5) high peformance delivery 13082014

13 OGOS 201413 OGOS 2014DEWAN SENATDEWAN SENAT

BIL NAMA JABATAN/PEJABAT

1 Prof Dr Masputeriah binti Hamzah Pejabat Hal Ehwal Korporat

2 PM Ir Hayati bin Abdullah UTMLead

3 PM Dr Aminuddin bin Ruskam Fakulti Tamadun Islam

4 Tn Hj Samsudin bin Nyat Pusat Teknologi Maklumat & Komunikasi

5 Tn Hj Hassan bin Husin Bahagian Pengurusan Modal Insan

6 En Ismaal bin Samat Bahagian Pembangunan Modal Insan

7 Pn Siti Hawa bin Man Bahagian Pengurusan Modal Insan

KETUA: Tn Hj Wan Zawawi bin Wan Abd Rahman

BIL NAMA JABATAN/PEJABAT

8 En Abd Jalel bin Ahmad Bahagian Pengurusan Organisasi

9 Tn Hj Dahari bin Derani Pejabat Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni

10 Hjh Najmah binti Samsudin Pejabat Pendaftar Akademik UTM (UTM ARO)

11 Pn Norizan binti Saleh Pejabat Hal Ehwal Korporat

12 En Abdul Rahim bin Abdul Karim Bahagian Keselamatan

13 En Khairull Azmi bin Ishak Pejabat Timbalan Naib Canselor (Pembangunan)

14 En Abd Razib bin Hj Shahuddin Pusat Kualiti dan Pengurusan Risiko

15 Puan Siti Salamah binti Mohd Shihab Pejabat Hal Ehwal Korporat UTMKL

16 En Ariffin bin Basserany UTMLead

17 Nor Qamariah binti Othman (Urus setia) Bahagian Pengurusan Organisasi

Strength-Pakar bidang dirujuk-Sistem dibangunkan oleh pakar dalaman-Kursus berkualiti-Multiskilled Staff-Bakat muda (young talents)-Makmal berteknologi tinggi

Weakness-Tiada 1 alat yg seragam utk mengukur kepuasan pelanggan-Dapatan bagi Competency Index Staff (CIS) tidak digunakan sepenuhnya. Contoh: dapatan boleh digunakan untuk menentukan keperluan latihan staf-Sistem dibangunkan tidak berpusat (akaun berlainan untuk setiap log masuk)-SPP dibangunkan secara berasingan tidak berpusat-Prasarana yang ada tidak menggalakkan budaya entrepreneurial-Kompetensi Bahasa Inggeris yang lemah-Budaya kerja yang mengongkong staf untuk multitasking-Tiada penulis/editor yang berpusat secara gunasama di peringkat universiti-Pemasaran produk universiti tidak berpusat

Opportunity-Mewujudkan perkongsian pintar dengan organisasi lain yang mempunyai konteks sama (contoh: menggunakan sistem yang sama, berkongsi makmal penyelidikan)-Menjana pendapatan dengan kepakaran yang ada-Memikirkan kelainan pendekatan (differentiation strategy) dalam mempertingkatkan kualiti budaya kerja.

Threat-Organisasi luar semakin meningkat dari segi perkhidmatan-Perkembangan teknologi semakin canggih & pantas-Sumber kewangan semakin berkurangan-Staf berkualiti tinggi berstatus kontrak diberi tawaran lebih baik oleh organisasi luar-Staf burnout

1. Matlamat yang disasarkan untuk UTM Global 2020 bagi bidang High Performance Delivery adalah :- Staf yang mempunyai minda kelas pertama (first class mentality)

2. Cadangan Strategic Objective “Excellent Service Delivery” dipinda kepada “High Performance Culture” kerana dilihat lebih menyeluruh (holistik).

3. Cadangan beberapa tambahan KAI baru bagi tahun 2015 iaitu:-1. di bawah Strategic Objective : Competent & Productive Staff :-

1. ‘Competency Index for Academic Staff’ (Cadangan Portfolio Owner adalah UTMLead)2. di bawah Strategic Objective : High Performance Culture:-

1. ‘Percentage reduction of talented staff turnover’

4. Strategi-strategi utama dalam menambahbaik KAI bagi High Performance Delivery adalah seperti berikut:

1. Memusatkan pengurusan Customer Satisfaction Index2. Mempertingkat/meluaskan hubungan kerjasama (networking) dengan pihak luar (pihak industri,

badan profesional) bagi mengenalpasti trend terkini, sumber penajaan dan sumber modal insan.3. Menambahbaik polisi/dasar/peraturan semasa supaya menyokong tercapainya sasaran KAI.4. Membangunkan/menyediakan staf berkompetensi tinggi yang mempunyai minda global dan

menghayati DNA UTM.

5. Pemilihan/penentuan KAI adalah pada perkara yang benar-benar “key” dalam sesuatu Objektif Strategik.

1. (Contoh: dicadangkan IDP dikeluarkan dari KAI UTM kerana ia sebenarnya adalah sesuai sebagai inisiatif untuk CIS, bukannya sebagai ‘key’ untuk produktiviti dan kompetensi staf)

Strategic Objective Status KAI Statement Prog./ Project/ Initiative Implications

High Performance Culture

IMPROVED Customer Satisfaction Index

1. Memusatkan pengurusan CSI kepada satu entiti

2. Mewujudkan instrumen yang menyeluruh dan berkesan. (contohnya 2 set soalan:

i. Umum : soalan standard yang digunakan untuk keseluruhan UTM

ii. Khusus : soalan lebih fokus pada fungsi fakulti

1.KEWANGAN: peruntukan untuk 3-5 kali mesyuarat (anggaran=RM500.00)

Strategic Objective Status KAI Statement Prog./ Project/ Initiative Implications

High Performance Culture

NEW Percentage reduction of talented staff turnover

1.Penerapan soul UTM2.Mengadakan program yang berfokus kepada transformasi mind set dan budaya3.Memberi ganjaran dan insentif4.Mewujudkan polisi latihan staf akademik5.Pengurusan bakat & karier staf

Nota:•Cadangan mengikut polisi latihan JPA:3% daripada keseluruhan emolumen tahunan staf UTM @RM 700.00/staf

1.HRMelahirkan staf dan organisasi:•mempunyai DNA UTM•minda kelas pertama•top notch staff2. KEWANGANi.Peruntukan kewangan untuk latihan*ii.Return on Investment (ROI)iii.Penjanaan pendapatan

3.GOVERNANi.Perubahan polisi latihanii.Perubahan struktur latihan

4. FASILITIi.Fasiliti dan infrastruktur:-Bangunan (UTM IDC, Bandar Penawar, Pusat Latihan UTM).

Strategic Objective

Status KAI Statement Prog./ Project/ Initiative Implications

Strategic Objective

Competent and productive staff

IMPROVED

KAI Statement

Percentage of academic staff with PhD/DSc, D.Eng

Inisiatif Sedia ada

• Lantikan semula staf PhD yang bersara dan memenuhi syarat-syarat tambahan yang ditetapkan.•Lantikan semula staf berkelayakan profesional yang bersara dan memenuhi syarat-syarat tambahan yang ditetapkan

•Kriteria khas untuk kenaikan gred staf antarabangsa•Penetapan skala gaji untuk staf antarabangsa

1. KEWANGAN: - Sumbangan seimbang

2.GOVERNAN :- Keperluan RUFinance :

Strategic Objective


Strategy•Memperbaiki polisi pengambilan staf berkualiti

• Memperkasa hubungan kerjasama bagi mendapatkan calon yang ditaja MARA, JPA, Biasiswa Diraja, Peronas (mewujudkan team khas)

Operational DefinitionPercentage of staff with PhD / DSc., and D.Eng. over total number of academic staff, not included tutor and below

Inisiatif Baru•Semakan semula polisi dan peraturan•Mewujudkan peruntukan khas bagi “membeli kontrak” yang mempunyai kepakaran tertentu

•Mengadakan kerjasama / MoU dengan agensi /penaja luar bagi mendapatkan calon yang ditaja : MARA, JPA•Mengenalpasti penerima biasiswa yang tiada ikatan kontrak contoh Biasiswa Diraja

•Membuat pemantauan terhadap staf cuti belajar dengan kerjasama universiti di mana staf cuti belajar. (UTM Lead)

- GOVERNAN

-KEWANGANMemperuntukkan sejumlah bajet -bergantung kepada jumlah staf dan jumlah baki kontrak calon.

GOVERNAN :- Bakal calon telah dikenal pasti.

Strategy Status KAI Statement Prog./ Project/ Initiative Implications

Strategic Objective


Strategy

Meluaskan networking dengan badan profesional

Mewujudkan dasar/polisi/Peraturan yang memudahcarakan program yang menyokong pembangunan profesional

IMPROVED

KAI Statement

Percentage of academic staff with Professional Qualifications (such as medical, engineers, architects, accountants etc)

Operational Definition

Percentage of staff with Professional Qualification over total number of academic staff, excluding tutors and below

Inisiatif Sedia Ada1. Melaksanakan program & kursus

mandatori badan profesional secara ‘in-house’.

2. Membantu graduan kejuruteraan UTM untuk berdaftar sebagai Jurutera Siswazah Lembaga Jurutera Malaysia

3. Mengadakan sesi bengkel untuk staf mengenai prosedur mendapatkan kelayakan profesional.

4. Pembiayaan yuran keahlian staf akademik dalam badan profesional untuk dua badan profesional dalam negara dan satu badan profesional luar negara.

5. Membina jaringan rangkaian kerjasama dengan institusi profesional dalam dan luar negara.

Inisiatif Baru1. Peraturan latihan industri yang lebih

efektif tidak terkecuali staf 40 tahun ke atas

2. Menyediakan insentif yang menarik bagi staf yang mendapatkan kelayakan profesional bagi bidang kritikal

3. Meluaskan kursus untuk membantu staf dalam bidang kelayakan profesional kepada Ar, Sr dll

1.KEWANGAN:

Inisiatif 13 Modul Kursus Mandatori BEM

= RM 115, 500.

Inisiatif 3Bengkel: RM 3,865

Inisiatif 4Pembiayaan yuran=

RM210,000.

Inisiatif 5Kos perjalanan=RM2000

Inisiatif Baru 2Insentif= RM773,000

Inisiatif Baru 3Kos kursus=RM555,646.

Strategy Status KAI Statement Prog./ Project/ Initiative Implications

2. GOVERNAN: Perlu

perbincangan lanjut tentang Peraturan Latihan Ikhtisas sedia ada (Inisiatif Baru 1)

Penyediaan kertas kerja untuk pelaksanaan skim insentif dan dibawa masuk ke Mesyuarat LPU (Inisiatif Baru 3)

Strategic Objective


Strategic ObjectiveCompetent and productive staff

StrategyMembangun-kan staf berminda global (global minded staff)

Membangun-kan entrepreneurial minded staff

IMPROVED

KAI Statement

Competency Index for Non Academic Staff (1-5 scale)


Competency Index for Non-Academic based on study on Staff Competency instrument

Inisiatif Sedia ada•Menyediakan CIS online•Mengukur tahap kompetensi staf berdasarkan instrumen yang disediakan•Penambahbaikan set soalan

Inisiatif Baru•Pemantapan program latihan yang lebih menjurus kepada laluan kerjaya dengan mengambilkira kompetensi universiti contoh: Mengikuti kursus online bersama INTAN (ePSA)Pelaksanaan program pemantapan Bahasa InggerisPelaksanaan program pengantarabangsaan -silang budaya (cth : GOP staf PPP)Pelaksanaan IDP

•Analisis jurang kompetensi dan potensi•Pemantapan DNA UTM bermula dari awal pelantikan

1. KEWANGAN: Kos bengkel

penambahbaikan instrument CIS di anggarkan sebanyak RM2,000.00.

bajet latihan : 3% daripada keseluruhan emolumen tahunan staf UTM @RM 700.00/staf(polisi latihan JPA)

2. HR Kewujudan

Assessment Centre (Penilaian kompetensi staf)

3.GOVERNANCE Perubahan

polisi latihan Perubahan

struktur latihan

Strategic Objective


Strategic Objective


IMPROVED(NEW KAI)

KAI Statement

Competency Index for Academic Staff (1-5 scale)


Competency Index for Academic based on study on Staff Competency instrument

KIV - Requires in depth discussion on

KAI Statement

Strategic Objective

Status KAI Statement Prog./ Project/ Initiative

Implications


DELETE • Percentage of PPP

engaged in Individual Development Plan (IDP)

• Mengukur bilangan staf PPP Gred 41 ke atas yang mengikuti program IDP

Dicadangkan KAI ini (IDP) dikeluarkan dari KAI UTM.

Dijadikan sebahagian inisiatif CIS.

KEY AMAL INDICATOR YANG DICADANGKAN DIKELUARKAN DARI KAI UTM

Inisiatif 13 Modul Kursus Mandatori BEMRM 550 X 70 peserta x 3 modul= RM 115, 500.00

L1.1 (b) : Percentage of academic staff with Professional Qualifications

Inisiatif 3RM 5 (Kos refreshment) X Bilangan staf yang tiada kelayakan profesional : 591 (PEng/ CEng) + 66 (Ar.) & 116 (Sr.) RM 5 X 773 = RM 3865.00

Inisiatif 4RM 350 (dalam negara) + RM 700 (luar negara) = RM 1050RM 1050 X 200 (staf dengan kelayakan profesional) = RM 210,000.00 *

Inisiatif 5RM 500 (Kos perjalanan) X 4 sesi = RM 2,000.00 *

* Sekadar anggaran, perlu perbincangan lanjut

Inisiatif Baru 2i.Kewangan (Perancangan Jangka Panjang)Cadangan Nilai Insentif X Bilangan staf yang tiada kelayakan profesional : 591 (PEng/ CEng) + 66 (Ar.) & 116 (Sr.)RM 1000 X (591 + 66 + 116)RM 1000 X 773= RM 773,000.00

L1.1 (b) : Percentage of academic staff with Professional Qualifications

Inisiatif Baru 3i.Kewangan (Perancangan Jangka Panjang)Jumlah kos bagi Kursus Persediaan untuk Ar. & Sr = (RM 1910 + RM 1143) = RM 3053Jumlah kos X Bilangan Staf yang tiada kelayakan Ar. & Sr. RM 3053 X 182= RM 555,646.00

5) high peformance delivery 13082014

Documents