klasifikasi fail sekolah sekolah negeri pahang

1) AM / HOUSE KEEPING100 200300400500

2) FUNGSI /FUNGSIAN600700800

100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN 200 - PENGURUSAN TANAH DAN BANGUNAN 300 - PENGURUSAN ASET 400 - PENGURUSAN KEWANGAN 500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 600 - TADBIR URUS SEKOLAH 700 - TADBIR URUS MURID 800 – TADBIR URUS ASRAMA

Perkara berkaitan dengan perundangan, Perhubungan awam, kerjasama dalam negeri, kerjasama luar negara, laporan & perangkaan, pengurusan mesyuarat, kemudahan (fasiliti), pertubuhan, persatuan dan kelab, parlimen, penerbitan, teknologi maklumat dan komunikasi, pengurusan rekod, pembaharuan pentadbiran, Piawaian International Organization for Standardization (ISO), pengurusan pejabat, majlis/ sambutan/ perayaan, pusat sumber/ perpustakaan, jemputan, warisan dan harta intelek, lembaga penasihat, Rancangan Malaysia dan pilihanraya.

Perkara berkaitan dengan perancangan perolehan tanah/ bangunan, perolehan, pelepasan dan tukar guna tanah, pembinaan/ perolehan/ pelupusan bangunan, ruang, keselamatan bangunan/ tanah dan penyenggaraan.

Perkara berkaitan dengan penerimaan, pendaftaran, penggunaan, penyimpanan, pemeriksaan, penyelenggaraan, pelupusan, kehilangan dan hapus kira serta tadbir urus aset.

Perkara berkaitan dengan akaun, audit kewangan, bank, bayaran, bajet, waran peruntukan, bon, cek dan elektronik funds transfer (EFT), kumpulan wang disatukan, penurunan kuasa, perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja dan pinjaman kakitangan awam.

Perkara berkaitan perjawatan dan perkhidmatan, cuti, kompetensi, peperiksaan perkhidmatan, pengurniaan dan penghargaan, kursus/ latihan kerjaya, bengkel, perhubungan pekerja, perancangan sumber manusia dan fail-fail personal (peribadi).

Perkara berkaitan dengan tadbir urus sekolah, meliputi dasar, peraturan, takwim, kurikulum, peperiksaan, pemantauan Pengajaran Dan Pembelajaran (P & P) dan naziran.

Perkara berkaitan dengan kemasukan, penempatan, pertukaran aliran, pertukaran keluar dan masuk sekolah, aktiviti ko-kurikulum, program kecemerlangan, kebajikan, pemeriksaan kesihatan, profil/data murid, disiplin dan kaunseling.

Perkara berkaitan dengan penginapan, kemasukan, pendaftaran, penyeliaan, perubatan, kecemasan, aktiviti dan program asrama.

PADA 30 NOV 2012 SEMUA FAIL TERMASUK FAIL PERIBADI YANG ADA PERLU DITUTUP

MULAI 01 DIS 2012, SEMUA URUSAN WAJIB MENGGUNAKAN NOMBOR FAIL BARU.

FAIL BARU DIBUKA APABILA ADA KEPERLUAN BERBUAT DEMIKIAN

1. Fail yang diperlukan belum ada;2. Fail asal ditutup dan bersambung pada kulit

fail jilid baharu;3. Fail asal tidak dapat dikesan;4. Fail asal didapati rosak dan perlu digantikan

dengan kulit baharu;5. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat

awam; dan6. Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar

kepada sistem klasifikasi yang baharu.

SEMUA FAIL TIDAK DIBENARKAN DIBAWA KELUAR DARI RUANG

PEJABAT .

(i) a. TERBUKA : Kulit fail berwarna putih (Am 435 - Pin. 1/80) b. SAMPUL KECIL : Kulit fail berwarna kuning (Am 435A – Pin.

1/82)

(ii) TERHAD : Kulit fail berwarna putih (Am 435 – Pin. 1/80)

dengan cop TERHAD

(iii) SULIT: Kulit fail berwarna hijau (Am 436);

(iv) RAHSIA : Kulit fail berwarna merah jambu

berpalang merah (Am 437)

(v) RAHSIA BESAR : Kulit fail berwarna kuning muda,

berpalang merah (Am 438).

i.Cap tarikh terima surat/dokumen di ruang yang kosong;

ii. Daftar surat dalam buku daftar penerimaan surat;

iii. Ditebuk di penjuru atas sebelah kiri;

iv. Kandungkan dokumen di sebelah kanan fail menggunakan tali Hijau (green tag); dan

v. Catatkan nombor kandungan di penjuru atas sebelah kanan sebagai nombor kandungan fail. Dokumen terawal diberi nombor kandungan. Dokumen-dokumen berikutnya akan diberi nombor kandungan seturut dan dibulatkan.• Nombor lampiran bagi surat masuk hendaklah ditulis dengan pen berdakwat merah, manakala• Nombor lampiran bagi surat keluar ditulis dengan pen berdakwat biru atau hitam.

vi. Surat/dokumen diminit atau direkodkan ke dalam kertas minit

Kandungan di dalam fail hendaklah didaftarkan ke dalam kertas minit bagi tujuan kawalan pada peringkat dokumen(i) Kandungan (surat masuk) hendaklah dicatatkan• Surat daripada (Surat drp....)• bertarikh (bth.....)• difailkan pada (d/f pd.....)• Ditulis menggunakan pen dakwat merahsebagaimana berikut:Surat drp. ________bth._______d/f pd._______

(ii) Kandungan (surat keluar) hendaklah dicatatkan• Surat kepada (Surat kpd....)• bertarikh (bth.......)• difailkan pada (d/f pd.....)• Ditulis menggunakan pen dakwat biru/hitamsebagaimana berikut:Surat kpd. _______bth._______d/f pd.________

Kebiasaan menulis minit tindakan di atas dokumen masuk/keluar yang diamalkan sekarang perlu diubah. Kertas Minit hendaklah digunakan oleh pegawai untuk mencatat arahan, keputusan atau maklumbalas ringkas yang berkaitan dengan sebarang kandungan yang terdapat di dalam sesebuah fail untuk tindakan pegawai yang lain.

i. Nyatakan nombor lampiran yang dirujuk;ii. Catatkan singkatan nama jawatan

pegawai yang diminitkan;iii. Minit tindakan ditulis dengan ringkas dan

jelas. Minit tindakan ini boleh ditulis dengan tangan atau ditaip.

iv. Penulis minit perlu menandatangan ringkas serta mencatat singkatan nama jawatan pegawai dan tarikh; dan

v. Minit tindakan tidak boleh ditulis di atas surat

/dokumen masuk atau keluar.

1. Kad pergerakan fail yang digunakan untuk mengawal pergerakan fail hendaklah dimasukkan ke dalam fail di antara kertas minit dengan lampiran menggunakan tali hijau semasa fail tersebut disimpan di registri.

2. Apabila fail tersebut diminta oleh pegawai untuk tindakannya kad ini hendaklah dikeluarkan dan dicatatkan butiran pergerakan fail.

3. Apabila fail dikembalikan ke registri kad ini hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail.

Fail ditutup apabila :

1. Mencapai ketebalan 4sm ; atau

2. Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran;

3. Fail yang tidak dirujuk dalam masa 5 tahun dan tidak lagi dikehendaki untuk pentadbiran harian;

4. Fail telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut yang perlu diambil ke atas fail tersebut;

5. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam;

6. Skima klasifikasi fail dirombak semula dan bertukar kepada sistem baharu; dan

7. Sesuatu pejabat awam ditamatkan fungsi dan tidak lagi beroperasi.

Sampul kecil dibuka apabila :

1.Fail Tidak Dapat Dikesan.

2.Dua atau lebih pegawai menggunakan fail pada masa yang sama.

NO FAIL700-8/1/NO KPcontoh : 700-8/1/981125064653

PERKARANAMA MURID

DIHANTAR KEPADA TARIKH HANTARNO DAFTAR SEKOLAH TARIKH BUKA

FAILKOD SEKOLAH