PENGURUSAN BUKU TUNAI

1Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Menerapkan kefahaman terhadap konsep, sistem dan peraturan yang terlibat di dalam Penyelenggaraan Buku Tunai Kumpulan Wang Sekolah;

Meningkatkan kompetensi Pengurus Sekolah dalam pengurusan Buku Tunai; dan

Meningkatkan Akauntabiliti Pengurus Sekolah terhadap pengurusan dan kawalan Buku Tunai.

2Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

OBJEKTIF

UNDANG-UNDANG DAN PERATURANAkta Tatacara Kewangan 1957(disemak 1972).

Arahan Perbendaharaan.

Akta Pendidikan 1996 (Peraturan-peraturan Pendidikan – Akaun dan Audit 2002.

Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Bahagian Kewangan KPM Edisi 2012.

Pekeliling/Surat Pekeliling Kewangan yang berkuatkuasa.

3Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

APA ITU BUKU TUNAI?Merupakan buku perakaunan utama bagi

merekodkan semua urusniaga penerimaan dan pembayaran Kumpulan Wang Sekolah.

Diselenggarakan dengan sempurna dan mengikut peraturan dan pekeliling yang sedang berkuatkuasa.

Merupakan dokumen asas yang penting bagi penyediaan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah.

4Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

JENIS BUKU TUNAI KWS3 JenisBuku Tunai Kumpulan Wang KerajaanBuku Tunai Kumpulan Wang SUWABuku Tunai Kumpulan Wang Asrama

5Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI

Diselenggara berasingan mengikut:-

• Kumpulan Wang

• Tahun Kewangan

Catatan / Penulisan / Perekodan:-

• Pada hari urusniaga

• Mengikut turutan urusniaga

TPPKWS 6.3.3

6Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI .sambCatatan Terimaan :-

• Mengikut turutan RESIT PEJABAT(RP01)

Catatan Bayaran :-

• Berdasarkan BAUCAR BAYARAN dan CEK

7Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI …samb

1. Setiap pindaan hendaklah ditandatangan ringkas oleh Pengurus Sekolah.

2. Sekiranya catatan lebih daripada satu muka surat, jumlahkan semua terimaan dan bayaran dalam muka surat itu dan pindahkan ke muka surat yang berikutnya.

3. Perlu diimbang tiap-tiap akhir bulan dan disahkan oleh Pengurus Sekolah.

4. Disimpan di tempat yang selamat.

TPPKWS 6.38Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Pejabat

MAKSUD/FUNGSI LAJUR PERUNTUKAN1. Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan:

Bil Lajur Maksud/Fungsi

2. Bantuan PCG - Bukan Mata Pelajaran

Mengakaunkan semua bantuan PCG Bukan Mata Pelajaran

4. Pendidikan Khas Integrasi

Mengakaunkan semua bantuan berkaitan Pendidikan Khas Integrasi.

9Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

MAKSUD/FUNGSI LAJUR PERUNTUKAN …samb

Bil Lajur Maksud/Fungsi

6. Bantuan Persekolahan Lain

Mengakaunkan semua bantuan yang diterima oleh semua sekolah secara berterusan (Surat Siaran Bhg. Akaun KPM Mac 2012)

10Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Pejabat

MAKSUD/FUNGSI LAJUR PERUNTUKAN …samb1. Buku Tunai Kumpulan Wang

SUWA:Bil Lajur Maksud/Fungsi

2. Kertas Ujian

4. Skim Perlindungan Diri

11Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Pejabat

MAKSUD/FUNGSI LAJUR PERUNTUKAN …samb

Bil Lajur Maksud/Fungsi

6. Sumbangan Mengakaunkan semua sumbangan kecuali daripada agensi kerajaan.

12Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Pejabat

MAKSUD/FUNGSI LAJUR PERUNTUKAN …samb1. Buku Tunai Kumpulan Wang Asrama:

Bil Lajur Maksud/Fungsi

2. Bantuan Makanan Asrama

4. Pendaftaran

Jika ada kutipan.

6. Pelbagai

13Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Pejabat

AKAUN SUBSIDIARI

Diselenggarakan secara berasingan mengikut tahun kewangan bagi peruntukan memerlukan keterangan lanjut.

Diselenggarakan bagi setiap jenis Kumpulan Wang.

14Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Pejabat

Lajur Buku Tunai Akaun Subsidiari

1.Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan

15Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Pejabat

AKAUN SUBSIDIARI

Lajur Buku Tunai Akaun Subsidiari

1.Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan

16Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Pejabat

AKAUN SUBSIDIARI

Lajur Buku Tunai Akaun Subsidiari

Pra Sekolah- Bantuan Perkapita Pra Sekolah- Bantuan Kokurikulum Pra Sekolah- Bantuan Makanan Pra Sekolah

1.Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan

17Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Pejabat

AKAUN SUBSIDIARI

Lajur Buku Tunai Akaun Subsidiari

1. Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan

18Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Pejabat

AKAUN SUBSIDIARI

AKAUN SUBSIDIARI

Lajur Buku Tunai Akaun Subsidiari

Sumbangan -Derma atau Sumbangan-Sumbangan khusus bagi sesuatu tujuan tertentu.

1. Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA

19

AKAUN SUBSIDIARI

Lajur Buku Tunai Akaun Subsidiari

1. Buku Tunai Kumpulan Wang Asrama

20Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Pejabat

AKAUN BANK

Dibuka di bank tempatan yang diluluskan oleh Pejabat Perakaunan.

Bank dipilih berhampiran dengan sekolah dan memberi perkhidmatan terbaik.

Mesti dibuka atas nama jawatan Pengurus Sekolah.

21Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Pejabat

AKAUN BANK

Permohonan membuka, menutup atau menukar akaun dan menukar kuasa tandatangan cek hendaklah diperakukan oleh Ketua PTJ dan dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan Cawangan Negeri untuk kelulusan.

Dokumen yang perlu disediakan:Borang Kuasa Tetap – AK52 (5 salinan)Kad Contoh Tandatangan Bank (5 keping) 2

2

PENYATA BANKDiterima oleh sekolah pada

setiap bulan.Sekiranya tidak diterima selepas

10 haribulan bulan berikutnya, sekolah hendaklah berhubung dengan pihak bank.

Penyata hendaklah dicap tarikh terima dan difailkan mengikut kumpulan wang.

23Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Pejabat

PENYATA PENYESUAIAN BANK Disediakan oleh pihak sekolah bagi

menyesuaikan baki di Buku Tunai dengan baki di Penyata Bank.

Perlu disediakan sama ada baki di Buku Tunai dan baki di Penyata Bank berbeza ataupun tidak.

Disediakan secara berasingan dan difailkan dengan sempurna.

Disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh Penyata Bank diterima. 2

4Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

PENYATA PENYESUAIAN BANKPerbezaan antara baki di Buku Tunai

dengan Penyata Bank adalah atas sebab-sebab berikut:-

i. Kemasukan wang yang belum diambilkira oleh bank.

ii. Pengeluaran cek yang tidak direkod di buku tunai.

iii. Amaun cek di Buku Tunai berbeza dengan Penyata Bank.

iv. Kesilapan pihak bank mendebitkan cek pihak lain ke akaun sekolah.

v. Cek-cek yang belum ditunaikan.vi. Cek tak laku.vii. Terimaan wang dikreditkan terus ke dalam

bank.viii.Faedah bank.ix. Caj bank dan caj perkhidmatan.

25

PENYATA PENYESUAIAN BANKBuku Tunai disemak menggunakan

teknik rujukan silang dengan:-i. Membandingkan catatan di

sebelah terimaan Buku Tunai dengan catatan di sebelah kredit di Penyata Bank.

ii. Membandingkan catatan di sebelah bayaran Buku Tunai dengan catatan debit di Penyata Bank.

26Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Pejabat

PINDAH PERUNTUKAN

Diperlukan jika sesuatu kumpulan wang/peruntukan/butiran dalam Buku Tunai tidak mencukupi untuk menampung sesuatu perbelanjaan yang tidak dapat dielakkan.

Proses tersebut melibatkan dua transaksi iaitu peruntukan hendak ditambah dan peruntukan hendak dikurangkan.

27Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Pejabat

PINDAH PERUNTUKAN

Bidang Kuasa Melulus:BIL. PINDAH PERUNTUKAN

BIDANG KUASA

MELULUSBORANG

1. KUMPULAN WANG KERAJAAN

• Di antara kumpulan PCG mata pelajaran

• Di antara kumpulan PCG bukan mata pelajaran

Pengurus Sekolah

Ketua PTJ

Borang VPCG/Lampiran 16-1 (TPPKWS)

28Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Pejabat

BIL PINDAH PERUNTUKANBIDANG KUASA

MELULUSBORANG

1. Di antara kumpulan PCG mata pelajaran dan PCG bukan mata pelajaran.

Ketua PTJ Borang VPCG/Lampiran 16-1 (TPPKWS)

2. Di antara peruntukan dalam Kumpulan Wang SUWA Ketua PTJ

Lampiran 16-2 (TPPKWS)

3. Di antara peruntukan dalam Kumpulan Wang Asrama Ketua PTJ

4. Dari kumpulan wang SUWA ke Kumpulan Wang Kerajaan

Ketua PTJ

5. Dari kumpulan wang SUWA ke Kumpulan Wang Asrama Ketua PTJ

29

Bidang Kuasa Melulus…samb

PINDAH PERUNTUKAN TIDAK DIBENARKAN

BIL. PINDAH PERUNTUKAN TIDAK DIBENARKAN

2. Dari Kumpulan Wang Kerajaan ke Kumpulan Wang Asrama

4. Dari Kumpulan Wang Asrama ke Kumpulan Wang SUWA

30Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Pejabat

TATACARA PINDAH PERUNTUKAN

i. Buku Tunai dan akaun subsidiari hendaklah dikemaskini.

ii. Baki butiran yang hendak dikurangkan mencukupi bagi membiayai perbelanjaan sehingga hujung tahun.

iii. Permohonan hanya bagi menampung perbelanjaan yang tidak dapat dielakkan dan mendesak.

iv. Sebarang pindahan peruntukan yang telah dipindah keluar tidak dibenarkan dipindah masuk semula atau sebaliknya dalam tahun kewangan semasa.

31Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Pejabat

TATACARA PINDAH PERUNTUKAN …samb

i. Bagi pindahan peruntukan antara Kumpulan Wang yang berbeza, tindakan berikut perlu diambil:-

a. Sediakan Baucar Bayaran dan cek bagi peruntukan Kumpulan Wang yang dikurangkan mengikut tarikh kelulusan diperolehi.

b. Keluarkan Resit Rasmi Pejabat bagi peruntukan Kumpulan Wang yang ditambah.

32Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Pejabat

TATACARA PINDAH PERUNTUKAN …samb

Kelulusan Borang Permohonan

Ketua PTJDiisi 4 salinan:-• 3 salinan dihantar kepada Ketua PTJ• 1 salinan difailkan di sekolah.

33

TATACARA MENGAKAUN PINDAH PERUNTUKANPelarasan dalam Buku Tunai:-

Pelarasan amaun yang dipindahkan perlu diambilkira dalam Penyata Penerimaan dan Pembayaran serta Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan pada akhir tahun kewangan.

34

Butiran Peruntukan

BAYARANJumlah Dikurangkan

(RM)TERIMAAN

Jumlah Ditambah(RM)

Wajib 1,000.00

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

CARTA ALIRAN PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI

35

PembukaanAkaun Bank Bayaran

Buku Tunai

Penutupan Akaun Akhir Bulan

Penyata Kewangan Tahunan

Sekolah

Resit Baucar

Penyata Penyesuaian Bank

Penyata Bank

Akaun Subsidiari

Terimaan Wang

36

37

SEKIAN

TERIMA

KASIH