IJAZAH SARJANA MUDA PENTADBIRAN PERNIAGAAN(BIDANG TUMPUAN KOPERASI)

UNIVERSITI UTARA MALAYSIAMAKTAB KOPERASI MALAYSIA

SESI FEBRUARI 2014

MCCK 3013COOPERATIVE PHILOSOPHY, PRINCIPLES AND PRACTICES

AGENDA-MESYUARAT AGUNG TAHUNAN

Nama Pensyarah

Pn. Najmah Binti Nawawi

Nama Pelajar

Khairunnadia Binti Bohari 217940

Tarikh

27 MAC 2014

1

1.0 PENGENALAN

“Mesyuarat” merupakan satu persidangan atau pertemuan antara sekelompok individu di mana

sesuatu keputusan atau ketetapan biasanya dibuat untuk dilaksanakan secara sah dalam

sesebuah organisasi. Pada kebiasaannya dalam sesebuah organisasi yang mengamalkan

prinsip demokrasi, sesuatu keputusan atau dasar yang penting untuk menjalankan kegiatannya

hendaklah mendapat kebenaran atau kelulusan mesyuarat terlebih dahulu. Justeru, mesyuarat

merupakan elemen penting dalam sesebuah koperasi kerana ciri-ciri koperasi sendiri yang

mendukung prinsip demokrasi.

Sesebuah koperasi diwajibkan mengadakan mesyuarat agung untuk membuat

keputusan dan membentuk dasar yang berkaitan dengan kepentingan anggotanya. Mesyuarat

agung juga akan menyentuh perkara tertentu yang dikehendaki oleh perundangan seperti

pembentangan penyata kewangan dan pemilihan pucuk kepimpinan (Anggota Lembaga).

Selain daripada itu, Mesyuarat Agung Tahunan merupakan forum bagi anggota-anggota

koperasi untuk mengetahui dan menilai pengurusan dan prestasi koperasi sejak setahun yang

lalu. Anggota-anggota koperasi juga boleh menegur, mengawal dan mengambil tindakan yang

perlu jika wujud sebarang kelemahan, kesalahan, pertikaian dan penyelewangan dalam

koperasi semasa mesyuarat berlangsung.

Tertakluk kepada Akta, Peraturan dan Undang-Undang Kecil, Mesyuarat Agung

merupakan kuasa tertinggi dalam struktur pengurusan koperasi. Dengan ini, Mesyuarat Agung

Tahunan merupakan sebuah perhimpunan yang utama untuk anggota-anggota koperasi menilai

prestasi, menimbang, memutus dan meluluskan sebarang cadangan yang berkaitan dengan

perancangan masa depan koperasi khususnya dalam tempoh satu tahun yang akan datang.

2

2.0 Peranan Mesyuarat Agung Tahunan

Mesyarat Agung Tahunan mempunyai kuasa pemutus terhdapa semua perkara yang

dibincangkan tertakluk kepada bidang kuasanya seperti mana yang diperuntukkan di

bawah Akta, peraturan-peraturan, arahan, garis panduan, surat pekeliling, undang-

undang kecil dan aturan-aturan koperasi. Anggota-anggota koperasi boleh memberi

mandat kepada Lembaga untuk mentadbir, mengurus dan melaksanakan semua

keputusan yang dipersetujui melalui Mesyuarat Agung Tahunan.

Mesyuarat Agung Tahunan berperanan dalam menyampaikan maklumat kepada

anggota koperasi.. Anggota-anggota akan mendapat maklumat melalui laporan atas hal

ehwal perjalanan dan pencapaian koperasi termasuklah apa-apa arahan, pandangan

dan juga teguran daripada Suruhanjaya semasa mesyuarat yang lepas.

Mesyuarat Agung Tahunan merupakan forum bagi membolehkan anggota atau

perwakilan menilai prestasi, kecekapan dan keberkesanan pengurusan koperasi

berkenaan dengan mesyuarat yang lepas. Ini membolehkan koperasi memperbaiki dan

meningkatkan perkhidmatan dan pengurusannya pada masa akan datang.

Dari segi perancangan, Mesyuarat Agung Tahunan merupakan platform bermulanya

idea dan cadangan daripada anggota kepada Lembaga koperasi. Idea dan cadangan ini

menggambarkan kehendak atau keperluan bersama anggota koperasi bagi

membolehkan dan memudahkan koperasi merancang sebarang perkhidmatan atau

aktiviti yang akan dilaksanakan pada masa hadapan.

Tambahan pula dari sudut pengawalan, Mesyuarat Agung Tahunan merupakan kuasa

kawalan ke atas sebrang kelemahan, salahlaku, penyelewangan dan perlanggaran

terhadap undang-undang kecil koperasi atau aturan-aturan. Anggota-anggota koperasi

boleh mengambil tindakan kearah memperbaiki pengurusan koperasi khususnya dari

segi pematuhan kepada perundangan dan nilai-nilai koperasi.

3

3.0 Agenda Mesyuarat Agung Tahunan

Sesebuah Mesyuarat Agung Tahunan koperasi mempunyai beberapa agenda tersendiri

yang telah ditetapkan di dalam UUK. Agenda mesyuarat sangat penting kerana dapat

menentukan kelancaran sebuah mesyuarat itu dijalankan. Agenda di dalam Mesyuarat

Agung Tahunan koperasi ada dinyatakan di dalam Undang-Undang Kecil koperasi 32.

setiap agenda yang dibincangkan, haruslah ada pencadang dan penyokong terhadap

Sesutu usul yang dinyatakan. Berikut adalah Agenda Mesyuarat Agung Tahunan

berdasarkan Undang-undang Kecil Koperasi 32;

1. Melantik Pengerusi Mesyuarat Agung Tahunan

Mesyuarat dimulakan dengan melantik pengerusi mesyuarat agung di kalangan anggota

koperasi yang hadir ke mesyuarat sepertimana yang ditetapkan di dalam Undang-

Undang Kecil (UUK) koperasi fasal 33(1) untuk mempengerusikan mesyuarat agung.

Pengerusi mesyuarat dengan persetujuan mesyuarat boleh menangguhkan mesyuarat

agung dalam tempoh tujuh hari daripada tarikh mesyuarat yang asal. Pengerusi

mesyuarat mempunyai bidang kuasa terhadap perjalanan mesyuarat seperti jika

berlakunya kekacauan besar dan luar jangkaan dalam mesyuarat, Pengerusi mesyuarat

dengan berpandangan wajar menangguhkan mesyuarat tanpa meminta keputusan

mesyuarat selama yang ditetapkan oleh Pengerusi mesyuarat. Selain daripada itu,

Pencatat minit dan juru kira undi juga turut dilantik.

2. Melantik suatu jawatankuasa yang terdiri daripada enam (6) orang Anggota

dan empat (4) orang Anggota Lembaga untuk menentusahkan draf minit

Mesyuarat Agung Tahunan yang lalu.

Mesyuarat melantik Jawatankuasa menentusah draf minit Mesyuarat Agung yang terdiri

daripada enam orang anggota koperasi dan empat orang anggota Lembaga. Tugas

jawatankuasa menentusahkan draf minit mesyuarat adalah menyemak dan

mengesahkan draf minit mesyuarat agung yang lepas.

4

3. Mengesahkan minit Mesyuarat Agung yang lalu

Membentangkan minit mesyuarat agung yang lepas kepada anggota yang hadir

mesyuarat mengenai perkara yang telah dibincangkan semasa mesyuarat agung yang

lalu. Minit mesyuarat ini haruslah dibentangkan untuk pengesahan. Selain daripada

pembetulan minit, perbincangan atasnya tidak dibenarkan. Hanya selepas pengesahan

dibuat dan ditandatangani oleh Pengerusi, anggota boleh bertanya sekadar mendapat

penjelasan sahaja. Perbahasan terhadapnya adalah tidak dibenarkan.

4. Menimbang laporan-laporan Lembaga dan Jawatankuasa Audit Dalaman

Laporan-laporan lembaga dan Jawatankuada Audit Dalam (JAD) hendaklah

dibentangkan semasa mesyuarat agung supaya anggota koperasi dapat mengetahui

mengenai perkembangan atau kedudukan koperasi mereka. Anggota yang boleh

menghadiri mesyuarat boleh memberi cadangan atau pendapat atau persoalan

mengenai laporan yang dibentangkan.

5. Menimbang dan meluluskan apa-apa laporan yang hendak dikemukakan

menurut Akta dan Peraturan, jika ada.

Membincangkan, dan menjelaskan mana-mana laporan yang berkaitan dengan

perjalanan koperasi, dibentangkan semasa Mesyuarat Agung Tahunan koperasi untuk

mendapatkan keputusan mesyuarat atau persetujuan daripada anggota atau untuk

memberi maklumat kepada anggota berkenaan dengan perkembangan atau perjalanan

koperasi.

6. Menimbang dan meluluskan akaun-akaun teraudit Koperasi dan

subsidiarinya, jika ada, bersama dengan laporan juruaudit.

Laporan daripada juruaudit dan juga akaun-akaun yang telah teraudit haruslah

dibentangkan semasa mesyuarat agung atas sebab untuk mendapatkan kelulusan

penerimaan daripada anggota koperasi. Segala keputusan berkenaan dengan agenda

ini harus diputuskan semasa di dalam mesyuarat agung.

5

7. Menimbang dan meluluskan pembahagian keuntungan.

Mencadangkan supaya meluluskan pembahagian keuntungan koperasi kepada

Kumpulan Wang Amanah Pendidikan Koperasi (2%) dan Kumpulan Wang Amanah

Pembangunan Koperasi sebanyak (1%). 2% ini akan disalurkan kepada Maktab

Koperasi Malaysia (MKM) sebagai pusat latihan koperasi dan 1% untuk Angkatan

Koperasi Kebangsaan (ANGKASA). UUK 64 ada menerangkan mengenai pengagihan

untung bersih teraudit.

8. Mengisytihar atau menerbitkan syer bonus, jika ada.

Mesyuarat mengisytiharkan atau mengumumkan syer bonus atau dividen kepada

anggota sekiranya koperasi mempunyai jumlah keuntungan. Syer bonus dibayar atas

syer seseorang anggota itu. Kadar dividen tidak boleh lebih daripada 10% kecuali

dengan kelulusan suruhanjaya. Dividen boleh dikreditkan ke akaun modal syer anggota

sekiranya anggota itu tidak meminta untuk dibayar bonusnya. UUK 65 merangkan

mengenai hal dividen dan potongan langganan.

9. Menimbang dan meluluskan belanjawan tahunan bagi tahunan kewangan

yang berikutnya.

Mesyuarat membentangkan mengenai belanjawan yang perlu dibuat oleh koperasi

untuk tahun yang akan datang. Setelah belanjawan diputuskan semasa mesyuarat

agung, perbelanjaan tidak boleh lebih daripada belanjawan yang telah diputuskan

semasa mesyuarat agung.

10. Memilih Lembaga berkelayakan dan menurut Akta

Mesyuarat memilih anggota yang layak seramai empat orang atau lebih untuk

menggantikan lembaga yang telah genap tempoh perkhidmatannya dan hendaklah

mengosongkan jawatan Lembaga secara bergilir-gilir menurut UUK 36 mengenai

tempoh memegang jawatan anggota lembaga.

6

11. Meluluskan elaun kepada anggota Lembaga dan saraan kepada anggota

Lembaga yang dilantik sebagai pengarah bagi subsidiari Koperasi, jika ada.

Mesyuarat mencadangkan atau meluluskan elaun yang akan diberikan kepada anggota

Lembaga. Elaun adalah dari segi elaun bulanan, elaun mesyuarat dan elaun yang

difikirkan perlu semasa dalam tempoh menjadi anggota lembaga.

12. Meluluskan apa-apa perbelanjaan kepada Jawatankuasa Audit Dalaman.

Mesyuarat meluluskan atau mencadangkan perbelanjaan Jawatankuasa Audit Dalaman

(JAD) semasa membuat pengauditan koperasi adalah ditanggung oleh koperasi dalam

bentuk elaun atau perbelanjaan yang berkaitan semasa menjalankan pengauditan.

13. Meluluskan perlantikan satu panel yang terdiri daripada tidak kurang

daripada dua (2) firma audit untuk mengaudit akaun-akaun Koperasi.

Mencadangkan mana-mana firma audit untuk mengaudit akaun koperasi dan

memutuskan atau meluluskan firma audit yang berkelayakan untuk mengaudit akaun

koperasi.

14. Menimbang dan meluluskan skop dan had pelaburan daripada wang

berlebihan Koperasi.

Menetapkan dan meluluskan jumlah had pelaburan daripada wang lebihan koperasi

sekiranya koperasi mempunyai wang lebihan (keuntungan)

15. Menentukan had maksimum keterhutangan Koperasi.

Mencadangkan had tertentu terhadap keterhutangan koperasi atau jumlah pinjaman

yang boleh dibuat oleh koperasi.

7

16. Menimbang dan meluluskan apa-apa cadangan pindaan kepada Undang-

Undang Kecil Koperasi, jika ada.

Membincang dan memutuskan atau meluluskan sesuatu perkara mengenai Undang-

Undang Kecil (UUK) koperasi yang hendak dipinda semasa mesyuarat agung. Contoh

pindaan yang hendak dibuat kebiasaannya adalah seperti nama koperasi, keanggotaan

koperasi dan sebagainya yang difikirkan relevan untuk meminda.

17. Mendengar, menimbang atau memutuskan apa-apa usul atau urusan lain

Koperasi yang suatu notis yang tidak kurang tujuh (7) hari telah diberikan.

Membentangkan usul yang telah diterima tidak kurang daripada tujuh hari sebelum

Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah dibentangkan di dalam Mesyuarat Agung

Tahunan. Sebelum Mesyuarat Agung Tahunan berlangsung, Lembaga hendaklah

mengadakan Mesyuarat Khas untuk meneliti semua perkara yang hendak dilakukan dan

dibincangkan semasa Mesyuarat Agung Tahunan termasuk usul yang bertulis yang

diterima daripada anggota yang tidak kurang daripada tujuh hari sebelum Mesyuarat

Agung Tahunan diadakan. Usul boleh diselaraaaskan sekiranya terdapatnya usul yang

bertindih.

18. Mendengar dan memutuskan apa-apa aduan, yang suatu notis yang tidak

kurang daripada tujuh (7) hari telah dikemukakan kepada Koperasi yang

dikemukakan oleh Anggota yang terkilan dengan sesuatu keputusan

Lembaga.

Usul yang dikemukan yang diluar bidang kuasa pengurusan koperasi hendaklah

didengar, ditimbang dan diputuskan semasa Mesyaurat Agung Tahunan koperasi

diadakan. Sebarang usul yang tidak dimasukkan ke dalam agenda adalah tidak boleh

dikemukakan semasa mesyuarat diadakan. Namun demikian, anggota atau perwakilan

tang berhajat untuk membawa usul tergempar, hendaklah mempunyai hak untuk

mengemukakannya sebagai ”Perkara-Perkara Mustahak”. Usul demikian hendaklah

dibuat secara bertulis dan ditandatangani oleh pembawa usul untuk diserahkan kepada

Pengerusi dan dibaca kepada majlis mesyuarat untuk dibentangkan ke dalam

Mesyuarat Agung Tahunan Koperasi.

8

4.0 Kesimpulan

Mesyuarat koperasi mempunyai kepentingan dan fungsinya yang tersendiri, selaras dengan

konsep koperasi yang bercirikan demokrasi. Mesyuarat koperasi perlu mematuhi syarat-syarat

tertentu yang bakal menentukan kesahannya. Agenda mesyuarat memainkan peranan yang

penting semasa Mesyuarat Agung Tahunan diadakan. Ini kerana, dapat melicinkan perjalanan

sebuah Mesyuarat Agung Tahunan koperasi itu. Sesuatu mesyuarat koperasi boleh dianggap

berkesan jika telah dapat memenuhi ciri-ciri atau kriteria seperti objektif mesyarat telah tercapai,

mesyuarat telah menggunakan masa yang telah ditetapkan dengan mengikut agenda yang

termaktub di dalam UUK 32.

9