Tips Sederhana Untuk Mencegah

Barang Hilang di Gudang

© PT Inti Logika Cipta | 2015 1

[ARTIKEL]

Tips Sederhana Untuk MencegahBarang Hilang di Gudang

Link Artikel

Bagi orang yang berkarir di logistik khususnyadi Warehousing (gudang) akan cukup familiardengan istilah barang hilang. Barang hilang digudang kira-kira di-definisikansebagaiketidaksesuaian antara stock barangyang tercatat dengan fisik barang di gudang,dalam kejadian di Warehouse istilahkehilangan barang tidak selalu berarti barangdi gudang hilang secara riil.

Mencegah barang hilang di gudang tidakharus melalui project improvement denganbiaya besar. Tentunya akan sangat mudahmengatakan bahwa project improvementseperti implementasi penggunaan barcode ,RFID (Radio Frequency Identification) ataubahkan sekaligus melakukan outsourcinggudang ke pihak ke-3akan mengurangi bahkan menghilangkan resiko kehilangan barang di gudang.

Beberapa pertanyaan mendasar yang perludiperhatikan untuk mencegah kehilanganbarang di gudang adalah sebagai berikut :1. Apakah Warehouse telah memiliki dan

menerapkan Standard Operating &Procedure (SOP) dengan benar?

2. Apakah ada langkah perbaikan terusmenerus (continuous improvement)terhadap kehilangan barang di gudang?

3. Apakah Sumber Daya Manusia (SDM) yangada di Warehouse bermasalah?

Ketiga pertanyaan mendasar di atas saya pilihmenguraikan beberapa tips / langkahsederhana untuk mencegah kehilanganbarang di gudang.

Source Pict : http://bit.ly/1Os3NPD

SOP yang saat ini ada di Warehouse mungkinawalnya dibuat oleh divisi / departemenQuality Assurance / Control , meski tentunyaatas persetujuan departemen/divisiWarehouse.

Dengan dinamisnya perkembangan aktifitasoperasional Warehouse , sangatdimungkinkan SOP tersebut tidak relevan lagidengan kebutuhan perusahaan. Akibatnyatentu saja karyawan Warehouse berjalandengan kreatifitas nya masing-masing.

Jangan pernah berharap jika karyawanWarehouse level helper ataubahkan supervisorsekalipun akanmengajukan perbaikan-perbaikan SOP yangada, karena membaca SOP saja dilakukanhanya 1 tahun sekali yaitu ketikamenjalankan audit.

Dengan demikian, Warehouse yang berjalandengan kreatifitas masing-masing akanmemunculkan celah bagi mereka untuk

semacam mendapatkan keuntungan (baiksecara ekonomi atau menurunkan loadkerja).

Dalam periode tertentu perlumelakukan assessment atau review ulangseluruh SOP untuk memastikan celah-celahtersebut sudah ditutupi oleh SOP yangbenar.

Memang perlu digarisbawahi jika SOP terusmenerus di-review , akan menimbulkanketidakstabilan operasional di Warehouse itusendiri, maka disarankan untuk fokus padaSOP yang berhubungan langsung denganterjadinya kehilangan barang. Misalkan SOPmelakukan pengepakan barang, SOP prosesloading – unloading, SOP penggunaan segeltruck , etc.

© PT Inti Logika Cipta | 2015 2

1. Apakah Warehouse telah memiliki dan menerapkan Standard Operating & Procedure(SOP) dengan benar?

Sumber Pic : http://bit.ly/1Os4HeVSumber Pic : http://bit.ly/1Pb9G7l

2. Apakah ada langkah perbaikan terus menerus (continuous improvement) terhadap kehilangan barang di gudang?

Setiap Warehouse tentu merekap danmencatat setiap kejadian kehilanganbarang, beberapa mungkin jugamenerapkan investivigasi mendalamterhadap setiap kejadian barang hilang(tergantung nilai dan jumlah nya).

Namun mungkin masih sedikit yangmelakukan investigasi sampai ke akarmasalah dan melakukan follow updengan perbaikan-perbaikan secaraoperasional, kebanyakan investivigasibarang hilang hanya berujungkepada ‘siapa yang salah’ ketimbangmenghasilkan ‘bagaimana ke depannya’.

Satu contoh yang pernah saya temuiadalah sebuah kasus kehilangan barang

produk Rokok, hari demi harimenunjukkan selisih jumlah Rokoksecara data dengan Fisik yang ada digudang, akibatnya tentu saja berkali-kalipula dilakukan adjustment baranghilang pada produk rokok tersebut.

Saat saya melakukan investigasi sayamerasakan cukup sulit menemukan‘pelaku’ yang bertanggung jawabterhadap kehilangan barang ini, makaperlahan-lahan saya melakukanperubahan-perubahan kecil yang tujuanakhirnya adalah mencegah kehilanganproduk Rokok.

© PT Inti Logika Cipta | 2015 3

Beberapa contoh perubahan-perubahankecil yang dilakukan :1. Memberlakukan kartu stock /

pencatatan barang keluar masukmanual khusus Rokok

2. Mengganti warehouse man yangbertanggung jawab terhadap Rokok

3. Mengubah letak barang Rokok digudang 1-2 minggu sekali, sertasecara fokus terus memonitor data

stock item RokokPerbaikan – perbaikan kecil ini kemudianmenghasilkan hasil signifikan, hanyakurang lebih 2-3 minggu setelahperbaikan-perbaikan ini dilakukan,kehilangan barang produk Rokok bisadibilang sudah tidak ada.

Sumber Pic : http://bit.ly/1SYE44x

© PT Inti Logika Cipta | 2015 4

3. Apakah Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada di Warehouse bermasalah?

Salah seorang atasan saya pernahmengandaikan jika Warehouse (Gudang)dari yang awalnya adalah tempatpenyimpanan barang baik , telah alihfungsi menjadi tempan penyimpananbarang bekas dan bahkan tempat ‘orang-orang’ buangan’ yang relatif tidakperform di tempat lain.

Jika memang SDM di warehouse benardemikian (tempat orang-orang buangan),maka dapat dipastikan bahwaWarehouse akan menjadi gudang penuhmasalah , dimana kehilangan baranghanya merupakan akibat dari sumberdaya manusia yang tidak mumpuni.

Menentukan kualifikasi kebutuhanseorang karyawan di gudang sebenarnyasama dengan menentukan kualifikasikaryawan di departemen lain dan tidakdapat dikatakan bahwa kualifikasikaryawan di Warehouse lebih rendahdaripada departemen lain. Jika saat iniWarehouse yang anda kelola diisi oleh

SDM yang bermasalah maka kejadiankehilangan barang bukan hanya sulitdiselesaikan melainkan akan terusmeningkat dari waktu ke waktu.

Mudah saja melihat SDM yangbermasalah ini, umumunya merekabekerja pada level yang berbeda denganteman sejawatnya yang memilikiperforma ‘rata-rata’.

Kesulitannya adalah untuk mengetahuiatau memisahkan siapa saja SDM yang‘bermasalah’ dan mana SDM yangbekerja ‘rata-rata’ diperlukan untukbekerja langsung sehari-hari denganmereka dan minimal banyak memilikikontak dan komunikasi mengenaipekerjaan-pekerjaan yang kurang lebihsama bobot-nya

Sumber Pic : http://bit.ly/1QieSoX

© PT Inti Logika Cipta | 2015 5

CONTACT US

Follow us :

@excelogic Excelogic

Excelogic Consulting and Training

Excelogic Consulting and Training

Our Office : Beltway Office Park Tower B Lantai 5 Jl. TB Simatupang, No 41 Jakarta 12550

Our Website : www.excelogic.info | Email : admin@excelogic.info | Phone : +62 21 2985 7383

PT INTI LOGIKA CIPTA

CONSULTING & TRAINING

Logistics & Supply Chain | Quality (ISO & OHSAS) | Business Management

Download Excelogic Profile Presentation

© PT Inti Logika Cipta | 2015 6

Index