2

UCAPAN PERASMIAN YBHG. TAN SRI DR. HAILI BIN DOLHAN PENGERUSI SURUHANJAYA PERKHIDMATAN PELAJARAN

3

TAKLIMAT SISTEM ePROPER OLEH

YBHG. DATUK ABU BAKAR BIN IDRIS SETIAUSAHA SURUHANJAYA PERKHIDMATAN PELAJARAN

PENGENALAN

FASA PELAKSANAAN PROJEK RINTIS

PERBANDINGAN KAEDAH MANUAL & SISTEM

KATEGORI PENGGUNA SISTEM

PENGURUSAN ID PENGGUNA

TATACARA PELAKSANAAN

SENARAI SEMAK URUSAN

PERKARA YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN OLEH KETUA JABATAN

SOAL JAWAB

OVERVIEW

PENGENALAN

PELANCARAN • 6 Mei 2016 - Pekeliling SPP Bil.1/2016

PEKELILING SPP BIL.1/2017 • Batalkan Pekeliling SPP Bil.1/2016 • WP, NS, Melaka, PP, Kedah, Perlis, Perak, Johor, Kelantan, Terengganu, Sabah, WP

Labuan dan Sarawak

KAEDAH • Perakuan urusan perkhidmatan Anggota Perkhidmatan Pendidikan (APP) secara dalam talian

MODUL • Pengesahan Pelantikan Tetap (PPT) • Pengesahan Dalam Perkhidmatan (PDP) • Pelanjutan Tempoh Percubaan (PTP) • Pemberian Taraf Berpencen (PTB) • [ P.U.(A)1/2012 – Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan

Perkhidmatan) 2012 ]

OBJEKTIF • Mempercepat urusan perkhidmatan APP, kurang penggunaan kertas dan memberi kepercayaan kepada

Ketua Jabatan membuat perakuan

FASA 1

• Pekeliling SPP Bil. 1 Tahun 2016

• 24 sekolah di WP Putrajaya

• Dilaksanakan mulai 6 Mei 2016

• Tarikh Lantikan APP – semua

FASA 2

• Pekeliling SPP Bil. 1 Tahun 2017

• Agensi KPM/KPT berstatus PTJ di WP Putrajaya/KL, NS, Melaka, PP, Kedah, Perlis, Perak, Johor, Kelantan, Terengganu, Sabah, WP Labuan dan Sarawak

• Tarikh Lantikan APP mulai 1 Januari 2014 dan ke atas

FASA 3

• Surat Edaran SPP bertarikh 12 Jan 2018

• Sekolah Bukan PTJ di NS

• Mulai 15 Januari 2018

FASA PELAKSANAAN PROJEK RINTIS

Takrifan PTJ - agensi yang

mengendali dan mengemas

kini Buku Perkhidmatan

Kerajaan bagi APP

PERBANDINGAN MANUAL/ SISTEM ePROPER

Lengkapkan dokumen mengikut

Senarai Semak

Hantar dokumen kepada SPP secara

manual

Lengkapkan dokumen mengikut Senarai

Semak

Hantar perakuan secara online kepada SPP

PTJ M

A

N

U

A

L

e

P

R

O

P

E

R

Bukan

PTJ

Lengkapkan dokumen mengikut Senarai Semak

Hantar dokumen kepada

PPD/JPN/PTJ

PPD/JPN/PTJ hantar dokumen lengkap

kepada SPP secara manual

Lengkapkan dokumen mengikut Senarai

Semak

Hantar dokumen kepada

PPD/JPN/PTJ

PPD/JPN/PTJ hantar perakuan secara online

kepada SPP

Pegawai Penyedia

• Bertanggungjawab memasukkan maklumat perkhidmatan pegawai ke dalam Sistem ePROPER

• Peranan : Pembantu Tadbir (P/O) N19

Pegawai Penyemak • Bertanggungjawab menyemak maklumat perkhidmatan yang

dimasukkan oleh Pegawai Penyedia ke dalam Sistem ePROPER. • Peranan : Ketua Sektor/ Penolong Kanan/ Penolong Pegawai

Tadbir/Ketua Pembantu Tadbir

Pegawai Peraku • Bertanggungjawab memperaku urusan perkhidmatan pegawai kepada

SPP adalah betul dan teratur. • Peranan : Ketua Jabatan sepertimana ditakrifkan di perenggan 4,

Pekeliling SPP Bil. 1 Tahun 2017

KATEGORI PENGGUNA

PENGURUSAN ID PENGGUNA

KJ tentukan peranan kepada

Pegawai Yang Bertanggungjawab

Pendaftaran ID Pengguna

• Kemuka permohonan pewujudkan ID Pengguna dan kata laluan mengguna Borang Pendaftaran ID Pengguna Sistem ePROPER.

• Borang Pendaftaran ID Pengguna

Pertukaran Pegawai Bertanggungjawab

• Maklum kepada SPP melalui emel urusetia Sistem ePROPER untuk menyahaktif ID Pengguna sedia ada.

• Kemuka permohonan ID dan kata laluan pengguna baru mengguna Borang Pendaftaran ID Pengguna.

TATACARA PELAKSANAAN

Pengguna

(Pegawai Penyedia/

Penyemak/ Peraku)

Sistem ePROPER

Sistem eSPP

(sistem dalaman SPP)

KELULUSAN

Pengguna cetak

TATACARA PELAKSANAAN

Menepati senarai semak setiap urusan perkhidmatan

Buku Perkhidmatan yang lengkap dan kemaskini

Dokumen lengkap dalam fail pegawai

Bertanggungjawab dengan peranan pengguna

PENGESAHAN PELANTIKAN (PPT)

• Surat Setuju Terima Tawaran Pelantikan

• Surat Akuan Berkanun (Akta Akuan Berkanun 1960)

• Borang Pemeriksaan Perubatan untuk Pelantikan ke dalam Perkhidmatan Awam (Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 2013)

• Surat Aku Janji (Jadual Pertama, subperaturan 20(3), P.U.(A) 1/2012)

• Salinan Kad Pengenalan

• Salinan sijil Ijazah/ Diploma

• Penyata Perubahan (Kew. 8)

PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN (PDP)

• Perakuan Ketua Jabatan melalui Jadual Ketiga, subperaturan 29(2),P.U.(A) 1/2012

• Melengkapkan Borang opsyen Skim KWSP Jadual Kelima, Peraturan 37 P.U.(A) 1/2012

• Hadir dengan jaya Program Transformasi Minda/ Kursus Induksi/ Pengecualian PTM

• Lulus Peperiksaan Perkhidmatan yang disyaratkan (bagi AKP)

• Berkhidmat minimum 1 tahun (tidak termasuk Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/ Tidak Hadir Bertugas)

SENARAI SEMAK

PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN (PTP)

• Surat permohonan Pelanjutan Tempoh Percubaan daripada pegawai

• Perakuan Ketua Jabatan melalui Jadual Keempat, subperaturan 30(3) P.U.(A) 1/2012 dan dinyatakan sebab pegawai tidak dapat disahkan dalam perkhidmatan serta syor sama ada pelanjutan dengan denda atau tanpa denda

PEMBERIAN TARAF BERPENCEN (PTB)

• Pegawai yang telah disahkan dalam perkhidmatan dan menolak opsyen Skim KWSP

• Perakuan Ketua Jabatan melalui Jadual Keenam, Peraturan 38 P.U.(A) 1/2012

• Berkhidmat genap tempoh 3 tahun perkhidmatan yang boleh dimasuk kira (tidak termasuk Cuti Tanpa Gaji/ Tidak Hadir Bertugas)

• bagi pegawai yang memilih KWSP, perakuan PTB tidak perlu dikemukakan

SENARAI SEMAK

PENGECUALIAN PENGGUNAAN SISTEM ePROPER

(PEKELILING SPP BIL.1/2017)

Pegawai dalam Kump.Pelaksana (Gred 1 Hingga 16) yang dilantik di bawah Pekeliling SPP Bilangan 1 Tahun 2009 [Perwakilan Kuasa Urusan Pengambilan Ke Jawatan Yang Mensyaratkan Kelayakan Masuk Lebih Rendah Daripada PMR/ Setaraf dan Urusan Perkhidmatan Yang Berkaitan]

Urusan pegawai yang terlibat opsyen pertukaran pelantikan, penambahbaikan skim yang belum disahkan dalam perkhidmatan terdahulu dan belum memenuhi syarat skim baru

Urusan PPT pegawai baru yang diperiksa dan diperakui pengamal perubatan berdaftar dalam borang pemeriksaan kesihatan sebagai tidak sihat (Pekeliling SPP 2/2017)

Urusan PPT pegawai yang mempunyai mana-mana masalah seperti termaktub dalam Surat Akuan Sumpah (Akta Akuan Berkanun 1960)

urusan PTP/PDP/PTB bagi pegawai yang sedang dalam prosiding tatatertib/ telah dikenakan hukuman tatatertib

PERKARA YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN

KETUA JABATAN

Dokumen Asal

• Dokumen asal perakuan perlu disimpan dengan teratur dalam fail peribadi pegawai. Buku Perkhidmatan pegawai perlu dikemaskini sebelum urusan perkhidmatan dibuat melalui ePROPER.

ID Pengguna

• ID Pengguna yang diberi perlu dijaga keselamatan dan tidak diberi kepada pegawai lain yang boleh membuka ruang penyalahgunaannya.

Muat Turun Surat

• Ketua Jabatan boleh memuat turun surat keputusan untuk pemakluman dan simpanan dalam fail peribadi pegawai. Kelulusan SPP perlu direkodkan dalam Buku Perkhidmatan pegawai.

Naziran dan Pemantauan

• Naziran dan pemantauan akan dilaksanakan oleh SPP bagi memastikan perakuan Ketua Jabatan teratur. Penyelewangan atau salah guna kuasa boleh diambil tindakan tatatertib.

Datuk Abu Bakar bin Idris

ISU-ISU PERKHIDMATAN

Pelaksanaan Peraturan Pengendalian Laporan

Pemeriksaan Kesihatan (LPK) oleh Ketua Jabatan

Bagi Maksud Pelantikan Ke Perkhidmatan

Pendidikan:

Selaras dengan Peraturan 20(1)(a) PU(A) 1/2012

Calon perlu diperiksa & diperaku sihat oleh

Pengamal Perubatan Berdaftar

Calon perlu kemuka LPK pada tarikh lapor diri

PEKELILING SPP BIL.2/2017

Calon dibenar lapor diri jika LPK dikemuka

mengesahkan sihat

Tangguh lapor diri jika tiada LPK & diberi tempoh 7

hari

Tangguh lapor diri jika LPK mengesahkan calon

ada masalah kesihatan & diperaku

Calon tidak boleh lapor diri jika LPK sahkan

mempunyai masalah kesihatan tidak terkawal &

tidak diperaku

Tarikh kuatkuasa 14 Ogos 2017

PEKELILING SPP BIL.2/2017

Calon dibenar lapor diri walaupun tiada LPK

dikemukakan

PSTT tidak dikemukakan kepada SPP

walaupun calon telah lapor diri

Pegawai tidak disahkan perkhidmatan

walaupun telah berkhidmat melebihi 3 tahun

Tiada perakuan Pelanjutan Tempoh

Percubaan walaupun melebihi 3 tahun

ISU-ISU PERKHIDMATAN

Pegawai tidak dimuktamad sama ada memilih

skim KWSP atau menolak

Tiada perakuan pegawai untuk dipertimbangkan

PTB

Pegawai masih diberi PGT walaupun tiada PDP

Kesilapan dalam pemberian gaji permulaan bagi

bekas tentera/ polis

Tiada prosiding tindakan tatatertib ke atas

pegawai yang tidak hadir bertugas

ISU-ISU PERKHIDMATAN

20

SESI SOAL JAWAB

BIL. SOALAN JAWAPAN

1. Adakah urusan perkhidmatan pegawai

yang dilantik pada tahun 2013 boleh

dikemukakan melalui Sistem

ePROPER?

Hanya perakuan urusan perkhidmatan pegawai

lantikan mulai 1 Januari 2014 dan ke atas sahaja

perlu dikemukakan melalui Sistem ePROPER.

Pegawai yang dilantik sebelum itu, perakuan perlu

dikemukakan secara manual kepada SPP.

2. Adakah pegawai yang telah menerima

kelulusan urusan perkhidmatan perlu

mengemukakan semula perakuan

melalui Sistem ePROPER?

Bagi pegawai yang telah menerima kelulusan tidak

perlu mengemukakan semula perakuan kepada

SPP.

3. Bagaimanakah status permohonan

urusan perkhidmatan pegawai yang

telah dikemukakan kepada SPP secara

pos/manual?

Permohonan yang telah dihantar kepada SPP akan

tetap diterima dan diproses secara manual.

Namun, permohonan yang baru bagi lantikan 2014

dan ke atas perlu dihantar melalui Sistem

ePROPER.

SOAL JAWAB

BIL. SOALAN JAWAPAN

4. Sekiranya pegawai lantikan tahun

2015 masih belum mohon PDP tetapi

telah memenuhi syarat PDP pada

tahun ini (2018), dan telah genap 3

tahun perkhidmatan, bolehkah

permohonan PTB dibuat bersekali

melalui sistem eProper?

Permohonan PDP perlu dibuat dahulu melalui

Sistem ePROPER.

Setelah kelulusan PDP diperolehi,

permohonan PTB boleh dikemukakan melalui

Sistem ePROPER.

5. Bagi pegawai yang sedang dalam

prosiding tatatertib dan keputusan

masih belum diperolehi,

bagaimanakan dengan urusan PTP

pegawai yang telah berkhidmat

selama 5 tahun tanpa sebarang

pelanjutan?

Pihak PTJ perlu menunggu keputusan

Lembaga Tatatertib terlebih dahulu sebelum

mengemukakan permohonan urusan

perkhidmatan kepada SPP secara manual.

SOAL JAWAB

BIL. SOALAN JAWAPAN

6. Bagi pegawai yang dilantik pada awal bulan

Januari 2015 dan ditempatkan di Sekolah A

dan bertukar ke Sekolah B selepas sebulan

berkhidmat, siapakah yang sepatutnya

melaksanakan urusan perkhidmatan

pegawai berkenaan?

Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan

pegawai untuk membuat urusan perkhidmatan

pegawai sebaik sahaja pegawai telah memenuhi

semua syarat skim perkhidmatan yang

ditetapkan. Dalam kes ini Pengetua Sekolah B

wajar menguruskan perkhidmatan pegawai.

7. Pegawai telah mengambil Cuti Separuh Gaji

dan Cuti Tanpa Gaji dalam tempoh

percubaan. Adakah tempoh tersebut diambil

kira untuk tujuan PDP dan PTB?

Berdasarkan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4

Tahun 2009, tempoh percubaan pegawai akan

dibekukan bagi pegawai yang mengambil Cuti

Separuh Gaji dan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai

yang belum disahkan dalam perkhidmatan.

Untuk tujuan PTB pula, tempoh Cuti Tanpa Gaji

tidak diambil kira sebagai sebahagian daripada

tiga (3) tahun perkhidmatan yang boleh dimasuk

kira.

SOAL JAWAB

BIL. SOALAN JAWAPAN

8. Apakah kesan sekiranya pegawai

dikenakan Pelanjutan Tempoh

Percubaan Dengan Denda?

Peraturan 32, P.U. (A) 1/2012):

(a) hilang kekananannya bagi suatu tempoh yang sama dengan tempoh pelanjutan itu;

(b) tidak layak mendapat apa-apa pergerakan gaji tahunan semasa tempoh pelanjutan percubaannya dengan denda;dan

(c) diubah tarikh pergerakan gajinya mengikut tarikh pengesahannya berkuat kuasa.

9. Apakah kategori Pelanjutan

Tempoh Percubaan dan

sebabnya?

Terdapat 2 kategori Pelanjutan Tempoh Percubaan (PTP)

iaitu PTP Tanpa Denda dan PTP Dengan Denda.

Berdasarkan Pekeliling SPP Bil. 3 Tahun 2013,

Suruhanjaya boleh mempertimbangkan PTP Tanpa Denda

dalam situasi berikut:

(a) Kegagalan Ketua Jabatan mengadakan peperiksaan/

kursus yang berkaitan; dan

(b) Tidak dapat menduduki/ hadir peperiksaan/ kursus

yang berkaitan disebabkan faktor luar jangkaan seperti

kesihatan, keselamatan dan Bencana Alam.

SOAL JAWAB

BIL. SOALAN JAWAPAN

PTP Dengan Denda pula disebabkan faktor berikut:

(a) Anggota yang gagal peperiksaan yang disyaratkan

dalam tempoh percubaan;

(b) Anggota yang tidak menduduki peperiksaan yang

disyaratkan;

(c) Tidak mendapat sokongan Ketua Jabatan walaupun

telah penuhi syarat utk PDP; dan

(d) Anggota yang dikenakan hukuman tatatertib/ prosiding

tatatertib.

10. Jika Pengetua sekolah bersara

wajib dan tiada pengganti dalam

tempoh masa lama,

persoalannya bagaimana

perakuan urusan perkhidmatan

pegawai yang telah layak

hendak dibuat melalui sistem

ePROPER?

Tindakan memaklumkan kepada SPP perlu diambil bagi:

(a) ID Pengetua berkenaan hendaklah

dibatalkan.

(b) ID Pengguna baru perlu diwujudkan

secara sementara kepada Guru

Penolong Kanan yang menanggung

tugas Pengetua.

SOAL JAWAB

BIL. SOALAN JAWAPAN

11. Pegawai telah diluluskan

Pengesahan Dalam

Perkhidmatan melalui Sistem

ePROPER. Bolehkah pegawai

mencetak sendiri surat

kelulusan urusan berkenaan?

Pegawai boleh membuat semakan urusan perkhidmatan

dan mencetak surat kelulusan melalui portal Suruhanjaya

Perkhidmatan Pelajaran.

SOAL JAWAB

SEKIAN, TERIMA KASIH