1 · web view4.1 inventori ialah barang tak luak yang bernilai kurang dari rm500 setiap satu...

STOK DAN INVENTORI1.0 PENGENALAN

Stok dan Inventori adalah satu proses bagi mengemaskinikan

pengurusan harta-modal, inventori dan bekalan pejabat melalui

penggunaan beberapa jenis borang.

- Daftar Harta Modal

(Kew 312, Kew 312A)

- Daftar Inventori

(Kew 313)

- Daftar Stok Bekalan Pejabat

(Kew 314)

- Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori

(Kew 315)

2.0 KEPENTINGAN MEREKOD

2.1 Merekod lokasi harta modal, inventori dan bekalan pejabat akan

memudahkan pihak pengurusan untuk mengawas dan mengesan

pergerakan sesuatu bahan.

2.2 Merekodkan butir-butir asas mengenai harta modal, Inventori dan

bekalan pejabat akan memudahkan mana-mana pihak mengawasi

penggunaan.

2.3 Mewujudkan sistem maklumat yang kemaskini dan berkesan bagi

meningkatkan keberkesanan pengurusan dan penggunaan.

1

3.0 DAFTAR HARTA MODAL (KEW 312, 312A)3.1 Harta modal ialah barang-barang tak luak yang bernilai RM500

atau lebih setiap satu pada masa perolehan. Barang-barang ini

tidak termasuk perabot, permaidani, langsir dan seumpamanya

yang diperolehi tanpa mengira kos.

3.2 Daftar Harta modal ini di dalam bentuk kad diperkenalkan untuk

merekod semua jenis harta modal yang diperolehi. Ia

mengandungi dua bahagian iaitu:

BAHAGIAN A - Merekodkan semua maklumat berhubung dengan

pembelian, penempatan, pemeriksaan dan

pelupusan.

BAHAGIAN B - Merekodkan semua penyelenggaraan seperti

pembaikan dan pembelian segala alat ganti.

3.3 Sistem kad ini diperkenalkan bagi memudahkan proses merekod

segala pembelian dan penyelenggaraan di dalam ruang yang

disediakan dan memudahkan penyususnan rekod mengikut abjad.

Dengan sistem ini segala rekod yang disimpan akan diseragamkan.

Ini akan memudahkan kerja-kerja pengawalan dan

penyelenggaraan.

3.4 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekodkan penggunaan

borang ini.

3.5 Butir-butir maklumat di dalam Daftar Harta Modal terbahagi kepada

dua bahagian iaitu:-

2

3.5.1 KEW 312 (BAHAGIAN A)a) Kategori

Kategori Harta Modal misalnya:

i) Kenderaan ( kereta, van, motosikal)

ii) Loji (loji pusat hawa dingin dan lain-lain)

iii) Mesin, peralatan dan kelengkapan pejabat.

b) Jenisi) Kamera

ii) Komputer

iii) Mesin Penyalin

iv) Mesin Taip

v) Televisyen dll

c) Jenama dan ModelJenama dan model harta model berkenaan seperti “Proton Saga

1.5i”.

d) Jenis dan No. EnjinJenis dan No. enjin jika harta ini adalah kenderaan.

e) Nombor Casis / Siri PembuatNombor casis bagi kenderaan atau nombor siri pembuat bagi

peralatan pejabat.

f) Nombor Siri PendaftaranSeperti nombor siri kenderaan atau nombor siri rekod pejabat.

g) Kos dan Tarikh Dibeli / Diterima

3

Harga termasuk kos pengangkutan / insuran (jika ada) dan lain-lain

perbelanjaan yang berkaitan dengan pembelian tersebut.

h) Nombor Pesanan KerajaanNombor yang dikeluarkan untuk pembelian harta modal berkenaan.

Jika harta modal tersebut diperolehi melalui cara-cara lain sila

nyatakan ( sumbangan / hadiah )

i) PembekalNama pembekal atau syarikat yang membekalkan.

j) Nombor Rujukan FailFail yang mengandungi rekod-rekod mengenai pembelian harta

modal berkenaan.

Contoh: Fail yang menyimpan rekod pembelian peralatan dan

bekalan)

k) AksesoriSenaraikan aksesori-aksesori yang dilengkapkan / diterima

bersama harta modal berkenaan.

l) TandatanganTandatangan pegawai yang bertanggungjawab mengesahkan butir-

butir di atas serta tarikh.

m) PenempatanPenempatan tetap dan tarikh penempatan harta modal berkenaan.

Setiap pindahan penempatan (tetap) perlu direkodkan dan

ditandatangani oleh pegawai yang menerima (cop nama dan

jawatan) .

Pindahan *

4

Sekiranya sesuatu modal dipindah keluar secara tetap daripada

pejabat yang mengawalnya, kad Daftar Harta Modal asal

hendaklah di bawa bersama-sama dengan harta modal berkenaan

ke pejabat yang menerimanya. Satu salinan kad Daftar Harta

Modal tersebut hendaklah disimpan dengan menulis perkataan

“Dipindah ……. (Ruj …….)” di dalam fail yang berasingan

berhubung dengan rekod harta modal yang dipindah.

Selepas butir-butir di atas diisi, pegawai yang bertanggungjawab

perlu menandatangani di ruang yang disediakan serta tarikh.

n) Pemeriksaan Harta ModalKetua jabatan hendaklah mengaturkan pemeriksaan ke atas harta

modal sebagaimana yang dikehendaki di dalam TPS para 238,239

dan 240.

o) PelupusanPegawai berkenaan hendaklah mencatatkan tarikh, nombor fail dan

tandatangan bila tarikh sesuatu harta modal itu dilluluskan untuk

pelupasan oleh Perbendaharaan atau pegawai-pegawai yang

berkenaan.

5

3.5.2 KEW 312 (BAHAGIAN B)

Butir-butir yang perlu direkod di dalam bahagian ini, adalah seperti berikut:

a) Tarikh servis / pembaikanTarikh servis atau pembaikan yang telah dilakukan bagi harta modal.

b) Butir-butir Servis/ PembaikanKeterangan lanjut mengenai apa yang telah dibaiki atau diservis termasuk

alatganti yang dibeli.

c) Nombor Pesanan KerajaanNombor rujukan pesanan kerajaan / no. rujukan.

d) Tempat Pembelian / Servis / pembaikanNama syarikat tempat alat ganti dibeli atau pembaikan dibuat.

e) KosKos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali.

f) TandatanganPegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi

mengesahkan butir penyeggaraan harta modal itu.

3.5.2 KEW 312ABorang ini adalah sambungan kepada Borang KEW 312. Ia hanya

digunakan selepas ruangan di KEW 312 ( Bahagian B ) telah habis

digunakan.

6

4.0 DAFTAR INVENTORI ( KEW 313 )4.1 Inventori ialah barang tak luak yang bernilai kurang dari RM500

setiap satu pada masa perolehan. Walau bagaimanapun, barang-barang seperti perabot, permaidani dan langsir serta pinggan mangkuk adalah termasuk di dalam kategori inventori tanpa mengira kos.

4.2 Daftar inventori diperkenalkan untuk merekodkan perolehan dan

penempatan inventori. Daftar ini adalah di dalam bentuk kad untuk

memudahkan penyusunan dan juga semasa membuat rujukan.

Kad-kad ini disusun mengikut jenis inventori dan abjad.

4.3 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekod penggunaan

borang ini.

4.4 Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah

seperti berikut:

a) KategoriKategori inventori misalnya;-

i) Peralatan dan kelengkapan pejabat

ii) Perabot, permaidani, langsir dll.

b) JenisJenis inventori di dalam kategori “Peralatan dan Kelengkapan

Pejabat” misalnya:-

i) Alat pengira

ii) Kipas angin dll

7

Jenis inventori di dalam kategori “Perabot, Permaidani dan Langsir

Misalnya:-

i) Kerusi

ii) Meja

iii) Langsir dll.

c) BilBilangan mengikut urutan biasa.

d) Butiran Perihal inventori yang diperolehi misalnya:-

i) kerusi eksekutif

ii) meja kerani

iii) rak bertutup dll

e) KuantitiJumlah unit inventori yang diperolehi.

f) No. Pesanan KerajaanNombor rujukan Pesanan Kerajaan.

g) Tarikh dibeliTarikh inventori tersebut dibeli mengikut Pesanan Kerajaan

h) Kos SeunitKos termasuk pengangkutan dan insuran (jika ada) bagi setiap unit

inventori.

i) No. Siri PendaftaranNo. siri pendaftaran seperti siri rekod pejabat.

8

j) LokasiPenempatan inventori tersebut.

k) PelupusanNo. rujukan fail atau pelupusan itu diluluskan oleh Perbendaharaan

atau Pegawai-pegawai di mana berkenaan.

l) CatatanApa-apa perkara yang berkaitan.

m) TandatanganPegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi

mengesahkan butir-butir yang dicatatkan itu.

9

5.0 DAFTAR STOK BEKALAN PEJABAT ( KEW 314 )

5.1 Bekalan pejabat ialah semua barang luak dan termasuk alatulis

serta kelengkapan pejabat takluak yang rendah nilainya dan tidak

ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu.

5.2 Daftar stok bekalan pejabat diperkenalkan untuk merekodkan

segala perolehan bekalan pejabat-pejabat. Daftar ini adalah di

dalam bentuk buku.


seperti berikut:-

a) JenisJenis bekalan pejabat seperti barang-barang luak misalnya:-

i) Ball pen

ii) Kertas A4

iii) Gam dll

b) Unit PengukuranDikira dalam bentuk batang,kotak, rim dll.

c) BilBilangan mengikut urutan biasa.

d) No. PesananNombor rujukan pesanan / pesanan kerajaan.

e) Diterima Daripada / Dikeluarkan KepadaNama pembekal atau pegawai yang menerima.

10

f) TarikhTarikh bekalan tersebut diterima atau dikeluarkan.

g) Kuantiti TerimaanBilangan unit bekalan diterima.

h) Kuantiti KeluaranBilangan unit bekalan dikeluarkan.

i) BakiBaki bilangan unit bekalan yang ada.

j) PenerimaNama dan tandatangan pegawai yang menerima bekalan.

11

6.0 DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI ( KEW 315)

6.1 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk

merekodkan pergerakkan sebarang harta modal atau inventori.

Pergerakkan yang dimaksudkan adalah pindaan melalui pinjaman

atau penempatan sementara.

6.2 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori adalah di dalam

bentuk buku.


seperti berikut:-

a) JenisJenis harta modal / inventori misalnya : kamera atau televisyen.

b) Jenama dan ModelModal harta modal / inventori misalnya “Canon TY 700”.

c) No. Siri PembuatNombor siri pembuat harta modal / inventori berkenaan.

d) No. Siri PendaftaranNombor siri pendaftaran seperti nombor siri rekod pejabat.

e) BilBilangan mengikut urutan biasa.

f) Nama PeminjamNama Peminjam.

12

g) Tarikh dikeluarkanTarikh sebenar harta modal / inventori dikeluarkan atau

dipindahkan dari penempatan asal.

h) Tarikh Jangka DipulangkanTarikh harta modal / inventori berkenaan dijangka dipulangkan.

i) Tandatangan PeminjamPeminjam hendaklah memeriksa harta modal / inventori yang

dipinjamkan dan menandatangani ketika mengambilnya.

j) Pengawai PengeluarPegawai bertanggungjawab mengawasi harta modal / inventori

pejabat atau seorang pegawai lain yang telah ditugaskan

hendaklah menandatangani ketika harta modal / inventori

dikeluarkan dan dipulangkan serta tarikhnya.

13

SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM DAFTAR BEKALAN

PEJABAT

BIL JENIS BARANG BIL JENIS BARANG

1 AMMETER 28 PELURU

2 ANEMOMETER 29 PEMBARIS

3 ANEROID BAROMETER 30 PEMBERAT 1 KG

4 ANGKUP LUAR / DALAM 31 PETA

5 ANIMALS CELL 32 POMP TAYAR

6 APIT RAGUM 33 REHAL

7 BATU BATAN GALIAN 34 RIBEN

8 BED PING PONG 35 RUBBER STAMP

9 BEKAS MINUMAN 36 SCRAPER

10 CAKERA 37 SEJADAH

11 CANGKUL 38 SEKUP

12 FIRST- AID- KIT 39 SEL ASAP

13 GUNTING 40 SESIKU

14 JAM DINDING 41 STARTING BLOCK

15 JANGKASUHU 42 STOP WATCH

16 JANGKA MASA DETIK 43 STEEL ROLLER

17 JARING BOLA SEPAK 44 STOP WATCH

18 JARING BADMINTON 45 TAJAK

19 KOMPAS 46 TALI TAPE

20 LAMPU 47 TOLOK PENANDA

21 LEMBING 48 TRANSPARENSI

22 MAGNET BAR 49 NERACA TUAS

23 MATA GERGAJI BESI 50 TUKUL KUKU KAMBING

24 MESIN PENGIRA 51 TUKUL WARINGTON

25 OIL CAN 52 TUNGKU KAKI

26 PAHAT 53 VIDEO CASSET

27 PARANG 54 WOOD MALLET

SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM HARTA MODEL

14

BIL JENIS BARANG KOD

1 ALAT PENGHAWA DINGIN AHD

2 AMPLIFIRE AF

3 KOMPUTER KM

4 MESIN SANDANG MS

5 MESIN RUMPUT MR

6 MESIN PENDUA MP

7 MESIN FOTOSTAT MF

8 MESIN TAIP MT

9 MESIN TAIP ELEKTRIK MTE

10 OVERHEAD PROJEKTOR OP

11 PERAKAM VIDEO PV

12 PETI AIS PA

13 PETI BESI PB

14 SLAID PROJEKTOR SP

SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM INVENTORI

15


1 ALAT PENIMBANG AP

2 ALAT PENYULING AS

3 ALMARI 2 PINTU AL1

4 ALMARI 2 TINGKAT AL3

5 ALMARI ALATAN AL4

6 ALMARI BAHAN AL5

7 ALMARI BUKU AL6

8 ALMARI CERMIN AL7

9 ALMARI PERHIASAN AL2

10 ALMARI SOLEK AL9

11 BANGKU KANTIN BK

12 BANGKU MAKMAL BM

13 BANTAL BT

14 BLENDER BL

15 CADAR CR

16 CARTA CT

17 CEREK AIR BIASA CK1

18 CEREK ELEKTRIK CK2

19 DAPUR GAS SATU TUNGKU DP1

20 DAPUR TUNGKU BESAR DP3

21 DICOT – MONOCOT -LEAF DM1

22 DICOT – MONOCOT - ROOT DM2

23 DICOT – MONOCOT – STEM DM3

24 EARPHONE ER

25 ELEKTROMAGNET KIT EK

26 ELEKTROSKOP ET

27 GEROBOK GB1

28 GEROBOK BESI GB2


16


29 GEROBOK BESI TIGA TINGKAT GB3

30 GLOB GL

31 HEALER BESAR HL1

32 HEALER KECIL HL2

33 HUMAN SKELETON BASE HS

34 GENERATOR VAN DE GRAF JN

35 JOULE METER JM

36 KABINET LETAK DAPUR GAS KB1

37 KABINET BARANG KIMIA KB2

38 KABINET BESI 3 TINGKAT KB3

39 KABINET BESI 4 TINGKAT KB4

40 KABINET KAYU KB5

41 KAKI RETOT KT

42 KAMERA CM

43 KAROL KL

44 KATIL BUJANG KJ

45 KAUNTER KN

46 KERETA SORONG KS

47 KERUSI MURID KR1

48 KERUSI KULIAH KR2

49 KERUSI BESI LIPAT KR3

50 KERUSI JURUTAIP KR4

51 KERUSI KAYU SPAN KR5

52 KERUSI MESYUARAT LOW BACK SWIVEL KR6

53 KERUSI MESYUARAT UTAMA KR7

54 KERUSI PEGAWAI KERANI KR8

55 KERUSI PEGAWAI RENDAH KR9

56 KERUSI PERPUSTAKAAN KR10


17


57 KERUSI PLASTIK KR11

58 KERUSI PUSING (FABRIC HIGH BACK KR12

59 KERUSI PUSING (FABRIC LOW BACK) KR13

60 KERUSI PUSING ( PVC HIGH BACK) KR14

61 KERUSI PUSING ( PVC LOW BACK ) KR15

62 KERUSI TUNGGAL KR16

63 KIPAS ANGIN DUDUK KA1

64 KIPAS ANGIN BUMBUNG KA2

65 KIPAS ANGIN DINDING KA3

66 KOTAK CAHAYA KC

67 LACI LC

68 LANDASAN TROLEY LN

69 LANGSIR BESAR LG1

70 LANGSIR KECIL LG2

71 LANGSIR HITAM LG3

72 LOCKER LK

73 LOMBOL LO

74 MEGAPHONE ME

75 MEJA BULAT SISI MJ1

76 MEJA KANTIN MJ2

77 MEJA KOMPUTER MJ3

78 MEJA KURSUS MJ4

79 MEJA MAKAN MJ5

80 MEJA MAKMAL MJ6

81 MEJA MESYUARAT BIASA MJ7

82 MEJA MESYUARAT U SHAPE MJ8

83 MEJA MURID MJ9

84 MEJA PERPUSTAKAAN MJ10


18


85 MEJA PING PONG MJ11

86 MEJA SISI SINKI MJ12

87 MICRO AMPERE MC

88 MIKE MI

89 MIKROSKOP CAHAYA MK1

90 MIKROSKOP ELEKTRIK MK2

91 MIKROSKOP PELAJAR MK3

92 MILLI AMPERE MA

93 MIRROR FRAME MF

94 MODEL DINAMO ML

95 MODEL OTAK MO

96 MOTOR ELEKTRIK ME

97 MOTOR MESIN JAHIT MJ

98 NERACA SPRING NS

99 PAM VACUM PVM

100 PAPAN HIJAU PH

101 PEMADAM API AIR PI1

102 PEMADAM API GAS BCF PI2

103 PEMADAM API TEPUNG PI3

104 PEMANAS AIR PMR

105 PEMBESAR SUARA PS

106 PEMOTONG KERTAS PO

107 PENAPIS AIR PR

108 PENGGERA KEBAKARAN PG

109 PENIMBANG (DACING) TM1

110 PENIMBANG BERAT BADAN TM2

111 PENJANA ELEKTRIK TM3

112 PENTAS JUARA PJ


19


113 PENUNU BUNSEN PNB

114 PENYEDUT HAMPAGAS PHG

115 PERAKAM RADIO KASET RK

116 PERIUK NASI ELEKTRIK PN

117 PERMAIDANI PM

118 PETI KAD KATALOG PKG

119 PETI KUNCI PK

120 PETI UBAT PU

121 PETI WANG TUNAI PW

122 PIPE CUTTER PC

123 RADIO RA

124 RAK BESAR RK1

125 RAK BEG RK2

126 RAK BORANG / KERTAS RK3

127 RAK BOTOL REAGENT RK4

128 RAK BUKU RK5

129 RAK DOKET RK6

130 RAK FAIL BERKUNCI RK7

131 RAK FAIL TERBUKA RK8

132 RAK KAYU RK9

133 RAK MAJALAH RK10

134 RAK VURRET RK11

135 RHEOSTAT RS

136 ROSTRUM RO

137 SET LOMPAT TINGGI LT

138 SET PAPAN LITAR PT

139 SET POLYDRON PL

140 SETERIKA SR


20


141 SETTEE ST

142 SISTEM SURIA DAN PLANET SSP

143 SKITTLE SK

144 SKRIN OHP SN1

145 SKRIN PUTIH SN2

146 SLIDE KBSM 7.3 SD1

147 SLIDE KBSM 7.5 SD2

148 SOFT BOARD SB

149 SPEAKER SE

150 STAPLER TUGAS BERAT STB

151 TALA BUNYI TB

152 TANGGA MUDAH ALIH ALUMINIUM TMA

153 TELESKOP TLK

154 TELEVISYEN TV

155 TERAS BESI TS

156 TIANG BOLA BADMINTON TG1

157 TIANG BOLA JARING TG2

158 TIANG BOLA TAMPAR TG3

159 TIANG GOL BOLA SEPAK TG4

160 TIANG GOL BOLA BALING TG5

161 TIANG GOL HOKI TG6

162 TIANG TAKRAW TG7

163 TILAM TL1

164 TILAM GIMNASTIK TL2

165 TOLOK HUJAN TH

166 TONG AIR SULING TA

167 TONG PENYEMBUR RACUN TR

168 TROLLEY 3 RODA TL1


21


169 TROLLEY 4 RODA TL2

170 TROLLEY BARANG KIMIA TL3

171 TROLLEY OHP TL4

172 UKUR TINGGI UT

173 USA WALL SCREEN WS

174 VOLTMETER VO

175 WHITE BOARD WB

176 WHITE BOARD STAND WBS

PANDUAN PENGKODAN / PENENTUAN KOD , CARA

22

DAN CADANGAN

BIL ITEM BUTIRAN ITEM SINGKATAN ITEM

1 Nama Sekolah SMK Sungai Besar SMKSB

2 Bahagian / Kod Kelas

Barang

Pusat Sumber PSS

3 Kod Barang Televisyen TV

4 Tahun Dibeli / Diterima 2004 04

5 Siri Bilangan Inventori /

Harta Modal

Bilangan ke-7 7

6 Tempat / Lokasi Bilik Simulasi 9

Sistem koding bagi barangan di atas boleh ditulis sebagai:

SMKSB/PSS/TV/2004/7/(9)

23

7.0 PELUPUSAN BARANG-BARANG AWAM7.1 KONSEP PELUPUSAN

Diguna untuk melupuskan harta kerajaan yang secara fizikalnya

masih ada dalam simpanan tetapi harta tersebut tidak boleh

digunakan / tidak diperlukan lagi. Tujuan dibuat pelupusan ialah

untuk mengeluarkan rekodnya daripada daftar.

KONSEP HAPUSKIRADigunakan ke atas harta Kerajaan yang secara fizikalnya telah

tidak ada lagi dalam simpanan kerana harta tersebut telah hilang.

Tujuan diadakan hapuskira adalah sama seperti tujuan di dalam

pelupusan di atas. (istilah hapuskira juga digunakan untuk

menghapuskira wang yang hilang, hutang yang tidak boleh

dipungut,bayaran berlebihan, bil hospital yang tidak dibayar dll.)

7.2 PELUPUSAN BARANG-BARANG7.2.1 Pelupusan perlu apabila

- Barang-barang usang, rosak dan tidak boleh digunakan.

- Pecah / rosak dan tidak ekonomi jika dibaiki.

- Lebihan

- Perubahan teknologi dan tidak sesuai digunakan.

7.2.2 Mengapa perlunya pelupusan

- Menjimatkan ruang stor

- Mendapatkan pulangan balik

- Pengurusan stok / inventori yang sempurna.

7.2.3 Tindakan pelupusan hendaklah dibuat dari semasa ke semasa dan

Jabatan adalah dilarang mengumpul barang-barang dan menunggu

bilangan yang banyak sebelum tindakan pelupusan dilakukan. Jika

barang yang hendak dilupuskan disimpan di dalam stor-stor, lama

24

kelamaan stor akan menghadapi masalah kekurangan ruang stor,

kesesakan stor dan kemungkinan barang-barang berkenaan

mudah dicuri atau hilang. Di samping itu nilai barang-barang yang

hendak dilupuskan semakin menurun dan secara tidak langsung

apabila dijual nanti kerajaan mengalami kerugian hasil.

7.3 TATACARA PELUPUSANPenyelenggara stor hendaklah mengenalpasti barang-barang yang

hendak dilupuskan dan menyenaraikan barang-barang tersebut.

Pelupusan segera perlulah dibuat bagi mengelakkan penggunaan

ruang dan susutnilai yang mungkin akan mengakibatkan kerugian.

Pada masa ini terdapat dua cara bagaimana pelupusan barang-

barang kerajaan boleh dilaksanakan. Dua cara tersebut ialah:-

7.3.1 MELALUI LEMBAGA PEMERIKSA (TPS 212 HINGGA 217)i) Lembaga Pemeriksa hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal

bagi memeriksa barang-barang usang yang nilai pembeliannya

lebih dari RM10,000 tiap-tiap satu. Lembaga itu hendaklah

mengandungi sekurang-kurangnya dua orang pegawai kanan yang

tidak terlibat secara langsung ke atas pengurusan barang-barang

tersebut tetapi berkebolehan untuk menilai dan mentafsir

kebergunaan barang-barang yang diperiksa.

ii) Keahlian seorang pegawai profesional di dalam Lembaga tersebut

tidak perlu sekiranya perakuan TEB (Tak Ekonomi Dibaiki) telah

ditandatangani oleh seorang pegawai profesional dalam bidangnya

masing-masing, yang tidak secara langsung bertanggungjawab ke

atas pengendalian dan pengurusan barang-barang kerajaan. Jika

sesuatu loji atau kelengkapan tersebut diselenggarakan oleh

sebuah firma atau agen pembekal, Lembaga boleh menimbang

laporan firma atau agen tersebut.

25

iii) Lembaga Pemeriksa perlu juga dilantik bagi barang-barang yang

belum dikeluarkan tetapi tidak boleh digunakan, cacat, usang atau

melebihi keperluan apabila dibuat pengiraan, verifikasi atau

penyemakan rekod stok (TPS 215).

iv) Empat salinan laporan lembaga di dalam Kew. 300V hendaklah

disediakan yang mengandungi butir-butir barang, keadaan barang

dan cara pelupusan yang disyorkan.

v) Laporan tersebut hendaklah dihantar ke Pegawai Pengawal dan

seterusnya ke Ketua Setiausaha Perbendaharaan untuk kelulusan.

7.3.2 TANPA LEMBAGA PEMERIKSA ( TPS 218 HINGGA 221)I) Barang-barang yang nilai perolehan asal kurang dari RM10,000

tiap-tiap satu atau RM100,000 keseluruhannya.

ii) Barang-barang tersebut tidak boleh diguna dengan ekonomi lagi

dan hanya boleh mendapatkan hasil jualan sisa sahaja.

iii) Tidak bernilai untuk dijual.

iv) Tidak boleh dijual disebabkan dasar Kerajaan atau keselamatan

negara.

v) Menghantar empat salinan laporan dalam borang Kew. 300V

kepada bahagian Kewangan, Kementerian Pendidikan melalui

Jabatan Pendidikan Negeri.

7.4 CARA-CARA PELUPUSAN ( TPS 222 HINGGA 225 )7.4.1 Jualan lelong

7.4.2 Tender / Sebutharga

26

7.4.3 Tukarbeli

7.4.4 Pindahan

7.4.5 Lain-lain cara pelupusan yang sesuai seperti ditanam dan dibakar.

7.5 SIJIL PELUPUSAN7.5.1 Sijil pelupusan seperti di lampiran X dalam TPS beserta dengan

Sijil Pengawal yang menyaksikan pemusnahan hendaklah dikem

ukakan kepada Bahagian Kewangan. Kementerian Pendidikan /

Ketua Setiausaha Perbendaharaan dalam masa tiga bulan dari

kelulusan pelupusan diberi. Jika pelupusan tidak dapat

diselesaikan dalam tempoh tersebut ianya hendaklah dilaporkan

kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan.

7.5.2 Kad Stok / Lejar, fail sejarah inventori atau daftar loji hendaklah

dicatatkan bagi pelupusan yang telah diluluskan mengikut mana

yang berkenaan.

7.6 PELUPUSAN BAHAN BERCETAK ( SURAT PEK. KEW. BIL.11/94)

7.6.1 Pekeliling yang berkuatkuasa sekarang adalah seperti berikut:-

- Surat Pek.Kew. Bil. 6/1987



- Seksyen 11, Arkib Negara Bil. 44/ 1996

- Arahan Perbendaharaan 150 dan 299

Surat Pekeliling Kewangan Bil. 6/1987 dan Bil. 2 /1989 merupakan

peraturan-peraturan khusus untuk pelupusan Buku Teks (SPBT)

dan Pekeliling Kewangan Bil.11/1994 menetapkan peraturan

pelupusan bahan-bahan bercetak/ kertas terpakai secara

menyeluruh.

27

Arahan Perbendaharaan 150 menetapkan semua kelas buku /

rekod perakaunan dan rekod kewangan hendaklah disimpan

dengan cermat sekurang-kurangnya selama tempoh yang

ditetapkan dalam lampiran M. Sebelum buku / rekod kewangan

dimusnahkan kelulusan mestilah diperolehi terlebih dahulu aripada

Akauntan Negara.

Arahan Perbendaharaan 299 menetapkan peraturan untuk

pemusnahkan resit dan borang-borang kewangan yang belum

digunakan atau usang.

7.7 PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT PERBENDAHARAAN

3.1 Kerajaan juga ada mengikat kontrak pusat untuk

melupuskan barang-barang terpakai seperti dan besi bateri,

tayar srap, misalnya kenderaan, peti besi, katil, peti sejuk.

Tujuan diadakan kontrak pusat berkenaan ialah:-

- Untuk mempercepatkan urusan pelupusan , sekolah perlu

menggunakan cara biasa seperti tender / lelong / sebutharga

bagi barang-barang terpakai ini.

- Sebagai satu strategi untuk memberi peluang kepada

usahawan Bumiputra dapat bergiat dalam bidang-bidang

tertentu seperti pencelupan tayar dan besi scrap.

28

8.0 PROSES KERJA PELUPUSAN PERINGKAT SEKOLAH

BIL PROSES KERJA TINDAKAN1. Mengenalpasti barang-barang yang hendak

dilupuskan.

Pembantu Tadbir/

Penyelaras Stok/

Pegawai terlibat

2. Memastikan jenis pelupusan yang akan

dipohon:

- kat. Barang tidak boleh diguna

-kat. Barang tidak diperlukan

-kat. Barang tidak ekonomik untuk dibaiki.

-sda-

3. Lantikan Lembaga Pemeriksa di peringkat

sekolah.

- 2 orang pegawal kanan

- bebas atau pegawai yang tidak terlibat secara

langsung dengan barang yang akan lupus.

- mempunyai kebolehan / kepakaran jika

berkaitan dengan teknikal / mesin.

Pengetua / Guru Besar

4 Memeriksa barang-barang yang hendak di

lupus dan memberikan syor.

Lembaga pemeriksa

5 Penyediaan borang pelupusan (300V) dalam 6

salinan bertaip dan dihantar ke JPN bagi

proses kelulusan.

Pembantu Tadbir /

Penyelaras Stok

6 Penerimaan kelulusan pelupusan dari JPN /

KPM dan Borang 300V dan penyediaan:

- 300X – 5 salinan

- sijil pemusnahan mengikut para 4 Kew. 300X

( Panduan 200, 217 ).

( Lampiran senarai barang )

Pengetua / Guru Besar/

Pembantu Tadbir /

Penyelaras Stok

7 Mengeluarkan / menolak dari stok barang

yang telah dilupuskan.

Pembantu Tadbir /

Penyelaras Stok

/

29

BIL PROSES KERJA TINDAKAN8. Tindakan sekolah selepas urusan pelupusan

barang-barang dibuat:-

- mengembalikan perkara-perkara berikut

dalam 4 salinan ke JPN

- 300V yang telah dilulus

- sijil 300X

- sijil pemusnahan mengikut para 4 Kew. 300X

(panduan 200,217)

(Lampiran senarai barang). Untuk dihantar

salinan kepada:

- Perbendaharaan Malaysia.

- KPM

- Audit Negara.

Pembantu Tadbir/

/

30

9.0 PROSES KERJA HAPUS KIRA PERINGKAT SEKOLAHBIL PROSES KERJA TINDAKAN

1. Memastikan untuk hapuskira.

- kehilangan / kecurian ke atas barang /

wang awam.

- hasil / kutipan yang tidak dapat dikutip.

Pengetua / Guru Besar/

Pembantu Tadbir

2. Penyeliaan dokumen-dokumen bagi

permohonan hapuskira:

- Laporan Polis (bagi kes kehilangan /

kecurian).

- Makluman kepada JPN.

- Laporan Jaga.

- Lampiran “J”.

- Lampiran “L” ( bagi kes kutipan yang

tidak dapat dikutip).

- Lampiran “K”.

- Laporan akhir hasil siasatan Polis.

Semua dokumen adalah dikemukakan

melalui JPN.

31

10.0 PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI STOK10.1 MAKSUD

Memeriksa, mengira dan menyemak stok serta rekod secara fizikal

dalam sesebuah stor mengikut pengelasan barang-barang dan

had-had masa yang ditetapkan.

10.2 PENGELASAN BARANG-BARANG DAN LAT VERIFIKASII) Tidak menarik - Dua tahun sekali.

Ii) Menarik - Setahun sekali

iii) Sangat menarik - Dua kali setahun

10.3 TUJUAN VERIFIKASII) Menentukan jumlah barang-barang stok fizikal adalah

sama dengan baki Kad Kawalan Stok serta Kad Petak.

ii) Mengenalpasti kekurangan dan kelebihan.

iii) Mengenalpasti stok-stok yang tidak boleh guna, rosak,

usang,tidak atau lambat bergerak dll.

iv) mengesyorkan tindakan-tindakan atas stok yang tidak boleh

guna, rosak, usang, tidak atau lambat bergerak dll.

v) Samada semua aktiviti pengurusan stor dijalankan dengan

teratur seperti yang ditetapkan oleh Arahan

perbendaharaan, perkeliling Perbendaharaan dan Tatacara

Pengurusan Stor (TPS).

10.4 PERLANTIKAN PEMVERIFIKASI STORI) Perlantikan dibuat oleh Pegawai pengawal (TPS 187 ) yang

ii) Perlantikan hendaklah atas nama jawatan.

iii) Terdiri daripada pegawai-pegawai yang sesuai yang bukan

bekerja dalam organisasi stor yang diverifikasi.

32

10.5 TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOKI) Melawat dan memeriksa secara mengejut (TPS189)

ii) Mengira stok fizikal dan merekodnya.

iii) membandingkan dengan kad Kawalan Stok atau Kad petak

serta tandatangan kad dengan baki dan tarikh.

iv) Menyediakan laporan pemeriksaan.

(Laporan verifikasi stok – Kew. 300-S)

v) Laporan lengkap mengenai:-

- Keadaan Stor

- Cara menyimpan dan penjagaan barang-barang

- Kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti

- Syor-syor untuk memperbaikinya

10.6 TINDAKAN PEGAWAI PENGAWAL ATAS LAPORAN PEMVERIFIKASI STOK.

I) Meneliti laporan oleh Pemverifikasi stok.

ii) Meminta penjelasan jika perlu.

iii) Mengambil tindakan Pelupusan / Hapuskira yang disyorkan

oleh Pemverifikasi Stok.

iv) Menyelaraskan kekurangan / lebihan dan menyediakan

penyata perselisihan stok (Kew. 300 K)

10.7 PERAKUAN PEGAWAI PENGAWALI) Membuat perakuan KEW 300 T setiap 3 bulan sekali kepada

perbendaharaan dengan mengesahkan bahawa kawalanya

telah diverifikasikan mengikut had masa yang ditetapkan

(TPS 198).

ii) Jika verifikasi menunjukkan perbezaan 3 salinan laporan

(KEW 300-U-I) hendaklah disertakan bersama kew.300-T

untuk kelulusan perbendaharaan dan satu salinan kepada

Jabatan Audit Negara.

33

iii) Sijil Pelupusan (Kew.300X) disediakan dan dikemukakan ke

perbendaharaan selepas urusan pelupusan selesai.

10.8 KELEMAHAN-KELEMAHAN YANG DIKENALPASTI OLEH PERBENDAHARAAN.

I) Pegawai Pengawal tidak melantik pemverifikasi Stok.

ii) Verifikasi stok tidak dijalankan atau tidak dibuat mengikut

had masa yang ditetapkan.

iii) Terdapat barang-barang yang tidak digunakan lagi atau

rosak tidak dikenalpasti dan terbiar di stor selama bertahun-

tahun.

iv) Kelemahan merekod penerimaan dan pengeluaran stok

tidak dapat dikenalpasti kerana pemverifikasi stok tidak

dijalankan.

v) Kehilangan dikenalpasti selepas beberapa tahun dan

tindakan penyiasatan sukar dijalankan.

vi) Nilai barang-barang yang tidak boleh digunakan, usang atau

berlebihan semakin susut dan ini akan merugikan hasil

kerajaan apabila dilupuskan lewat.

34

STOK DAN INVENTORIKANDUNGAN MUKA SURAT1.O Pengenalan 01

2.0 Kepentingan Merekod 01

3.0 Daftar Harta Modal (Kew 312, 312A) 02

4.0 Daftar Inventori (Kew 313) 07

5.0 Daftar Stok Bekalan Pejabat (Kew 314) 10

6.0 Daftar Pergerakkan Harta Modal dan Inventori 12(Kew 315)

7.0 Pelupusan Barang-Barang Awam 24

8.0 Proses Kerja Pelupusan Peringkat Sekolah 29

9.0 Proses Kerja Hapus Kira Peringkat Sekolah 31

10.0 Pemeriksaan Dan Verifikasi Stok 32

11.0 Lampiran

35

LAMPIRAN

36

1 · web view4.1 inventori ialah barang tak luak yang bernilai kurang dari rm500 setiap satu...

Documents