bengkel penulisan laporan aknc 2019 - inqka.uitm.edu.my · bengkel penulisan laporan aknc 2019 8...

BENGKEL PENULISAN LAPORAN AKNC 2019

8 DAN 9 APRIL 2019DEWAN MAWAR KASIH

UiTM SHAH ALAM

AKNC

2

KERANGKA KRITERIA KECEMERLANGAN AKNC 2019

Sources : Baldridge Model

3

BIDANG TUMPUAN 2019 1. Pengajaran & Pembelajaran2. Penyelidikan & Penerbitan dan Pengkomersilan3. Jaringan Industri dan Keusahawanan4. Jaringan Alumni, Komuniti dan Kesukarelawan5. Penyampaian Perkhidmatan6. Pengurusan dan Pembangunan Staf

• (tidak disarankan untuk Pejabat Pendaftar)

7. Pengurusan dan Pembangunan Pelajar• (tidak disarankan untuk Bahagian Hal Ehwal Pelajar)

8. Pengurusan Kewangan• (tidak disarankan untuk Pejabat Bendahari)

9. Pengurusan Fasiliti dan Teknologi

4

1. Kepimpinan2. Perancangan Strategik3. Tumpuan kepada Pelanggan4. Pengukuran, Analisis dan Pengurusan

Pengetahuan5. Tumpuan kepada Sumber Manusia6. Tumpuan kepada Operasi7. Hasil Pencapaian

KRITERIA KECEMERLANGAN 2019

5

6

7

8

9

LANGKAH 1

Kenal pasti:1. Tujuan penulisan2. Siapa pembaca3. Tumpuan4. Kriteria Hasil5. Kriteria Proses6. Rubrik Hasil/ Rubrik Proses7. Evidence (Bukti) setiap kriteria8. Format laporan

10

PENILAIAN AKNC

Penilaian Proses(A.D.L.I)

Penilaian Hasil(Le.T.C.I)

Rubrik Penilaian

Evidences

LANGKAH 2

11

Kenal pasti Rubrik Hasil

12

Rujukan untuk Impak hasil

• Rujuk Perancangan Jabatan• Rujuk Misi, Visi UiTM, Perancangan UiTM• Rujuk Blueprint Pendidikan Tinggi • Rujuk Sustainable Development Goal

(SDG)

13

Skema1. Senaraikan hasil keseluruhan bidangtumpuan unutk tahun 20182. Kluster semua hasil kepada 3 hingga 5 kategori utama(pilihan sendiri) 3. Susun mengikut keutamaan berdasarkanimpak (dalaman, UiTM, Negara, Dunia)4. Bagi setiap kategori utama, nilaikanmengikut rubrik hasil (LeTCI) 5. Tulis deskripsi setiap kategori utama hasildengan jelas berpandukan (why, what, where, when, who) 6. Susun perenggan mengikut keutamaan(dalam ke luar atau luar ke dalam)

14

Skema (samb.)

7. Tulis dalam bentuk susuan yang kemas: permulaan, isi (rangkaian bukti-buktiyang berhubungkait), rumusan(punchline).

8. Tulis dalam 3 hingga 5 ms

15

Penulisan Hasil bagi Setiap Kriteria

1. Setiap kriteria, kenal pasti sekurang kurangnya 3 hasil kecil proses berkaitan

2. Penulisan hasil setiap proses akanmenumpu kepada (Why, What, Where, Who, When) How boleh diperihal di dalamkriteria Proses 1-6

3. Bagi setiap Hasil Kriteria 2-6 tulis 1- 1 1/2 ms4. Fikirkan Impak

16

Hasil Kriteria Strategi

1. Dokumen Perancangan Strategik2. Laporan pencapaian PS 20183. Petikan Minit Mesyuarat yang

membincangkan keputusan PS 2018 berkaitan bidang tumpuan.

17

Hasil Kriteria Pelanggan

1. Senarai pelanggan yang dikenal pasti2018

2. Profil pelanggan 2018 berkaitan bidangtumpuan

3. Laporan kepuasan hati pelanggan..

18

Hasil Kriteria Pengukuran Analisis PengurusanPengetahuan

1. Carta carta berkaitan pencapaianbidang tumpuan sepanjang 2018

2. Tren pencapaian3. Mapping Ukuran Prestasi Analisis dan KM

19

Hasil Pengukuran Sumber Manusia

1. Profil pelaksana bidang tumpuan. Strukturlantikan

2. Time kos 2018 bertumpu kepada bidangtumpuan.

3. Latihan yang diterima staf berkaitanBidang Tumpuan/ sumber yang disumbang dari luar.

20

Hasil Kriteria Operasi

1. Senarai prosesur dan workflow chart yang digunapakai.

2. Kenalpasti kecekapan dan keberkesananoperasi.

3. Pengiktirafan yang diterima berkaitanproses penambahbaikan 2018 berkaitantmpuan

4. Penjimatan masa, tenaga, kewanganberkaitan tumpuan pada 2018.

21

Hasil Prestasi Kewangan

1. Kenal pasti Keberkesnan Kos, PualanganPelaburan, Penjanaan Pendapatanberkaitan tumpuan.

2. Senarai strategi/ wow factor yang diguna

22

KRITERIA : 7. HASIL (450 MARKAH)Hasil yang dinilai haruslah menunjukkan pencapaian utama bagi bidang tumpuan pilihan. (BIDANG TUMPUAN 2019)

7.1 Hasil dari Pelaksanaan Strategi ( 90 markah)• Pencapaian objektif dan inisiatif strategic• Keberkesanan pengurusan risiko

7.2 Hasil dari Tumpuan Pelanggan ( 90 markah)• Keberkesanan penglibatan Pelanggan• Tahap kepuasan hati

7.3 Hasil dari Tumpuan Sumber Manusia (90 markah)• Keberkesanan penglibatan sumber manusia• Tahap kegirangan Sumber Manusia (Happiness Index)

7.4 Hasil dari Operasi ( 90 markah)• Kecekapan operasi• Keberkesanan operasi

7.5 Hasil dari Prestasi Kewangan (90 markah)• Keberkesanan Kos• Pulangan Pelaburan (ROI)• Penjanaan Pendapatan

Nota :-• Semua data dan maklumat yang

disampaikan haruslah jelas, tepat dan mudah difahami. Penilaian adalah berdasarkan kepada elemen Level, Trend, Comparison/Benchmark, Importance (LeTCI).

• Bukti perlu dinilai berpandukan rubrik yang disediakan.

Kata Kunci :-Pelan Perancangan Jabatan, Carta Alir, Kepuasan Pelanggan, Perancangan Sumber Manusia, Prestasi Kewangan

23

PENILAIAN AKNC

Penilaian Proses(A.D.L.I)

Penilaian Hasil(Le.T.C.I)

Rubrik Penilaian

Evidences

LANGKAH 3

24

Rubrik Proses

• RUBRIK: PROSES 2019

25

Rubrik Proses (samb.)

26

Rujukan untuk Proses

• Rujuk dokumen prosedur kerja berkaitanbidang tumpuan

• Rujuk dokumen perancangan jabatan, CSPI, mana mana jabatan berkaitan (HEA, HEP, IRMI, ICAEN, Bendahari, Pendaftar, Pembangunan, OPIR, KIK)

• Rujuk petikan minit mesyuarat Jabatanberkaitan bidang tumpuan untuk tahun2018.

27

Skema

1. Senaraikan evidence untuk proses (1-6) berkaitan tumpuan.

2. Kenalpasti evidence yang sama bagi proses berlainan. Buatkan mapping bagimembantu index lampiran.

3. Kategorikan evidence mengikut kesesuaian(pilihan sendiri)

4. Susun mengikut sequence yang terbaik. 5. Bagi setiap kategori evidence, nilaikan

mengikut rubrik proses (A.D.L.I)

28

Skema (samb.)

6. Tulis deskripsi setiap kategori utama proses dengan jelas berpandukan (why, what, where, when, who dan HOW) 7. Susun penceritaan dalam paragrafmengikut sequence (pertama, kedua, dan seterusnya). 8.Guna perkataan penyambung yang sesuaidan pelbagai. Rujuk “connector” dalaminternet. https://www.smart-words.org/linking-words/transition-words.html

29https://www.tes.com/lessons/UbWjKsB7bOTpCg/kata-hubung

30

LANGKAH 6

1. Susun senarai evidence setiap kriteria2. Setiap kriteria ..kenal pasti sekurang kurangnya 3 evidence.3. Tag evidence 4. Bina storyline ( permulaan, isi (rangkaianevidence), punchline) bagi setiap kriteriaproses

31

Aspek yang dinilai, maka elok dituliskan :-

• Pendekatan atau kaedah yang diamalkan olehKepimpinan Kanan di Jabatan dalammenggerakkan bidang tumpuan pilihan

• Perancangan yang sistematik, pelaksanaan yang meluas, inovasi dan pengurusan risiko.

• Nilaikan apakah pelan pemantauan kepimpinanuntuk memastikan kejayaan dan mengenalpastipunca kegagalan sesuatu inisiatif.

• NIlaikan bagaimana Kepimpinan Kananmengerakkan jabatan untuk mencapai objektif daninisiatif strategik yang telah dirancang bagi bidangtumpuan.

KRITERIA : 1. KEPIMPINAN (120 MARKAH)

Kata Kunci: Engagement, Inclusivity, Communication, Accountability, Integrity, Empowerment, Delegation, Risk Management

32

KRITERIA : 2. PERANCANGAN STRATEGIK (85 MARKAH)Aspek yang dinilai, maka elok dituliskan :-

• Objektif dan inisiatif strategik dalam perancanganstrategik jabatan (2016-2020) yang berkaitandengan perancangan dan pelaksanaan bidangtumpuan pilihan.

• Objektif dan inisitif strategik sejajar denganRancangan Malaysia Ke-11 UiTM (2016-2020).

• Pelan pemantauan yang digunakan untukmemastikan objektif dan inisiatif strategikdilaksanakan dengan berkesan.

• Jabatan melibatkan semua kumpulan sasar dalamproses perancangan penambahbaikkan.

• Risiko yang boleh menjejaskan pelaksanaan ataukejayaan pencapaian objektif dan inisiatif strategikberkaitan serta perancangan untuk mengatasi risikotersebut.

• Jika ada inovasi (wow factor) yang terhasil daripelaksanaan atau penambahbaikan perancanganstrategik.

Kata Kunci :-Objektif, Petunjuk Prestasi, Tempoh, Sasaran, SituasiSemasa, Inisiatif, Sumber, Pencapaian.

33

Aspek yang dinilai, maka elok dituliskan :-

• Kumpulan sasar bagi bidang tumpuan pilihan dan bagaimana mereka dikenalpasti.

• Bagaimana data pelanggan dikumpul dan disimpan.

• Kebaikan/ganjaran yang didapati oleh mereka daripelaksanaan bidang tumpuan pilihan.

• Bagaimana pengurusan menentukan keperluankumpulan sasar ini berdasarkan bidang tumpuanpilihan.

• Bagaimana pengurusan melibatkan kumpulansasar dalam pelaksanaan bidang tumpuan pilihan.

• Bagaimana pengurusan bertindak kepadamaklumbalas dan aduan pelanggan.

• Keberkesanan tindakan tersebut serta nyatakanjika ada inovasi terhasil dari usaha tersebut.

Kata Kunci :-

Pangkalan Data, Profil Pelanggan, InstrumenMaklumbalas, Aduan, Analisis, Kepuasan

KRITERIA : 3. TUMPUAN KEPADA PELANGGAN (85 MARKAH)

34

Aspek yang dinilai, maka elok dituliskan :-

• Apakah ukuran yang digunakan untuk mengukurpencapaian bidang tumpuan pilihan.

• Apakah data-data dan kaedah/metodologi yang digunakan untuk membuat penilaian, kekerapandata dikumpulkan dan dianalisa.(Infografik adalahdigalakkan)

• Bagaimana hasil penganalisisan data digunakanuntuk penambahbaikan prestasi bidang tumpuanpilihan jabatan dengan perkongsian maklumat, penambahbaikan berterusan dan inovasi.

• Sertakan petikan minit mesyuarat yang menyokong keputusan berkaitan,

Kata Kunci :-

Pengukuran Kriteria, Kaedah Analisis, Pengurusan Data dan Maklumat, Pengurusan Pengetahuan, keputusan

KRITERIA : 4.PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENGURUSAN PENGETAHUAN (90 MARKAH)

35

KRITERIA : 5. TUMPUAN KEPADA SUMBER MANUSIA (85 MARKAH)Aspek yang dinilai, maka elok dituliskan :-

• Kaedah pengurusan sumber manusia untukmenjayakan bidang tumpuan pilihan.

• Bagaimana pengurusan mengoptimakankepakaran dan pengalaman sumber manusiabagi menjayakan bidang tumpuan pilihan tahunlepas.

• Tahap kepuasan hati dan aduan sumber manusiaterhadap persekitaran dan sistem kerjasekarang.

• Tindakan yang diambil bagi memastikanpersekitaran kerja dan sistem kerja yang kondusif.

• Jika ada inovasi terhasil daripada tindakan yang dinyatakan di atas.

• Bagaimana pengurusan memberi penghargaandan pengiktirafan kepada sumber manusia

• Bagaimana pengurusan bertindak kepadamaklumbalas sumber manusia.

Kata Kunci :-Kompetensi, Prestasi, Motivasi, Kepuasan Hati, Latihan, Kepakaran/ Kemahiran, Sikap, Pengetahuan

36

KRITERIA : 6. TUMPUAN KEPADA OPERASI (85 MARKAH)Aspek yang dinilai, maka elok dituliskan :-

• Proses-proses utama yang terlibat dalammenyokong pelaksanaan objektif dan inisiatifstrategik bidang tumpuan pilihan.

• Bagaimana model Plan, Do, Check, Action (PDCA) atau mana-mana model lain yang digunakan dalam proses-proses utamatersebut untuk penambahbaikan berterusandan inovasi, DMAIC, Design Thinking, BOS, TRIZ,

• Hasil jangkaan terhadap pelaksanaan objektifdan inisiatif strategik bidang tumpuan pilihanbagi menjamin kelestarian pencapaian.

Kata kunci :-

Kecekapan, Keberkesanan, Input, Output, Keberhasilan, Jangkaan

37

LANGKAH 7: Ringkasan

1. Susun senarai puncline setiap kriteria proses dan hasil.2. Susun ayat yang terbaik3. Susun lampiran mengikut sequence

38

Bagaimana menulis “Punchline”

• Fikir, message kualiti yang hendak di sampaikan dan berkaitan dengan bidangtumpuan. Contoh,

.…prosedur ABC, pasukan XYX, sokongan kewangandari sumber PQR dan proses mesyuarat yang telahditambahbaik pada tahun 2018 mampu melonjakkanpencapaian Jabatan dalam menghasilkan ……..di mana lima (5) pengiktirafan telah diperoelhi dari lima (5) pihak yang berlaian:1111111, 222222, 3333333, 444444, 555555. Semua bukti mesti dinyatakan di dalam indekslampiran yang mudah dicapai.

39

Langkah 8: Kemaskini Profil

40

SOAL SELIDIK