04.6533105/65331.65 f: 04.6588444 k. u. 15 april 2011...

Ruj. Kami

UNIVERSITISAINSMALAYSIA

Universiti Sains MalaysiaAras 6, Bangunan Canselori11800 USM Pulau PinangT: 04.6533105/65331.65F: 04.6588444E: [email protected]: www.usm.my

~~K. u. .ttAOh."," ~~IQ,:~r~IJO ~V "p~V¢V<;e~~ d\~~G-

Dengan hormatnya saya ingin menarik perhatian Y. Bhg. Dato'/Datin/Prof.ltuan/puan kepada perkara If ~di atas. ~( t(V.. ~(g-- ,~

2. Sebagaimana Y. Bhg. Dato'/Datin/Prof.ltuan/puan sedia maklum, Peraturan 3, per~~- ~ ..-Peraturan Tatatertib Badan-Badan Berkanun [Akta 605], mengkehendaki semua staf Universitimematuhi tatakelakuan yang telah ditetapkan.

USM/LO/MIH/EKMKl0521 l:

Pengarah Kampus/Dekan/PengarahlPenyelaras/Ketua JabatanPusat Pengajian/PusatlUnitlJabatanKampus Induk/Kesihatan/Kejuruteraan

15 April 2011

Y. Bhg. Dato'/Datin/Prof.ltuan/puan,

Meningkatkan Tahap Disiplin Staf Universiti

3. Antara tatakelakuan yang perlu dipatuhi ialah:

i.ii.iii.iv.v.vi.vii.viii.

Pejabat Naib CanselorOffice of The Vice Chancellor

Canselori

menjalankan tugas dengan penuh bertanggungjawabjujuramanahtidak membelakangkan tugas demi kepentingan peribaditidak menggunakan kedudukan untuk faedah sendiritidak ingkar perintahtidak cuai dalam melaksanakan tugas-tugastidak berkelakuan dengan sedemikian cara sehingga memburukkanatau mencemarnama Universiti.

4. Peraturan 21 menegaskan supaya pegawai yang menjalankan kawalan dan pengawasantatatertib ke atas staf bawahannya hendaklah mengambil tindakan yang sesuai dengan seberapasegera yang mungkin atas apa-apa pelanggaran kepada peruntukan peraturan tersebut.

5. Berdasarkan pemantauan Jawatankuasa Tatatertib Universiti, tahap disiplin staf Universiti perludipertingkatkan lagi ekoran daripada beberapa masalah disiplin yang dilakukan. Antara yang seringdapat diperhatikan adalah:

5.1 Staf berada di luar tempat bertugas terlalu lama tanpa alasan munasabah5.2 Staf yang tidak hadir bertugas tanpa cuti dan tidak mendapat kebenaran ketua jabatan5.3 Surat-surat dan emel (rasmi) tidak dijawab atau lambat dijawab5.5 Layanan yang tidak mesra5.6 Staf datang lewat ke pejabat atau balik awal dari pejabat5.7 Staf tidak mematuhi etika pakaian ketika bertugas5.8 Staf ponteng kerja selepas mengetik kad perakam waktu untuk melakukan urusan

peribadi5.9 Staf gagal/ingkar untuk membuat perisytiharan harta sebagaimana yang diarahkan

oleh Universiti

6. Sekiranya masalah disiplin ini tidak dibendung atau diambil tindakan sama ada dalam bentuk'preventif' ataupun 'punitif, ia akan memberi kesan kepada imej Universiti keseluruhannya dan tidak

seiring dengan hasrat Kerajaan amnya dan Universiti khususnya untuk meningkatkan kualiti sistempenyampaian perkhidmatan awam serta usaha-usaha penambahbaikan yang lain yang dilakukanuntuk menjadi perkhidmatan Universiti yang terbilang.

7. Sehubungan dengan ini, saya memohon kerjasama Y. Bhg. Dato'/Datin/Prof.ltuan/puan agardapat mengambil tindakan sewajarnya bagi memastikan peraturan-peraturan disiplin yang sedangberkuatkuasa difahami, dipatuhi dan dihayati oleh setiap staf di bawah kawalan Y. Bhg.Dato'IDatin/Prof.ltua n/puan.

8. Bersama ini, disertakan garispanduan menguruskan pegawai/staf yang tidak hadir bertugastanpa cuti dan tidak mendapat kebenaran ketua jabatan di Universiti Sains Malaysia untuk panduan Y.Bhg. Dato'/Datin/Prof.ltuan/puan.

9. Saya ingin mengucapkan berbanyak-banyak terima kasih di atas kerjasama Y. Bhg.Dato'lDatin/Prof.ltuan/puan dalam perkara ini.

Sekian, dimaklumkan.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

'Memastikan Kelestarian Hari Esok'

Saya yang menjalankan tugas,

ds-(DZULKIFLI ABDUL RAZAK, PROFESOR TAN SRI DATO')Naib Canselor

Meningkatkan Tahap Disiplin Staf Universiti

Timbalan Naib CanselorHal Ehwal dan Pembangunan Pelajar

s.k. Timbalan Naib CanselorHal Ehwal Akademik dan Antarabangsa

Timbalan Naib CanselorSahagian Jaringan Industri dan Masyarakat

Penasihat Undang-UndangPejabat Perundangan

Timbalan Naib CanselorSahagian Penyelidikan dan Inovasi

~Pendaftar~ Jabatan Pendaftar

SendahariJabatan Sendahari

Ketua Pustakawan

Timbalan Pendaftar KananSahagian Pengurusan Sumber Manusia

Timbalan Pengarah KananUnit Pengurusan Sumber ManusiaHospital Universiti Sains Malaysia

Timbalan PendaftarJabatan PendaftarKampus Kejuruteraan

Timbalan PendaftarJabatan PendaftarKampus Kesihatan

GARIS PANDUAN MENGURUSKAN PEGAWAI/STAF YANG TlDAK HADIR BERTUGASTANPACUTI DAN TlOAK MENOAPAT KEBENARAN KETUAJABATAN 01 UNIVERSITI

SAINS MALAYSIA

1. Untuk memaklumkan Pusat Tanggungjawab (PTJ) mengenai garis panduan untuk- -

menguruskan pegawai/staf Universiti yang tidak hadir bertugas tanpa cuti dan tidak

mendapat kebenaran Ketua Jabatan yang juga disebut 'absen' di Universiti Sains

Malaysia.

TUJUAN

LATAR BELAKANG

2. Pengurusan tenaga manusia adalah aspek penting dalam sesebuah organisasi.

Ketua Jabatan atau mana-mana pegawai yang mempunyai pegawai/staf di bawah

penyeliaannya bertanggungjawab untuk menguruskan sumber tenaga manusia

sebaik mungkin. Pengurusan tenaga manusia, bukan sahaja dari aspek

mempertingkatkan pengetahuan, skil dan dorongan tetapi meliputi hal-hal

menguruskan pegawai/staf tidak hadir bertugas tanpa cuti atau absen.

3. Melalui pemerhatian Jawatankuasa Tatatertib Universiti, terdapat beberapa PTJ

mengambil jalan mudah bagi menyelesaikan pegawai/staf yang tidak hadir bertugas

tanpa cuti atau yang bermasalah dengan meminta pegawai/staf itu ditukarkan ke

jabatan lain. Keadaan ini jika dibiarkan akan menjejaskan imej dan produktiviti

PTJ/Universiti.

MAKSUD TIDAK HADIR BERTUGAS TANPA CUTI

4. Termasuklah tidak hadir bagi apa-apa jua tempoh masa (5 hari bekerja), pada masadan di tempat dikehendaki hadir bagi pelaksanaan tugas.

GARIS PANDUAN

5. Ketua Jabatan di Pusat Tanggungjawab (PT J) yang terlibat dengan penurunan kuasaaktiviti sumber manusia perlu mengeluarkan kenyataan gaji (PE) untuk tahan gaji(bagi staf yang tidak hadir tanpa cuti secara berterusan) atau potong gaji (bagi tarik-tarikh tertentu stat tidak hadir bertugas tanpa cuti) kepada Jabatan Bendahari sertamengemukakan salinan kenyataan gaji tersebut kepada Pejabat Perundangan sertaBahagian Pengurusan Sumber Manusia, Jabatan Pendaftar bagi tujuan maklumandan pemantauan.

6. Bagi PTj yanq'tidakterlibat'derrqan penururran kuasa aktiviti sumber manusia;' KetuaJabatan perlu memaklumkan kepada Pejabat Perundangan melalui surat bertulisyang mengandungi tarikh-tarikh staf tersebut tidak hadir bertugas tanpa cuti untukmengeluarkan kenyataan gaji (PE) untuk tahan gaji (bagi staf yang tidak hadir tanpacuti secara berterusan) atau potong gaji (bagi tarik-tarikh tertentu staf tidak hadirbertugas tanpa cuti) kepada Jabatan Bendahari.

7. Setelah proses mengeluarkan kenyataan gaji dilaksanakan, Ketua Jabatan perlucuba menghubungi/menjejaki staf yang tidak hadir bertugas tanpa cuti ini secarabersemuka atau melalui telefon dan sebagainya untuk mengarahkan stat tersebuthadir bertugas.

8. Jika tindakan ini gagal, Ketua Jabatan perlu mengeluarkan surat berdaftar I serahandengan tangan yang mempunyai akuan penerimaan untuk meminta agar stattersebut kembali bertugas.

9. Ketua Jabatan perlu memaklumkan kepada Pejabat Perundangan selaku uruetiaJawatankuasa Tatatertib Universiti secara bertulis sama ada staf tersebut kembalibertugas atau masih tidak hadir bertugas.

10. Jika staf tersebut masih tidak hadir bertugas, Ketua Jabatan perlu mengemukakanlaporan pelanggaran tatatertib melalui borang pelanggaran tatatertib yang disertakandengan bukti-bukti dan dokumen berkaitan kepada Pejabat Perundangan selakuuruetia Jawatankuasa Tatatertib Universiti untuk dipertimbangan oleh JawatankuasaTatatertib Universiti.

Nota: Bersama-sama ini disertakan borang pelanggaran tatatertib untuk maklumandan tindeken Pusat Tanggungjawab.

SULlY

BORANG LAPORAN PELANGGARAN TATATERTIB STAFPEJABAT PERUNOANGAN (Urusetia Tatatertib)UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

UNIVERsm SAlNS MALAYSIA

f) Laporan PenilaianPrestasi (3 tahun)

Tahun Markah

PusatTanggun~awab: _

Tarikh: _

1) Butir-butir Peribadi Kakitangan Yang Tertuduh

a) Nama Penuh Tertuduhb) No. Kad Pengenalanc) Nombor Kakitangand) Jawatane) Jabatan

g) AnugerahPerkhidmatan/Cemerlang(Jika Ada)

h) Alamat KediamanTertuduh

2) Jenis-Jenis Pertuduhan:(Sebutkan tarikh, masa dan tempat):-

(Sila sertakan bukti-bukti serta dokumen-dokumen berkaitan pertuduhan)

Telah ditahan gaji I potong gaji : Ya D TidakDNota: Jika Va, sila sertakan sa/inan kenyataan gaji

1

3) Butir-Butir Aduan:

a) Nama Kakitangan Membuat Aduanb) Jawatan

c) Jabatan/Bahagian/Unit

Saksi (Jika Ada)

NamaJawatanNo. Kakitangan

NamaJawatanNo. Kakitangan

4) Ulasan Penyelia I Ketua Unit I Ketua Bahagian:

Tarikh: Tandatangan:

Cop Nama dan Jawatan:

5) Ulasan Ketua Jabatanl Ketua Pusat Tanggungjawab :



2

6) UlasanUrusetia:



Nota: Sita kemba/ikan borang ini kepada Pejabat Perundangan.

3

04.6533105/65331.65 f: 04.6588444 k. u. 15 april 2011...

Documents