30 - dokumentasi aipa 2018habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2485-sistem-cp-career-path.pdf ·...

SISTEM CP LAPORAN ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2018

Kandungan

• Muka Depan

• Carta Organisasi Kumpulan

• Ringkasan Eksekutif………………………………………………………………………………...1

• PERINCIAN PROJEK

1. Signifikan Pemilihan Projek……………………………………………………………. 2

2. Tindakan Penyelesaian Dan Pembuktian……………………………………………..6

3. Keberhasilan Projek…………………………………………………………………….10

4. Potensi Pengembangan Inovasi………………………………………………………15

5. Penutup……………………………………………………………………………........18

6. Lampiran…………………………………………………………………………...19 - 20

• Sijil Anugerah Emas Konvensyen Team Excellence Wilayah Utara 2017

• Sijil Anugerah 3 Bintang dan 10 Kumpulan Terbaik Sektor Awam (Negeri) Annual Productivity & Innovation Conference & Exposition (APIC) 2017

• Sijil Hak Cipta (Copy Right)

• Sijil Cap Dagangan (Trade Mark)

CARTA ORGANISASI KEY-STJABATAN KETUA MENTERI MELAKA


1

RINGKASAN EKSEKUTIF

Projek Inovasi yang dibangunkan ini adalah pembangunan Sistem Urusan Kenaikan Pangkat

di Pentadbiran Setiausaha Kerajaan Negeri Melaka secara atas talian “online”. Sistem ini

dikenali sebagai Sistem CP (Career Path). Sistem ini dibangunkan bagi menggantikan kaedah

lama (manual) dalam urusan permohonan kenaikan pangkat oleh pegawai kerajaan yang

berkelayakan. Sistem ini dapat memudahkan pihak urus setia Lembaga Kenaikan Pangkat

Perkhidmatan Awam Negeri (LKPPAN) di bawah Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

(BPSM), Jabatan Ketua Menteri Melaka (JKMM) menyelaras urusan permohonan kenaikan

pangkat sebelum diangkat bagi mendapatkan perakuan LKPPAN dan seterusnya pengisian

kekosongan perjawatan dapat dilaksanakan dengan cepat dan lebih sistematik.

Projek inovasi ini dibangunkan di bawah kategori Inovasi Penyampaian Perkhidmatan

dan ianya merupakan penambahbaikan kepada kaedah urusan kenaikan pangkat yang lebih

cekap, sistematik dan berkesan serta dapat meningkatkan kepuasan hati pengguna sistem.

Selain itu, penggunaan sistem ini dapat menjimatkan penggunaan sumber selaras dengan

Dasar Teknologi Hijau Negeri Melaka. Sistem CP ini dibangunkan berasaskan web based oleh

BPSM dengan kerjasama Bahagian Teknologi Maklumat dan Komunikasi (BTMK), JKMM

dengan melibatkan kepakaran pegawai dalaman serta tidak melibatkan penggunaan kos yang

tinggi untuk membangunkan sistem.

Pembangunan Sistem CP ini berjaya memberikan hasil “outcome” dalam memudahkan

pelaksanaan urusan kenaikan pangkat di Pentadbiran Kerajaan Negeri yang melibatkan pihak

urus setia LKPPAN selaku penyelaras, Pengurus Sumber Manusia Jabatan Negeri sehingga

kepada calon yang memohon. Sistem CP ini telah diguna pakai oleh 16 buah Jabatan Negeri

dan berpotensi dalam menghasilkan impak yang signifikan kepada Pentadbiran Kerajaan

Negeri jika penggunaanya dapat diperluaskan kepada semua Pihak Berkuasa Tempatan (PBT)

dan Badan Berkanun Negeri (BBN).

Sistem CP ini mempunyai tiga (3) modul utama iaitu Modul Permohonan, Modul Kenaikan

Pangkat dan Modul Kenaikan Pangkat Secara Time Based Berasaskan Kecemerlangan (TBK).

Sistem ini juga dilengkapi dengan Modul Pengguna yang melibatkan Pemohon, Pentadbir

Sistem, Pengesah Jabatan dan Panel Temu Duga.

RINGKASAN EKSEKUTIF


2

1. SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK

1.1 Hubung kait pelaksanaan projek dengan Misi Jabatan iaitu Memacu Kegemilangan

Organisasi Melalui Tadbir Urus Korporat dan Sistem Penyampaian Yang Cekap Dan

Berkesan.

1.2 Fungsi Utama BPSM – Perkara 4: Pengurusan Prestasi dan Urusan Kenaikan Pangkat

dalam Perkhidmatan Awam.

1.3 Bab 9, RMK 11 - Dalam Rancangan Malaysia Kesebelas (RMK 11), 2016 - 2020,

kerajaan akan lebih berpaksikan rakyat serta menumpukan kepada peningkatan

produktiviti dan kecekapan perkhidmatan awam. Penyampaian perkhidmatan akan

terus ditingkatkan dan dilaksanakan dengan cepat dan tepat menerusi pendekatan

kreatif dan inovatif di samping memantapkan integriti.

1.4 Pelan Strategik JKMM 2016-2020 (Teras 4) - Memperkukuhkan Penyampaian

Perkhidmatan Bertaraf Kelas Pertama. Dalam usaha merealisasikan Melaka Maju Fasa

2 Tahun 2020, usaha ke arah memperkukuhkan penyampaian perkhidmatan bertaraf

kelas pertama amatlah penting. Justeru, tindakan haruslah terfokus kepada

pembangunan organisasi yang melibatkan pengurusan di bawah strategi Budaya Kerja

iaitu Memantapkan Pembudayaan INOVASI. – rujuk Pelan Strategik JKMM 2016-2020

m/s 47.

1.5 Punca Kuasa Urusan Kenaikan Pangkat - Pembangunan Sistem CP ini adalah sebagai

medium bagi mengurus urusan permohonan kenaikan pangkat agar urusan tersebut

dapat dilaksanakan dengan lebih cepat, mudah, mengurangkan kos serta memenuhi

keperluan asas selaras dengan peraturan-peraturan yang berkuat kuasa seperti

berikut:

i. Peraturan-Peraturan Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Awam Negeri Melaka 1975;

PERINCIAN PROJEK


3

ii. Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012;

iii. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 Tahun 2010 – Panduan Pengurusan Pemangkuan dan Kenaikan Pangkat Dalam Perkhidmatan Awam; dan

iv. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 10 Tahun 2017 – Kenaikan Pangkat Secara Time Based Berasaskan Kecemerlangan.

1.6 Berdasarkan kepada permohonan kenaikan pangkat pada tahun 2015, pihak urus

setia telah menerima sebanyak 492 permohonan. Jadual berikut menunjukkan

bilangan permohonan pada tahun tersebut:

1.7 Jadual berikut pula menunjukkan jumlah penggunaan kertas mengikut permohonan

yang diterima pada tahun 2015 iaitu sebanyak 23,124 helai kertas:


4

1.8 Kos pengiraan keseluruhan penggunaan kertas adalah sebanyak:

1.9 Calon hanya boleh mengemukakan permohonan setelah jabatan masing-masing

menerima surat edaran dari BPSM selaku urus setia kenaikan pangkat.

Bilangan penggunaan kertas:

Satu (1) Iklan kenaikan pangkat tahun 2015; 17 Jabatan Negeri + 14 Bahagian/Unit JKMM=31; 31 x 51 (borang) = 1,581 helaian kertas

Jumlah Helai Kertas (2015) 1,581 + 23,124 = 24,705 24, 705 / 450 (1 rim) = 54.9 rim x RM10.00 = RM549.00

Dua (2) Iklan kenaikan pangkat tahun 2016; 17 Jabatan Negeri + 14 Bahagian/Unit JKMM

• 31 x 27 (borang) = 837 helaian kertas • 31 x 29 (borang) = 899 helaian kertas

JUMLAH = 1,736 helaian kertas

Jumlah Helai Kertas (2016) 1,736 + 5,640 = 7,376 9,315 / 450 (1 rim) = 16.39 rim x RM10.00 = RM163.00


5

1.10 Berdasarkan permasalahan di atas, sistem permohonan kenaikan pangkat secara

atas talian diperkenalkan dengan membangunkan Sistem CP yang dapat menjimatkan kos serta memastikan urusan kenaikan pangkat dapat dilaksanakan dengan lebih efektif. Sehubungan itu, Kumpulan KEY-ST telah

bersetuju untuk menggunakan kaedah borang kaji selidik dan temubual dengan

mensasarkan responden-responden seperti berikut:

i) Pemohon / Calon;

ii) Pegawai Sumber Manusia Jabatan; dan

iii) Wakil Jabatan Negeri.

1.11 Kriteria projek yang dibangunkan secara kreatif dan inovatif – Permohonan

Kenaikan Pangkat Secara Manual kepada atas talian “online”.

1.12 Impak positif yang tinggi dan menyeluruh – Diguna pakai oleh semua Jabatan di

bawah Pentadbiran Setiausaha Kerajaan Negeri Melaka.

1.13 Pembuktian melalui pengumpulan data – Borang kaji selidik kepada wakil-wakil

jabatan sebagai responden dalam memberi penilaian keberkesanan sistem yang

dibangunkan.

Borang Kaji Selidik


6

2. TINDAKAN PENYELESAIAN DAN PEMBUKTIAN

2.1 Menggunakan Model Kitaran PDCA sebagai strategi proses penyelesaian projek

dan panduan projek:

2.2 Carta perbatuan telah dirangka sebagai panduan kumpulan dalam melaksanakan

projek seperti pada Lampiran.

2.3 Membangunkan sistem kenaikan pangkat secara atas talian “online” yang efektif.

https://eskp.melaka.gov.my

18.01.2017 – 15.03.2017

• Pembangunan Sistem • Uji lari (Test Run) • Permohonan Hak Cipta

30.03.2017 – 24.10.2017


7

2.4 Perbandingan sebut harga bagi membangunkan sistem:

2.5 Pernyataan “output” dan sasaran “outcome”:


8

2.6 Kaedah pelaksanaan urusan kenaikan pangkat perkhidmatan awam secara

manual iaitu dengan menggunakan borang (sebelum pelaksanaan sistem CP):

2.6.1 Borang Maklumat Pegawai – Lampiran A;

2.6.2 Borang Perakuan Ketua Jabatan – Lampiran B; dan

2.6.3 Borang Perakuan Pinjaman Pendidikan.

2.7 Penghasilan dan pelaksanaan projek yang unik dan berimpak tinggi:

2.7.1 Modul sistem yang bersepadu : Modul Pemohon, Modul Pengesah Jabatan,

Modul Pentadbir Sistem (Urus Setia Kenaikan Pangkat) dan Modul Penyelia;

2.7.2 Mesra Pengguna dan mudah dicapai (Web based);

2.7.3 Penghasilan Data pada masa sebenar (real time); dan

2.7.4 Ciri-ciri keselamatan:

i. Akaun id pengaturcara untuk mengakses pangkalan data server;

ii. Dari segi teknikal – terdapat firewall untuk menapis akses ancaman luar;

dan

iii. Menggunakan platform Zmanda sebagai back up kepada sistem.

2.8 Fasa pembangunan Sistem Kenaikan Pangkat Sistem CP (Career Path):

Bil Jenis Modul Status Catatan

1.

Modul Urusan Pemangkuan

• Modul Pemohon

• Modul Pengesah Jabatan

• Modul Pentadbir Sistem

Selesai Siap sepenuhnya

15 Mac 2017

2.

Modul Urusan Pengesahan

• Modul Pemohon



Selesai Januari 2018


9

Bil Jenis Modul Status Catatan

3.

Modul Kenaikan Pangkat Secara

TBBK

• Modul Pemohon



Selesai November 2017

2.9 Tempoh penghasilan projek: 3 bulan mulai Disember 2016 – Mac 2017. Sesi

Ujicuba “test-run” telah dilaksanakan pada tarikh seperti berikut:

i. Sesi uji cuba 1 – peringkat dalaman pada 15 Mac 2017.

ii. Sesi uji cuba 2 – peringkat Jabatan pada 28 Mac 2017.

2.10 Sistem CP telah dibentangkan di peringkat Pengurusan Tertinggi untuk kelulusan

YB Setiausaha Kerajaan Negeri selaku Ketua Perkhidmatan Awam Negeri Melaka.

Mesyuarat pembentangan projek kepada YB Setiausaha Kerajaan

Negeri pada 23 Mac 2017


10

3. KEBERHASILAN PROJEK

3.1 Penggunaan sebelum dan selepas Sistem CP:

PENGGUNAAN KERTAS SEBELUM & SELEPAS PROJEK:

Jumlah Helai Kertas (2015) 1,581 + 23,124 = 24,705 24, 705 / 450 (1 rim) = 54.9 rim x RM10.00 = RM549.00

Jumlah Helai Kertas (2016) 1,736 + 5,640 = 7,376 9,315 / 450 (1 rim) = 16.39 rim x RM10.00 = RM163.00

Tiada Penggunaan Kertas

SEBELUM

SELEPAS


11

3.2 Berikut adalah tempoh masa urusan permohonan kenaikan pangkat daripada

pemohon kepada pengesah jabatan:

Laporan permohonan dari Pemohon kepada Pengesah Jabatan

BIL. NAMA NO IC TARIKH TEMPOH

1 YAHAYA BIN HUSIN 650829045011 23/5/2017 9:23 2 hari

2 PAIZAL BIN KARIM 680228045275 23/5/2017 9:25 2 hari

3 NUR ASILA BINTI HASSIM 881208045068 23/5/2017 9:49 2 hari

4 MANSOL BIN JUHARI 711203045147 24/5/2017 9:31 3 hari

5 PUNITHAN A/L

BALAKRISHNAN 700116045217 24/5/2017 9:45 3 hari

6 NORAZRI BIN DIN 730403045137 24/5/2017 9:46 3 hari

7 RAHSHIT BIN OSMAN 721215045311 24/5/2017 9:52 3 hari

8 BALAKRISHNAN A/L BALA

RAJ 791109045231 24/5/2017 9:53 3 hari

9 AMIR BIN AHMAD 700516045179 25/5/2017 9:33 4 hari

10 MOHD SYAFIQ BIN MD

YUSOF 861103305291 25/5/2017 9:33 4 hari

3.3 Berikut adalah tempoh masa urusan permohonan kenaikan pangkat daripada

Pegawai Pengesah Jabatan kepada Pentadbir Sistem:

Laporan permohonan Pengesah Jabatan kepada Pentadbir Sistem

BIL. NAMA NO IC TARIKH

(pengesah jabatan)

TEMPOH (pengesah-pentadbir)

1 RIDZUAN BIN MOHAMAD RIPIN 690606045379 2/6/2017 15:04 1 hari

2 NOOR LIZA BINTI MOHAMAD

DAUD 790310045108 2/6/2017 11:04 1 hari

3 AYUB BIN HUSIN 640615045607 2/6/2017 12:04 1 hari

4 RUSLAN BIN YUSOFF 690326045323 2/6/2017 14:57 1 hari

5 DZULKIFLI BIN JA'AFAR 580105045007 2/6/2017 11:10 1 hari


12


(pengesah jabatan)


6 NOORSYARAFINA BINTI MOHD

HIDDIR 850805045398 2/6/2017 16:29 1 hari

7 MAZLIANAH BINTI SABTU 840610045356 2/6/2017 8:55 1 hari

8 SUHAILA BINTI SOIB 850111015362 2/6/2017 15:40 1 hari

9 MARINI BINTI OMAR 821130045142 2/6/2017 8:55 1 hari

10 ZURAIMI BIN UMAR 700524045259 2/6/2017 15:09 1 hari

Laporan Pengesahan Pentadbir Sistem


(pengesah jabatan)


1 RIDZUAN BIN MOHAMAD RIPIN 690606045379 2/6/2017 15:04 1 minit

2 NOOR LIZA BINTI MOHAMAD DAUD 790310045108 2/6/2017 11:04 1 minit

3 AYUB BIN HUSIN 640615045607 2/6/2017 12:04 1 minit

4 RUSLAN BIN YUSOFF 690326045323 2/6/2017 14:57 1 minit

5 DZULKIFLI BIN JA'AFAR 580105045007 2/6/2017 11:10 1 minit

6 NOORSYARAFINA BINTI MOHD

HIDDIR 850805045398 2/6/2017 16:29 1 minit

7 MAZLIANAH BINTI SABTU 840610045356 2/6/2017 8:55 1 minit

8 SUHAILA BINTI SOIB 850111015362 2/6/2017 15:40 1 minit

9 MARINI BINTI OMAR 821130045142 2/6/2017 8:55 1 minit

10 ZURAIMI BIN UMAR 700524045259 2/6/2017 15:09 1 minit

3.4 Melaksanakan urusan kenaikan pangkat menggunakan Sistem CP bagi lapan (8)

jawatan seperti berikut:

BIL. SENARAI JAWATAN BIL. PERMOHONAN

TARIKH MULA IKLAN

TARIKH TAMAT IKLAN

PENGGUNAAN KERTAS

1. Penolong Pegawai

Perancang Bandar Dan

Desa Gred JA38

0 22.05.2017 02.06.2017 Tiada


13

BIL. SENARAI JAWATAN BIL. PERMOHONAN

TARIKH MULA IKLAN

TARIKH TAMAT IKLAN

PENGGUNAAN KERTAS

2. Penolong Pegawai

Veterinar Gred G36 0 22.05.2017 02.06.2017 Tiada

3. Penghulu Gred NP32 7 22.05.2017 02.06.2017 Tiada

4. Penolong Pegawai

Veterinar Gred G32 1 22.05.2017 02.06.2017 Tiada

5. Penolong Pegawai

Pertanian Gred G32 10 22.05.2017 02.06.2017 Tiada

6. Pembantu Tadbir

(Kewangan) Gred W26 3 22.05.2017 02.06.2017 Tiada

7. Pembantu Tadbir

(Kewangan) Gred W22 20 22.05.2017 02.06.2017 Tiada

8. Pemandu Kenderaan

Gred H14 32 22.05.2017 02.06.2017 Tiada

Catatan : Tiada penggunaan kertas dan tidak melibatkan sebarang kos

3.5 Perbandingan urusan kenaikan pangkat secara manual dan secara online

berdasarkan permohonan kenaikan pangkat tahun 2015 seperti berikut:

TAHUN

JUMLAH PERMOHONAN

(19 SKIM PERKHIDMATAN)

PERBANDINGAN URUSAN SECARA MANUAL DENGAN SECARA ONLINE

Masa Kertas RM

Manual Online Manual Online Manual Online

2015 492 246 jam

(10 hari) 8 jam 24,600

helai Tiada 550.00 Tiada


14

3.6 Faedah sampingan: Tidak memerlukan ruang penyimpanan borang kerana semua

maklumat pemohon disimpan di dalam pangkalan data (database).


15

4. POTENSI PENGEMBANGAN INOVASI

4.1 Modul Sistem CP telah ditambah baik dengan penambahan Modul Panel Temuduga

bagi memudahkan pihak urus setia dan Panel Temuduga di dalam menyelaras

urusan pemarkahan calon temu duga.

4.2 Sebanyak 18 urusan kenaikan pangkat telah dilaksanakan dengan menggunakan

Sistem CP sepenuhnya.


16

4.3 Sistem telah didaftarkan di bawah Perbadanan Harta Intelek Malaysia (MyIPO)

bagi urusan pensijilan Hak Cipta® dan Cap Dagang™. Pensijilan Hak Cipta

(Copyright) Sistem CP telah diterima pada 3 Mei 2017 manakala Cap Dagangan

(Trademark) telah diterima pada 2 Mei 2017 dan sah sehingga 2 Mei 2027.

4.4 Urusan kenaikan pangkat melalui Sistem CP telah dilaksanakan di 16 buah

Jabatan Negeri seperti berikut:

i. Jabatan Ketua Menteri Melaka;

ii. Pejabat Kewangan dan Perbendaharaan Negeri Melaka;

iii. Jabatan Mufti Negeri Melaka;

iv. Mahkamah Syariah Negeri Melaka;

v. Pejabat Pengarah Tanah dan Galian Negeri Melaka;

vi. Jabatan Agama Islam Melaka;

vii. Jabatan Kerja Raya Melaka;

viii. Pejabat Daerah dan Tanah Melaka Tengah;

ix. Pejabat Daerah dan Tanah Alor Gajah;

x. Pejabat Daerah dan Tanah Jasin;


17

xi. Jabatan Pertanian Negeri Melaka;

xii. Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri Melaka;

xiii. Jabatan Perkhidmatan Veterinar Negeri Melaka;

xiv. Jabatan Perancang Bandar dan Desa Negeri Melaka;

xv. Jabatan Pengairan dan Saliran Negeri Melaka;

xvi. Jabatan Perhutanan Negeri Melaka; dan

xvii. Pejabat TYT Yang di-Pertua Negeri Melaka.

4.5 Tahap ketersediaan perkongsian sistem:

i. Pembangunan sistem berasaskan Web based;

ii. Sistem boleh disesuaikan mengikut waran perjawatan agensi berkaitan;

iii. Dasar kenaikan pangkat semasa diterima pakai oleh semua Jabatan /

Agensi Kerajaan; dan

iv. Memenuhi keperluan spesifikasi pelayan “server” yang standad.

4.6 Sesi perkongsian Sistem CP telah dilaksanakan melalui kempen Road Show

Sistem CP bersama Jabatan / Agensi seperti berikut:

i. Malaysia Productivity Corporation (MPC) – 18 Disember 2017;

ii. Jabatan Audit Negara Malaysia – 24 Februari 2018; dan

iii. Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kelantan – 26 April 2018.


18

4.7 Sasaran peluasan penggunaan Sistem CP kepada 384 Jabatan/Agensi yang

berpotensi di seluruh Malaysia

4.8 Sistem CP ini juga telah menerima beberapa pengiktirafan dan anugerah iaitu :

i. Penghargaan dari Jabatan Ketua Menteri Melaka

ii. Anugerah EMAS di Team Excellence Wilayah Utara pada 14 - 16 Ogos 2017

iii. Anugerah EMAS Annual Productivity And Innovation Conference (APIC) 2017

iv. Anugerah 10 Kumpulan Terbaik Annual Productivity And Innovation Conference

(APIC) 2017

5. PENUTUP

Penggunaan Sistem CP kini telah diguna pakai oleh 14 bahagian / unit di bawah Jabatan

Ketua Menteri Melaka dan 16 buah Jabatan Negeri di bawah Pentadbiran Setiausaha

Kerajaan Negeri Melaka. Memandangkan urusan kenaikan pangkat Perkhidmatan Awam

merupakan urusan yang berterusan serta dilaksanakan di semua peringkat Jabatan

Persekutuan, Jabatan Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan dan Pihak Badan Berkanun,

maka Kerajaan Negeri berhasrat untuk melaksanakan perkongsian kepada 384 buah

Kementerian/Jabatan/Agensi yang telah dikenal pasti melalui Konsep Replikasi.

Pihak Kerajaan Negeri melalui Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri (MMKN) rujukan

MMKN BIL.33/2017 bertarikh 2 November 2017 telah MELULUSKAN Sistem CP untuk

diguna pakai di semua Kementerian, Pihak Berkuasa Tempatan dan Badan Berkanun

dengan menawarkan kos perkongsian sebanyak RM10,000.00. Sekiranya Sistem CP

berjaya direplikasikan kepada 384 Kementerian/Jabatan/Agensi seluruh Malaysia, anggaran

sebanyak RM3.84 juta bakal dijana dan menjadi hasil baru bagi Kerajaan Negeri Melaka.


19

6. LAMPIRAN

CARTA PERBATUAN PROJEK


20

KONVENSYEN TEAM EXCELLENCE WILAYAH UTARA 2017

ANNUAL PRODUCTIVITY & INNOVATION CONFERENCE AND EXPOSITION (APIC 2017) 2017

KUMPULAN KEY-ST TELAH MENERIMA ANUGERAH EMAS BERSEMPENA KONVENSYEN TEAM

EXCELLENCE WILAYAH UTARA 2017

30 - dokumentasi aipa 2018habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2485-sistem-cp-career-path.pdf ·...

Documents