PERANCANGAN SISTEM AUTOMASI

MENGGUNAKAN MODEL PROTOTYPE DI

PERPUSTAKAAN DEWAN PERWAKILAN RAKYAT

DAERAH SUMATERA UTARA

Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Analisis Perancangan Dan Sistem

O L E H :

Beby Anggreani (120709006)

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN & INFORMASI S-1

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

2015

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas limpahan

rahmat-Nya kami telah dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik dan tepat pada

waktunya yang berjudul “Hasil Observasi Perpustakaan Khusus Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Provinsi Sumatera Utara”.

Penulisan makalah ini untuk memenuhi tugas Mata kuliah Analisis Perancangan dan

Sistem, pada Semester VI Program Studi Ilmu Perpustakaan & Informasi-S1 FIB USU.

Dan dalam penulisan makalah ini tidak sedikit hambatan yang kami hadapi baik saat

perencanaan, pelaksanaan, maupun pengolahan. Kami menyadari bahwa dalam makalah ini

masih banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, Kami sangat

mengharapkan kritik dan saran yang bersifat positif dan membangun, untuk perbaikan dimasa

yang akan datang.

Medan, April 2015

Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar belakang

Perpustakaan DPRD Sumatera Utara merupakan perpustakaan khusus yang berfungsi

sebagai sarana untuk menunjang keberhasilan program kerja dari lembaga induknya. Serta

memperluas pengetahuan dari penggunanya yaitu pegawai di DPRD Sumatera Utara.

Perpustakaan DPRD SU belum menggunakan sistem informasi perpustakaan, akibatnya

dalam pengelolaan masih secara manual.

Dengan menggunakan sistem informasi perpustakaan dapat membantu dalam

melakukan penginputan buku, pengecekan buku, peminjaman buku dan pembuatan laporan

menjadi akurat dan tidak memakan waktu yang lama dalam pembuatan laporan.

Perpustakaan DPRD SU akan menggunakan sistem Prototype, dimana sistem ini

merupakan metode yang cukup cepat dan cukup murah untuk digunakan sebagai metode

pengembangan sistem.

Prototyping adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja

(prototipe) dari aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulang-ulang yang biasa

digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis. Prototyping disebut juga desain aplikasi

cepat (rapid application design/RAD) karena menyederhanakan dan mempercepat desain

sistem (O'Brien, 2005).

Prototyping adalah salah satu pendekatan dalam rekayasa perangkat lunak yang secara

langsung mendemonstrasikan bagaimana sebuah perangkat lunak atau komponen-komponen

perangkat lunak akan bekerja dalam lingkungannya sebelum tahapan konstruksi aktual

dilakukan (Howard, 1997).

Kunci agar model prototype ini berhasil dengan baik adalah dengan mendefinisikan

aturan-aturan main pada saat awal, yaitu pelanggan dan pengembang harus setuju bahwa

prototype dibangun untuk mendefinisikan kebutuhan. Prototype akan dihilangkan sebagian

atau seluruhnya dan perangkat lunak aktual aktual direkayasa dengan kualitas dan

implementasi yang sudah ditentukan.

1.2 Rumusan Masalah

Dari uraian yang diuraikan di latar belakang, maka penulis dapat merumusakan

permasalahan Perpustakaan DPRD SU sebagai berikut :

1. Bagaimanakah penerapan sistem di Perpustakaan DPRD SU?

2. Bagaimanakah upaya pengembangan sistem perancangan otomasi berbasis Prototype

di Perpustakaan DPRD SU?

3. Bagaimanakah kendala dan solusi dalam penerapan sistem prototype di Perpustakaan

DPRD SU?

1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian

Sesuai dengan latar belakang dan rumusan masalah yang dibahas, maka tujuan

penelitian ini adalah merancang dan membangun aplikasi sistem informasi

perpustakaan berbasis web dengan menggunakan metode prototype di Perpustakaan

DPRD SU.

Setelah berhasil melakukan penelitian ini, diharapkan penelitian ini

bermanfaat bagi semua pihak, adapun manfaat dalam penelitian ini, yaitu:

1. Penerimaan informasi kepustakaan yang lebih cepat dan akurat

2. Pengaksesan informasi bisa dilakukan dimanapun, kapanpun.

BAB II

KAJIAN TEORI

2.1 Perpustakaan Khusus

Perpustakaan Khusus merupakan salah satu jenis perpustakaan yang dibentuk oleh

lembaga (pemerintah/swasta). Menurut (Sulistyo Basuki, 1991 : 49) Perpustakaan Khusus

merupakan perpustakaan sebuah departemen, lembaga negara, lembaga penulisan, organisasi

massa, militer, industri maupun perusahaan swasta. Definisi tersebut juga didukung oleh (Nur

Cahyono, 2004 : 9) yang mengatakan bahwa Perpustakaan Khusus adalah perpustakaan yang

memberikan jasa pencarian informasi kepada pemustaka tertentu dengan ruang lingkup

subyek khusus.

Sedangkan menurut (Sutjipto, 2004 : 6) Perpustakaan Khusus adalah salah satu jenis

perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga (pemerintah/swasta) atau perusahaan yang

mempunyai misi tertentu dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan lingkungannya, baik

dalam hal pengelolaan maupun pelayanan informasi bahan pustaka dalam rangka mendukung

pengembangan dan peningkatan tugas dan fungsi lembaga yang bersangkutan maupun

sumber daya manusiannya.

Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa Perpustakaan Khusus adalah

Perpustakaan yang didirikan oleh lembaga/instansi (pemerintah/swasta) yang berperan

menyimpan, mengelola serta menyebarkan informasi guna memenuhi kebutuhan informasi

masyarakat.

2.2 Sistem Informasi

Menurut Bunawan dalam bukunya yang berjudul “Pengantar perancangan Sistem

Informasi”, sistem informasi adalah sistem terpadu manusia-mesin untuk menyediakan

informasi untuk mendukung sistem operasi, manajemen, analisa dan pengambilan keputusan

dalam suatu organisasi.

Dari definisi di atas terlihat bahwa pada hakikatnya sistem informasi adalah suatu

sistem yang berkaitan dengan pengumpulan, penyimpanan, dan pemrosesan data, baik yang

dilakukan secara manual dan atau berbantuan komputer dalam proses pengambilan

keputusan. Dengan demikian sistem informasi tidak selalu harus berbasis komputer,

pengolahan data dalam sistem informasi dilakukan secara manual atau kombinasi antara

sistem manual dengan sistem berbasis komputer.

Keberadaan komputer pada sistem informasi pada dasarnya tidak mutlak. Akan tetapi

komputer dengan segenap kemampuannya dalam memproses data, akan meningkatkan

efektivitas, produktivitas, serta efisiensi suatu sistem informasi (Bunawan, 1996).

2.3 Sistem, Analisis dan Perancangan Sistem

2.3.1 Pengertian Sistem

Pengertian sistem menurut O’Brien (2008,p4) sistem merupakan sekelompok

komponen yang saling berhubungan bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan

menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.

Sedangkan William dan Sawyer (2005, p457) mengatakan bahwa sistem merupakan

sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk melakukan suatu

pekerjaan dalam mencapai suatu tujuan. Sistem mencakup serangkaian aktivitas untuk

mencari cara yang terbaik dalam mencapai tujuan. Kesimpulannya sistem adalah sekelompok

komponen yang terintegrasi untuk melakukan suatu pekerjaan dalam mencapai suatu tujuan

dengan menerima input serta menghasilkan output.

2.3.2 Pengertian Analisis Sistem

Menurut Mc Leod (2007, p74) analisis sistem merupakan penelitian atas sistem yang

telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau memperbaharui sistem yang telah

ada.

Anilisis sistem adalah memeriksa sebuah masalah yang ada yang akan diselesaikan

oleh perusahaan dengan menggunakan sistem informasi. Analisis sistem mencakup beberapa

langkah yanag harus dilakukan (Laudon 1998, p400), yaitu :

1. Menentukan masalah

2. Mengidentifikasikan penyebab dari masalah tersebut

3. Menentukan pemecahan masalahnya

4. Mengidentifikasi kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah

tersebut.

Analisis sistem meliputi formula dan evaluasi solusi-solusi masalah sistem.

Penekanan dalam analisis sistem adalah pada tujuan keseluruhan sistem. Dasar dari semua ini

adalah analisis untung rugi diantara tujuan-tujuan sistem. (Bodnar 2000, p21)

Dari teori-teori diatas dapat dikatakan bahwa analisis sistem adalah memeriksa,

meneliti sistem yang sudah ada, dan mencari dimana letak kesalahan sistem itu, untuk

kemudian diperbaiki dan diperbaharui atau digunakan untuk merancang sistem yang baru.

2.3.3 Pengertian Perancangan Sistem

Menurut Bennet et al (2006, p372), menjelaskan bahwa perancangan menghasilkan

solusi yang mempertemukan syarat yang telah dianalisis. Dalam kegiatan perancangan,

berhubungan dengan identifikasi bagaimana sistem baru sesuai dengan persyaratan.

Menurut Bently dan Whitten (2007, p33) mengatakan bahwa perancangan sistem

merupakan pengembangan atau spesifikasi dari solusi teknikal, berbasis komputer untuk

persyaratan bisnis yang di identifikasikan dalam analisis sistem.

Dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem merupakan hasil dari analisis

kebutuhan yang telah memenuhi syarat fungsional sistem, yang berisi kebutuhan informasi

pengguna beserta proses dan solusi teknikal yang diperlukan sistem baru.

2.4 Sistem Prototype

Proses pengembangan sistem seringkali menggunakan pendekatan prototipe

(prototyping). Metode ini sangat baik digunakan untuk menyelesesaikan masalah

kesalahpahaman antara user dan analis yang timbul akibat user tidak mampu mendefinisikan

secara jelas kebutuhannya (Mulyanto, 2009).

Prototyping adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja

(prototipe) dari aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulang-ulang yang biasa

digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis. Prototyping disebut juga desain aplikasi

cepat (rapid application design/RAD) karena menyederhanakan dan mempercepat desain

sistem (O'Brien, 2005).

Prototyping adalah salah satu pendekatan dalam rekayasa perangkat lunak yang secara

langsung mendemonstrasikan bagaimana sebuah perangkat lunak atau komponen-komponen

perangkat lunak akan bekerja dalam lingkungannya sebelum tahapan konstruksi aktual

dilakukan (Howard, 1997).

2.5 Analisis Sistem

Langkah pertama yang harus dilakukan dalam melakukan analisis sistem adalah

identifikasi masalah, yaitu mencari permasalahan atau kelemahan yang terdapat pada sistem

lama (sistem yang sebelumnya digunakan). Permasalahan yang ada pada sistem lama

merupkan suatu penghambat dalam mencapai tujuan dari sebuah sistem, sehinga harus

dicarikan pemecahaan dari masalah tersebut agar sistem dapat berjalan sesuai dengan

keinginana pengguna.

Analisis sistem didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi

dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sedangkan sistem desain diartikan

sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagian-bagian dari sistem informasi

diimplementasikan. Sehingga Analisis dan desain sistem informasi (ANSI)bisa didefinisikan

sebagai: Proses organisasional kompleks dimana sistem informasi berbasis komputer

diimplementasikan.

2.6 Perancangan Sistem

2.6.1 Data Flow Diagram

Pendekatan analisis terstruktur diperkenalkan oleh DeMarco (1978) dan Gane Sarson

(1979) melalui buku metodologi struktur analisis dan desain sistem informasi. Mereka

menyarankan untuk menggunakan data flow diagram (DFD) dalam menggambarkan atau

membuat model sistem. Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu network yang

menggambarkan suatu sistem komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya yang

penggambarannya di susun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling

berhubungan sesuai dengan susai dengan aturan mainnya : (Tata Sutabri, 2004)

2.6.2 Konsep Dasar Basis Data (Database)

Basis data adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan

disimpan dengan cara yang memudahkan pengambilan kembali. DASD (medium file master

yang baik) harus digunakan. Tujuan utama dari kondep basis data adalah meminimumkan

pengulangan data artinya data yang sama disimpan dalam beberapa file. Independensi data

adalah kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan

pada program yang memproses data. Program mengacu pada tabel untuk mengakses data.

Perubahan pada struktur data hanya dilakukan sekali yaitu dalam tabel.

2.6.3 Entity Relantionship Diagram (ERD)

Pada Model Entity-Relationship, semesta data yang ada di ‘dunia nyata’ diterjemahkan

dengan memanfaatkan sejumlah perangkat konseptual menjadi sebuah diagram data, yang

umum disebut sebagai Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R). Model Entity-

Relationship dibentuk dari sua komponen yaitu entitas dan relasi. Kedua komponen ini di

deskripsikan lebih jauh melalui sejumlah atribut (Fathasyah Ir, 2002).

Langkah-langkah Pembuatan ERD :

1. Menentukan entitas yang diperlukan

2. Menentukan hubungan antar entitas.

3. Menentukan cardinality Ratio.

4. Menentukan atribut yang diperlukan dari tiap entitas

5. Menentukan kunci diantara atribut.

Adapun komponen-komponen ERD sebagai berikut:

1) Komponen Entitas (entity)

Entitas merupakan suatu kumpulan objek atau suatu yang dapat dibedakan secara

unik

2) Komponen hubungan (Relationship)

Relationship menyatakan hubungan antar Entitas. Relationship memiliki beberapa

derajat Relationship, yaitu jumlah entitas yang berpatisipasi dalam satu

Relationship.

3) Komponen Atribut

Atribut adalah karakteristik suatu entitas yang menyediakan penjelasan secara

detail tentang entitas tersebut.

Demikian pula untuk membantu menggambarkan relasi secara lengkap terdapat juga

beberapa relasi dalam hubungan atribut yang ada di dalam 1 atau 2 file, yaitu sebagai berikut:

1) One to one Relationship

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding satu.

Hubungan tersebut dapat digambarkan dengan tanda lingkaran untuk menunjukkan

tabel dari relasi antara keduanya diwakilkan dengan tanda panah tunggal.

2) One to Many Relationship

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding banyak atau

dapat pula dibalik banya lawan satu. Hubungan tersebut dapat digambarkan dengan

tanda lingkaran untuk menunjukkan tabel dan relasi antar keduanya diwakilkan

dengan tanda panah ganda untuk menunjukkan hubungan banyak tersebut.

3) Many to Many Relationship

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adanya banyak perbandingan banyak.

Hubungan tersebut dapat digambarkan dengan tanda lingkaran menunjukkan tabel

dan relasi atar keduanya diwakilkan dengan tanda panah ganda untuk menunjukkan

hubungan banyak tersebut.

BAB III

METODOLOGI

3.1 Metodologi Pengumpulan Data

Pada metode pengumpulan data ini penulis melakukan wawancara dan pengamatan

langsung ke Perpustakaan DPRD SU.

Dalam wawancara dan pengamatan langsung penulis mengumpulkan informasi

tentang:

1. Sejarah singkat perpustakaan, struktur organisasi perpustakaan, jenis koleksi,

peraturan, pemeliharaan, pelayanan pengguna, dll.

2. Kemudian pengelolaan yang masih sistem manual.

3.2 Metode Perancangan Sistem

Perpustakaan DPRD SU akan dikembangakan dengan Sistem Prototype :

Perpustakaan DPRD SU masih menggunakan sistem manual dan kedepannya akan

dibuat menggunakan sistem prototype agar adanya komunikasi yang baik antara

pengembang dan pelanggan, lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem, dll.

Prototyping merupakan salah satu metode pengembangan perangat lunak yang banyak

digunakan. Dengan metode prototyping ini pengembang dan pelanggan dapat saling

berinteraksi selama proses pembuatan sistem.

Sering terjadi seorang pelanggan hanya mendefinisikan secara umum apa yang

dikehendakinya tanpa menyebutkan secara detail output apa saja yang dibutuhkan,

pemrosesan dan data-data apa saja yang dibutuhkan. Sebaliknya disisi pengembang kurang

memperhatikan efesiensi algoritma, kemampuan sistem operasi dan interface yang

menghubungkan manusia dan komputer.

Untuk mengatasi ketidakserasian antara pelanggan dan pengembang , maka harus

dibutuhakan kerjasama yanga baik diantara keduanya sehingga pengembang akan

mengetahui dengan benar apa yang diinginkan pelanggan dengan tidak mengesampingkan

segi-segi teknis dan pelanggan akan mengetahui proses-proses dalm menyelasaikan sistem

yang diinginkan. Dengan demikian akan menghasilkan sistem sesuai dengan jadwal waktu

penyelesaian yang telah ditentukan.

Kunci agar model prototype ini berhasil dengan baik adalah dengan mendefinisikan

aturan-aturan main pada saat awal, yaitu pelanggan dan pengembang harus setuju bahwa

prototype dibangun untuk mendefinisikan kebutuhan. Prototype akan dihilangkan sebagian

atau seluruhnya dan perangkat lunak aktual aktual direkayasa dengan kualitas dan

implementasi yang sudah ditentukan.

3.2.1 Analisis Sistem

Selama ini DPRD SU belum menggunakan sistem informasi perpustakaan, akibatnya

dalam pengelolaan masih secara secara manual. Maka dibutuhkan sistem yang

terkomputerisasi sehingga dapat mempermudah dan mempercepat pekerjaan. Sistem ini dapat

membantu dalam melakukan penginputan buku, pengecekan buku, peminjaman buku dan

pembuatan laporan menjadi lebih akurat dan tidak memakan waktu yang lama dalam

pembuatan laporan.

3.2.2 Analisis sistem berjalan

Sebagai dasar untuk membangun prototype sistem aplikasi perpustakaan ini, analisis

dilakukan berdasarkan analisis prosedur sistem yang berjalan dan analisis dokumen.

3.2.3 Analisis prosedure

3.2.4 Analisis dokumen yang digunakan

a. Laporan ketersediaan buku

Laporan ini berisi ketersediaan buku dalam perpustakaan tersebut

b. Laporan peminjaman

Laporan ini berisi data peminjaman buku perpustakaan oleh anggota

c. Laporan pengembalian

Laporan ini berisi data pengembalian buku oleh anggota perpustakaan

3.2.5 Analisis permasalahan

Permasalahan yang dihadapi oleh petugas perpustakaan dalam menjalankan tugasnya

adalah :

a. Belum adanya sistem yang terintegritas untuk mengelola data, melakukan

transaksi peminjaman dan pembuatan laporan pertanggung jawaban.

3.2.6 Analisis kebutuhan sistem

Selama ini petugas belum menggunakan Sistem Informasi Perpustakaan, akibatnya

dalam pengelolaan seperti input buku, pengecekan buku, data peminjam buku masih sering

terjadi kesalahan, karena semua dilakukan secara manual, oleh karena nya sistem informasi

ini sangat dibutuhkan.

3.2.7 Analisis Sistem yang di Bangun

Gambaran umum prototype Sistem Informasi Perpustakaan yang dibangun ini adalah:

a. Petugas harus login untuk masuk aplikasi.  

b. Selanjutnya petugas bisa melakukan pengolahan data pada Sistem Informasi

Perpustakaan ini.

c. Petugas dapat mengolah informasi tersebut untuk menjadi laporan laporan

pertanggung jawaban.

3.2.8 Deskripsi perangkat lunak

Komputer PC

Program rancangan Delphi

Database SQL Server

Penyimpanan data Hard

Pemrosesan Offline

3.3 Tahapan-tahapan Prototyping

Tahapan-tahapan dalam Prototyping adalah sebagai berikut:

1. Pengumpulan kebutuhan Pelanggan dan pengembang bersama-

sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak,

mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang

akan dibuat.

2. Membangun prototyping Membangun prototyping dengan

membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian

kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format

output)

3. Evaluasi protoptyping Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan

apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan

keinginann pelanggan. Jika sudah sesuai maka langkah 4 akan

diambil. Jika tidak prototyping direvisi dengan mengulangu

langkah 1, 2 , dan 3.

4. Mengkodekan sistem Dalam tahap ini prototyping yang sudah di

sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai

5. Menguji sistem Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat

lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan.

Pengujian ini dilakukan dengan White Box, Black Box, Basis Path,

pengujian arsitektur dan lain-lain

6. Evaluasi Sistem Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang

sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan . Jika ya, langkah

7 dilakukan; jika tidak, ulangi langkah 4 dan 5.

7. Menggunakan sistem Perangkat lunak yang telah diuji dan

diterima pelanggan siap untuk digunakan .

Gambar model prototyping

Proses-proses tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Pengumpulan kebutuhan: developer dan klien bertemu dan menentukan tujuan

umum, kebutuhan yang diketahui dan gambaran bagian-bagian yang akan

dibutuhkan berikutnya;

2. Perancangan: perancangan dilakukan cepat dan rancangan mewakili semua aspek

software yang diketahui, dan rancangan ini menjadi dasar pembuatan prototype;

3. Evaluasi Prototype: klien mengevaluasi prototype yang dibuat dan digunakan

untuk memperjelas kebutuhan software.

Terdapat tiga pendekatan utama prototyping, yaitu:

1. THROW-AWAY

Prototype dibuat dan dites. Pengalaman yang diperoleh dari pembuatan prototype

digunakan untuk membuat produk akhir (final), kemudian prototype tersebut

dibuang (tak dipakai).

2. INCREMENTAL

Produk finalnya dibuat sebagai komponen-komponen yang terpisah. Desain produk

finalnya secara keseluruhan haya ada satu tetapi dibagi dalam komonen-komponen

lebih kecil yang terpisah (independent).

3. EVOLUTIONARY

Pada metode ini, prototipenya tidak dibuang tetapi digunakan untuk iterasi desain

berikutnya. Dalam hal ini, sistem atau produk yang sebenarnya dipandang sebagai

evolusi dari versi awal yang sangat terbatas menuju produk final atau produk akhir.

Prototyping bekerja dengan baik pada penerapan-penerapan yang berciri sebagai berikut:

1. Resiko tinggi yaitu untuk masalah - masalah yang tidak terstruktur dengan baik,

ada perubahan yang besar dari waktu ke waktu, dan adanya persyaratan data yang

tidak menentu.

2. Interaksi pemakai penting. Sehingga sistem harus menyediakan dialog on-line

antara pelanggan dan komputer.

3. Waktu penyelesaian yang cepat.

4. Perilaku pemakai yang sulit ditebak.

5. Sistem yang inovatif yaitu system yang membutuhkan cara penyelesaian masalah

dan penggunaan perangkat keras yang mutakhir.

3.4 Kelebihan dan Kekurangan Prototyping

Kelebihan prototyping adalah:

1. Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan

2. Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan

3. Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan system

4. Lebih menghemat waktu dalam pengembangan system

5. Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkannya.

Kekurangan prototyping adalah :

1. Pelanggan kadang tidak melihat atau menyadari bahwa perangkat lunak yang ada belum

mencantumkan kualitas perangkat lunak secara keseluruhan dan juga belummemikirkan

kemampuan pemeliharaan untuk jangja waktu lama.

2. Pengembang biasanya ingin cepat menyelesaikan proyek. Sehingga

menggunakanalgoritma dan bahasa pemrograman yang sederhana untuk membuat

prototyping lebihcepat selesai tanpa memikirkan lebih lanjut bahwa program tersebut

hanya merupakancetak biru sistem

3. Hubungan pelanggan dengan komputer yang disediakan mungkin tidak mencerminkan

teknik perancangan yang baik.

3.5 Analisis PIECES

Alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses penyelesaian masalah yaitu

dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6 aspek yang dikenal dengan analisis

PIECES meliputi :

1. Performances ( Analisis Kinerja )

Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu

perpustakaan. Melihat kondisi dan situasi dilapangan, kinerja Perpustakaan DPRD SU dalam

pengolahan data sirkulasi perpustakaan selama ini bersifat manual.

2. Informations( Analisis Informasi )

Kemampuan sistem informasi yang kurang baik, membuat sebuah organisasi akan

mendapatkan informasi yang tidak akurat, tidak relevan dan tidak tepat waktu. Informasi

yang didapat dari output, input dan penyimpanan data atau informasi itu sendiri. Output yang

dihasilkan sistem selama ini belum bagus dan membutuhkan waktu yang lama. Pemasukan

data tidak dapat diproses dengan cepat dan bertumpuk-tumpuk sedangkan untuk

penyimpanan data juga belum aman masih dalam bentuk lembaran-lembaran.

Semuanya menyebabkan informasi yang disediakan kurang berkualitas. Maka perlu

pengembangan sistem informasi yang mampu menyelesaikan data yang diinputkan dan

diharapkan akan membantu setiap bagian dan pimpinan dalam mengambil keputusan atau

merencanakan langkah-langkah berikutnya. Pada Sistem lama Informasi yang disajikan

bersifat kurang akurat karena dapat terjadi kesalahan proses pencatatan data dan lama

pembuatan laporan, disebabkan karena data yang bertumpuk-tumpuk.

3. Economics ( Analisis Ekonomi )

Pertimbangan ekonomi akan dilakukan dengan melakukan perbandingan sejauh mana

manfaat dari sistem lama dalam mendukung proses manajerial lembaga pendidikan. Adanya

pemborosan waktu dan alat-alat maka otomatis terjadi pembengkakan biaya yang masih

belum efektif dan efisien dalam penggunaan biaya khususnya dalam biaya pengadaan kertas

sehingga membutuhkan biaya yang dianggarkan cukup besar. Seperti penggunaan kertas,

tinta dan alat tulis lainnya untuk penyimpanan dokumen sangat boros karena jika terjadi

kesalahan tidak dapat digunakan lagi.

4. Control ( Analisis Kendali )

Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk menghindari

dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk

menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya control maka tugas atau kinerja

yang mengalami gangguan akan bisa diperbaiki.

5. Efficiency ( Analisis Efisiensi )

Dari hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa

pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisien. Keberadaan komputer yang ada

hanya digunakan untuk proses pengetikan dokumen dan pembuatan laporan, sedangkan untuk

proses yang berkaitan dengan pencarian data anggota dan mengolah data sirkulasi masih

menggunakan cara manual berdasarkan dokumen-dokumen yang ada. Hal seperti ini tentunya

menyebabkan lambatnya penyampaian informasi.

6. Service ( Analisis Pelayanan )

Dalam suatu bagian perpustakaan peningkatan pelayanan terhadap anggota

merupakan tujuan utama. Pada Perpustakaan DPRD SU kepada anggota khususnya dalam

proses peminjaman dan pengembalian sudah cukup baik, tetapi masih terdapat kekurangan

yaitu masih kurang cepat dan akurat. Dalam Pelayanan pencarian data Buku, peminjaman,

Pengembalian buku membutuhkan waktu yang lama dengan data yang bertumpuk. Pelayanan

pencarian informasi laporan mambutuhkan waktu yang lambat dalam menyajikan informasi

BAB IV

HASIL PENELITIAN

4.1 Tahap Analisa

4.1.1 Sekilas tentang Perpustakaan DPRD Sumatera Utara

Perpustakaan DPRD Sumatera Utara terletak dijalan Imam Bonjol nomer 5 Medan.

Didirikan pada tahun 1957 bersamanya dengan berdirinya DPRD Sumatera Utara sebagai

lembaga induknya. Luas ruangan pada saat ini berukuran 5x5 m2 dan dikelola oleh satu

orang staf perpustakaan dengan tugas rangkap yakni selain sebagai petugas perpustakaan juga

sebagai pegawai pada DPRD Sumatera Utara.

Perpustakaan DPRD Sumatera Utara merupakan perpustakaan khusus yang berfungsi

sebagai sarana untuk menunjang keberhasilan program kerja dari lembaga induknya. Serta

memperluas pengetahuan dari penggunanya yaitu pegawai di DPRD Sumatera Utara.

Perpustakaan ini berada dibawah urusan administrasi dan kedudukan perpustakaan tidak

bersifat structural, artinya tidak terdapat jabatan struktur dalam perpustakaan.

Saat ini perpustakaan DPRD Sumatera Utara menempati ruangan pada lantai satu

gedung DPRD Sumatera Utara ukuran 5x8 m2, dimana seluruh kegiatan perpustakaan

berlangsung dalam ruangan tersebut. Perpustakaan DPRD Sumatera Utara pada saat ini

memiliki satu orang staf/petugas perpustakaan yang sepenuh waktu melaksanakan kegiatan

perpustakaan, dimana staf perpustakaan berlatar pendidikan sarjana Ilmu Perpustakaan dan

Informasi, serta 2 orang PNS dibantu 10 orang pegawai kontrak dari berbagai displin ilmu.

Perpustakaan DPRD Sumatera Utara dalam operasional kegiatannya bertangung jawab

langsung kepada DPRD Sumatera Utara di Medan, Hal ini disebabkan anggaran atau biaya

operasional perpustakaan bersumber dari Sekwan DPRD Sumatera Utara.

4.1.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi dalam suatu perpustakaan menggambarkan tentang adanya

kedudukan, rentangan tugas atau posisi yang jelas bagi karyawannya dalam tiap unit

didalamnya, oleh karena itu perpustakaan DPRD Sumatera Utara merupakan perpustakaan

yang khusus diselenggarakan untuk mendukung kegiatan DPRD Sumatera Utara dalam

melaksanakan tugas-tugas Dewan, maka struktur organisasi berada diantara struktur DPRD

Sumatera Utara Medan.

Adapun struktur makro perpustakaan DPRD Sumatera Utara dapat dijelaskan pada

gambar dibawah ini :

4.1.3 Pengguna

Adapun pengguna perpustakaan DPRD Sumatera Utara terdiri dari :

a. Anggota Dewan Sekretariatan DPRD

b. PNS dilingkungan DPRD

c. Wartawan

d. Karyawan kontrak/honor

e. Siswa-siswi Medan

f. Umum (mahasiswa, staf lain)

4.1.4 Koleksi Perpustakaan

Untuk dapat memberi pelayanan informasi yang memuaskan, peprustakaan perlu

menyediakan koleksi atau bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengguna. Koleksi

perpustakaan DPRD Sumatera Utara umumnya memuat informasi dibidang

SEKWANDPRD SU

KABAGUMUM

KASUBAGTU

STAFPERPUSTAKAAN

PEGAWAI KONTRAK

kemasyarakatan/social dan politik serta bidang lainnya, seperti bidang teknik, manajemen

computer dan juga bidang yang dianggap perlu untuk diadakan.

Adapun jenis dan jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan DPRD Sumatera

Utara adalah sebagai berikut :

Table : Jenis dan Jumlah Buku berdasarkan Nomor Klasifikasi DDC

No DDC Bidang Ilmu Jumlah JudulBuku

JumlahEksemplar

000

100

200

300

400

500

600

700

800

900

Karya-karya Umum

Filsafat

Agama

Ilmu-ilmu Sosial

Ilmu Bahasa

Ilmu Pengetahuan Murni

Teknologi/Ilmu Terapan

Kesenian

Kesusatraan

Sejarah dan Geografi

220

182

150

350

245

162

300

120

142

357

235

193

195

635

325

843

332

150

196

420

JUMLAH 2228 4494

Beberapa jenis koleksi referensi yang terdapat pada perpustakaan DPRD Sumatera

Utara adalah sebagai berikut :

a. Ensiklopedi

b. Kamus

c. Terbitan instansi seperti memori DPRD SU, profil DPRD SU, laporan, dll

d. Peraturan daerah

Selain dari bahan pustaka buku perpustakaan DPRD Sumatera Utara juga

menyediakan sumber informasi lain yaitu berbentuk terbitan berkala yang terdiri dari :

Majalah bulanan DPRD SU yaitu “Media DPRD SU” yang terbit setiap 3 bulan sekali

serta kiriman majalah dan instansi lain dari lembaga daerah di Indonesia serta buku jurnal

DPRD dan pidato gubernur setiap tahun.

Majalah Gema Pelabuhan

Majalah Gema Mandiri

Majalah Siaran Umum

Majalah Mimbar Logislatif

Peraturan daerah setiap tahun

Buku Jurnal kegiatan komisi DPRD setiap tahun

Buku jurnal pidato Gubernur

Dalam pengadaan majalah atau buletin secara kronologi, perpustakaan tidak

mengadakannya secara rutin tetapi secara berkala.

4.1.5 Prosedur Berjalan

Kegiatan administratif perpustakaan SMK Negeri 1 Takengon yaitu:

1) Kegiatan pengolahan, pada kegiatan ini bagian pengolahan mengolah dan mendata

bibliografi dari setiap koleksi secara manual.

2) Kegiatan sirkulasi, pada kegiatan ini bagian sirkulasi memberikan pelayanan

peminjaman dan pengembalian secara manual.

3) Kegiatan daftar keanggotaan, pada kegiatan ini pengguna/user yang ingin menjadi

anggota perpustakaan mendaftarkan diri ke bagian keanggotan mencatat data

pengguna yang ingin menjadi anggota dan membuat kartu anggota. Biasanya anggota

akan terddaftar sendiri ketika menerima murid baru.

4) Kegiatan penelusuran, kegiatan penelusuran koleksi oleh pengguna perpustakaan

sendiri.

4.1.6 Analisa Sistem Berjalan

Selama ini Perpustakaan DPRD SU belum menggunakan sistem informasi

perpustakaan, akibatnya dalam pengelolaan masih secara manual. Maka dibutuhkan sistem

yang terkomputerisasi sehingga dapat mempermudah dan mempercepat pekerjaan. Sistem ini

dapat membantu dalam melakukan penginputan buku, pengecekan buku, peminjaman buku

dan pembuatan laporan menjadi lebih akurat dan tidak memakan waktu yang lama dalam

pembuatan laporan.

a. Flowchart yang sedang berjalan

Proses Pendaftaran Anggota Perpustakaan

Proses Peminjaman

Anggota Perpustakaan Petugas Peminjaman

MulaiFormulir

Mengambil Formulir

Memberikan Formulir

Formulir

Membuat Kartu

Anggota

Merekap Data

Anggota DPRD

Kartu Anggota

Selesai

Sistem Flow Pengembalian Buku

Anggota Petugas Perpustakaan

Laporan peminjaman

Data buku yang dipinjam dan tgl pengembalianBuku yang akan

dipinjam

Buku yang dipinjam

Data buku yang dipinjam dan tgl pengembalian

Laporan Peminjaman

Mengecek buku, kartu anggota &

memberi tgl penegembalian

Menyimpan data peminjaman

Membuat laporan

peminjaman

Mencari barcode kartu anggota

Barcode kartu anggota

Mencari barcode buku yang akan

dipinjam

Mulai

Selesai

Menyerahkan buku

Data peminja-

man

Menulis id_buku di data

buku

b. Analisa Input

Mulai

Mengembalikan Buku

Mengecek Data

Peminjaman

Membayar Denda

Menentukan Denda

Terlambat

Menangih Denda

Transaksi Pengembalian Buku Selesai

Selesai

Tujuan dari analisa ini adalah untuk mengetahui data apa saja yang menjadi masukan

data yang berjalan. Masukan sistem yang berjalan adalah:

1) Data koleksi merupakan data bibliografi dari setiap bukubahan pustaka seperti judul,

pengarang, penerbit dan lain-lain. Data ini dikelompokkan secara manual dan

didokumen untuk dijadikan laporan yang akan diberikan kepada kepala perpustakaan.

2) Data sirkulasi adalah data dari kegiatan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian

buku) seperti nama peminjaman, buku yang dipinjam, tanggal pengembalian dan

sebagainya. Data ini dikelompokkan secara manual dan didokumen untuk dijadikan

laporan yang akan diberikan kepada kepala perpustakaan.

3) Data anggota adalah data dari setiap anggota perpustakaan seperti nama, jurusan,

alamat, jenis kelamin dan sebagainya. Data ini dikelompokkan secara manual dan

didokumen untuk dijadikan laporan yang akan diberikan kepada kepala perpustakaan.

c. Analisa Output

Tujuan dari analisa ini adalah untuk mengetahui data apa saja yang menjadi keluaran

data yang berjalan. Keluaran dari sistem yang berjalan adalah:

1) Data koleksi adalah hasil dari pengisian data bibliografi dari setiap koleksi.

2) Data sirkulasi adalah data peminjaman dan pengembalian yang dihasilkan dari

kegiatan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian buku).

3) Data anggota adalah data yang dihasilkan dari pendaftaran anggota perpustakaan.

d. Analisa proses

Analisa proses dilakukan untuk mempresentasikan aliran data dan informasi yang

terjadi pada sistem informasi perpustakaan pada Perpustakaan DPRD SU. Dari hasil analisa

sistem yang berjalan terdapat beberaa entitas yang saling terlibat diantarnya bagian

pengolahan, bagian sirkulasi, anggota dan kepala perpustakaan.

Entitas bagian pengolahan melakukan pendataan data bibliografi koleksi, hasil dari

pendataan tersebut adalah data koleksi perpustakaan. Entitas ini membuat laporan data

koleksi perpustakaan/buku induk, kartu katalog, dan label call number.

Entitas bagian keanggotaan melakukan pendataan informasi tentang keanggotan. Entitas

ini membuat kartu anggota, dan laporan keanggotaan seperti jumlah anggota.

Entitas bagian sirkulasi melakukan pendataan kegiatan peminjaman dan pengembalian

buku. Entitas ini membuat laporan sirkulasi.

Entitas pengguna yang ingin menjadi anggota perpustakaan melakukan pendaftaran ke

bagian keanggotaan, pengguna memberikan data diri untuk dijadikan data anggota

perpustakaan. Anggota yang ingin meminjam atau mengembalikan buku harus menunjukkan

bukti kartu anggota perpustakaan.

4.2 Perancangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem ini dilakukan setelah sistem yang ada dianalisa kekurangannya,

kelebihan dan bagaimana sistem tersebut berjalan sehingga dapat dibuat sistem yang baru.

Sistem informasi yang dikembangkan meliputi analisa Diagram Konteks atau Context

Diagram (CD) dan Data Flow Diagram (DFD) Desain Struktur Data dan Desain Aplikasi

Web.

Diagram Konteks / Contect Diagram (CD)

Contect Diagram (CD) atau Diagram Konteks ini menggambarkan sistem yang akan

dikembangkan dan juga meliputi entitas luar yang mempunyai hubungan atau keterkaitan

dengan sistem aliran data yang berhubungan dengan sistem.

User

Sistem Informasi Perpustakaan

Data Seluler

Data Pencarian

Info User

Data Buku

Data Buku

Data Kategori

Petugas Perpustakaan

Data flow Diagram (DFD)

Adapun DFD dari sistem pencarian buku adalah :

4.3 Struktur Data

a. Struktur File

Database pada sistem ini dibuat dengan menggunakan program MySQL, untuk lebih

jelasnya berikut penjelasan dari tiap-tiap tabel yang digunakan pada database ini :

1. Struktur File Kategori

Merupakan file tempat menyimpan data kategori buku.

Field Type Attributes Null Default Extra

Id Int(11) No Auto_increment

Kategori Varchar(255) No

2. Struktur File Buku Tamu

Merupakan file untuk menyimpan data-data tamu yang masuk dan menampung

komentar-komentar pengunjung.

Field Type Attributes Null Default Extra

Nama Varchar(25) No

Email Varchar(25) No

Komentar Text No

3. Struktur File Counter

Merupakan file untuk menyimpan data tanggal yang berjalan setiap harinya.

Field Type Attributes Null Default Extra

Tanggal Text No

Ip Text No

4. Struktur File user_admin

Merupakan file untuk menyimpan data administrator yang boleh masuk beserta

passwordnya.

Field Type Attributes Null Default Extra

Nama Varchar(30) No

Pass Varchar(15) No

5. File Buku

Merupakan file tempat menyimpan data buku.

Field Type Attributes Null Default Extra

Id_no Tinyint(10) No Auto_increment

No_induk Varchar(10) No

No_udc Varchar(10) No

Id Tinyint(11) No 0

Subjek Varchar(255) No

Subjek_lain Varchar(255) No

Kategori Varchar(30) No

Rak Varchar(10) No

Ibn Varchar(10) No

Judul Text No

Pengarang Text No

Tjk_entri_ut

m

Text No

Penerbit Text No

Tpt_penerbit Text No

Thn_terbit Varchar(10) No

Halaman Varchar(10) No

Emp Varchar(10) No

Thn_prlh Varchar(10) No

Asl_prlh Varchar(10) No

Entri_olh text No

Tgl_entry Varchar(10) No 0000-00-

waktu Date No 00

b. Struktur Menu

4.4 Desain Aplikasi Web

Dalam pembuatan aplikasi web ini, dibagi menjadi 3 frame yang membentuk suatu

kerangka aplikasi web.

Menu Utama

Profil About Contact Us Guest Book Admin

Pencarian Buku

Koleksi Buku

Fasilitas Perpustakaan

Jam Buka

(Keterangan)

Menu Utama

Jam Buka

Fasilitas Perpusta-

kaan

Koleksi Buku

Pencarian Buku

admin Contact us

home Guest book

profil

Penambahan Buku Penambahan Kategori

Berikut penjelasan untuk masing-masing pilihan menu:

1. Profil, digunakan untuk melihat mengenai profil perpustakaan secara keseluruhan.

2. About, digunakan untuk melihat mengenai profil perpustakaan.

3. Contact Us, digunakan untuk mengetahui alamat perpustakaan dan nomor telepon

yang bisa dihubungin oleh user.

4. Home, merupakan tampilan utama website.

5. Guest Book, merupakan fasilitas bagi user yang ingin memberikan komentar dan

permasalahan.

6. Admin, merupakan fasilitas bagi administrator untuk menginput data buku dan data

kategori buku.

7. Pencarian Buku, merupakan fasilitas bagi user untuk melakukan pencarian buku

perpustakaan.

8. Koleksi Buku, digunakan untuk mengetahui koleksi buku apa saja yang tersedia di

perpustakaan.

9. Fasilitas Perpustakaan, digunakan untuk mengetahui layanan apa saja yang

diberikan oleh perpustakaan.

10. Jam Buka, digunaka untuk melihat jam kerja perpustakaan.

4.5 Implementasi Sistem

Sebelum melakukan implementasi sistem, diperlukan persiapan yang memadai dalam

hal perangkat keras, perangkat lunak, ruangan dan fasilitas pendukung lainnya. Dalam

implementasi sistem hal yang penting untuk diperhatikan adalah :

1. Konversi

Sistem baru akan memberikan hal-hal baru yang butuh penyesuaian. Konversi ini

diperlukan terutama dalam implementasi sistem lama ke sistem baru, apalagi

sebelumnya masih menggunakan sistem manual.

2. Pelatihan

Diperlukan pengenalan secara menyeluruh untuk setiap pihak yang terlibat dalam

menggunkan sistem informasi. Diperlukan sosialisasi kepada pihak-pihak yang

terlibat langsung dalam sistem namun tidak menggunakan aplikasi sistem secara

langsung.

3. Testing penerimaan

Penyesuaian sistem baru dengan menggunkan testing selama periode yang ditentukan

sebagai proses belajar.

4.6 Pemeliharaan Sistem

Pada tahap pemeliharaan ini mencakup seluruh proses yang diperlukan untuk

menjamin kelangsungan, kelancaran dan penyempurnaan sistem yang telah dioperasikan.

Tahpa ini meliputi kegiatan pemantauan dan kontrol pengoperasian, antisipasi gangguan kecil

(bug), melakukan penyempurnaan yang mungkin terlewatkan, dan antisipasi faktor-faktor

eksternal (virus, kehilangan/kerusakan data, cheating, dll).

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Adapun kesimpulan dari pengembangan sistem pada perpustakaan DPRD SU yaitu :

1. Sistem yang berada pada perpustakaan DPRD SU yaitu sistem manual

2. Sistem baru di perpustakaan DPRD SU, dapat lebih efektif dan efisien dalam sistem

pelayanan yang selama ini secara manual sangat banyak membuang waktu.

3. Dibuatnya sistem informasi perpustakaan ini memudahkan proses penelusuran katalog

bagi pengguna (user).

4. Koleksi tercetak perpustakaan juga dijadikan koleksi digital agar pengguna yang tidak

berada di kantor/perpustakaan bisa tetap membacanya dimana pun.

5.2 Saran

1. Pengelola perpustakaan diharapkan lebih memperhatikan perawatan (maintenance)

aplikasi sistem automasi peprustakaan, sehingga tidak terjadi masalah (trouble) yang

mengakibatkan tidak berfungsinya sistem.

2. Adanya kerjasama yang baik antara Kepala Dewan dengan Kepala Perpustakaan

dalam anggaran agar sistem yang dirancang berjalan secara baik, tidak ada hambatan.

3. Melibatkan pakar analis sistem yang baik dalam pembuatan sistem agar tidak terjadi

kesalahan dalam menerapkan sistem pada perpustakaan.

DAFTAR PUSTAKA

- Hasugian, Jonner. 2011. DasarDasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi: Perpustakaan

Khusus. Medan: USU Press.

- Hartono,Jugianto.1989.ANALISA & DESAIN SISTEM INFORMASI.Yogyakarta:ANDI

- Yulianto, Ardian A, dkk. 2009. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Bandung:

Politeknik Telkom Bandung.

- Pressman, Roger S.2002.Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi (BUKU

SATU).Yogyakarta:ANDI

- Mulyanto, Aunur Rofiq.2008.Rekayasa Perangkat Lunak Jilid 1.Jakarta:ISBN

- Modul Kuliah Analisis dan Perancangan Sistem perpustakaan : Konsep PIECES, Model-

Model Pengembangan Sistem, dan studi Case Analisis Perancangan sistem perpustakaan.