inovasi strategik pengurusan data - ncoal.ump.edu.my€¦ · data kualitatif, kuantitatif,...

INOVASI STRATEGIK

PENGURUSAN DATA

Wan Azlee Hj. Wan Abdullah

Pusat Pembangunan Korporat & Pengurusan Kualiti

PERSIDANGAN KEBANGSAAN PERPUSTAKAAN AKADEMIK 2015

18 Mac 2015 (Rabu), M.S. Garden Hotel, Kuantan, Pahang

Pengenalan

Agenda Pengurusan Data

Konsep Pembangunan E-Dashboard

Isu dan Cabaran

Faktor Kejayaan

Kandungan

INOVASI: PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

1.Orang buat, anda tak buat.

2.Orang tidak buat, anda buat.

3. Sama-sama tidak buat.

4.Buat-buat paham.

5. Buat dalam terpaksa.

Rasional Pengurusan Data Masa Kini

Data Kualitatif, Kuantitatif, Kumulatif, Bukan Kumulatif

Organisasi berhadapan dengan persoalan perubahan yang ingin

dilakukan; struktur organisasi, teknologi dan sumber manusia.

Petunjuk Prestasi Utama Key Performance Indicators

• Prestasi – Cemerlang/Memuaskan/Gagal

• Perkembangan atau Kemajuan;

Peningkatan atau Penurunan

• Permasalahan – Isu dan Tindakan

• Ganjaran dan Hukuman

MAKLUMAT DATA ANALISA PENANDAARASAN

Petunjuk Prestasi Utama (KPI)

1. Apa yang ingin diukur?

2. Di mana kedudukan sekarang?

3. Bagaimana data diperoleh? Sumber

data.

4. Bagaimana jumlah penetapan KPI

dihasilkan?

5. Bagaimana melapor pencapaian?

6. Bagaimana analisa pencapaian dibuat?

7. Siapakah PIC yang mengambil

tindakan?

8. Adakah CQI dibuat?

Dalam era masa kini, keperluan data dan maklumat merupakan agenda penting

sesebuah organisasi dalam membuat keputusan bagi merangka

pencapaian dan pembangunan pelan strategik dan transformasi yang lebih

sistematik.

Permantauan Masa Nyata (real times)

Prestasi Semasa

Perbandingan pencapaian masa lalu

Secara amnya, amalan pengurusan dan pengumpulan data atau maklumat yang

dilaksanakan secara manual dan tidak terancang sudah tidak bersesuaian lagi dengan

keperluan semasa, hala tuju negara dan tuntutan perubahan yang pantas di peringkat global.

Keperluan Data & Maklumat

MANUAL ONLINE

(DALAM TALIAN) KPI

Inovasi: Dashboard?

Peter McFadden (2012) dalam penulisannya bertajuk

"What is Dashboard Reporting" ada menjelaskan bahawa

dashboard bermaksud sesuatu yang mudah dan boleh dibaca,

antara muka yang bersifat masa nyata (real time) yang

memaparkan status dan analisa organisasi secara

keseluruhannya.

AGENDA PENGURUSAN DATA

25 - 01 - 2011

Pelancaran

Pelan Strategik

UMP

2011-2015

MGPWPA Malaysia Government Portal &

Website Assessment

WEBOMETRICS

QS ASIA

THES Times Higher Education

UI GREENMETRICS

Univ. Rankings

10

1. PSPTN sebagai rujukan utama semua IPTA untuk menjadi universiti berkelas dunia dengan Projek Agenda

Kritikal (CAPs) meliputi semua aspek yang kritikal untuk Pembangunan Pengajian Tinggi Negara.

2. MyRA bagi menilai status penyelidikan IPTA.

3. SETARA mengukur kualiti pengajaran dan pembelajaran di peringkat Ijazah Pertama;

4. D’SETARA mengukur kualiti pengajaran dan pembelajaran di peringkat Ijazah Pertama bagi disiplin pengajian

Kejuruteraan.

5. MyMoHES yang menghasilkan data perangkaan KPm.

Empat Inisiatif KPM

KRA CAP SECTION CRITERIA MODUL

4 KRA

12 KPI

13 CAP,

33 KPI 9 SECTION,

33 KPI

6 CRITERIA,

21 KPI

3 MODULE

72KPI

STRATEGIC

PLAN

PSPTN MyRA SETARA &

D’SETARA

MyMoheS

159 KPI

KRA 1 Enhancement of Academic Quality

Internationalization

MyBrain15

E-Learning

Academia

Network & Linkages

Quality of Postgraduates

General Info

Student Modules

Staff Modules

General Information

Governance

Talent (Quality, Experience & Diversity)

Curriculum

KRA 2 Financial

Sustainability

Life Long Learning

Research & Development

Knowledge Transfer

Program

Industry & Academia

Quantity & Quality of Researchers

Quantity & Quality of Researches

Innovation

Professional Services & Gifts

Support Facilities

Research, Commercialization and Consultancy Modules

Institutional Modules

General Information

Governance

Physical & Financial Resources

STRATEGIC PLAN PSPTN MYRA MYMOHES SETARA & D-SETARA

KRA 3 Socio-Economic

Development

Entrepreneurship

Graduates Employability

Quality of Graduates and Graduates Satisfaction

KRA 4 Branding for

Strategic Positioning

Corporate Communication National & International Recognition

Public Awareness Alumni Network & Linkages

PEMETAAN DATA (DATA MAPPING)

Student Modules

Proses pemetaan data juga dibuat bagi memastikan KPI yang

sama dilaksanakan untuk maksud glosari yang sama.

Pemilik data atau penyedia data perlu memasukkan data mengikut setiap kriteria data yang diperlukan mengikut ketetapan masa/cut-off yang

ditetapkan.

PSPTN MyRA

CAP: PENYELIDIKAN &

PEMBANGUNAN

1. Bilangan penerbitan oleh universiti dalam

jurnal yang diindeks

2. Jumlah kumulatif sitasi dalam tempoh 5

tahun ke belakang

SECTION C: QUANTITY AND QUALITY

OF RESEARCH

1. Total citations of publications

2. Total number of publications in

SCOPUS/WOS/ERA-Journal & Proceedings

3. Total number of publications in other

journals

4. Research books and chapters

5. Other publications (technical reports, articles

in magazines, newsletters, original writings

and publications from conferences)

KPI: PENERBITAN

PERKAITAN DAN PEMETAAN UKRA UKRA: THE CONTINUATION OF TRANSFORMATION AGENDA

NATIONAL HIGHER EDUCATION STRATEGIC PLAN (PSPTN)

STRATEGIC PLAN

PSP

TN

MY

RA

SETA

RA

D-S

ETA

RA

MY

M0

HES

UN

IVER

SITI

RA

NK

ING

ICU

JP

M (

NA

ZIR

AN

)

AU

DIT

AU

TON

OM

I

EIS

5S

PR

AC

TIC

ES

ISO

MSC

QUALITY MANAGEMENT

QU

ALI

TY IN

ITIA

TIV

ES

MA

NA

GEM

ENT

REP

OR

T

UMP VISION “To be a world-class technological university”

Model Sistem Pengurusan Data Universiti

UG

KPI 1a. Pengambilan

Pelajar Berkualiti

Diploma

Degree

Full Time ( ) • National ( ) • International ( )

Part Time ( ) • National ( )

• International ( )

Full Time ( ) • National ( ) • International ( )

Part Time ( ) • National ( )

• International ( )

Intakes ( )

Enrollment ( )

Graduates ( )

CGPA ( )

MUET( )

Intakes ( )

Enrollment ( )

Graduates ( )

CGPA ( )

MUET( )

PG

Master

PhD

Full Time ( ) • National ( ) • International ( )

Part Time ( ) • National ( )

• International ( )

Full Time ( ) • National ( ) • International ( )

Part Time ( ) • National ( )

• International ( )

Intakes ( )

Enrollment ( )

Graduates ( )

CGPA ( )

Mode: CW( ), R ( )

Intakes ( )

Enrollment ( )

Graduates ( )

CGPA ( )

Mode: CW( ), R ( )

INITIATIVES ISSUES ACTION PLAN RM

Bagaimana data

pelajar diurus dan

direkod?

PROSES DATA

EXECUTIVE DASHBOARD

SYSTEM

PELAN STRATEGIK

PSPTN

MYRA

SETARA

D-SETARA

MYMOHES

AUTONOMI

INPUT DATA EXTRACT DB

Kesempurnaan

MyMoheS

NC LPU

PTJ PELAJAR

PEMEGANG TARUH

DALAMAN

KPM MAMPU

SIRIM MPC

PEMEGANG TARUH LUARAN

Pengurusan Data?

KPI: Kualiti Data

Ketepatan Accuracy/Interity

Kesempurnaan Completeness/Relevance

Ketepatan

Masa Timeliness

Kebersediaan Readiness/Accessibility

DOKUMENTASI / AUDIT

Pemegang Taruh

Penarafan (Rating/Ranking)

INTERNATIONAL

University Ranking - To be a World Class University 18

NATIONAL

Malaysia Government Portal & Website

Assessment (MGPWA) (2010 - now)

Webometrics

(2007 - now)

Quacquarelli Symonds

(2009 - now)

Times Higher Education (THE)

(2010 - now)

BADAN PENARAFAN

UI Green Metric

(2010 - now)

Academic Ranking of World

Universities (ARWU)-Shanghai Ranking

(2003 - now)

MALAYSIA ASIA WORLD

RESEARCH QUALITY

TEACHING QUALITY

GRADUATE EMPLOYABILITY

INTERNATIONAL OUTLOOK

WORLD CLASS UNIVERSITY

• Webometrics • Academic Ranking of World

Universities (ARWU) (Shanghai) • THES (Times/QS) • UI GreenMetric World University

Ranking

• Webometrics • QS Asia

• Malaysia Government Portals & Website Assessment(MGPWA)

University Ranking - To be a World Class University 19

Penarafan Universiti

Isu: Kualiti Data

Ciri-ciri Data Berkualiti Characteristics of Quality Data

• Ketepatan Kandungan

Accuracy of Content

• Berstruktur

Structured

• Kesempurnaan

Completeness

• Ketepatan Masa

Timeliness

• Penyampaian

Presentation

Dokumen sokongan

tidak dikemaskini Supporting documents

not updated

Data tidak

disemak Unverified Data

Ketidakselarasan

punca data Data source conconsistency

Kurang sikap

kesegeraan dalam

mematuhi tarikh akhir Lack of sense of urgency in

meeting deadlines

KONSEP DAN PEMBANGUNAN E-DASHBOARD

Konteks Pengurusan Data

1. Keperluan data; Instrumen, glosari, format data dan maklumat.

2. Sumber Data & Maklumat (Online Database/Printed).

3. Platform pengurusan data; E-Dashboard System.

4. PIC; Kaedah penyediaan dan pengumpulan data serta dokumen sokongan (bukti) serta tempoh masa (timelines).

5. Penyaluran data; semakan kesempurnaan dan kualiti

6. Pelaporan; analisa dan pencapaian/ penarafan.

7. Pemantauan & Susulan.

Latar Belakang Sistem E-Dashboard

1. Dibangunkan pada tahun 2011.

2. Proses pengumpulan daripada

manual kepada online.

3. Analisa data mengambil masa

lama.

4. Penandaarasan

KEASLIAN IDEA (KREATIVITI)

Sehingga kini, belum ada lagi IPTA

mahupun KPM sendiri mempunyai satu

sistem yang mengintegrasi keseluruhan

empat komponen data satu pangkalan

data dan satu sistem.

Inovasi & Kreativiti

Nilai Tambah

(Produktiviti) Harta Intelek (IP)

Bagi memastikan produk E-Dashboard dilindungi,

harta intelek telah didaftarkan di bawah kategori hakcipta.

Penandaarasan : Business Intelligence

•Kos (RM) ; In-house, Outsourcing

•Man Power; System Owner, IT

•Requirements

1. Kebolehcapaian/Spesifikasi Data

2. Integriti ; Kesahihan

3. Pertindihan

4. Ketepatan

5. Konsisten

6. Tempoh Masa & Kesediaan

7. Mudah Guna/Selenggara

8. Linkungan;Jangkauan

9. Penyampaian & Pematuhan

10. Tanggapan & Kepercayaan

10 Dimensi Data

Executive Dashboard Blueprint Approach

STEP 1:

Data Input

STEP 2:

Tracking and Monitoring

STEP 3:

Analysis and Impact

STEP 4: System and Data Integration

Glossary/Definition for each Domain,

Section, CAPs (by PIC)

Target and Achieve -Accuracy, Quality,

Timeline

Graph and Statistic Benchmark/Self Review

Integrate with existing system (IMS)

-real time data operation

2011-2012 2013

9 SECTIONS, 33 KPIs

PSPTN MYRA

INSTITUTIONAL , STAFF, STUDENT, R&D&C (36 CATEGORIES)

MYMOHES

13 CAPs, 68 KPIs

MO

DU

LES GENERAL, INPUT,

OUTPUT, PROCESS (6 CRITERIA, 21 KPIs)

SETARA & D’SETARA

IMS MODULES (STAF, R&D,

ACADEMIC, STUDENT)

EIS

4 KRA Initiatives

STRATEGIC PLAN

PSPTN 2011-2015

MYMOHES

MYRA

SETARA & D-SETARA

UMP KPM

UMP EXECUTIVE

DASHBOARD

• Single sign-on • Pemantauan Data –

Penyediaan Data oleh PTJ

• Pengukuran Prestasi • pegawai data yang

bertanggungjawab bagi setiap PTJ

• Penetapan KPI selari dengan sasaran KPM

• Pengesanan Rekod • Pembuat keputusan • Persembahan data

(jadual, carta, graf, dan lain-lain)

• Rekod Manual/Pangkalan Data Online

• Sumber Data- IMS • Single sign-on

• Proses memasukkan data – pelbagai akses

• iPMO

1. Apakah sistem atau pangkalan data yang menyokong data?

2. Apakah format bagi setiap data? 3. Bagaimana data boleh diekstrak melalui

sistem? 4. Bagaimana analisa dan semakan data dibuat

bagi memastikan tahap kualiti dan kesempurnaan data?

5. Bagaimana pegawai data memantau data? 6. Bagaimana data boleh dipaparkan dalam

bentuk jadual, graf, carta dan lain-lain penyampaian data?

7. Adakah pembangunan sistem baharu mampu diintegrasi dengan sistem operasian yang ada?

PTJ Sekretariat

FASA 1: EXECUTIVE DASHBOARD SYSTEM

Muka depan sistem

TANGGUNGJAWAB STAF (PIC)

PUSAT TANGGUNGJAWAB

PEMETAAN PENGLIBATAN STAF DAN PTJ

Pemantauan Sasaran & Pencapaian

60-95% Sasaran ≤ 59% Sasaran ≥ 96% Sasaran Dalam Pelaksanaan

ISU & CABARAN

Isu & Cabaran

Isu & Permasalahan

1. Pertindihan kategori data bagi KPI yang berlainan.

2. Perbezaan PIC dalam kelompok kategori data yang sama.

3. Sumber data yang berbagai bagi takrifan data yang sama (Cth: MoU)

4. Penyeragaman pelaporan dalam tempoh masa yang sama(Cth: Data Penerbitan PSPTN & MyRA).

Pemetaan Data

1. Pertindihan kategori dan keperluan data perlu diselaraskan semula.

2. Peranan dan tanggungjawab PIC juga perlu diselaraskan kembali mengikut kategori.

3. Memastikan ketepatan, kualiti dan kesempurnaan data.

4. Keperluan untuk audit dokumen diberi perhatian (avidence).

NATIONAL HIGHER EDUCATION STRATEGIC PLAN (PSPTN)

STRATEGIC PLAN

PSP

TN

MY

RA

SETA

RA

D-S

ETA

RA

MY

M0

HES

QS

UN

IVER

SITY

RA

NK

ING

:ASI

A

ICU

JP

M (

NA

ZIR

AN

)

AU

DIT

AU

TON

OM

I

EIS

5S

PR

AC

TIC

ES

ISO

MSC

QUALITY MANAGEMENT

QU

ALI

TY IN

ITIA

TIV

ES

MA

NA

GEM

ENT

REP

OR

T

UMP VISION “To be a world-class technological university”

9 SECTIONS, 33 KPIs

PSPTN MYRA

4 MODULES (36 CATEGORIES),

72 KPIS

MYMOHES

13 CAPs,

30 KPIs

MO

DU

LE

S

GENERAL, INPUT, OUTPUT, PROCESS

(6 CRITERIA, 21 KPIs)

SETARA & D’SETARA

4 KRAs 12 KPIs

STRATEGIC PLAN

IMS MODULES (STAF, R&D,

ACADEMIC, STUDENT)

EIS

FAKTOR KEJAYAAN

1. Komitmen dan kerjasama dari semua pihak yang terlibat dalam proses penghantaran data ke sistem

2. Menepati tempoh masa penghantaran data yang ditetapkan oleh KPM

3. Data-data yang disalurkan adalah terbukti sempurna dan kualiti.

4. Kesedaran akan kepentingan data yang dibekalkan kepada pihak berkepentingan.

5. Sense of belonging.

6. Sense of urgency.

FAKTOR-FAKTOR KEJAYAAN

ANUGERAH INOVASI KPM 2014

Universiti Malaysia Pahang (UMP) menang Anugerah Inovasi

Kementerian Pendidikan Malaysia 2014 dalam kategori pengurusan

sempena Majlis Sambutan Hari Inovasi KPM yang berlangsung di Dewan

Za’aba KPM pada 20 November 2014

PENEBITAN UMUM

Sekian, terima kasih Thank you

wazlee@ump.edu.my

wazleey@gmail.com.my

019-9611351