ganti Nama

2424

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Ganti Nama Orang

Surat Tidak Rasmi

Surat Rasmi

Ganti Nama Orang Kedua

Kau, Engkau, kamu, awak

Tuan, puan (rujukan natural yang boleh digunakan kepada sesiapa sahaja tanpa mengira pangkat atau keturunan seseorang. Gelaran kehormat seperti Yang Berbahagia, Yang Berhormat, Yang Arif, Yang Dimuliakan boleh digunakan)

2525

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

2. Penggunaan Kata Pemeri ialah dan adalah

Unsur yang menjadi perangkai di antara subjek dengan frasa utama dalam predikat.

Bersambung ...

2626

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Contoh:

Zakaria ialah anak saya.

Subjek/kata pemeri ialah/predikat

Pemeri IALAH digunakan apabila terdapat persamaan (ekutif) antara subjek dengan predikat.

Bersambung ...

2727

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Contoh:

Zakaria adalah budak baik.

Subjek/kata pemeri adalah/predikat

Pemeri ADALAH digunakan apabila subjek menghuraikan predikat.

Bersambung ...

2828

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

2.1 Pemeri ADALAH boleh hadir di hadapan sendi nama.

Contoh:

Hadiah itu adalah untuk adiknya.

Bersambung ...

2929

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

2.2 Pemeri ADALAH boleh hadir di hadapan kata nafi dan kata adjektif secara serentak

Contoh:

Kenyataannya adalah tidak benar.

Bersambung ...

3030

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

2.3 Kata pemeri adalah tidak bolehdigunakan bersama-sama dengan kata kerja.

Contoh:1. Adalah dimaklumkan... (salah)

Tuan adalah dimaklumkan… (betul)

2. Adalah berjalan kaki ke sekolah (?)

Bersambung ...

3131

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

2.4 Kata pemeri ADALAH tidak bolehdigunakan tanpa berfungsi sebagai perangkai di antara subjek dengan predikat.

Contoh:

Adalah saya dengan hormatnya... (salah)

Saya dengan hormatnya… (betul)

3232

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Mengapakah banyak bentuk

pasif dalam surat rasmi?

3333

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

1.1. AyatAyat pasifpasif menimbulkanmenimbulkan suasanasuasana taktak peribadianperibadian

dandan taktak bersahajabersahaja..

PelakuPelaku tidaktidak disebutdisebut –– memudahkanmemudahkan suasanasuasana taktak

peribadianperibadian, , terutamanyaterutamanya dalamdalam suasanasuasana perintahperintah..

ContohContoh: : Tuan Tuan dimintadiminta …… ((pasifpasif))

SayaSaya memintameminta tuantuan …… ((aktifaktif))

2. 2. ObjekObjek berkenaanberkenaan yang yang dipentingkandipentingkan / / diutamakandiutamakan. . OlehOleh ituitu objekobjek dikedepankandikedepankan..

3434

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

• Sehubungan itu, …

Sehubungan dengan itu, …

• Segala pertanyaan boleh dibuat melalui En. SaifulHaris di Unit Hasil, tel 067659980 ext 492.

Segala pertanyaan boleh diajukan kepada En. SaifulHaris di Unit Perancangan, tel. 06-76559980 samb. 492.

3535

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

• Senarai nama peserta-peserta adalah sepertiberikut:

Senarai nama peserta adalah seperti yang berikut:

• Saya Yang Menurut Perintah,

Saya yang menurut perintah,

3636

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

KEJANGGALAN BAHASA DALAM SURAT RASMI

• Perhatian tuan ditarik kepada perkara tersebut.

Saya mohon perhatian tuan terhadap …

* Di atas sebarang kesukaran yang timbul di pihaktuan adalah dikesalkan.

Sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuanamat dikesali.

3737

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

• Sila majukan bersama ini satu salinan surat …

Sila kemukakan bersama-sama dengan inisatu salinan surat …

• Permohonan ini dipanjangkan …

Permohonan ini dikemukakan …

3838

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

• Pihak kami akan berterima kasih kepada pihaktuan …

Pihak kami berbesar hati sekiranya pihak tuan …

• Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlahkami hargai dan kami mengucapkan terima kasih. Sekian, terima kasih.

Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlahkami hargai dan kami mengucapkan terima kasih.

Sekian.

3939

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

• Jika ada sebarang masalah, tuan dimintamenggantikan dengan pegawai yang sesuai.

Jika tuan menghadapi sebarang masalah, harapkiranya mencari pengganti yang sesuai.

4040

DAN_Surat-Memo

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Sumber: INTAN & DBPdaudnaim@iab.edu.my