Minit Mesyuarat JKAmalan 55 JPMD

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA AMALAN 55JABATAN PERKHIDMATAN MAKMAL DIAGNOSTIK

PUSAT PERUBATAN UKMBtL2t2011

Tarikh :Masa :Tempat:

Hadir

Puan Nozuriza Mohd RaisPuan Nor Zarina ZainalAbidinCik Faridah Abd. RahmanEncik Abd, Hamydy Abd. HamidEncik Baharuddin DurabaEncik Sharil Nizam Ab. SamadEncik Badrul Zaman HussinEncik Anuar A. RahmanEncik Ahmad Zamri NoordinPuan Habsah AzizPuan Harmaniza lsahakPuan Khairunnisa Kamaru zamanPuan Rahimah RahmatPuan Slti EluniSumariPuan Fatimah Abd. RahmanPuan Nazariah Abd. RahimPuan Juraina AriffinCik Nordiana NorshahEncik Sukeri KasniEncik Raja Mohamad Hafiz Raja ZahariPuan Shaliawani Mohd PuziPuan Azuriah Aziz

Tidak Hadir ( Dengan kenyataan)

Encik HairolAzman Mohd YusopPuan Aini-Ardena MustaphaPuan Musilawati MuhajirPuan Ainihayati NoordinPuan Noor Farisah A. Razak

Fasilitator JPMD /Pen gerusiFasilitator JPMDff imbalan Pen gerusiFasilitator JPMDKetua Zon MicromediaKetua Zon DiamondKetua Zon An-NahlahKetua Zon ParaphireKetua Zon TORCHESZon KasturiKetua Zon LavenderKetua Zon RubyKetua Zon OrkidKetua Zon HPEKetua Zon Mutiara KasihKetua Zon SemutKetua Zon Red AlertKetua Zon KasturiKetua Zon SunflowerWakil Ketua Zon UtamaWakil Ketua Zon MultiplexWakil Ketua Zon B-Safe/ PencatatWakil Ketua Zon Hijau

18 Oktober 2011 (Selasa)2.45 petangBilik Mesyuarat Lembaga

Fasilitator JPMDFasilitator JPMDFasilitator JPMDFasilitator JPMDFasilitator JPMD / Setiausaha

Page 1 of 10

Minft MJsyuarat JK Analan 53 JPMD

Encik Wong Kon Ken Ketua Zon CahaYa

Puan Nor Afnizan Mohd Yusuf Ketua Zon B-Safe

Puan Hamidah Yusoff Ketua Zon Multiplex

Puan Noor Haryani Noordin Ketua Zon Utama

1.0 ALUAN PENGERUSI

1.1 Pengerusimengucapkan terima kasih diatas kehadiran para ahlike Mesyuarat9t2l20ll'

1.2 Mesyuarat dimulakan dengan bacaan Al-Fatihah.1.3 pengerusi memaklumkan bahawa beliau telah dilantik sebagai Pengerusi JK 55 JPMD

bagi menggantikan Puan Aini-Ardena yang bercuti tanpa gaji'

1.4 pengerusi mengucapkan tahniah kepada Encik Badrul Zaman Hussin dan Encik Shahril

Nizam Ab. Samad di atas perlantikan sebagaijuruaudit dalam 55 PPUKM.

2.0 PENGESAHAN MTNIT MESYUARAT BIL1I2O11

2.1 Minit mesyuarat Bil. 1/2011 disahkan oleh Puan Harmaniza lsahak dan disokong oleh Encik

Shahril Nizam Ab. Samad tanpa pindaan.

3.0 PERKARA. PERKARA BERBANGKIT

3.1 Perkara 3.1, Bil. 112011: Surat Perlantikan Ketua Zon

3.1,1 pengerusi memaklumkan bahawa surat perlantikan kepada Ketua-ketua zon yang

baru belum dapat dikeluarkan lagi kerana masih menunggu surat makluman

daripada zon-zon berkenaan perkara ini.

3.1.2 Mesyuarat juga dimaklumkan terdapat beberapa pertukaran Ketua-ketua zon

seperti berikut:Nama zon Ketua zon lama Ketua zon baru

TORCHESPuan Roszita lbrahim(Cutibelajar)

Encik Anuar A. Rahman

B-Safe Puan Nor Afnizan Mohd Yusuf Puan Shaliawani Mohd Puzi

3.1.3 Ahli mesyuarat bersetuju sekiranya terdapat sebarang perlukaran/penggantian

Ketua zon hendaklah dimaklumkan dengan surat kepada Ketua Jabatan dan satu

salinan kepada Pengerusi JK 53 JPMD. Surat perlantikan akan menyusul setelah

mendapat maklumbalas daripada Ketua Jabatan.

' Tindakan: Ketua ZonPage 2 of 10

Minit Misyuarat JK Amalan 55 JPMD

3.2 Perkara4.1, Bil 112011: Persediaan Audit 55 oleh MPC pada Mei2011

3.2.1 Pengerusi memaklumkan dan mengucapkan tahniah kepada semua ahlimesyuarat kerana PPUKM telah berjaya mengekalkan persijilan Amalan 5S padaMei 2011 yang lalu berkat kerjasama dan usaha setiap kakitangan.

3.2.2 Pengerusi memaklumkan bahawa pihak JK Induk Amaian 55 PPUKM merancanguntuk mendapatkan persijilan secara keseluruhan melibatkan Fasa 1, Fasa 2 danFasa 3 pada tahun 2015.

Makluman

3.3 Perkara 5.1, Bil 112011: Maklumbalas berkenaan gambar semasa pra'audit 55

3.3.1 Pengerusi memaklumkan bahawa Encik Khairuddin (Pengerusi JK Audit Amalan55 PPUKM) mengambil beberapa gambar di zon-zon JPMD bagi PertandinganTempat Kerja Bersih 2010. Pada masa yang sama beliau mengambil gambar dibeberapa kawasan yang dirasakan perlu dilakukan penambahbaikan,

3.3.2 Pengerusi telah mendapatkan gambar-gambar ini dan telah dibentangkan kepadaahli mesyuarat, walaubagaimanapun kawasan-kawasan daiipada gambar ini perlu

dikenalpasti oleh Ketua-Ketua Zon yang berkenaan kerana Encik Khairuddinmengambil gambar kawasan tersebut secara rawak.

3.3.3 Pengerusi memaklumkan, Ketua-ketua zon bolehlah berhubung terus denganbeliau bagi mendapatkan gambar-gambar ini untuk tindakan lanjut.

Tindakan; Ketua-Ketua Zon

3.4 Perkara 5.2, Bil. 112011: Maklumbalas Kaji Selidik 'Online' oleh JK R & D 55, PPUKM

3.4.1 Puan Nor Zarina selaku Timbalan Pengerusi JK R&D SS,PPUKM memaklumkanbahawa laporan kajiselidik telah disiapkan dan akan dibentangkan pada

mesyuarat akan datang.

Tindakan: Puan Nor Zarina Zainal Abidin

Page 3 of 10

Minit Mesyuarat JK Amalan 55 JPMD

3,5 Perkara 5.4, Bil. 112011: Markah Audit Dalaman 55 Bil 4 & 5 sesi 201012011

3.5.1 Puan Nor Zarina Zainal Abidin, selaku Penyelaras Audit Dalaman 55 (Kategori

Makmal) memaklumkan bahawa beliau akan menylemak markah-markah audityang lalu dan markah akan diemel kepada ketua-ketua zon.

3.5.2 Pengerusi akan memberikan senarai alamat emel Kbtua-ketua zon yang telah

dikemaskini kepada beliau melalui emel'

Tindakan : Pengerusi & Puan NorZarina

4.0 PERKARA - PERKARA YANG DIBINCANGKAN

4.1 Audit Dalaman Amalan 55201112012

4.1.1 Pengerusi memaklumkan bahawa satu jadual perlaksanaan Audit Dalaman

55,PPUKM sesi2011/2012 telah dikeluarkan dan diedarkan seperti berikut:

Bi t . Tarikh - Tarikh Audit1 211912011 hingga 3019120112. 21 I 11 1201 t hingga 301 1 1 1201 13 , 21 | 1 12012 hingga 301 1 120124. 21 1312012 hingga 301312012

4.1.2 Pengerusi memaklumkan bahawa senarai semak yang baru akan digunakan olehpara auditor bagi perlaksanaan audit kali ini, Senarai semak yang telah diaudit iniperlu dimasukkan ke dalam fail zon. Para auditor adalah terdiri daripada Jabatan

luar.

4.1.3 Puan Nor Zarina memaklumkan bahawa tiada pemberitahuan berkenaanpenggunaan senarai semak baru ini.Pengerusi memaklumkan bahawa makluman berkenaan senarai semak telahdibuat menerusi Taklimat Juruaudit 55 pada 14 September 201'1 bertempat di Bilik

Mesyuarat Jabatan Maklumat Kesihatan yang lalu'

4.1.4 Para auditor juga boteh mendapatkan senarai semak terkini menerusi laman

sesawang PPUKM di bahagian Info Kualiti, Program 55'

Page 4 of 10

Minit liesyuarat JK Amatan 55 JPMD

4.1.5 Pengerusi memohon Ketua-ketua zon supaya dapat memaklumkan kepadaPenyelaras Kategori Makmal sekiranya masih belum diaudit untuk tindakan lanjut.

4.1.6 Pengerusi akan mendapatkan maklumat lanjut dan pengesahan daripada EncikKhairuddin berkenaan prosedur sebenar proses audit ini.

Tindakan : Semua Ahli Mesyuarat

4.2 Program Kitar Semula ke Ringgit

4.2.1 Pengerusi memaklumkan program ini dijalankan setiap hari Jumaat pada mingguke 2 dan ke 4 setiap bulan, jam 3.00 petang hingga 4,30 petang. Terdapat 5kategori barangan yang boleh dikitar semula iaitu kertas,kotak, plastik, logam danbaranoan elektronik.

4.2.2 Pengerusi memaklumkan bahawa barang-barang ini boleh dibawa ke pusatpengumpulan di kawasan Laundari bersebelahan Dapur Utama, PPUKM untukdijual,

4.2.3 Encik Ahmad Zamri, selaku ahli JK Program Kitai Semula ke Ringgitmemaklumkan bahawa semua kutipan jualan akan dimasukkan ke dalam TabungHasil,PPUKM, Selain itu, beliau memaklumkan bahawa pihak JK di dalamperingkat mengusulkan kertas kerja kepada pihak pengurusan PPUKM untukmengagihkan hasil kutipan kepada Jabatan-Jabatan bagi digunakan untuk aktivitiE Q

4.2.4 Setiap zon adalah bertanggungjawab untuk mengumpul dan menghantar bahankitar semula masing -masing ke tempat pengumpulan.

Tindakan ; Ketua-Ketua Zon

4.3 Kempen JK Promosi 55 PPUKM

4.3.1 Pengerusi memaklumkan bahawa JK Promosi 5S sedang menjalankan kempen'Penjimatan Air dan Elektrik". Poster telah diedarkan melalui emel PPUKM.

4.3.2 Pengerusi juga turut mengedarkan cetakan poster untuk diletakkan di papankenyataan mengikut gugusan perkhidmatan iaitu;a. Tabung Darah/Transplantasi Sel Stem/Hemostasis Khususb. Hematolooi

Page 5 of 10

Minit Mesyuarat JK Amalan 5S JPMD

c. Histopatologi/Sitologi/Sitogenetikd. Forensik & Mortuarie. PatologiKimiaf. Mikrobiologi

4.3.3 Pihak JK Promosi 55 juga memohon sumbangan artikel dan gambar aktiviti zon-zon diJPMD unutk dimuatkan kedalam Buletin 55 PPUKM.

4.3.4 Semua artikel atau gambar boleh diemel kepada Puan Norzuriza Mohd Rais.

Makluman4.4 Laporan Aktiviti oleh Ketua-Ketua Zon

4.4.1 Zon Diamond

4.4.1.1 Encik Baharuddin melaporkan bahawa zon beliau belum diaudit,4.4.1.2 Terdapat pengurangan ahli kerana bersara dan penambahan ahli zon.

4.4.2 Zon Micromedia

4.4.2.1 Encik Abd. Hamydy melaporkan tiada sebarang perubahan dari segi ahlidan pelan lantaizon.

4,4,3 Zon An-Nahlah

4.4.3.1 Encik Shahril Nizam melaporkan bahawa zon beliau telah diaudit namunmasih belum mengetahui markah yang diperolehi.

4.4.3.2 Terdapat pengurangan ahli zon.

4.4.4 Zon Paraphire

4.4.4,1 Encik Badrul melaporkan zon beliau masih belum diaudit,, telahmenghubungi auditor iaitu Puan Faridah lsmail namun beliaudimaklumkan terdapat pertukaran auditor yang lain.

4.4.5 Zon Hijau

4.4.5.1 Puan Azuriah melaporkan bahawa zon beliau masih belum diaudit.4.4.5.2'Terdapat penambahan dan pengurangan ahli zon.

Page 5 of 10

Minit iesyuarat JK Amalan 5S JPMD

4.4.6 Zon TORCHES

4.4.6.1 Encik Anuar melaporkan bahawa terdapat penambahan pelan lantai dikaunter penerimaan spesimen Mikrobiologi yang baru.

4.4.7 Zon Lavende

4.4.7.1 Puan Habsah melaporkdn aktiviti 55 masih lagi berjalan seperti biasa dizon beliau.

4.4.7.2 Zon Lavender masih belum diaudit, malah jadual audit juga tidakdiperolehi.

4.4.8 Zon Ruby

4.4.8.1 Puan Harmaniza melaporkan zon beliau telah diaudit, namun markahmasih belum dioerolehi,

4.4.9 Zon Multiplex

4.4.9.1 Encik Raja Mohamad Hafiz melaporkan zon Multiplex telah mengadakangotong royong sebelum audit MPC yang lalu.

4.4.9.2 Terdapat penambahan ahli zon.

4.4.10 Zon B-Safe

4.4.10.1 Puan Shaliawani melaporkan zon B-Safe telah diaudit oleh Puan Roslinadari Jabatan Kejururawatan. Markah audit masih belum diperolehi.

4.4.11 Zon Orkid

4.4.11.1Puan Khairunnisa melaporkan zon orkid telah diaudit semasa beliau tiada.Wakil zon telah diminta untuk mengiringi auditor berkenaan.

4.4.11.2f erdapat penambahan dan pengurangan ahlizon.

4.4.12 Zon HPE4.4.12.1Puan Rahimah melaporkan auditor telah menjalankan audit, tetapi tidak

dimaklumkan terlebih dahulu kepada zon. Beliau kebetulan bercuti padawaktu itu, oleh yang demikian fail zon yang berada di dalam bilik beliautidak dapat disemak oleh auditor.

4.4.12.2 Terdapat penambahan ahli zon.Page 7 of 10

Minit Mesyuarat JK Amalan 55 JPMD

4.4.13 Zon Mutiara Kasih

4.4.13.1Puan Siti Eluni melaporkan bahawa zon beliau juga telah diaudit tanpadimaklumkan terlebih dahulu oleh auditor yang berkenaan.

4.4.13.2 Mesyuarat zon masih lagi dibuat setiap bulan dan terdapat penguranganahl izon.

4.4.14 Zon Semut

4.4.14.1Puan Fatimah melaporkan bahawa zon telah diaudit.4.4.14.2 Beberapa penambahbaikan telah dibuat di stor dengan menggunakan

kod item MPIS.

4.4.15 Zon Red Alert

4.4.15JPuan Nazariah melaporkan zon beliau masih belum diaudit lagi'

4.4.16 Zon Kasturi

4.4.16.1Puan Juraina melaporkan bahawa zon masih belum diaudit dan jadual

audit masih belum diperolehi lagi.4.4.16.2 Aktiviti pengemaskinian bilik Timbalan Ketua JPMD,

4.4.17 Zon Utama

4.4,17.1Encik Sukeri melaporkan bahawa beliau tidak pasti samada sudah ataubelum diaudit. Ketua zon cuti bersalin.

4.4.17.2 Aktiviti terkini menghias zon bagi pertanding sambutan harikemerdekaan. Walaupun tidak memperolehi sebarang kemenangannamun sikap kerjasama dan semangat kumpulan dapat dipupuksepanjang aktiviti ini.

4.4.17.3 Terdapat penambahan dan pengurangan ahli zon.

4.4.18 Zon Sunflower

4.4.18.1Cik Nordiana melaporkan zon beliau belum diaudit lagi.

Page 8 of 10

Minit lfesyuarat JK Amalan 5S JPMD

5.0 HAL - HAL LAIN

5.1 Auditor menjalankan audit tanpa makluman dan temujanji

5.1.1 Encik Shahril memaklumkan bahawa beliau telah menghadiri Bengkel Auditoranjuran PPUKM yang lalu, Encik Lizuan selaku Perunding Program 55 MPCmemaklumkan bahawa proses audit ini perlu mendapatkan persetujuan ke dua-dua pihak bagi melancarkan proses auditan dan auditor juga dibenarkanmembawa kamera sepanjang lawatan audit tersebut.

5.1.2 Encik Badrul pula memaklumkan bahawa sekiranya auditor datang secaramengejut zon tidak dapat membuat persediaan dari segi pengiring menyebabkankesulitan oroses auditan.

5.2 Makluman untuk Lawatan Audit

5.2.1 Encik Zamri memaklumkan bahawa beliau ingin mendapatkan kepastianberkenaan makluman audit kepada Jabatan daripada pihak JK Audit 55 PPUKM.

5.2.2 Beliau mendapati setiap auditor yang datang membuat lawatan audit mempunyaiinterpretasi dan komen yang bertieza-beza mengikut pandangan dan idea masing-masinq.

Makluman

5.3 Elaun kepada Auditor Dalam 55 PPUKM

5.3.1 Encik Zamri memaklumkan bahawa semua auditor 55 akan mendapat elaun bagisetiap kitaran audit,

5.3.2 Pengerusi memaklumkan bahawa elaun akan diberikan kepada auditor mengikutprestasi masing -masing. Setiap auditor perlu mencapai sekurang-kurangnya 65%lawatan audit mengikut kitaran audit yang telah ditetapkan.

5.3.3 Puan Nor Zarina memaklumkan bahawa elaun akan dibayar sekiranya auditormencapai prestasi yang ditetapkan.

Makluman

Page 9 of 10

5.4 Aktiviti KAIZEN

5.4.1 Puan Nor Zarina memaklumkan bahawa sepatutnya zon-zon di JPMD didalamperingkat penambahbaikan iaitu KATZEN bukan sekadar 5S yang asas sahajamemandangkan JPMD merupakan kumpulan Fasa 1 PPUKM.

5.4.2 Pada211112011dan 3/1 112011, PPUKM akan mengadakan Kursus AmalanKaizen dan akan dihadiri oleh para Fasilitator dan Ketua Zon terpilih dijabatan.

Makluman6.0 PENANGGUHAN MESYUAMT

Mesyuarat ditangguhkan pada jan 4.45 petang dengan ucapan terima kasih dan bacaan surahAl-Asr. Tarikh mesyuarat akan datang akan dimaklumkan kelak.

Disediakan oleh:

p , * .ShaliawaniMshd PuziPencatatJKAmalan 55PPUKMTarikh: s."a,f,6f 3s*

Disernak oleh:

, . ! a

Minit Mesyuarat JK Amalan 5S JPMD

elyyi&"t"'Norzuriza lMohd RaisPengerusiJKAmalan 55, JPMDPPUKM , ITarikh 'r.+lr'tnl r{

Page 10 of trO