KULIAH 8

PENGURUSAN STOR DAN ASET KERAJAAN

PENGENALAN

Berita mengenai rasuah di tempat kerja kerap didengari, ditontoni dan dibaca. Malah ramai pegawai

kerajaan dibuang kerja, dilucut jawatan kerana pecah amanah. Apa yang merisaukan ialah ada di antara

kita tidak mempelajari dan mengambilnya sebagai iktibar.

Oleh kerana rasuah melibatkan manusia, maka manusialah yang bertanggungjawab terhadap rasuah.

Dengan demikian faktor manusia memainkan peranan yang sangat penting jika kes rasuah masih lagi

berleluasa. Soalnya sekarang ialah siapakah manusia itu? Adakah dia pihak kerajaan, majikan, pekerja

atau masyarakat? Sekarang timbul persoalan akauntabiliti dan mengapa akauntabiliti itu penting.

Ada pendapat yang menyatakan bahawa rasuah terjadi berpunca daripada kelemahan manusia yang

mementingkan kemewahan dan juga tidak peka dengan tatacara pengurusan kewangan. Oleh itu

Kementerian Kewangan telah mengeluarkan beberapa Pekelililing Perbendaharaan yang patut dipatuhi

setiap masa.

Pengurusan stor merupakan salah satu aspek pengurusan kewangan yang sangat penting kerana barang-

barang dalam stor merupakan modal kerajaan yang tersimpan dalam bentuk barang-barang bagi tujuan

memberi perkhidmatan kepada pelanggan pada kos yang minimum.

Sebelum kita melangkah jauh kita perlu memahami definisi stor, stok dan kategori stor kerajaan.

Stor secara umumnya adalah tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan,

penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.

Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau

penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel, dapur

sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya.

Kategori stor kerajaan

Stor kerajaan dibahagikan kepada:

a) Stor Pusat – Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang-barang kepada pengguna

melalui rangkaian stor peringkat negeri, daerah, bahagian, cawangan dan unit. Depot Bekalan

Pusat Kementerian Pertahanan adalah contoh Stor Pusat.

b) Stor Utama – Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang-barang untuk keperluan

pengguna peringkat negeri, daerah, bahagian, cawangan dan agensi. Contoh Stor Utama adalah

Stor bekalan pejabat bagi Kementerian dan Jabatan.

c) Stor Unit – Stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluan jangka pendek

atau untuk kegunaan terus. Contohnya adalah stor pejabat dan setor sekolah.

d) Barang-barang Stor ialah semua harta benda Negara termasuk semua barang-barang yang

disimpan dan masih digunakan seperti alat-alat, kelengkapan-kelengkapan, perabot-perabot,

jentera-jentera, loji, mesin, peralatan-peralatan pejabat, alat pertukangan, bekalan-bekalan dan

barang-barang samada habis atau tidak habis dipakai.

Tahukah anda kenapa perlu ada stor Jabatan/Sekolah?

a) Untuk memberi perkhidmatan perbekalan kepada jabatan.

b) Untuk beraksi sebagai penjaga dan pengawalan semua hartabenda jabatan/sekolah.

c) Untuk memberi maklumat tentang jumlah/kuantiti barangan yang sepatutnya dibeli dan dapat

mengurangkan kos perolehan serta kos penstoran.

Oleh itu, kita boleh rumuskan yang peranan stor adalah:

a) Untuk mengedar bekalan.

b) Untuk menentukan bekalan tidak putus.

c) Sebagai penyambung di antara pegawai perolehan dengan pengguna-penguna/guru-guru

d) Untuk melindungi bekalan dari rosak, hilang nilai dan susut nilai.

e) Untuk menentukan kaedah yang sesuai untuk penyimpanan stok.

f) Untuk menjalankan operasi Pusingan Bekalan seperti di dalam Rajah 8.1

PUSINGAN BEKALAN

Rajah 8.1

ISI KANDUNGAN

Objektif Pengurusan Stor

Satu sistem pengurusan stor yang cekap dan berkesan adalah perlu bagi menjamin penyenggaraan,

penjagaan dan pengawalan barang-barang kerajaan yang baik dan sempurna. Stok senantiasa ada

apabila diperlukan. Kualiti stok senantiasa terjamin.

Fungsi Stor

Secara am fungsi stor ialah memberi khidmat dalam menyediakan bekalan barang-barang yang diperlukan

dan melaksanakan tugas-tugas berikut:

(a) Memesan barang-barang.

(b) Menerima barang-barang.

(c) Menyimpan barang-barang.

(d) Mengeluarkan barang-barang.

(e) Mengambil tindakan pelupusan dan hapuskira.

(f) Mewujudkan keselamatan stor.

Bagaimana hendak melaksanakan tugas-tugas di atas dengan baik dan berkesan?

KAWALAN STOK

KEPERLUAN JABATAN KEPERLUAN PELANGGAN

PEROLEHAN PENGELUARAN

PENERIMAAN PENSTORAN

a) Kita perlu mematuhi semua peraturan mengenai Pengurusan Stor yang terkandung dalam

Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor dan Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP)

Bil. 12 Tahun 1995.

b) Memahami dan memperaktik Pengurusan Organisasi Stor Utama yang mempuyai empat (4)

bahagian:

(i) Bahagian bekalan, kawalan dan akaun.

(ii) Bahagian Terimaan.

(iii) Bahagian Simpanan.

(iv) Bahagian bungkusan dan Penghantaran.

(i) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun

Menyediakan pesanan apabila stok sampai ke paras memesan.

Memastikan terlebih dahulu barang-barang yang dipesan terdapat di dalam kontrak pusat,

kontrak Jabatan, Stor-stor Kerajaan dan sebagainya.

Memesan bekalan dengan cara memastikan pesanan disempurnakan dalam tempoh yang

ditetapkan.

Mencatit butir-butir pesanan ke dalam rekod setor.

Bertanggungjawab mengurus Akaun dan kewangan stor.

(ii) Bahagian Terimaan

Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku serahan barang-barang

oleh pembekal.

Menentukan mutu dan kuantiti barang yang diterima adalah bersamaan dan sepertimana yang

dipesan.

Barang-barang yang diterima mempunyai dokumen-dokumen serahan (seperti delivery order,

invoice, packing note) yang tertentu.

Mencatit butir-butir barang-barang yang diterima ke dalam rekod-rekod setor.pesanan ke dalam

rekod stor.

(iii) Bahagian Simpanan

Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yang ditetapkan dengan menggunakan ruang

simpanan dengan cara yang bijak

Menyediakan ruang simpanan yang sangat sesuai mengikut jenis barang seperti:

a. Barang-barang sangat menarik

b. Barang-barang mudah pecah, mudah terbakar, merbahaya dan sebagainya

Mengwujudkan sistem lokasi untuk kemudahan mencari atau mengesan barang-barang yang

disimpan

a. Menyusun barang-barang dengan cara yang tertentu

b. Menyembur ubat serangga, menyapu minyak ke atas barang-barang besi

c. Mengeluar barang-barang secara pusingan seperti F.I.F.O (First In First Out).

(iv) Bahagian Bungkusan dan Penghantaran

Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan

Pengeluaran haruslah berdasarkan kepada Baucer Pemesanan Pengeluar Barang yang

ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa.

Menentukan jenis dan kuantiti barang yang dikeluarkan.

Barang-barang yang dikeluarkan diambil oleh pegawai yang diberi kuasa

Mencatit butir-butir barang yang dikeluarkan ke dalam rekod stor

pa kaitan stor dengan pengurusan? Kalau dilihat semula fungsi stor di atas, semuanya

memerlukan kesepaduan dan pengurusan yang cekap. Semua fungsi stor akan dilakukan oleh

Penyelenggara Stor atau Pegawai Stor.ATugas Penyelenggara Stor

i. Menerima, menyimpan dan mengeluarkan alatan, perkakas, barangan dan lain-lain barang

ii. Menyimpan rekod-rekod dan membuat pemeriksaan dan catatan terhadap barangan yang diterima

dengan membandingkan dengan dokumen/baucer hantaran dan mencatat serta melaporkan

kesilapan hantaran.

iii. Merekod semua barangan yang disimpan ke dalam kad/lejar dan menentukan di mana barangan

itu patut ditempatkan dan lokasi barangan itu juga direkodkan

iv. Mengeluarkan stok mengikut arahan/budibicara yang bijak dan menentukan tokok tambah stok

v. Membuat pengiraan bekalan dan melaporkan sebarang kekurangan.

vi. Mengawal barang-barang yang disimpan

vii. Mengetahui kegunaan barang-barang

viii. Mengkaji semula samada:

a. Ruang simpanan yang mencukupi serta Sistem Kawalan Keselamatan yang sempurna.

b. Penyusunan barang-barang mengikut pengkelasannya.

c. Menetapkan lokasi bagi tiap-tiap kumpulan barang.

d. Sistem mengenalpasti setiap simpanan barangan.

e. Maklumat tepat terhadap setiap pergerakan barangan.

f. Menyemak tiap-tiap kad petak bagi tujuan menokok stok.

g. Membuat pembetulan keluar/masuk barang dalam kad petak.

h. Mengadakan semakan stok dari masa ke semasa.

PENGURUSAN KAWALAN STOK

Mengapa senantiasa terdapat konflik di antara pembelian dan stor?

Ianya berlaku kerana pihak pengguna sentiasa mahukan seratus peratus (100%) permintaan mereka

dipenuhi sedangkan pihak pembelian mahukan urusan pembelian yang tertentu banyaknya dengan tujuan

mendapatkan keuntungan dalam pembelian tadi serta mengurangkan kos menyimpan.

Fungsi kawalan stok meliputi dari Kad petak (bin card) kepada kawalan stor berpusat (Fully centralized

stock control) bertujuan untuk meredakan konflik di antara pengguna dan urusan pembelian dengan

penyelenggaraan rekod-rekod stok secara bersistematik.

Definisi dan Tujuan Kawalan Stok

Definisi:

Kawalan stok adalah suatu sistem untuk tujuan memastikan paras keperluan yang betul dari segi kuantiti

dapat disediakan apabila dikehendaki oleh pengguna.

Mengapa kita menyimpan stok?

Membekal kepada pengguna dalam masa singkat.

Menjamin kadar keperluan yang tidak menentu.

Mengapa kita mengawal stok?

Mengatasi kehabisan stok.

Mengawal berlebihan stok.

Menentukan kemampuan ruang simpanan stor.

Mengenalpasti item cepat bergerak dan item lembab bergerak.

Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan faedah-faedah berikut:-

i. Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pengguna dapat dipenuhi.

ii. Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang terikat dalam bentuk stok

iii. Perhatian lebih tertumpu kepada barang-barang yang tinggi kadar pengeluarannya.

iv. Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan usang dapat dikurangkan

v. Ruang simpanan dapat dioptimumkan.

Keselamatan Stor

i. Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran serta penyelenggaraan kebersihan stor.

ii. Adalah wajar bagi bangunan stor diasingkan dari bahagian lain-lain.

iii. Bangunan stor dipagar dan dikawal oleh Pengawal Keselamatan.

iv. Memasang lampu-lampu di tempat-tempat tertentu dalam kawasan stor.

v. Kunci-kunci stor dihadkan dan disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

vi. Menyediakan alat-alat pemadam api dan menjalani kursus mengawal kebakaran.

PENGURUSAN STOR DAN

ASET KERAJAAN

Kategori Stor Kerajaan

Stor Pusat

Stor Utama

Stor Unit

Barang-barang Stor

Fungsi Stor

Memesan

Menerima

Menyimpan

Mengeluarkan

Mengambil tindakan pelupusan dan hapuskira

Mewujudkan keselamatan stor

Pengurusan Organisasi Stor Utama

Bekalan, Kawalan dan Akaun

Terimaan

Simpanan

Bungkusan dan Penghantaran

Tugas Penyelenggara Stor

Pengurusan Kawalan Stok

Kawalan stok Maksima-Minima

Kawalan stok Paras Pesanan Kembali

Keselamatan stor