Bahagian 5 Kepentingan PerancanganFiled under: Fakulti Pengurusan Leave a comment January 3, 2014Ole : !"# $oammad Fau%iDi dalam buku yang sama, Azman Che Omar menggariskan kepentingan perancangansebagaimana yang dipetik secara verbatim seperti butiran berikut: Menjadi landasan untuk organisasi bergerak. emua ahli tahu apa yang patut disumbangkan untuk mencapai objekti!"matlamat organisasi. Dijadikanrujukanuntuk memudahkanpengurusmenilai pencapaiansebenarjabatan masing#masing. Dijadikan rujukan untuk membentuk langkah#langkah pembetulan sekiranyaterdapat pelanperlaksanaanyangdi dapati melencongdari rancanganasalorganisasi. $erancangan menjadi asas kepada sistem ka%alan dalam organisasi. Memudahkan pihak pengurusan membuat pilihan dan keputusan. Dapat menyelesaikan kekeliruan dan melicinkan penyelarasan perlaksanaantindakan. Membantu organisasi mengenalpasti persaingan dan peluang dalam pasaran. Mengurangkan risiko kegagalan kerana analisis yang baik semasa prosesperancangan digubal. Dapat mengurangkanrisikopelaksanaankerjaberulangkali yangmerugikankos, masa dan sumber. Membantu pengurus membuat keputusan yang tepat. Membudayakan pengurus dan %arga organisasi untuk melihat jauh kehadapan.Manakala melalui bukunya $engurusan &erkini ' (an Azmi )amli menyatakan baha%asesebuahorganisasi yangmempunyai arah, tujuandanmatlamat yangjelas akanmemudahkan semua pihak menggembling tindakan untuk berusaha mencapainya.Malahdenganmaklumat#maklumat dandata#datayangdikumpulkansemasaprosesperancangan, akan memudahkan pihak pengurusan tertinggi organisasi untukmengenalpasti peluang#peluang dan bidang baru yang boleh diterokai di masa hadapan.elaindaripadaituprosesperancangandilihat oleh(an Azmi )amli sebagai !aktoryang menjadikan keputusan#keputusan dapat diselaraskan dan disatukan oleh semuapembuat keputusan dipelbagai peringkat dalam organisasi. (an Azmi )amli juga berpandangan baha%a pelan perancangan boleh dijadikansebagai asas untuk memudahkan pihak pengurusan tertinggi organisasi untuk membuatpenilaian dan mengukur prestasi keseluruhan organisasi. $adamasayangsama*aa!ar Muhammad, Mohd+izam+ana!iahdan,a!ir MohdMakbulmelaluibuku mereka $engantar $engurusan proses perancangan mempunyaikepentingannya yang tersendiri sebagaimana huraian berikut: Pertama Tumpuan & Kelenturan$roses perancangan jika diuruskan dengan baik dapat membantu organisasi mencapaiprestasi yang lebih baik kerana:$erancangan adalah adalah proses yang berorientasikan hasil dan membantume%ujudkan gerakkerja untukmencapai prestasi tertinggi di dalam organisasi$roses perancangan dapatmembantu pihak pengurusan tertinggiorganisasiuntukmemastikan perkara yang paling utama mendapat perhatian terlebih dahulu.$erangkaanpelanperancanganmembolehkanpelbagai jenissumberdisusundandiagihkan ke seluruh organsasi.$roses perancangan membolehkan organisasi mengenalpasti masalah danmerangka carauntuk menghadapinya. Kedua Meningkatkan penyelarasan$erancangandisusundandiatur bertujuanuntukmencapai sesuatusasaran. Malahpenetapan sasaran adalah langkah pertama, sebelum perancangan dirangka. Matlamatyangditetapkanmencerminkanpengisiansebenar visi danmisi organisasi. Matlamatmemudahkan semua pihak dalam organisasi memahami apakah yang ingin dicapai olehorganisasi berkenaan. $emahamansebegini penting, keranasemuatindakanyangdisusun akan menjurus kepada pencapaian matlamat ini. Matlamat ini merupakan rangka arah tuju seluruh organisasi. Matlamat ini adalah tiang#tiangyang perlu dibinaolehseluruh%arga organisasi untukmenopangbumbungvisidan misi organisasi. Matlamat merupakan -masterplan. kepada organisasi. $erancanganmerupakan -blue#print. untuk merealisasikannya. &anpa perancangan, seluruh organisasihilang arah panduan. &anpa perancangan, segala arahan kerja tidak mempunyai-rohnya. yang tersendiri. Ketiga Pengurusan MasaMenurut *aa!ar Muhammad, Mohd +izam +ana!iah dan ,a!ir Mohd Makbul,perancangan yang diuruskan dengan baik akan dapat membantu organisasi mengurusmasanya dengan baik. Mereka turut menggariskan beberapa panduan dalampengurusan masa seperti berikut : /erkata tidak pada pengurusan yang tidak mustahak *angan terperangkap dalamrutin organisasi. (ujudkan cara menapis panggilan tele!on yang diterima *angan habiskan masa yang panjang dengan mereka yang tiada temujanji. /uat senarai keutamaan untuk tugas mengikut kepentingan dan keperluan. 0aksanakan tugas mengikut apa yang dirancangkan. Keempat Memperbaiki Kawalan0angkah#langkah dan tindakan perlaksanaan %ujud hasildari-outcome. perancangan.etiaplangkahdantindakanperlaksanaanakanmelalui prosespemantauan. $rosespemantauan inimerupakan salah satu darimekanisme ka%alan yang amat berkesan.&ujuan pemantauan amat mudah, ia di%ujudkan agar tindakan dilaksanakan mengikutperancangan dan hasilnya tidak tersasar dari matlamat yang telah digariskan.$emantauan memudahkan pengurus mengukur perkembangan tindakan perlaksanaan.Malahpemantauanmemudahkanpasukanpelaksanamengesansekiranyaterdapatkesilapan dan seterusnya tindakan pembetulan dapat segera dilancarkan. $erancangan juga memudahkan pihak pelaksana menga%al sumber bagi mengelakkansumber yang diagihkan tidak mencukupi atau berlebihan. $erancangan juga membantumelicinkan proses ka%alan kualiti -out#put. organisasi dengan mekanisme ka%alan kualitiyang tersusun dan sistematik. Kepentingan perancangan yang lain adalah seperti berikut:-1.Perancangan membantu organisasi mengekalkan kesinambungan.Organisasi mampubertahanjikaadausahauntukmempertahankannya. *adi timbulpertanyaan di hati %arga organisasi. Mempertahankan organisasi untuk apa1 $ersoalanini akanmemba%a%arganyakepadatujuansebenarorganisasi ditubuhkan. 2isi danmisi dirangka dengan gabungan perkataan yang anggun, mencerminkan kepada semuapihak, mengapa organiasi ditubuhkan. Matlamat dirangka bagi menggambarkan, denganterpenuhnya setiap satu matlamat, meneguhkan organisasi itu.&indakan perlaksanaan bagi setiap satu matlamat, memberi gambaran kepada%arganya baha%a usahamenjayakan bererti memberikanna!as kepadaorganisasiuntuk terus hidup. 3adi kepada semua ini adalah perancangan. Organisasi bergantungkepada sejauhmana kemampuan dan kebijakan %arganya untuk merancang danmelaksanakan tindakan bagi meneruskan kesinambungannya. .Perancangan membantu organisasi menangani risiko.Apa jua bidang mempunyai risiko yang tersendiri. )isiko %ujud dalam pelbagai bentuk.)isiko membentuk pelbagai halangan kepada organisasi dan %arganya. 3amunkebanyakan risiko boleh diduga bentuknya dan boleh diramal sejauh mana iameninggalkan kesan negati! kepada organisasi.3amun ramalan dan dugaan initidakmempunyai apa#apamaknasekiranyaorganisasi tidakbertindakmerancangapa#apauntuk menghadapinya./ergantung kepada kreativiti C4O dan pembuat keputusan organisasi untukmemutuskan pendekatan terbaik untuk menanganisetiap risiko. Ada risiko yang bolehdielakkan sekadar berhati#hati dengan perkembangannya, ada pula yang terpaksaditangani secara berhadapan dan perlu dihapuskan dan ada risiko yang sekadar perludikurangkanmomentumnyasahaja.Denganperancangan, organisasi dan%arganyadapat menangani risiko dengan berkesan. $erancangan melicinkan prosespenyelarasan !. Perancangan membantu mengoptimumkan sumber dan mengelakkanpemba"iranetiap organisasi mempunyai kekuatan dan sumbernya yang tersendiri. umberterdapat dalam pelbagai bentuk. Ada sumber berbentuk struktur ke%angan yang kukuh,ada yang berbentuk aset 5 material, ada yang mempunyaisumber tenaga kerja yangkomited, terlatih dan pakar, ada pula yang berpaksikan kepada keunikan produkkeluaran, ada yang bergantung kepada jaringan pembekal dan pasaran yangmempunyai perse!ahaman yang organisasi.$erancangan dapat memberikan panduan kepada pihak pelaksana untuk menggunakansumber dalamkuantiti danjumlahyangsesuai. Denganadanyaperancanganpihakpelaksanadapat memanipulasikansumberseoptimummungkinmengikut kadaryangditetapkan. Malah dengan adanya perancangan yang teratur, sumber yang pelbagai inidapat diagihkansecarasaksamaberdasarkankeperluandisetiapbahagiandanunit.$erancangan dapat mengelakkan sumber dari diagihkan ke tempat yang tidakmemerlukan. $embaziran dapat dilelakkan.Dengan perancangan juga, tumpuan dapat diberikan kepada usaha untuk mendapatkansumber yang kritikal dari luar. umber dalaman yang sedia ada dalam organisasi pulaboleh dirancang untuk dikekalkan dan diperkembangkan. $embaziran sekali lagi dapatdielakkan, dengan mengurangkan aliran tunai keluar dari organisasi untuk memperolehisumber yang tidak perlu. #. $rganisasi yang teratur perancangannya dapat mewu%udkan keyakinan pihakberkepentingan &pemegang taruh'.etiap organisasi tidak dapat memisahkan dirinya dari pihak#pihak yang berkepentingan.$ihakberkepentinganini terdapat di dalamdandiluar organisasi. $emilikorganisasi,pelabur, pemegang sahamdanpekerja adalah pihak berkepentingan yang beradadalamorganisasi. Manakala pembekal, pembeli, institusi ke%angan yang memberipinjaman, ejen, organisasi yang bersekutu dan orang ramai merupakan pihak luar yangmempunyai kepentingan.emua pihak yang berkepentingan ini harus diberikan keyakinan terhadap kemampuanorganisasi untuk bertahan dalampersaingan. Mereka harus diberikan keyakinanbaha%aorganisasi ini mampuberdepandenganapajuajeniscabaran, danmampumengharungi sebarang perubahan. Apa jua usaha untuk meyakinkan pihak#pihakberkepentingan, akanmenjadi sia#siajikaorganisasi gagal merancangkantindakan#tindakanyang sesuai untuk mencapai matlamatnyauntuk meningkatkankeyakinanpihak#pihak berkepentingan ini. Adalahmenjadi satukebiasaan, organisasi yangjelasperancangandanhalatujunyalebihmeyakinkandaripadaorganisasi yangtiadahalatujuandanperancanganyangjelas. (.Perancangan yang teratur mewu%udkan persaingan yang sihat.Organisasi yang mempunyai perancangan yang teratur, lebih tersusun danmemudahkan urusan dengan pihak luar. Malah pihak luar dariorganisasimempunyaimaklumat yang jelas tentang pelan tindakan dan hala tuju organisasi.Maklumat yangcukup dan tepat dan mengurangkan prasangka dan andaian buruk pihak luar tentangorganisasi. Mereka lebih mudah berurusan disamping dengan keyakinan denganke%iba%aan organisasiyang teratur, akan me%ujudkan persaingan yang sihat denganorganisasi.elaindaripadaitu, bahagian#bahagiandanunit dalamorganisasi dapat menyusunrancangan dan pelan tindakan perlaksanaan teratur untuk mencapai matlamatorganisasi. Masing#masing akan berusaha mempamerkan tindakan perlaksanaan yangtersusun, teratur, paling sistematik dan mampu mencapaiobjekti! dalam tempoh yangdiberikan. 6enomena ini me%ujudkan persaingan sihat dalam organisasi itu sendiri.