jabatan kebajikan masyarakatkebajikan.perak.gov.my/espk/admin.folder/modul/download.php?f... ·...

Jabatan kebajikan Masyarakat

Panduan Pengurusan

Sistem Pemantauan Kewangan

(e-SPK)

Kandungan Muka Surat

1. Tahap Kakitangan (Penyedia ) bagi PKMD / INSTITUSI / JKMN 1.1 Langkah untuk menghantar laporan. 1.2 Langkah memilih jenis laporan yang mahu di hantar. 1.3 Langkah panduan menghantar laporan mengikut jenis laporan. 1.4 Langkah memilih laporan yang mahu dihantar. 1.5 Langkah dalam menghantar laporan bagi tahap penyedia. 1.6 Langkah mengesahkan penghantaran laporan. 1.7 Langkah terakhir dalam penghantaran laporan bagi pihak penyedia. 1.8 Langkah menyemak status laporan 1.9 Langkah menyenaraikan status laporan yang telah di hantar. 1.10 Langkah untuk melihat laporan yang telah di hantar oleh penyedia.

1 2 3 4 5 6 7 8-9 9 9 10

2. Tahap Kakitangan (Penyemak ) bagi PKMD / INSTITUSI / JKMN 2.1 Langkah menyemak laporan yang telah di hantar oleh pihak kakitangan

(Penyedia) PKMD / INSTITUSI / JKMN 2.2 Langkah melakukan tindakan menyemak laporan yang di terima. 2.3 Langkah melakukan tindakan menyemak laporan yang di terima. 2.4 Paparan setelah tindakan penyemakan di lakukan. 2.5 Langkah melihat status semakan yang telah di lakukan.

11 12 13 14 14 15-16

3. Tahap Kakitangan (Pengesah ) bagi PKMD / INSTITUSI / JKMN 3.1 Langkah melakukan tindakan pengesahan laporan oleh pihak pengesah PKMD

/ INSTITUSI / JKMN. 3.2 Langkah melakukan tindakan pengesahan laporan oleh pihak pengesah PKMD

/ INSTITUSI / JKMN.

17 18 18-20

4. Tahap Ibu Pejabat (Penerima ) bagi JKMN

21-26

5. Tahap Ibu Pejabat (Pengesah ) bagi JKMN

26-31

6. Tahap Ibu Pejabat (Ketua Unit ) bagi JKMN

32-34

Pengenalan

Manual ini mengandungi langkah-langkah dalam menguruskan sistem pemantauan kewangan (e-SPK) bagi

Jabatan Kebajikan Masyarakat (JKM) Negeri perak. Penggunaan Sistem e-SPK ini melibatkan Pejabat Kebajikan

Masyarakat Daerah (PKMD) , INSTITUSI dan juga JKMN Negeri Perak.

Sistem e-SPK mempunyai 6 tahap pengguna iaitu terdiri daripada :

PKMD / INSTITUSI / JKMN

1.) Kakitangan (Penyedia).

- Menyediakan laporan dan menghantar laporan .

2.) Kakitangan (Penyemak).

- Menyemak laporan yang telah dihantar oleh penyedia.

3.) Kakitangan (Pengesah).

- Mengesahkan laporan yang telah di semak oleh penyemak.

JKM NEGERI PERAK.

1.) Ibu Pejabat (Penerima).

- Menerima laporan dan mengesahkan laporan telah diterima.

2.) Ibu Pejabat (Pengesah).

- Mengesahkan laporan yang telah di terima oleh penerima.

3.) Ibu Pejabat (Ketua Unit).

- Melihat dan memantau tarikh PKMD / INSTITUSI / JKMN yang telah menghantar laporan

atau belum menhantar laporan.

Di dalam manual ini akan menunjukkan langkah-langkah menggunakan system e-spk mengikut aliran – aliran yang

telah di tetapkan.

1. Tahap Kakitangan (Penyedia ) bagi PKMD / INSTITUSI / JKMN

Taip pada url browser dengan pautan berikut - http://kebajikan.perak.gov.my/espk

Sila masukkan ID Pengguna / Kata Laluan tahap penyedia anda yang sah.

Seterusnya klik pada butang masuk.

1

1.1. Langkah untuk menghantar laporan.

Pilih pada menu Data Laporan.

Klik pada pautan Hantar Laporan.

2

1.2. Langkah memilih jenis laporan yang mahu di hantar.

Klik pada mana-mana laporan yang mahu dihantar .

Contoh : PENYESUAIAN PERBELANJAAN VOT ESPKB (BV500,BV501,BV502 & BV503).

3

1.3. Langkah panduan menghantar laporan mengikut jenis laporan.

Bagi menghantar laporan sila pilih bulan dan tahun.

4

1.4 Langkah memilih laporan yang mahu dihantar.

Klik pada “Browse” untuk mencari laporan yang mahu dimasukan.

5

1.5 Langkah dalam menghantar laporan bagi tahap penyedia.

Klik pada butang hantar untuk mula menghantar laporan.

6

1.6. Langkah mengesahkan penghantaran laporan.

Klik pada butang OK untuk terus menghantar laporan.

Klik pada butang Cancel untuk membatalkan penghantaran laporan.

7

1.7. Langkah terakhir dalam penghantaran laporan bagi pihak penyedia.

Setelah itu, sebuah paparan keluar menyatakan laporan yang dihantar telah berjaya. Klik OK untuk seterusnya.

8

Klik pada status laporan untuk menyemak status laporan yang telah dihantar oleh pihak penyedia.

1.8. Langkah menyemak status laporan

Klik pada menu status laporan.

Kemudian sila pilih pada borang carian status laporan mengikut jenis bulan, laporan dan tahun.

9

1.9. Langkah menyenaraikan status laporan yang telah di hantar.

Paparan di atas akan muncul mengikut status laporan tersebut.

1.10. Langkah untuk melihat laporan yang telah di hantar oleh penyedia.

10

Untuk pihak penyedia melihat laporan yang dihantar ,anda boleh klik pada ruangan nama laporan.

2. Tahap Kakitangan (Penyemak ) bagi PKMD / INSTITUSI / JKMN

Taip pada url browser dengan pautan berikut - http://kebajikan.perak.gov.my/espk

Sila masukkan ID Pengguna / Kata Laluan bagi tahap penyemak anda yang sah.

Seterusnya klik pada butang masuk.

11

2.1 Langkah menyemak laporan yang telah di hantar oleh pihak kakitangan (Penyedia) PKMD / INSTITUSI / JKMN

Pilih pada menu senarai Semakan

Pilih bulan, tahun dan juga jenis laporan atau boleh paparkan semua laporan dengan memilih semua jenis bulan, semua jenis laporan dan semua jenis tahun.

12

2.2. Langkah melakukan tindakan menyemak laporan yang di terima.

Klik pada link Telah Di Semak.

Paparan di atas akan muncul, klik pada OK untuk sahkan laporan tersebut telah di semak oleh

pihak penyemak.

13

2.3. Langkah melakukan tindakan menyemak laporan yang di terima.

Klik sahaja pada butang OK.

2.4. Paparan setelah tindakan penyemakan di lakukan.

14

LANGKAH-LANGKAH MELIHAT STATUS PENYEMAKAN YANG TELAH DISEMAK OLEH PIHAK PENYEMAK

Pilih pada menu Status Semakan.

2.5. Langkah melihat status semakan yang telah di lakukan.

Pilih pada bulan, tahun dan jenis laporan.

15

Paparan di atas akan muncul sekiranya pilihan carian status semakan di lakukan dengan

betul.

Lihat pada ruangan Status untuk mengetahui status laporan tersebut.

16

3. Tahap Kakitangan (Pengesah ) bagi PKMD / INSTITUSI / JKMN

Taip pada url browser dengan pautan berikut - http://kebajikan.perak.gov.my/espk

Sila masukkan ID Pengguna / Kata Laluan bagi tahap pengesah anda yang sah.

Seterusnya klik pada butang masuk.

17

3.1. Langkah melakukan tindakan pengesahan laporan oleh pihak pengesah PKMD / INSTITUSI / JKMN.

Pilih pada menu Senarai Pengesahan.

3.2. Langkah melakukan tindakan pengesahan laporan oleh pihak pengesah PKMD / INSTITUSI / JKMN.

18

Pilih pada bulan, tahun dan jenis laporan yang perlu di sahkan oleh pihak pengesah . Klik pada

butang Cari.

Klik pada tindakan Sah laporan untuk membuat pengesahkan laporan tersebut adalah betul.

- Kemudian klik pada butang OK.

Klik pada tindakan Semak Semula sekiranya laporan tersebut terdapat masalah dan meminta

pihak penyemak menyemak kembali laporan tersebut.

Klik pada tindakan Sedia Semula sekiranya mahu meminta pihak penyedia menyediakan semula

laporan tersebut.

Untuk melihat laporan yang di terima sila klik pada ruangan Nama Laporan.

19

Seterusnya klik pada butang OK.

LANGKAH-LANGKAH UNTUK MELIHAT STATUS PENGESAHAN LAPORAN YANG TELAH DI SAHKAN.

Pilih bulan, tahun dan jenis laporan.

Sila lihat pada Status untuk melihat status laporan yang telah di sahkan.

20

4. Tahap Ibu Pejabat (Penerima ) bagi JKMN

Taip pada url browser dengan pautan berikut - http://kebajikan.perak.gov.my/espk

Sila masukkan ID Pengguna / Kata Laluan tahap penerima anda yang sah.

Seterusnya klik pada butang masuk.

21

Pengguna akan dibawa ke menu utama selepas klik pada butang Masuk.

Klik pada Senarai Penerimaan untuk proses Penerimaan Laporan.

22

Di Menu Senarai Penerimaan, pengguna dikehendaki memasukan butiran Bulan, Laporan,

Tahun, Pejabat dan Daerah untuk melihat senarai laporan yang perlu di terima.

Contoh:

Bulan : Bulan 3

Tahun : 2012

Laporan : PENYESUIAN PERBELANJAAN VOT ESPKB

Pejabat : PKMD

Daerah : PKMD MANJUNG

Klik butang Cari setelah memilih perincian carian yang dikehendaki.

Klik pada Laporan Diterima (HQ) dibawah bahagian Tindakan untuk menyatakan anda

menerima laporan yang dipilih. Pop-up menu akan timbul untuk mengesahkan pengguna mahu

menerima laporan yang dipilih.

23

Klik OK untuk kembali ke menu utama.

LANGKAH - LANGKAH MELIHAT STATUS PENERIMAAN LAPORAN

Untuk menyemak senarai laporan yang telah diterima, pengguna dikehendaki Klik pada butang

Status Penerimaan.

24

Masukan butiran Bulan, Laporan, Tahun, Pejabat dan Daerah untuk melihat senarai laporan

yang telah diterima.

Klik Cari untuk proses seterusnya.

25

Pengguna dapat melihat status laporan yang telah diterima berdasarkan butiran yang

dimasukan.

Sila lihat pada ruangan Status untuk status laporan yang telah diterima.

5. Tahap Ibu Pejabat (Pengesah ) bagi JKMN

Taip pada url browser dengan pautan berikut - http://kebajikan.perak.gov.my/espk

Sila masukkan ID Pengguna / Kata Laluan bagi tahap pengesah anda yang sah.

Seterusnya klik pada butang masuk.

26

Pengguna akan dibawa ke menu utama,

Klik pada ‘Senarai Pengesahan’.

27

Pilih butiran di dalam Borang Pengesahan Laporan.

Pilih Bulan : Bulan 3

Laporan : PENYESUAIAN PERBELANJAAN VOT ESPKB (BV500,BV501,BV502 & BV503)

Tahun : 2012

Pejabat : PKMD

Daerah : PKMD MANJUNG

Kemudian klik pada butang ‘Cari’.

Pengguna kini berada pada paparan PENYESUAIAN PERBELANJAAN VOT ESPKB

(BV500,BV501,BV502 & BV503) UNTUK BULAN 3 BAGI PEJABAT PKMD DAN DAERAH PKMD

MANJUNG.

Untuk mengesahkan, Pengguna perlu klik pada ‘Sah Laporan’ dibawah butiran Tindakan.

28

Klik Butang ‘OK’ untuk memastikan laporan pengguna telah di sahkan.

Laporan sudah disahkan, Pengguna perlu klik pada butang ‘OK’.

29

LANGKAH - LANGKAH MELIHAT STATUS PENGESAHAN LAPORAN

Untuk menyemak semula pengesahan, Pengguna perlu klik pada ‘Status Pengesahan’.

Di halaman ‘Status Pengesahan’. Pengguna perlu pilih semula butiran didalam boring carian.

Pilih Bulan : Bulan 3

Laporan : PENYESUAIAN PERBELANJAAN VOT ESPKB (BV500,BV501,BV502 & BV503)

Tahun : 2012

Pejabat : PKMD

Daerah : PKMD MANJUNG

Kemudian klik butang ‘Cari’.

30

Pada paparan PENYESUAIAN PERBELANJAAN VOT ESPKB (BV500,BV501,BV502 & BV503)

UNTUK BULAN 3, Pengguna boleh melihat status laporan telah disahkan di bawah butiran

Status.

31

6. Tahap Ibu Pejabat (Ketua Unit ) bagi JKMN

Taip pada url browser dengan pautan berikut - http://kebajikan.perak.gov.my/espk

Sila masukkan ID Pengguna / Kata Laluan tahap Ketua Unit anda yang sah.

Seterusnya klik pada butang masuk.

32

Sila pilih menu Laporan.

Sila pilih bulan , tahun dan jenis laporan

Setelah itu, klik pada butang Cari.

33

Paparan akan menyenaraikan semua PKMD / INSTITUSI / JKMN dan akan memaparkan tarikh-

tarikh yang akan dipantau.

Klik pada Cetak Laporan untuk mencetak laporan.

Klik pada ruangan nama PKMD / INSTITUSI untuk melihat laporan yang telah dihantar oleh

pihak PKMD / INSTITUSI /JKMN.

Klik pada Catatan untuk melihat catatan perjalanan proses laporan tersebut di terima.

34