pengurusan stor kerajaan - ww2.sabah.gov.myww2.sabah.gov.my/mlgh/lampiran/taklimat pengurusan stor...
Post on 07-Feb-2018
260 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan
Surat Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bil.10/2010
(Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009)
DISAMPAIKAN OLEH : NORLIZA BINTI DZULKIFLI
Norliza_dzulkifli@audit.gov.my
Tujuan
Memperkemas tatacara Pengurusan Stor Kerajaan
2
Peranan dan Tanggungjawab Pegawai Pengawal
Mengemukakan Laporan Tahunan ke Kementerian
Kewangan Negeri Sabah sebelum 15 Mac tahun
berikutnya i. Laporan Kedudukan Stok (Kew.PS-13)
ii. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (Kew.PS-14)
iii. Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor
(Kew.PS-15)
iv. Laporan Tahunan Verifikasi Stor (Kew.PS-16)
v. Laporan Tahunan Pelupusan Stok (Kew.PS-20)
vi. Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok
(Kew.PS-22)
Tanggungjawab Pegawai Pengawal
3
PP
Stor dibawah kawalan UPA
Pegawai khusus laksana
pengurusan stor
Kajian keperluan
simpan stok
Kelulusan simpan stok >
12 bulan
Pengurusan stor dibincang dalam JKPAK
& JPKA
Lokasi stor selamat, mudah
pengendalian & mesra
pelanggan
Lulus hapus kira
kekurangan stok
Tanggungjawab Ketua Jabatan
4
KJ
Laporan Kedudukan
Stok
Laporan Pengurusan Stor kepada
JKPAK
Melantik pegawai untuk
laksana pemeriksaan
stok
Lantik pegawai pemeriksa ke
atas stok bernilai rendah yang hendak
dilupus
Keselamatan dan kebersihan
stor
Meluluskan Pelarasan Stok
5
KJ Menyelaras
Laporan Suku Tahun
(dibentang dalam JKPAK)
Mengurus Pelantikan
Pemverifikasi Stor
Menyelaras Penyediaan Laporan
berikut :-
i. Kew.PS-13
ii. Kew.PS-14
iii. Kew.PS-15
iv. Kew.PS-16
v. Kew.PS-20
vi. Kew.PS-22
Mengurus kehilangan dan hapuskira stok
Mengurus Pelupusan stok
Tanggungjawab Unit Pengurusan Aset (UPA)
Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan
Bab D - Pengeluaran
Bab B – Merekod Stok
Bab C – Penyimpanan
Bab E - Pemeriksaan
Bab A - Penerimaan
Bab F – Keselamatan dan Kebersihan
6
Bab G – Pelupusan
Bab H – Kehilangan dan Hapuskira
Definisi Stor & Stok
PERKARA STOR STOK
Definisi Tempat melaksanakan :-
- Penerimaan;
- Perekodan;
- Penyimpanan;
- Penyelenggaraan;
- Pengendalian; dan
- Pengeluaran STOK.
Barang BELUM GUNA dan perlu
disimpan untuk tujuan operasi atau
penyelenggaraan termasuk :-
- Bekalan pejabat
- Ubat-ubatan
- Alat ganti
- Keselamatan
- Makmal
- Bengkel
- Dapur
- Sukan
- Pertanian
- Latihan
- Penyiaran
- Domestik dll
7
Kategori Stor Kerajaan
PER. STOR PUSAT STOR UTAMA STOR UNIT
Definisi Membekalkan stok
kepada semua Stor
Utama di Kementerian/
Jabatan di bawahnya.
Permohonan
daripada Stor Utama
kepada Stor Pusat
menggunakan KEW.PS-
10
Mendapatkan bekalan daripada
Stor Pusat
ATAU
i. Menguruskan pembelian
sendiri dan membekalkan
kepada stor unit. Permohonan
stok daripada Stor Unit ke Stor
Utama guna Kew.PS-10.
ii. Menguruskan pembelian
sendiri dan membekalkan
terus kepada pelanggan.
Permohonan daripada
pelanggan ke Stor Utama guna
Kew.PS-11.
Mendapatkan
bekalan daripada Stor
Utama dan bekalan
terus dibuat kepada
pelanggan.
Tidak membuat
perolehan barang-
barang
Permohonan daripada
pelanggan
menggunakan Kew.PS-
11
8
Kategori Stor Kerajaan
9
STOR UTAMA STOR UTAMA STOR UTAMA
STOR PUSAT
Stor Unit
Stor Unit
Stor
Unit Stor Unit
Stor
Unit
Stor
Unit
Pelanggan Pelanggan Pelanggan Pelanggan Pelanggan Pelanggan
OBJEKTIF PENGURUSAN STOR
Fungsi Stor
11
Terima
Nationally and
Internationally
benchmarked
▪ Barang dipesan
▪ Sah dan perakukan barang diterima
Simpan Stok
Penjagaan
▪ Guna kaedah dan di lokasi ditetapkan
▪ Mengoptimumkan ruang stor
▪ Jaga & selenggara stok dengan baik
▪ Pastikan berfungsi untuk digunakan
Pengeluaran ▪ Pergerakan stok ikut keperluan pelanggan
▪ Selenggara rekod setiap transaksi
Nationally and
Internationally
benchmarked
Perancangan ▪ Rancang & urus penokokan stok
▪ Pastikan kedapatan stok ikut paras ditetapkan
Fungsi Stor
12
Pemeriksaan
Nationally and
Internationally
benchmarked
▪ Mengesan dan mengenalpasti kelemahan
▪ Perselisihan stok, stok rosak, usang, luput
dan tidak bergerak
3K
Pelupusan
▪ Pastikan Keselamatan, Kebersihan & Keceriaan
▪ Tindakan pelupusan dilaksanakan
▪ Stok usang/obselete , rosak , expired, melebihi
keperluan & elak pembaziran
Nationally and
Internationally
benchmarked
Hapuskira ▪ Dilaksanakan mengikut peraturan
▪ Untuk stok yang hilang
Nationally and
Internationally
benchmarked
Pembungkusan ▪ Bungkus dan hantar stok kepada pelanggan
Organisasi Stor
13
Stor Pusat / Utama
Stor Pusat / Utama
Bhgn Bekalan, Kawalan &
Akaun
Rancang & urus pembelian
Kawalan Stok
Akaun
Pengkalan Data
Bahagian Terimaan
Terima & periksa barang dibekal
Bahagian Simpanan
Terima, Simpan & Keluar Stok
Catat dalam Kad Petak
Keselamatan
Pengiraan Stok
Bhgn Pembungkusan &
penghantaran
Bungkus & hantar kpd pelanggan
Pengurusan Stor
14
Katalog
Senarai barang standard
Disediakan oleh Stor Pusat / Utama
KEW.PS-6 – Tambahan barang dalam Katalog
Mengeluarkan Dari senarai perlu kelulusan Pegawai Melulus
Barang Projek pembangunan / Khas dikecualikan
Kumpulan Stok
Dilaksanakan oleh Stor Pusat /Utama
Kump. A (30 %) & B (70%)
KEW.PS-7 – Penentuan Kumpulan Stok
Senarai ikut nilai pembelian utk tempoh dua tahun
30% - pembelian tertinggi
Buat setiap awal tahun
Pengurusan Stor
15
Paras Stok
Jumlah stok disimpan pada satu-satu masa
Paras Maksimum – kuantiti stok tertinggi (3 bulan penggunaan)
Paras Menokok – indikator untuk dapatkan stok (2 bulan penggunaan)
Paras Minimum – kuantiti stok terendah (1 bulan penggunaan)
Penentuan paras stok – purata pengeluaran 12 bulan terakhir
Stok kritikal (ubat/vaksin) tidak ditetapkan aras
Prestasi Stor
Kadar Pusingan Stok
• Pengiraan setiap suku tahun & tahunan
• Perlu capai sekurang-kurangnya 4 kadar pusingan
• Lebih tinggi lebih bagus
• Kajian semula kalau tidak aktif (untuk elak usang/obselete)
• Stok pembangunan/projek khas tidak diambilkira
Paras Simpanan
• Petunjuk pengurusan stor yang baik.
• Stok tidak melebihi paras simpanan.
• Kecuali keperluan darurat spt vaksin ular.
Paras Perkhidmatan
• Stor memenuhi semua pesanan.
• Stor mencapai paras perkhidmatan yang baik
Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan
Bab D - Pengeluaran
Bab B – Merekod Stok
Bab C – Penyimpanan
Bab E - Pemeriksaan
Bab A - Penerimaan
Bab F – Keselamatan dan Kebersihan
16
Bab G – Pelupusan
Bab H – Kehilangan dan Hapuskira
Penerimaan Istilah
Pegawai
Penerima
Nationally and
Internationally
benchmarked
Objektif
Pegawai yang diberi kuasa oleh Ketua
Jabatan untuk menerima barang-barang
▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan
Pegawai
Pengesah
Ketua Jabatan
Pegawai yang diberi kuasa oleh Ketua
Jabatan untuk memperakukan barang-
barang yang diterima
▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan
Termasuk ketua sesuatu cawangan,
daerah, daerah kecil, pejabat atau jabatan
wilayah
17
Penerimaan Istilah
Pegawai Stor
Objektif
Pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan
untuk menguruskan Stor
▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan
Pegawai
Bertauliah Pegawai yang memiliki kepakaran dalam
bidang tertentu
18
Pegawai
Pemesan
Pegawai yang diberi kuasa oleh Ketua
Jabatan untuk membuat pesanan stok
▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan
PENERIMAAN
19
PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL
20
PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL
21
PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL
22
Penerimaan Daripada Pembekal
23
Semak butiran (LO / Inbois / Nota
serahan dll )
Periksa (kira / ukur / timbang / uji)
Terima – Kew.PS-1
(Stor Unit – Kad Petak)
Jika tidak sempurna – Kew.PS-2
Perekodan
▪ Kew.PS-1 – Borang terimaan Barang-barang (BTB)
▪ Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang
▪ Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak
(catat diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara
diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji.
24
25
26
27
Penerimaan Daripada Stor Pusat/Utama
28
Semak butiran (Kew.PS-10 & Kew.PS-12)
Semak (sama dengan
pesanan)
Terima – Kad Petak
Jika tidak sempurna – Kew.PS-2
Perekodan
▪ Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang
▪ Kew.PS-10 – Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok
▪ Kew.PS-12 – Senarai Pembungkusan
▪ Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak
Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan
Bab D - Pengeluaran
Bab B – Merekod Stok
Bab C – Penyimpanan
Bab E - Pemeriksaan
Bab A - Penerimaan
Bab F – Keselamatan dan Kebersihan
29
Bab G – Pelupusan
Bab H – Kehilangan dan Hapuskira
Objektif Merekod Stok
Mengetahui kedudukan stok
dalam simpanan
Memastikan bilangan dan fizikal stok
sentiasa tepat
Mengawal paras stok
30
MEREKOD STOK
JENIS-JENIS REKOD
31
BUTIRAN MAKLUMAT
MEREKOD STOK
32
Merekod Stok Kad Kawalan Stok & Kad Petak
33
PER. STOR PUSAT STOR UTAMA STOR UNIT
Rekod di
..
Kew.PS-3 (Kad Kawalan
Stok)
Kew.PS-4 (Kad Petak)
Kew.PS-3 (Kad Kawalan Stok)
Kew.PS-4 (Kad Petak)
Kew.PS-4 (Kad Petak)
Warna
Kad
Kew.PS-3 (Putih)
Kew.PS-4 (Hijau/Merah
Jambu untuk stok bertarikh
luput & bahan kimia)
Kew.PS-3 (Putih)
Kew.PS-4 (Hijau/Merah
Jambu untuk stok bertarikh
luput & bahan kimia)
Kew.PS-4 (Hijau/
Merah Jambu untuk
stok bertarikh luput &
bahan kimia)
Lokasi
Kad
Ditempatkan bersama stok
Kad petak barangan kimia, mudah terbakar atau stok simpan dalam bilik beku
simpan ditempat berasingan
Tatacara
Merekod
Penerimaan – Pen dakwat merah
pengeluaran – Pen dakwat biru/hitam
1 kad 1 item & no. kad berturutan
silap (tidak boleh padam – garis,repair & initial)
Rekod
Elektronik
Ikut format sama
Sentiasa dikemaskini
Cannibali
ze
direkod dalam senarai berasingan
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan
Bab D - Pengeluaran
Bab B – Merekod Stok
Bab C – Penyimpanan
Bab E - Pemeriksaan
Bab A - Penerimaan
Bab F – Keselamatan dan Kebersihan
46
Bab G – Pelupusan
Bab H – Kehilangan dan Hapuskira
PENYIMPANAN
OBJEKTIF PENYIMPANAN
47
Penyimpanan
48
Susun Atur Lokasi Penyimpan Stok
faktor keselamatan,
pergerakan & kekemasan
50cm daripada siling
Penyediaan floor plan
Catat lokasi pada KKS & KP
Letakan tetap & sementara
Amalan MDKD
Pembahagian ruang ikut
jenis stok (jika boleh)
Jenis Stok Tindakan Penyimpanan Jenis Stok Tindakan Penyimpanan
Stok Dalam
Bekas Asal
Kekalkan & pastikan label
dapat dilihat
Stok Barang
Berat
Lokasi paling bawah & mudahkan
urusan
Sediakan palet
Barang Tercerai Kumpul dalam satu bekas
kuantiti mudahkan kerja
Stok Bertarikh
Luput
Teg Biru diletak pada KKS
Kad Petak warna pink
Kew.PS-8
Kew.PS-9 (Senarai Stok bertarikh
Luput)
Barang
Berharga /
Menarik
Ikut Peraturan
Keselamatan
Simpan di tempat selamat
Stok Bahan
Kimia / Mudah
Terbakar
Dilabel
Simpan berasingan
Pengendalian ikut peraturan
Stok Mudah
Terjejas
(Panas/Lembap)
Simpan tempat sesuai cth
dalam peti sejuk atau bilik
kering
Stok Tahan
Kepada Cuaca
(Panas/Lembap)
Simpan ditempat lapang &
berpagar
Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan
Bab D - Pengeluaran
Bab B – Merekod Stok
Bab C – Penyimpanan
Bab E - Pemeriksaan
Bab A - Penerimaan
Bab F – Keselamatan dan Kebersihan
49
Bab G – Pelupusan
Bab H – Kehilangan dan Hapuskira
Pengeluaran
50
Kebenaran oleh Pegawai Stor atau Pegawai diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan Guna sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD)
Guna Kew.PS-10 - Borang Pesanan Pengeluaran Stok Permohonan ke Stor Pusat / Utama Satu stok satu permohonan 5 Salinan
Guna Kew.PS-11 - Borang Permohonan Stok Pesanan kepada Stor Unit 2 Salinan
Kew.PS-10 & 11 hendaklah ditandatangani oleh Pegawai Stor
51
52
53
54
55
Pengeluaran
56
Istilah Barang Gunahabis
barang kerap digunakan atau barang mudah rosak atau barang bernilai rendah atau barang tidak ekonomik dikesan.
disimpan semula selepas digunakan disediakan format khusus mengikut kesesuaian.
Contoh :- Peralatan sukan / uniform sukan
Kawalan keluar-masuk Barang Gunahabis (Gunasama)
Contoh :- Kalkulator / gunting / stapler / penunu bunsen/ pemutar skru/ tali/ gelas/ bakul sampah/ sudu / garfu.
PEMERIKSAAN
57
Pemeriksaan Jenis Pemeriksaan
58
Pemeriksaan Stor
Pengiraan Stok
Pemeriksaan Stok
Verifikasi Stor
Pemeriksaan Pengiraan Stok
59
Soalan Jawapan
Dimana dilaksana ? Stor Pusat
Stor Utama
Stor Unit
Bila ? Sepanjang Tahun
Bila ada transaksi masuk atau keluar
Tanggungjawab
siapa ?
Pegawai Stor (Dilantik oleh Ketua Jabatan)
Apa perlu dibuat ? Kira baki selepas transaksi
buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad
Petak
Tandatangan & tarikh oleh Pegawai stor
Pemeriksaan Pemeriksaan Stok
60
Soalan Jawapan
Dimana dilaksana ? Stor Pusat
Stor Utama
Bila ? Sekali setahun mulai 1 Oktober
Pemeriksaan terhadap semua stok
Tanggungjawab siapa ? Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Ketua Jabatan
Pegawai tidak kena mengena dengan stor
Apa perlu dibuat ? Guna Kew.PS-14 – Laporan Pemeriksaan / Verifikasi
Stor
Kew.PS-14 disemak dan disahkan oleh pegawai
Pemverifikasi Stor
buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad
Kawalan Stok (tandatangan & tarikh Pegawai Pemeriksa)
Ingat !!! Tiada transaksi waktu pemeriksaan
Boleh dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa
Pemeriksaan Verifikasi Stor
61
Soalan Jawapan
Dimana dilaksana ? Stor Pusat
Stor Utama
Bila ? Sekali setahun sebelum 31 Disember
selepas Pemeriksaan stok dibuat
Tanggungjawab siapa ? Pegawai Pemverifikasi Stor dilantik oleh Pegawai
Pengawal
Tempoh pelantikan 2 Tahun
Apa perlu dibuat ? Lawatan & semakan berdasarkan jadual ditetapkan
Semak / sahkan Kew.PS-14 dan serah kepada KJ
Sediakan Kew.PS-15 – Laporan Tahunan Keseluruhan
Pengurusan Stor dan serah kepada KJ
Keanggotaan
Pemverifikasi Stor
Sekurang-kurangnya 2 orang
Tidak bertugas di stor
Kump. P&P serta sokongan
Pemeriksaan Tindakan Ketua Jabatan selepas pemeriksaan
62
Ketua Jabatan
Tindakan terhadap syor di
KEW.PS-14
Kelulusan Pelarasan Stok di
penyata Pelarasan Stok
(KEW.PS-17)
Kemukakan KEW.PS-14 & KEW.PS-15 ke
Urusetia
Tindakan syor di KEW.PS-15
setelah kelulusan pegawai
pengawal
63
64
65
66
67
Pemeriksaan Pelarasan Stok
68
Soalan Jawapan
Pelarasan Stok ? Tindakan pembetulan akibat kesilapan kiraan
Bila ? Selepas Pemeriksaan Stok dan Verifikasi Stor
dilaksanakan
Tanggungjawab siapa ? Pegawai Stor
Kuasa Melulus Ketua Jabatan
Borang Diguna Kew.PS-17 – Penyata Pelarasan Stok
Apa perlu buat ? Transaksi di ruang Terima – stok terlebih (KKS-Bhgn B)
Transaksi di ruang Keluar – stok terkurang
Catat di Kad Petak
Tandatangan dan tarikh
69
70
MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR
71
72
MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR
73
Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan
Bab D - Pengeluaran
Bab B – Merekod Stok
Bab C – Penyimpanan
Bab E - Pemeriksaan
Bab A - Penerimaan
Bab F – Keselamatan dan Kebersihan
74
Bab G – Pelupusan
Bab H – Kehilangan dan Hapuskira
KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN
PERATURAN
75
KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN
PERATURAN
76
KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN
PERATURAN
77
KAWALAN KESELAMATAN STOR
KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN
78
KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN
KAWALAN KESELAMATAN STOR
79
KAWALAN KEBAKARAN
KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN
80
KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN
KAWALAN KEBAKARAN
81
KEBERSIHAN
KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN
82
Keselamatan & Kebersihan
Tujuan Patuhi Arahan
Keselamatan
Suasana stor yang kondusif
Pelabelan yang jelas &
mudah difahami
83
Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan
Bab D - Pengeluaran
Bab B – Merekod Stok
Bab C – Penyimpanan
Bab E - Pemeriksaan
Bab A - Penerimaan
Bab F – Keselamatan dan Kebersihan
84
Bab G – Pelupusan
Bab H – Kehilangan dan Hapuskira
PELUPUSAN
PENDAHULUAN
85
Pelupusan Stok bernilai rendah
86
NPA tidak lebih RM10,000 secara agregat dalam satu permohonan
Nilai lebih RM10,000 ikut TPA sepenuhnya
Pemeriksaan dibuat oleh Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Ketua Jabatan
Pegawai Pemeriksa dua orang – P&P atau Sokongan
Guna Kew.PS-19 – Pelupusan Stok Bernilai Rendah
Tidak perlu Perakuan Pelupusan (PEP)
87
88
Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan
Bab D - Pengeluaran
Bab B – Merekod Stok
Bab C – Penyimpanan
Bab E - Pemeriksaan
Bab A - Penerimaan
Bab F – Keselamatan dan Kebersihan
89
Bab G – Pelupusan
Bab H – Kehilangan dan Hapuskira
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
PENDAHULUAN
90
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
LAPORAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK
91
Kehilangan & Hapuskira Kekurangan stok bernilai rendah
92
NPA tidak lebih RM250 secara agregat.
Kekurangan disebabkan susut akibat dipotong, bancuh, bocor, sejat dll
Kekurangan disebab kecuaian kena ikut TPA sepenuhnya tanpa kira NPA
Guna Kew.PS-21 – Laporan Hapuskira Kekurangan Stok
Tidak perlu Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhir kecuali kehilangan libatkan jenayah
93
94
SEKIAN
SELAMAT BEKERJA
95
top related