universiti teknikal malaysia melaka · 2017. 11. 29. · surat-surat pekeliling atau arahan-arahan...

POLISI DAN PROSEDUR PENGURUSAN TUNAI UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA (UTeM)

UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA

POLISI DAN PROSEDUR PENGURUSAN TUNAI

2

ISI KANDUNGAN

BAHAGIAN HALAMAN

I. PENDAHULUAN 3

II. PENGURUSAN TERIMAAN 8

III. PENGURUSAN TUNGGAKAN HASIL 14

IV. KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA WANG AWAM 17

V. PENGURUSAN SIMPANAN 18

VI. PENGURUSAN AKAUN DAN BAYARAN 20

VII. PANJAR WANG RUNCIT 26

VIII. KESELAMATAN DAN KAWALAN 28

IX. PENGURUSAN PELABURAN 30

X. PELABURAN SIMPANAN TETAP / REPO 35

XI. HAL LAIN-LAIN 38

XII. RUJUKAN 39

XIII. GLOSARI 40



3

BAHAGIAN I - PENDAHULUAN

1.0 Latar Belakang

1.1 Semua urusan wang awam hendaklah mematuhi segala peraturan yang telah

ditentukan oleh Kementerian Kewangan Malaysia, Pekeliling-pekeliling atau

Surat-surat Pekeliling atau Arahan-arahan Kerajaan yang berkuat kuasa.

1.2 Oleh yang demikian, Universiti hendaklah memastikan urusan pengendalian

tunai mempunyai suatu sistem perakaunan yang bersesuaian bagi

menjalankan urusan tersebut.

1.3 Selain daripada itu, Pekeliling dan Surat Pekeliling yang telah dikeluarkan

berkaitan dengan pengurusan tunai hendaklah dirujuk bersama-sama.

2.0 Tafsiran

2.1 Wang Awam

2.1.1 Wang Awam bermaksud semua hasil, pinjaman, amanah dan wang

lain serta bon, debentur dan cagaran-cagaran lain yang dikumpulkan

atau diterima dalam bentuk wang tunai, draf bank, bankers cheque,

kiriman wang, wang pos, cek atau pindahan atas talian.

2.1.2 Tunai bermaksud tunai di dalam tangan dan tunai di bank.

2.1.3 Cek bermaksud nota pertukaran yang bayarannya dikeluarkan dari

bank tertentu dan dibayar atas permintaan.

2.1.4 Wang pos dan kiriman wang merupakan nota pertukaran yang

dikeluarkan oleh Pejabat Pos Malaysia.

2.1.5 Bankers Cheque bermaksud cek yang dikeluarkan terus oleh pihak

bank setelah mendapat arahan bayaran.

2.1.6 Pindahan telegraf bermaksud arahan pembayaran kepada bank untuk

memindahkan sejumlah amaun seperti yang dituntut oleh pembekal,

kontraktor atau pihak yang berkenaan ke bank mereka.

2.2 Rizab atau rizab tunai bermaksud lebihan atau kurangan tunai di antara

geran dan hasil tahunan (termasuk sumber dalaman) dengan perbelanjaan

tahunan termasuk pembelian aset dan komitmen tahun semasa.

2.3 Cek yang tidak ditunaikan bermaksud cek yang telah dikeluarkan kepada

penerimanya tetapi belum dikemukakan kepada bank untuk pembayaran.



4

2.4 Cek tamat tempoh bermaksud cek yang tidak sah diniagakan kerana sudah

melewati tempoh 3 bulan dari tarikh dikeluarkan.

2.5 Urusan Terimaan

2.5.1 Resit rasmi bermaksud apa-apa bentuk akuan terimaan wang

termasuk dalam bentuk lesen, tiket, borang yang mana amaun

bayaran tetap ditulis atau dicetak padanya atau melalui media

elektronik.

2.5.2 Juruwang adalah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk

menerima wang dan memperakukan penerimaan dengan

mengeluarkan resit rasmi Universiti kepada pembayar.

2.5.3 Penyelia adalah pegawai yang bertanggungjawab secara langsung

mengawasi dan menyelia tugas-tugas yang dijalankan oleh seseorang

juruwang.

2.5.4 Secara umumnya, setiap penerimaan perlu dibuat di Pejabat

Bendahari dan perlu diperakukan dengan pengeluaran resit rasmi.

Walau bagaimanapun, mana-mana Pusat Tanggungjawab (PTj) boleh

diberi kuasa untuk mengendalikan penerimaan berdasarkan

keperluan dan persetujuan secara bertulis.

2.5.5 Terimaan bagi bayaran secara kredit atau ansuran bulanan merujuk

kepada segala jenis hasil atau hutang atau bayaran terlebih yang

perlu dikutip mengikut tempoh yang diluluskan oleh Pihak Berkuasa

Melulus.

2.6 Kehilangan

2.6.1 Kehilangan bermaksud kehilangan wang yang disebabkan oleh

kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai, kebakaran, kemalangan,

bencana alam, kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa

kuasa, hutang yang tidak boleh dapat balik, hasil yang tidak boleh

didapatkan dan perbelanjaan yang sia-sia.

2.6.2 Perbelanjaan sia-sia ialah perbelanjaan yang dibuat oleh PTj

menggunakan peruntukan yang diluluskan untuk perbelanjaan yang

tidak membawa faedah, tidak berguna, tidak mendapat apa-apa hasil

atau sesia kepada Universiti.

2.6.3 Pembayaran tanpa kuasa/salah/pembayaran tidak sepatutnya

(Improper Payment) ialah pembayaran yang dibuat dengan tidak

sewajar sama ada dari segi bertentangan dengan peruntukan undang-



5

undang, peraturan atau tidak mengikut syarat-syarat, kaedah atau

tatacara yang ditetapkan bagi sesuatu pembayaran.

2.7 Kewangan

2.7.1 Akaun Amanah bermaksud Akaun Amanah yang ditubuhkan di bawah

Seksyen 9, Akta Tatacara Kewangan 1957 untuk mengakaunkan

caruman wang daripada badan-badan dan/atau orang perseorangan

yang diamanahkan kepada Universiti.

2.7.2 Pelaburan Kumpulanwang Amanah adalah pelaburan-pelaburan yang

dibuat dari Kumpulanwang Amanah selaras dengan Surat Ikatan

Amanah, arahan amanah dan juga peraturan yang dikuat kuasakan.

2.7.3 Pelaburan am adalah semua pelaburan yang dibuat daripada lebihan

Kumpulanwang Hasil (termasuk sumber dalaman) selain daripada

Pelaburan Kumpulanwang Amanah.

3.0 Pihak Berkuasa Melulus

3.1 Antara aspek yang penting adalah berkenaan Pihak Berkuasa Melulus.

Pelaksanaan peraturan, polisi dan dasar adalah diperakukan atau diluluskan

sama ada di peringkat Naib Canselor, Majlis Eksekutif (ME), Senat atau

Jawatankuasa Tetap Kewangan (JTK). Perkara yang diperakukan oleh JTK

adalah tertakluk kepada kelulusan Lembaga Pengarah Universiti (LPU).

3.2 Berikut adalah pihak yang bertanggungjawab mengikut kategori :

Kategori Pihak Berkuasa Melulus

1) Meluluskan permohonan penggunaan

rizab tunai Lembaga Pengarah Universiti

2) Kutipan wang Naib Canselor/Bendahari

3) Tempoh bayaran balik/ansuran :

i) Lebih dari 18 bulan

ii) 18 bulan dan ke bawah

i) Lembaga Pengarah Universiti

ii) Naib Canselor



6

Kategori Pihak Berkuasa Melulus

4) Meluluskan permohonan hapus kira

bagi kehilangan wang berjumlah :

i) Melebihi RM25,000.00 untuk

setiap kes/akaun

ii) RM25,000.00 dan ke bawah

untuk setiap kes/akaun


ii) Naib Canselor

5) Penerimaan sumbangan berbentuk

wang :

i) Sumbangan keseluruhan

melebihi RM200,000.00

ii) Sumbangan keseluruhan

RM200,000.00 dan ke bawah


ii) Naib Canselor

6) Penetapan kadar harga, yuran, caj

dan bayaran-bayaran lain

Lembaga Pengarah Universiti

7) Pengurangan dan pengecualian

kadar harga, yuran, caj dan bayaran-

bayaran lain

Naib Canselor

8) Pembukaan dan Penutupan Akaun

Universiti Naib Canselor/Bendahari

9) Pembukaan, penangguhan dan

penutupan Akaun Amanah Bendahari

4.0 Jawatankuasa

4.1 Berikut adalah jawatankuasa yang bertanggungjawab:

Jawatankuasa Ahli Tanggungjawab

1) Jawatankuasa

Pengurusan

Kewangan dan

Akaun

i) Pengerusi

(Naib Canselor)

ii) Ahli

(Timbalan Naib Canselor)

(Semua Ketua PTj)

(Ketua Juruaudit)

iii) Urus Setia

(Pejabat Bendahari)

Bertanggungjawab

terhadap pengurusan

kewangan dan akaun

universiti.



7

Jawatankuasa Ahli Tanggungjawab

2) Jawatankuasa

Pemegang

Amanah Akaun

Amanah

3) Jawatankuasa

Penyiasat

4) Jawatankuasa

Induk

Pelaburan

i) Pengerusi

(Ketua PTj)

ii) Ahli

(Pemegang Amanah)

Keahliannya dilantik oleh Naib

Canselor

Keahliannya dilantik oleh Naib

Canselor

Bertanggungjawab

terhadap pengurusan

akaun amanah.

Bertanggungjawab

menjalankan

siasatan berkaitan

kehilangan wang.

Bertanggungjawab

berkenaan cadangan

pelaburan.

5.0 Penurunan Kuasa

5.1 Naib Canselor hendaklah memberi kuasa secara bertulis kepada Bendahari

untuk urusan kewangan Universiti.

5.2 Bendahari juga bertanggungjawab untuk melaksanakan segala urusan

kewangan Universiti seperti terimaan, bayaran dan sebagainya dengan

sempurna.

5.3 Bendahari hendaklah memastikan ciri-ciri keselamatan dan kawalan dalaman

terutama dalam persekitaran elektronik adalah mencukupi termasuk akses

sistem dan dokumen kawalan.

5.4 Bendahari boleh mewakilkan kuasa kepada Ketua PTj atau pegawai di

bawahnya bagi melaksanakan urusan kewangan Universiti.

5.5 Ketua PTj perlu membuat permohonan secara bertulis bagi penurunan kuasa

kepada pegawai PTj yang dilantik daripada Bendahari.

5.6 Rekod penurunan kuasa hendaklah disimpan dan dikemaskini dari semasa

ke semasa.



8

BAHAGIAN II - PENGURUSAN TERIMAAN

1.0 Resit Rasmi

1.1 Jenis-jenis resit rasmi

1.1.1 Resit rasmi A - resit yang dikeluarkan di Pejabat Bendahari bagi

mengakaunkan terimaan.

1.1.2 Resit rasmi B - resit yang dikeluarkan bagi tujuan terimaan di PTj.

Resit rasmi B ini perlu diserahkan ke Pejabat Bendahari bagi

pengeluaran Resit rasmi A.

1.1.3 Resit bercetak - resit yang dikeluarkan bagi tujuan terimaan di PTj

dalam nilai RM1.00, RM2.00, RM5.00 dan RM10.00. Resit bercetak

ini perlu diserahkan ke Pejabat Bendahari bagi pengeluaran Resit

rasmi A.

1.1.4 Resit pelajar - resit yang dikeluarkan bagi tujuan terimaan daripada

pelajar.

2.0 Pengurusan Buku Resit

2.1 Penerimaan stok daripada pembekal

2.1.1 Semua buku resit rasmi yang diterima daripada pembekal

hendaklah disemak dan direkod di dalam buku daftar resit; dan

2.1.2 Jika didapati buku resit yang diterima rosak, ia hendaklah

dikembalikan kepada pembekal berserta laporan.

2.2 Pengeluaran buku resit rasmi

2.2.1 Buku resit rasmi hendaklah dikeluarkan mengikut susunan nombor

stok.

2.2.2 Semua buku resit yang sedang digunakan hendaklah disimpan

dengan selamat di tempat yang berkunci apabila tidak digunakan.

2.2.3 Buku yang rosak hendaklah dibatalkan dan disimpan untuk tujuan

pengauditan.



9

3.0 Kutipan Wang

3.1 Resit rasmi hendaklah dikeluarkan sebagai akuan terimaan wang Universiti

dan hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa dan

diserahkan kepada pembayar pada masa urusniaga.

3.2 Tiada seorang pegawai boleh menerima wang dalam apa jua bentuk

terimaan kecuali diberi kebenaran khusus secara bertulis oleh Pihak

Berkuasa Universiti untuk berbuat demikian.

3.3 PTj yang telah diberi kuasa mengendalikan penerimaan perlu memohon resit

rasmi melalui borang yang telah disediakan daripada Pejabat Bendahari. PTj

tidak dibenarkan untuk mencetak/membeli resit sendiri.

3.4 Setiap pengambilan buku resit rasmi hendaklah direkodkan dan

diselenggarakan dalam buku daftar pengambilan buku resit rasmi di Pejabat

Bendahari.

3.5 Hanya pegawai yang diberi kuasa yang dibenarkan melaksanakan urusan

kutipan wang. Daftar Terimaan secara khusus yang mencatatkan butir-butir

penerimaan dan resit yang telah dikeluarkan perlu diselenggara.

3.6 Setiap resit yang dikeluarkan perlu dicatatkan nama penerima, tarikh, tujuan

bayaran, jumlah bayaran dan nombor rujukan. Bagi pengeluaran resit

bercetak, perlu dicatatkan nombor rujukan dan tarikh penggunaan.

3.7 Pegawai yang diberi kuasa hendaklah menurunkan tandatangan bagi setiap

resit yang dikeluarkan.

3.8 Resit tidak perlu dikeluarkan bagi bayaran yang dibuat dengan cara potongan

baucar pembayaran.

3.9 PTj hendaklah mematuhi jadual kadar harga yang ditetapkan oleh Universiti

bagi setiap perkhidmatan, aktiviti, program dan sebagainya. Bagi kadar-kadar

yang belum ditetapkan, PTj hendaklah mendapatkan kelulusan daripada

Pihak Berkuasa Melulus.

3.10 Pemeriksaan dan semakan ke atas semua catatan dalam Daftar Terimaan

perlu dilakukan setiap hari untuk memastikan semua catatan adalah betul

dan menurunkan tandatangan ringkas sebagai bukti semakan telah

dilakukan.

3.11 Wang yang diterima tidak boleh digunakan bagi apa-apa maksud seperti

mendahulukan/meminjamkan kepada pihak lain atau digunakan untuk

membiayai aktiviti lain.



10

3.12 Notis seperti berikut hendaklah dipamerkan di tempat terimaan bayaran

sebagai pemberitahuan kepada pegawai/pelajar/orang awam :

“Pembayaran hendaklah diakui dengan resit”

3.13 Semua terimaan melalui wang pos, kiriman wang, cek dan sebagainya

hendaklah atas nama BENDAHARI UTeM dan dipalang ‘Akaun Penerima

Sahaja’.

3.14 Apa-apa pindaan kepada resit rasmi adalah dilarang. Jika resit rosak dan

tidak boleh dikeluarkan, resit dan salinannya hendaklah dibatalkan, disimpan

dan direkod untuk tujuan pengauditan.

3.15 Hasil kutipan dan buku resit hendaklah disimpan di tempat yang berkunci

serta selamat. Buku resit rasmi yang telah habis atau tidak lagi digunakan

perlu diserahkan kepada Pejabat Bendahari bersama-sama wang kutipan.

3.16 Pegawai yang diberi kuasa mengendalikan kutipan adalah bertanggungjawab

sepenuhnya dari segi keselamatan dan kecukupan wang yang dikendalikan.

Sebarang kecuaian akan dipertanggungkan kepada pegawai yang

berkenaan.

3.17 Segala urusniaga terimaan hendaklah menggunakan Ringgit Malaysia.

Hanya mata wang asing yang sah diperlakukan sahaja yang boleh diterima

sebagai bayaran. Namun begitu, kadar tukaran kepada Ringgit Malaysia

hendaklah dirujuk terlebih dahulu dan sekiranya perbezaan tukaran tersebut

tidak dapat menjelaskan bayaran yang ditetapkan, Universiti berhak untuk

membuat tuntutan terhadap perbezaan tersebut.

3.18 Sekiranya matawang asing sampai ke tangan seseorang pegawai yang diberi

kuasa, wang itu hendaklah dihantar ke Pejabat Bendahari untuk dimasukkan

ke akaun Universiti.

3.19 Pemberian pengurangan hendaklah mengikut kadar yang ditetapkan dengan

kelulusan Pihak Berkuasa Melulus. Pegawai yang menerima bayaran

hendaklah memastikan kebenaran diskaun telah diperolehi terlebih dahulu.

4.0 Penyerahan Wang Kutipan

4.1 Penghantaran wang kutipan tunai oleh PTj ke Pejabat Bendahari boleh dibuat

setiap hari atau apabila mencapai jumlah RM300.00 pada bila-bila masa.

4.2 Bagi terimaan untuk program tertentu seperti kursus, seminar, bengkel dan

sebagainya kutipan tersebut hendaklah diserahkan kepada Pejabat

Bendahari serta-merta selepas program tersebut berakhir.



11

4.3 PTj tidak dibenarkan menyimpan salinan buku resit.

5.0 Mendeposit Wang Kutipan

5.1 Pejabat Bendahari dikehendaki memasukkan semua wang yang diterima ke

bank pada hari dikutip atau jika diterima lewat, pada hari kerja yang

berikutnya.

5.2 Ketua PTj dan pegawai yang diberi kuasa hendaklah memastikan

keselamatan perjalanan wang tunai di antara tempat kutipan atau PTj ke

Pejabat Bendahari atau ke bank. Jika perlu hendaklah mendapatkan khidmat

kawalan keselamatan.

6.0 Penerimaan Melalui Mel

6.1 Pegawai yang bertanggungjawab membuka mel hendaklah menyimpan buku

daftar bagi tujuan merekod wang, dokumen yang berharga dan barang-

barang lain yang diterima melalui pos atau penghantar. Tugas ini tidak boleh

diberi kepada juruwang atau pegawai yang bertanggungjawab menyediakan

resit.

6.2 Semua butir yang berkenaan hendaklah dicatatkan ke dalam buku daftar,

termasuk tarikh diterima, jumlahnya dan jenis barang/dokumen kewangan.

6.3 Pegawai yang bertanggungjawab bagi mengakaun butiran hendaklah

menurunkan tandatangan ringkas (initial) pada rekod yang berkenaan dan

hendaklah memberi nombor resit untuk dicatatkan dalam buku daftar

tersebut.

6.4 Pegawai-pegawai lain yang mengendalikan wang, dokumen, atau barang dari

masa membuka mel sehingga ke masa dicatatnya ke dalam akaun hendaklah

membuat tandatangan ringkas di dalam buku daftar tersebut.

6.5 Buku daftar hendaklah disemak setiap hari dengan lejar oleh seorang

pegawai penyelia.

7.0 Penerimaan Secara Elektronik

7.1 Secara umumnya, hasil Universiti dipungut melalui kaedah konvensional iaitu

secara tunai, cek, kiriman wang, wang pos dan bank draf. Selaras dengan

perkembangan semasa dan hasrat Universiti untuk meningkatkan sistem

penyampaian perkhidmatan kewangan Universiti, kaedah terimaan ini



12

diperluaskan kepada kaedah pungutan secara elektronik seperti e-payment,

Mepscash, perbankan melalui internet atau secara atas talian.

7.2 Kaedah pembayaran melalui perbankan internet dan Financial Process

Exchange (FPX) telah diperkenalkan sebagai salah satu kaedah pembayaran

alternatif sesuai dengan perkembangan dan pendekatan teknologi terkini.

Kedua-dua kaedah pembayaran ini boleh dilakukan pada bila-bila masa

secara atas talian dengan syarat pembayar mempunyai akses kepada

kemudahan perbankan internet.

7.3 Melalui perkhidmatan ini, isu keselamatan memegang tunai dapat diatasi

seperti mengurangkan kutipan wang tunai di kaunter terutama kutipan yuran

pelajar yang mana kaedah penerimaan ini dibuat melalui :

7.3.1 Direct debit dari akaun semasa atau akaun simpanan pelanggan.

Contohnya, melalui payment gateway seperti FPX.

7.3.2 Penggunaan kad debit atau kad kredit iaitu Mastercard atau Visa.

7.4 FPX adalah gerbang pembayaran nasional yang dibangunkan untuk

memudahkan sistem pembayaran terutama bagi jaringan tempatan melalui

perbankan internet yang mana pemegang akaun di bank-bank tempatan

seperti Bank Islam, Maybank, RHB Bank dan Hong Leong Bank boleh

membuat bayaran atau urusniaga melalui FPX. Bayaran yang dibuat

menggunakan FPX disalurkan melalui MEPS ke dalam akaun bank Universiti.

7.5 Bendahari Universiti perlu memastikan ciri-ciri keselamatan dan kawalan

dalaman di dalam persekitaran elektronik adalah mencukupi termasuk akses

sistem, had kuasa kelulusan dan dokumen kawalan.

7.6 Akuan pembayaran melalui perbankan internet yang dicetak dari paparan

portal bank boleh dianggap sebagai bukti transaksi pembayaran.

7.7 Melalui perkhidmatan perbankan internet, beberapa aktiviti kewangan yang

dijalankan seperti pengurusan cek tidak lagi menjadi aktiviti utama kerana

setiap bayaran akan dikreditkan terus ke akaun penerima bayaran.

7.8 Urusan penyesuaian terimaan bayaran yuran pelajar dan bayaran-bayaran

lain juga menjadi mudah kerana penyesuaian di antara pembayar dan

laporan penerimaan wang dapat dikeluarkan serta merta.

7.9 Pejabat Bendahari juga dapat mengurangkan kutipan wang tunai kerana

urusan pembayaran dibuat melalui bank.

7.10 Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank tidak lagi perlu menunggu penyata

bank secara fizikal kerana ia hanya perlu di muat turun dari salah satu menu

di bawah aplikasi perbankan internet.



13

8.0 Pindahan Kredit ke Akaun Universiti

8.1 Sebarang akuan terimaan bagi bayaran yang dikreditkan secara terus ke

akaun bank Universiti sama ada melalui mesin deposit tunai atau cek,

bayaran di kaunter bank atau sebagainya hendaklah dibuat setelah bukti atau

slip pembayaran dikemukakan kepada pihak Universiti dan hanya dianggap

sah apabila diakui terima oleh bank.

9.0 Terimaan Derma/Hadiah/Sumbangan/Tajaan Wang

9.1 Penerima Hadiah perlu terlebih dahulu memohon kelulusan penerimaan

hadiah atau derma dari Pihak Berkuasa Melulus sebelum sesuatu hadiah

diterima atau dimohon. Ini bermakna, bagi setiap program (rasmi dan tidak

rasmi) yang melibatkan tajaan daripada pihak luar, permohonan berkenaan

perlu dikemukakan kepada Pihak Berkuasa Melulus untuk kelulusan.

9.2 Semua terimaan derma/hadiah/sumbangan/tajaan dalam bentuk tunai

hendaklah dicap pada resit pengecualian cukai di mana penderma yang

memberi sumbangan boleh menolak perbelanjaan tersebut daripada

pendapatan mereka untuk kiraan cukai pendapatan mengikut Seksyen 44(6)

Akta Cukai Pendapatan 1967.



14

BAHAGIAN III - PENGURUSAN TUNGGAKAN HASIL

1.0 Pengurusan Bil Tuntutan

1.1 Bil tuntutan perlu dikeluarkan bagi tuntutan yang belum dijelaskan oleh pihak

luar yang menggunakan perkhidmatan dan kemudahan Universiti seperti

penyewaan ruang, penyewaan peralatan, penyewaan kenderaan,

perundingan intelektual dan perkhidmatan lain.

1.2 Hanya Pejabat Bendahari dibenarkan untuk mengeluarkan Bil Tuntutan. PTj

yang memerlukan Bil Tuntutan hendaklah membuat permohonan

pengeluaran Bil Tuntutan melalui sistem dengan memasukkan data atau

maklumat tuntutan dengan tepat, lengkap dan disahkan oleh Ketua PTj. PTj

hendaklah bersama-sama memastikan penerima bil membuat pembayaran

dalam tempoh masa yang ditetapkan.

1.3 Bil Tuntutan yang dikeluarkan akan diperhutangkan sehingga bayaran

tuntutan dijelaskan oleh pihak yang dituntut. Surat peringatan atau tindakan

susulan kepada pihak yang dituntut perlu dikeluarkan bagi bil-bil tuntutan

yang belum dijelaskan mengikut tempoh masa berikut:

1.3.1 Surat peringatan pertama – selepas 30 hari dari tarikh bil

1.3.2 Surat peringatan kedua – selepas 60 hari dari tarikh bil

1.3.3 Surat peringatan ketiga – selepas 90 hari dari tarikh bil

2.0 Pelaporan Akaun Belum Terima

2.1 Hasil-hasil Universiti adalah terdiri daripada kutipan hasil yuran pelajar dan

kutipan pelbagai hasil lain. Hasil-hasil ini akan menjadi tunggakan atau Akaun

Belum Terima apabila kutipan tidak berjaya diperoleh atau penghutang tidak

menjelaskan bayaran dalam tempoh yang ditetapkan.

2.2 Secara amnya, Akaun Belum Terima terdiri daripada :

2.2.1 Tunggakan-tunggakan hasil yang belum dijelaskan;

2.2.2 Semua pendahuluan diri termasuk pendahuluan diri menerusi AP 59;

2.2.3 Semua pulangan balik perbelanjaan dan pinjaman (contohnya

emolumen terlebih bayar, bayaran balik panggilan telefon

persendirian, bayaran balik pinjaman kenderaan dan sebagainya);



15

2.2.4 Tunggakan bayaran balik emolumen yang melibatkan pegawai yang

telah bertukar ke Badan Berkanun dan Jabatan di bawah Kerajaan

Negeri perlu dilaporkan dalam Laporan Akaun Belum Terima; dan

2.2.5 Kes-kes Cek Tak Laku.

2.3 Pejabat Bendahari hendaklah menyediakan analisis penghutang bertarikh 31

Disember dan tarikh-tarikh lain yang ditentukan.

2.4 Peruntukan hutang ragu hendaklah di ambil kira bagi hutang yang tidak dapat

dipungut dan kelulusan untuk menghapus kira hutang ragu hendaklah

diperolehi daripada Pihak Berkuasa Melulus bagi membolehkan ia

dikeluarkan daripada lejar penghutang.

3.0 Kutipan oleh Agensi Kutipan Hutang

3.1 Sebelum sesuatu hasil atau hutang tertunggak dihapus kira, tindakan untuk

mendapatkan hasil tersebut hendaklah dilaksanakan sama ada melalui

tindakan pentadbiran seperti pengeluaran surat peringatan atau tindakan lain

yang sepatutnya atau boleh dibawa kepada tindakan guaman atau sekiranya

perlu dibawa kepada tuntutan mahkamah.

3.2 Tindakan mendapatkan hasil tertunggak melalui tindakan guaman atau

tuntutan mahkamah akan melibatkan kos pengurusan yang tinggi dan

kemungkinan tidak setimpal dengan hasil yang dituntut seterusnya akan

memberi kesan kepada perbelanjaan operasi Universiti.

3.3 Alternatif bagi mendapatkan tunggakan hasil yang lebih efektif dan memberi

impak yang besar adalah melalui kutipan Agensi Kutipan Hutang (Bill

Collector) yang mana kos atau caj perkhidmatan yang dikenakan adalah

kepada kutipan yang berjaya diperoleh sahaja. Perkhidmatan Agensi Kutipan

Hutang juga boleh digunakan bagi hasil yang akan dan telah dihapus kira.

3.4 Perlaksanaan perkhidmatan dan pelantikan Agensi Kutipan Hutang ini

berdasarkan perjanjian dan syarat yang ditetapkan Universiti dan dipersetujui

kedua-dua pihak seperti :

3.4.1 Agensi Kutipan Hutang hendaklah menjaga kerahsiaan maklumat

yang diberikan pihak Universiti;

3.4.2 Agensi Kutipan Hutang hendaklah memastikan hak, kepentingan dan

nama baik UTeM tidak terjejas dalam apa jua keadaan pada setiap

masa;

3.4.3 Agensi Kutipan Hutang hendaklah mengemukakan kepada UTeM

salinan dokumen syarikat, lesen operasi dan sijil-sijil berkaitan;



16

3.4.4 Agensi Kutipan Hutang hendaklah setiap masa mematuhi peruntukan

Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 dan sebarang undang-undang

yang berkuat kuasa kerana ia adalah terpakai kepada agensi dalam

melaksanakan kutipan hutang;

3.4.5 Segala urusan bayaran balik oleh penghutang hendaklah terus

kepada akaun Universiti;

3.4.6 Agensi Kutipan Hutang hanya boleh mengenakan tuntutan atau caj

perkhidmatan (collection fees) bagi tunggakan hasil yang berjaya

dikutip sahaja. Segala urusan dan kos lain di dalam mendapatkan

kutipan tersebut hendaklah ditanggung oleh Agensi Kutipan Hutang;

dan

3.4.7 Agensi Kutipan Hutang hendaklah mengemukakan kepada UTeM

laporan kemajuan mengenai kes-kes tunggakan hasil yang

dikendalikan bagi pihak UTeM secara berkala atau sekiranya

diperlukan pihak UTeM.

3.5 Pendekatan yang digunakan hendaklah sama sekali tidak menyalahi mana-

mana peraturan, undang-undang dan akta sedia ada yang telah ditetapkan

Kerajaan dan Universiti atau Pihak Berkuasa Tempatan. Ikatan kontrak

hendaklah diwujudkan bagi memastikan terma-terma dan kehendak Universiti

dipatuhi serta tidak menjejaskan imej dan nama baik Universiti.

3.6 Setiap tindakan kutipan oleh Agensi Kutipan Hutang ke atas setiap kes yang

diberikan termasuk perundingan bayaran hendaklah bagi pihak Universiti dan

mengikut kehendak Universiti.

3.7 Sistem dan pengurusan data atau maklumat berkaitan dikendalikan oleh

Agensi Kutipan Hutang dengan sistematik dan sebaik mungkin.

3.8 Metodologi dan pendekatan yang digunakan oleh Agensi Kutipan Hutang

hendaklah seperti yang telah dipersetujui sepertimana yang telah dinyatakan

di dalam kertas permohonan serta makluman semasa sesi pembentangan.

3.9 Bilangan Agensi Kutipan Hutang yang boleh dilantik adalah tidak terhad dan

boleh kepada satu agensi sahaja tertakluk kepada persetujuan pihak

pengurusan Universiti.



17

BAHAGIAN IV - KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA WANG AWAM

1.0 Kehilangan Wang Awam

1.1 Jenis-jenis kehilangan adalah disebabkan seperti berikut:

1.1.1 Kecurian/penipuan/penyelewengan dan kecuaian pegawai;

1.1.2 Pembayaran lebih;

1.1.3 Hutang dan tunggakan hasil yang tidak boleh didapatkan; atau

1.1.4 Kehilangan buku resit, kupon dan seumpamanya.

2.0 Kehilangan Cek

2.1 Cek yang diakui hilang atau salah letak boleh dibuat penggantian dengan

mengikut syarat-syarat yang ditetapkan. Tindakan yang perlu diambil

sebelum penggantian adalah:

2.1.1 Dapatkan pengesahan bank bahawa cek belum ditunaikan.

2.1.2 Selaraskan transaksi dan sediakan cek ganti.

3.0 Permohonan Hapus Kira

3.1 Pejabat Bendahari bertanggungjawab sebagai urus setia kehilangan dan

hapus kira wang Universiti.

3.2 Pegawai yang bertanggungjawab dikehendaki melaporkan kepada Ketua PTj

dan seterusnya melaporkan kepada Pihak Berkuasa Melulus untuk tindakan

seterusnya.

3.3 Ketua PTj/Pejabat Bendahari perlu memastikan pegawainya mematuhi

peraturan kehilangan wang awam yang telah ditetapkan.

3.4 Permohonan hapus kira kehilangan wang awam hendaklah diluluskan oleh




18

BAHAGIAN V - PENGURUSAN SIMPANAN

1.0 Simpanan Peti Besi

1.1 Peti Besi yang menggunakan kunci berkombinasi boleh digunakan bagi

menyimpan wang awam. Peti besi hendaklah mempunyai dua kunci yang

berasingan dengan anak kunci yang berlainan atau nombor kombinasi yang

berlainan dipegang oleh dua orang pegawai yang bertanggungjawab.

1.2 Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah dari semasa ke semasa

mengesahkan dan memperakui akan kandungan peti besi itu.

1.3 Wang tunai dan cek bayaran, peti wang tunai, panjar wang runcit, sijil

simpanan tetap dan dokumen berharga hendaklah disimpan di dalam peti

besi. Wang tunai dan cek bayaran hendaklah disimpan secara sementara

sahaja sebelum dimasukkan ke dalam bank.

1.4 Peti besi yang menggunakan kunci kombinasi, kodnya hendaklah ditukar oleh

kedua-dua orang pegawai yang bertanggungjawab setiap enam bulan sekali

atau setiap kali terdapat pertukaran pegawai atau pada bila-bila masa disyaki

bahawa kombinasi kod telah diketahui oleh orang yang tidak dibenarkan.

1.5 Kombinasi kod itu hendaklah ditulis pada sekeping kertas dan dimasukkan

dalam sampul surat yang dimeteri dan ditanda “Rahsia Besar”.

1.6 Nama pegawai yang mengendalikan peti besi dan tarikh sampul surat

dimeterikan hendaklah juga ditulis di atas sampulnya. Sampul surat itu

hendaklah disimpan dengan selamat oleh Bendahari/Ketua PTj/pegawai yang

diberi kuasa.

1.7 Sekiranya anak kunci peti besi itu hilang, kehilangan itu mestilah dilaporkan

dengan serta-merta kepada Naib Canselor dan anak kunci ganti hendaklah

digunakan untuk membuka peti besi itu, menyemak kandungannya dan jika

perlu membuat aturan alternatif sementara bagi menyimpan selamat

kandungan peti besi dan menguruskan supaya kunci dan anak kunci itu

ditukar dengan secepat mungkin.

2.0 Simpanan Bermalam (night deposit)

2.1 Dalam keadaan di mana simpanan dalam peti besi tidak bersesuaian atau

tidak selamat seperti terimaan dengan jumlah yang besar yang mana belum

dimasukkan ke akaun bank, Universiti boleh untuk membuat simpanan

bermalam (night deposit) dengan melantik atau memilih mana-mana syarikat

perkhidmatan keselamatan (security services) untuk tujuan tersebut.



19

3.0 Penyimpanan Cek

3.1 Semua stok cek hendaklah disimpan dengan selamat di tempat yang

berkunci di bawah kawalan pegawai yang diberi arahan bertulis.

3.2 Stok cek hendaklah diperiksa dengan serta-merta apabila diterima daripada

bank untuk menentukan bahawa tiada cek yang hilang. Pemeriksaan ini

hendaklah dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab menjaga urusan

akaun bank.



20

BAHAGIAN VI - PENGURUSAN AKAUN DAN BAYARAN

1.0 Pengurusan Akaun

1.1 Lejar Am

1.1.1 Semua urusniaga hendaklah direkodkan ke dalam Lejar Am yang

menjadi rekod utama dalam akaun Universiti.

1.1.2 Setiap catatan di dalam Lejar Am hendaklah berasaskan dokumen

resit, baucar, bil tuntutan dan jurnal yang diluluskan dan disahkan oleh

pegawai yang diberi kuasa.

1.1.3 Apa-apa pelarasan ke atas akaun hendaklah dibuat melalui

penyediaan jurnal yang diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa.

1.1.4 Pegawai bertanggungjawab hendaklah memastikan pada akhir setiap

hari, baki tunai di bank tidak berbaki negatif walaupun Lejar Tunai

berbaki debit atau kredit.

1.1.5 Pada hujung tiap-tiap bulan, Penyata Penyesuaian Bank perlu

disediakan untuk menyelaraskan urusniaga Lejar Tunai dengan

urusniaga dalam Penyata Bank.

1.2 Akaun Subsidiari

1.2.1 Akaun subsidiari hendaklah diselenggara bagi mencatatkan urusniaga

untuk setiap penghutang/pemiutang.

1.2.2 Akaun tersebut hendaklah bersamaan dengan jumlah yang tercatat di

dalam Lejar Am dan disuaikan setiap akhir bulan oleh pegawai yang

bertanggungjawab.

1.3 Pelarasan Jurnal

1.3.1 Kuasa untuk meluluskan pelarasan jurnal hendaklah ditentukan oleh

Bendahari. Berikut adalah had kuasa yang telah ditetapkan :

Kategori Penandatangan

Pelarasan jurnal

i) Nilai RM10,000.00 dan ke

bawah

Pilihan antara kombinasi berikut :

i) Seorang pegawai dari

Kumpulan Sokongan 1; atau



21


ii) Nilai melebihi RM10,000.00

ii) Seorang pegawai dari

Kumpulan Pengurusan dan

Profesional.


i) Seorang pegawai dari

Kumpulan Sokongan 1 dan

Seorang pegawai dari


Profesional; atau

ii) Dua orang pegawai dari


Profesional.

2.0 Akaun Semasa Universiti

2.1 Akaun bank hanya boleh dibuka di bank berlesen tempatan dan institusi

kewangan yang dibenarkan menerima deposit oleh Kementerian Kewangan

Malaysia.

2.2 Akaun yang hendak dibuka atau ditutup perlu mendapat kelulusan daripada


2.3 Pemilihan bank yang menawarkan perkhidmatan perbankan internet perlu

dilakukan berdasarkan kriteria-kriteria tertentu yang telah ditetapkan bagi

memastikan bank yang dipilih adalah yang tepat dan memenuhi objektif

perbankan internet dilaksanakan seperti :

2.3.1 Mudah digunakan dan mesra pengguna

i) Kriteria ini menentukan sama ada kemudahan perbankan

internet yang ditawarkan adalah mudah digunakan oleh

pengguna atau sebaliknya.

ii) Ia melihat dari segi tatacara penggunaan aplikasi yang mudah,

cepat dan tepat untuk disesuaikan dengan urusan

pembayaran di Pejabat Bendahari.



22

iii) Kebolehan bank untuk menguruskan pinjaman PTPTN di

antara akaun UTeM dan akaun pelajar.

2.3.2 Tahap risiko dan keselamatan transaksi

i) Kriteria ini adalah kritikal kerana ia mengukur sejauh mana

transaksi yang dibuat secara online adalah selamat dan

dilindungi oleh perisian-perisian yang diiktiraf.

2.3.3 Hak dan kewajipan pelanggan dan bank

i) UTeM sebagai pelanggan kepada bank perlu memastikan

kedudukan terma dan syarat-syarat perjanjian mengenai hak

dan kewajipan antara pelanggan dan bank, dipatuhi mengikut

garis panduan yang telah dimeterai.

ii) Ia dilihat dari sudut maklumat tentang kewajipan institusi

perbankan melindungi hak pelanggan. Maklumat tentang siapa

yang harus dipertanggungjawabkan jika berlaku transaksi

palsu atau penipuan.

2.3.4 Faktor kos

i) Melihat kos transaksi yang bakal dikenakan oleh pihak bank

kepada pelanggan yang menggunakan kemudahan perbankan

internet.

2.3.5 Reka bentuk dan kandungan laman

i) Reka bentuk sesuatu laman yang menarik dan berinformasi

memainkan peranan penting kerana ia merupakan medan

komunikasi antara para pelanggan dan pihak perbankan.

ii) Kriteria ini dapat dilihat melalui penggunaan navigation tools,

graphical user interface, domain names, gaya bahasa, ciri-ciri

paparan dan format laporan yang terkini untuk kemudahan

pelanggan-pelanggan.



23

3.0 Kelulusan Pengeluaran Cek

3.1 Kuasa untuk meluluskan atau pengeluaran cek hendaklah ditentukan oleh

Bendahari. Berikut adalah had kuasa yang telah ditetapkan :


Pengeluaran Cek

i) Nilai RM10,000.00 ke bawah

ii) Nilai dari RM10,000.00

sehingga kurang dari

RM1,000,000.00

iii) Nilai dari RM1,000,000.00

dan ke atas

2 penandatangan


i) Seorang pegawai dari Kumpulan

Sokongan 1 dan Seorang

pegawai dari Kumpulan

Pengurusan dan Profesional; atau



Profesional

3 penandatangan

Pilihan antara kombinasi berikut:


Sokongan 1 dan dua orang


Pengurusan dan Profesional; atau

ii) Tiga orang pegawai dari


Profesional

Tiga orang pegawai penandatangan

dari Kumpulan Pengurusan dan

Profesional

3.2 Bagi tujuan kawalan dalaman, pegawai yang menandatangani cek bayaran

adalah selain dari pegawai yang telah meluluskan baucar bayaran.



24

4.0 Pindahan Akaun

4.1 Kuasa untuk meluluskan pindahan dana melalui media elektronik hendaklah

ditentukan oleh Bendahari. Berikut adalah had kuasa yang telah ditetapkan :


Pindahan dana melalui media

elektronik

i) Nilai RM10,000.00 ke bawah

ii) Nilai dari RM10,000.00

sehingga kurang dari

RM1,000,000.00

iii) Nilai dari RM1,000,000.00

dan ke atas

2 penandatangan



Sokongan 1 dan Seorang


Pengurusan dan Profesional;

atau



Profesional

3 penandatangan



Sokongan 1 dan dua orang


Pengurusan dan Profesional;

atau

ii) Tiga orang pegawai dari


Profesional

Tiga orang pegawai penandatangan

dari Kumpulan Pengurusan dan

Profesional



25

4.2 Had nilai di atas masih tertakluk kepada nilai setiap baucar atau penerima,

yang mana lebih rendah.

4.3 Bagi kaedah pelaksanaan, baucar dikumpulkan secara batching. Setiap

baucar di bawah RM10,000.00 adalah terhad kepada RM50,000.00 bagi

setiap batch.

5.0 Pengurusan Cek Tamat Tempoh dan Wang Tak Dituntut

5.1 Semua cek yang dikeluarkan laku hanya dalam tempoh 3 bulan dari tarikh

cek.

5.2 Semua cek-cek yang tidak ditunaikan oleh pelanggan akan dipindahkan ke

akaun cek tamat tempoh setelah tamat tempoh sah laku cek.

5.3 Borang penggantian cek perlu dilengkapkan bagi permohonan atau tuntutan

balik cek gantian bagi cek yang telah tamat tempoh.

5.4 Cek dalam akaun yang tidak diurusniaga atau tiada penggantian bagi satu

tempoh masa tidak kurang dari 2 tahun dikenali sebagai wang tak dituntut

dan tertakluk kepada tatacara di bawah Akta Wang Tak Dituntut 1965.

5.5 Perihal wang tak dituntut hendaklah direkod dalam Borang Daftar UMA-3 dan

UMA-4 untuk dikemukakan kepada Pendaftar Wang Tak Dituntut bersama

cek bayaran. Satu salinan dikemukakan kepada Percetakan Nasional

Berhad.



26

BAHAGIAN VII - PANJAR WANG RUNCIT (PWR)

1.0 Permohonan Panjar Wang Runcit (PWR)

1.1 Permohonan baru

1.1.1 PTj yang ingin membuat permohonan baru PWR perlu memohon

secara bersurat kepada Pejabat Bendahari dengan menyatakan

justifikasi keperluan PWR dan Pegawai yang diberi kuasa.

1.1.2 Pejabat Bendahari akan mengemukakan surat maklum balas kepada

PTj bagi memaklumkan status permohonan PWR.

1.2 Permohonan Tambahan

1.2.1 PTj dibenarkan untuk memohon peruntukan tambahan (sekiranya

perlu) dengan mengemukakan surat permohonan ke Pejabat

Bendahari menyatakan jumlah dan keperluan peruntukan tersebut

dipohon berserta justifikasi permohonan.

1.2.2 Pejabat Bendahari akan menyemak permohonan tersebut dan surat

akan dikeluarkan berdasarkan amaun yang diluluskan. Kelulusan

permohonan tambahan PWR akan diluluskan oleh Pejabat Bendahari.

2.0 Penutupan PWR

2.1 Dalam kes-kes tertentu di mana PWR perlu ditutup, PTj perlu menghantar

semua resit/bil tunai terakhir, baki wang di tangan dan surat ke Pejabat

Bendahari, bagi tujuan pelarasan dan penutupan PWR PTj yang berkaitan.

2.2 PTj perlu menyimpan peti wang panjar di tempat yang selamat dan berkunci.

2.3 PWR digunakan bagi pembelian item yang dibenarkan sahaja dengan jumlah

yang tidak melebihi RM500.00 dalam satu resit.

3.0 Pembayaran PWR

3.1 Hanya resit/bil tunai sahaja yang diterima sebagai dokumen sokongan PWR.

Bagi pembelian yang tidak mempunyai resit/hilang, penama yang

bertanggungjawab perlu mengemukakan surat pengesahan sebagai

dokumen sokongan. Surat pengesahan tersebut hendaklah disertakan

dengan jelas jenis pembelian, tujuan dan jumlah yang telah dibelanjakan.



27

4.0 Kaedah Rekupmen PWR

4.1 Resit-resit yang telah disahkan hendaklah dihantar bersama-sama dengan

Penyata Buku Tunai, Borang Permohonan Peruntukan PWR berserta

lampiran (menggunakan SMKB) dan dokumen-dokumen sokongan yang

lengkap;

4.2 Resit-resit yang dikemukakan hendaklah disahkan oleh pegawai yang telah

membuat perbelanjaan tersebut (Pegawai Kumpulan Pengurusan dan

Profesional) dan dicap perkataan ‘BAYAR’;

4.3 Setiap resit pembelian tidak melebihi RM500.00 dan dicatatkan jenis dan

tujuan pembelian;

4.4 Bagi perbelanjaan yang tidak mempunyai resit, surat akuan menyatakan

pembelian tanpa resit hendaklah disertakan dengan menunjukkan jenis

pembelian, tujuan dan jumlah yang telah dibelanjakan;

4.5 Rekupmen boleh dibuat pada bila-bila masa dengan syarat jurnal rekupmen

pertama telah disediakan oleh Pejabat Bendahari; dan

4.6 PTj perlu memastikan rekupmen PWR dibuat sebelum baki tunai di tangan

kurang 30% dari peruntukan yang diterima.



28

BAHAGIAN VIII - KESELAMATAN DAN KAWALAN

1.0 Kawalan Dalaman

1.1 Kawalan dalaman diadakan bagi memastikan kecekapan serta mengelakkan

kesilapan, ketirisan, kecuaian, salah guna kuasa dan penyelewengan dalam

segala urusan kewangan.

1.2 Antara kawalan yang dilaksanakan adalah penurunan kuasa, perwakilan

kuasa, pengasingan tugas dan penggiliran staf, semakan dan pengesahan,

laporan penyesuaian dan seumpamanya.

2.0 Pelaksanaan Kawalan Dalaman

2.1 Semakan Harian

2.1.1 Semua pegawai yang menguruskan kutipan adalah

bertanggungjawab memastikan semua akaun adalah tepat dan betul.

Bagi tujuan ini pemeriksaan dan semakan tiap-tiap hari bagi semua

catatan yang dibuat dalam buku tunai, resit dan sebagainya

hendaklah disemak dan disuaikan dengan laporan yang dijana melalui

sistem.

2.1.2 Semakan akaun bank dan lejar kewangan dilakukan pada akhir setiap

hari bagi memastikan baki tunai di bank adalah mencukupi dan tidak

berbaki negatif.

2.2 Pengasingan Tugas

2.2.1 Semua urusan kutipan hendaklah direkodkan ke dalam buku tunai

oleh seorang pegawai yang lain daripada pegawai yang menerima

kutipan.

2.2.2 Pegawai yang membuat semakan mestilah bukan pegawai yang

membuat catatan tersebut. Pegawai yang menyemak hendaklah

menandatangani ringkas dan mencatat tarikh semakan dilakukan.

2.3 Kemasukan Pungutan Ke Bank

2.3.1 Semua kutipan hendaklah dimasukkan ke Akaun Bank mengikut

peraturan semasa yang berkuat kuasa.

2.3.2 Amaun setiap kemasukan ke bank hendaklah direkodkan pada hari

yang sama dan slip deposit tunai hendaklah disemak bagi

memastikan ketetapan jumlah yang didepositkan oleh pihak bank.



29

2.4 Mana-mana terimaan yang tidak dimasukkan ke akaun bank, hendaklah di

simpan di dalam Peti Besi Simpanan oleh pegawai yang dibenarkan.

2.5 Transaksi perbankan yang dibuat secara atas talian juga dipastikan selamat

dan dilindungi oleh perisian-perisian yang diiktiraf termasuk kawalan akses

dan katalaluan.

3.0 Perlindungan Insurans

3.1 Perlindungan insurans diambil terhadap tunai dalam simpanan dan tunai

dalam perjalanan bagi memastikan keselamatan dan kawalan tunai.

3.2 Skop perlindungan adalah meliputi kehilangan wang di dalam pergerakan

atau di dalam simpanan sementara wang didepositkan ke bank dengan

syarat wang disimpan di dalam peti besi.

4.0 Penyata Penyesuaian Bank

4.1 Penyata penyesuaian bank hendaklah disediakan secara bulanan sebagai

kawalan bagi setiap perbezaan antara rekod pada buku tunai dan penyata

bank.

5.0 Pengurusan Risiko

5.1 Instrumen kewangan Universiti adalah terdedah kepada kepelbagaian risiko

kewangan termasuk risiko hutang, risiko kadar faedah, risiko pasaran, risiko

kecairan dan aliran tunai. Ia perlu diuruskan dengan cekap dengan cara

sentiasa menyemak keadaan risiko semasa, sistem kawalan dalaman,

mematuhi polisi risiko kewangan dan mendapatkan perlindungan insurans di

mana perlu bagi meminimumkan atau mengelak kerugian kesan daripada

risiko tersebut serta meningkatkan pulangan.



30

BAHAGIAN IX - PENGURUSAN PELABURAN

1.0 Polisi Am Pelaburan

1.1 Universiti boleh memperuntukkan sejumlah wang daripada wang lebihan

yang bukan dari Geran Kerajaan bagi maksud pelaburan bagi meningkatkan

pendapatan dalaman Universiti. Pemilihan produk pelaburan hendaklah

mengambilkira tahap kecairan, tahap risiko pelaburan dan pulangan yang

berpatutan.

1.2 Pelaburan hendaklah dikendalikan oleh pegawai yang dipertanggungjawab

dan segala perubahan dalam pelaburan diakaunkan dengan tepat.

2.0 Kuasa Tambahan Universiti

2.1 Merujuk Seksyen 5 (1) Kuasa Tambahan, Bahagian 1, Perlembagaan

Universiti menyatakan Universiti boleh, dengan kelulusan Menteri Kewangan:

2.1.1 jika didapati perlu, berfaedah atau sesuai bagi atau berkaitan dengan

penunaian fungsi, perjalanan kuasa dan pelaksanaan aktiviti

Universiti, menyertai penyertaan ekuiti, perkongsian, usaha sama,

pengusahaan atau apa-apa bentuk kerjasama atau perkiraan yang

lain bersama-sama dengan, atau selainnya;

2.1.2 menubuhkan atau menganjurkan penubuhan syarikat di bawah Akta

Syarikat 1965 [Akta 125] untuk menjalankan atau melibatkan diri

dalam apa-apa aktiviti yang telah dirancangkan atau diusahakan oleh

Universiti;

2.1.3 menubuhkan perbadanan untuk menjalankan dan bertanggungjawab

ke atas, mengendalikan dan menguruskan apa-apa harta, projek,

skim atau perusahaan yang pada pendapat Lembaga adalah

bermanfaat dan berfaedah kepada Universiti;

2.1.4 meminjam atas apa-apa kadar bunga dan bagi apa-apa tempoh dan

atas apa-apa terma sebagaimana yang diluluskan oleh Lembaga,

apa-apa jumlah wang yang diperlukan oleh Universiti bagi

menjelaskan tanggungannya atau bagi menunaikan mana-mana

kewajipannya;

2.1.5 mendapatkan pinjaman melalui penerbitan bon, debentur atau saham

debentur dalam apa-apa kelas dan nilai atau menggadaikan,

menggadaijanjikan, menyandarkan atau selainnya mengadakan lien

ke atas harta alih atau tak alihnya, atas apa-apa terma yang difikirkan

suai manfaat oleh Lembaga;



31

2.1.6 memperoleh dan memegang sebagai pelaburan syer, saham,

debentur, saham debentur, bon, tanggungan dan sekuriti yang

diterbitkan atau dijamin oleh:

i. mana-mana syarikat atau pengusahaan swasta atau mana-mana

sindiket orang yang ditubuhkan bagi menjalankan perniagaan di

Malaysia atau di tempat lain;

ii. Kerajaan Persekutuan atau Negeri;

iii. sesuatu pemerintah berdaulat;

iv. sesuatu suruhanjaya; dan

v. sesuatu badan atau pihak berkuasa awam;

2.1.7 memperoleh syer, saham, debentur, saham debentur, bon,

tanggungan atau sekuriti yang disebut dalam perenggan (f) Seksyen 5

(1) Kuasa Tambahan, Bahagian 1, Perlembagaan Universiti melalui

langganan asal, tender, pembelian, pindah hakmilik, pertukaran atau

selainnya;

2.1.8 menjalankan dan pada amnya menguatkuasakan segala hak dan

kuasa yang diberikan melalui atau bersampingan dengan pemunyaan

syer, saham, debentur, saham debentur, bon, tanggungan atau

sekuriti yang disebut dalam perenggan (f) Seksyen 5 (1) Kuasa

Tambahan, Bahagian 1, Perlembagaan Universiti dan khususnya

untuk menjual, memindahkan hakmilik, menukarkan atau selainnya

melupuskan syer, saham, debentur, saham debentur, bon,

tanggungan atau sekuriti itu; dan

2.1.9 membeli, memajak atau menyewa atau selainnya memperoleh dan

melabur dalam apa-apa harta tanah dan harta diri yang difikirkan perlu

atau sesuai bagi mana-mana maksud Universiti.

2.2 Di samping itu, sekatan seperti berikut perlu diambil kira dalam membuat

sesuatu keputusan berkenaan pelaburan :

2.2.1 sekuriti boleh dagang atau pelaburan yang bertentangan atau

melanggar hukum Syariah.

2.2.2 sekuriti boleh dagang atau pelaburan yang secara langsung atau tidak

langsung bertentangan dengan visi, misi, objektif atau kepentingan

Universiti.

2.2.3 pasaran hadapan (future trading) dan pasaran matawang (currency

trading) yang terdedah kepada risiko pasaran.



32

2.3 Sebagai salah satu usaha untuk melaksanakan aktiviti komersil serta

melindungi kepentingan Universiti dari sudut perundangan dan sebagainya,

Universiti boleh menubuhkan syarikat yang akan berfungsi sebagai syarikat

induk kepada semua kegiatan komersil. Pelaburan dalam ekuiti ini hendaklah

mendapat kelulusan Lembaga Pengarah Universiti dan dengan kelulusan

Menteri Kewangan. Pelaburan berbentuk perusahaan ini boleh dibuat dalam

bentuk :

2.3.1 Menubuhkan Subsidiari (Subsidiary)

2.3.2 Menubuhkan Syarikat Bersekutu (Associate Company)

2.3.3 Mengadakan Usahasama (Joint Venture)

2.3.4 Menubuhkan Perbadanan (Corporation)

2.4 Untuk menjana pendapatan tambahan dan menyediakan kemudahan

pembelajaran, pengajian, penyelidikan dan perniagaan, Universiti juga boleh

membuat pelaburan dalam hartanah. Hartanah ini adalah terdiri tanah dan

bangunan.

2.5 Universiti boleh membuat pinjaman untuk membiayai mana-mana projek

Universiti yang berkaitan bagi melaksanakan kewajipannya seperti membeli

harta untuk projek perumahan pelajar atau staf atau pembelian peralatan bagi

tujuan pengajaran dan penyelidikan daripada mana-mana institusi

kewangan/organisasi dalam dan luar negara mengikut jumlah, tempoh,

faedah dan apa-apa terma yang difikirkan suai manfaat oleh Universiti

dengan kelulusan Menteri Kewangan.

3.0 Punca Kuasa Pelaburan

3.1 Pelaburan dalam Deposit Tetap

3.1.1 Segala urusan pelaburan dalam Deposit Tetap, Short Term Money

Market Deposit, Money Market Fund dan Deposit Murabahah

(komoditi) dan lain-lain instrumen kewangan yang diluluskan oleh

Bank Negara Malaysia adalah di bawah kuasa dan budibicara

Bendahari dan pegawai yang diwakilkan kuasa tersebut (authorised

signatories).

3.1.2 Penyimpanan, pengeluaran (termasuk sebelum tarikh matang),

perlanjutan tempoh pelaburan serta pindahan wang hendaklah

dilaksanakan oleh pegawai yang diwakilkan kuasa oleh Bendahari.



33

3.2 Pelaburan dalam produk Modal Terjamin

3.2.1 Pelaburan ini hendaklah mendapat kelulusan Lembaga Pengarah

Universiti dan Menteri Kewangan. Cadangan pembelian produk yang

menguntungkan Universiti hendaklah mendapat perakuan

Jawatankuasa Induk Pelaburan (JIP).

3.2.2 Namun begitu, penggunaan modal dari rizab bagi tujuan pelaburan ini

hendaklah diperaku oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan (JTK)

sebelum kelulusan Lembaga Pengarah Universiti.

3.2.3 Cadangan penjualan produk pelaburan sebelum tarikh matang

sekiranya menguntungkan Universiti hendaklah mendapat perakuan

JIP.

4.0 Pengurusan Pelaburan

4.1 JIP boleh mendapatkan maklumat mengenai prestasi pelaburan Universiti

daripada penilai/perunding pelaburan yang berkemahiran atau meminta pihak

pengurus pelaburan untuk memberikan penerangan lanjut mengenai sesuatu

produk. JIP juga boleh melantik secara kontrak pengurus dana sepenuh

masa atau khidmat firma pengurus dana profesional.

4.2 Pelaburan Jangka Panjang hendaklah dipantau secara berkala melalui

laporan prestasi pelaburan yang diperoleh daripada Institusi Kewangan.

Laporan prestasi pelaburan hendaklah disediakan dan dibentangkan kepada

Jawatankuasa Induk Pelaburan.

4.3 Semua pembayaran berkaitan pelaburan hendaklah disokong dengan

kelulusan dan mempunyai bukti pelaburan seperti Sijil Pelaburan atau Sijil

Deposit Tetap atau penyata.

4.4 Daftar pelaburan hendaklah diselenggara dan dikemaskini setiap kali terdapat

penambahan, pembaharuan, penjualan pelaburan atau perubahan. Daftar

pelaburan hendaklah menunjukkan:

4.4.1 Nombor akaun atau sijil pelaburan

4.4.2 Perihal pelaburan seperti institusi kewangan

4.4.3 Tarikh pelaburan atau pembaharuan

4.4.4 Kadar faedah atau keuntungan (anggaran)

4.4.5 Nilai prinsipal pelaburan/kos sejarah



34

4.4.6 Nilai semasa (market value) jika berkaitan

4.4.7 Keuntungan pelaburan atau pulangan/ROI

4.5 Semua sijil pelaburan yang disimpan hendaklah dilindungi secara fizikal dari

kecurian, kehilangan, penyalahgunaan atau kemusnahan. Sijil pelaburan

hendaklah disimpan dalam peti keselamatan deposit dan hanya boleh

diakses orang pegawai yang dibenarkan.

4.6 Cadangan penjualan produk pelaburan sebelum tarikh matang (jika

menguntungkan Universiti) hendaklah mendapat perakuan JIP atau

Bendahari berdasarkan jenis atau kategori pelaburan.

5.0 Pulangan Atas Pelaburan

5.1 Pendapatan keuntungan atau faedah daripada pelaburan perlu dikreditkan

sebagai hasil Universiti di bawah Kumpulanwang Pendapatan.

5.2 Sekiranya Universiti melabur dalam sekuriti boleh dagang atau saham

amanah, penilaian hendaklah dibuat bagi merekodkan perbezaan antara nilai

kos dan nilai pasaran serta peruntukan rosotnilai saham disediakan

secukupnya.

5.3 Pendapatan yang diterima sebagai dividen dari pelaburan saham perlu

direkod sebagai pendapatan, dikira berasaskan nilai saksama saham semasa

tarikh perekodan. Saham yang diterima sebagai right issue (tidak memberi

pendapatan tetapi mengurangkan kos sejarah seunit saham (tambahan unit).

Satu penyata hendaklah disediakan untuk merekod dividen yang belum

diterima.

6.0 Pelaporan

6.1 Pengurus pelaburan atau pegawai yang dipertanggungjawabkan perlu

mengemukakan laporan prestasi pelaburan secara berkala atau sekurang-

kurangnya pada akhir tahun kewangan untuk tujuan pemantauan prestasi

dan audit.

6.2 Nilai pelaburan hendaklah sentiasa dilaporkan pada paras terendah di antara

harga pasaran atau kos. Peruntukan rosotnilai saham hendaklah

diperuntukkan supaya menunjukan nilai semasa pelaburan.

6.3 Pendapatan dividen bersih daripada pelaburan dalam Unit Amanah (jika

berkenaan) dipermodalkan sepanjang tempoh pelaburan.



35

BAHAGIAN X - PELABURAN SIMPANAN TETAP DAN REPO 1.0 Pemilihan Pelaburan

1.1 Universiti boleh melaburkan dana yang belum digunakan dalam simpanan

tetap atau lain-lain pelaburan yang tidak berisiko bagi meningkatkan

pendapatan Universiti.

1.2 Pemilihan polisi pelaburan seperti ini hendaklah mengambilkira aliran tunai

semasa, tahap kecairan pelaburan dan pulangan yang berpatutan bagi

pelaburan yang dibuat.

1.3 Kriteria-kriteria seperti perkhidmatan yang segera, jenis-jenis pelaburan yang

ditawarkan, kualiti nasihat pelaburan, caj perkhidmatan dan transaksi boleh

juga digunakan sebagai asas untuk menentukan institusi kewangan yang

dipilih.

1.4 Universiti tidak menghalang pelaburan secara konvensional atau hanya

menghadkan kepada pelaburan berbentuk islamik sahaja namun

menggalakkan agar pelaburan berkonsepkan Skim Pelaburan Islam

diutamakan.

1.5 Pelaburan ini hendaklah hanya kepada institusi-institusi kewangan yang

dibenarkan menerima deposit yang telah diluluskan Kementerian Kewangan.

2.0 Rekod Pelaburan

2.1 Semua transaksi berkaitan pelaburan perlu diuruskan oleh pegawai yang

diberikuasa dan direkodkan dalam daftar pelaburan simpanan tetap bagi

semua urusan pembelian, penjualan dan rekod keluar/masuk sijil-sijil

pelaburan simpanan tetap.

2.2 Laporan bulanan terperinci berkaitan aktiviti pelaburan simpanan tetap

hendaklah disediakan secara bulanan.

2.3 Semua dokumen-dokumen pelaburan hendaklah diurus dengan sempurna

dan disimpan dengan selamat, dikawal daripada kecurian, penyalahgunaan

dan kemusnahan.

2.4 Semua pembayaran ke atas pelaburan hendaklah mempunyai akuan

terimaan berserta bukti-bukti pelaburan seperti sijil, bon, nota, buku simpanan

atau lain-lain.

2.5 Daftar pelaburan hendaklah dikemaskini setiap kali berlakunya perubahan

termasuk penyata sijil yang diterima lewat selepas penyelesaian, urusan

pembelian, penjualan dan rekod keluar/masuk sijil-sijil pelaburan simpanan

tetap.



36

3.0 Proses Pelaburan

3.1 Baki akaun semasa Universiti hendaklah disemak dan dipastikan sama ada

peruntukan kerajaan telah diterima sebelum sesuatu pelaburan dibuat.

3.2 Keperluan tunai untuk pembayaran semasa hendaklah diutamakan dan

dipastikan mencukupi.

3.3 Pegawai yang menguruskan pelaburan hendaklah menghubungi atau

berurusan dengan pihak Institusi Kewangan yang berlesen untuk

mendapatkan maklumat pelaburan semasa seperti kadar faedah/keuntungan

yang ditawarkan, tempoh simpanan yang memberikan pulangan tertinggi,

kaedah simpanan sama ada secara konvensional atau perbankan Islam,

nisbah perkongsian keuntungan (PSR) yang ditawarkan (jika berkaitan)

3.4 Suatu perbandingan atau analisa berserta cadangan perlu dikemukakan

kepada Bendahari untuk kelulusan bagi jumlah deposit serta pemilihan

pelaburan yang perlu dibuat.

3.5 Setelah sesuatu cadangan pelaburan diluluskan atau dipersetujui Bendahari,

urusan bagi membuka akaun pelaburan perlu disediakan termasuk perkara-

perkara berikut :

3.5.1 Senarai penandatangan (pegawai) yang diberi kuasa

3.5.2 Contoh tandatangan pada kad spesimen institusi kewangan

3.5.3 Aturan bagi menandatangani dan mengesahkan urusniaga

mendeposit, memperbaharui dan mengeluarkan simpanan

3.5.4 Penyediaan cek atau arahan pindahan wang

3.5.5 Penyediaan surat arahan pelaburan kepada pihak institusi kewangan

yang berkenaan

3.6 Setelah sijil atau penyata atau pengesahan pelaburan diterima dan dipastikan

semua butiran yang dicatat adalah betul sebagaimana yang dicadangkan,

suatu Daftar Pelaburan secara sistem perlu diselenggara yang mengandungi

maklumat berkenaan pelaburan, kadar faedah atau keuntungan yang

dijangka, jumlah pulangan pelaburan, jumlah prinsipal pelaburan, tarikh

matang pelaburan dan sebagainya dan sijil asal pelaburan hendaklah

disimpan dalam peti besi bagi tujuan keselamatan.

4.0 Proses Pembaharuan Pelaburan

4.1 Jika tunai mencukupi dalam akaun semasa, Universiti boleh dengan

kelulusan pegawai yang diberi kuasa (authorised signatory) untuk



37

memperbaharui atau melanjutkan tempoh simpanan tetap dengan

mengeluarkan surat arahan pembaharuan dengan dinyatakan kaedah

mengurus faedah atau keuntungan sama ada dikeluarkan secara cek atau

arahan kredit ke institusi kewangan atau diperbaharui dengan jumlah

simpanan asal atau sebagainya.

4.2 Arahan perlu dikeluarkan sebelum tempoh tamat atau matang kerana secara

kebiasaannya pelaburan akan diperbaharui secara automatik jika tiada

arahan diterima daripada pihak pelabur.

4.3 Sijil pelaburan yang baru (atau kemaskini pada sijil yang sama) hendaklah

dipastikan semua butiran yang dicatat adalah betul. Daftar Pelaburan perlu

dikemaskini bagi setiap pembaharuan pelaburan yang dibuat dan sijil asal

pelaburan hendaklah disimpan dalam peti besi bagi tujuan keselamatan.

4.4 Pendapatan daripada keuntungan atau faedah daripada pelaburan tersebut

perlu dikreditkan sebagai hasil Universiti di bawah Kumpulanwang

Pendapatan.

5.0 Proses Pengeluaran Pelaburan

5.1 Jika tunai tidak mencukupi dalam akaun semasa, pegawai yang

menguruskan pelaburan hendaklah mengemukakan cadangan pengeluaran

kepada Bendahari untuk kelulusan.

5.2 Surat arahan kepada bank untuk mengeluarkan simpanan tetap dan kaedah

pengeluaran pelaburan serta faedah atau keuntungan sama ada dikeluarkan

secara cek atau arahan kredit ke bank perlu dinyatakan. Arahan perlu

dikeluarkan sebelum tempoh tamat atau matang sesuatu pelaburan.



38

BAHAGIAN XI - HAL-HAL LAIN

1.0 Pindaan

1.1 Apa-apa peraturan atau pekeliling yang sedang berkuat kuasa yang bertindih

dengan peraturan yang digariskan di dalam Polisi dan Prosedur Pengurusan

Tunai adalah dengan ini dipinda.

1.2 Peraturan dalam polisi ini juga tertakluk kepada sebarang pindaan dari

semasa ke semasa berdasarkan kelulusan Pihak Berkuasa Universiti.

2.0 Perbadanan Insurans Deposit Malaysia (PIDM)

2.1 Secara amnya semua pelaburan simpanan tetap dan deposit dibuat di

institusi kewangan yang dilindungi Perbadanan Insurans Deposit Malaysia

(PIDM). Di Malaysia, sistem insurans deposit berkuat kuasa pada September

2005 dan ditadbir oleh PIDM.

2.2 PIDM melindung deposit dan akan membayar balik dengan segera deposit

yang dilindungi yang mana ketika ini terhad kepada RM250,000 setiap akaun

sekiranya berlaku kegagalan di pihak institusi kewangan yang dilindungi.

2.3 Perlindungan ini disediakan oleh PIDM secara percuma dan automatik (tanpa

permohonan perlindungan diperlukan).



39

BAHAGIAN XI - RUJUKAN

Perlembagaan Universiti Teknikal Malaysia Melaka (2011)

Kementerian Kewangan Malaysia, Arahan Perbendaharaan (AP) (2008)

Kementerian Kewangan Malaysia, Pekeliling, Surat Pekeliling dan Surat Arahan

Perbendaharaan

Universiti Teknikal Malaysia Melaka, Buku Peraturan Kewangan dan Perakaunan (2012)

Universiti Teknikal Malaysia Melaka, Pekeliling dan Surat Pekeliling Bendahari



40

BAHAGIAN XII - GLOSARI

AP Arahan Perbendaharaan

FPX Financial Process Exchange

JIP Jawatankuasa Induk Pelaburan

JPKA Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun

JTK Jawatankuasa Tetap Kewangan

LPU Lembaga Pengarah Universiti

ME Majlis Eksekutif

NC Naib Canselor

PIDM Perbadanan Insurans Deposit Malaysia

PSR Profit Sharing Ratio

PTj Pusat Tanggungjawab

PTPTN Perbadanan Tabung Pendidikan Tinggi Nasional

PWR Panjar Wang Runcit

ROI Return on Investment

SMKB Sistem Maklumat Kewangan Bersepadu

UMA Unclaimed Moneys Act

Universiti Universiti Teknikal Malaysia Melaka

UTeM Universiti Teknikal Malaysia Melaka

universiti teknikal malaysia melaka · 2017. 11. 29. · surat-surat pekeliling atau arahan-arahan...

Documents