pengurusan minit mesyuarat - language...

SIRI KULIAHPENGURUSAN PENTADBIRAN UNIVERSITI

PENGURUSAN MINIT MESYUARAT

oleh :

Abdul Razib bin Hj ShahuddinTimbalan PendaftarPejabat Naib Canselor

23 Februari 2016abdrazib@utm.my

PENGURUSAN MINIT MESYUARAT

oleh :

Abdul Razib bin Hj ShahuddinTimbalan PendaftarPejabat Naib Canselor

23 Februari 2016abdrazib@utm.my

1

PENGISIAN SIRI KULIAH

Bahagian A - Pengenalan

Bahagian B – Perkongsian

2

Bahagian B – Perkongsian

Bahagian C - Rumusan

PANDUAN & RUJUKAN

i. PKPA Bil 2 Tahun 1991 – Panduan Pengurusan Mesyuaratdan Urusan Jawatankuasa - Jawatankuasa Kerajaan

ii. Arahan Pentadbiran Ketua Pengarah MAMPU Bil 6 Tahun2014 – Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan MinitMesyuarat

iii. Panduan dan Tatacara Pengurusan Mesyuarat (2010),Pejabat Pendaftar UTM

i. PKPA Bil 2 Tahun 1991 – Panduan Pengurusan Mesyuaratdan Urusan Jawatankuasa - Jawatankuasa Kerajaan

ii. Arahan Pentadbiran Ketua Pengarah MAMPU Bil 6 Tahun2014 – Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan MinitMesyuarat

iii. Panduan dan Tatacara Pengurusan Mesyuarat (2010),Pejabat Pendaftar UTM

3

DEFINISI

Minit – catatan berkaitan apa yang telah diperkatakan (dibincangkan)atau dipersetujui (dalam mesyuarat, perundingan dll.)

Kamus Dewan Edisi ketiga 2002

Minutes are the official record of an organization. It is crucial that theyare accurate since they are the legal record of the proceedings andactions of the organization

http://nancysylvester.com/docs/Resources/articles/meeting_minutes.html

Minit ialah satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenaicatatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapaioleh perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulandan pelaporan semula diperbincangan akan datang.

https://ms.wikipedia.org/wiki/Mesyuarat

Minit – catatan berkaitan apa yang telah diperkatakan (dibincangkan)atau dipersetujui (dalam mesyuarat, perundingan dll.)

Kamus Dewan Edisi ketiga 2002

Minutes are the official record of an organization. It is crucial that theyare accurate since they are the legal record of the proceedings andactions of the organization

http://nancysylvester.com/docs/Resources/articles/meeting_minutes.html

Minit ialah satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenaicatatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapaioleh perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulandan pelaporan semula diperbincangan akan datang.

https://ms.wikipedia.org/wiki/Mesyuarat

Bahagian A : Pengenalan 4

JENIS MESYUARAT

MESYUARAT BERSIRI MESYUARAT KHAS MESYUARATPERUNDINGAN

Berkala dan adakesinambungan Ad Hoc Mengikut Keperluan

Melebihi sekali dalamtempoh tertentu

Sekali atau beberapa kalimengikut keperluan Berkala

5Bahagian A : Pengenalan

Ahli mesyuarat mengikutjawatan/fungsi

Ahli mesyuarat terdiri daripadapelbagai kepakaran

Antara konsultan danpelanggan

Agenda mesyuarattersusun dan tetap

Agenda mesyuarat ringkastetapi terperinci

Untuk mendapatkanpersetujuan dan kelulusan

Nama mesyuarat menjelaskantujuan/ fungsi

Pembentangan Usul danCadangan

• Menyelesaikan cabaran, mengenal pasti peluang dan inisiatif baru;• Menggalakkan percambahan fikiran dan penjanaan idea di dalam

memacu organisasi;• Menghidupkan ekosistem inovasi yang segar, meriah, intelektual,

inovatif, beradab dan bertanggungjawab;• Mencungkil idea dalam konteks ekosistem inovasi;• Dapat berkongsi idea dan pandangan daripada ahli mesyuarat

berkaitan isu tertentu;• Dapat membuat keputusan berdasarkan suara ramai/majoriti;• Dapat menyampaikan dan berkongsi perutusan atau pesanan

daripada Pihak Pengurusan Tertinggi;• Berkongsi maklumat dan perkembangan berkaitan isu-isu di bawah

bidang kuasa ahli mesyuarat;• Dapat mengenalpasti punca permasalahan yang berlaku serta

menetapkan cara penyelesaiannya;• Dapat membuat dan memantau perjalanan tugasan yang diberikan

kepada ahli mesyuarat dengan lebih berkesan.

KEBAIKAN MESYUARAT• Menyelesaikan cabaran, mengenal pasti peluang dan inisiatif baru;• Menggalakkan percambahan fikiran dan penjanaan idea di dalam

memacu organisasi;• Menghidupkan ekosistem inovasi yang segar, meriah, intelektual,

inovatif, beradab dan bertanggungjawab;• Mencungkil idea dalam konteks ekosistem inovasi;• Dapat berkongsi idea dan pandangan daripada ahli mesyuarat

berkaitan isu tertentu;• Dapat membuat keputusan berdasarkan suara ramai/majoriti;• Dapat menyampaikan dan berkongsi perutusan atau pesanan

daripada Pihak Pengurusan Tertinggi;• Berkongsi maklumat dan perkembangan berkaitan isu-isu di bawah

bidang kuasa ahli mesyuarat;• Dapat mengenalpasti punca permasalahan yang berlaku serta

menetapkan cara penyelesaiannya;• Dapat membuat dan memantau perjalanan tugasan yang diberikan

kepada ahli mesyuarat dengan lebih berkesan.

6Bahagian A : Pengenalan

AUKU 1971, Perlembagaan UTMSubseksyen 16 (3)

Minit

1. Pihak Berkuasa hendaklah menyebabkan minit segalamesyuaratnya disenggarakan dan disimpan dalam bentuksepatutnya.

2. Minit yang dibuat mengenai mesyuarat Pihak Berkuasa hendaklah,jika ditandatangani dengan sewajarnya, diterima sebagaiketerangan dalam segala prosiding undang-undang tanpa buktiselanjutnya

3. Tiap-tiap mesyuarat Pihak Berkuasa berkenaan dengan prosidingyang mengenainya minit telah dibuat sedemikian hendaklahdisifatkan telah dipanggil dan diadakan dengan sewajarnya dansemua ahli pada mesyuarat itu layak dengan sewajarnya untukbertindak.

Minit

1. Pihak Berkuasa hendaklah menyebabkan minit segalamesyuaratnya disenggarakan dan disimpan dalam bentuksepatutnya.

2. Minit yang dibuat mengenai mesyuarat Pihak Berkuasa hendaklah,jika ditandatangani dengan sewajarnya, diterima sebagaiketerangan dalam segala prosiding undang-undang tanpa buktiselanjutnya

3. Tiap-tiap mesyuarat Pihak Berkuasa berkenaan dengan prosidingyang mengenainya minit telah dibuat sedemikian hendaklahdisifatkan telah dipanggil dan diadakan dengan sewajarnya dansemua ahli pada mesyuarat itu layak dengan sewajarnya untukbertindak.

7Bahagian A : Pengenalan

Pihak Berkuasa

Pihak Berkuasa Universiti ialah Lembaga, Senat,Jawatankuasa Pengurusan Universiti atau denganapa-apa jua nama disebut, Fakulti, Sekolah, Pusat,Akademi, Institut, Jawatankuasa Pengajian,Jawatankuasa Pemilih, Jawatankuasa KebajikanPekerja, Jawatankuasa Kebajikan Pelajar, dan badanlain sebagaimana yang ditetapkan oleh statutsebagai Pihak Berkuasa Universiti.

Sumber : AUKU 1971, Perlembagaan UTM Subseksyen 16(3)

PIHAK BERKUASA UNIVERSITI

Pihak Berkuasa

Pihak Berkuasa Universiti ialah Lembaga, Senat,Jawatankuasa Pengurusan Universiti atau denganapa-apa jua nama disebut, Fakulti, Sekolah, Pusat,Akademi, Institut, Jawatankuasa Pengajian,Jawatankuasa Pemilih, Jawatankuasa KebajikanPekerja, Jawatankuasa Kebajikan Pelajar, dan badanlain sebagaimana yang ditetapkan oleh statutsebagai Pihak Berkuasa Universiti.

Sumber : AUKU 1971, Perlembagaan UTM Subseksyen 16(3)

8Bahagian A : Pengenalan

MINIT MESYUARAT

Penting sebagai :

• Laporan• Rekod• Rujukan• Mengambil tindakan• Menggambarkan peribadi pengerusi,

setiausaha dan ahli mesyuarat• Imej Jabatan/Bahagian

Penting sebagai :

• Laporan• Rekod• Rujukan• Mengambil tindakan• Menggambarkan peribadi pengerusi,

setiausaha dan ahli mesyuarat• Imej Jabatan/Bahagian

9Bahagian A : Pengenalan

DIALOG / MONOLOG

• Sukarkah menulis minit mesyuarat?• Mengapa saya perlu menulis minit

mesyuarat?• Saya telah tulis sehabis baik, tapi masih

ada pindaan?• Stress betul menulis minit mesyuarat!• Saya tak faham apa yang dibincang

tadi!• Ini bukan kerja saya. Saya bukan

pencatat minit.

• Sukarkah menulis minit mesyuarat?• Mengapa saya perlu menulis minit

mesyuarat?• Saya telah tulis sehabis baik, tapi masih

ada pindaan?• Stress betul menulis minit mesyuarat!• Saya tak faham apa yang dibincang

tadi!• Ini bukan kerja saya. Saya bukan

pencatat minit.

10Bahagian A : Pengenalan

PENULISAN MINIT MESYUARAT

• Berbeza mengikut tujuan mesyuarat• Diadakan bentuk bengkel/percambahan

fikiran dan perbincangan.• Minit juga berbeza format mengikut institusi

tertentu.• Yang penting ada catatan untuk rujukan

dan tindakan

• Berbeza mengikut tujuan mesyuarat• Diadakan bentuk bengkel/percambahan

fikiran dan perbincangan.• Minit juga berbeza format mengikut institusi

tertentu.• Yang penting ada catatan untuk rujukan

dan tindakan

11Bahagian A : Pengenalan

CARA MENULIS MINIT MESYUARAT,(ZAMRI, 2003)

1. PENCERITAAN

Iaitu minit yang ditulis dengan panjang lebar dan memuatkan perbincanganserta menyatakan :

i. Ahli yang bercakap,ii. Mencadangkan serta menyokong sesuatu keputusan, di sampingiii. Nama ahli yang membangkang daniv. Juga ahli yang diserahkan tugasan.

Biasanya minit jenis ini ditulis dalam mesyuarat yang jarang-jarang diadakan.Tujuannya untuk mengelakkan daripada ahli dan pengerusi terlupa akansemangat perbincangan apabila bermesyuarat semula, mungkin setahun ataudua tahun akan datang. Mesyuarat Agung sesuatu pertubuhan biasanyamenggunakan minit jenis ini.

1. PENCERITAAN

Iaitu minit yang ditulis dengan panjang lebar dan memuatkan perbincanganserta menyatakan :

i. Ahli yang bercakap,ii. Mencadangkan serta menyokong sesuatu keputusan, di sampingiii. Nama ahli yang membangkang daniv. Juga ahli yang diserahkan tugasan.

Biasanya minit jenis ini ditulis dalam mesyuarat yang jarang-jarang diadakan.Tujuannya untuk mengelakkan daripada ahli dan pengerusi terlupa akansemangat perbincangan apabila bermesyuarat semula, mungkin setahun ataudua tahun akan datang. Mesyuarat Agung sesuatu pertubuhan biasanyamenggunakan minit jenis ini.

12Bahagian A : Pengenalan

2. TINDAKAN

Iaitu minit yang ditulis dengan ringkas sahaja. Ia biasanya memuatkankeputusan atau hasil perbincangan serta siapa yang dipertanggungjawabkan.

Ia juga merupakan cara menulis minit yang paling popular, khususnyadalam mesyuarat jawatankuasa atau firma dan agensi keranamesyuarat tersebut sering diadakan atau diadakan secara berkalaseperti setiap bulan atau setiap dua minggu.

Justeru, ia tidak memerlukan penceritaan yang panjang lebar.Mesyuarat-mesyuarat operasi dan pengurusan biasanyamenggunakan minit jenis ini.

CARA MENULIS MINIT MESYUARAT,(ZAMRI, 2003)

2. TINDAKAN

Iaitu minit yang ditulis dengan ringkas sahaja. Ia biasanya memuatkankeputusan atau hasil perbincangan serta siapa yang dipertanggungjawabkan.

Ia juga merupakan cara menulis minit yang paling popular, khususnyadalam mesyuarat jawatankuasa atau firma dan agensi keranamesyuarat tersebut sering diadakan atau diadakan secara berkalaseperti setiap bulan atau setiap dua minggu.

Justeru, ia tidak memerlukan penceritaan yang panjang lebar.Mesyuarat-mesyuarat operasi dan pengurusan biasanyamenggunakan minit jenis ini.

Bahagian A : Pengenalan

3. GABUNGAN

Iaitu minit yang ditulis dengan mengadunkan cara penceritaan dantindakan.

Dalam minit ini biasanya dicatat ringkasan perbincangan, apakeputusan yang dbuat serta siapa yang bertanggungjawab.

Cara ini sesuai bagi ahli-ahli yang terlalu sibuk dan tidak cukup masa untukMembaca minit yang panjang. Bagaimanapun, ia memerlukan sedikit rujukanuntuk dijadikan landasan untuk membuat keputusan berikutnya.

Biasanya mesyuraat ahli lembaga pengarah danpengurusan tertinggi sesebuah organisasi menggemari minit jenis ini.

CARA MENULIS MINIT MESYUARAT,(ZAMRI, 2003)

3. GABUNGAN

Iaitu minit yang ditulis dengan mengadunkan cara penceritaan dantindakan.

Dalam minit ini biasanya dicatat ringkasan perbincangan, apakeputusan yang dbuat serta siapa yang bertanggungjawab.

Cara ini sesuai bagi ahli-ahli yang terlalu sibuk dan tidak cukup masa untukMembaca minit yang panjang. Bagaimanapun, ia memerlukan sedikit rujukanuntuk dijadikan landasan untuk membuat keputusan berikutnya.

Biasanya mesyuraat ahli lembaga pengarah danpengurusan tertinggi sesebuah organisasi menggemari minit jenis ini.

14Bahagian A : Pengenalan

PETUA PENULISAN MINIT• FAKTA, bukan tanggapan peribadi

• PADAT, bukan bercerita

• TEPAT, bukan panjang berjela

• JELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga

• BAHASA TULISAN, bukan bahasa lisan

• BAHASA ISTILAH, bukan loghat tempatan

• PROFESSIONAL, unjukan kematangan

• FAKTA, bukan tanggapan peribadi

• PADAT, bukan bercerita

• TEPAT, bukan panjang berjela

• JELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga

• BAHASA TULISAN, bukan bahasa lisan

• BAHASA ISTILAH, bukan loghat tempatan

• PROFESSIONAL, unjukan kematangan

15Bahagian A : Pengenalan

CIRI-CIRI MINIT YANG BAIK

• Tulin• Lengkap• Tepat• Bebas Dari Keraguan• Kupasan Isu/Perkara Pokok• Ringkasan Perbincangan• Keputusan• Tindakan Pihak Terlibat

• Tulin• Lengkap• Tepat• Bebas Dari Keraguan• Kupasan Isu/Perkara Pokok• Ringkasan Perbincangan• Keputusan• Tindakan Pihak Terlibat

16Bahagian A : Pengenalan

• Bersetuju / tidak bersetuju• Meluluskan/tidak meluluskan• Mengambil maklum / dimaklumkan• Berpendapat• Memutuskan• Menangguhkan• Meminta• Sehubungan itu / justeru / oleh itu/ ke arah itu• Memperakukan/ tidak memperakukan• Mengesyorkan• Mengusulkan• Mengesahkan• Mencadangkan

GLOSARI MINIT MESYUARAT• Bersetuju / tidak bersetuju• Meluluskan/tidak meluluskan• Mengambil maklum / dimaklumkan• Berpendapat• Memutuskan• Menangguhkan• Meminta• Sehubungan itu / justeru / oleh itu/ ke arah itu• Memperakukan/ tidak memperakukan• Mengesyorkan• Mengusulkan• Mengesahkan• Mencadangkan

17Bahagian A : Pengenalan

Berpandukan Agenda & Urutan Perbincangan

1. Perutusan Pengerusi

2. Pengesahan Minit Mesyuarat

3. Perkara-perkara Berbangkit

4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja

5. Hal-hal Lain

6. Penutup

STRUKTUR MINIT

Berpandukan Agenda & Urutan Perbincangan

1. Perutusan Pengerusi

2. Pengesahan Minit Mesyuarat

3. Perkara-perkara Berbangkit

4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja

5. Hal-hal Lain

6. Penutup

18Bahagian A : Pengenalan

CONTOH STRUKTUR MINIT1. Perutusan Pengerusi

2. Pengesahan Minit Mesyuarat

3. Perkara-perkara Berbangkit

- Tajuk

i) Mesyuarat mengambil maklum

a)

b)

ii) Mesyuarat membuat keputusan

a)

b)

1. Perutusan Pengerusi

2. Pengesahan Minit Mesyuarat

3. Perkara-perkara Berbangkit

- Tajuk

i) Mesyuarat mengambil maklum

a)

b)

ii) Mesyuarat membuat keputusan

a)

b)

19Bahagian A : Pengenalan

4. Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertas-kertaskerja

i. Tajuk(a) (maklumat kertas)

ii. Mesyuarat mengambil maklum(a)(b)

iii. Mesyuarat membuat keputusan(a)(b)

Tindakan

5. Hal-hal Lain6. Penutup

CONTOH STRUKTUR MINIT4. Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertas-kertas

kerjai. Tajuk

(a) (maklumat kertas)ii. Mesyuarat mengambil maklum

(a)(b)

iii. Mesyuarat membuat keputusan(a)(b)

Tindakan

5. Hal-hal Lain6. Penutup

20Bahagian A : Pengenalan

FORMAT MINIT

• Minit Mesyuarat (Tajuk Mesyuarat)- Tarikh : …….- Masa : …….- Tempat : …….

• Senarai Kehadiran- Yang Hadir- Tidak Hadir(dengan Maaf/Izin)- Turut Hadir- Setiausaha

• Minit Mesyuarat (Tajuk Mesyuarat)- Tarikh : …….- Masa : …….- Tempat : …….

• Senarai Kehadiran- Yang Hadir- Tidak Hadir(dengan Maaf/Izin)- Turut Hadir- Setiausaha

21Bahagian A : Pengenalan

1.0 Perutusan Pengerusi1.1 Ucapan Penghargaan1.2. Isu/Perkara Penting Yang Dibangkitkan Oleh Pengerusi

2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat2.1. Disahkan Tanpa Pindaan Atau Dengan Pindaan

3.0 Perkara-perkara Berbangkit (dari mesyuarat lepas)

3.1. (Tajuk) – perkara/isu yang diputuskan3.1.1. Kemajuan tindakan susulan (untuk makluman)

3.2. (Tajuk) – perkara/isu yang dibincangkan3.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)

FORMAT MINIT1.0 Perutusan Pengerusi

1.1 Ucapan Penghargaan1.2. Isu/Perkara Penting Yang Dibangkitkan Oleh Pengerusi

2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat2.1. Disahkan Tanpa Pindaan Atau Dengan Pindaan

3.0 Perkara-perkara Berbangkit (dari mesyuarat lepas)

3.1. (Tajuk) – perkara/isu yang diputuskan3.1.1. Kemajuan tindakan susulan (untuk makluman)

3.2. (Tajuk) – perkara/isu yang dibincangkan3.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)

22Bahagian A : Pengenalan

4.0 Perbincangan Perkara Baru/Kertas-kertasKerja Perlu Direkodkan:

4.1. Tajuk

4.1.1. Tujuan utama4.1.2. Ringkasan kertas/Isu-isu penting yang dibangkitkan4.1.3 Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang

dibangkitkan4.1.4. Rumusan Pengerusi4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan yang perlu diambil

seterusnya

4.2. (Kertas seterusnya)

FORMAT MINIT4.0 Perbincangan Perkara Baru/Kertas-kertas

Kerja Perlu Direkodkan:

4.1. Tajuk

4.1.1. Tujuan utama4.1.2. Ringkasan kertas/Isu-isu penting yang dibangkitkan4.1.3 Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang

dibangkitkan4.1.4. Rumusan Pengerusi4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan yang perlu diambil

seterusnya

4.2. (Kertas seterusnya)

23Bahagian A : Pengenalan

5.0 Hal-hal Lain (Sumber: Ahli Mesyuarat)

5.1. (Tajuk) – Perkara/Isu Yang Dikemukakan5.1.1. Penjelasan Perkara/Isu (Untuk Makluman)

5.2. (Tajuk) – Perkara/Isu Berkaitan Yang Dibincangkan5.2.1. Keputusan Mesyuarat (Untuk Tindakan)

6.0 Penutup/Penangguhan Mesyuarat

6.1. Penetapan Tarikh Mesyuarat Akan Datang6.2. Ucapan Penghargaan Pengerusi6.3. Bila Mesyuarat Itu Tamat Atau Ditangguhkan

FORMAT MINIT5.0 Hal-hal Lain (Sumber: Ahli Mesyuarat)

5.1. (Tajuk) – Perkara/Isu Yang Dikemukakan5.1.1. Penjelasan Perkara/Isu (Untuk Makluman)

5.2. (Tajuk) – Perkara/Isu Berkaitan Yang Dibincangkan5.2.1. Keputusan Mesyuarat (Untuk Tindakan)

6.0 Penutup/Penangguhan Mesyuarat

6.1. Penetapan Tarikh Mesyuarat Akan Datang6.2. Ucapan Penghargaan Pengerusi6.3. Bila Mesyuarat Itu Tamat Atau Ditangguhkan

24Bahagian A : Pengenalan

URUSETIA

• Senaraikan nama pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat• Susunan nama hendaklah mengikut kekananan

(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawabdalam mengurusetiakan mesyuarat)

TARIKH

• Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan

FORMAT MINITURUSETIA

• Senaraikan nama pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat• Susunan nama hendaklah mengikut kekananan

(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawabdalam mengurusetiakan mesyuarat)

TARIKH

• Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan

Bahagian A : Pengenalan

CONTOH FORMAT MINIT MESYUARATLAPORAN PERKARA BERBANGKIT (LPB)

Status Bil Minit/ Kertas Kerja Laporan

Selesai (xx%)

Dalam Tindakan (xx%)

26Bahagian A : Pengenalan

PERKONGSIAN

PELAKSANAAN PENGURUSANMINIT DALAM MESYUARATJAWATANKUASA PENTADBIRANUNIVERSITI (JPU)

PERKONGSIAN

PELAKSANAAN PENGURUSANMINIT DALAM MESYUARATJAWATANKUASA PENTADBIRANUNIVERSITI (JPU)

27

PERKONGSIAN 1

• Penggunaan tanda (#) dalam penyediaan Minit Mesyuarat

i. Pegawai yang bertanggungjawab ke atas LPBii. Penyelarasan maklumbalas atas perkara yang

dibangkitkan

• Penggunaan tanda (*) untuk Agenda Mesyuarat Kertas Kerja yangditangguhkan daripada mesyuarat terdahulu.

Contoh : Tindakan: TNCAA #TNCPIPendaftar

• Penggunaan tanda (#) dalam penyediaan Minit Mesyuarat

i. Pegawai yang bertanggungjawab ke atas LPBii. Penyelarasan maklumbalas atas perkara yang

dibangkitkan

• Penggunaan tanda (*) untuk Agenda Mesyuarat Kertas Kerja yangditangguhkan daripada mesyuarat terdahulu.

28Bahagian B : Perkongsian

Contoh : Tindakan: TNCAA #TNCPIPendaftar

• Penggunaan WARNA dalam Laporan Perkara Berbangkituntuk menjelaskan status tindakan.

Tindakan Telah Selesai

PERKONGSIAN 2

Tindakan Telah Selesai

Dalam Tindakan

29Bahagian B : Perkongsian

• Pengiraan % maklumbalas keseluruhan tindakan yang telahdiambil oleh ahli mesyuarat JPU.

• Diletakkan di mukasurat hadapan atas belah kanan LaporanPerkara Berbangkit

Selesai ( XX %)

Dalam Tindakan ( XX %)

PERKONGSIAN 3

• Pengiraan % maklumbalas keseluruhan tindakan yang telahdiambil oleh ahli mesyuarat JPU.

• Diletakkan di mukasurat hadapan atas belah kanan LaporanPerkara Berbangkit

Dalam Tindakan ( XX %)

30Bahagian B : Perkongsian

• Penyediaan format untuk pelaporan mengikut agendadisediakan untuk setiap ahli mesyuarat.

PERKONGSIAN 4

31Bahagian B : Perkongsian

• Mewujudkan kumpulan petindak dalam email dan applikasiwhatsapp mengikut keperluan.

Email Applikasi Whatsapp

JPUTM-PA@groups.utm.my

Terdiri daripada Pembantu Khas/ SetiausahaPejabat bagi setiap Ahli JPU dan SekretariatJPU

P.A JPU Members

Terdiri daripada 25 ahli termasukPembantu Khas/ Setiausaha Ahli JPU,Sekretariat JPU dan Pegawai dariPejabat HEK

PERKONGSIAN 5

JPUTM-PA@groups.utm.my

Terdiri daripada Pembantu Khas/ SetiausahaPejabat bagi setiap Ahli JPU dan SekretariatJPU

P.A JPU Members

Terdiri daripada 25 ahli termasukPembantu Khas/ Setiausaha Ahli JPU,Sekretariat JPU dan Pegawai dariPejabat HEK

JPUTM–Urus@groups.utm.my (Kertas Kerja)

Terdiri daripada pegawai/ Pembantu Khasdari setiap jabatan bagi pemakluman danpenghantaran kertas kerja untuk makluman/kelulusan JPU

32Bahagian B : Perkongsian

• Susunan Laporan Perkara Berbangkit mengikut mana yangterdahulu

• Contoh :

3.0 Perkara 1.9 Semakan tindakan bersepadu(Minit bil 23/2015)

3.1 Perkara 1.9 Aduan Pelajar Bermasalah(Minit bil 1/2016)

PERKONGSIAN 6

• Susunan Laporan Perkara Berbangkit mengikut mana yangterdahulu

• Contoh :

3.0 Perkara 1.9 Semakan tindakan bersepadu(Minit bil 23/2015)

3.1 Perkara 1.9 Aduan Pelajar Bermasalah(Minit bil 1/2016)

33

PERANAN & TANGGUNGJAWABPIHAK TERLIBAT

• Pengerusi• Ahli Mesyuarat• Setiausaha• Sekretariat/ Urusetia• Pegawai Sokongan (2nd Layer Officer)

• Pengerusi• Ahli Mesyuarat• Setiausaha• Sekretariat/ Urusetia• Pegawai Sokongan (2nd Layer Officer)

34Bahagian B : Perkongsian

• Tepati masa• Ucapan Aluan• Maklum secara konseptual• Makluman jangkaan masa mesyuarat• Nyatakan aspek penting dalam agenda• Jangan curi masa ahli mesyuarat• Kawal mesyuarat• Jadi pendengar yang baik

PENGERUSI

• Tepati masa• Ucapan Aluan• Maklum secara konseptual• Makluman jangkaan masa mesyuarat• Nyatakan aspek penting dalam agenda• Jangan curi masa ahli mesyuarat• Kawal mesyuarat• Jadi pendengar yang baik

35Bahagian B : Perkongsian

• Menyediakan senarai semak keperluan mesyuarat• Menghantar surat jemputan mesyuarat• Edaran agenda• Pengesahan kehadiran• Maklumbalas mesyuarat yang lalu - LPB

SETIAUSAHA

• Menyediakan senarai semak keperluan mesyuarat• Menghantar surat jemputan mesyuarat• Edaran agenda• Pengesahan kehadiran• Maklumbalas mesyuarat yang lalu - LPB

36Bahagian B : Perkongsian

• Mempunyai kepakaran khusus• Penglibatan secara langsung• Memiliki kepakaran yang munasabah• Mampu berkongsi nilai keseluruhan organisasi

AHLI MESYUARAT

• Mempunyai kepakaran khusus• Penglibatan secara langsung• Memiliki kepakaran yang munasabah• Mampu berkongsi nilai keseluruhan organisasi

37Bahagian B : Perkongsian

SEKRETARIAT/ URUSETIA

Sebelum Mesyuarat Semasa Mesyuarat Selepas Mesyuarat

Menentukan agenda, tarikh, masadan tempat mesyuarat bersama

PengerusiCatatan minit mesyuarat Penyediaan minit

Membuat tempahan bilik mesyuarat Penyelarasanpembentangan kertas kerja Format Minit Mesyuarat

Menentukan kertas kerjaPTJ/Bahagian disediakan untuk

perbincanganPaparan minit/ kertas kerja

Laporan Maklumbalas olehUrusetia

38

Menentukan kertas kerjaPTJ/Bahagian disediakan untuk

perbincanganPaparan minit/ kertas kerja

Laporan Maklumbalas olehUrusetia

Menghantar surat jemputanmesyuarat

Mendapatkan maklumbalaspelaksanaan tindakankeputusan mesyuarat

Memastikan persediaan kemudahanbilik mesyuarat

Penyediaan laporanmaklumbalas oleh

PTJ/Bahagian – (LPB)

Memastikan kehadiran

Perbincangan Pra -Mesyuarat

Bahagian B : Perkongsian

• Penghubung antara ahli mesyuarat dan urusetia• Memberi maklumbalas perkara berbangkit dalam

mesyuarat• Penyelarasan maklumbalas perkara berbangkit

untuk pelaporan tindakan• Sentiasa bersedia untuk memberi maklumbalas

bagi pihak ahli mesyuarat• Melengkapkan diri dengan perkembangan terkini

organisasi

PEGAWAI SOKONGAN(2nd LAYER OFFICER)

• Penghubung antara ahli mesyuarat dan urusetia• Memberi maklumbalas perkara berbangkit dalam

mesyuarat• Penyelarasan maklumbalas perkara berbangkit

untuk pelaporan tindakan• Sentiasa bersedia untuk memberi maklumbalas

bagi pihak ahli mesyuarat• Melengkapkan diri dengan perkembangan terkini

organisasi

39Bahagian B : Perkongsian

Pengenalpastian Masalah

Sesi Engagement bersama Pegawai Sokongan(2nd Layer Officer)22 September 2015

Tujuan : Mendapatkan maklumbalas dan berkongsikaedah pendekatan terbaik Pelaporan LPBMesyuarat JPU

PERKONGSIAN 7

Pengenalpastian Masalah

Sesi Engagement bersama Pegawai Sokongan(2nd Layer Officer)22 September 2015

Tujuan : Mendapatkan maklumbalas dan berkongsikaedah pendekatan terbaik Pelaporan LPBMesyuarat JPU

Bahagian B : Perkongsian

MASALAH DIKENALPASTI

• Kelewatan maklumbalas tindakan LPB• Pertindihan pegawai bertanggungjawab memberikan

maklumbalas LPB• Ketiadaan sistem semakan LPB secara online• Kesukaran mengenalpasti pihak bertanggungjawab dengan

LPB• Perbezaan pemahaman arahan dalam mesyuarat JPU• Ketiadaan perakuan pihak berkenaan dalam penyediaan

kertas kerja• Jumlah kertas kerja makluman yang banyak

• Kelewatan maklumbalas tindakan LPB• Pertindihan pegawai bertanggungjawab memberikan

maklumbalas LPB• Ketiadaan sistem semakan LPB secara online• Kesukaran mengenalpasti pihak bertanggungjawab dengan

LPB• Perbezaan pemahaman arahan dalam mesyuarat JPU• Ketiadaan perakuan pihak berkenaan dalam penyediaan

kertas kerja• Jumlah kertas kerja makluman yang banyak

41Bahagian B : Perkongsian

CADANGAN

• Menghadkan jumlah pihak bertanggungjawab kepada LPBuntuk memudahkan proses mendapatkan maklumbalas

• Mewujudkan sistem penyediaan maklumbalas LPB secaraonline

• Ahli mesyuarat menggunakan aplikasi seperti emel,whatsapp/telegram atau penggunaan catatan minit padalembaran berwarna kuning dalam fail JPU untukmempercepatkan proses arahan kerja sejurus selepasmesyuarat.

• Menghadkan jumlah pihak bertanggungjawab kepada LPBuntuk memudahkan proses mendapatkan maklumbalas

• Mewujudkan sistem penyediaan maklumbalas LPB secaraonline

• Ahli mesyuarat menggunakan aplikasi seperti emel,whatsapp/telegram atau penggunaan catatan minit padalembaran berwarna kuning dalam fail JPU untukmempercepatkan proses arahan kerja sejurus selepasmesyuarat.

42Bahagian B : Perkongsian

• Penggunaan format baharu pelaporan kertas kerja untukmakluman

• Menetapkan jenis kertas kerja yang memerlukan perakuanpihak berkaitan iaitu : Implikasi Kewangan – Perakuan Ulasan Bendahari Implikasi Perjawatan – Perakuan Ulasan Pejabat

Pendaftar Implikasi Pembangunan/ Pengubahsuaian – Perakuan

Ulasan Pejabat Harta Bina Implikasi Penyelidikan – Perakuan Ulasan RMC & Pejabat

TNCPI

CADANGAN

• Penggunaan format baharu pelaporan kertas kerja untukmakluman

• Menetapkan jenis kertas kerja yang memerlukan perakuanpihak berkaitan iaitu : Implikasi Kewangan – Perakuan Ulasan Bendahari Implikasi Perjawatan – Perakuan Ulasan Pejabat

Pendaftar Implikasi Pembangunan/ Pengubahsuaian – Perakuan

Ulasan Pejabat Harta Bina Implikasi Penyelidikan – Perakuan Ulasan RMC & Pejabat

TNCPI

43Bahagian B : Perkongsian

Pengurusan Minit Mesyuaratyang sistematik dan efektif dapat memastikankeberkesanan tindakan susulan yang diambil

dan seterusnya memberi hasil dan impak yang tinggike arah peningkatan produktiviti dan pencapaian

matlamat PTJ/ Bahagian

RUMUSAN

Pengurusan Minit Mesyuaratyang sistematik dan efektif dapat memastikankeberkesanan tindakan susulan yang diambil

dan seterusnya memberi hasil dan impak yang tinggike arah peningkatan produktiviti dan pencapaian

matlamat PTJ/ Bahagian

44Bahagian C : Rumusan

K I S SKeep

ItShort

Simple

KeepIt

ShortSimple

45Bahagian C : Rumusan

A B CAccurate – Free from error

Brevity – Shortness and briefConcise – Giving a lot of information

in a few words

46

Accurate – Free from error

Brevity – Shortness and briefConcise – Giving a lot of information

in a few words

Bahagian C : Rumusan

• Jangan menyalahgunakan mesyuarat• Kenal pasti faedah dan keburukan• Jangan biarkan mesyuarat menggantikan

tindakan• Anggarkan kos• Atasi mesyuarat berkos tinggi• Pastikan tujuan mesyuarat jelas• Sama-sama memahami kenapa• Mesyuarat vs buat sendiri• Cuba amalkan mesyuarat berdiri• Jemput orang yang betul

TIP MESYUARAT YANG BERKESAN

• Jangan menyalahgunakan mesyuarat• Kenal pasti faedah dan keburukan• Jangan biarkan mesyuarat menggantikan

tindakan• Anggarkan kos• Atasi mesyuarat berkos tinggi• Pastikan tujuan mesyuarat jelas• Sama-sama memahami kenapa• Mesyuarat vs buat sendiri• Cuba amalkan mesyuarat berdiri• Jemput orang yang betul

47Bahagian C : Rumusan

• Berikan tugasan awal• Guna agenda bertulis adalah lebih baik

dan terjamin daripada secara lisan• Elakkan daripada keputusan lemah• Mula tepat pada masanya• Umumkan bila mesyuarat tamat• Alu-alukan ahli mesyuarat• Cipta intonasi positif• Pastikan tempat yang “mesra”• Awas “agenda tersembunyi”• Hargai input /maklumbalas daripada ahli

TIP MESYUARAT YANG BERKESAN

• Berikan tugasan awal• Guna agenda bertulis adalah lebih baik

dan terjamin daripada secara lisan• Elakkan daripada keputusan lemah• Mula tepat pada masanya• Umumkan bila mesyuarat tamat• Alu-alukan ahli mesyuarat• Cipta intonasi positif• Pastikan tempat yang “mesra”• Awas “agenda tersembunyi”• Hargai input /maklumbalas daripada ahli

48Bahagian C : Rumusan

• Elak Halangan Kebebasan• Mengurus Idea “Kumpulan Lain”• Konflik Jangan Sampai Kehancuran• Elak Ampu Mengampu dan Diktator• Guna Pendekatan Brain-storm Apabila Perlu• Guna Proses “Senyap” Apabila Sesuai• Atasi Kelesuan Mesyuarat• Rekodkan Keputusan atau Kesimpulan Yang

Dicapai• Agihkan Tugas Secara Spesifik• Fahamkan Tugas Yang Diberikan

TIP MESYUARAT YANG BERKESAN

• Elak Halangan Kebebasan• Mengurus Idea “Kumpulan Lain”• Konflik Jangan Sampai Kehancuran• Elak Ampu Mengampu dan Diktator• Guna Pendekatan Brain-storm Apabila Perlu• Guna Proses “Senyap” Apabila Sesuai• Atasi Kelesuan Mesyuarat• Rekodkan Keputusan atau Kesimpulan Yang

Dicapai• Agihkan Tugas Secara Spesifik• Fahamkan Tugas Yang Diberikan

49Bahagian C : Rumusan

• Mesyuarat Tidak Diperlukan• Tujuan Mesyuarat Salah• Objektif Mesyuarat Tidak Jelas• Tiada Agenda• Kehadiran Orang Tidak Berkaitan• Kawalan Yang Lemah• Suasana Tidak Kondusif• Kesilapan Masa Mesyuarat• Tempat Tidak Selesa• Kegagalan peralatan berfungsi dengan baik• Wakil yang tidak boleh membuat keputusan

FAKTOR KEGAGALAN MESYUARAT

• Mesyuarat Tidak Diperlukan• Tujuan Mesyuarat Salah• Objektif Mesyuarat Tidak Jelas• Tiada Agenda• Kehadiran Orang Tidak Berkaitan• Kawalan Yang Lemah• Suasana Tidak Kondusif• Kesilapan Masa Mesyuarat• Tempat Tidak Selesa• Kegagalan peralatan berfungsi dengan baik• Wakil yang tidak boleh membuat keputusan

50Bahagian C : Rumusan

• Pn Hazila bin Rahmat• Pn Siti Norhana binti Miswan• En. Badrul Hurairi bin Muhammad• En. Faizal bin Buang• En. Mohd Razi bin Johan

PENGHARGAAN

• Pn Hazila bin Rahmat• Pn Siti Norhana binti Miswan• En. Badrul Hurairi bin Muhammad• En. Faizal bin Buang• En. Mohd Razi bin Johan

51

52

53