ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BERBASIS WEBDI PERPUSTAKAAN SEKOLAH IKAL MEDAN

P R O P O S A L

Disusun oleh :

Natal Fernando

NIM : 120709043

MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS ILMU BUDAYA

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI S1

2015

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 JudulAnalisis dan perancangan sistem di Perpustakaan Sekolah IKAL Medan.

1.2 Latar belakang masalah

Perpustakaan merupakan salah satu hal yang harus dimiliki oleh setiap lembaga

pendidikan termasuk Perpustakaan Sekolah. Perpustakaan merupakan suatu lembaga yang

menghimpun dan menyimpan berbagai macam koleksi yang tujuannya adalah untuk

menunjang kegiatan akademik di Lembaga pendidikan yang menaunginya.

Perkembangan yang sangat pesat dalam sistem informasi terhadap kemajuan

organisasi sudah menjadi kebutuhan utama. Dengan dukungan sistem informasi yang baik

dan teratur maka sebuah lembaga pendidikan akan memiliki berbagai keunggulan kompetitif

sehingga mampu bersaing dengan lembaga pendidikan yang lain. Penggunaan teknologi

informasi dalam lingkup perpustakaan pada Perpustakaan Sekolah IKAL Medan tidak hanya

sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi,

kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem, sehingga proses transaksi yang terjadi akan

menjadi efektif dan efisien. Teknologi Informasi juga dapat mendukung ketersediaan

informasi sebagai upaya menciptakan berbagai kemudahan - kemudahan dalam melakukan

semua transaksi yang ada di perpustakaan, misalnya proses pendaftaran anggota baru,

peminjaman koleksi, pengembalian koleksi, dan pencarian koleksi pada rak di perpustakaan.

Tetapi hingga saat ini pengunjung di perpustakaan sekolah ini hanya sekedar

membaca buku dan mengembalikan buku ke rak seperti semula. Semua dilakukan tanpa ada

tuntunan dari pustakawan. Pengguna langsung menelusr ke rak untuk mencari buku yang

dibutuhkannya. Tidak ada kegiatan lain yang dilakukan diperpustakaan itu selain membaca

buku. Keberadaan katalog juga tidak diguankan dengan baik, padahal perpustakaan ini

memiliki katalog.

Berdasarkan hasil pengamatan awal yang penulis lakukan di Perpustakaan Sekolah

IKAL Medan, sistem yang digunakan oleh perpustakaan ini belum terautomasi dengan baik.

Maka permasalahan di atas, pada tugas ini akan dibuat sistem Informasi Perpustakaan

berbasis web pada Perpustakaan Sekolah IKAL Medan, yang dapat memberikan kemudahan

terhadap pengguna dan membuat fitur - fitur untuk memenuhi kebutuhan pustakawan.

Dengan adanya aplikasi perpustakaan yang berbasis web, diharapkan dapat menambah nilai

guna terhadap perpustakaan di Sekolah IKAL Medan.

1.3 Perumusan Masalah

Dari uraian permasalahan diatas, maka penulis dapat merumuskan masalah yang ada

untuk dijadikan titik tolak pada pembahasan dalam penulisan penelitian ini. Adapun

perumusan masalah dalam penelitian ini adalah Bagaimana Perancangan Infrastruktur

Sistem Perpustakaan IKAL Medan? .

1.4 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dirancangnya sistem Informasi berbasis web pada Perpustakaan

Sekolah IKAL Medan adalah meningkatkan keefektifan dan keefesienan dalam pencarian dan

penggunaan informasi di perpustakaan tersebut dengan menerapkan Perancangan

Infrastruktur Sistem di Perpustakaan IKAL Medan.

1.5 Manfaat Penelitian

a. Dapat membantu dan mempermudah proses optimasi layanan Perpustakaan IKAL Medan

meliputi beberapa data yaitu data admin, data anggota, data buku, data katalog buku, data

peminjaman buku, data pengembalian buku, dan data rekam denda.

b. Diharapkan dalam penelitian ini dapat meningkatkan kualitas dan mutu teknologi

informasi pada Perpustakaan IKAL Medan.

BAB II

KAJIAN TEORITIS

1.3 Sistem Informasi

Kata “Sistem” mengandung arti kumpulan dari komponen-komponen yang memiliki

keterkaitan antara yang satu dengan yang lainnya. Dari definisi sistem, maka dapat

didefinisikan bahwa “Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang

terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu

menyajikan informasi.” (Ladjamudin, 2005:13).

Sering orang salah mengartikan antara sistem informasi dengan teknologi informasi.

Dengan mengesampingkan teknologi informasi beserta produk-produknya, sistem informasi

yang dihasilkan tentunya tidak lebih baik jika dibandingkan dengan sistem informasi yang

menggunakan teknologi informasi untuk mendukung penyajian informasinya.

Sistem informasi juga berfungsi sebagai suatu alat bantu kompetisi bagi organisasi

dalam mengupayakan pencapaian tujuan. Sistem informasi dituntut tidak hanya mengolah

data dari dalam organisasi saja, tetapi juga dapat menyajikan data dari pihak luar yang

mampu menambah nilai kompetisi bagi dalam organisasi. Dengan demikian sistem informasi

harus memiliki data yang telah terpolakan dan memiliki integritas dalam hal waktu dan

tempat. Hal ini dimaksudkan supaya sistem informasi tersebut dapat menyajikan informasi

yang tepat bagi pengguna.

2.2 Komponen Sistem Informasi

Jon Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari

komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (Building Bock).

Komponen-komponen tersebut saling berinteraksi membentuk satu kesatuan untuk mencapai

satu sasaran. Adapun yang termasuk dalam komponen blok sistem informasi, yaitu :

1. Blok Masukan (Input Block)

Blok masukan memilki data yang masuk dalam sistem informasi yang termasuk metode-

metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan.

2. Blok Model (Model Block)

Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yamg akan

mengolah data menjadi keluaran (Output) yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (Output Block)

Berupa hasil dari sistem informasi, yaitu informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang

berguna bagi manajemen perusahaan atau pemakai sistem.

4. Blok Teknologi (Technologi Block)

Blok teknologi terdiri atas tiga perangkat utama yang berguna untuk menerima input,

menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan

keluaran serta membantu pengendalian dari seluruh sistem. Perangkat dalam Blok Teknologi

adalah sebagai berikut :

Perangkat Keras (Hardware)

Adalah peralatan di dalam sistem komputer yang secara fisik terlihat dan dapat dijamah yang

menyediakan dukungan fisik untuk komponen-komponen sistem informasi.

Perangkat Lunak (Software)

Adalah program yang membuat perangkat keras dapat bekerja dengan menginstruksikannya

untuk melakukan pengolahan data.

5. Blok Basis Data (Database Block)

Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersama- sama pada

suatu media, tanpa adanya suatu kerangkapan data, sehingga mudah untuk digunakan

kembali, dapat digunkan oleh satu atau lebih program secara optimal, data disimpan tanpa

mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakanya, data disimpan

sedemikian rupa sehingga apabila ada penambahan dan modifikasi data dapat dengan mudah

dan terkontrol.

6. Blok Kendali (Control Block)

Blok kendali berfungsi untuk mengamankan penerapan operasi sistem dari hal-hal yang dapat

merusak sistem informasi, seperti: bencana alam, kegagalan sistem itu sendiri, kecurangan-

kecurangan, ketidakefisien dan sebagainya.

2.3 Analisa Sistem

Analisa sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu pemrograman,

karena merupakan tahap awal untuk mengevaluasi permasalahan yang terjadi serta kendala-

kendala yang dihadapi.

Analisa yang tepat akan memudahkan pekerjaan penyusunan rencana yang baik di

tahap berikutnya. Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap analisa ini akan

menyebabkan penyusunan sistem gagal (Jogiyanto, 2005).

Untuk itu diperlukan ketelitian didalam melakukan sebuah analisa sistem, sehingga

tidak terdapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkah-

langkah yang diperlukan didalam menganalisa sistem adalah :

a. Tahap perencanaan sistem

b. Tahap analisis sistem

c. Tahap perancangan sistem

d. Tahap penerapan sistem

e. Membuat laporan dari hasil analisa

Pada tahap perencanaan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan adanya

analisa yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam

sistem yang telah ada atau digunakan.

Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti misalnya

laporan-laporan, dokumen, observasi maupun dari sumber-sumber eksternal seperti pemakai

sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisa. Jika semua permasalahan telah

diidentifikasi, dilanjutkan dengan mempelajari dan memahami alur kerja dari sistem yang

digunakan.

Kemudian diteruskan dengan menganalisa dan membandingkan sistem yang

terbentuk dengan sistem sebelumnya. Dengan adanya perubahan tersebut langkah selanjutnya

adalah membuat laporan-laporan hasil analisa sebelumya dan sistem yang akan diterapkan.

Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang

baru. Dalam tahap ini harus dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan

informasi dapat terpenuhi.

Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai, karena

rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum hingga diperoleh

sistem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan sistem tersebut dibentuk pula rancangan

database disertai struktur file antara sistem yang satu dengan sistem yang lain. Selain itu

dibentuk pula rancangan keluaran dan masukan (input dan output) sistem misalnya

menentukan berbagai bentuk dan isi laporan beserta pemasukan data.

Apabila didalam perancangan sistem terdapat kesalahan, maka kita perlu melihat

kembali analisa dari sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa

analisa sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan sistem.

3 Tahap Perancangan Sistem

Pengertian perancangan sistem menurut Robert J. Versello/John Reuter III

(Jogiyanto, 2001:46) yaitu “Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan

persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem

dibentuk”.

Selain bertujuan untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakaian sistem, tahap

perancangan sistem juga bertujuan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang

bangun yang lengkap pada programmer dan ahli-ahli teknik lain yang terlibat. Pada tahap ini

akan diperoleh pemahaman yang lebih jelas tentang alasan untuk mengembangkan sistem

yang baru dan akan ditetapkan pula ruang lingkup dari sistem tersebut dengan

mengumpulkan fakta studi dengan cara menyebar angket kepada para pemakai dan bekerja

sama dengan para pemakai untuk menemukan masalah dan menentukan kebutuhan pemakai.

Dengan demikian perancangan sistem di sini adalah untuk menggambarkan secara

menyeluruh terminology yang diinginkan serta bagaimana dari masing-masing komponen

rancangan sistem keluaran, masukan, pemrosesan, pengendalian, database dan platform

teknologi yang akan dirancang.

Menurut Edi Purwono (2002:24), dalam perancangan suatu sistem ada 4 tahap yang

harus ditempuh dalam mengetahui daur hidup sistem, yaitu :

1. Tahap investigasi (penyelidikan). Tujuan tahap investigasi adalah untuk melihat dan

mengevaluasi permintaan suatu pengembangan sistem itu benar atau tidak. Kegiatan yang

dilaksanakan pada tahap investigasi :

a. Studi awal, yaitu memahami kebutuhan pemakai serta melihat dan mengevaluasi

pengembangan sistem.

b. Studi kelayakan, yaitu menentukan ruang lingkup, perkiraan biaya dan sumber daya lainnya

guna mendukung sistem yang sedang dirancang.

2. Tahap analisis. Tujuan tahap analisis adalah :

a. Memberikan pelayanan informasi kepada pimpinan dalam melaksanakan proyek sistem.

b. Membantu para pengambil keputusan mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur

terhadap hasil yang telah dicapai.

c. Mengevaluasi bentuk sistem lama baik proses pengolahan data maupun pembuatan laporan.

d. Merumuskan tujuan yang ingin dicapai serta menyusun rencana pembangunan sistem dan

langkah penerapannya.

BAB III

METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM

3.1 PENGEMBANGAN SISTEM

• Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu sistem

yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau

memperbaiki sistem yang telah ada.

3.1.1 Model PrototypePrototype adalah suatu pendekatan untuk mengidentifikasi kebutuhan dari perngkat

lunak yang dihasilkan. Meskipun prototype dapat digunakan sebagai model proses yang berdiri sendiri, namun lebih sering digunakan sebagai teknik yang diimplementasikan bersama dengan model-model lain. Tanpa memperhatikan bagaimana cara model ini dipakai, paradigma prototyping membantu developer dan user memiliki pemahaman yang lebih baik tentang apa yang akan dibangun ketika kebutuhan yang diinginkan tidak diuraikan secara jelas. Paradigma prototyping diawali dengan komunikasi antara developer dan user bertemu dan mendefinisikan sasaran-sasaran menyeluruh dari perangkat lunak yang akan dibangun, mengidentifikasi kebutuhan apa saja yang diinginkan. Iterasi prototyping direncanakan secara cepat, demikian juga pemodelan dalam bentuk rancangan segera dibuat.

1. Communication, Developer dan klien bertemu dan menentukan tujuan umum, kebutuhan yang diinginkan dan gambaran bagian-bagian yang akan dibutuhkan berikutnya.

2. Quick Plan, Perancangan dilakukan cepat dan mewakili semua aspek software yang diketahui, dan rancangan ini menjadi dasar pembuatan prototype.

3. Modelling Quick Design, Berfokus pada representasi aspek software yang bisa dilihat customer/user. Modelling Quick Design cenderung ke pembuatan prototipe.

4. Construction of Prototype, Membangun kerangka atau rancangan  prototype dari software yang akan dibangun.

5. Deployment Delivery & Feedback, Prototype yang telah dibuat oleh developer akan disebarkan kepada user/klien untuk dievaluasi, kemudian klien akan memberikan feedback yang akan digunakan untuk merevisi kebutuhan software yang akan dibangun.

      Perulangan proses ini terus berlangsung hingga semua kebutuhan terpenuhi. Prototypes dibuat untuk memuaskan kebutuhan klien dan untuk memahami kebutuhan klien lebih baik. Prototype yang dibuat dapat dimanfaatkan kembali untuk membangun software lebih cepat, namun tidak semua prototype bisa dimanfaatkan.

      Dengan prototype, komunikasi antar developer dan klien akan lebih mudah. Hal ini akan membuat klien mendapat gambaran awal dari prototype dan membantu mendapatkan kebutuhan detail lebih baik. Namun demikian prototype juga menimbulkan masalah sebagai berikut:

1. Dalam membuat prototype banyak hal yang diabaikan seperti efisiensi, kualitas, kemudahan dikembangkan, dan kecocokan dengan lingkungan yang sebenarnya. Jika klien merasa cocok dengan prototype yang disajikan dan berkeinginan kuat terhadap produk tersebut, maka developer harus kerja keras untuk mewujudkan produk tersebut menjadi lebih baik, sesuai kualitas yang seharusnya.

2. Developer biasanya melakukan kompromi dalam beberapa hal karena harus membuat prototype dalam waktu singkat. Mungkin sistem operasi yang tidak sesuai, bahasa pemrograman yang berbeda, atau algoritma yang lebih sederhana. Agar model ini bisa berjalan dengan baik, perlu disepakati bersama oleh klien dan developer bahwa prototype yang dibangun merupakan alat untuk mendefinisikankebutuhan software.

3. User melihat bahwa apa yang muncul dan dilihat dari prototype adalah perangkat lunak yang akan dioperasionalkan. User tidak menyadari bahwa prototype tersebut belum dibangun dengan memperhatikan kualitas perangkat lunak beserta pemeliharaannya. Jika disampaikan bahwa produk yang akan dioperasionalkan harus dibangun ulang sehingga produk memiliki kualitas tinggi dan dapat dipelihara dengan baik, maka user mengeluh dan bahkan meminta beberapa perbaikan untuk turut diterapkan dalam sistem yang akan dioperasionalkan.

Meskipun permasalahan ada, prototyping dapat menjadi model yang efektif untuk rekayasa perangkat lunak. Kuncinya adalah aturan permainan harus dijelaskan di awal proyek, bahwa developer dan user harus memiliki kesepahaman bahwa prototype dibuat sebagai sarana untuk mendefinisikan kebutuhan. Sedangkan perangkat lunak sesungguhnya dibangun dengan berdasarkan kualitas.

3.1.2 Kelebihan model Prototype

1. Pemodelan ini membutuhkan partisipasi aktif dai end-user. Hal ini akan meningkatkan sikap dan dukungan pengguna untuk pengerjaan proyek. Sikap moral pengguna akan meningkat Karen sistem berhubungan nyata dengan mereka.

2. Perubahan dan iterasi merupakan konsekuensi alam dari pengembangan sistem sehingga end user memiliki keinginan untuk merubah pola pikirnya. Prototyping lebih baik dalam menempatkan situasi alamiah ini karena mengaumsikan perubahan model melalui iterasi kedalam sistem yang dibutuhkan.

3. Prototyping mematahkan filosofi “end user tidak mengetahui secara detail sampai mereka melhat implementasinya.

4. Prototyping adalah model aktif, tidak pasif, sehingga end user dapat melihat, merasakan dan mengalaminya.

5. kesalahan yang tejadi dalam prototyping dapat dideteksi lebih dini.

6. Prototyping dapat meningkatkan kreatifitas karena membolehkan adanya upan balik dari end user, hal ini akan memberikan solusi yang lebih baik.

7. Prototyping mempercepat beberapa fase hidup dari programmer.

3.1.3 Kelemahan model Prototype

1. Prototyping memungkinkan terjadinya pengembalian kode, implementasi dan perbaikan siklus hidup yang digunakan untuk mendominasi sistem informasi.

2. Prototyping tidak menolak kebutuhan dan fase analisis sistem. Prototype hanya dapat memecahkan masalah yang salah dan memberi kesempatan sebagai sistem pengembangan konvensional.

3. Perencangan isu numerik tidak dialamatkan oleh prototyping. Isu tersebut dilupakan jika pengguna tidak berhati-hati.

4. Prototyping dapat mengurangi kreatifitas perancangan.

BAB IV

MODEL PENGEMBANGAN SISTEM PERPUSTAKAAN SEKOLAH IKAL MEDAN

4.1. Sistem yang Digunakan Sebelumnya

Mengingat perpustakaan Sekolah IKAL Medan masih menggunakan sistem yang manual

dalam setiap aspek diperpustakaan maka penulis menerapkan sistem pendekatan analisis

Prototype. Prototype adalah model pendekatan analisis sistem dalam mengidentifikasi

kebutuhan dari perangkat lunak yang akan diterapkan, model ini membantu developer dan

user memiliki pemahaman yang lebih baik tentang apa yang akan dibangun karena pada

model ini user hanya menjelaskan beberapa kebutuhan umum sistem yang digunakan

sebelumnya tanpa detail input, proses, dan output. Jadi dalam merancang sebuah sistem yang

baru penulis hanya memiliki gambaran umum saja terhadap perangkat lunak yang diinginkan.

Adapun tahapan dari model pendekatan yang dilakukan oleh penulis:

1. Analisis kebutuhan sistem

2. Quick Plan (perancangan cepat)

3. Desain Sistem

4. Pengujian Sistem

5. Implementasi

Sewaktu dianalisis sistem yang digunakan di Perpustakaan Sekolah IKAL Medan masih

menggunakan sistem yang manual baik itu dalam hal peminjaman, perpanjangan,

pengembalian dan penulisan laporan oleh pustakawan. Ini dapat dilihat dari sistem pelayanan

yang diterapkan oleh Perpustakaan Sekolah IKAL Medan:

1. Peminjaman

Proses peminjaman di perpustakaan Sekolah IKALMedan masih menggunakan

sistem manual atau lebih tepatnya masih menggunakan buku catatan peminjaman

bahan pustaka.

2. Perpanjangan

Proses perpanjangan di perpustakaan Sekolah IKALMedan masih menggunakan

sistem manual atau lebih tepatnya masih menggunakan buku catatan peminjaman

bahan pustaka.

3. Pengembalian

Begitu juga proses pengembalian yang diterapkan oleh perpustakaan Sekolah

IKALMedan yang masih menggunakan buku catatan peminjaman bahan pustaka.

4. Penelusuran Informasi

Proses penelusuran/pencarian informasi bahan pustaka juga masih manual, dengan

kata lain pengunjung/pengguna perpustakaan langsung mendatangi rak buku yang

terdapat di perpustakaan Sekolah IKALMedan.

5. Laporan Pustakawan

Dalam menulis laporan pustakawan harus menulis dan mencari sendiri semua

informasi yang dibutuhkan dalam penulisan laporan.

4.2. Analisis Sistem Lama

Mengingat sistem lama yang manual tidak lagi memungkinkan untuk diterapkan di

Perpustakaan Sekolah IKAL Medan, maka peneliti melakukan penganalisaan untuk

membangun sebuah sistem informasi perpustakaan yang baru yang kelak akan diterapkan di

perpustakaan Sekolah IKAL Medan. Adapun beberapa tahapan yang dilakukan oleh peneliti

dalam membangun sebuah sistem informasi perpustakaan yang baru:

Proses penganalisaan yang dilakukan oleh peneliti didasari oleh kerangka PIECES

(Performance, Information, Economy, Control, Eficiency and Service). Analisis PIECES ini

sangat penting untuk dilakukan sebelum mengembangkan sebuah sistem informasi

perpustakaan yang baru, karena dalam analisis ini dapat ditemukan beberapa masalah utama

maupun masalah yang bersifat gejala dari masalah utama. Adapun pengembangan dari

analisis PIECES:

1. Performance ( Kinerja Sistem). Dalam hal kinerja, sistem lama yang dipakai oleh

perpustakaan Sekolah IKAL Medan ini tidak terlalu efektif. Hal ini dapat dilihat dari

proses peminjaman yang masih harus mencatat nama anggota yang ingin meminjam

buku.

2. Information (Informasi). Pada sistem lama, data-data nama peminjam masih

disimpan di kertas. Hal ini sangat berakibat buruk apabila catatan tersebut yang aman

berkemungkinan akan hilang atau rusak.

3. Economy (Ekonomi) . Sistem yang lama masih mempertahankan jumlah pustakawan

yang kurang memadai. Sehingga pelayanan yang terjadi membuat kurangnya kepuasan

yang didapat oleh pengunjung perpustakaan.

4. Control (Pengendalian). Pada sistem manual, kontrol pada pencatatan, penyimpanan

dan pengolahan dikerjakan oleh pustakawan sehingga memungkinkan terjadinya banyak

kesalahan; kesalahan pada pencatatan, penumpukan, pengolahan data dan penyajian

informasi.

5. Eficiency (Efisiensi). Sistem informasi manual kurang efisien karena pencatatan dan

dokumentasi dilakukan secara manual. Pencatatan pada buku kurang efisien karena

pendokumentasian akan memakan banyak waktu dan tempat.

6. Service (Pelayanan). Pada sistem yang lama akan memakan waktu yang lama dalam

melakukan pengklasifikasian. Ini disebabkan pustakawan yang tidak terfokus pada satu

bagian saja.

4.3. Pemilihan Sistem Informasi Perpustakaan Baru (SliMS)

Setelah melakukan penganalisaan terhadap permasalahan yang terjadi di perpustakaan

Sekolah IKALMedan, peneliti mengajukan sebuah perangkat lunak sistem informasi

perpustakaan baru yang sudah terautomasi sesuai dengan kebutuhan. Diharapkan dengan

menerapkan perangkat lunak baru ini perpustakaan Sekolah IKALMedan dapat

meningkatkan sistem pelayanan serta membantu kinerja pustakawan menjadi lebih baik.

Perangkat lunak sistem informasi perpustakaan yang dimaksud penulis ialah SliMS

(Senayan Library Management System) adalah Open Source Software (OSS) berbasis web

untuk memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan (library automation) skala kecil hingga

skala besar. Dengan fitur yang cukup lengkap dan masih terus aktif dikembangkan, SLiMS

sangat cocok digunakan bagi perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan staf banyak di

lingkungan jaringan, baik itu jaringan lokal (intranet) maupun Internet. Keunggulan SliMS

lainya adalah multi-platform yang artinya perangkat lunak ini bisa berjalan secara native

hampir di semua sistem operasi yang bisa menjalankan bahasa pemrograman PHP dan

RDBMS MySQL.

Aplikasi SLiMS juga menyediakan modul untuk membangun katalog bersama. Pada

aplikasi SLiMS modul ini lebih populer dengan nama UCS (Union Catalogue Service) Agar

pengguna tidak lagi kebingungan dan harus menghapal alamat katalog online di internet,

maka katalog bersama dapat menjadi solusi. Dimana dengan mengakases 1 alamat katalog

perpustakaan, masyarakat dapat menemukan lokasi-lokasi sebuah koleksi di berbagai macam

perpustakaan lain yang tergabung dalam katalog bersama.

4.4. Sistem Informasi Perpustakaan Baru

Setelah peneliti melakukan model pengembangan Prototype dan kerangka analisis

PIECES, terdapat beberapa perbedaan yang mencolok antara sebelum dan sesudah

diterapkan sebuah sistem yang baru:

4.4.1. Perbedaan Model Pengembangan Prototype

Peminjaman Peminjaman

Proses peminjaman di perpustakaan Sekolah

IKALMedan masih menggunakan sistem

manual atau lebih tepatnya masih

menggunakan buku catatan peminjaman

bahan pustaka.

Dengan menerapkan sebuah sistem baru yang

telah terotomasi proses peminjaman yang

terjadi di perpustakaan Sekolah IKALMedan

tidak lagi berjalan secara lambat akan tetapi

lebih efisien, akurat dan cepat.

Perpanjangan Perpanjangan

Proses perpanjangan di perpustakaan Sekolah

IKALMedan masih menggunakan sistem

manual atau lebih tepatnya masih

menggunakan buku catatan peminjaman

bahan pustaka.

Sama halnya dengan proses peminjaman,

proses perpanjangan juga lebih efisien tentu

saja hal ini didukung oleh sistem informasi

yang telah terotomasi.

Pengembalian Pengembalian

Begitu juga proses pengembalian yang

diterapkan oleh perpustakaan Sekolah

IKALMedan yang masih menggunakan buku

catatan peminjaman bahan pustaka.

Pada proses ini proses pengembalian tidak

lagi serumit sistem sebelumnya dimana

pustakawan harus mencari-cari terlebih

dahulu pada buku catatan seperti siapa yang

meminjam, apa saja yang dipinjam dll.

sedangkan dengan menggunakan sistem ini

pustakawan hanya perlu meminta kartu

anggota perpustakaan pengguna saja, yang

kemudian pustakawan melakukan scanning

barcode dan semua informasi sudah termuat

disistem.

Penelusuran Informasi Penelusuran informasi

Proses penelusuran/pencarian informasi

bahan pustaka juga masih manual, dengan

kata lain pengunjung/pengguna perpustakaan

langsung mendatangi rak buku yang terdapat

di perpustakaan Sekolah IKALMedan.

Pada proses ini pengguna tidak lagi harus

berkeliling dari rak satu ke rak lainnya,

karena pada sistem ini sudah dimuat setiap

informasi dari koleksi yang ada. Jadi

pengguna hanya perlu tahu apa judul koleksi

yang akan dicari, maka sistem akan

menunjukkan di rak mana koleksi tersebut.

Laporan Pustakawan Laporan Pustakawan

Dalam menulis laporan pustakawan harus

menulis dan mencari sendiri semua informasi

yang dibutuhkan dalam penulisan laporan.

Pada proses ini pustakawan tidak lagi

mengalami hambatan yang serius dalam

mencari informasi yang dibutuhkan

pengguna atau laporan akhir, seperti: jumlah

koleksi saat ini, jumlah koleksi yang

dipinjamkan, jumlah eksemplar tiap-tiap

koleksi dll.

4.4.2. Perbedaan Kerangka Analisis PIECES

Performance ( Kinerja Sistem). Perfomance (kinerja Sistem)

Dalam hal kinerja, sistem lama yang dipakai

oleh perpustakaan Sekolah IKAL Medan ini

tidak terlalu efektif. Hal ini dapat dilihat dari

proses peminjaman yang masih harus

mencatat nama anggota yang ingin

meminjam buku.-.

Kinerja sistem yang akan diterapkan di

perpustakaan Sekolah IKALMedan sudah

terotomasi baik itu dari segi; peminjaman,

perpanjangan, pengembalian, penelusuran

informasi sehingga pustakawan tidak

mengalami kesulitan lagi dalam membuat

laporan.

Information (Informasi). Information (informasi)

Pada sistem lama, data-data nama peminjam

masih disimpan di kertas. Hal ini sangat

berakibat buruk apabila catatan tersebut yang

aman berkemungkinan akan hilang atau

rusak.

Pada sistem baru yang akan diterapkan setiap

informasi tidak lagi disimpan dikertas/buku,

setiap informasi yang dibutuhkan sudah

terotomasi hal ini memudahkan jika suatu

waktu informasi dibutuhkan kembali tidak

akan sulit ditemukan, dan tidak akan ada lagi

penumpukan informasi seperti yang terjadi

pada sistem lama.

Economy (Ekonomi) .

Sistem yang lama masih mempertahankan

jumlah pustakawan yang kurang memadai.

Sehingga pelayanan yang terjadi membuat

kurangnya kepuasan yang didapat oleh

pengunjung perpustakaan.

-. Control (Pengendalian). -. Control (pengendalian informasi)

Pada sistem manual, kontrol pada pencatatan,

penyimpanan dan pengolahan dikerjakan

oleh pustakawan sehingga memungkinkan

terjadinya banyak kesalahan; kesalahan pada

pencatatan, penumpukan, pengolahan data

dan penyajian informasi.

Pada sistem baru yang akan diterapkan setiap

informasi terhindar dari kesalahan-kesalahan

dalam hal pencatatan informasi, penumpukan

informasi sehingga memudahkan dalam hal

dalam hal pengolahan dan penyajian

informasi.

Eficiency (Efisiensi). Eficiency (efisiensi)

Sistem informasi manual kurang efisien

karena pencatatan dan dokumentasi

dilakukan secara manual. Pencatatan pada

buku kurang efisien karena

pendokumentasian akan memakan banyak

waktu dan tempat.

Sistem informasi yang akan diterapkan lebih

efisien karena pencatatan dan dokumentasi

sudah dilakukan secara otomasi sehingga

tidak akan memakan banyak waktu dan

tempat.

Service (Pelayanan). Service (pelayanan)

Pada sistem yang lama akan memakan waktu

yang lama dalam melakukan

pengklasifikasian. Ini disebabkan pustakawan

yang tidak terfokus pada satu bagian saja.

Pada sistem yang baru ini proses

pengklasifikasian tidak akan memakan waktu

yang lama karena sistem yang akan

diterapkan sudah terotomasi sehingga

memungkinkan pustakawan bisa membagi

fokus terhadap kualitas pelayanan.

BAB V

PENUTUP

5.1. KESIMPULAN

Adapun kesimpulan yang dapat ditarik dari pengembangan sistem di

Perpustakaan Sekolah IKALMedan:

1. Sistem baru yang diterapkan di Perpustakaan Sekolah IKAL Medan adalah

sistem informasi perpustakaan yang sudah terotomasi.

2. Sistem baru yang akan diterapkan di Perpustakaan Sekolah IKAL Medan

akan lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem sebelumnya.

3. Dengan Sistem yang baru maka akan memudahkan baik pengguna maupun

pustakawan dalam mencari informasi yang dibutuhkan.

4. Meningkatkan kinerja pustakawan dalam hal pelayanan yang baik kepada

pengguna.

5.2. SARAN

1. Adanya anggaran dana dari Kepala Dewan yang sesuai dengan kebutuhan

perpustakaan

2. Pengelola perpustakaan diharapkan lebih memperhatikan perawatan

(maintenance) aplikasi sistem automasi perpustakaan.

3. Melibatkan pakar analis sistem yang berlatarbelakang sarjana Ilmu

Perpustakaan dan Informasi dalam pembuatan sistem agar tidak terjadi

kesalahan dalam menerapkan sistem pada perpustakaan.