1

MANUAL PENGGUNA PENGGUNAAN MODUL PENGURUSAN STOK MENGGUNAKAN APLIKASI:-

http://myfis.upsi.edu.my:7781/ims/

Pindaan 00: Berkuatkuasa 1 Januari 2014

Mewujudkan Pendaftaran Stor 1

1. Sebelum melaksanakan permohonan stok secara atas talian melalui portal, PTj perlu

mewujudkan pendaftaran stor PTj masing-masing melalui borang pendaftaran store

code PTj dalam Sistem IMS-FIS dan Urusetia Pengurusan Stok Jabatan Bendahari

perlu membuat pendaftaran melalui Sistem IMS-FIS -Modul Store Mgt.

Rajah 1.1 : Modul Store Management

2. Pendaftaran Stor perlu dibuat pada submodul Store Code Setup. Klik pada

submodul tersebut dan paparan seperti Rajah 1.2 akan dipamerkan.

Rajah 1.2 : Skrin Store Setup

2

3. Lengkapkan maklumat pada bahagian yang dinyatakan seperti Jadual 1.

Butiran Maklumat yang perlu dilengkapkan

Store Name Nama Stor PTj

Department Nama PTj

Store Keeper 1 & 2 Nama pegawai yang menguruskan stok

Store Officer 1 & 2 Nama pegawai yang bertanggungjawab dengan urusan stok

.Jadual 1

4. Kemudian klik butang Save yang berada di penjuru kiri atas halaman Store Code

Setup seperti di Rajah 1.3 dan nombor pendaftaran Stor (Store Code) akan dijana

secara automatik.

Butang

Save

Rajah 1.3 : Butang Save

Mewujudkan Unit Pengukuran (Unit of Measurement) 2

1. Unit pengukuran (Unit of Measurement @ UoM) perlu diwujudkan sebelum

menjalankan aplikasi pengurusan stok melalui portal. Unit pengukuran adalah

mekanisme pengukuran bagi sesuatu barang.

2. Unit pengukuran perlu diwujudkan di bawah submodul Unit of Measurement Code –

Modul Store Mgt - Sistem IMS-FIS oleh Urusetia Pengurusan Stok Jabatan

3

Bendahari setelah menerima permohonan daripada pihak PTj sekiranya pihak PTj

mendapati UoM yang dikehendaki tiada di dalam Sistem IMS-FIS.

3. Klik butang submodul Unit of Measurement Code dan paparan seperti Rajah 1.4

akan dipamerkan.

Rajah 1.4 : Paparan Unit of Measurement Code

4. Klik butang Enter Query dan Execute query pada bahagian atas laman dan

paparan di Rajah 1.5 akan dipamerkan. Kemudian klik butang insert row dan

tambahan baris (row) akan diwujudkan.

Enter Query

Execute Query

Insert Row

Rajah 1.5 : paparan Unit of measurement

4

5. Lengkapkan maklumat pada bahagian yang dinyatakan seperti Jadual 2 di bawah.

Kemudian klik butang save yang berada di penjuru kiri atas halaman dan maklumat

unit pengukuran akan disimpan.

Butiran Maklumat yang diperlukan

UoM Code Singkatan unit pengukuran

Description Unit pengukuran

Jadual 2

Mewujudkan Katalog Stok 3

1. Katalog stok perlu diwujudkan untuk pendaftaran nombor dan nama stok.

Pendaftaran perlu dibuat di dalam Sistem IMS-FIS di bawah Submodul Item Code

Setup oleh Urusetia Pengurusan Stok Jabatan Bendahari setelah menerima borang

permohonan tambahan barang-barang ke dalam Katalog Stok.

2. Klik modul submodul dan terdapat dua (2) tab yang dipamerkan iaitu Category dan

Item Code.

Rajah 1.6 : Skrin Item Code Set up

3. Category Code diperlukan untuk memudahkan klasifikasi stok. Contoh kategori

alatulis, kertas, alatan komputer dan lain-lain. Manakala Item Code adalah senarai

5

stok yang tersenarai di bawah Category Code. Contoh: Di bawah Category Alatulis

mengandungi stok seperti pen merah, pemadam, pembaris dan sebagainya.

4. Untuk mendaftar Category Code, pilih tab Category dan lengkapkan maklumat di

bahagian Description. Kemudian klik butang Save yang berada di penjuru atas

halaman tersebut. Category Code akan dijana secara automatik.

5. Kemudian, pilih tab Item Code berdasarkan Category Code yang diperlukan dan

paparan seperti Rajah 1.7 akan dipamerkan. Letak cursor di row pada ruangan

Description untuk lengkapkan maklumat stok dan maklumat unit pengukuran di

ruangan Measurement. Kemudian klik butang Save di penjuru kiri atas halaman.

Item code akan dijana secara automatik.

Rajah 1.7 : Paparan Skrin Item Code

Mewujudkan Pendaftaran Stok di Modul Stor PTj 4

1. PTj perlu mewujudkan pendaftaran stok di dalam Sistem IMS-FIS di bawah

Submodul Update Store Item.

6

2. Klik Submodul Update Store Item dan 2 tab dipamerkan iaitu Store dan Item. Pada

tab Store, klik butang enter query dan masukkan nombor kod stor PTj. Kemudian klik

butang execute query dan kod dan nama stor akan dipaparkan.

Enter Query

Execute Query

Rajah 1.7 (a) : Skrin Update Store Item – Tab Store

3. Klik tab Item dan paparan seperti Rajah 1.7 (b) akan dipamerkan. Klik pada column

Item Code dan klik F9. Senarai stok yang telah didaftarkan di dalam Katalog akan

dipamerkan dan pilih stok yang berada di dalam stor PTj. Kemudian klik butang save

yang berada di penjuru kiri atas halaman. Sekiranya terdapat tambahan rekod, klik

butang insert row dan tambahan baris (row) akan diwujudkan.

Insert Row

Rajah 1.7 (b) : Skrin Update Stor Item – Tab Item

7

Mengemaskini Kuantiti Stok 5

A) Mengemaskini Stok Bagi Permulaan Pembukaan Stor 1. Bagi PTj yang pertama kali ingin menggunakan aplikasi pengurusan stok melalui

portal, baki stok perlu dimasukkan terlebih dahulu melalui Submodul Update Store

Item.

2. Klik Submodul Update Store Item dan paparan seperti Rajah 1.8 akan dipamerkan.

Rajah 1.8 : Submodul Update Store Item

3. Klik enter query dan masukkan Store Code. Kemudian, klik execute query dan

paparan senarai stok yang berada di dalam stor PTj akan dipamerkan seperti di

Rajah 1.10.

Butang enter query

Butang

execute query

Rajah 1.9 : Butang Enter Query Dan Butang Execute Query

8

Rajah 1.10

4. Pilih item yang diperlukan dengan meletakkan cursor pada row yang item

tersebut atau klik butang enter query dan masukkan item code yang diperlukan

sahaja seperti di Rajah 1.11.

Rajah 1.11

9

5. Kemudian klik pada butang Check In dan paparan seperti Rajah 1.12 akan

dipamerkan.

6. L engkapkan semua maklumat yang dikehendaki sepert i kuantiti masuk, ROL

dan Unit Price dan tekan butang Proceed.

Rajah 1.12 : Paparan Update Qty Masuk

7. Pop up box seperti Rajah 1.13 akan dipamerkan memaklumkan transaksi telah

selesai dilakukan. Klik OK pada pop up box tersebut dan paparan akan kembali ke

skrin sebelumnya. Maklumat yang dikemaskini dapat disemak/dilihat di paparan

tersebut seperti di Rajah 1.14.

Rajah 1.13 : Paparan Transaksi berjaya

10

Rajah 1.14 : Paparan Selepas Klik OK Pada Pop Up Box

B) Mengemaskini Stok Sedia Ada

1. PTj yang ingin membuat pengemaskinian kuantiti sotk hendaklah mengambilkira

perkara-perkara berikut:-

i. Semua aktiviti ’in’ stok hanya boleh dimasukkan berdasarkan sumber dokumen

stok diperolehi seperti Pesanan Belian(PO), Baucer(BR) atau Jurnal

(JL/GL/AP) yang berkaitan dalam senarai Sistem UIMS-FIS mengikut PTj

masing-masing sahaja. Bagi dokumen selain di atas, kemasukan data perlu

dipohon kepada Unit Aset, Stor & Pembangunan melalui borang

UPSI/BEN/ASP/B-35.

ii. PTj tidak dibenarkan membuat sebarang pelarasan stok sendiri. Pelarasan ’in’

atau ’out’ hanya boleh dilaksanakan oleh Unit Aset, Stor & Pembangunan

sahaja. PTj perlu mengemukakan permohonan pelarasan melalui borang

UPSI/BEN/ASP/B-35.

2. Langkah Pengemaskinian Maklumat Stok PTj Di Dalam Sistem UIMS-FIS

i. Masuk ke laman web Sistem UIMS-FIS di http://myfis.upsi.edu.my:8090/ims/

dan pilih Cost Center (Rajah 1.15)

ii. Masukkan username dan password (Rajah 1.16)

11

Rajah 1.15 Rajah 1.16

3. Pilih Store Management. Klik pada Stock Item dan skrin seperti di Rajah 1.17

akan dipaparkan.

Rajah 1.17

4. Pilih Item Code yang ingin dikemaskini (Rajah 1.18). Tekan butang Check In dan

skrin seperti di Rajah 1.19 akan terpapar.

Rajah 1.18 Rajah 1.19

12

5. PTj perlu mengemaskini ruangan Documentation. Tekan F9 di ruang PO / BR / JL

dan hanya senarai Pesanan Belian (PO) / Baucar (BR) / Jurnal (JL) yang berkaitan

PTj tersebut akan dipaparkan. Kemudian masukkan alasan di ruangan Reason.

Tekan butang Proceed.

Rajah 1.20

6. Seterusnya kemaskini maklumat stok yang ingin dimasukkan di ruangan New

Quantity In dan tekan butang Update Quantity. Tekan untuk menyimpan dan

no rujukan akan dijana di ruangan . Tekan butang Print

untuk mencetak dan keluar . Skrin seperti di Rajah 1.17 akan dipaparkan

semula. Ulangi langkah yang sama untuk mengemaskini stok yang lain.

Rajah 1.21

7. Sekiranya terdapat stok yang telah diluluskan untuk pelupusan atau

kehilangan, rekod stok perlu turut dikemaskini melalui Sistem IMS-FIS.

Permohonan pelarasan hendaklah dihantar kepada Jabatan Bendahari untuk

tindakan pengemaskian/pelarasan (Quantity Out) mengikut langkah yang sama.

13

Memohon Stok Melalui Sistem IMS-FIS 5

1. Pemohon juga boleh memohon stok melalui Sistem IMS-FIS di bawah submodul

Store Request Entry. Skrin ini merupakan alternatif sekiranya terdapat masalah

permohonan melalui MyUPSI Portal.

2. Klik pada submodul Store Request Entry dan paparan seperti di Rajah 1.22 akan

dipamerkan.

Rajah 1.22 : Submodul Store Request Entry

3. Letak cursor pada bahagian Store Code dan tekan butang F9 pada papan kekunci.

Senarai stor akan dipamerkan dan pengguna perlu memilih stor PTj masing-masing.

Kemudian tekan butang enter pada papan kekunci dan cursor secara automatik

akan ke bahagian Request By. Klik butang F9 dan senarai kakitangan PTj akan

dipamerkan. Pilih nama kakitangan dan tekan butang enter pada papan kekunci.

4. Letak cursor pada bahagian Item Code dan tekan F9 untuk melihat senarai stok.

Pilih stok dan lengkapkan kuantiti yang diperlukan di bahagian Qty Request.

Maklumat pada bahagian Description dan Balance In Store akan dijana secara

automatik. Klik butang save pada penjuru kiri atas halaman dan pop up box seperti

Rajah 1.23 akan terpapar memaklumkan transaksi telah berjaya disimpan.

14

Rajah 1.23 : Paparan Transaksi Berjaya

5. Klik OK pada pop up box dan klik butang Apply yang berada di bawah halaman.

Status permohonan akan bertukar dari ENTRY kepada APPLY.

6. Klik butang Print yang berada di bawah halaman untuk mencetak borang

permohonan dan serahkan kepada pegawai stor untuk kelulusan.

Meluluskan Permohonan Stok 6

1. Setelah menerima borang permohonan stok, pegawai yang bertanggungjawab perlu

meluluskan atau tidak meluluskan permohonan stok melalui Sistem IMS-FIS di

bawah submodul Store Request Approval/Cancellation.

2. Klik pada submodul tersebut dan paparan senarai permohonan yang dimohon

melalui MyUPSI portal atau Sistem IMS-FIS seperti di Rajah 1.24 akan dipamerkan.

Rajah 1.24 : Skrin Item Requisition Listing

15

3. Klik butang enter query dan masukkan nombor permohonan atau klik butang

execute query. Butiran permohonan akan dipaparkan seperti Rajah 1.25.

Rajah 1.25 : Paparan Senarai Permohonan Yang Perlu Diluluskan

4. Klik pada hujung permohonan yang dipilih. Kemudian klik butang Detail yang

berada di bawah halaman dan paparan seperti Rajah 1.26 akan dipamerkan.

Rajah 1.26 : Paparan Butiran Yang Perlu Diluluskan

5. Masukkan kuantiti yang diluluskan pada bahagian Qty Distribute.

16

6. Klik pada hujung permohonan dan kemudian klik butang bagi

permohonan yang diluluskan atau butang jika permohonan tidak

diluluskan. Pop up box seperti Rajah 1.27 akan dipamerkan untuk meminta

pengesahan dari pengguna.

7. Klik butang untuk mengesahkan kelulusan dan pop up box seperti Rajah

1.28 akan dipamerkan bagi memaklumkan transaksi berjaya diselesaikan.

Kemudian klik butang .

Rajah 1.27 : Pengesahan Transaksi

Rajah 1.28 : Transaksi Berjaya

8. Paparan akan kembali kepada skrin sebelumnya seperti Rajah 1.29 dan status

permohonan akan bertukar dari APPLY kepada PROSESSED.

17

Status

Rajah 1.29

9. Klik butang Print yang berada di penjuru kanan bawah halaman untuk mencetak

borang agihan stok seperti di Rajah 1.30.

Rajah 1.30

18

Membuat Semakan Stok 7

1. Semakan Baki Stok

1.1 Untuk mengetahui baki stok di dalam Stor PTJ, pegawai stor boleh menyemak

melalui submodul Store Management Query. Kemudian pilih submodul store

Status Query seperti di Rajah 1.31

Rajah 1.31

1.2 Paparan skrin seperti Rajah 1.32 akan dipamerkan. Pegawai stor boleh

menyemak baki stok terkini melalui submodul ini.

Rajah 1.32

19

2. Semakan Senarai Permohonan

2.1 Semakan senarai, status dan maklumat permohonan melalui Submodul Status

Query – Request Listing.

2.2 Klik pada submodul Request Listing dan paparan seperti di Rajah 1.33 akan

dipamerkan.

Rajah 1.33

2.3 Klik butang Enter Query dan masukkan maklumat yang diperlukan atau klik

butang Execute Query. Senarai permohonan akan dipamerkan seperti contoh

di Rajah 1.34.

Rajah 1.34

20

3. Semakan Reorder Level Listing

3.1 Semakan Reorder Level Listing melalui submodul Reorder Limit (ROL) Listing.

Senarai ROL akan dipamerkan seperti di Rajah 1.35. Laporan ROL juga boleh

terus dicetak melalui submodul ini dengan klik butang print yang berada di

bahagian bawah paparan.

Rajah 1.35

Laporan 8

1. Semakan laporan stok melalui submodul laporan. Buat masa ini sebanyak tiga (3)

laporan boleh dijana melalui Sistem ini iaitu :-

Bil.

Nama Laporan

Tujuan

Contoh

1. Laporan Stok Mempamerkan jumlah kuantiti yang masuk dan keluar serta baki stok

Rajah 1.37

2. Laporan senarai permohonan

Mempamerkan senarai permohonan berserta status

Rajah 1.38

3. Laporan Reorder Level (ROL)

Mempamerkan senarai Laporan ROL

Rajah 1.39

21/23

Bil.

Nama Laporan

Tujuan

Contoh

4 Katalog Mempamerkan senarai stok Rajah 1.40

2. Klik submodul store management report. Paparan seperti Rajah 1.36 akan

dipamerkan. Kemudian, klik pada tab dan lengkapkan maklumat tarikh dan cost

center untuk menjana laporan yang diperlukan.

Rajah 1.36

Rajah 1.37 : Laporan Stok Mengikut tarikh yang diperlukan

22/23

Rajah 1.38: Laporan Permohonan Stok

Rajah 1.39 : Laporan ROL

23/23

Rajah 1.40 : Laporan Kewangan Stok