garis panduan pelaksanaan ekosistem kondusif...
Post on 30-Mar-2019
225 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Disediakan Oleh: JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA (5S)
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) SEKTOR AWAM (EKSA) PEJABAT KEWANGAN PEJABAT KEWANGAN
DAN PERBENDAHARAAN DAN PERBENDAHARAAN NEGERI PAHANGNEGERI PAHANG
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) SEKTOR AWAM (EKSA) PEJABAT KEWANGAN PEJABAT KEWANGAN
DAN PERBENDAHARAAN DAN PERBENDAHARAAN NEGERI PAHANGNEGERI PAHANG
1 | 69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
KANDUNGAN MUKA SURAT
1. TUJUAN 5
2. LATAR BELAKANG 5
3. KONSEP (5S) 5
4. PENJENAMAAN SEMULA EKSA 6
5. PRINSIP 5S 8
5.1 SISIH 8
5.2 SUSUN 8
5.3 SAPU 9
5.4 SERAGAM 9
5.5 SENTIASA AMAL 9
6. PELAKSANAAN EKSA 10
6.1 VISI 10
6.2 MISI 10
6.3 POLISI 10
6.4 OBJEKTIF 10
6.5 LOGO 11
6.6 MOTO 11
6.7 PENUBUHAN JAWATANKUASA & PERANAN 12
6.8 PEWUJUDAN ZON 17
6.9 KEPERLUAN ZON 20
6.10 KEPERLUAN SUDUT EKSA 22
6.11 KEPERLUAN FAIL 24
6.12 KRITERIA AUDIT 25
KANDUNGAN MUKA SURAT
1. TUJUAN 5
2. LATAR BELAKANG 5
3. KONSEP (5S) 5
4. PENJENAMAAN SEMULA EKSA 6
5. PRINSIP 5S 8
5.1 SISIH 8
5.2 SUSUN 8
5.3 SAPU 9
5.4 SERAGAM 9
5.5 SENTIASA AMAL 9
6. PELAKSANAAN EKSA 10
6.1 VISI 10
6.2 MISI 10
6.3 POLISI 10
6.4 OBJEKTIF 10
6.5 LOGO 11
6.6 MOTO 11
6.7 PENUBUHAN JAWATANKUASA & PERANAN 12
6.8 PEWUJUDAN ZON 17
6.9 KEPERLUAN ZON 20
6.10 KEPERLUAN SUDUT EKSA 22
6.11 KEPERLUAN FAIL 24
6.12 KRITERIA AUDIT 25
2 | 69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
3 | 69
KANDUNGAN MUKA SURAT
7.1 KOMPONEN A-KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 31
7.2 KOMPONEN B- RUANG TEMPAT/KERJA 33
7.2.1 PERALATAN PEJABAT 33
7.2.2 BILIK/RUANG PENYIMPANAN FAIL 34
7.2.3 HIASAN DALAMAN 37
7.2.4 TANDA ARAH/PETUNJUK/PERINGATAN 38
7.2.5 RUANG KERJA TERPERINGKAT 38
7.2.6 RUANG KAUNTER 38
7.2.7 BILIK HELPDESK/CALL CENTRE 39
7.2.8 LANTAI 39
7.2.9 DINDING / PARTITION PEGAWAI 40
7.2.10 SILING 40
7.2.11 LAMPU DAN SOKET 43
7.2.12 MEJA 44
7.2.13 LACI 44
7.2.14 KERUSI 46
7.2.15 PETI SEJUK 46
7.2.16 KOMPUTER DAN PECETAK 46
7.2.17 PELABELAN DAN PEMAKIRAN (PARKING LOT) 47
7.3 KOMPONEN C- TEMPAT UMUM
7.3.1 BILIK MESYUARAT/ BILIK PERBINCANGAN 48
7.3.2 SURAU/BILIK SOLAT 49
7.3.3 PANTRI 51
7.3.4 TANDAS 52
7.3.5 KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN/ 54RUANG MENUNGGU
7.3.6 LOBI UTAMA/RUANG HADAPAN 55
7.3.7 LALUAN UTAMA/LALUAN AWAM 56
KANDUNGAN MUKA SURAT
7.1 KOMPONEN A-KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 31
7.2 KOMPONEN B- RUANG TEMPAT/KERJA 33
7.2.1 PERALATAN PEJABAT 33
7.2.2 BILIK/RUANG PENYIMPANAN FAIL 34
7.2.3 HIASAN DALAMAN 37
7.2.4 TANDA ARAH/PETUNJUK/PERINGATAN 38
7.2.5 RUANG KERJA TERPERINGKAT 38
7.2.6 RUANG KAUNTER 38
7.2.7 BILIK HELPDESK/CALL CENTRE 39
7.2.8 LANTAI 39
7.2.9 DINDING / PARTITION PEGAWAI 40
7.2.10 SILING 40
7.2.11 LAMPU DAN SOKET 43
7.2.12 MEJA 44
7.2.13 LACI 44
7.2.14 KERUSI 46
7.2.15 PETI SEJUK 46
7.2.16 KOMPUTER DAN PECETAK 46
7.2.17 PELABELAN DAN PEMAKIRAN (PARKING LOT) 47
7.3 KOMPONEN C- TEMPAT UMUM
7.3.1 BILIK MESYUARAT/ BILIK PERBINCANGAN 48
7.3.2 SURAU/BILIK SOLAT 49
7.3.3 PANTRI 51
7.3.4 TANDAS 52
7.3.5 KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN/ 54RUANG MENUNGGU
7.3.6 LOBI UTAMA/RUANG HADAPAN 55
7.3.7 LALUAN UTAMA/LALUAN AWAM 56
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
KANDUNGAN MUKA SURAT
7.4 KOMPONEN D-KESELAMATAN PERSEKITARAN 56
7.5 KOMPONEN E-KAWASAN PERSEKITARAN
7.5.1 PAPAN TANDA JABATAN/PAPAM TANDA ARAH 58
7.5.2 MEDIA/PAMERAN 58
7.6 KOMPONEN F-TEMPAT KHUSUS
7.6.1 BILIK PEGAWAI 58
7.6.2 BAHAGIAN PENGELUARAN 59
7.6.2.1 BILIK PERCETAKAN 59
7.6.2.2 MESIN DAN PERALATAN 59
7.6.3 STOR/TEMPAT PENYIMPANAN 61
8. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA 65
9. PENUTUP 65
KANDUNGAN MUKA SURAT
7.4 KOMPONEN D-KESELAMATAN PERSEKITARAN 56
7.5 KOMPONEN E-KAWASAN PERSEKITARAN
7.5.1 PAPAN TANDA JABATAN/PAPAM TANDA ARAH 58
7.5.2 MEDIA/PAMERAN 58
7.6 KOMPONEN F-TEMPAT KHUSUS
7.6.1 BILIK PEGAWAI 58
7.6.2 BAHAGIAN PENGELUARAN 59
7.6.2.1 BILIK PERCETAKAN 59
7.6.2.2 MESIN DAN PERALATAN 59
7.6.3 STOR/TEMPAT PENYIMPANAN 61
8. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA 65
9. PENUTUP 65
4 | 69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
1. TUJUAN
Tujuan garis panduan ini disediakan bagi memberi panduan kepada warga Pejabat
Kewangan & Perbendaharaan Negeri Pahang dalam mengamalkan Ekosistem Kondusif
Sektor Awam (EKSA) agar persekitaran kerja bersih, kemas dan kondusif dapat
dihasilkan. Garis panduan ini berfungsi sebagai bahan rujukan bagi piawaian tindakan
kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima sahaja. Pelaksanaan adalah
tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon.
2. LATAR BELAKANG
EKSA telah diamalkan di sektor kerajaan dan swasta untuk mewujudkan persekitaran
tempat kerja yang kondusif dalam masa yang sama, imej korporat dapat dikekalkan.
Amalan ini dapat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan
praktikal selain daripada berupaya mengurangkan pembaziran dari segi masa dan ruang.
Secara langsung, kos operasi dapat dijimatkan.
3. KONSEP 5S
5S pula merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa
Melayu dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang dinyatakan di dalam
jadual di bawah:
BAHASA
JEPUN
BAHASA
MALAYSIA
BAHASA
INGGERISMAKSUD CONTOH
Seiri Sisih Sort
Menyisih barang-barang yangtidak perlu: Mengasingkan dan melupuskan barang-barang yang tidak diperlukan di tempatkerja secara sistematik.
Membuang sampah
Seiton Susun Set In OrderKekemasan: Menyusun secara kemas dan sistematik, barang
Berupaya mendapatkan dokumendalamTempoh 30saat.
1 | 69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
BAHASA
JEPUN
BAHASA
MALAYSIA
BAHASA
INGGERISMAKSUD CONTOH
yang diperlukan supaya mudahdiambil dan dikembalikan di tempat asal selepasdigunakan.
Seiso Sapu Shine
Pembersihan: Membersihkan dan memeriksa tempat kerja secara terperinci supaya tiada debu atau kotoran di atas lantai, peralatan dan persekitaran tempat kerja.
Tanggung jawab harian untuk pembersihan ruang dan peralatan kerja individu.
Seiketsu Seragam Standardise
Keseragaman: Mewujudkanpiawaian amalan terbaik di tempat kerja dan memastikan piawaian tersebut dipatuhi di samping memastikan tempat kerja itu bersih dan teratur sepanjang masa.
Tempat penyimpanan peralatan dan dokumen yang jelas.
Shitsuke Sentiasa Amal Sustain
Disiplin: Melatih pekerja untukmengamal 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja organisasi dalammerealisasikan EKSA (5S)
Lakukan amalan 5S secara harian.
4. PENJENAMAAN SEMULA EKSA (EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM)4.1 EKSA, singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam telah diperkenalkan
bagi penjenamaan semula 5S (Rujuk Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam
Bil 1 Tahun 2014: Ekosistem Kondusif Sektor Awam). Justeru dalam garispanduan ini,
nama EKSA akan digunakan bagi menggantikan nama 5S.
6 | 69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
4.2 Tujuan penjenamaan semula:
4.2.1 Menampilkan imej baru
4.2.2 Kekal relevan
4.2.3 Mempunyai identiti tersendiri
4.2.4 Meningkatkan persaingan di kalangan agensi
4.2.5 Memenuhi keperluan semasa
4.3 Objektif bagi penjenamaan semula:
4.3.1 Dapat menampilkan imej korporat
4.3.2 Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif
4.3.3 Melahirkan warga kerja yang lebih kreatif dan inovatif
4.3.4 Mempertingkatkan penjimatan tenaga serta kitar semula (Go Green)
4.4 Faedah melaksanakan EKSA :4.4.1 Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan rapi).
4.4.2 Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi.
4.4.3 Mengenalpasti, mengurang dan menghapuskan pembaziran Meningkatkan i
imej agensi sektor awam.
4.4.4 Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi.
4.4.5 Meningkatkan semangat kerja berpasukan.
4.4.6 Meningkatkan disiplin warga agensi.
4.4.7 Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan.
4.4.8 Mewujudkan piawaian kerja yang jelas.
7 | 69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
5. PRINSIP 5S
5.1 SisihMemberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidakdiperlukan di tempat kerja.
Aktiviti sisih melibatkan :
5.1.1 Item yang tiada nilai dan senang dibuang perlu dibuang segera.
5.1.2 Item yang ada nilai tapi tidak digunakan dan tiada kegunaan masaakan datang maka dihapuskan/dijual mengikut prosedur.
5.1.3 Item yang tiada nilai tetapi melibatkan kos pelupusan tinggi, makakaedah /kos yang paling rendah perlu ditentukan.
5.2 Susun
Merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada
barangnya”. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur,
kemas, berkesan dan selamat.
Aktiviti ini melibatkan:
5.2.1 Item disusun dalam aturan First-Expiry-First-Out (Luput Dulu- Keluar Dulu)bagi item yang mempunyai tarikh luput. Jika item tidak mempunyai tarikhluput ATAU item-item yang mempunyai tarikh luput yang sama, makaaturan First-In-First-Out (Masuk Dulu Keluar Dulu) akan digunakan.
5.2.2 Item dilabelkan dengan nama dan nombor indeks.
5.2.3 Item disimpan mengikut kategori.
5.2.4 Item diatur supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa 30 saat.
5.2.5 Semasa bekerja, kedudukan fail aktif dan bahan rujukan semasa adalah diatas meja. Selepas digunakan, ia perlu disimpan kembali ke tempat asal.
8 | 69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
5.3 SapuTindakan diambil bagi memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di
dalam keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti peralatan dan kualiti
kerja.
Aktiviti ini melibatkan:
5.3.1 Menetapkan pemilik (ownership) bagi ruang/perkakas dan mesin.
5.3.2 Memastikan proses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang telah
ditetapkan.
5.3.3 Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan
penyelenggaraan.
5.4 Seragam
5.4.1 Piawaian persekitaran berkualiti dipatuhi bagi memastikan tempat
kerja bersih dan teratur sepanjang masa.
5.4.2 Tindakan yang diambil adalah untuk mewujudkan keseragaman
prosedur, susun atur atau format.
5.5 Sentiasa Amal
Tindakan yang diambil adalah mengekalkan semua amalan sisih, susun, sapu
dan seragam serta melakukan penambahbaikan untuk mempertingkatkan
EKSA .
Aktiviti ini melibatkan:
5.5.1 Audit dalaman dilakukan secara berkala.5.5.2 Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan.5.5.3 Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha
yang ditunjukkan oleh warga jabatan.
5.5.4 Mengadakan program kesedaran EKSA secara berterusan melalui
latihan.9 | 69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
6 PELAKSANAAN EKSA
6.1 Visi
Menjadi agensi yang unggul dalam pengurusan kewangan selaras denganmewujudkan ekosistem yang kondusif di persekitaran kerja.
6.2 Misi
Mengukuhkan sistem budaya kerja yang selamat, bersih, berdisiplin, kemas dan
selesa dengan melaksanakan pengurusan kewangan negeri dengan cekap, telus
dan berkesan untuk mencapai matlamat pembangunan negeri.
6.3 Polisi
EKSA menjadi pemangkin kepada peningkatan kualiti kerja, perkhidmatan, dan
produktiviti melalui persekitaran kerja yang mesra, sihat, bersih, kemas dan
selamat.
6.4 Objektif
6.4.1 Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan berkualiti iaitu
selamat, bersih, kemas dan selesa pada setiap masa.
6.4.2 Membantu meningkatkan disiplin diri dan semangat kerja
berpasukan di kalangan warga Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang.
6.4.3 Merumus , merancang dan melaksanakan dasra-dasar kewangan dan
perbelanjawan bagi mencapai pertumbuhan ekonomi yang pesat dan
pembahagian pendapatan yang lebih seimbang selari dengan dasar
kerajaan.
6.4.4 Mewujudkan budaya kerja yang ceria, efektif dan inovatif.
6.4.5 Meningkatkan kesedaran di kalangan warga kerja terhadap kepentingan
penjimatan tenaga serta kitar semula (Go Green).
10 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
6.5 Logo
6.6 Moto
“Persekitaran Kondusif Pemangkin Transformasi”
KETERANGAN LOGO
BENTUK DEDAUN MENCERMINKAN KONSEP EKOSISTEM MERUJUK KEPADA INTERAKSIHIDUPAN DENGAN UNSUR-UNSUR YANG MERUPAKAN ASAS KEPADA ALAM DALAMHUBUNGAN YANG SALING BERKAIT RAPAT.
WARNA BIRU MENCERMINKAN WARNA KORPORAT PEJABAT KEWANGAN DANPERBENDAHARAAN NEGERI PAHANG.
WARNA HIJAU MENGGAMBARKAN KEADAAN SEMULAJADI SEPERTI POKOK, HUTAN DANKEHIDUPAN , KESTABILAN DAN KEDAMAIAN SERTA KETULENAN.
LATARBELAKANG LOGO WARNA PUTIH MENCERMINKAN KESUCIAAN YANG MANA PUTIHBERSIFAT RINGAN DAN NEUTRAL.
BENTUK BULATAN MENCERMINKAN PERMUAFAKATAN DI ANTARA KAKITANGAN YANG ERAT.
11 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
6.7 Penubuhan Jawatankuasa & Peranan
6.7.1 Carta Organisasi
NOOR AINI BT ISMAIL
AJK LATIHAN
SITI MAISARAH BT ROSMAN
AJK PROMOSI
NORHAIDA BT ABDUL SAMAD
AJK AUDIT
NORASIKIN BINTI NORDIN
KETUA ZON RUBY
M. SHUHAIRI BIN A. WAHAB
SETIAUSAHA 2SETIAUSAHA 2
SITI ZANARIAHTUL SAADIAH SITI ZANARIAHTUL SAADIAH BINTI YATIMBINTI YATIM
SETIAUSAHA 1SETIAUSAHA 1
SUHAILA BT. SHAHUDINSUHAILA BT. SHAHUDINFASILITATORFASILITATOR
MUHAMMAD RAHMAT BIN AHMAD TARMIZI
KETUA ZON EMERALD
DATO INDERA HAJI MOHAMAD DATO INDERA HAJI MOHAMAD ROSLAN BIN HARUN ROSLAN BIN HARUN
PENAUNGPENAUNG
DATO’ CHUA BON LINGDATO’ CHUA BON LINGPENGERUSIPENGERUSI
CARTA ORGANISASI EKSA CARTA ORGANISASI EKSA PEJABAT KEWANGAN DAN PERBENDAHARAAN NEGERI PAHANGPEJABAT KEWANGAN DAN PERBENDAHARAAN NEGERI PAHANG
NOR AKILLAH BINTI OSMANNOR AKILLAH BINTI OSMANTIMBALAN PENGERUSITIMBALAN PENGERUSI
12 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
6.7.2 Peranan Jawatankuasa Pelaksana EKSA
6.7.2.1 Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA
6.7.2.2 Membentuk pelan pelaksanaan.
6.7.2.3 Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber
kewangan.
6.7.2.4 Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan selaras dengan
dasar jabatan.
6.7.2.5 Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, pemudahcara dan ketua-
ketua.
6.7.2.6 Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah.
6.7.2.7 Mengawas dan menilai kemajuan perlaksanaan (dengan bantuan
JK Audit)
6.7.2.8 Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (dengan
bantuan JK Promosi).
6.7.2.9 Melatih dan membimbing pekerja ke arah pembentukan amalan-
amalan kebersihan (dengan bantuan JK Latihan).
6.7.3 Peranan Pengerusi
6.7.3.1 Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA.
6.7.3.2 Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA .
6.7.3.3 Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan EKSA .
6.7.3.4 Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan.
6.7.3.5 Melantik Fasilitator, Penyelaras, Sekretariat, Ketua Jawatankuasa
Pemandu (Audit/Promosi/Latihan) dan Ketua Zon.
6.7.3.6 Menetapkan sistem pengiktirafan / penghargaan.
6.7.3.7 Mengawasi dan menilai kemajuan perlaksanaan dengan bantuan
Jawatankuasa Pemandu (Audit, Latihan, Promosi)
13 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
6.7.3.8 Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik.
6.7.4 Peranan Fasilitator
6.7.4.1 Memberikan pandangan dan nasihat kepada ketua dan ahli
kumpulan mengenai pelaksanaan aktiviti EKSA .
6.7.4.2 Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan
yang disediakan.
6.7.4.3 Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara
pihak pengurusan dengan kumpulan
6.7.5 Peranan Penyelaras
6.7.5.1 Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA.
6.7.5.2 Menyelaraskan program EKSA .
6.7.5.3 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA.
6.7.5.4 Menyimpan rekod utama dan minit berkaitan pelaksanaan EKSA .
6.7.5.5 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta
memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA .
6.7.5.6 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam
organisasi.
6.7.6 Peranan Setiausaha
6.7.6.1 Menjadi pencatat minit bagi Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana
EKSA.
6.7.6.2 Menyelaraskan Program EKSA Pejabat Kewangan Dan
Perbendaharaan Negeri Pahang.
6.7.6.3 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA .
6.7.6.4 Menyimpan dan menguruskan dokumentasi rekod utama serta
minit berkaitan pelaksanaan EKSA.
14 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
6.7.6.5 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam
organisasi
6.7.6.6 Melaporkan kemajuan dan status perbelanjaan serta keperluan
perbelanjaan bagi pelaksanaan EKSA .
6.7.6.7 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta
memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA.
6.7.6.8 Membantu Penyelaras dalam menentukan pembahagian zon
6.7.7 Peranan Jawatankuasa Audit
6.7.7.1 Menyediakan kriteria senarai semak audit dan garis panduan
pelaksanaanaudit.
6.7.7.2 Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman
EKSA .
6.7.7.3 Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan
yang dikenalpasti semasa proses audit.
6.7.7.4 Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.
6.7.7.5 Menyediakan laporan dan analisa keputusan audit dalaman EKSA
(5S) kepada Jawatankuasa Pelaksana EKSA.
6.7.7.6 Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut
keperluan.
6.7.8 Peranan Jawatankuasa Promosi
6.7.8.1 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA dalam
Carta Gantt Induk.
6.7.8.2 Merancang dan menganjurkan aktiviti / kempen promosi (seperti
pertandingan EKSA :kebersihan, poster, banner dan lain-lain) bagi
memupuk kesedaran dan penyertaan bagi menjayakan
pelaksanaan EKSA .
6.7.8.3 Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan
aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang.
15 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
6.7.8.4
6.7.8.5
Mencadangkan pengiktirafan / insentif yang bersesuaian kepada
yang layak
Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah
dilaksanakan.
6.7.8.6 Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran
terhadap kepentingan EKSA di kalangan warga kerja kepada
Jawatankuasa Pelaksana EKSA.
6.7.9 Peranan Jawatankuasa Latihan
6.7.9.1 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk
amalan EKSA kepada semua warga kerja Pejabat Kewangan Dan
Perbendaharaan Negeri Pahang.
6.7.9.2 Mengenal pasti jenis latihan (taklimat/bengkel/lawatan sambil
belajar) yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuh
aktiviti EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang lain.
(Keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil
keputusan audit aktiviti EKSA .
6.7.9.3 Menganalisa keberkesanan bagi setiap aktiviti latihan yang
dijalankan
6.7.9.4 Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang
untuk menghadiri latihan EKSA secukupnya.
10. Peranan Ketua Zon
1. Bertindak selaku Penyelaras EKSA Peringkat Zon (rujuk pelan
pembahagianzon).
2. Melantik ahli-ahli Jawatankuasa EKSA Peringkat Zon (rujuk
contoh carta organisasi peringkat Zon).
3. Memastikan ahli-ahli JK Pemandu (Latihan / Promosi / Audit)
EKSA Peringkat Zon yang dilantik menyertai dan membantu
aktiviti JK Pelaksana EKSA (Latihan / Promosi / Audit) peringkat
zon secara berjadual.
16 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
4. Mengadakan mesyuarat pada setiap bulan dengan ahli-ahli kumpulan.
5. Merancang aktiviti kumpulan dan merangkakannya dalam Carta Gantt
Zon, selaras dengan Carta Gantt induk.
6. Memberi maklumbalas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada
Jawatankuasa Pelaksana EKSA secara berkala.
7. Mewajibkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti EKSA .
8. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada warga kerja.
6.8 Pewujudan Zon
1. Tujuan pewujudan Zon EKSA adalah adalah untuk memudahkan
pelaksanaan dan pengawasan aktiviti yang dijalankan.
2. Senarai 2 zon yang terlibat di dalam pelaksanaan EKSA Pejabat Kewangan dan Perbendaharaan Negeri Pahang.
BIL NAMA ZON ARAS
1. ZON EMERALD 3 & 6
2. ZONRUBY 5
17 |69
6.8.3 Pelan lantai zon yang menerangkan pembahagian zon dengan lebih
terperinci adalah seperti berikut:
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
18 | 69
6.8.3 Pelan lantai zon yang menerangkan pembahagian zon dengan lebih
terperinci adalah seperti berikut:
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
19 | 69
6.8.3 Pelan lantai zon yang menerangkan pembahagian zon dengan lebih
terperinci adalah seperti berikut:
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
20 | 69
6.8.3 Pelan lantai zon yang menerangkan pembahagian zon dengan lebih
terperinci adalah seperti berikut:
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
21 | 69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
6.9 Keperluan Zon
1. Jawatankuasa EKSA peringkat Zon perlu dibentuk.
2. Pelantikan ahli Jawatankuasa EKSA peringkat Zon dibuat oleh Ketua Zon
tersebut yang telah dilantik secara rasmi oleh Pegawai Kewangan Negeri selaku
Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA.
3. Contoh Carta Organisasi Jawatankuasa EKSA peringkat Zon :
KHAIRATUL AINI BINTI MANSOR
AJK LATIHAN SHAMSUL KAMAR BIN IKLILAJK PROMOSI
MOHAMAD SUHAIMI BIN ABDUL WAHAB
AJK AUDIT
SOFEA BINTI SAHARUDINSOFEA BINTI SAHARUDINSETIAUSAHA SETIAUSAHA
DATO INDERA HAJI DATO INDERA HAJI MOHAMAD ROSLAN MOHAMAD ROSLAN
PENAUNGPENAUNG
MUHAMMAD RAHMAT BIN AHMAD TARMIZI
KETUA ZONKETUA ZON
CHE ZAINAB BINTI CHE DELAHAJK AUDIT
NOR FARIZAN BIN RAMLI AJK AUDIT
ZON EMERALD
22 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
WAN FILZAH BINTI WAN OMAR
AJK LATIHAN
WAN NOOR FAZLIN BINTI WAN OMAR
AJK PROMOSI
NIK MUNIRAH BT MUHD NUR
AJK AUDIT
NORMALA BINTI MOHD NORMALA BINTI MOHD NORMALA BINTI MOHD NORMALA BINTI MOHD SABRI SABRI
SETIAUSAHASETIAUSAHA
DATO INDERA HAJI DATO INDERA HAJI MOHAMAD ROSLAN MOHAMAD ROSLAN
PENAUNGPENAUNG
NORASIKIN BINTI NORDIN
KETUA ZONKETUA ZON
BAZLIN BINTI A. RAHIMAJK AUDIT
NORA BINTI MAARISAJK AUDIT
ZON RUBY
23 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
6.9.4 Jawatankuasa EKSA peringkat Zon berperanan:
6.9.4.1 Membentuk hala tuju dan pelan perancangan di peringkat zon
6.9.4.2 Membentuk jawatankuasa peringkat zon
6.9.4.3 Mengenalpasti zon-zon pelaksanaan EKSA
6.9.4.4 Melaksana aktiviti-aktiviti peringkat zon
6.9.4.5 Memantau pelaksanaan EKSA peringkat zon
6.9.4.6 Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA sepertimana yang
dinyatakan dalam Garispanduan Pelaksanaan EKSA Pejabat
Kewangan & Perbendahraan Negeri Pahang yang terkini
6.9.4.7 Memastikan semua staf dalam zon terlibat sebagai ahli zon.
6.9.4.8 Menyediakan Sudut EKSA Zon di lokasi yang strategik.
6.9.4.9 Menyedia dan sentiasa mengemaskini Fail EKSA peringkat zon.
6.10 Keperluan Sudut EKSA
1. Sudut 5S setiap zon perlu mengandungi perkara-perkara berikut:
1. Nama Zon
2. Polisi ,Objektif, Visi & Misi EKSA
3. Carta Gantt (Catatan: peringkat zon sahaja)
4. Pelan Lantai (Catatan: peringkat zon sahaja)
5. Carta Organisasi Induk (Catatan: peringkat JK Pelaksana sahaja)
6. Carta Organisasi Zon(Catatan: peringkat zon sahaja)
7. Rekod aktiviti (Catatan: Pamerkan gambar sebelum & selepas
pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA di zon tersebut serta
lengkap bertarikh)
24 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
8. Logo EKSA Pejabat Kewangan & Perbendaharaan Negeri Pahang.
9. Slogan EKSA Pejabat Kewangan Dan Perbendaharaan Negeri Pahang.
10. Informasi berkaitan EKSA (Catatan: untuk tujuan promosi. Informasi
yang dipamer melibatkan makluman / gambar bagi aktiviti seperti
Gotong royong, Anugerah/Penghargaan dan slot Buletin EKSA .
1. Kaedah penyaluran penyampaian adalah secara fizikal dengan
menggunakan ruang pejabat (seperti dinding / papan kenyataan) atau
secara maya
2. Tarikh kemaskini Sudut EKSA dan lengkap ditandatangani oleh Pegawai
Kewangan Negeri perlu dipamerkan.
3. Bagi subzon yang berminat mengadakan sudut khas bagi mempamerkan
aktiviti EKSA termasuk gambar sebelum & selepas, gotong royong,
anugerah, maka sudut tersebut perlu dinamakan sebagai Sudut Informasi
EKSA.
25 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
6.11 Keperluan Fail
1. Dokumentasi pelaksanaan EKSA perlu disediakan di peringkat Pelaksana,
Pemandu (Audit / Promosi / Latihan) dan Zon.
2. Keperluan dalam Fail EKSA adalah seperti berikut:
BILTAJUKBAHAGIAN
(PARTITION)KANDUNGAN
FAIL YANGBERKAITAN
1 PENGENALANPolisi, Objektif dan Garispanduan
EKSA
Fail Induk, Jawatankuasa
(Pemandu) dan Zon
2 CARTA ORGANISASI
Carta Organisasi Induk ,Jawatankuasa (Pemandu) dan
Zon
Fail Induk, Jawatankuasa
(Pemandu) dan Zon
3 PELAN LANTAIPelan lantai keseluruhan / zon
masing-masing
Fail Induk dan Zon
sahaja
4 CARTAGANTTCarta Gantt Induk / JK (Pemandu)
/ Zonmasing-masing
Fail Induk, Jawatankuasa
(Pemandu) dan Zon
5 MINIT MESYUARATMinit mesyuarat yang disimpanmengikut peringkat jawatankuasa
masing-masing
Fail Induk, Jawatankuasa
(Pemandu) dan Zon
6 GAMBAR AKTIVITI
Gambar yang diambilmempamerkan suasana aktiviti
EKSA .Tarikh gambar diambil
perlu dipaparkan bersama
Fail Induk, Jawatankuasa
(Pemandu) dan Zon
7GAMBAR SEBELUMDAN SELEPAS
Gambar yangdiambilmempamerkan suasana sebelum
dan selepas pelaksanaan EKSA .
Tarikh gambar diambil perlu
dipaparkanbersama
Fail Induk dan Zon
8 AUDITKriteria dan keputusan audit
(Seperti di bawah)
Fail Induk, Jawatankuasa
Audit dan Zon
26 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
3. Bagi maklumat dokumen tambahan seperti memo,surat, rekod belanjawan,maklumbalas, laporan dan lain-lain yang berkaitan aktiviti EKSA selain dari yangdinyatakan dalam jadual di atas, dokumentasi boleh dibuat dalam fail yang samadengan cara menambahkan satu lagi bahagian / partition dalam Fail EKSA di bawahtajuk „9.LAIN-LAIN’.
4. Alternatif cara mendokumentasikan maklumat tersebut mengguna fail yang berasinganadalah juga dibenarkan. Fail berasingan tersebut perlu dinamakan sebagai FailEKSA -LAIN-LAIN
6.12 Kriteria Audit
1. Kriteria audit adalah merujuk kepada kriteria EKSA terkini yang telah dikeluarkan dan terbahagi kepada dua komponen iaitu Komponen A dan KomponenB.
2. KomponenA:
27 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
28 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
6.12.3 Komponen B:
29 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
30 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
31 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7 TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA
Penekanan terhadap pelaksanaan EKSA ini terbahagi kepada 6 komponen utama
merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di hospital ini.
Komponen A :Keperluan Utama Pelaksanaan
Komponen B :Ruang Tempat Kerja / Pejabat
Komponen C :TempatUmum
Komponen D :Keselamatan Persekitaran
Komponen E :Kawasan Persekitaran Fasiliti
Komponen F :TempatKhusus
32 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
1. Komponen A: Keperluan Utama Pelaksanaan
1. Keperluan utama pelaksanaan EKSA (5S) meliputi 20pecahan komponen yang merujuk tanggungjawabjawatankuasa serta skop aktiviti yangdipertanggungjawabkan di bawah jawatankuasa tersebut.
2. Hubungan antara komponen, tanggungjawab dan aktiviti dihuraikan secara ringkas seperti di bawah:
SUB KOMPONEN TANGGUNGJAWAB AKTIVITI
A1 JK Pelaksana Menyediakan Manual atau Garispanduan selaras dengan Polisi EKSA
A2 JK Pelaksana (melaluipenyelaras)
Menyebarkan Manual/ Garispanduan serta Polisi EKSA dan memastikan semua wargakerja memahaminya.
A3 JK Pelaksana (melalui JK Audit)
Memastikan Amalan EKSA dipatuhi dan diimplimentasi oleh semua wargakerja
A4
Sekretariat(JK Pelaksana)
Setiausaha (JK Latihan,Promosi & Audit dan JK Zon)
Memastikan Dokumentasi dalam Fail EKSA disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini
A5 JK PelaksanaMewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti manual / garispanduan yang dibangunkan oleh hospital
A6 KetuaZon
Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSAditempat yang strategik (secara fizikal atau maya) dan mengandungi beberapa perkara yang wajib dipaparkan
A7JK Pelaksana
KetuaZon
Membentuk dan melantik Jawatankuasa EKSA yang terdiri sekurang-kurangnya 3 Jawatankuasa seperti berikut
i. JK Latihanii. JK Promosiiii. JK Audit
A8
JK Pelaksana
JK Latihan,Promosi dan Audit
JK Zon
Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA secara berkala seperti:
i. Menyedia dan kemaskini Carta Ganttii. Menyebar Maklumat Latihan,
Promosi dan Audit 33 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
iii. Melaksana Program EKSA
A9 JK Pelaksana Penglibatan Pengurusan Atasan sebagai Penaung/Penasihat EKSA
A10 JK Pelaksana Penglibatan Pengurusan Atasan dalam aktiviti EKSA seperti program kesedaran dan lawatan
A11 PenyelarasJK PelaksanaKetua JK LatihanKetua JK Promosi Ketua JK Audit KetuaZon
Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam Mesyuarat Pengurusan JabatanMesyuarat JK Pelaksana EKSA /Mesyuarat lain yang berkaitan
A12 JK Audit Melaksanakan Audit dalaman / pematuhan sama ada oleh JK Audit dalaman atau agensi luar secara berterusan sekurang-kurangnya 2 kali setahun
A13 JK Audit Menyebarkan hasil/laporan Audit dalaman untuk makluman dan tindakan susulan wargakerja Pejabat Kewangan dan Perbendaharaan Negeri Pahang.
A14 JK Audit Mengemukakan laporan penilaian kendiri kepada MAMPU selepas setahun menerima persijilan (hanya untuk persijilan semula)
A15 JK Promosi (Pelaksana) dengan bantuan JK Audit(Pelaksana)
Melaksanakan Program Pengiktirafandi peringkat Jabatan seperti berikut
i. Anugerah Zon terbaikii. Anugerah Bilik terbaikiii. Anugerah Bahagian terbaikiv. Anugerah Workstation terbaikv. Anugerah Tandas terbaikvi. Hasil kreativiti dan inovasi terbaikvii. Anugerah Go Green terbaik
A16 JK Pelaksana dengan bantuanFasilitator
Menerima pengiktirafan dan ditanda aras samaada pada peringkat jabatan, daerah, negeri, kebangsaan atau lain-lain
A17 JK Promosi (Pelaksana) Menyebar dan memaklumkan mengenai program pengiktirafan kepada semua warga hospital
i. Hebahan secara media cetak –Buletin
ii. Hebahan secara media elektronik-infoblast, portal
34 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
A18 JK Pelaksana JK Zon
Melaksanakan inovasi yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja anggota
A19JK Zon dan dipantau oleh JK Promosi (Pelaksana)
Melaksanakan program kreativiti dan inovasi Contoh: Kreativiti mengguna bahan terpakai
A20
JK Zon
Sekretariat(JK Pelaksana) Setiausaha (JK Zon)
Melaksanakan program penjimatan tenaga secara menyeluruh seperti contoh berikut
i. Notis / Arahan penjimatan tenagaii. Penggunaan lampu/peralatan elektrik
saveenergyiii. Penetapan suhu optimumiv. Penjimatankertasv. PenjimatanAirvi. Kempen Hijau dan kitar semula
Menyediakan analisis perbelanjaan (penjimatan)
7.2 Komponen B: Ruang Tempat Kerja / Pejabat
7.2.1 Peralatan Pejabat
7.2.1.1 Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di atas meja / tray
dalam laci
7.2.1.2 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik, bersih dan sentiasa
boleh digunakan dengan selamat
7.2.1.3 Semua barang yang disimpan dalam ruang tertentu / laci bertanda
atau berlabel
7.2.1.4 Tatacara penggunaan peralatan dipamerkan dengan jelas dan
mudah difahami
7.2.1.5 Arahan / Notis bagi memastikan peralatan disusun kemas dan
dipamerkan di tempatbersesuaian
7.2.1.6 Susun Atur Peralatan Pejabat :
35 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.2.1.6.1 Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas,
berkeadaaan baik serta tidak mengancam
keselamatan dan kesihatan pekerja
7.2.1.6.2 Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah
digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang
lebih selesa , ceria dan berimej korporat
7.2.1.6.3 Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa
memproses sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet fail
diletakkan berhampiran dengan work station pegawai
7.2.2 Bilik / Ruang Penyimpanan Fail
Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007
(Panduan Pengurusan Pejabat)
7.2.2.1 Pelan Susun Atur / Pelan Lantai Bilik fail perlu disediakan dan
dipamerkan di ruang yang strategik
7.2.2.2 Ruang / Bilik Fail berada dalam keadaan bersih, tidak berdebu
tersusun dan kemas
7.2.2.3 Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan
meletakkan indeks
7.2.2.4 Susun atur fail
7.2.2.4.1 Senarai Indeks dan nombor fail disediakan
7.2.2.4.2 Setiap fail dan dokumen lengkap berlabel dengan jelas
dan mudah dilihat.
7.2.2.4.3 Fail disusun dengan teratur, sistematik, mudahdiperoleh / disimpan dengan teknik susunan yang
berkesan bagi memudahkan carian /capaian dalam
tempoh 30 saat (Contoh: 30 saat untuk setiap fail)
7.2.2.4.4 Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring
dengan tetulangnya menghala ke atas dan nombor
36 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
rujukan menghala ke hadapan dan disusun dengan
kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail
7.2.2.4.5 Fail perlu disusun semula ke tempat asal selepas
digunakan sebelum tamat waktu bekerja
7.2.2.4.6 Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di
dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail
terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet
7.2.2.5 Format pelabelan fail
7.2.2.5.1 Tetulang fail mengandungi:
1.Nombor fail
2. Logo Pejabat Kewangan & Perbendaharaan Negeri Pahang.
3. Tajuk fail
4. Singkatan nama PKPN, Jabatan / unit
5.. Nombor susunanfail
37 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.2.2.5.2 Muka depan fail mengandungi:
1. Logo PKPN / Jabatan / Unit (jika ada)
2. Tajuk fail
3. Nama Jabatan / Unit
7.2.2.5.3 Penyusunan tulisan (font) dan saiz pada label
mengikut kesesuaian fail
7.2.2.6 Satu sistem kawalan dan pergerakan fail perlu diwujudkan bagi
tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan atau fail aktif /
tidak aktif / fail yang perlu ditutup (Contoh : Kad Daftar Pengguna
dan Kad Keluar Masuk Fail)
7.2.2.7 Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail
7.2.2.8 Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang
selamat dan diparkirkan
38 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.2.2.9 Etika dan peraturan penggunaan bilik fail dipaparkan dengan jelas
dan mudah difahami.
7.2.210 Pegawai bertanggungjawab (pemilik /ownership) dilantik bagi
menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor
untuk dihubungi).
7.2.3 Hiasan Dalaman
7.2.3.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah, jimat untuk
diselenggarakan serta kedudukannya tidak mengancam
keselamatan dan kesihatan pekerja
7.2.3.2 Maklumat korporat boleh dipamerkan pada tempat bersesuaian
tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini
(Contoh: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, Dasar Kualiti dan
sebagainya)
7.2.3.3 Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya
7.2.3.4 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup
tidak digalakkan. Jika digunakan, penyelenggaraan diperlukanbagi mengelak habuk terperangkap dan kerosakan pada karpet
serta kuantiti hiasan yang digunakan tidak keterlaluan.
7.2.3.5 Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium
dalam ruang pejabat tidak digalakkan. Jika masih digunakan,
penyelenggaraan diperlukan bagi memastikan ia berfungsi.
7.2.3.6 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan
sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan
pemandangan.
7.2.3.7 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan
pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.
39 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.2.4 Tanda Arah / Petunjuk / Peringatan
7.2.4.1 Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang
berisiko seperti AWAS pada plug yang terdedah dan SILA PADAM
LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN pada plug lampu yang terbabit
7.2.4.2 Tanda nama pegawai perlu seragam dan diletakkan pada setiap
partition dan bilik pegawai
7.2.4.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat
yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
7.2.5 Ruang Kerja Terperingkat
7.2.5.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan
Kawasan Kerja Larangan
7.2.5.2 Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak
berdebu dan selesa
7.2.5.3 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan
dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang
ditetapkan dalam peraturan keselamatan)
7.2.5.4 Pegawai yang bertanggungjawab (pemilik / ownership) perlu
dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan
nombor untuk dihubungi hendaklah dipamerkan pada pintu masuk
bilik berkenaan
7.2.6 Ruang Kaunter
7.2.6.1 Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih
dan disusun supaya kelihatan kemas
7.2.6.2 Kaunter utama mempunyai Sistem Maklumbalas Pelanggan,
Direktori Pelanggan, Borang / Brosur berkaitan dan Bahan Bacaan
untuk pelanggan
7.2.6.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat
yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai
40 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.2.6.4 Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu sentiasa
berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat
7.2.6.5 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari
segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh: Carta Organisasi,
Piagam Pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu
disampaikan kepada pelanggan)
7.2.6.6 Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang
berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan
7.2.6.7 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk
pelanggan.
7.2.6.8 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan Konsep Mesra
Pelanggan
7.2.7 Bilik Help Desk / Call Centre
7.2.7.1 Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu sentiasa
berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat
7.2.7.2 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat
yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai
7.2.7.3 Maklumat korporat bahagian boleh dipamerkan tetapi tidak
keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh:
Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, pemberitahuan atau arahan
yang perlu disampaikan kepada telefonis)
7.2.8 Lantai
7.2.8.1 Pastikan tong sampah disediakan, lantai selamat dan tidak licin,
tiada kekotoran atau sampah sarap serta tidak berlubang/pecah
ataurosak.
7.2.8.2 Program pemantauan bagi memastikan jadual pembersihan
dipatuhi
41 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.2.8.3 Inisiatif / Tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku
kerosakan direncanakan dengan segera, jika ada.
7.2.9 Dinding / Partition Pegawai
7.2.9.1 Dinding bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik
7.2.9.2 Hiasan yang disediakan adalah bersesuaian dan mempamerkan
imej korporat
7.2.9.3 Tanda nama penuh dan jawatan perlu dipamerkan di ruang tempat
kerja masing- masing termasuk bilik pegawai
7.2.9.4 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan
teratur
7.2.9.5 Satu sudut mini dibenarkan di partition (optional) untuk hiasan
7.2.9.6 Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di
hadapanpartition.
7.2.10 Siling
1. Siling berada dalam keadaan yang bersih dan baik
2. Label dan tunjuk arah yang bersesuaian disediakan
3. Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif / tindakan proaktif untuk
pembaikan segera perlu diambil.
7.2.11 Lampu dan soket
1. Pelan lampu / suis dipamerkan dengan dengan jelas dan mudah
difahami
2. Semua lampu perlu bersih, berfungsi dengan baik
3. Semua soket elektrik perlu berfungsi dengan baik
4. Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif / tindakan proaktif untuk
pembaikan segera perlu diambil.
42 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.2.12 Meja
7.2.12.1 Di bahagian atas meja
7.2.12.1.1 Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan
7.2.12.1.2 Satu sudut mini dibenarkan untuk tapak hiasan
(optional)
7.2.12.1.3 Terdapat telefon dan buku direktori (optional)
7.2.12.1.4 Fail-fail aktif / diari / organizer dan peralatan hendaklah
disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa
7.2.12.1.5 Fail disusun mengikut nombor siri / indeks yang
ditetapkan
7.2.12.1.6 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan
(tidak termasuk self-ink rubber stamp)
7.2.12.2 Di bahagian bawah / tepi meja
7.2.12.2.1 Sediakan tempat khas yang bertanda bagi bakul
sampah
7.2.12.2.2 Wayar / kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu
dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang
sesuai seperti black tape / cable casing
7.2.12.2.3 Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan
secara gunasama
7.2.13 Laci (Meja / Almari)
7.2.13.1 Susunan laci meja adalah seragam dan dilabelkan dengan kemas
7.2.13.2 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 3 laci,
penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:
7.2.13.3 Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS” dan dikhaskan
penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas
mengikut kreativiti pegawai.
43 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.2.13.4 Laci tengah dilabelkan “PERIBADI” dan diguna bagi
menempatkan alatan/ barang peribadi seperti beg tangan,
dompet, telefon bimbit dan lain-lain.
7.2.13.5 Laci bawah dilabelkan “DOKUMEN” dan diguna bagi
menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner
dan buku catatan.
7.2.13.6 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja
jenis 2 laci, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:
1.Laci paling atas dilabelkan ALAT TULIS dan dikhaskan
penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut
kreativiti pegawai.
2.Laci kedua dilabelkan PERIBADI dan diguna bagi
menempatkan alatan / barang peribadi seperti beg tangan,
dompet, telefon bimbit dan lain-lain.
7.2.13.7 Perkara di atas tidak diguna pakai untuk keadaan seperti berikut:1.
2
Bilangan laci meja kurang dari 2 atau lebih dari 3,
maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan
kegunaan harian pejabat seperti alat tulis (dilabel
sebagai ALAT TULIS), buku catatan dan dokumen
rasmi (dilabel sebagai DOKUMEN).
Meja adalah meja gunasama di bilik tertentu, atas
faktor keselamatan, dibenarkan untuk menggunakan
laci bagi menyimpan barang peribadi dan semua laci
yang ada pada meja tersebut perlu dilabelkan sebagai
PERIBADI3. Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung p
perlu diletakkan di dalam laci/almari ruangan peribadi
atau tempat yang bersesuaian dan disusunkemas
4. Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah
dilabel iaitu barang yang berkaitan dengan urusan
rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur.
44 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
5. Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam
keadaan kemas, tersusun dan bersih
7.2.14 Kerusi
1. Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika
tidak digunakan
2. Kot / selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi
(jika almari tidak disediakan)
3. Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak
bergoyang, selesa dan bersih
7.2.15 Peti Sejuk
1. Peti sejuk adalah berfungsi, bersih dan berada di dalam keadaan
yang baik.
2. Bagi peti sejuk domestik di pantri, item-item yang disimpan berada
dalam keadaan bersih, disusun kemas dan tidak bercampur aduk.
3. Peti sejuk yang menyimpan bekalan ubat / sampel / reagen
mempunyai rekod suhu yang sentiasa dikemaskinikan sepanjang
masa.
4. Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan dalam bilik
7.2.16 Komputer dan pencetak
1. Komputer serta peralatan IT yang berkaitan hendaklah sentiasa
tidak berhabuk dan sedia untuk diguna
2. Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi
ciri-ciri keselamatan contohnya skrin monitor tidak dapat dilihat
secara terus atau membelakangkan pintu masuk
3. Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down)
4. Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan
45 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.2.16.1 Wallpaper yang digunakan mengandungi polisi dan objektif
manakala screensaver memaparkan Logo EKSA PKPN.
Screensaver ini berfungsi selepas 10 minit komputer tidak
digunakan
Logo / Screensaver EKSA PKPN:
Wallpaper EKSA PKPN:
7.2.17 Pelabelan dan Pemakiran (Parking Lot)
1. Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih sahaja
disediakan lot parkir yang bersesuaian (tidak perlu menggunakan
tape untuk tujuan penanda parkir peralatan)
2. Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam mengikut kesesuaian
zon
46 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.3 Komponen C: Tempat Umum
Ruang Umum juga merupakan ruang yang perlu diberi penumpuan dalam
penjagaan kerana ruang ini sentiasa digunakan oleh semua kakitangan termasuk
pelawat.
Ruang umum yang dimaksudkan dan perkara yang perlu diberi penekanan adalah:
7.3.1 Bilik Mesyuarat / BilikPerbincangan
Pastikan Bilik Mesyuarat / Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut:
7.3.1.1 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran.
7.3.1.2 Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh
digunakan dengan baik.
7.3.1.3 Peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun
kemas ketika tidak digunakan.
7.3.1.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan
7.3.1.5 Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu
masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in
board).
7.3.1.6 Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik danperlu ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar,
maklumat pencapaian Kementerian / Bahagian, penyataan kualiti /
hala tuju, piagam pelanggan, program Kementerian / Bahagian
dan lain-lain).
7.3.1.7 White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas
mesyuarat selesai
7.3.1.8 Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan
hitam diletakkan di tempat yang disediakan
9. Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai
10. Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon
dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat
47 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
11. Hidangan makanan berat (Contoh: makanan berkuah) di bilik
mesyuarat / bilik bincang sebolehnya, hendaklah dielakkan.
12. Kerusi dinomborkan dan pelan lantai dipamerkan dengan jelas.
13. Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan
di lokasi yang bersesuaian
14. Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik
bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang (nama
pegawai dan nombor untuk dihubungi)
7.3.2 Surau / Bilik Solat
Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik
solat tempat yang selesa untuk beribadat:
7.3.2.1 Semua peralatan/kemudahan (contoh: kemudahan tempat
berwuduk) perlu berada dalam keadaan sempurna dan boleh
digunakan dengan baik.
7.3.2.2 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk
keselesaanramai.
7.3.2.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat
atau digantung dengan kemas.
7.3.2.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau /
Bilik Solat.
7.3.2.5 Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut
keperluan.
7.3.2.6 Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam
almari / kabinet / rak yang disediakan.
7.3.2.7 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik
solat dengan jelas.
7.3.2.8 Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi.
Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik
solat tempat yang selesa untuk beribadat:
7.3.2.1 Semua peralatan/kemudahan (contoh: kemudahan tempat
berwuduk) perlu berada dalam keadaan sempurna dan boleh
digunakan dengan baik.
7.3.2.2 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk
keselesaanramai.
7.3.2.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat
atau digantung dengan kemas.
7.3.2.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau /
Bilik Solat.
7.3.2.5 Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut
keperluan.
7.3.2.6 Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam
almari / kabinet / rak yang disediakan.
7.3.2.7 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik
solat dengan jelas.
7.3.2.8 Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi.
48 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
9. Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan
10. Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai
11. Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan mendapatkan
suasana yang sentiasa segar
12. Jam dinding disediakan untuk panduan
13. Tidur di dalam surau / bilik solat adalah TIDAK dibenarkan. Tanda
amaran larangan dipaparkan di dalam bilik tersebut.
14. Sekiranya ada kemudahan/ peralatan di dalam surau / bilik solat, sistem
inventori dan penyelenggaraan perlu dibuat.
15. Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi
menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor
telefon).
49 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.3.3 Pantri
7.3.3.1 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau7.3.3.2 Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas
daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan
bau yang tidak menyenangkan
7.3.3.3 Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau
yang tidak menyenangkan
7.3.3.4 Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau
7.3.3.5 Semua peralatan / perabot dan perkakas disusun kemas dan
teratur setelah digunakan
7.3.3.6 Kabinet / rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu
dengan seragam (mengikut kesesuaian/optional)
7.3.3.7 Pinggan mangkuk/cawan/gelas TIDAK diletakkan di atas meja dan
sinki selepas digunakan
7.3.3.8 Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun
dengan teratur di dalam kabinet/rak
7.3.3.9 Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas
7.3.3.10 Sinki mesti dalam keadaan bersih, tidak tersumbat dan tiada
sisa makanan.
7.3.3.11 Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan
sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (Contoh
dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut
kesesuaian/optional).
7.3.3.12 Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan.
7.3.3.13 Satu sudut informatif disediakan untuk mempamerkan jadual
tugasan, peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan
yang berkaitan.
50 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.3.3.14 Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik
bagi menguruskan kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor
untuk dihubungi)
7.3.4 Tandas
7.3.4.1 Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering
7.3.4.2
7.3.4.3
Senarai peralatan/kelengkapan yang perlu ada secukupnya dalam
tandas:
1. Bekas sampah
2. Sanitary bin (untuk bilik air wanita)
3. Alat pengering tangan (hand drayer)
4. Mesin penyembur pewangi
5. Cecair pencuci
6. Kertas tisu
Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles
dan pintu utama
7.3.4.4 Siling di dalam keadaan yang sempurna, tiada kebocoran dan
tidak bersawang
7.3.4.5 Semua lampu berfungsi dengan baik
7.3.4.6 Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna, bersih, lengkap
dengan penyelak dan penyangkut pakaian.
7.3.4.7 Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan
dengan selamat
7.3.4.8 Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing
system berfungsi dengan sempurna
7.3.4.9 Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi
dengan sempurna
51 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.3.4.10 Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan
sempurna.
7.3.4.11 Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering.
7.3.4.12 Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa
ada sabun.
7.3.4.13 Kreativiti untuk menceriakan tandas adalah digalakkan.
7.3.4.14 Persekitaran tandas tidak mengeluarkan bau yang kurang
menyenangkan.
7.3.4.15 Sistem pengudaraan dalam tandas berada dalam keadaan yang baik.
7.3.4.16 Jika tempat mengambil wuduk diturut disediakan, pastikan ianya sentiasa bersih
dan semua paip air berfungsi dengan baik.
7.3.4.17 Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dipaparkan pada pintu
bilik air.
7.3.4.18 Tandatangan Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) bagi pengesahan
kerja pembersihan yang telah dilaksanakan, perlu dibuat setiap hari.
7.3.4.19 Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi
menguruskan kebersihan tandas (nama pegawai dan nombor untuk dihubungi).
52 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.3.5 Kaunter Khidmat Pelanggan / Ruang Menunggu
1. Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun
2. Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan
pelanggan/tetamu luar
3. Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan
teratur dan berada dalam keadaan baik
4. Ruang menunggu tetamu perlu sentiasa bersih, kemas dan ceria
5. Kemudahan tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di kawasan yang
mudah dilihat
6. Tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi disediakan.
7. Kaunter utama perlu menyediakan perkara berikut:
1. Sistem Maklumbalas Pelanggan
2. Direktori Pelanggan
3. Borang-borang / Brosur berkaitan
4. Bahan bacaan untukpelanggan
8. Usaha-usaha delighting the customer seperti mewujudkan persekitaran yang
kondusif dan kemudahan sokongan ada dilaksanakan.
9. Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra pelanggan.
53 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.3.6 Lobi Utama / Ruang hadapan
1. Persekitaran lobi utama / ruang hadapan sentiasa bersih, kemas
dan ceria.
2. Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan
berkeadaanbaik
3. Laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang
halangan seperti barang/peralatan yang boleh mengganggu ruang
laluan.
4. Maklumat seperti pelan strategik/ visi/ misi/ piagam pelanggan dan
maklumat korporat lain sentiasa perlu dikemaskini dan dipaparkan
di tempat yang mudah dilihat
5. Beberapa perkara berikut disediakan di lobi utama:
1. Buku KedatanganPelawat.
2. Direktori Pegawai.
3. Sudut Informasi untuk Pelanggan.
4. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat.
54 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.3.7 Laluan Utama/ Laluan Awam
1. Lantai sentiasa berkeadaan baik, bersih dan tiada sisa buangan yang diletak
di sepanjang laluan
2. Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada)
disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan
3. Peralatan yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan
baik supaya tidak mengganggu laluan perjalanan
4. Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa
diselenggara dan dikemaskini maklumatnya
5. Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup
7.4 Komponen D: Keselamatan Persekitaran
7.4.1 Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin
suasana kerja yang selamat:
7.4.2
7.4.3
7.4.4
7.4.5
7.4.6
7.4.7
7.4.8
Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan
yang tidak diperlukan (Contoh : pasu bunga, fire extinguisher,
kotak-kotak dan sebagainya)
Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa
ditutup dan tidak dihalang
Pendawaian elektrik / telefon / kabel komputer dalam keadaan
kemas, teratur dan tidak berserabut.
Pendawaian tambahan perlu dibuat setelah mendapat kebenaran
Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali
pantriTanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah
jelas (Contoh : Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS)
Tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (Contoh : barang-barang
pra pelupusan)
55 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.4.9 Aktiviti merokok TIDAK dibenarkan di persekitaran luaran dan dalaman
Pejabat Kewangan Dan Perbendaharaan Negeri Pahang (Contoh :
pantri, kafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dan
sebagainya).
7.4.10 Alat pemadam api mestilah berfungsi, mempunyai jadual
penyelenggaraan, mempunyai tatacara penggunaan, berkeadaan bersih
dan diletakkan ditempat yang susuai dan mudah dicapai.
7.4.11 Sebarang peralatan yang didapati rosak hendaklah dilapor dan
diselenggarakan dengansegera
1. Pelan Tindakan Kecemasan mengandungi:
1. Arahan Keselamatan
2. Latihan Pengungsian Bangunan (Fire-drill)
3. Tanda amaran
4. Pelan Laluan Kecemasan dan tempat berkumpul
5. Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya
56 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.5 Papan Tanda Jabatan / PapanTanda Arah / Petunjuk
Papan tanda jabatan, papan tanda arah/ petunjuk hendaklah:7.5.1
1. Diletakkan di lokasi penting seperti bilik admin, bilik ketua
jabatan, tandas, pintu keluar dan bilik mesyuarat.
2. Saiz yang sesuai dan senang difahami,
3. Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik.
4. Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih.
5. Berkonsepkan imej korporatJabatan.
.
.7.5.2 Media / Bahan Pameran
1. Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di
papan notis atau papan kenyataan di seluruh jabatan/unit
perlu berada dalam keadaan baik, tidak berdebu, bersih dan
perlu sentiasa dikemaskini mengikut keadaan semasa.
2. Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu
berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur.
3. Penghasilan bahan pameran yang kreatif adalah digalakkan
supaya dapat menarik perhatian pelanggan.
7.6.1 Bilik Pegawai
1. Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk
workstation) adalah juga diguna pakai untuk bilik pegawai
mengikut kesesuaian.
2. Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee,
coffee table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya.
3. Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari
segi kuantiti.
4. Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah
kemas dan teratur dan memastikan tiada habuk yang
terperangkap.
1. Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk
workstation) adalah juga diguna pakai untuk bilik pegawai
mengikut kesesuaian.
2. Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee,
coffee table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya.
3. Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari
segi kuantiti.
4. Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah
kemas dan teratur dan memastikan tiada habuk yang
terperangkap.
57 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.6.2 Bahagian Pengeluaran
7.6.2.1 Bilik Percetakan / Dokumentasi
7.6.2.1.1 Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami
dipaparkan
7.6.2.1.2 Lantai bilik perlu sentiasa dalam keadaan bersih, tidak
berdebu, tidak terdapat lubang, rekahan atau sebarang
kecacatan lantai
7.6.2.1.3 Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik,
berfungsi dan perlu dilabelkan dengan nama atau
simbol alatan
7.6.2.1.4 Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan
teratur, dilabelkan dengan nama alatan serta disimpan
di tempat pemakiran atau almari yang telah disediakan
supaya mudah diperolehi dan disimpan semula
7.6.2.1.5 Tatacara penggunaan peralatan dipaparkan dengan
jelas dan mudah difahami
7.6.2.1.6 Penggunaan label yang sesuai untuk membezakanaktiviti/ barangan/perkhidmatan (Contoh: label barang
siap, barang dalam proses, rosak, pelupusan dan lain-
lain)
7.6.2.2 Mesin dan Peralatan
7.6.2.2.1 Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak
menghalang pergerakan proses kerja
7.6.2.2.2 Mesin perlu sentiasa dalam keadaan bersih, tidak
berhabuk, berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia
boleh memendekkan jangka hayat mesin
7.6.2.2.3 Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk
pemantauanmesin
58 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.6.2.2.4 Tiada barang diletakkan di atas atau di bawah mesin
terutamanya bahan yang berbentuk cecair
7.6.2.2.5 Tanda berhati-hati (Contoh AWAS) perlu diletakkan
pada bahagian yang merbahaya sebagai peringatan
kepada pekerja lain
7.6.2.2.6 Tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin
mengikut kesesuaian perlu ada
7.6.2.2.7 Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan
untuk dibaiki atau dilupuskan
7.6.2.2.8 Tanda PENEMPATAN SEMENTARA perlu dipaparkan
berhampiran dengan mesin/peralatan yang rosak
7.6.2.2.9 Senarai Item Rosak juga perlu dipaparkan dandiletakkan berhampiran dengan barang tersebut.
Maklumat seperti tarikh aduan kerosakan, nombor
aduan serta jenis tindakan perlu dinyatakan dalam
senarai tersebut
7.6.2.2.10 Contoh paparan adalah sebagaimana dinyatakan di
bawah:
TANDA PENEMPATAN SEMENTARA:
PENEMPATAN SEMENTARA
59 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
Format SENARAI ITEM ROSAK:
NO NAMA ITEM TARIKH ADUANKEROSAKAN
TINDAKAN(baiki / lupus) PELAPOR
1
2
3
4
5
6
7.6.3 Stor / Tempat Penyimpanan
Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2009(TPS)
7.6.3.1 Pintu Stor
Pintu stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut :
7.6.3.1.1 Pelan lantai stor yang mudah dilihat dengan jelas dan
difahami.
7.6.3.1.2 Borang permohonanstok.
7.6.3.1.3 Tanda amaran DILARANG MASUK dipamerkan
dengan jelas.
7.6.3.1.4 Jadual waktu pengeluaran - dipamerkan di luarstor.
7.6.3.2 Dalam Stor
7.6.3.2.1 Stor sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berdebu
dan tersusun kemas.
7.6.3.2.2 Terdapat tanda / label/ abjad bersesuaian bagi tiap-tiap
bahan / komponen barangan (mengikut Tatacara
PengurusanStor).
60 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.6.3.2.3 Sistem rekod inventori disediakan adalah jelas dan
teratur untuk memudahkan barang tersebut diambil /
dicapai / dicari
7.6.3.2.4 Tidak terdapat sampah / sisa / bahan yang tidak
diperlukan, berada di dalam stor
7.6.3.2.4 Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan
baik dan berfungsi (contoh: tangga dan troli)
7.6.3.2.5 Daya kreativiti boleh digunakan (tertakluk kepada
peraturan dan garis panduan) dalam pengurusan,
penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi
mengekalkan unsur korporat
7.6.3.2.6 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan
di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang
ramai
7.6.3.2.7 Semua barang / bahan dilabelkan dengan jelas dan
kemas
7.6.3.2.8 Etika penggunaan dan peraturan pengambilan barang
dari stor perlu ada, dipatuhi dan dipaparkan kepada
wargakerja.
7.6.3 Simpanan Barang di Stor
7.6.3.1 Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak
menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan
kakitangan stor.
7.6.3.2 Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara
Luput Dulu Keluar Dulu / First Expiry First Out(LDKD/FEFO) bagi barang yang mempunyai tarikh
luput. Manakala bagi barang yang tiada tarikh luput
atau barang-barang dengan tarikh luput yang sama.
61 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
7.6.3.3 Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang
ada seperti berikut:
7.6.3.4 Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang seperti
bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya.
7.6.3.5 Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad-abjad atau
nombor atau kedua- duanya sekali.
7.6.3.6 Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak
diberikan satu nombor. (contoh : liquid paper botol terletak di
Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak nombor 2).
7.6.3.7 Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan
sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah
dilabel untuk mudah dilihat.
7.6.3.8 Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang
sama.
7.6.3.9 Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam
bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus
tetapi hendaklah disusun dengankemas.
7.6.3.10 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan
yang masih boleh digunakan.
7.6.3.11 Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di
tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang
bertanggungjawab.
7.6.3.12 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai- pegawai yang
diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan
borang Kew.PS-10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor
unit/bahagian).
7.6.3.13 Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan
barang.
7.6.3.14 Penanda aras minima disediakan bagi semua barang di dalam stor
7.6.3.15 Bagi item seperti ubat, reagan dan item yang mempunyai
spesifikasi suhu penyimpanan, suhu peti sejuk mesti direkodkan
dan dikemaskini manakala suhu bilik dipantau sepanjang masa.62 |69
7.6.4 Keselamatan dan Kebersihan Stor
7.6.4.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:
1. Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba
2. Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan.
3. Digantung pada bracketyang dipasang di dinding dan berparkir.
7.6.4.2 Sistem Pencegahan Kebakaran (Contoh: System Water
Sprinkler dan Hose Reel).
7.6.4.3 Pencahayaan yang mencukupi.
7.6.4.4 Tanda amaran seperti DILARANG MEROKOK dan MUDAH TERBAKAR dipamerkan dengan jelas.
7.6.4.5 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan
berparkir.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
63 |69
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Kewangan & Perbendaharaan
Negeri Pahang
8. Keupayaan Sumber Manusia
1. Dari segi penampilan diri dan imej
Keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat, cara berpakaian,
dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta kebersihan diri sesuai
dengan imej penjawat awam dapat dipamerkan
2. Perhubungan dengan rakan sejawat
Usaha bersama / kerja berpasukan seperti gotong-royong, kreativiti, mesyuarat dan
sebagainya, dapat diamalkan
3. Perhubungan dengan pelanggan
Hubungan berorientasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi
bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu
4. Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugasKecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen yang tinggi
pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas hakiki dan berinisiatif
dapat dipamerkan
9 PENUTUP
Dengan adanya garis panduan ini, diharapkan agar ia dapat membantu warga PejabatKewangan Dan Perbendaharaan Negeri Pahang dalam melaksanakan pengurusanpersekitaran yang berkualiti melalui pelaksanaan EKSA dan mengamalkannya secaraberterusan sehingga menjadi suatu budaya yang cemerlang.
64 |69
top related