UiTM

CAWANGAN

NEGERI

SEMBILAN

PROSEDUR KUALITI

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN : PK.UiTM.CNS.HEA (O).03

NO. KELUARAN : 03

PENGURUSAN

REKOD PELAJAR

NO. PINDAAN : 04

TARIKH KUATKUASA

: 16/02/16

MUKA SURAT : 1 dari 15

PROSEDUR

PENGURUSAN REKOD PELAJAR

PK.UiTM.CNS.HEA.(O).03

Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh

T/Tangan

Nama 1. Nor Zakiahanim Zakaria

2. Normala Mamat

Prof. Madya Dr. Abdul Halim bin

Ramli

Prof Dr Nasrudin Mohammed

Jawatan 1.Penolong Pendaftar HEA

2. Pegawai Eksekutif HEA

Wakil Pengurusan Rektor

Tarikh

16/02/16

16/02/16

16/02/16

UiTM

CAWANGAN

NEGERI

SEMBILAN

PROSEDUR KUALITI

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN : PK.UiTM.CNS.HEA (O).03

NO. KELUARAN : 03

PENGURUSAN

REKOD PELAJAR

NO. PINDAAN : 04

TARIKH KUATKUASA

: 16/02/16

MUKA SURAT : 2 dari 15

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL

Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen

ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan.

HALAMAN DIPINDA

Tarikh No.

Pindaan

No.

Para

Muka

surat

Ringkasan Pindaan Diluluskan

05/10/05 01/01 1 Perubahan WP 05/10/05

6.2 10 Rayuan Semak Semula

7.2 15 Carta Alir

03/05/07 02/00 Pindaan Lebih 50% 15/05/07

6 & 7 8 Tangguh Pengajian

09/02/12 03/00 Pindaan melebihi 50% 09/02/12

29/07/13

03/01

Muka

hadapan

Perubahan Wakil Pengurusan dan Rektor Kampus

29/07/13

28/08/13

03/02 Semua Perubahan tarikh kuatkuasa 28/08/13

11/11/14 03/03

Muka hadapan

Semua

Perubahan Wakil Pengurusan

dan Rektor Kampus

Perubahan tarikh kuatkuasa

11/11/14

16/02/16 04/03 Universiti Teknologi MARA

Negeri Sembilan kepada

UiTM Cawangan Negeri

Sembilan

16/02/16

16/2/16 04/03 Proses kerja dan carta alir 16/02/16

UiTM

CAWANGAN

NEGERI

SEMBILAN

PROSEDUR KUALITI

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN : PK.UiTM.CNS.HEA (O).03

NO. KELUARAN : 03

PENGURUSAN

REKOD PELAJAR

NO. PINDAAN : 04

TARIKH KUATKUASA

: 16/02/16

MUKA SURAT : 3 dari 15

Bil Isi Kandungan Muka Surat

1.0 Objektif 4

2.0 Skop 4

3.0 Definisi 4

4.0 Singkatan 5

5.0 Dokumen Rujukan 5

6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 6

7.0 Carta Alir 9

8.0 Rekod Kualiti 15

9.0 Lampiran 15

UiTM

CAWANGAN

NEGERI

SEMBILAN

PROSEDUR KUALITI

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN : PK.UiTM.CNS.HEA (O).03

NO. KELUARAN : 03

PENGURUSAN

REKOD PELAJAR

NO. PINDAAN : 04

TARIKH KUATKUASA

: 16/02/16

MUKA SURAT : 4 dari 15

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini disediakan untuk memastikan pengurusan rekod pelajar (tangguh

pengajian, cuti khas, rayuan meneruskan pengajian dan tarik diri) dapat dilaksanakan

dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk

memenuhi sistem kualiti pengurusan UiTM Cawangan Negeri Sembilan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan UiTM Cawangan Negeri Sembilan untuk

memastikan pengurusan rekod pelajar (tangguh pengajian, cuti khas, rayuan

meneruskan pengajian dan tarik diri) dapat dilaksanakan.

3.0 DEFINISI

3.1 Student Information Management System (SIMS)

Sistem yang digunakan untuk menyelenggara dan menyimpan data akademik

pelajar berdasarkan peraturan akademik.

3.2 Cuti Khas

Cuti khas ialah cuti yang dipohon oleh pelajar untuk menangguhkan pengajian

atas sebab-sebab tertentu.

3.3 Tangguh Pengajian

Kebenaran menangguhkan pengajian yang diberi kepada pelajar atas persetujuan

Universiti berdasarkan sebab-sebab tertentu.

3.4 Rayuan Meneruskan Pengajian

Proses permohonan untuk meneruskan semula pengajian sebagai pelajar setelah

mendapat status diberhentikan.

UiTM

CAWANGAN

NEGERI

SEMBILAN

PROSEDUR KUALITI

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN : PK.UiTM.CNS.HEA (O).03

NO. KELUARAN : 03

PENGURUSAN

REKOD PELAJAR

NO. PINDAAN : 04

TARIKH KUATKUASA

: 16/02/16

MUKA SURAT : 5 dari 15

3.5 Tarik Diri

Permohonan yang dikemukakan untuk menarik diri sebagai seorang pelajar di

UiTM.

4.0 SINGKATAN

SIMS - Student Information Management System

KPP - Ketua Pusat Pengajian

RK - Rektor

PP HEA - Penolong Pendaftar HEA

TR HEA - Timbalan Rektor HEA

PB - Penolong Bendahari

UPKNR

EO HEA

PT

PTAR

JAN

HEA

-

-

-

-

-

-

Unit Pengurusan Kolej dan Non Resident

Pegawai Eksekutif HEA

Pembantu Tadbir

Perpustakaan

Jawatankuasa Akademik Negeri

Bahagian Hal Ehwal Akademik

5.0 DOKUMEN RUJUKAN

Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan

5.1 Manual Kualiti Bilik Kualiti MK.UiTM.CNS.01

UiTM

CAWANGAN

NEGERI

SEMBILAN

PROSEDUR KUALITI

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN : PK.UiTM.CNS.HEA (O).03

NO. KELUARAN : 03

PENGURUSAN

REKOD PELAJAR

NO. PINDAAN : 04

TARIKH KUATKUASA

: 16/02/16

MUKA SURAT : 6 dari 15

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

A. Cuti Khas/ Tangguh Pengajian

Pelajar 1. Memohon cuti khas / tangguh pengajian dengan

mengemukakan dokumen sokongan.

EO HEA 2. Terima dan cop permohonan cuti khas/ tangguh pengajian

melalui Borang Permohonan Cuti Khas UiTM/CNS/HEA/CK-

2013 untuk ulasan KPP.

KPP 4. Catatkan ulasan atas borang permohonan.

TR HEA 5. Membuat keputusan terhadap permohonan.

EO HEA 6. Jika permohonan ditolak, maklumkan segera kepada pelajar

beserta surat.

7. Jika kelulusan diberi, keluarkan surat kelulusan beserta

makluman berkenaan urusan pembayaran berkaitan (jika

ada).

PB 8. Terima pembayaran dari pelajar (jika ada), keluarkan resit

rasmi kepada pelajar, dan simpan satu salinan.

PP HEA / EO HEA

9. Kemaskini status pelajar dalam SIMS.

UiTM

CAWANGAN

NEGERI

SEMBILAN

PROSEDUR KUALITI

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN : PK.UiTM.CNS.HEA (O).03

NO. KELUARAN : 03

PENGURUSAN

REKOD PELAJAR

NO. PINDAAN : 04

TARIKH KUATKUASA

: 16/02/16

MUKA SURAT : 7 dari 15

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

PT 10. Kemaskini fail peribadi pelajar dengan memasukkan dokumen

berkaitan dengan permohonan tangguh pengajian/Cuti Khas.

B. Rayuan Meneruskan Pengajian

Pelajar 1. Memohon rayuan meneruskan pengajian secara online melalui

student portal dalam tempoh 14 hari selepas keputusan

peperiksaan rasmi diumumkan.

PP HEA / EO HEA 2. Semak dan terima permohonan meneruskan pengajian melalui

sistem SIMS.

3. Kumpulkan maklumat kelayakan pemohon berdasarkan

peraturan yang digariskan dalam Buku Peraturan Akademik

pindaan 2015 (bilangan 1).

4. Maklumkan kepada KPP maklumat pelajar yang membuat

RMP.

5. Sediakan semua dokumen dan laporan untuk dibawa ke

Mesyuarat JAN (Jawatankuasa Akademik Negeri).

JAN 6. Membuat keputusan permohonan di peringkat kampus dalam

Mesyuarat JAN.

PP HEA / EO HEA 7. Kemaskini status rayuan pelajar yang berjaya dalam SIMS.

Pelajar 8. Pelajar cetak surat keputusan rasmi yang dikeluarkan di

student portal.

UiTM

CAWANGAN

NEGERI

SEMBILAN

PROSEDUR KUALITI

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN : PK.UiTM.CNS.HEA (O).03

NO. KELUARAN : 03

PENGURUSAN

REKOD PELAJAR

NO. PINDAAN : 04

TARIKH KUATKUASA

: 16/02/16

MUKA SURAT : 8 dari 15

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

C. Tarik Diri

Pelajar 1. Dapatkan borang menarik diri PRPK08/Pind.2011 dari Pejabat

HEA.

PP HEA / EO HEA 2. Maklumkan kepada pelajar untuk berurusan dengan KPP dan

Bahagian lain (Bendahari, Perpustakaan dan Unit Pengurusan

Kolej) untuk melengkapkan Borang Menarik Diri

PRPK08/Pind.2011.

KPP 3. Sahkan borang permohonan pelajar di dalam ruang yang

disediakan.

UPKNR, PTAR, PB 4. Semak status pelajar untuk memastikan sama ada pelajar

masih mempunyai denda tertunggak ataupun tidak. Sekiranya

pelajar mempunyai denda, pelajar perlu menjelaskan denda

tersebut.

PP HEA /EO HEA 5. Terima permohonan tarik diri melalui borang menarik diri

PRPK08/Pind.2011. Kemaskini rekod dalam SIMS dan cop

tarikh tindakan pada borang menarik diri. Keluarkan surat

pemakluman kepada pelajar.

PT 6. Kemaskini fail peribadi pelajar dengan memasukkan semua

dokumen berkaitan dengan permohonan.

UiTM

CAWANGAN

NEGERI

SEMBILAN

PROSEDUR KUALITI

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN : PK.UiTM.CNS.HEA (O).03

NO. KELUARAN : 03

PENGURUSAN

REKOD PELAJAR

NO. PINDAAN : 04

TARIKH KUATKUASA

: 16/02/16

MUKA SURAT : 9 dari 15

7.0 CARTA ALIR

7.1 Cuti Khas /Tangguh Pengajian

TANGGUNG JAWAB

ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD