Mukasurat 1/23

TATACARA PENYEDIAAN PENYATA PENDAPATAN TAHUNAN (EC FORM)

1.0 TUJUAN TATACARA

1.1 Tatacara ini disediakan untuk memberi panduan kepada Pejabat Perakaunan (AO)

untuk memastikan kelancaran proses janaan Penyata Pendapatan Tahunan (EC

Form) yang dibuat setiap tahun.

1.2 Tatacara ini mengandungi 7 senarai semak yang perlu diberi perhatian iaitu :

Jadual 1 : Senarai Semak

BIL PROSES ANGGARAN

TARIKH SELESAI

RUJUKAN

(Para)

1 Kemaskini maklumat emolumen dalam

IT00547 dengan melarikan kod transaksi

ZRPY049 (Auto Pick Up)

Setiap 1 hb bulan

berikutnya

3.0

2 Kemas kini maklumat maklumat emolumen

yang dibayar melalui Offcycle (gaji, elaun

dan bonus)

Setiap kali

selepas proses off

cycle

4.3

3 Kemas kini maklumat pelarasan gaji yang

melibatkan pulangan balik gaji/cukai

pendapatan/KWSP

Setiap bulan 4.4 & 4.5

4 Jana Penyata Pendapatan menggunakan kod

transaksi ZRPY024

28 Januari 2015 5.0

5 Hantar senarai nombor spool kepada

ePayslip melalui SOLMAN

28 Januari 2015 5.3

6 Simpan laporan Penyata Pendapatan dalam

bentuk fail teks ke dalam CD

28 Januari 2015 6.0

7 Lembaga Hasil Dalam Negeri menerima CD

dari AO

Sebelum 7 Feb 7.0

Mukasurat 2/23

2.0 PEMATUHAN TATACARA

2.1 Pejabat Perakaunan perlu memastikan pejabat pembayar dimaklumkan mengenai

keperluan tatacara ini.

2.2 Penggunaan borang input dan senarai semak boleh diperkenalkan oleh Pejabat

Perakaunan bagi memudahkan proses kemas kini maklumat dalam Penyata

Pendapatan tahunan (keperluan ini adalah untuk kes pulangan balik gaji, cukai dan

potongan KWSP).

2.3 Kegagalan melaksanakan tatacara ini akan menyebabkan maklumat yang berkaitan

tidak dikemaskini secara tepat dalam Penyata Pendapatan Tahunan pegawai.

3.0 PROSES AUTO PICK UP

3.1 AO perlu mengemaskini maklumat emolumen dalam IT00547 dengan melarikan

kod transaksi ZRPY049 (Auto Pick Up). Ini bagi memastikan semua baucar

pendapatan bercukai (K6) yang dikunci masuk melalui sistem eSPKB diambil kira di

dalam sistem GFMAS-Payroll.

3.1.1 Proses yang terlibat adalah seperti berikut:

Capaian transaksi melalui menu atau taip kod ZRPY049 pada kotak

arahan.

Mukasurat 3/23

3.1.2 Pada skrin SAP Easy Access, klik 2 kali pada transaksi ZRPY049-

Kemaskini Data IT0547 (Auto Pick Up).

3.1.3 Pada skrin Kemaskini IT0547 (Auto Pick Up), masukkan maklumat yang

ditentukan seperti berikut dan klik pada Kemaskini IT547 (K/T di AO

sama) & GFMAS-HO (K/T dari AO Lain):

Kemas kini IT547 (K/T di AO sama) & GFMAS-HO (K/T dari AO Lain) -

Laksanakan secara ujian dan sebenar pada hari pertama bekerja setiap bulan.

3.1.4 Pada skrin Kemaskini IT0547 (Auto Pick Up), masukkan maklumat yang

ditentukan seperti di dalam jadual berikut dan klik pada Kemaskini IT547

(Dari GFMAS-HO)

Kemas kini IT547 (Dari GFMAS-HO) - Laksanakan secara ujian dan sebenar

pada hari ke-2 bekerja setiap bulan (selepas semua AO melaksanakan kemas

kini button pertama pada hari pertama bekerja setiap bulan).

Masukkan tarikh baucar bulan lepas. Contoh : Jika proses kemaskini dibuat pada 01.02.2015, maka tarikh baucar perlu dimasukkan = 01.01.2015 - 31.01.2015

Masukkan tarikh baucar bulan lepas. Contoh : 01.01.2015 - 31.01.2015

Mukasurat 4/23

3.1.5 AO dinasihati untuk membuat buku Log bagi memastikan transaksi ini

dilaksanakan setiap bulan. Kegagalan memantau aktiviti ini akan

menyebabkan maklumat pendapatan bercukai akan terkurang catat

dalam EC Form.

4.0 PROSES KEMAS KINI BAYARAN SECARA OFF CYCLE DAN PELARASAN GAJI

4.1 Tujuan proses ini adalah untuk memastikan maklumat emolumen yang diproses

secara off cycle dan di luar sistem gaji dapat dikemaskini ke dalam EC Form.

Jadual 2 adalah perkara yang perlu diambil kira sebelum EC Form dijana:

PROSES PERKARA KEKERAPAN PROSES

1 Kemas kini maklumat maklumat emolumen

yang dibayar melalui Offcycle (gaji, elaun dan

bonus)

Sebaik sahaja selepas

proses off cycle

2 Pulangan balik cukai pendapatan / KWSP

kepada pegawai akibat pelarasan gaji

Berdasarkan permohonan

pegawai melalui pusat

pembayar

3 Pulangan balik gaji pegawai melalui

potongan gaji atau melalui kaunter (selain

dari sistem GFMAS-Payroll)

Berdasarkan permohonan

pegawai melalui pusat

pembayar

4.2 AO digalakkan untuk menyemak terlebih dahulu sama ada wagetype off cycle

telah wujud dalam EC Form dengan melarikan kod transaksi ZRPY024. AO

boleh memasukkan 1 atau 2 Pusat Pembayar sahaja sebagai semakan awal.

Jika wagetype telah terpapar dalam EC Form, maka kemas kini wagetype

tersebut tidak perlu dilakukan lagi.

Mukasurat 5/23

4.3 Proses 1 : Mengemaskini Maklumat Emolumen Yang Dibayar Melalui Offcycle

a) Kenal pasti senarai nombor gaji yang dibayar secara off cycle melalui wagetype

reporter (PC00_M99_CWTR). Proses ini dilaksanakan setiap kali selepas off

cycle dibuat atau dibuat sekali gus pada hujung tahun.

Contoh : Payroll Interval = 01.01.2014 hingga 31.12.2014

Payroll Type = A untuk ambil kira off cycle sahaja

Wagetype yang terlibat dalam off cycle adalah 0003, 1070,1071, 1072, 1074, 1075, /411 dan /43A

Klik pada Object Selection

Mukasurat 6/23

Pada Object Selection pilih Wagetype dan Personnel number sahaja.

b) Larikan secara Background.

*Sekiranya pegawai yang terlibat terlalu ramai dan melibatkan beberapa wagetype untuk

setiap pegawai (lebih dari 1 wagetype), dicadangkan agar larian dilakukan mengikut

jenis wagetype iaitu wagetype 0003 satu larian, 1070 satu larian dan seterusnya.

c) Langkah seterusnya ialah mengemaskini maklumat dalam Infotype 0547 berdasarkan

senarai nombor gaji. Proses boleh dibuat secara satu persatu (rujuk item d) atau secara

batch (rujuk item g).

d) Jika AO memilih untuk mengemaskini secara satu persatu melalui t-kod PA30,

masukkan amaun gaji/bonus/BKK mengikut senarai nombor gaji.

Mukasurat 7/23

e) Pilih Infotype 0547 dan klik ikon Create (di sudut kiri atas)

Mukasurat 8/23

f) Masukkan amaun bagi bonus/gaji/BKK yang dibayar, amaun caruman KWSP

dan amaun cukai seperti dalam wagetype reporter dan klik ikon Save.

g) Sekiranya melibatkan ramai pegawai, kemaskini boleh dilakukan secara batch

dengan mengikut format excel seperti berikut bagi setiap kod. Contoh: 2 jenis

kod (dalam 2 fail berasingan)

Pers.No. Kod Amount

00151068 800 xxxx.xx

02007646 800 xxxx.xx

04698148 800 xxx.xx

04717534 800 xxxx.xx

04717575 800 xxx.xx

Fail 1

Pers.No. Kod Amount

00151068 801 xxxx.xx

02007646 801 xxxx.xx

04698148 801 xxx.xx

04717534 801 xxxx.xx

04717575 801 xxx.xx

Fail 2

Nota : Sila rujuk Jadual 3 di bawah untuk senarai kod penuh.

Jadual 3 : Senarai Wagetype Untuk Kegunaan Dalam Kod BIK

Bil Wagetype Kod BIK

(IT0547)

Perkara

1 1070, 1071, 1074 & 1075 800 Off-cycle Bonus

2 /411 801 Off-cycle EPF

3 /43A 802 Off-cycle PCB

Mukasurat 9/23

4 - 803 Kutipan Balik PCB

5 4011, 4013 & 4017 804 Pulangan Balik Emolumen

6 0003 805 Gaji Off cycle

7 1072 806 BKK

8 - 807 Kutipan EPF

h) Simpan fail sebagai format excel.

i) Larikan program ZRPY068 untuk upload secara batch ke dalam sistem

GFMAS seperti skrin berikut:

j) Execute untuk larian ujian dan sebenar. Digalakkan untuk buat secara

foreground.

k) Ulangi langkah g hingga j bagi kod seterusnya iaitu kod 801, 802, 804, 805,

806 dan 807 (jika ada).

l) Berikut adalah contoh Penyata Pendapatan Tahunan sebelum dan selepas

kemas kini maklumat off cycle. Penyata boleh dijana melalui t-kod ZRPY024.

Masukkan tarikh mula dan tarikh akhir (untuk bulan di mana mendapat bayaran sahaja). Contoh: Jika BKK off cycle dibayar pada bulan 07, masukkan 01.07.2014 to 31.07.2014.

Masukkan fail yang disimpan di Langkah h di atas.

Mukasurat 10/23

EC Form Sebelum Kemaskini Bayaran Off Cycle

Mukasurat 11/23

Contoh EC Form Selepas Kemaskini Bayaran Gaji/Bonus/BKK Off Cycle Termasuk

Amaun PCB dan KWSP.

Mukasurat 12/23

4.4 Proses 2 : Mengemaskini Maklumat Pulangan Balik Cukai Pendapatan/KWSP

a) Daripada salinan dokumen yang disahkan (resit/penyata pemungut) kunci

masuk maklumat dalam PA30. Klik Infotype 0547 dan klik ikon Create seperti di

bawah:

Mukasurat 13/23

b) Masukkan tarikh mula dan tarikh akhir (untuk bulan berkenaan sahaja).

c) Pilih kod 803/807 dan masukkan amaun. Simpan.

d) Amaun pulangan balik ini akan ditunjukkan di dalam EC Form seperti berikut:

Sebelum kunci masuk kod 803

Mukasurat 14/23

Selepas kunci masuk kod 803

4.5 Proses 3 : Mengemaskini Maklumat Pulangan Balik Gaji Pegawai Melalui

Potongan Gaji Atau Kaunter Yang Tidak Diambil Kira Di Dalam Penyata

Pendapatan Tahunan:

a) Senario 1: Pegawai yang membuat pulangan balik emolumen melalui potongan

gaji

i) Kod yang digunakan adalah 4011, 4013 dan 4017 yang disimpan di dalam

Infotype 0014

ii) Amaun potongan tersebut perlu diambil kira di dalam IT0547 kod 804

iii) Buat kuiri untuk pegawai yang ada membuat potongan tersebut seperti berikut:

Kod transaksi SQ01

Amaun sebanyak

RM45.60 akan ditolak

kerana pulangan balik

PCB telah dibuat oleh

LHDN

Mukasurat 15/23

iv) Masukkan maklumat seperti berikut:

v) Sekiranya melibatkan ramai pegawai, kemaskini boleh dilakukan secara batch

dengan mengikut format excel seperti berikut :

Pers.No. Kod Amount

00151068 804 xxxx.xx

02007646 804 xxxx.xx

04698148 804 xxx.xx

04717534 804 xxxx.xx

04717575 804 xxx.xx

vi) Larikan program ZRPY068 untuk upload secara batch ke dalam sistem GFMAS

seperti Langkah 4.3(i) hingga 4.3(j)

Masukkan wagetype 4011, 4013 dan 4017

Mukasurat 16/23

b) Senario 2: Pegawai yang membuat pulangan balik emolumen melalui kaunter

i) Resit akan dikeluarkan oleh PTJ kepada pegawai

ii) PTJ perlu mengemukakan salinan resit serta dokumen sokongan kepada AO

untuk mengunci masuk maklumat ke dalam GFMAS.

iii) AO kunci masuk maklumat melalui skrin PA30 berikut:

Mukasurat 17/23

iv) Masukkan tarikh mula dan tarikh akhir (untuk bulan berkenaan sahaja).

v) Pilih kod 804 dan masukkan amaun. Simpan.

vi) Amaun pulangan balik ini akan ditunjukkan di dalam EC Form seperti

berikut:

Mukasurat 18/23

Nota : Sekiranya melibatkan ramai bilangan pegawai bagi semua kod 800 hingga 807,

kemas kini boleh dilakukan secara batch seperti perkara 4.3 (g hingga j) di atas.

Mukasurat 19/23

5.0 PROSES JANAAN PENYATA PENDAPATAN TAHUNAN

5.1 Setelah selesai semua proses (Senarai Semak 1, 2 dan 3), AO boleh memulakan

proses janaan Penyata Pendapatan Tahunan melalui kod transaksi ZRPY024

seperti berikut:

Nota :

Larian secara background boleh dibuat mengikut Jabatan, Pusat Pembayar atau

mana-mana kaedah yang boleh memudahkan AO mengikut kesesuaian masing-

masing.

5.2 Selepas larian EC Form dibuat secara background, nombor spool akan dijana di

dalam SP01.

Mukasurat 20/23

5.3 AO dinasihatkan untuk membuat semakan secara rawak terhadap EC Form yang

dijana bagi memastikan maklumat yang telah dikemaskini dipaparkan dengan betul

di dalam EC Form.

5.4 Hantar nombor spool kepada pasukan ePenyata Gaji dan Laporan melalui

SOLMAN.

6.0 MENYIMPAN LAPORAN PENYATA PENDAPATAN DALAM BENTUK FAIL

TEKS (.txt) UNTUK MAKLUMAT PRAISI

6.1 Rujuk nombor spool yang telah dijana seperti di para 5.2. Klik nombor spool yang

berkaitan untuk melihat laporan seperti rajah di bawah:

Mukasurat 21/23

6.2 Laporan dipaparkan. Klik Goto->List Display seperti rajah di bawah:

6.3 Klik System->List->Save->Local File seperti rajah di bawah:

Mukasurat 22/23

6.4 Pilih Unconverted dan tekan button ‘tick’

6.5 Simpan fail sebagai .txt ke dalam PC dan burn fail tersebut ke dalam CD.

7.0 Mohon ditulis di atas CD tersebut ‘MAKLUMAT PRAISI PEJABAT PERAKAUNAN

(Nyatakan nama AO) dan hantar CD ke alamat berikut:

IBU PEJABAT LEMBAGA HASIL DALAM NEGERI MALAYSIA BAHAGAIAN PEMBANGUNAN OPERASI JABATAN OPERASI CUKAI MENARA HASIL, ARAS 15 PERSIARAN RIMBA PERMAI

CYBER 8 PETI SURAT 11833 63000 CYBERJAYA

Mukasurat 23/23

Disediakan oleh:

Unit HRPAY

Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat

JANM, Putrajaya

19 Januari 2015