ceramah pengurusan acara

1

2

Suatu upacara, perjumpaan, keramaian atau perhimpunan yang dianjurkan secara rasmi atau tidak rasmi oleh sesuatu pihak untuk tujuan atau matlamat tertentu yang dirancangkan, dengan penglibatan dan penyertaan oleh pelbagai pihak yang lain dan peserta yang ramai.

(RAMLAN ABDUL WAHAB, 2004)

DEFINISI

3

Apa masalah kita hari ini…?

i. MAJLIS PERSEKUTUAN - Dibiayai Kerajaan Persekutuan

ii. MAJLIS NEGERI - Dibiayai kerajaan negeri

iii. MAJLIS BERSAMA PERSEKUTUAN DAN NEGERI- Dianjur mengguna kewangan

bersama

DEFINISI

5

MAJLIS RASMI DAN FORMAL Majlis-majlis yang dianjurkan oleh atau bagi pihak kerajaan dan kos penganjuran dibiayai sepenuhnya oleh kerajaan dan semua pihak perlu mematuhi peraturan dan adat yg sepatutnya dalam majlis.

CONTOH : Perhimpunan Pagi, Mingguan, Hari Anugerah Kecemerlangan, Kejohanan Sukan Tahunan, Pameran Kerjaya dan lain-lain.

KATEGORI MAJLIS

6

MAJLIS RASMI TETAPI TIDAK FORMAL

Majlis-majlis yg dianjurkan oleh atau bagi pihak kerajaan dengan keseluruhan kos penganjuran dan pelaksanaan dibiayai sepenuhnya oleh kerajaan dan semua yg terlibat tidak perlu mematuhi sepenuhnya peraturan dan adat bagi majlis rasmi.

CONTOH

Jamuan Hari Guru, Hari Kantin dan lain-lain.

7

MAJLIS TIDAK RASMI TETAPI FORMAL

Majlis-majlis yang dianjurkan oleh atau bagi pihak swasta atau bukan kerajaan dengan keseluruhan kos penganjuran dan pelaksanaan dibiayai sepenuhnya oleh pihak penganjur tetapi semua yg terlibat perlu mematuhi sepenuhnya peraturan dan adat bagi majlis rasmi.

CONTOH

Mesyuarat Agung PIBG

8

MAJLIS TIDAK RASMI DAN TIDAK FORMAL

Majlis-majlis yang dianjurkan oleh atau bagi pihak swasta atau bukan kerajaan dengan keseluruhan kos penganjuran dan pelaksanaan dibiayai sepenuhnya oleh pihak penganjur dan semua yg terlibat tidak perlu mematuhi sepenuhnya peraturan dan adat bagi majlis rasmi.

CONTOH Sambutan Hari Keluarga, Persembahan Aneka Ragam dan lain-lain.

9

10

PERINGKAT AWAL (8 MINGGU SEBELUM MAJLIS ATAU LEBIH AWAL)

•Mesyuarat•Menyediakan pembahagian tugas•Senarai jemputan (senarai ringkas dan penuh)•Cetak kad jemputan•Menulis atau mencetak sampul surat

PERINGKAT PERTENGAHAN•Menulis kad jemputan (5 minggu sebelum tarikh majlis)•Pos kad (4 minggu sebelum tarikh)•Sediakan buku atrucara•Sediakan ucapan•Telefon untuk dapatkan jawapan kehadiran

PERINGKAT AKHIR•Raptai rangka•Raptai penuh

11

PERINGKAT AKHIR

• Raptai rangka• Raptai penuh• Periapan tempat• Senarai penuh kehadiran tetamu• Menulis nama kad tetamu yang hadir• Pengesahan kehadiran VVIP• Taklimat bagi penyambut tetamu

HARI SEBENAR

• Ketibaan petugas (3 jam sebelum tetamu)• Ketibaan penyambut tetamu (3 jam sebelum

jemputan)• Ketibaan pegawai (1 jam sebelum jemputan)

POST-MORTEM

12

LANGKAH-LANGKAH PENGENDALIAN MAJLIS

PERKARA-PERKARA PENTING

13

*Nama majlis atau program*Tarikh*Tempat*VVIP / Perasmi*Mesyuarat jawatankuasa induk*Penubuhan jawatankuasa*Pengisian majlis/aturcara*Bajet*Publisiti*Post-mortem

14

Semak kalendar - lihat tarikh-tarikh penting. Contohnya - pastikan tidak jatuh pada CUTI UMUM, MALAM NESFU SYAABAN, MALAM JUMAAT dan lain-lain.

Elakkan HARI ISNIN PAGI ATAU RABU ATAU JUMAAT pagi jika melibatkan menteri.

Lihat diari vip Kementerian – Menteri, Timbalan Menteri dan KSU

Jika boleh tarikh yang dipilih hendaklah cukup masa untuk persediaan - sekurang-kurangnya sebulan.

TARIKH

15

Pastikan terdapat kemudahan-kemudahan yang diperlukan seperti:

*Dewan perasmian atau persidangan

*Bilik-bilik mesyuarat dan perbincangan

*Bilik urusetia, kesihatan, keselamatan

*Pentas

*Berhawa dingin

*Peralatan kerusi atau meja

TEMPAT

16

*Dewan makan

*Pusat media

*Penginapan

*Pengangkutan

*Tempat-tempat rekreasi atau lawatan

*Kemudahan bersukan

*Alat siaraya dan lighting

17

*Dapatkan cadangan nama daripada YB Menteri atau KSU atau jawatankuasa induk

*Semak diari - tentative booking

*Draf surat jemputan kepada VVIP untuk YB Menteri atau KSU tandatangan

*Pastikan mendapat jawapan bertulis daripada VVIP berkaitan

*Hantar final program atau aturcara

*Dapatkan nombor kereta atau jadual penerbangan dan lain- lain

VVIP ATAU PERASMI

18

*Tentukan urusetia/setiausaha

*Pengerusi jawatankuasa induk keahlian

*Agenda mesyuarat

*Taklimat ringkas tentang majlis yang akan diadakan

*Penentuan tema, logo, tentatif program

MESYUARAT JAWATANKUASA INDUK

19

*Urusetia

*Jawatankuasa kerja

*Jawatankuasa kecil cenderahati & kewangan

*Jawatankuasa kecil jemputan, sambutan dan protokol

*Jawatankuasa kecil logistik

*Jawatankuasa kecil perasmian dan penutup

*Jawatankuasa publisiti/seranta

*Fungsi setiap jawatankuasa kecil

PENUBUHAN JAWATANKUASA KECIL

20

ATURCARA *Majlis perasmian*Acara keseluruhan*Majlis penutup

SENARAI SEMAK *Aturcara pentadbiran*Buku program*Pengacara Majlis (MC) dan skrip*Gimik*persembahan – Raptai / Floor @ Stage manager / pembantu*Cenderahati/door gifts

PENGISIAN MAJLIS / ATURCARA

21

LOGISTIK

*Floor plan

*Meja pendaftaran

*Backdrop / Kain Rentang

*Alatsiaraya & lighting

*Perhiasan pentas/dewan

*Mineral water

*Alas meja & bunga

22

23

JEMPUTAN, SAMBUTAN & PROTOKOL•Kad jemputan•Penyambut tetamu•Senarai jemputan•Pelan lantai•Tagging - meja vvip/vip

CENDERAHATI/DOOR GIFTS•Tetamu kehormat•Semua tetamu•Hadiah cabutan bertuah dan lain-lain

MAJLIS PERASMIAN / PENUTUP

www.protokol-malaysia.com

www.protokol-malaysia.com

26

PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN BAGI PELBAGAI MAJLIS

LIMA LANGKAH (5) SENARAI JEMPUTAN

SENARAI RINGKAS - Ikut kategori contoh Menteri, Pegawai kerajaan dan lain-lain

SENARAI NAMA PENUH DAN LENGKAP-Nama dan gelaran kebesarannya (jika ada)-Nama isteri-Jawatan atau pangkat-Alamat pejabat-No tel pejabat atau hp-Alamat rumah-Nama setiausaha-Butir lain jika ada

27

SENARAI KEUTAMAAN (PROTOKOL)•Peringkat persekutuan disusun oleh bahagian istiadat JPM•Negeri disusun oleh unit protokol pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri•Lain-lain sila rujuk agensi

SENARAI JAWAPAN•Hadir atau tidak•Seorang atau berdua

SENARAI KEHADIRAN•Untuk kegunaan penyambut tetamu•Kehadiran yang disahkan

28

PERANAN PEGAWAI PROTOKOL

•Seorang yang tahu protokol

•Di istana negara Datuk Paduka Maharaja lela dan

pembantu istana

•Bahagian istiadat JPM

•Di negeri – di bawah Setiausaha Kerajaan Negeri

•Kementerian Luar Negeri (bahagian protokol)

29

PERANAN PEGAWAI PENGIRING

•Seorang yang tahu protokol dan etiket

•Mengetahui perjalanan majlis keseluruhannya

•Mengenali tetamu yang disangkutkan kepadanya.

•Lebih muda, pergerakan pantas, gaya menarik,

tertib, sopan, cekap

•Mempunyai kualiti diri yang baik

30

SUSUNAN

PROTOKOL

YANG BERHORMAT

•Menteri / Timbalan Menteri•Ahli Dewan Rakyat (Ahli Parlimen)•Ahli Dewan Negara (Senator)•Ahli Dewan Undangan Negeri

•Setiausaha Kerajaan Negeri•Pegawai Kewangan Negeri•Penasihat Undang-undang Negeri

YANG AMAT BERBAHAGIA•Isteri PM, Isteri TPM, Tun, Toh Puan, Isteri MB/KM

YANG AMAT ARIF •Ketua Hakim Negara

YANG BERBAHAGIA•Ketua Polis Negara, •Ketua Turus Angkatan Tentera

YANG ARIF •Hakim Mahkamah

YANG BERBAHAGIA•Ketua Polis Negeri

SAHIBUS SAMAHAH •Mufti

SAHIBUL FATHILAH•Kadi / Imam besar

YANG BERBAHAGIA

YANG BERHORMAT MULIA/ YANG MULIA

YANG DIHORMATKAN•Orang Besar Daerah

34

PERANAN PENYAMBUT TETAMU

•Mempunyai kriteria pemyambut tetamu yang baik

(perwatakan menarik, pakaian kemas dan lain-lain)

•Mengetahui keseluruhan majlis

•Mengingati aturcara majlis

•Tahu susunan tempat duduk

•Kawasan yang diperuntukan

•Senarai tetamu

•Elak dari bermusuh dengan tetamu

35

PERANAN PEGAWAI PERHUBUNGAN

•Tugas untuk sekumpulan orang

•Mengetahui perjalanan majlis keseluruhannya

•Mengenali tetamu jemputan keseluruhannya.

•Lebih muda, pergerakan pantas, gaya menarik,

tertib, sopan, cekap

•Mempunyai kualiti diri yang baik

36

BAJET

*Mendapatkan cadangan bajet daripada semua jawatankuasa

*Membentangkan cadangan bajet dalam jawatankuasa induk

*Mendapatkan kelulusan pihak kabinet atau pihak pengurusan kementerian atau jabatan/agensi

*Pastikan semua pembelian mengikut prosedur kewangan

37

PUBLISITI / SERANTA

i) Hubungan Mediaii) TV / Radioiii) Sisipaniv) Program tv/radiov) Siaran akhbar/persidangan akhbarvi) Promo tv/radiovii)Press kitviii) Banner/buntingix) Pelan media

JAMUAN

i) Dewan/tempat

ii) Caterer/quotation

iii) Menu

iv) Konsep - seated/buffet

v) Food testing

vi) Kebersihan

vii) Pelayan

39

POST-MORTEM

•Jawatankuasa induk

•Mengenal pasti kelemahan/masalah

•Cadangan pembaikan

•Bukan mencari kesalahan individu

•Penghargaan kepada semua ajk : jamuan makan/sijil/cenderahati

•Memastikan semua perkhidmatan dibayar pada waktu yang ditetapkan

•Penyediaan laporan kepada pengurusan

40